Bewertung
Marktsegment

Collaboration Software & Tools im Vergleich

Collaboration Tools, zu deutsch Kollaborationstools, beinhalten alle Softwares, die die Zusammenarbeit in Unternehmen effektiver machen sollen. Ganze Organisationen und einzelne Teams nutzen diese Softwares, um beispielsweise intern miteinander zu kommunizieren, Informationen und digitale Inhalte zu teilen, über Projektfortschritte zu informieren, Kolleg:innen zu Terminen einzuladen und Wissen zu teilen. 

Die Funktionen der einzelnen Softwares zur Kollaboration unterscheiden sich teils stark. Jedoch verbindet die Tools, dass sie Teams Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bieten. Außerdem weisen die meisten Tools eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und lassen sich dadurch in der Regel schnell implementieren. Unternehmen, die auf Kollaborationsoftwares setzen profitieren von diversen Vorteilen. Neben der zeitlich und örtlich unabhängigen Zusammenarbeit, ermöglichen Collaboration Tools im Idealfall eine Steigerung der Produktivität von Teams und ganzen Organisationen, da sie eine vollumfängliche Kommunikation und Kollaboration dieser Gruppen ermöglichen.

Zu den Softwares zählen Instant-Messaging-Dienste, Cloud-Speicher-Dienste, Social Intranet Softwares, Projektmanagement Tools, Videokonferenz Softwares, Digital Asset Management Tools (DAM), IT Service Management Softwares (ITSM) sowie vollumfängliche Kollaborationsplattformen.

Slack

Was ist Slack?

Slack bezeichnet sich selbst als die “zentrale Lösung für Zusammenarbeit”. Damit sollen sich Nutzer:innen, Informationen und Tools so miteinander verbinden lassen, dass die Arbeit effizienter gestaltet werden kann. Integrierte Sprach- und Videoanrufe erleichtern die Zusammenarbeit, u.a. durch Bildschirmfreigabe und ortsunabhängiger Zusammenarbeit. Geeignet ist das Tool nach eigenen Angaben für “jedermann” - egal ob Supermarkt an der Ecke oder Fortune 100 Company. Im Moment nennt das Unternehmen mehr als 119.000 zahlende Kund:innen und über 12 Mio. täglich aktive Nutzer:innen in 150 Ländern. Für kleine Teams ist die Nutzung des Tools kostenlos, SMEs können Slack ab 6,25 Euro pro Nutzer:in pro Monat verwenden.

Miro

Was ist Miro?

Miro bezeichnet sich selbst als ein Collaboration-Tool, das Teams näher zusammenbringt. Es fokussiert Unternehmen, in denen Remote-Work an der Tagesordnung ist. Diesen möchte es eine zentrale Plattform sein, über die wichtige Bereiche der täglichen Teamarbeit abgewickelt werden können. Im Einzelnen bietet man Möglichkeiten für Meetings und Workshops, Ideenfindung und Brainstormings, Research und Design, agile Workflows, Strategy und Planning sowie Mapping und Diagramming. Laut Aussage des gleichnamigen US-Unternehmens mit Standorten in San Francisco, Amsterdam, Berlin, München und an vielen weiteren Orten der Welt konnte Miro bereits mehr als 15 Millionen User überzeugen. Das System kann kostenlos oder in drei unterschiedlichen Bezahlversionen verwendet werden.

monday.com

Was ist monday.com?

monday.com Work OS ist eine flexible No-code/Low-code Plattform, mit der jedes Team aus jeder Branche Arbeitsprozesse steuern kann. Die Plattform lässt sich leicht anpassen und mit einer Vielzahl von Arbeitstools und Apps integrieren. Die verschiedenen Pläne bieten Teams alle Bausteine, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Es stehen die Pläne den Basic (ab drei Nutzer:innen), Standard, Pro und Enterprise zur Verfügung. Der Preis pro Benutzer:in beginnt bei 8 Euro pro Monat. Bei jedem Plan kommen weitere Funktionen hinzu, wie No-Code-Automatisierungen, erweiterte Analysen, Berichte usw., und alle Funktionen der kleineren Pläne sind ebenfalls enthalten. 152.000+ Kund:innen weltweit verwalten derzeit ihre Arbeit mit dem monday.com Work OS.
Datensicherheit ist dabei ein großes Anliegen: monday.com erfüllt die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Enterprise-Kund:innen haben außerdem die Möglichkeit, ihre Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main speichern zu lassen.’

Was kann monday.com?

