Die besten Whiteboard-Softwares im Vergleich

Whiteboard-Software-Definition: Was sind Whiteboard-Programme?

Whiteboard-Software transferiert das gute alte Whiteboard in den digitalen Raum. In ihrer häufigsten Form ermöglicht sie es Mitarbeiter*innen, über unterschiedliche Devices und gegebenenfalls an mehreren Standorten ihres Unternehmens gemeinsam an einer entsprechenden Tafel zu arbeiten.

Für die Zusammenarbeit sind unterschiedliche Tools nutzbar, die typische Whiteboarding-Prozesse ausmachen. Im Zentrum stehen hier Features für freihändiges Zeichnen und Textoptionen. Auch bestimmte Strukturierungs-Schablonen, wie Kreise, Kästchen oder Ähnliche, sind mitunter integriert.

Mithilfe der Funktionen können auf der digitalen Tafel Ideen dargestellt bzw. optimiert oder auch Präsentationen und Seminare unterstützt werden. Im Grunde besteht überall, wo normalerweise ein Whiteboard zum Einsatz kommt, die Chance, alternativ eine digitale Whiteboard-Software zu verwenden.

Besonders häufig sind Whiteboard-Programme in den folgenden Bereichen zu finden.

Kreative Teams: Innerhalb eines Unternehmens ist der offensichtlichste Anwendungsfall für ein kollaboratives Whiteboard die Arbeit in Kreativteams. Kreativabteilungen, wie das Produktdesign, die User-Experience-Verantwortlichen oder Marketing-Teams, sind normalerweise mit vielen visuell kreativen Aufgaben betraut. Digitale Whiteboards können hier ein effektives Werkzeug für die Projektplanung, die Erstellung von Mock-ups, User-Story-Maps und/oder für visuelle Brainstormings sein.

Remote-Teams: Die Arbeit an unterschiedlichen Unternehmensstandorten oder im Homeoffice wird immer häufiger. Die organische Zusammenarbeit zwischen entsprechenden Teammitgliedern ist unter solchen Voraussetzungen leider erheblich beeinträchtigt. Virtuelle Whiteboards bieten hier eine effektive Lösung. Sie unterstützen die Kooperation in Remote-Teams, indem sie typische Prozesse in den digitalen Raum übertragen. Hier kann idealerweise von jedem Standort und mit jedem Device an wichtigen Brainstormings, Projektmanagement-Schritten etc. zusammengearbeitet werden.

Schulen oder Hochschulen: Digitale Whiteboards können sowohl in physischen als auch in virtuellen Klassenzimmern an die Stelle einer echten Tafel treten. Ein im realen Klassenzimmer positionierter Rechner und Monitor mit einer Whiteboard-Software bieten vielfältige Unterrichtsmöglichkeiten über den Standard hinaus. Neben bekannten schriftlichen Unterrichtsergänzungen und Rechenformeln sind hier auch Bilder, Videos und andere digitale Assets einzubringen. Virtuelle Whiteboards können dazu beitragen, den Unterricht deutlich interessanter zu gestalten und schließlich das Engagement der Schüler*innen erheblich verbessern.

Weshalb sollten Unternehmen eine Whiteboarding-Software einsetzen?

Das Whiteboard ist seit jeher ein sehr wichtiges Kollaborationsmedium in kreativen Arbeitsbereichen, generell für organisatorische Zwecke und nicht zuletzt in der Education.

Im unternehmerischen Umfeld ist das Whiteboard schon seit einiger Zeit häufiger digital zu finden als in seiner klassischen Form. Hauptgründe dafür sind folgende:

• Die in den letzten Jahrzehnten stetig gewachsenen Möglichkeiten der Digitalisierung.
• Entsprechend verschobene Erwartungen beteiligter Personen hin zu einer Welt, in der immer mehr digital funktionieren muss. * Die damit verbundenen Effizienzsteigerungspotenziale.
• Die Globalisierung, die stark dazu beiträgt, dass generell häufiger von unterschiedlichen Standorten bzw. mit verschieden stationierten Teams (zusammen-)gearbeitet wird.
• Digitale Whiteboards sind nicht zuletzt oftmals einfach sehr viel praktischer als herkömmliche. Mit der Pandemie hat diese Entwicklung noch einmal einen enormen Schub bekommen. Immer mehr Menschen arbeiten heute remote. Sie müssen dabei trotzdem produktiv und kreativ bleiben. Whiteboards im digitalen Raum bzw. Whiteboard-Tools rücken somit weiter in den Fokus.

Selbst „nach“ Corona bleiben derartige Lösungen überaus relevant. Denn viele Kreative und andere typischerweise am Whiteboard arbeitende Fachkräfte werden auch in Zukunft nicht ins Office zurückkehren. Unternehmen, die diese Tendenz erkannt haben, planen mit hybriden Arbeitsmodellen: Hier kommen einige Angestellte vereinzelt ins Büro, großteilig wird sich die Remote-Arbeit aber nicht wieder „abschalten“ lassen. Präsenz-Meetings rund um ein physisches Whiteboard sind mehr und mehr ausgeschlossen.

Betreffende Kollaborationsprozesse müssen also verstärkt in ein durchgängig digitales Format gebracht werden. Idealerweise sind dann alle Beteiligten – egal, ob vor Ort oder remote - mit identisch guten Kollaborations-Voraussetzungen ausgestattet. Whiteboard-Software spielt mit ihren Chats und Speicherfunktionen für zeitversetzte Ergänzungen bei der Schaffung solcher Bedingungen eine wichtige Rolle.

Wie funktionieren Whiteboarding-Tools?

