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Marktsegment

Collaboration Software & Tools im Vergleich

Collaboration Tools, zu deutsch Kollaborationstools, beinhalten alle Softwares, die die Zusammenarbeit in Unternehmen effektiver machen sollen. Ganze Organisationen und einzelne Teams nutzen diese Softwares, um beispielsweise intern miteinander zu kommunizieren, Informationen und digitale Inhalte zu teilen, über Projektfortschritte zu informieren, Kolleg:innen zu Terminen einzuladen und Wissen zu teilen. 

Die Funktionen der einzelnen Softwares zur Kollaboration unterscheiden sich teils stark. Jedoch verbindet die Tools, dass sie Teams Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bieten. Außerdem weisen die meisten Tools eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und lassen sich dadurch in der Regel schnell implementieren. Unternehmen, die auf Kollaborationsoftwares setzen profitieren von diversen Vorteilen. Neben der zeitlich und örtlich unabhängigen Zusammenarbeit, ermöglichen Collaboration Tools im Idealfall eine Steigerung der Produktivität von Teams und ganzen Organisationen, da sie eine vollumfängliche Kommunikation und Kollaboration dieser Gruppen ermöglichen.

Zu den Softwares zählen Instant-Messaging-Dienste, Cloud-Speicher-Dienste, Social Intranet Softwares, Projektmanagement Tools, Videokonferenz Softwares, Digital Asset Management Tools (DAM), IT Service Management Softwares (ITSM) sowie vollumfängliche Kollaborationsplattformen.

Slack

Was ist Slack?

Slack bezeichnet sich selbst als die “zentrale Lösung für Zusammenarbeit”. Damit sollen sich Nutzer:innen, Informationen und Tools so miteinander verbinden lassen, dass die Arbeit effizienter gestaltet werden kann. Integrierte Sprach- und Videoanrufe erleichtern die Zusammenarbeit, u.a. durch Bildschirmfreigabe und ortsunabhängiger Zusammenarbeit. Geeignet ist das Tool nach eigenen Angaben für “jedermann” - egal ob Supermarkt an der Ecke oder Fortune 100 Company. Im Moment nennt das Unternehmen mehr als 119.000 zahlende Kund:innen und über 12 Mio. täglich aktive Nutzer*innen in 150 Ländern. Für kleine Teams ist die Nutzung des Tools kostenlos, SMEs können Slack ab 6,25 Euro pro Nutzer:in pro Monat verwenden.

monday.com

Was ist monday.com?

Mit monday.com sollen sich nach eigener Angabe Projekte und Workflows in wenigen Minuten gestalten lassen. Ziel ist es, Teams dabei zu unterstützen, Projekte effizienter anzugehen und umzusetzen. Nutzen lässt sich die Software in verschiedenen Varianten - Basic (mindestens drei Nutzer:innen), Standard, Pro und Enterprise. Die Preise pro Benutzer:in starten bei 8 Euro im Monat. Damit lassen sich individuelle Boards erstellen, Workflows optimieren und Tools integrieren, die sowieso schon in Verwendung sind. “Über 100.000 Organisationen” sollen aktuell darauf vertrauen.

Confluence

Was ist Confluence?

Das von Atlassian entwickelte sogenannte offene Workspace ‚Confluence‘ soll zum Informationsaustausch im gesamten Unternehmen für die Remote-Arbeit genutzt werden können. Über das Tool können Teammitglieder Aufgaben und Projekte gemeinsam bearbeiten, managen und erledigen. Außerdem können Nutzer:innen das Tool in die Atlassian Suite und eigenen Angaben zufolge über 3.000 Marketplace-Apps integrieren. Datenschutzkontrollen und Datenverschlüsselung sollen die Arbeit der Nutzer:innen schützen. Für bis zu 10 Teammitglieder steht eine kostenfreie Version zur Verfügung. Das ‚Standard‘ Modell liegt preislich bei $5/monatlich pro Nutzer und das ‚Premium‘ Modell bei $10/monatlich pro Nutzer:in für jeweils bis zu 10.000 Nutzer:innen.

Miro

Was ist Miro?

