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Vertragsmanagement Software & Tools im Vergleich

Eine Vertragsmanagement-Software (Contract-Management-Software) unterstützt große Unternehmen, aber auch KMU und Freiberufler:innen bei der Vertragsverwaltung. Vertragsmanagement-Softwares bieten Funktionen zur Erfassung, Erstellung, Bearbeitung, Organisation, Unterschrift und Speicherung von Verträgen und allen dazugehörigen Dokumenten. Außerdem erleichtern sie durch ein gemeinsames Workspace die Zusammenarbeit an Vertragsdokumenten und unterstützen Genehmigungsprozesse. Durch Benachrichtigungen sind immer alle Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden und Erinnerungen zu Terminen und Fristen sorgen dafür, das immer alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Alle KPIs sind durch automatisierte Berichte und Analysen nur einen Klick entfernt. Hinzu kommt, dass bereits bestehende Softwares eines Unternehmens mithilfe von Integrationen und APIs schnell an die Vertragsmanagement-Software angebunden werden können. Häufig werden Softwares zum Erstellen elektronischer Signaturen oder CRM-Softwares an Contract-Management-Softwares angebunden.

Ohne eine solche Softwares ist gutes Vertragsmanagement kaum möglich und ab einer gewissen Unternehmensgröße und einer wachsenden Anzahl laufender Verträge ist eine Vertragsmanagement-Software unabdingbar. Vertragsmanagement-Softwares gewähren einen guten Überblick, erleichtert Entscheidungen und reduziert Risiken. Außerdem kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software zu großen Zeit- und Kosteneinsparungen führen.

ContractHero

Was ist ContractHero?

ContractHero bezeichnet sich selbst als intuitive Software zum Verwalten und Organisieren von Unternehmensverträgen. Mit ContractHero sollen alle Arten von Verträgen automatisch digitalisiert und von überall aus verwaltet werden können. Dazu organisiert ContractHero alle wichtigen Vertragsinformationen übersichtlich im Vertrags-Dashboard. Außerdem bietet das Tool eine Suchfunktion, automatsch generierte Erinnerungs-Mails für Verlängerungs- und Kündigungsfristen, ein Berechtigungskonzept, wer Verträge lesen und bearbeiten darf sowie eine Exportfunktion für Excel. Die Software soll für alle Unternehmensgrößen geeignet sein, richtet sich aber besonders an KMUs und Startups. Das Tool lässt sich ab 49€ im Monat nutzen, für die verschiedenen Preispakete gibt es jeweils eine Demo-Version.

Icertis

Was ist Icertis?

Icertis bietet laut eigener Aussage eine Lösung, die „beyond Contract Management“ ist, also mehr als herkömmliches Vertrags-Management könne. Das wird hier insbesondere mit dem breiten Einsatz von künstlicher Intelligenz begründet. So lässt sich der komplette Contract-Lifecycle per Icertis mit vielfältigen Werkzeugen managen, wobei KI immer wieder eine Rolle spielt. Die große Stärke von Icertis liegt laut dem gleichnamigen Entwicklerunternehmen in der Bearbeitung von Tasks, die nach der Vertragsunterzeichnung anstehen. Das System soll hier volle Transparenz und leistungsstarke Tools bieten, um sicherzustellen, dass das, wozu Anwender:innen und ihre Partner sich verpflichtet haben, auch eingehalten wird. KI kommt gerade in diesem Bereich an diversen Stellen zum Einsatz.

ContractSafe

Was ist ContractSafe?

Die Vertragsmanagement-Software ContractSafe lässt entsprechende Dokumente sicher und einfach in der Cloud verwalten. Im Speicher können alle Verträge an einem zentralen Ort aufbewahrt und durch eine schnelle Suchfunktion ohne Probleme gefunden sowie verwaltet werden. Auch Scans sind hier zu organisieren. Dazu gibt es E-Mail-Erinnerungen, ein Rollenmanagement, eine E-Signierungsfunktion, APIs und einiges mehr. Ein besonderes Augenmerk legt das gleichnamige Entwicklerunternehmen auf die Sicherheit bei der Vertragsverwaltung. Das System ist SOC2-zertifiziert und speichert die Daten unter dem Amazon-Standard AMS ISO 27001. ContractSafe steht in einer Demo und danach in vier Bundles zwischen 299 und 899 Euro pro Monat bereit. Alle Versionen haben unlimitierte Users und unlimitierte Reminder.