Nach eigenen Angaben soll monday.com Work OS die Zusammenarbeit zwischen Teams stärken, die Effizienz und Produktivität steigern, indem es ihnen erlaubt, jeden Workflow intuitiv an ihre Bedürfnisse anzupassen. monday.com Work OS bietet Hunderte von Vorlagen für den Einstieg und Lösungen für fast jeden Anwendungsfall, von Projektmanagement, Marketing, CRM und Vertrieb bis hin zu HR, IT, Softwareentwicklung und mehr. Die Plattform unterstützt bei der Zentralisierung und Anpassung sowie dabei, den Überblick über die gesamte Arbeit zu behalten, von einzelnen Aktualisierungen von Aufgaben bis hin zu leistungsstarken Dashboards, die einen vollständigen Überblick über den Stand der Dinge bieten. Zur Unterstützung gibt es eine Fülle von Online-Ressourcen wie Tutorials, Leitfäden, Live-Webinare und vieles mehr.

monday.com bietet außerdem spezifische Lösungen, die auf dem Work OS aufbauen. Sie sind auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen und Bereiche zugeschnitten:

Microsoft Teams

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams startete 2017 und ist inzwischen in alle Unternehmensversionen der Microsoft 365 Suite integriert. Auf der Plattform für kollaboratives Arbeiten können Besprechungen entweder als Termine für Mitglieder:innen eines „Kanals“ oder für frei gewählte Teilnehmer:innen erstellt werden, oder aber spontan aus einem Chat heraus. Innerhalb der Konferenzen können Teilnehmer:innen ihren Bildschirm freigeben, mit einem Whiteboard arbeiten oder Präsentationen halten und Dateien mit anderen Teilnehmer:innen teilen. Microsoft Teams hat Barrierefreiheit standardmäßig integriert. Kolleg:innen, die mit einem Hörverlust oder Taubheit leben, oder auch nur in einer lauten Umgebung unterwegs sind, können dank Alternativtext, Untertiteln und Live-Transkription ohne Einschränkungen an Videokonferenzen in Microsoft Teams teilnehmen. Die integrative Funktion wandelt in Echtzeit Sprache in Text um. Mit Lösungen für Meetings, Chats, Telefon, Webinare und Räume, die auf fast jedem Gerät funktionieren, unterstützt Microsoft Teams die hybride Zusammenarbeit und nahtlose Kommunikation.
Darüber hinaus bietet das Tool einen „Zusammen-Modus“, der alle Call-Teilnehmer:innen wie Avatare in einer virtuellen Aula oder im Office mit Meerblick versammelt.

Wie installiere ich Microsoft Teams?

Die Software könnt Ihr auf der Microsoft Teams Webseite für Windows, Mac, iOS und Android herunterladen und mit wenigen Klicks installieren.

Was brauche ich für Microsoft Teams?

Um die kostenlose Basisversion von Microsoft Team zu verwenden, benötigt Ihr lediglich ein Microsoft-Konto. Solltet Ihr Skype, OneDrive, die webbasierte Version von Outlook oder Xbox Live bereits verwenden, habt Ihr bereits eines.

Wie funktioniert Microsoft Teams?

Sobald Ihr Microsoft Teams geöffnet und Euch mit Euren Zugangsdaten angemeldet habt, könnt Ihr in der Teams-Ansicht mit einem Klick auf “Team erstellen” ein neues Team anlegen. Anschließend bietet Euch das Tool viele Funktionen wie Chats anstelle von E-Mails, das zeitgleiche Bearbeiten von Microsoft Office Dateien, Benachrichtigungen für Likes, @Erwähnungen und Antworten.

Confluence

Was ist Confluence?

Das von Atlassian entwickelte sogenannte offene Workspace ‚Confluence‘ soll zum Informationsaustausch im gesamten Unternehmen für die Remote-Arbeit genutzt werden können. Über das Tool können Teammitglieder Aufgaben und Projekte gemeinsam bearbeiten, managen und erledigen. Außerdem können Nutzer:innen das Tool in die Atlassian Suite und eigenen Angaben zufolge über 3.000 Marketplace-Apps integrieren. Datenschutzkontrollen und Datenverschlüsselung sollen die Arbeit der Nutzer:innen schützen. Für bis zu 10 Teammitglieder steht eine kostenfreie Version zur Verfügung. Das ‚Standard‘ Modell liegt preislich bei $5/monatlich pro Nutzer und das ‚Premium‘ Modell bei $10/monatlich pro Nutzer:in für jeweils bis zu 10.000 Nutzer:innen.

Microsoft OneDrive for Business

Was ist Microsoft OneDrive for Business?

Mit der Microsoft OneDrive for Business können Nutzer:innen persönliche und freigegebene Dateien von einem bevorzugten Gerät speichern, öffnen und suchen. Dabei werden Offline-Änderungen automatisch synchronisiert, sobald man wieder mit dem Internet verbunden ist. Durch OneDrive arbeiten Nutzer:innen effizient mit internen und externen Personen zusammen und teilen Dateien auf sichere Weise, um über Word, Excel und PowerPoint in Echtzeit im Team zu arbeiten – per Webbrowser, Mobilgerät oder Desktop. Insgesamt stehen vier Preispläne zur Verfügung, die ab 4,20 € pro Monat und Benutzer:in starten.