Miro bezeichnet sich selbst als ein Collaboration-Tool, das Teams näher zusammenbringt. Es fokussiert Unternehmen, in denen Remote-Work an der Tagesordnung ist. Diesen möchte es eine zentrale Plattform sein, über die wichtige Bereiche der täglichen Teamarbeit abgewickelt werden können. Im Einzelnen bietet man Möglichkeiten für Meetings und Workshops, Ideenfindung und Brainstormings, Research und Design, agile Workflows, Strategy und Planning sowie Mapping und Diagramming. Laut Aussage des gleichnamigen US-Unternehmens mit Standorten in San Francisco, Amsterdam, Berlin, München und an vielen weiteren Orten der Welt konnte Miro bereits mehr als 15 Millionen User überzeugen. Das System kann kostenlos oder in drei unterschiedlichen Bezahlversionen verwendet werden.

Stackfield

Was ist Stackfield?

Stackfield bezeichnet sich als All-in-One Collaboration Tool, das alle Funktionen kombiniert, die Teams für die Zusammenarbeit brauchen. Dazu zählen: Projektmanagement, Aufgaben- und Terminverwaltung, Team-Chat, Audio- und Videokonferenzen, Screen-Sharing, Wissensmanagement und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Die Funktionen können individuell zusammengestellt und angepasst werden, sodass die Benutzeroberfläche stets so übersichtlich und intuitiv wie möglich bleibt.

Die Plattform – made & hosted Germany – legt nach eigener Angabe besonders viel Wert auf den Datenschutz: Stackfield speichert alle Daten in Deutschland und stellt sicher, dass ein Zugriff außerhalb der EU nicht möglich ist. Neben der DSGVO-Konformität garantiert Stackfield umfassende Sicherheitsstandards und -features. Die Plattform verfügt u.a. über ein umfassendes Rechtemanagement und eine echte Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Daten. So kann niemand, nicht einmal die Mitarbeiter von Stackfield, die Inhalte der Chat-Nachrichten, Aufgaben oder Dateien einsehen.

Als weitere Vorteile gegenüber anderen Lösungen gibt Stackfield Funktionen wie die Projektportfolios, über die Nutzer:innen ihre Projekte steuern und monitoren können, und den persönlichen Support an. Neben einer kostenlosen 14-tägigen Testphase gibt es drei verschiedene Tarife. Der Business-Tarif kostet €9 je Nutzer/monatlich, der Premium-Tarif €14 je Nutzer/monatlich und der Enterprise-Tarif €18 je Nutzer/monatlich. On-Premise-Tarife sind ab €12 je Nutzer/monatlich erhältlich.

Stackfield spricht von “über 10.000 Unternehmen”, die aktuell auf das Tool vertrauen sollen.

humbee

Was ist humbee?

humbee bezeichnet sich als digitalen Arbeitsplatz aus der Cloud und vereint verschiedene Funktionen wie Vorgangsbearbeitung, DMS, Collaboration und Workflows, die wiederum alle miteinander verknüpft sind. Das Tool ermöglicht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten und Aufgabenmanagement über eine zentrale Plattform. Alle humbee Pakete enthalten das volle Leistungspaket wie Stammdaten Verwaltung, integriertes DMS, persönliches Aufgabenmanagement, Kommunikation inklusive E-Mail Integration und Automatisierung per Workflow und kann für viele verschiedene Standardprozesse, aber auch hochindividuelle Firmenprozesse genutzt werden, z.B. Digitale Akten, CRM, Kundenanfragen, Ticket-Systeme und Vieles mehr. Es lassen sich eigenen Angaben zufolge Suchvorgänge schnell über leistungsstarke Volltextsuche, intelligente Verknüpfungen oder kontextbasierte Suchvorschläge abbilden. Auch die Integration in bestehende Systeme ist mittels REST API möglich. Das ‚Business‘ Paket liegt pro Nutzer bei €31,70 monatlich, ‚Business+‘ liegt bei €37,90 je Nutzer/monatlich und das Enterprise Paket kann für €89 je Nutzer/monatlich genutzt werden. humbee kurz erklärt https://www.youtube.com/watch?v=c7p8CIWggRk

Loom

Was ist Loom?

Loom ermöglicht die Aufnahme und das Teilen von Video-Messages vom Bildschirm bzw. einer Kamera und möchte so eine schnelle, effiziente, dabei aber auch persönliche Kommunikation schaffen. Das Tool gibt es für Mac, Windows, iOS und Android. Der Fokus von Loom liegt auf folgenden Anwendungsbereichen: Team-Alignment, Sales, Engineering, Design, Marketing, Product-Management und Support. Man konnte laut Aussage des gleichnamigen Unternehmens seit dem Launch von Loom 2015 bereits mehr als zehn Millionen Menschen in über 120.000 Organisationen weltweit überzeugen. Loom steht als kostenlose Version sowie in zwei Bezahlvarianten für 8 US-Dollar pro Monat und Nutzer:in oder individuell berechnet bereit.