Agiloft

Was ist Agiloft?

Agiloft legt seinen Fokus auf Sales-Teams, Einkauf und Rechtsabteilungen. Entsprechenden Anwendern:innen möchte man ein flexibles System mit viel Sicherheit bieten. Ersteres soll zum Beispiel durch die relativ einfache Integrierbarkeit in bestehende Software-Strukturen gewährleistet werden. Außerdem sind Customizations möglich, ohne dafür Code anfassen zu müssen und man kann grundsätzlich wählen, ob man Agiloft in der Cloud oder on-premise verwenden möchte. In puncto Sicherheit sind insbesondere die verschiedenen Verschlüsselungs-Maßnahmen bzw. –Möglichkeiten, die DSGVO-Konformität und die Complience-Analytics zu nennen. Dazu gibt es KI-gestütztes Contract-Building, Zeitmanagement, Workflow-Features und mehr. Agiloft bietet laut eigener Aussage für jedes Unternehmen den individuell passenden Software-Plan – dann auch mit einem Individualpreis. Eine Testversion ist aber ebenfalls verfügbar.

Inhubber

Was ist Inhubber?

Inhubber wirbt mit dem Slogan: „Cloudlösung für Verträge war noch nie so sicher!“ Um dieses Statement zu untermauern, bietet man eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Alles soll zudem absolut DSGVO-konform laufen. Darüber hinaus erwartet Anwender:innen eine sichere E-Signature-Funktion sowie automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen. An diversen Stellen kommt bei Inhubber künstliche Intelligenz zum Einsatz, um Prozesse zu vereinfachen. Die Erstellung von Workflows und die Zusammenarbeit an Verträgen in Gruppen sind ebenfalls möglich. Das Entwicklerunternehmen, die key2contract GmbH aus Berlin, stellt Inhubber Interessierten zunächst als Demo kostenlos zum Testen bereit. Einen konkreten Preis gibt es dann auf Anfrage.

Ironclad

Was ist Ironclad?

Ironclad fokussiert als Contract-Management-Software Rechtsabteilungen, Sales, Einkauf, Marketing, Personalmanagement und Finanzabteilungen. Als Kern-Benefits nennt das US-amerikanische Entwicklerunternehmen die Option der Erstellung dynamischer Workflows, die integrierte Digital-Collaboration-Plattform zur sicheren Bearbeitung von Verträgen über Abteilungen oder Unternehmen hinweg an einem zentralen Ort und die hohen Sicherheitsstandards mit Data-Encryption, Testing-Optionen sowie DSGVO-Konformität. Das Gesamtpaket soll eine Reduktion des Vertragsmanagement-Aufwands von bis zu 80 Prozent verschaffen. Ironclad kann als Demo angefragt und kostenlos getestet werden. Eine Preisliste gibt es nicht – die Kosten werden individuell kalkuliert.

Gatekeeper

Was ist Gatekeeper?

Als Entwickler bezeichnet Gatekeeper seine Lösung selbst als Next-Generation-Contract-Management-Software. Das international agierende Unternehmen mit mehreren Standorten auf der Welt möchte ein All-in-one-System bieten. Das Besondere daran sind die sogenannte Kanban Workflow Engine, mit der sich individuelle automatisierte Prozesse anlegen lassen, und AI Extract, das auf künstlicher Intelligenz basierende Analytics ermöglicht. Dazu gibt es praktisch jede Funktion, die ein gutes Vertragsmanagement-Tool braucht - samt Signiture-Funktion und APIs für die Anbindung an ERP oder DMS. Gatekeeper wird zunächst als Demo und dann in vier Bezahl-Bundles ab 775 US-Dollar pro Monat angeboten. Unlimited Users, unlimited E-Signs und unlimited Archived-Suppliers sowie -Contracts sind immer inklusive.