Google Workspace

Was ist Google Workspace?

Google Workspace vereint die cloudbasierten Produktivitäts-Apps von Google und ermöglicht somit eine effiziente Kommunikation, das Erstellen von Inhalten sowie die reibungslose Kollaboration in Teams. Google Workspace kann sowohl als Einzelperson als auch Organisation genutzt werden und bietet verschiedene Businesstools für verschiedenste Anforderungen – darunter:

  • Gmail: Von einer sicheren, intelligenten und intuitiven E-Mail-Lösung profitieren
  • Docs: Textdokumente direkt im Browser erstellen und mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten
  • Kalender: Integrierte Onlinekalender, die für andere Nutzer:innen freigegeben werden können
  • Tabellen: Daten mit den KI-Tools von Google auswerten, visualisieren und Trends erkennen
  • Drive: Dateien an einem sicheren Ort speichern, abrufen und freigeben
  • Präsentationen: Überzeugende Präsentationen erstellen
  • Meet: Sichere Videokonferenzen abhalten
  • Chat: Effizient über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg zusammenarbeiten


Interessierte können die Produktivitätstools 14 Tage kostenlos testen und sich zusätzlich über das Partnernetzwerk von Google Cloud beraten lassen. Darüber hinaus bietet der Leitfaden für hybride Arbeitsmodelle von Google Workspace Einblicke zu den passenden Tools und Best Practices für eine reibungslose Kommunikation und Produktivität im Team – ob im Büro oder im Homeoffice.

Stackfield

Was ist Stackfield?

Stackfield bezeichnet sich als All-in-One Collaboration Tool, das alle Funktionen kombiniert, die Teams für die Zusammenarbeit brauchen. Dazu zählen: Projektmanagement, Aufgaben- und Terminverwaltung, Team-Chat, Audio- und Videokonferenzen, Screen-Sharing, Wissensmanagement und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Die Funktionen können individuell zusammengestellt und angepasst werden, sodass die Benutzeroberfläche stets so übersichtlich und intuitiv wie möglich bleibt.

Die Plattform – made & hosted Germany – legt nach eigener Angabe besonders viel Wert auf den Datenschutz: Stackfield speichert alle Daten in Deutschland und stellt sicher, dass ein Zugriff außerhalb der EU nicht möglich ist. Neben der DSGVO-Konformität garantiert Stackfield umfassende Sicherheitsstandards und -features. Die Plattform verfügt u.a. über ein umfassendes Rechtemanagement und eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten. So kann niemand, nicht einmal die Mitarbeiter von Stackfield, die Inhalte der Chat-Nachrichten, Aufgaben oder Dateien einsehen.

Als weitere Vorteile gegenüber anderen Lösungen gibt Stackfield Funktionen wie die Projektportfolios, über die Nutzer:innen ihre Projekte steuern und monitoren können, und den persönlichen Support an. Neben einer kostenlosen 14-tägigen Testphase gibt es drei verschiedene Tarife. Der Business-Tarif kostet €9 je Nutzer/monatlich, der Premium-Tarif €14 je Nutzer/monatlich und der Enterprise-Tarif €18 je Nutzer/monatlich. On-Premise-Tarife sind ab €12 je Nutzer/monatlich erhältlich.

Stackfield spricht von “über 10.000 Unternehmen”, die aktuell auf das Tool vertrauen sollen.

MURAL

Was ist MURAL

MURAL bietet einen visuellen Raum für Teams, um Online-Whiteboards zu erstellen. Die visuelle Zusammenarbeit und schnellere Problemlösungen stehen bei MURAL im Fokus. MURAL verfügt über leistungsstarke Moderationsfunktionen, geführte Methoden und das fundierte Fachwissen, das Unternehmen benötigen, um die Teamarbeit zu verbessern. Es gibt verschiedene Pricing Modelle. Eine kostenlose Version, sowie Team+ Modelle, welche bei 9.99 $ pro person starten, sind verfügbar. Umfangreichere Pakete können auf der Website angefragt werden.

Loom

Was ist Loom?

Loom ermöglicht die Aufnahme und das Teilen von Video-Messages vom Bildschirm bzw. einer Kamera und möchte so eine schnelle, effiziente, dabei aber auch persönliche Kommunikation schaffen. Das Tool gibt es für Mac, Windows, iOS und Android. Der Fokus von Loom liegt auf folgenden Anwendungsbereichen: Team-Alignment, Sales, Engineering, Design, Marketing, Product-Management und Support. Man konnte laut Aussage des gleichnamigen Unternehmens seit dem Launch von Loom 2015 bereits mehr als zehn Millionen Menschen in über 120.000 Organisationen weltweit überzeugen. Loom steht als kostenlose Version sowie in zwei Bezahlvarianten für 8 US-Dollar pro Monat und Nutzer:in oder individuell berechnet bereit.