Jira Service Management

Was ist Jira Service Management?

Jira Service Management möchte laut eigener Aussage Dev-, IT-Ops- und Business-Teams die Kooperation in Hochgeschwindigkeit ermöglichen. Dafür lässt sich das System individuell auf die jeweiligen Anforderungen anpassen. Teams sollen damit einen Service-Desk einrichten und kontinuierlich skalierbar anpassen können. Darüber hinaus bietet das Tool ein Service-Aufgaben-Management, bei dem sie auch Daten aus anderen Entwickler-Tools einspielen können. Als Kern-Benefits nennt der australische Entwickler – die Atlassian. Pty Ltd – Anfragenmanagement, Störungsmanagement, Änderungsmanagement, Asset-Management, Konfigurationsmanagement, Wissensmanagement und Problemmanagement. Für bis zu drei Agent:innen kann Jira Service Management immer kostenlos verwendet werden. Für größere Teams gibt es unterschiedliche Bezahl-Bundles ab 20 $ pro Monat.

Collaboard

War ist Collaboard?

Collaboard ist eine Online-Whiteboard-Lösung für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit Collaboard können Online-Meetings produktiv, kreativ und interaktiv gestaltet werden.
Collaboard ist eine Softwarelösung aus der Schweiz mit hoher Datensicherheit und verschiedenen Hosting-Optionen, wie Datenhosting in der Schweiz, Deutschland oder On-Premise. Collaboard ist DSGVO-konform und deckt so die Anforderungen an Datensicherheit ab. Die Preismodelle von Collaboard liegen zwischen 3 und 10 € pro Monat und User:in. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

Conceptboard

Was ist Conceptboard?

Conceptboard ist ein kollaboratives Online-Whiteboard, das Teams jeder Größe ermöglicht, Projekte zu zentralisieren und sowohl in Echtzeit als auch asynchron zusammenzuarbeiten. Teams aus der ganzen Welt können Conceptboard für eine Vielzahl von Anwendungsfällen nutzen, darunter für Brainstorming-Sessions und Remote-Workshops sowie Projektplanung. Conceptboard wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO konform und wird in Deutschland gehostet. Die Pro-Version (ab 5€ pro Monat) kann zunächst für 30 Tage kostenlos getestet werden. Es ist auch eine kostenlose Version verfügbar.

KONNEKTOR

Was ist KONNEKTOR?

KONNEKTOR richtet sich an Content-Agenturen und an alle, die Social Media im Unternehmen nutzen. Es ist ein schlankes, cloudbasiertes Redaktionstool, um kollaborativ Texte, Grafiken und Videos einzelnen Plattformen zuzuordnen und um diese Vorplanung von übergeordneter Stelle freigeben zu lassen. Das Tool ist damit eine Mischung aus Social-Planner, Excel-Tabelle und Freigabe-Tool und kann über die Website für 30 Tage kostenlos getestet werden. KONNEKTOR bietet zwei kostenpflichtige Versionen an. “Basic” für kleine Teams für 24€ monatlich und “Pro” für Agenturen für 90€ im Monat.

Teamwire

Was ist Teamwire?

Die Teamwire GmbH hat sich mit der gleichnamigen Business-Messenger-App auf Instant-Messaging für Unternehmen, Behörden und das Gesundheitswesen spezialisiert. Das 2015 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in München ermöglicht mit seinem ganzheitlichen Kommunikationshub einen produktiven, intuitiven und innovativen Informationsaustausch, indem es mobile und stationäre Mitarbeiter untereinander sowie mit externen Kontakten (Partner:innen, Kund:innen etc.) vernetzt. Die Business-Messenger-App bietet Funktionen, die speziell auf den Bedarf von Unternehmen abgestimmt sind, eine professionelle Administration und gewährleistet hohe Sicherheitsanforderungen. Das Unternehmen erfüllt alle europäischen Datenschutzanforderungen und die DSGVO. Über die Homepage kann ein kostenloses Demo angefragt werden.

mindmeister

Was ist MindMeister?