ContractWorks

Was ist ContractWorks?

ContractWorks bietet als Vertragsmanagement-Software in jedem Bundle die Nutzung durch eine unlimitierte Anzahl an Usern an. Die unterschiedlichen Pakete staffeln sich in erster Linie hinsichtlich der zu verwaltenden Dokumente und der Lizenzen für E-Signatures. Das System richtet sich mit dem schon in der Grundversion vorliegenden Bearbeitungsvolumen von bis zu 2.500 Dokumenten und Kosten ab 600 Euro monatlich eher an große Unternehmen oder solche, die für ihre Geschäfte typischerweise viele Verträge verwalten müssen. Diese bekommen mit ContractWorks vom gleichnamigen US-Unternehmen praktisch sämtliche Features, die man von einer guten Contract-Management-Software erwarten kann - samt elektronischer Signaturen und 24/7-Support.

Parashift

Was ist Parashift?

Parashift richtet sich an Unternehmen – vom Mittelstand bis zum Großkonzern – , die ihre Geschäftsdokumente mit dem Tool konfigurieren, klassifizieren und extrahieren können. Die Plattform enthält Dokumenttypen aus verschiedenen Branchen, die ohne Konfiguration oder Schulung direkt verwendet werden können. Nach diesem Prinzip bietet die Procure-to-Pay-Lösung inzwischen über zehn APIs an. Zudem können Nutzer:innen neue, individuelle Dokumenttypen einrichten. Die Preispakete von Parashift liegen zwischen 75 und 1.900 € pro Jahr. Eine kostenlose Testversion kann angefragt werden.

Proposify

Was ist Proposify?

Proposify ist eine Vertragsmanagement-Software, mit der Nutzer:innen Angebote, Vereinbarungen und Verträge erstellen können. Zudem bietet die Plattform einen unbegrenzten Zugang zu einer Galerie von Vorlagen für verschiedene Dienstleistungen. Alle Vorlagen sind individuell an Unternehmen und Marken anpassbar. Weitere Funktionen sind das Importieren von Kontakten, Angebotsverknüpfungen sowie das Erstellen von Projekten und Rechnungen. Proposify bietet eine kostenlose Version für die Erstellung von fünf Dokumenten an. Ein unbegrenzter Zugriff ist ab 49 $ pro Monat möglich.

PACTA.

Was ist PACTA?

PACTA ist eine Plattform für intuitives Vertragsmanagement und wird von der BlockAxs GmbH betrieben. Mit PACTA können Unternehmen, Anwaltskanzleien und Finanzinstitute Dokumente kollaborativ erstellen, verhandeln, digital signieren, analysieren und organisationsübergreifend bereitstellen. Zudem ermöglicht die Plattform rechtliche Prozesse zu automatisieren, datengetrieben zu überwachen und eine intelligente rechtliche Kommunikation zu schaffen. Mehr als 20 Kund:innen mit über 800 aktiven Nutzern:innen vertrauen auf die PACTA Plattform.

CAYA Document Cloud

Was ist CAYA Document Cloud?

CAYA Document Cloud ist eine Plug-and-Play-Lösung für kleine und mittelgroße Unternehmen. Mit dem Tool können Dokumente empfangen, organisiert und bearbeitet werden. Außerdem ermöglicht CAYA die digitale und revisionssichere Ablage und weitere Bearbeitung von Briefpost. Darüber hinaus können eingehende Dokumente innerhalb des Unternehmens verteilt, Rechnungen bezahlt sowie Formulare ausgefüllt und unterschrieben werden. CAYA wird in fünf unterschiedlichen Tarifen angeboten. Der günstigste Tarif startet bei 5,99 Euro monatlich und umfasst bis zu fünf inkludierten Briefen. Weitere Tarife gibt es zwischen 19,99 Euro und 199,99 monatlich.