Überblick

Was ist Überblick?

Überblick ist eine Lösung für Mitarbeiterkommunikation & Aufgabenmanagement und wurde speziell entwickelt, um Kolleg:innen im Büro mit Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz zu verbinden. Mit Überblick können Aufgaben z.B. per App (Android&iOS) versendet, angenommen, besprochen und erledigt werden oder Informationen am virtuellen schwarzen Brett geteilt werden, auf Wunsch mit Bestätigung. Um die Arbeit mit Überblick weiter zu erleichtern können Nutzer:innen auch Standardaufgaben als Vorlagen oder automatisch wiederkehrende Aufgaben im System hinterlegen. Darüber hinaus bietet die Lösung einen Wissensbereich für Handbücher und einen DSGVO-konformen Chat. Auf der Website kann eine kostenlose Demoversion angefordert werden.

Jira Service Management

Was ist Jira Service Management?

Jira Service Management möchte laut eigener Aussage Dev-, IT-Ops- und Business-Teams die Kooperation in Hochgeschwindigkeit ermöglichen. Dafür lässt sich das System individuell auf die jeweiligen Anforderungen anpassen. Teams sollen damit einen Service-Desk einrichten und kontinuierlich skalierbar anpassen können. Darüber hinaus bietet das Tool ein Service-Aufgaben-Management, bei dem sie auch Daten aus anderen Entwickler-Tools einspielen können. Als Kern-Benefits nennt der australische Entwickler – die Atlassian. Pty Ltd – Anfragenmanagement, Störungsmanagement, Änderungsmanagement, Asset-Management, Konfigurationsmanagement, Wissensmanagement und Problemmanagement. Für bis zu drei Agent:innen kann Jira Service Management immer kostenlos verwendet werden. Für größere Teams gibt es unterschiedliche Bezahl-Bundles ab 20 $ pro Monat.

Conceptboard

Was ist Conceptboard?

Conceptboard ist ein kollaboratives Online-Whiteboard, das Teams jeder Größe ermöglicht, Projekte zu zentralisieren und sowohl in Echtzeit als auch asynchron zusammenzuarbeiten. Teams aus der ganzen Welt können Conceptboard für eine Vielzahl von Anwendungsfällen nutzen, darunter für Brainstorming-Sessions und Remote-Workshops sowie Projektplanung. Conceptboard wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO konform und wird in Deutschland gehostet. Die Pro-Version (ab 5€ pro Monat) kann zunächst für 30 Tage kostenlos getestet werden. Es ist auch eine kostenlose Version verfügbar.

Dropbox Business

Was ist Dropbox Business?

Dropbox Business ist die Business-Variante des Filehosting-Dienstes Dropbox. Unternehmen soll hier ein
smarter Arbeitsbereich geboten werden, in dem deren Teams, Tools und Inhalte zusammenkommen können. Cloud-Content bzw. -Assets von Google Docs, Tabellen oder Präsentationen, Microsoft
Office-Dokumente und Dropbox Paper-Dateien sind direkt in Dropbox erstellbar, zu bearbeiten und zu teilen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit der Integration von typischen Kommunikations-Tools, wie Slack oder Zoom, sodass sich Teams in Dropbox Business zu Assets und entsprechenden Vorgängen
austauschen können. Dropbox Business steht ab 12 € monatlich zur Verfügung. Ein kostenloser Test ist möglich.

humbee

Was ist humbee?

humbee bezeichnet sich als digitalen Arbeitsplatz aus der Cloud und vereint verschiedene Funktionen wie Vorgangsbearbeitung, DMS, Collaboration und Workflows, die wiederum alle miteinander verknüpft sind. Das Tool ermöglicht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten und Aufgabenmanagement über eine zentrale Plattform. Alle humbee Pakete enthalten das volle Leistungspaket wie Stammdaten Verwaltung, integriertes DMS, persönliches Aufgabenmanagement, Kommunikation inklusive E-Mail Integration und Automatisierung per Workflow und kann für viele verschiedene Standardprozesse, aber auch hochindividuelle Firmenprozesse genutzt werden, z.B. Digitale Akten, CRM, Kundenanfragen, Ticket-Systeme und Vieles mehr. Es lassen sich eigenen Angaben zufolge Suchvorgänge schnell über leistungsstarke Volltextsuche, intelligente Verknüpfungen oder kontextbasierte Suchvorschläge abbilden. Auch die Integration in bestehende Systeme ist mittels REST API möglich. Das ‚Business‘ Paket liegt pro Nutzer bei €39,70 monatlich, ‚Business+‘ liegt bei €47,90 je Nutzer/monatlich und das Enterprise Paket kann für €119 je Nutzer/monatlich genutzt werden. humbee kurz erklärt in diesem Video. Zudem erklärt humbee hier, wie das Tool direkt im Arbeitsprozess integriert wird.

