Vertragsmanagement Software & Tools im Vergleich

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist mitunter recht komplex: Verträge sind für eine hinreichende Rechtskräftigkeit sowie nicht zuletzt ausreichend Überzeugungskraft korrekt anzulegen, müssen die richtigen Stellen zielsicher erreichen, termingerecht unterschrieben werden und für die langfristige Rückverfolgung schnell auffindbar archiviert sein. Zu einem Vertrag gesellen sich fast immer weitere wichtige Dokumente, wie E-Mails, Notizen etc., die ebenfalls verwaltet werden wollen. Insbesondere dann, wenn mehr als zwei Parteien an einem Vertrag beteiligt sind oder auch generell in größeren Unternehmen und solchen Betrieben, die geschäftstypisch viele Verträge organisieren müssen, sind entsprechende Prozesse mit großem Aufwand verbunden. Eine Vertragsmanagement-Software, auch Contract-Management-Software genannt, hilft, das Vorgehen deutlich effizienter zu gestalten.

Gute Contract-Management-Software bringt unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

• Die Steigerung der Effizienz in Vertragsangelegenheiten durch eine digitale Zentralisierung und Automatisierung komplexer Prozesse.
• Vertragsmanagement-Software vereinfacht die Verwaltung von Verträgen, indem man sie an einem zentralen Ort erstellen, organisieren bzw. unterschreiben und speichern kann.
• Sie verbessert die Kommunikation und Kollaboration zwischen internen und externen Teams bei Verträgen.
• Sie ermöglicht eine Stärkung der Kundengewinnung und –bindung.
• Sie lässt durch Analytics und Reportings eine proaktive Überwachung von Risiken und Compliance zu.

Das sind bekannte Anbieter von Vertragsmanagement-Software:

• ContractHero

• Icertis

• ContractSafe

• Agiloft

• Inhubber

• Ironclad

• Zefort

• Gatekeeper

• ContractWorks

• Contractmanager

Was versteht man unter einer Vertragsmanagement-Software?

Verträge sind in jedem Geschäftsbereich wichtig, um die fristgerechte Weitergabe von vereinbarten Waren oder Dienstleistungen zu besiegeln. Eine Vertragsmanagement-Software ist ein Tool, dass allen an einem Vertrag beteiligten Personen eine kollaborative Ansicht bzw. Abwicklung von Vertragsprozessen ermöglicht. So können Unternehmen die Erstellung und Bearbeitung von Verträgen beschleunigen, indem sie wiederkehrende Vorgänge automatisieren. Vertragsmanagement-Software hilft beim Erstellen von Verträgen, lässt gemeinsam im Team daran arbeiten, ermöglicht digitale Unterschriften sowie die Archivierung aller betreffenden Dokumente und kann durch Reporting unter anderem dazu beitragen, entsprechende Abfolgen zu optimieren. Die komplette Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen erfolgt zentral in einer Anwendung. Es gibt keine schädlichen Medienbrüche. Vertragsmanagement-Software bietet Vertragsdatenbanken, die alle Verträge an einem zentralen Ort speichern und eben managen lassen. Diese Vertragsdatenbanken verfügen über integrierte Suchfunktionen, die das Auffinden bestimmter Verträge beispielsweise für eine langfristige Rückverfolgung erleichtern. Vertragsmanagement-Software erhöht die Effizienz bei Vertragsangelegenheiten, aber auch die Kunden:innen-Bindung, indem sie dazu beiträgt Verträge übersichtlicher zu gestalten. Ein Vertragsmanagement-Tool kann zum Beispiel die Teile hervorheben, auf die Leser:innen am meisten achten müssen. Vertragsparteien werden unter der vorteilhaften Anwendung von Contract-Management-Software optimal durch den Vertragsprozess geführt. Obwohl fast alle Unternehmen Verträge erstellen müssen, kann Vertragsmanagement-Software besonders solchen Betrieben helfen, in denen entsprechende Dokumente an der Tagesordnung sind oder bei denen Vertragsabschlüsse typischerweise komplex sind und/oder eine besondere Tragweite haben, wie Gesundheitsunternehmen oder Anwaltskanzleien.

Warum sollte man eine Vertragsmanagement-Software verwenden?