EASY Contract

Was ist EASY Contract?

Die Vertragsmanagement-Lösung EASY Contract ermöglicht eine effiziente und transparente Abwicklung in allen Vertragsangelegenheiten. Das Tool ist webbasiert und bietet einen unternehmensweiten und standortunabhängigen Zugriff auf Verträge, vertragsbegleitende Dokumente und sonstige Informationen. Darüber hinaus werden Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen automatisch überwacht sowie vertrauliche Dokumente vor unsachgemäßem Umgang mit Schreib- und Leserechten geschützt. Auch die Zusammenarbeit über Kollaborationstools ist mit EASY Contract möglich.

Zefort

Was ist Zefort?

Zefort steht für „Zero-effort Contract Management“, was so viel bedeutet wie „Nullaufwand-Vertrags-Organisation“. Entsprechend dieser Produktbeschreibung gestaltet man typische Prozesse rund um Verträge durch Zefort tatsächlich überaus einfach – Contract-Management soll nicht mehr Aufwand bedeuten, als eine E-Mail zu verschicken. Das wird hier zentral durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz geschaffen, die viele Vorgänge der Vertragsindexierung und der Analyse von Key-Details automatisiert. Anwender:innen müssen nichts weiter tun, als ihre Verträge per Mail an Zefort zu senden, wo diese umgehend analysiert und archiviert werden. Wichtige Vertragsdetails, wie Fristen, werden dann automatisch mitgeteilt. Nutzer:innen haben zudem immer vollen Zugriff auf ihre Verträge. Zefort wird vom gleichnamigen finnischen Entwickler in einer kostenlosen Version und in drei Bezahl-Bundles ab 99 Euro angeboten.

Contractmanager

Was ist Contractmanager?

Contractmanager möchte laut eigener Aussage Vertragsverwaltung mit Vertrags-Controlling verbinden und so einen optimalen Überblick im Contract-Lifecycle bieten. Dementsprechend werden die Vertragsmanagement-Features mit Fristenorganisation, Rollenzuweisung, Stammdatenverwaltung, Import sowie Export und das Controlling, welches inhaltliche und zeitliche Zusammenhänge zwischen Verträgen zeigt, Vertragswerte berechnet und aussagekräftige Auswertungen ermöglichen soll, als Kern-Benefits genannt. Darüber hinaus kann Contractmanager flexibel in eine bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Die Software funktioniert auf vielen gängigen Datenbank-Servern, beispielsweise MS-SQL Server, Oracle oder Informix. Contractmanager wird von der Burgdorfer CM Software & Consulting GmbH in drei Bundles angeboten – Preise gibt es auf Anfrage.

Fabasoft

Was ist Fabasoft?

Fabasoft Contracts ist eine Webanwendung für das Vertragsmanagement, mit der sich entsprechende Dokumente mithilfe von künstlicher Intelligenz sehr einfach organisieren lassen sollen. KI übernimmt hier das Auslesen der vertragsrelevanten Daten. Verträge werden in das System hochgeladen und umgehend stehen alle Informationen strukturiert zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es ein Terminmanagement mit Remindern, eine Digital-Signature-Funktion und diverse weitere nützliche Features. Dazu stellt man einen Support bereit, der laut Entwickler bei allen erdenklichen Systemfragen schnell weiterhilft. Die Fabasoft International Services GmbH aus Linz, Österreich, bietet ihre Contract-Management-Lösung zunächst als Testversion und dann in drei Bezahl-Bundles zwischen 390 und 990 Euro pro Monat an.

KDS Vertragsmanagement

Was ist KDS Vertragsmanagement?