Collaboard

Was ist Collaboard?

Collaboard ist eine Online-Whiteboard- und Team-Collaboration-Lösung, die Unternehmen und Organisationen bei der Verwaltung von Projekten, Kommunikation und Arbeitsabläufen in Teams unterstützt. In Echtzeit können mit Collaboard Online-Meetings offen und interaktiv gestaltet werden. Collaboard ist eine flexible Lösung, die verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten für individuelle Kundenanforderungen bietet.

Wie lässt sich Collaboard einsetzen?

Mit dem Online-Whiteboard können Teams ihre Ideen visualisieren, Brainstorming betreiben, Mindmaps erstellen und Design-Thinking-Workshops durchführen. So sollen sie in der Lage sein, die Produktivität von Remote-Sitzungen zu steigern, indem sie beispielsweise in Echtzeit an einem gemeinsamen Online Whiteboard arbeiten.
Collaboard bietet einen digitalen Methodenkoffer mit einer Vielfalt an Elementen: Haftnotizen, Bildern, Dokumenten, Videos, Formen, Vorlagen und viel mehr. Wie auf einem echten Whiteboard kann man mit dem Stift schreiben, zeichnen und Ideen skizzieren. Collaboard ist eine webbasierte Lösung, die auf jedem Endgerät läuft und optimiert ist auf Tablet-Größe bis hin zu großen interaktiven Displays.

Wo wird Collaboard gehostet und ist es sicher?

Collaboard ist eine Softwarelösung aus der Schweiz mit hoher Datensicherheit und verschiedenen Hosting-Optionen. Je nach Kundenbedarf kann Collaboard aus einer deutschen, schweizer oder europäischen Cloud bezogen werden. Für Kund:innen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen gibt es die Möglichkeit Collaboard auf dem eigenen Server zu betreiben (On-Premises). Collaboard ist DSGVO-konform.

Was kostet Collaboard?

Die Preismodelle von Collaboard liegen zwischen 3 und 10 € pro Monat pro Account. Für Unternehmen gibt es verschiedene Preisstaffelungen mit der Möglichkeit kundenspezifischer Anpassung. Eine kostenlose Software-Demo kann über die Website angefragt werden.

mindmeister

Was ist MindMeister?

MindMeister ist ein Online-Mindmapping-Tool, mit dem Nutzer:innen Ideen visualisieren, ausarbeiten und mit anderen teilen können. Mehr als 20 Millionen Kund:innen verwenden den Mindmap-Editor u. a. zum Brainstormen, Notizen erstellen sowie zur Projektplanung. MindMeister ist ausschließlich webbasiert. Ein Abo von MindMeister startet ab 4,99 € pro Monat. Zudem ist eine kostenlose Version für bis zu 3 Mindmaps verfügbar.

Evulu

Was ist Evulu?

Evulu ist eine All-in-one-Plattform, die Teams hilft, Innovationsprojekte anzulegen, Ideen zu generieren, diese zu bewerten und den Projektfortschritt genau zu verfolgen. Zu den wesentlichen Funktionen zählen unter anderem eine Datenbank mit ca. 100 vordefinierten Challenges, ein Persona Konfigurator, Vorlagen für Blanko-Challenges sowie ein Journey Generator. Die Ideenmanagement-Plattform richtet sich primär an mittelständische Unternehmen und Konzerne. Es gibt eine Reihe von Walkthroughs, die den Usern helfen sollen, die App persönlich zu erkunden und direkt loszulegen. Alternativ kann ein kostenloser Onboarding-Termin zur Erklärung der Anwendung via Videocall vereinbart werden. Evulu basiert auf einem Subscription-Modell. Die Preise pro Team beginnen bei 6 € pro User im Monat und sinken mit zunehmender Mitgliederzahl. Das Tool kann 30 Tage lang mit 25 Nutzer:innen kostenlos getestet werden.

desk.ly

Was ist desk.ly?

desk.ly ist eine flexible Cloud-Lösung und bietet eine intuitiv bedienbare Oberfläche für das Desksharing im Flexoffice. Über einen visualisierten Raumplan können Teams ihren Desksharing-Alltag organisieren und planen. Zudem haben Nutzer:innen die Möglichkeit, über die Funktion “Wer ist im Büro” Kolleg:innen zu suchen und in der Kartenansicht anzeigen zu lassen. Darüber hinaus können Informationen zu Ausstattung oder Eigenschaften von einzelnen Plätzen als Attribute hinterlegt werden. Ziel des Tools ist es die Raumkapazität effektiv zu gestalten und den Organisationsaufwand zu minimieren. Für bis zu 10 Benutzer:innen ist desk.ly kostenlos, die Enterprise-Version ist für 0,50 € pro Monat und Nutzer:in erhältlich.