MindMeister ist ein Online-Mindmapping-Tool, mit dem Nutzer:innen Ideen visualisieren, ausarbeiten und mit anderen teilen können. Mehr als 20 Millionen Kund:innen verwenden den Mindmap-Editor u. a. zum Brainstormen, Notizen erstellen sowie zur Projektplanung. MindMeister ist ausschließlich webbasiert. Ein Abo von MindMeister startet ab 4,99 € pro Monat. Zudem ist eine kostenlose Version für bis zu 3 Mindmaps verfügbar.

desk.ly

Was ist desk.ly?

desk.ly ist eine flexible Cloud-Lösung und bietet eine sehr intuitiv bedienbare Oberfläche für das Desksharing. Über einen visualisierten Raumplan können Teams ihren Desksharing-Alltag organisieren und planen. Zudem haben Nutzer:innen die Möglichkeit, über die Funktion “Wer ist im Büro” Kolleg:innen zu suchen und in der Kartenansicht anzeigen zu lassen. Darüber hinaus können sie Informationen zu Ausstattung oder Eigenschaften von einzelnen Plätzen als Attribute hinterlegen. Für bis zu 10 Benutzer:innen ist desk.ly kostenlos, die Enterprise-Version ist für 0,50 € pro Monat und Nutzer:in erhältlich.

Dropbox Business

Was ist Dropbox Business?

Dropbox Business ist die Business-Variante des Filehosting-Dienstes Dropbox. Unternehmen soll hier ein
smarter Arbeitsbereich geboten werden, in dem deren Teams, Tools und Inhalte zusammenkommen können. Cloud-Content bzw. -Assets von Google Docs, Tabellen oder Präsentationen, Microsoft
Office-Dokumente und Dropbox Paper-Dateien sind direkt in Dropbox erstellbar, zu bearbeiten und zu teilen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit der Integration von typischen Kommunikations-Tools, wie Slack oder Zoom, sodass sich Teams in Dropbox Business zu Assets und entsprechenden Vorgängen
austauschen können. Dropbox Business steht ab 12 € monatlich zur Verfügung. Ein kostenloser Test ist möglich.

Lucidspark

Was ist Lucidspark?

Die Lucid Software Inc. bietet mit Lucidspark ein virtuelles und teamübergreifendes Whiteboard. Das Unternehmen bietet die Möglichkeit, interaktive Brainstormings remote im digitalen Raum durchzuführen. Die Lösung richtet sich vor allem an Remote-Teams. Es können weiterhin Ideen erörtert, geteilt und Feedback zu diesen abgegeben werden. Darüber hinaus besteht die Chance, Schritte zu konkretisieren, um entsprechende Visionen in die Tat umzusetzen. Dabei lässt sich Lucidspark unter anderem mit Zoom, Slack, Teams, Azure DevOps und Jira integrieren. So sollen möglichst nahtlose Workflows erreicht werden. Lucidspark gibt es mit drei Boards kostenlos. Ab 6,95 € pro Monat stehen unbegrenzte Tafeln und vielfältige Arbeits-Features bereit.

Collato.com

Was ist Collato.com?

Unter Collato.com finden Unternehmen ein Collaboration-System, mit dem sich Assets und die Ideen dahinter an einem zentralen Ort entwickeln bzw. weiterentwickeln lassen. Im Zentrum stehen hier Feedbacks zu den einzelnen Assets, die per Votings, Video-Comments oder Voice-Memos übermittelt werden können. Dabei gibt es individualisierbare Workflows für den Weg vom Entwurf bis zum finalen Produkt. So möchte der Provider dazu beitragen, komplexe Entwicklungsprozesse bzw. Rücksprachen, Inputs etc. per Mail und anderen klassischen Kommunikationsmedien effizienter zu gestalten.

Next Matter

Was ist Next Matter?

Next Matter bezeichnet sich als All-in-one-Plattform für Operations. Das System soll alle Workflows, Teams, Integrationen und Daten auf einer anpassbaren Plattform vereinen. Das dortige Management ist großteilig zu automatisieren. Dabei lässt sich Next Matter auch in eine bestehende Software-Architektur integrieren. Es arbeitet mit Anwendungen von Microsoft, Slack oder HubSpot zusammen. Für die optimale Transformation von Business-Operations stellt die Next Matter GmbH aus Berlin Anwendern:innen spezialisierte Operations-Experten als Erweiterungen ihres Teams zur Seite. Die Funktionen gibt es ab 20 Euro pro Nutzer:in und Monat. Für Unternehmen, die mehr als 50 Plätze benötigen, wird individuell kalkuliert.