KDS Vertragsmanagement ist eine On-Premise-Contract-Organisation-Lösung. In der Ausrichtung als vor Ort installierbarer Software sieht das Erfurter Entwicklerunternehmen zugleich einen der Hauptvorteile des Systems. Sämtliche Daten verbleiben hier sicher auf den eigenen Servern. Nutzer:innen entscheiden selbst, ob die Anwendung nur im lokalen Netz oder online zum Einsatz kommt. Kompatibel ist KDS Vertragsmanagement mit Desktop-PCs, Notebooks sowie Tablets und Smartphones. Die Kern-Funktionen sind laut Entwickleraussage Vertrags-Controlling, Fristenverwaltung, Finanzanalyse und Dokumentenmanagement. Als Zielgruppe werden Selbstständige, Startups, Mittelstandsunternehmen sowie Behörden und Ämter genannt. Der einmalige Kaufpreis richtet sich vorwiegend nach der Anzahl der Anwender:innen – los geht es bei 990 Euro.

Sirionlabs

Was ist Sirionlabs?

Die Vertragsmanagement-Software Sirionlabs setzt auf breiter Ebene auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Damit verspricht man eine Senkung der Aufwände bei der Contract-Organisation um bis zu 60 Prozent. Mit seinem Ansatz konnte das Entwicklerunternehmen laut eigener Aussage mehr als 300.000 Kunden überzeugen. Die KI unterstützt Nutzer:innen unter anderem bei der Erstellung von Verträgen, deren Überarbeitung und bei der Analyse auf versteckte Insights in entsprechenden Dokumenten. Wer sich für Sirionlabs interessiert, kann die Software zunächst kostenlos in einer Demo testen. Die Preise werden individuell berechnet.

Simplicontract

Was ist Simplicontract?

Simplicontract ist eine Vertragsmanagement-Software, die ihren Kern-Benefit in der KI-basierten Analyse von entsprechenden Dokumenten beschreibt. Verträge werden im System laut Entwickleraussage binnen Sekunden geprüft. Eingeschlossen ist hier ebenfalls das Erkennen von Risiken auf Klausel-Ebene bzw. von kritischen Verpflichtungen. Dazu gibt es ein Contract-Creation-Tool, die Möglichkeit, Dokumenten-Scans einzuspeisen sowie Text daraus zu extrahieren, Deadline- sowie Milestones-Tracking und einiges mehr. Das System lässt sich auch mit typischer Business-Software, wie einem CRM- oder ERP-Programm, Word, und/oder einem Digital-Signature-Tool verbinden. Interessierte haben die Möglichkeit, Simplicontract zunächst zu testen. Einen Preis teilt das Tool auf Anfrage mit.

ContractZen

Was ist ContractZen?

Contractzen versteht sich nicht nur als Vertragsmanagement-Software, sondern als digitaler Governance-Hub in der Cloud. Das Contract-Management steht unter den Kern-Benefits, die das finnische Unternehmen nennt, aber ganz vorne. Hier bekommen Anwender:innen einen cloud-basierten Zugriff auf alle Vertragsdokumente von jedem beliebigen Ort. Verträge können archiviert und per Suchfunktion sowie Metas schnell organisiert werden. Automatische Reminder erinnern User an wichtige Termine und Tasks. Zudem bietet Contractzen die Möglichkeit, Verträge gleich digital zu signieren und über die Datarooms (VDR) zu teilen sowie abteilungs- oder unternehmensübergreifend zu bearbeiten. Contractzen steht in einer Testversion und drei Bezahl-Bundles ab 9,50 US-Dollar bereit.

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Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist mitunter recht komplex: Verträge sind für eine hinreichende Rechtskräftigkeit sowie nicht zuletzt ausreichend Überzeugungskraft korrekt anzulegen, müssen die richtigen Stellen zielsicher erreichen, termingerecht unterschrieben werden und für die langfristige Rückverfolgung schnell auffindbar archiviert sein. Zu einem Vertrag gesellen sich fast immer weitere wichtige Dokumente, wie E-Mails, Notizen etc., die ebenfalls verwaltet werden wollen. Insbesondere dann, wenn mehr als zwei Parteien an einem Vertrag beteiligt sind oder auch generell in größeren Unternehmen und solchen Betrieben, die geschäftstypisch viele Verträge organisieren müssen, sind entsprechende Prozesse mit großem Aufwand verbunden. Eine Vertragsmanagement-Software, auch Contract-Management-Software genannt, hilft, das Vorgehen deutlich effizienter zu gestalten.