Collato.com

Was ist Collato?

Collato ist eine Collaboration-Software, die das Zusammenarbeiten im Team und im Hinblick auf Unternehmensziele anders gestaltet. Für das Tool kann ein Konto und anschließend Unternehmens- und Teamziele sowie individuelle Initiativen und Projekte erstellt werden. Die Software ermöglicht es den Mitarbeitenden anschließend mithilfe interaktiver Formate, wie beispielsweise einer kurzen Bildschirmaufzeichnung, ihre Updates zu teilen. Collato kann mit einer kostenlosen Software-Demo getestet werden. Es ist möglich, das Tool kostenfrei mit einer unbegrenzten Anzahl an User zu nutzen. Für weitere Features und individuelle Lösungen können Preise über die Website angefragt werden.

Mehr über Collaboration Software & Tools im Vergleich

Was sind Collaboration Tools?

Grundsätzlich kann jede Software, die dazu beiträgt, die Zusammenarbeit im Team oder an speziellen Projekten zu optimieren, als Collaboration Tool bezeichnet werden. Bei vielen spezialisierten Lösungen steht die Verbesserung der Kommunikation im Vordergrund. Beispielsweise können formell oder auch informell direkte Nachrichten verschickt, in der Gruppe kommuniziert und/oder generell relevante Inhalte schnell ausgetauscht werden. Collaboration Tools bieten Benutzern:innen häufig die Möglichkeit, unkompliziert Fragen zu stellen, ihre Tasks zu erhalten sowie zu überprüfen und auf gemeinsames Wissen sowie wichtige Dateien zuzugreifen. Eine umfassende Kollaborationsplattform kann sehr viele verschiedene Features umfassen, die entsprechende Prozesse unterstützen. Collaboration Software wird dabei oftmals zusammen mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenverwaltungssoftware oder anderen business-wichtigen Programmen eingesetzt. Zumindest dann, wenn sie derartige Funktionen nicht sowieso schon einschließt. Über die Integration mit anderen Systemen werden idealerweise durch und durch nahtlose, maximal effiziente Workflows in der Erledigung von Projekten und Aufgaben geschaffen.

Gute Kollaborationstools bringen unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

  • Sie stellen Funktionen für Chats, Diskussionen und andere interne oder auch externe Kommunikation bereit.
  • Collaboration Tools ermöglichen allen betreffenden Personen eine unkomplizierte, zentrale Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten - einschließlich Versionskontrolle.
  • Sie lassen Einzel- und Teamkalender nach Abteilungen oder auf Unternehmensebene verwalten.
  • Sie unterstützen Benutzer:innen bei der Zusammenarbeit an Assets, Projekten, Prozessen etc. sowie beim Kommentieren oder beim Austausch von Aufgaben und Projektdetails.
  • Sie bieten benutzerdefinierte Bereiche und Projektansichten für die direkte interne und externe Arbeit an diesen.
  • Sie können unter anderem durch die Einstellung von Zugriffsrechten auf Dokumente, Chats, Kalender und Projektansichten individuell angepasst werden.

Wie funktionieren Collaboration Tools und welche zentralen Vorteile verschaffen sie?

Um typische Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren bzw. Projekte effizienter organisieren zu können, ist natürlich nicht zwangsläufig der Einsatz eines Collaboration Tools vonnöten. Kleine Teams oder generell übersichtliche Vorhaben lassen sich auch ganz ohne solche Software absolut vorteilhaft steuern. Dennoch können selbst hier spezifische Lösungen oder vielleicht einzelne Anwendungen für die Kollaboration zusätzliche Effizienzvorteile verschaffen. Je größer und vielfältiger die Teams oder Projekte werden - und wenn womöglich noch externe Kräfte eingebunden sind - desto deutlicher präsentiert sich der Wert einer spezialisierten Collaboration Platform. Tatsächlich geht bei solchen Voraussetzungen ohne entsprechende Hilfsmittel fast nichts. Es fehlt dann die Übersicht, womit zum Beispiel wichtige Aufgaben falsch bearbeitet, doppelt erledigt oder gar nicht übernommen werden. Die Collaboration Software unterstützt alle Beteiligten bei der präzisen, korrekten Umsetzung einzelner Tasks, der Einhaltung von Deadlines und vielen weiteren typischen To-dos. So sorgen beispielsweise File-Sharing-Features und Versionskontrolle dafür, dass der Dateiaustausch auch in großen Firmen zu jedem Zeitpunkt möglich ist, alle Beteiligten stets aktuelle Dokumente erhalten und keine Aufgaben an oder mit diesen doppelt erledigt werden. Zudem kann auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern:innen, welche sich über das Kollaborationstool vollkommen problemlos in die für sie relevanten Prozesse einbeziehen lassen, besonders flüssig gestaltet werden. Die Funktionsmöglichkeiten sind immens. Mit einer modernen Kollaborationsplattform oder einzelnen Tools kann tatsächlich fast jeder Aspekt der Kooperation gestützt werden. Durch die individuelle Abstimmung einer Collaboration Software auf die jeweiligen Anforderungen lassen sich gerade in großen Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten sparen, die dann wieder in andere Bereiche des Geschäfts zu investieren sind. Mithilfe der Software besonders schnell abgewickelte Projekte oder Prozesse können nicht zuletzt einen erheblichen Branding-Effekt gegenüber (potenziellen) Kunden:innen haben.