Einige zentrale Vorteile der Nutzung von Vertragsmanagement-Tools wurden bereits herausgestellt. Diese werden hier noch einmal differenziert und erweitert, wodurch die Relevanz von Vertragsmanagement-Software zu verdeutlichen ist. Das Vertragsmanagement zählt zum Management-Risk-Controlling (MRC). Das MRC ist wiederum eine wichtige Sicherheitsmaßnahme in Unternehmen, die eine zweckdienliche Entwicklung des Geschäfts gewährleisten soll. Als Teil des geschäftsinternen Kontrollsystems ist MRC unter anderem erforderlich, um betriebswirtschaftliche und gesetzliche Vorgaben/Aufgaben korrekt zu erledigen. Die Kernziele des MRC betreffen die Kontrolle und die Reduzierung finanzieller Risiken. Geschäftsverträge und deren vorteilhafte Auslegung bzw. Abwicklung spielen hierbei logischerweise eine maßgebliche Rolle. Professionelles Vertragsmanagement sichert den Überblick und kann schließlich enorm dazu beitragen, das Unternehmen finanziell auf Kurs zu halten. Dabei spart es Zeit und hilft bei der Freisetzung von Ressourcen. Intelligentes Vertragsmanagement mit einer entsprechenden Software verschafft zudem Daten in strukturierter Form. Die aus entsprechendem Vertragscontrolling erhaltenen Informationen dienen idealerweise als Basis für neue Einschätzungen und eine weitere Optimierung der Vertragsprozesse an sich, aber natürlich vor allem auch der Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Vertragsmanagement-Software kann zu einer starken Effizienzsteigerung führen und insbesondere Kosten sparen. Letzteres betrifft besonders die Aufwände, die entstehen, wenn vertragliche Pflichten, wie Fristen oder Unterschriften, übersehen werden und betriebswirtschaftliche Entscheidungen fallen, die sich im Nachhinein als unvorteilhaft erweisen bzw. bei denen man mit einer durchdachten Verwaltung zutreffender Verträge oder einer ausreichenden Übersicht anders entschieden hätte.

Welche Funktionen bringt gute Vertragsmanagement-Software typischerweise mit?

• Vertragserstellung: Benutzer:innen können neue Verträge innerhalb der Plattform mithilfe integrierter Funktionen zur Dokumentenerstellung anlegen. Die Produktion wird mitunter durch Drag-and-Drop-Features erleichtert. Für den Vertrag relevante Aussagen können einfach identifiziert und eingefügt werden.

• Vertragsvorlagen: Vertragsmanagement-Software ermöglicht häufig das einfache Erstellen von sowie das Zugreifen auf Vorlagen, welche die Vertragsgenerierung schneller vonstattengehen lassen. Vorgefertigte Vertragsklauseln und wichtige Felder liegen zum sofortigen Einfügen bereit. Unternehmen können dieselbe Art von Vertragsvorlage mit mehreren Kunden verwenden, was natürlich viel Zeit spart.

• Vertragsbearbeitung: Relevante Vertragsbeteiligte können zum Beispiel mehrere Versionen von Verträgen bearbeiten, vergleichen und überarbeiten.

• Vertragszusammenarbeit: Interne und externe Benutzer:innen können über ein gemeinsames Webportal, das mit Messaging-Funktionen ausgestattet werden kann, an Verträgen zusammenarbeiten. Dies erhöht die Kommunikation rund um den Vertrag und schließlich dessen Qualität.

• Vertragsanhänge: Zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel Bilder, Memos, Rechnungen etc., können als ergänzende Dokumente an Verträge angehängt werden.

• Genehmigungsprozesse: Vertragsmanagement-Software strafft die Genehmigungsprozesse für Verträge, sodass die Arbeitsabläufe der einzelnen Abteilungen logisch aufeinanderfolgen.

• Pflichtenheft: Im Pflichtenheft können/sollten Auftragnehmer die angebotenen Leistungen bis hin zu einer ausführlichen Spezifikation des Lieferumfangs inklusive der Vorgehensweise für die Erfüllung der Vereinbarung festhalten, um unter anderem die Vertragssicherheit zu erhöhen. Entsprechende Dokumente sind mit einer guten Vertragsmanagement-Software umfassend zu verwalten.

• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Das Vertragsmanagement-Tool ermöglicht es Anwendern:innen, Benachrichtigungen zu erhalten und Erinnerungen mit Warnhinweisen entsprechend den Vertragsmeilensteinen zu planen. Dies hilft, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass der Vertrag rechtzeitig abgeschlossen wird.

• Vertragsdatenbank: Verträge können in einem zentralen Online-Speicher mit integrierten Suchfunktionen abgelegt werden. Unternehmen sparen viel Zeit, indem sie Verträge so digital anstatt manuell verwalten.

• Integrationen/APIs: Vertragsmanagement-Software kann beispielsweise mit CRM-Software verbunden werden, um Verträge mit Kunden:innen-Datensätzen zu verknüpfen, oder mit CPQ-Software, um kalkulierte Angebotsdetails in den Vertrag einzuspeisen.

• Reporting und Dashboards: Contract-Management-Software lässt oft verschiedene Analytics und Berichte zu Vertragsstatus generieren. Sie kann Live-Übersichten zu Vertragsaktivitäten beinhalten. Entsprechende Features bzw. daraus erhaltene Erkenntnisse tragen bestenfalls erheblich zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit bei und lassen Vertragsprozesse optimieren.

Welche Arten von Vertragsmanagement-Software gibt es?

Vertragsmanagement-Software ist in drei technologischen Grundausrichtungen erhältlich.

• Cloud-basiert: Cloud-basierte Vertragsmanagement-Software ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf ihre Verträge über einen gehosteten Server. Dadurch können Zugriffe von jedem beliebigen Desktop aus erfolgen, anstatt sie auf einen oder einige bestimmte Computer zu beschränken. Die wichtigsten Vorteile einer cloud-basierten Vertragsmanagement-Software sind der Fernzugriff, vergleichsweise niedrige Preise und eine hohe Sicherheit. Wenn die Festplatte eines Computers abstürzt und alle gespeicherten Daten löscht, sind die Daten in der Cloud noch verfügbar.

• Hybrid: Bei einer hybriden Vertragsmanagement-Lösung kann die Software sowohl in der Cloud als auch vor Ort eingesetzt werden. In der Regel ist hybride Vertragsmanagement-Software etwas teurer als cloud-basierte Optionen.

• On-Premise: On-Premise-Vertragsmanagement-Tools sind auf lokalen Computern gespeichert. Der Vorteil einer Lösung, die vor Ort verwaltet wird, ist, dass sie keine Internetverbindung benötigt. Dies hilft, wenn es vielleicht nicht immer möglich ist, online zu bleiben oder nur eine geringe Bandbreite vorliegt.

Wer nutzt Vertragsmanagement-Software vorwiegend?

Vertragsmanagement-Software kann in fast jedem Unternehmenskontext eine erhebliche Effizienzsteigerung von Vertragsprozessen verschaffen. Die nachfolgenden Bereiche verwenden entsprechende Tools vorwiegend.

• Vertriebsteams: Vertragsmanagement-Software ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Verträgen, stützt die Gewährleistung ihrer Sicherheit und lässt Vertragsprobleme identifizieren. Sie hilft Vertriebsteams, den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu rationalisieren und Verzögerungen bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Darüber hinaus können Vertriebsteams Vertragsmanagement-Software mit weiteren business-wichtigen Produkten, wie CRM-, CPQ- und E-Signatur-Lösungen, integrieren, was den Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Kunden:innen während der Vertragsabschlussphase unterstützt.

• Finanzteams: Mit Vertragsmanagement-Software können Finanzteams einfacher Schlupflöcher in der Sprache identifizieren und riskante Klauseln erkennen, die vielleicht zu zukünftigen rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen. Die Experten sind in der Lage, die Klarheit von Prüfpfaden zu verbessern und sicherzustellen, dass der Vertrag nicht von Kunden:innen manipuliert werden kann.

• Rechtsteams: Vertragsmanagement-Software stellt Rechtsteams Vertragsdatenbanken zur Verfügung, in denen sie mühelos nach allem suchen können, was sie benötigen. Rechtsteams müssen Verträge ständig erneuern oder optimieren. Vertragsmanagement-Software lässt hier diverse Prozesse automatisieren.