Gute Contract-Management-Software bringt unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

  • Die Steigerung der Effizienz in Vertragsangelegenheiten durch eine digitale Zentralisierung und Automatisierung komplexer Prozesse.
  • Vertragsmanagement-Software vereinfacht die Verwaltung von Verträgen, indem man sie an einem zentralen Ort erstellen, organisieren bzw. unterschreiben und speichern kann.
  • Sie verbessert die Kommunikation und Kollaboration zwischen internen und externen Teams bei Verträgen.
  • Sie ermöglicht eine Stärkung der Kundengewinnung und –bindung.
  • Sie lässt durch Analytics und Reportings eine proaktive Überwachung von Risiken und Compliance zu.

Das sind bekannte Anbieter von Vertragsmanagement-Software:

Was versteht man unter einer Vertragsmanagement-Software?

Verträge sind in jedem Geschäftsbereich wichtig, um die fristgerechte Weitergabe von vereinbarten Waren oder Dienstleistungen zu besiegeln. Eine Vertragsmanagement-Software ist ein Tool, dass allen an einem Vertrag beteiligten Personen eine kollaborative Ansicht bzw. Abwicklung von Vertragsprozessen ermöglicht. So können Unternehmen die Erstellung und Bearbeitung von Verträgen beschleunigen, indem sie wiederkehrende Vorgänge automatisieren. Vertragsmanagement-Software hilft beim Erstellen von Verträgen, lässt gemeinsam im Team daran arbeiten, ermöglicht digitale Unterschriften sowie die Archivierung aller betreffenden Dokumente und kann durch Reporting unter anderem dazu beitragen, entsprechende Abfolgen zu optimieren. Die komplette Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen erfolgt zentral in einer Anwendung. Es gibt keine schädlichen Medienbrüche. Vertragsmanagement-Software bietet Vertragsdatenbanken, die alle Verträge an einem zentralen Ort speichern und eben managen lassen. Diese Vertragsdatenbanken verfügen über integrierte Suchfunktionen, die das Auffinden bestimmter Verträge beispielsweise für eine langfristige Rückverfolgung erleichtern. Vertragsmanagement-Software erhöht die Effizienz bei Vertragsangelegenheiten, aber auch die Kunden:innen-Bindung, indem sie dazu beiträgt Verträge übersichtlicher zu gestalten. Ein Vertragsmanagement-Tool kann zum Beispiel die Teile hervorheben, auf die Leser:innen am meisten achten müssen. Vertragsparteien werden unter der vorteilhaften Anwendung von Contract-Management-Software optimal durch den Vertragsprozess geführt. Obwohl fast alle Unternehmen Verträge erstellen müssen, kann Vertragsmanagement-Software besonders solchen Betrieben helfen, in denen entsprechende Dokumente an der Tagesordnung sind oder bei denen Vertragsabschlüsse typischerweise komplex sind und/oder eine besondere Tragweite haben, wie Gesundheitsunternehmen oder Anwaltskanzleien.

Warum sollte man eine Vertragsmanagement-Software verwenden?