Was sind die typischen Funktionen von Collaboration Software?

  • Kommunikation: Collaboration Tools verfügen fast immer über ein Instant-Messaging-System und/oder andere Features für einen unkomplizierten Austausch. Diese Tools können die Kommunikation zwischen einzelnen Personen, aber auch über größere Teams hinweg – zum Beispiel durch die Erstellung spezifischer Gruppen – deutlich zweckdienlicher gestalten.
  • File-Sharing: Die Möglichkeit, verschiedenste Dateiformate freizugeben, ist häufig in die Messaging-Komponente einer Collaboration Software integriert. Manche Lösungen lassen sich mit einem Content-Management-System oder Asset-Management-System für Unternehmen koppeln und tragen somit dazu bei, Dateien sehr effizient zu verwalten.
  • Asset-Management: Collaboration Software kann Dateien, Projekte oder auch Unterhaltungen archivieren, sodass die Mitarbeiter:innen zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen können. Außerdem verfügen entsprechende Tools mitunter über intuitive Suchfunktionen und/oder Filter für solche Zwecke.
  • Dokumenten-Kollaboration: Mit manchen Kollaborationstools können Benutzer:innen Dokumente verschiedenster Formate erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten. Diese Dokumente können innerhalb der Collaboration Platform oder extern in einem anderen integrierten Content-/Asset-Management-System gespeichert werden.
  • Integrationen: Collaboration Tools bieten in der Regel umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, sodass Nutzer:innen deren Features oder Daten in Verbindung mit einem Content-Management-System, einer CRM-Software oder anderen Programmen, in denen entsprechende Prozesse eine Rolle spielen, verwenden können.
  • VoIP und Videokonferenzen: Einige Lösungen bieten Funktionen für VoIP oder Videokonferenzen bzw. lassen sich mit Anbietern solcher Features integrieren.
  • Aufgabenverwaltung: Mit Task-Management-Funktionen können Benutzer:innen Aufgaben erstellen und sie nach Status, Priorität, Abteilung etc. organisieren. Dies kann Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Workflows umfassen.
  • Versionskontrolle: Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit der zuletzt aktualisierten Version einer Datei arbeiten. Außerdem können die Benutzer:innen – wenn nötig - zurückgehen und frühere Entwürfe einsehen. Die Collaboration Software hilft ihren Nutzern:innen effektiv, Bearbeitungen sowie Änderungen zu verfolgen und die Gesamtentwicklung einer Aufgabe oder eines Projekts im Auge zu behalten.
  • Kalender: Kollaborationssoftwares bieten häufig Einzel- und Teamkalender, die sich automatisch mit den in der Anwendung erstellten Aufgaben oder Projekten synchronisieren. Kalender können auch in externe E-Mail-Lösungen und in Projektmanagement-Systeme, Aufgabenverwaltungs-Software usw. übertragen werden.

Welche Typen von Kollaborationssoftware gibt es?

Tatsächlich gibt es eine große Masse an verschieden ausgerichteten Collaboration Tools. Die Angebote unterscheiden sich teilweise enorm in ihren Funktionsumfängen und auch ihren Preisen. Die Auswahl reicht von durchaus kostenintensiven Enterprise-Lösungen bzw. Kollaborationsplattformen, welche auf die Unterstützung vieler Bereiche abzielen, bis hin zu vollkommen kostenfreien Open-Source-Systeme mit spezialisierten Anwendungsbereichen. Dazwischen reihen sich zahlreiche Programme ein, die in ihren Grundversionen gratis verwendet werden können, mit erweitertem Funktionsumfang – der oftmals benötigt wird - aber zu bezahlen sind. Zudem stehen Collaboration Tools als lokale, selbst gehostete Lösungen bereit und solche, die in der Cloud von Anbietern:innen als Online-Anwendungen (SaaS) organisiert werden. Erstere haben insbesondere in puncto (Daten-)Sicherheit die Nase vorn. Sie können allerdings oftmals nur von größeren Unternehmen effizient gemanagt werden. SaaS-Optionen sind selbst in kleinsten Betrieben sehr komfortabel einsetzbar. Hier werden keinerlei Server oder Fachkräfte für die Einrichtung und Wartung benötigt.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Collaboration Tools besonders achten?