Mehr über Collaboration Software & Tools im Vergleich

Was sind Collaboration Tools?

Grundsätzlich kann jede Software, die dazu beiträgt, die Zusammenarbeit im Team oder an speziellen Projekten zu optimieren, als Collaboration Tool bezeichnet werden. Bei vielen spezialisierten Lösungen steht die Verbesserung der Kommunikation im Vordergrund. Beispielsweise können formell oder auch informell direkte Nachrichten verschickt, in der Gruppe kommuniziert und/oder generell relevante Inhalte schnell ausgetauscht werden. Collaboration Tools bieten Benutzern:innen häufig die Möglichkeit, unkompliziert Fragen zu stellen, ihre Tasks zu erhalten sowie zu überprüfen und auf gemeinsames Wissen sowie wichtige Dateien zuzugreifen. Eine umfassende Kollaborationsplattform kann sehr viele verschiedene Features umfassen, die entsprechende Prozesse unterstützen. Collaboration Software wird dabei oftmals zusammen mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenverwaltungssoftware oder anderen business-wichtigen Programmen eingesetzt. Zumindest dann, wenn sie derartige Funktionen nicht sowieso schon einschließt. Über die Integration mit anderen Systemen werden idealerweise durch und durch nahtlose, maximal effiziente Workflows in der Erledigung von Projekten und Aufgaben geschaffen.

Gute Kollaborationstools bringen unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

  • Sie stellen Funktionen für Chats, Diskussionen und andere interne oder auch externe Kommunikation bereit.
  • Collaboration Tools ermöglichen allen betreffenden Personen eine unkomplizierte, zentrale Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten - einschließlich Versionskontrolle.
  • Sie lassen Einzel- und Teamkalender nach Abteilungen oder auf Unternehmensebene verwalten.
  • Sie unterstützen Benutzer:innen bei der Zusammenarbeit an Assets, Projekten, Prozessen etc. sowie beim Kommentieren oder beim Austausch von Aufgaben und Projektdetails.
  • Sie bieten benutzerdefinierte Bereiche und Projektansichten für die direkte interne und externe Arbeit an diesen.
  • Sie können unter anderem durch die Einstellung von Zugriffsrechten auf Dokumente, Chats, Kalender und Projektansichten individuell angepasst werden.

Wie funktionieren Collaboration Tools und welche zentralen Vorteile verschaffen sie?

Um typische Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren bzw. Projekte effizienter organisieren zu können, ist natürlich nicht zwangsläufig der Einsatz eines Collaboration Tools vonnöten. Kleine Teams oder generell übersichtliche Vorhaben lassen sich auch ganz ohne solche Software absolut vorteilhaft steuern. Dennoch können selbst hier spezifische Lösungen oder vielleicht einzelne Anwendungen für die Kollaboration zusätzliche Effizienzvorteile verschaffen. Je größer und vielfältiger die Teams oder Projekte werden - und wenn womöglich noch externe Kräfte eingebunden sind - desto deutlicher präsentiert sich der Wert einer spezialisierten Collaboration Platform. Tatsächlich geht bei solchen Voraussetzungen ohne entsprechende Hilfsmittel fast nichts. Es fehlt dann die Übersicht, womit zum Beispiel wichtige Aufgaben falsch bearbeitet, doppelt erledigt oder gar nicht übernommen werden. Die Collaboration Software unterstützt alle Beteiligten bei der präzisen, korrekten Umsetzung einzelner Tasks, der Einhaltung von Deadlines und vielen weiteren typischen To-dos. So sorgen beispielsweise File-Sharing-Features und Versionskontrolle dafür, dass der Dateiaustausch auch in großen Firmen zu jedem Zeitpunkt möglich ist, alle Beteiligten stets aktuelle Dokumente erhalten und keine Aufgaben an oder mit diesen doppelt erledigt werden. Zudem kann auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern:innen, welche sich über das Kollaborationstool vollkommen problemlos in die für sie relevanten Prozesse einbeziehen lassen, besonders flüssig gestaltet werden. Die Funktionsmöglichkeiten sind immens. Mit einer modernen Kollaborationsplattform oder einzelnen Tools kann tatsächlich fast jeder Aspekt der Kooperation gestützt werden. Durch die individuelle Abstimmung einer Collaboration Software auf die jeweiligen Anforderungen lassen sich gerade in großen Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten sparen, die dann wieder in andere Bereiche des Geschäfts zu investieren sind. Mithilfe der Software besonders schnell abgewickelte Projekte oder Prozesse können nicht zuletzt einen erheblichen Branding-Effekt gegenüber (potenziellen) Kunden:innen haben.