Einige zentrale Vorteile der Nutzung von Vertragsmanagement-Tools wurden bereits herausgestellt. Diese werden hier noch einmal differenziert und erweitert, wodurch die Relevanz von Vertragsmanagement-Software zu verdeutlichen ist. Das Vertragsmanagement zählt zum Management-Risk-Controlling (MRC). Das MRC ist wiederum eine wichtige Sicherheitsmaßnahme in Unternehmen, die eine zweckdienliche Entwicklung des Geschäfts gewährleisten soll. Als Teil des geschäftsinternen Kontrollsystems ist MRC unter anderem erforderlich, um betriebswirtschaftliche und gesetzliche Vorgaben/Aufgaben korrekt zu erledigen. Die Kernziele des MRC betreffen die Kontrolle und die Reduzierung finanzieller Risiken. Geschäftsverträge und deren vorteilhafte Auslegung bzw. Abwicklung spielen hierbei logischerweise eine maßgebliche Rolle. Professionelles Vertragsmanagement sichert den Überblick und kann schließlich enorm dazu beitragen, das Unternehmen finanziell auf Kurs zu halten. Dabei spart es Zeit und hilft bei der Freisetzung von Ressourcen. Intelligentes Vertragsmanagement mit einer entsprechenden Software verschafft zudem Daten in strukturierter Form. Die aus entsprechendem Vertragscontrolling erhaltenen Informationen dienen idealerweise als Basis für neue Einschätzungen und eine weitere Optimierung der Vertragsprozesse an sich, aber natürlich vor allem auch der Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Vertragsmanagement-Software kann zu einer starken Effizienzsteigerung führen und insbesondere Kosten sparen. Letzteres betrifft besonders die Aufwände, die entstehen, wenn vertragliche Pflichten, wie Fristen oder Unterschriften, übersehen werden und betriebswirtschaftliche Entscheidungen fallen, die sich im Nachhinein als unvorteilhaft erweisen bzw. bei denen man mit einer durchdachten Verwaltung zutreffender Verträge oder einer ausreichenden Übersicht anders entschieden hätte.

Welche Funktionen bringt gute Vertragsmanagement-Software typischerweise mit?

  • Vertragserstellung: Benutzer:innen können neue Verträge innerhalb der Plattform mithilfe integrierter Funktionen zur Dokumentenerstellung anlegen. Die Produktion wird mitunter durch Drag-and-Drop-Features erleichtert. Für den Vertrag relevante Aussagen können einfach identifiziert und eingefügt werden.

  • Vertragsvorlagen: Vertragsmanagement-Software ermöglicht häufig das einfache Erstellen von sowie das Zugreifen auf Vorlagen, welche die Vertragsgenerierung schneller vonstattengehen lassen. Vorgefertigte Vertragsklauseln und wichtige Felder liegen zum sofortigen Einfügen bereit. Unternehmen können dieselbe Art von Vertragsvorlage mit mehreren Kunden verwenden, was natürlich viel Zeit spart.

  • Vertragsbearbeitung: Relevante Vertragsbeteiligte können zum Beispiel mehrere Versionen von Verträgen bearbeiten, vergleichen und überarbeiten.

  • Vertragszusammenarbeit: Interne und externe Benutzer:innen können über ein gemeinsames Webportal, das mit Messaging-Funktionen ausgestattet werden kann, an Verträgen zusammenarbeiten. Dies erhöht die Kommunikation rund um den Vertrag und schließlich dessen Qualität.

  • Vertragsanhänge: Zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel Bilder, Memos, Rechnungen etc., können als ergänzende Dokumente an Verträge angehängt werden.

  • Genehmigungsprozesse: Vertragsmanagement-Software strafft die Genehmigungsprozesse für Verträge, sodass die Arbeitsabläufe der einzelnen Abteilungen logisch aufeinanderfolgen.

  • Pflichtenheft: Im Pflichtenheft können/sollten Auftragnehmer die angebotenen Leistungen bis hin zu einer ausführlichen Spezifikation des Lieferumfangs inklusive der Vorgehensweise für die Erfüllung der Vereinbarung festhalten, um unter anderem die Vertragssicherheit zu erhöhen. Entsprechende Dokumente sind mit einer guten Vertragsmanagement-Software umfassend zu verwalten.

  • Benachrichtigungen und Erinnerungen: Das Vertragsmanagement-Tool ermöglicht es Anwendern:innen, Benachrichtigungen zu erhalten und Erinnerungen mit Warnhinweisen entsprechend den Vertragsmeilensteinen zu planen. Dies hilft, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass der Vertrag rechtzeitig abgeschlossen wird.