Die Suche nach einem geeigneten Collaboration Tool gestaltet sich häufig deutlich schwieriger, als zunächst vermutet wird. Das ist insbesondere darin begründet, dass es bei den einzelnen Lösungen enorme Unterschiede im Funktionsumfang gibt. Somit sollte ganz an der Basis erst einmal festgestellt werden, welche Prozesse die Collaboration Software schließlich in welchem Maß unterstützen soll. Interessierte sollten sich insbesondere die nachfolgenden Fragen stellen.

Wofür wird die Kollaborationssoftware benötigt?
Diese Frage lässt sich am besten methodisch beantworten. Am einfachsten ist es, eine Liste zu erstellen, auf welcher sämtliche Anforderungen aufgeführt und priorisiert werden. Es sind beispielsweise Kollaborationstools speziell für kreative Teams am Markt zu finden, die virtuelle Whiteboards und interaktive Ideen-Mapping-Funktionen umfassen. Andere wiederum fokussieren vornehmlich Anwender:innen, die strukturierte, automatisierte Workflows zur Verwaltung komplexer Tasks benötigen. Manche Tools eignen sich sehr gut für kunden:innen-orientierte Arbeitsumgebungen, die unter anderem dann benötigt werden, wenn in enger Zusammenarbeit mit letztendlichen Käufern:innen oder auch externen Partnern:innen zu verfahren ist. Sobald viele unterschiedliche Personen mit verschiedenem Status im Betrieb mit der Software umgehen, gilt es zudem sicherzustellen, dass das Collaboration Tool Berechtigungsstufen für die Freigabe einzelner Features, Dateien etc. hat. Die hier genannten und weitere eventuelle Anhaltspunkte sollten sehr präzise abgewogen werden. Fehlen wichtige Features oder sind andersherum viel zu viele nicht benötigte Werkzeuge an Bord, kann das der Prozessoptimierung stark entgegenwirken.

Wie groß ist das zu unterstützende Team?
Wenn feststeht, welche Ausrichtung bzw. welche Funktionen benötigt werden, sollten Interessierte herausstellen, wie viele Personen das Kollaborationstool nutzen – und ebenfalls wo sich diese befinden? Es gibt auch hier Lösungen für alle möglichen Anforderungen. Nur, weil ein Team lediglich weniger Mitarbeiter hat, bedeutet das beispielsweise mitnichten, dass eine Collaboration Software keinen Sinn macht. Selbst kleinste Abteilungen, die aber vielleicht dezentral sind, können stark von einem Kollaborationstool profitieren. Viele Anbieter geben an, für welche Teamgrößen sich ihre Lösungen ideal eignen. Passen dieser Wert und die dabei bereitgestellten Funktionen, rückt die optimale Software einen großen Schritt näher.

Passt die Anwendung zu etablierten Workflows und der generellen technischen Infrastruktur?
Nur in relativ seltenen Fällen stellt die Einführung eines Collaboration Tools alles auf null. Meistens gibt es bereits etablierte, zweckdienliche Workflows und eine gewisse technische Infrastruktur, die durch eine solche Software lediglich weiter optimiert werden sollen. Dann ist es natürlich wichtig, dass das neue System bestens mit entsprechenden Vorgängen harmonieren kann. Viele Kollaborationssysteme sind darauf ausgelegt, genau das zu schaffen, dennoch zeigen sich nicht alle mit allem optimal kompatibel.

Wie gestalten sich die Einrichtung, die Nutzung und die Pflege?
Kann das Collaboration Tool der Wahl effizient (selbst) implementiert werden? Bietet die Anwendung ausreichend technischen Support (und wird dieser womöglich verstärkt benötigt)? Können Anwender:innen intuitiv mit der Lösung arbeiten oder sind Schulungen erforderlich/angebracht? Ist das System auf lange Sicht selbst zu warten oder braucht es dafür bzw. auch an irgendeiner anderen Stelle externe Unterstützung? Diese Fragen stehen neben der grundsätzlichen Auslotung der Kosten und des dafür zu bekommenden Nutzens normalerweise recht weit am Ende der Überlegungen für oder gegen ein Collaboration Tool.