Was sind die typischen Funktionen von Collaboration Software?

  • Kommunikation: Collaboration Tools verfügen fast immer über ein Instant-Messaging-System und/oder andere Features für einen unkomplizierten Austausch. Diese Tools können die Kommunikation zwischen einzelnen Personen, aber auch über größere Teams hinweg – zum Beispiel durch die Erstellung spezifischer Gruppen – deutlich zweckdienlicher gestalten.
  • File-Sharing: Die Möglichkeit, verschiedenste Dateiformate freizugeben, ist häufig in die Messaging-Komponente einer Collaboration Software integriert. Manche Lösungen lassen sich mit einem Content-Management-System oder Asset-Management-System für Unternehmen koppeln und tragen somit dazu bei, Dateien sehr effizient zu verwalten.
  • Asset-Management: Collaboration Software kann Dateien, Projekte oder auch Unterhaltungen archivieren, sodass die Mitarbeiter:innen zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen können. Außerdem verfügen entsprechende Tools mitunter über intuitive Suchfunktionen und/oder Filter für solche Zwecke.
  • Dokumenten-Kollaboration: Mit manchen Kollaborationstools können Benutzer:innen Dokumente verschiedenster Formate erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten. Diese Dokumente können innerhalb der Collaboration Platform oder extern in einem anderen integrierten Content-/Asset-Management-System gespeichert werden.
  • Integrationen: Collaboration Tools bieten in der Regel umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, sodass Nutzer:innen deren Features oder Daten in Verbindung mit einem Content-Management-System, einer CRM-Software oder anderen Programmen, in denen entsprechende Prozesse eine Rolle spielen, verwenden können.
  • VoIP und Videokonferenzen: Einige Lösungen bieten Funktionen für VoIP oder Videokonferenzen bzw. lassen sich mit Anbietern solcher Features integrieren.
  • Aufgabenverwaltung: Mit Task-Management-Funktionen können Benutzer:innen Aufgaben erstellen und sie nach Status, Priorität, Abteilung etc. organisieren. Dies kann Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Workflows umfassen.
  • Versionskontrolle: Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit der zuletzt aktualisierten Version einer Datei arbeiten. Außerdem können die Benutzer:innen – wenn nötig - zurückgehen und frühere Entwürfe einsehen. Die Collaboration Software hilft ihren Nutzern:innen effektiv, Bearbeitungen sowie Änderungen zu verfolgen und die Gesamtentwicklung einer Aufgabe oder eines Projekts im Auge zu behalten.
  • Kalender: Kollaborationssoftwares bieten häufig Einzel- und Teamkalender, die sich automatisch mit den in der Anwendung erstellten Aufgaben oder Projekten synchronisieren. Kalender können auch in externe E-Mail-Lösungen und in Projektmanagement-Systeme, Aufgabenverwaltungs-Software usw. übertragen werden.

Welche Typen von Kollaborationssoftware gibt es?

Tatsächlich gibt es eine große Masse an verschieden ausgerichteten Collaboration Tools. Die Angebote unterscheiden sich teilweise enorm in ihren Funktionsumfängen und auch ihren Preisen. Die Auswahl reicht von durchaus kostenintensiven Enterprise-Lösungen bzw. Kollaborationsplattformen, welche auf die Unterstützung vieler Bereiche abzielen, bis hin zu vollkommen kostenfreien Open-Source-Systeme mit spezialisierten Anwendungsbereichen. Dazwischen reihen sich zahlreiche Programme ein, die in ihren Grundversionen gratis verwendet werden können, mit erweitertem Funktionsumfang – der oftmals benötigt wird - aber zu bezahlen sind. Zudem stehen Collaboration Tools als lokale, selbst gehostete Lösungen bereit und solche, die in der Cloud von Anbietern:innen als Online-Anwendungen (SaaS) organisiert werden. Erstere haben insbesondere in puncto (Daten-)Sicherheit die Nase vorn. Sie können allerdings oftmals nur von größeren Unternehmen effizient gemanagt werden. SaaS-Optionen sind selbst in kleinsten Betrieben sehr komfortabel einsetzbar. Hier werden keinerlei Server oder Fachkräfte für die Einrichtung und Wartung benötigt.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Collaboration Tools besonders achten?