  • Vertragsdatenbank: Verträge können in einem zentralen Online-Speicher mit integrierten Suchfunktionen abgelegt werden. Unternehmen sparen viel Zeit, indem sie Verträge so digital anstatt manuell verwalten.

  • Integrationen/APIs: Vertragsmanagement-Software kann beispielsweise mit CRM-Software verbunden werden, um Verträge mit Kunden:innen-Datensätzen zu verknüpfen, oder mit CPQ-Software, um kalkulierte Angebotsdetails in den Vertrag einzuspeisen.

  • Reporting und Dashboards: Contract-Management-Software lässt oft verschiedene Analytics und Berichte zu Vertragsstatus generieren. Sie kann Live-Übersichten zu Vertragsaktivitäten beinhalten. Entsprechende Features bzw. daraus erhaltene Erkenntnisse tragen bestenfalls erheblich zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit bei und lassen Vertragsprozesse optimieren.

Welche Arten von Vertragsmanagement-Software gibt es?

Vertragsmanagement-Software ist in drei technologischen Grundausrichtungen erhältlich.

  • Cloud-basiert: Cloud-basierte Vertragsmanagement-Software ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf ihre Verträge über einen gehosteten Server. Dadurch können Zugriffe von jedem beliebigen Desktop aus erfolgen, anstatt sie auf einen oder einige bestimmte Computer zu beschränken. Die wichtigsten Vorteile einer cloud-basierten Vertragsmanagement-Software sind der Fernzugriff, vergleichsweise niedrige Preise und eine hohe Sicherheit. Wenn die Festplatte eines Computers abstürzt und alle gespeicherten Daten löscht, sind die Daten in der Cloud noch verfügbar.

  • Hybrid: Bei einer hybriden Vertragsmanagement-Lösung kann die Software sowohl in der Cloud als auch vor Ort eingesetzt werden. In der Regel ist hybride Vertragsmanagement-Software etwas teurer als cloud-basierte Optionen.

  • On-Premise: On-Premise-Vertragsmanagement-Tools sind auf lokalen Computern gespeichert. Der Vorteil einer Lösung, die vor Ort verwaltet wird, ist, dass sie keine Internetverbindung benötigt. Dies hilft, wenn es vielleicht nicht immer möglich ist, online zu bleiben oder nur eine geringe Bandbreite vorliegt.

Wer nutzt Vertragsmanagement-Software vorwiegend?

Vertragsmanagement-Software kann in fast jedem Unternehmenskontext eine erhebliche Effizienzsteigerung von Vertragsprozessen verschaffen. Die nachfolgenden Bereiche verwenden entsprechende Tools vorwiegend.

  • Vertriebsteams: Vertragsmanagement-Software ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Verträgen, stützt die Gewährleistung ihrer Sicherheit und lässt Vertragsprobleme identifizieren. Sie hilft Vertriebsteams, den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu rationalisieren und Verzögerungen bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Darüber hinaus können Vertriebsteams Vertragsmanagement-Software mit weiteren business-wichtigen Produkten, wie CRM-, CPQ- und E-Signatur-Lösungen, integrieren, was den Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Kunden:innen während der Vertragsabschlussphase unterstützt.

  • Finanzteams: Mit Vertragsmanagement-Software können Finanzteams einfacher Schlupflöcher in der Sprache identifizieren und riskante Klauseln erkennen, die vielleicht zu zukünftigen rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen. Die Experten sind in der Lage, die Klarheit von Prüfpfaden zu verbessern und sicherzustellen, dass der Vertrag nicht von Kunden:innen manipuliert werden kann.

  • Rechtsteams: Vertragsmanagement-Software stellt Rechtsteams Vertragsdatenbanken zur Verfügung, in denen sie mühelos nach allem suchen können, was sie benötigen. Rechtsteams müssen Verträge ständig erneuern oder optimieren. Vertragsmanagement-Software lässt hier diverse Prozesse automatisieren.