Die Suche nach einem geeigneten Collaboration Tool gestaltet sich häufig deutlich schwieriger, als zunächst vermutet wird. Das ist insbesondere darin begründet, dass es bei den einzelnen Lösungen enorme Unterschiede im Funktionsumfang gibt. Somit sollte ganz an der Basis erst einmal festgestellt werden, welche Prozesse die Collaboration Software schließlich in welchem Maß unterstützen soll. Interessierte sollten sich insbesondere die nachfolgenden Fragen stellen.

Wofür wird die Kollaborationssoftware benötigt?
Diese Frage lässt sich am besten methodisch beantworten. Am einfachsten ist es, eine Liste zu erstellen, auf welcher sämtliche Anforderungen aufgeführt und priorisiert werden. Es sind beispielsweise Kollaborationstools speziell für kreative Teams am Markt zu finden, die virtuelle Whiteboards und interaktive Ideen-Mapping-Funktionen umfassen. Andere wiederum fokussieren vornehmlich Anwender:innen, die strukturierte, automatisierte Workflows zur Verwaltung komplexer Tasks benötigen. Manche Tools eignen sich sehr gut für kunden:innen-orientierte Arbeitsumgebungen, die unter anderem dann benötigt werden, wenn in enger Zusammenarbeit mit letztendlichen Käufern:innen oder auch externen Partnern:innen zu verfahren ist. Sobald viele unterschiedliche Personen mit verschiedenem Status im Betrieb mit der Software umgehen, gilt es zudem sicherzustellen, dass das Collaboration Tool Berechtigungsstufen für die Freigabe einzelner Features, Dateien etc. hat. Die hier genannten und weitere eventuelle Anhaltspunkte sollten sehr präzise abgewogen werden. Fehlen wichtige Features oder sind andersherum viel zu viele nicht benötigte Werkzeuge an Bord, kann das der Prozessoptimierung stark entgegenwirken.

Wie groß ist das zu unterstützende Team?
Wenn feststeht, welche Ausrichtung bzw. welche Funktionen benötigt werden, sollten Interessierte herausstellen, wie viele Personen das Kollaborationstool nutzen – und ebenfalls wo sich diese befinden? Es gibt auch hier Lösungen für alle möglichen Anforderungen. Nur, weil ein Team lediglich weniger Mitarbeiter hat, bedeutet das beispielsweise mitnichten, dass eine Collaboration Software keinen Sinn macht. Selbst kleinste Abteilungen, die aber vielleicht dezentral sind, können stark von einem Kollaborationstool profitieren. Viele Anbieter geben an, für welche Teamgrößen sich ihre Lösungen ideal eignen. Passen dieser Wert und die dabei bereitgestellten Funktionen, rückt die optimale Software einen großen Schritt näher.

Passt die Anwendung zu etablierten Workflows und der generellen technischen Infrastruktur?
Nur in relativ seltenen Fällen stellt die Einführung eines Collaboration Tools alles auf null. Meistens gibt es bereits etablierte, zweckdienliche Workflows und eine gewisse technische Infrastruktur, die durch eine solche Software lediglich weiter optimiert werden sollen. Dann ist es natürlich wichtig, dass das neue System bestens mit entsprechenden Vorgängen harmonieren kann. Viele Kollaborationssysteme sind darauf ausgelegt, genau das zu schaffen, dennoch zeigen sich nicht alle mit allem optimal kompatibel.

Wie gestalten sich die Einrichtung, die Nutzung und die Pflege?
Kann das Collaboration Tool der Wahl effizient (selbst) implementiert werden? Bietet die Anwendung ausreichend technischen Support (und wird dieser womöglich verstärkt benötigt)? Können Anwender:innen intuitiv mit der Lösung arbeiten oder sind Schulungen erforderlich/angebracht? Ist das System auf lange Sicht selbst zu warten oder braucht es dafür bzw. auch an irgendeiner anderen Stelle externe Unterstützung? Diese Fragen stehen neben der grundsätzlichen Auslotung der Kosten und des dafür zu bekommenden Nutzens normalerweise recht weit am Ende der Überlegungen für oder gegen ein Collaboration Tool.