Die Funktionsweise eines Whiteboard-Tools hängt erst einmal von seinem Bereitstellungsmodell bzw. seiner technischen Basis ab.

Die meisten Systeme sind heute als Online-Whiteboard-Software ausgelegt (Whiteboard SaaS). Das bedeutet, ein Provider stellt die Anwendung im gewünschten Umfang in der Cloud zur Verfügung und Nutzer*innen können dann (bestenfalls) mit beliebigen internetfähigen Geräten darauf zugreifen.

Es gibt aber nach wie vor auch On-Premise-Lösungen. Diese werden dann vor Ort auf einzelnen Rechnern bzw. den Servern eines Unternehmens installiert, sodass alle betreffenden Personen Zugang haben.

Im Kooperationskontext geht eine Whiteboard-Session folgendermaßen vonstatten: Beteiligte müssen sich in der Regel erst einmal bei der gemeinsam genutzten Whiteboard-Software anmelden. Es gibt häufig einen Leader, der die Session organisiert. Nach dessen Startsignal können die Teilnehmer*innen ihre eigenen Beiträge zum virtuellen Whiteboard hinzufügen. Sie sehen zudem in Echtzeit, was andere machen.

Wie die jeweilige Anwendung dann im Einzelnen funktioniert oder was sie kann, hängt natürlich in erster Linie von den integrierten Features ab. Die nachfolgenden Tools und Anwendungsschwerpunkte sind typisch.

Freihändiges Zeichnen: Das Hauptmerkmal von kollaborativen Whiteboards ist die Möglichkeit, freihändig zu zeichnen. Die meisten Whiteboard-Tools geben ihren Benutzer*innen die Chance, verschiedene Zeichenwerkzeug bzw. Pinselbreiten, Texturen und Farben zu nutzen. So können Teams ansehnliche und praktische Planungen, Brainstormings, Funktionsmodelle etc. erstellen.

Textmöglichkeiten: Neben dem Freihandzeichnen bieten Whiteboard-Programme häufig Tools für Texteingaben über die Tastatur des genutzten Endgeräts. Solche Features sind unter anderem praktisch, um in Brainstormings Platz zu sparen. Wird alles per Zeichenfunktion festgehalten, kann es schnell unübersichtlich werden.

Vorgefertigte Assets: Die meisten kollaborativen Whiteboard-Lösungen bieten voreingestellte Elemente, die die Benutzer*innen auf der Tafel verwenden können, um das jeweilige „Konstrukt“ ansehnlicher und praktischer zu machen. Darunter sind Formen, Bilder und/oder Emojis.

Chat in Echtzeit: Spezifische Whiteboard-Softwares sind in erster Linie für die gleichzeitige Zusammenarbeit aus der Ferne gedacht und nicht für die Kollaboration an einem Ort. Solche Remote-Work-Lösungen bieten oft einen Echtzeit-Live-Chat. Mit diesem können die beteiligten Teammitglieder über dieselbe Tafel kommunizieren und effizient zusammenarbeiten.

Kommentare und Speicherung: Viele Teams nutzen kollaborative Whiteboard-Software, um die asynchrone Zusammenarbeit zu erleichtern. Wenn Whiteboards von mehreren Benutzer*innen zu verschiedenen Zeitpunkten bearbeitet werden, sollten auch hier ideale Kollaborations-Voraussetzungen gegeben sein. Ein Feature, das viele digitale Whiteboards zur Unterstützung dieses Anwendungsfalls bieten, ist die Kommentarfunktion. Beteiligte können damit Anmerkungen auf Teilen der Leinwand hinterlassen, die ihre Teamkolleg*innen später lesen. Entsprechende Aktionen werden langfristig gespeichert - Stichwort „Whiteboard-Management“.

Vorlagen: Einige kollaborative Whiteboards werden mit vorgefertigten Vorlagen für bestimmte Arten von Tabellen oder Diagrammen geliefert. Darunter sind Mindmaps, Kanban-Boards und User-Story-Maps. Solche und ähnliche Muster sind nützlich, um schnell den optimalen Rahmen für bestimmte Brainstormings oder Projektplanungstechniken zu schaffen.

Bildschirmfreigabe: Einige digitale Whiteboards bieten auch die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Benutzer*innen können diese Funktion verwenden, um Informationen aus einer App oder einem Browser an ihre*n Teamkollegen*in weiterzugeben, ohne das Whiteboard zu verlassen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Digital-Whiteboard-Software?

Ein digitales Whiteboard bietet nicht nur viele Vorzüge für die Zusammenarbeit. Es ist unter der zunehmenden Entwicklung hin zu digitalen Prozessen und zu Remote-Work für viele Unternehmen oder Teams tatsächlich bereits unerlässlich. Mit einer guten Whiteboard-Software sind unterschiedliche Kollaborations-Vorgänge über verschiedene Standorte und Devices hinweg effektiv visuell zu stützen. In diesem Zusammenhang fallen die nachfolgenden Vorteile, besonders ins Gewicht.

Flexible Echtzeit-Zusammenarbeit: Spezielle Kollaborations-Programme sind natürlich immer mit spezifischen Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit ausgestattet. Diese Lösungen werden aber mitunter für bestimmte Branchen oder Anwendungsbereiche angeboten. Virtuelle Whiteboards bieten ähnliche Kollaborationsfunktionen, können dabei aber flexibler und ergebnisoffener verwendet werden. Es gibt hier keinen strikten Anwendungsfall. Nutzer*innen können je nach Art der Besprechung, Planung, Gestaltung oder auch je nach Vortrag, Education-Kontext etc. vollkommen frei entscheiden, wie sie das Whiteboard einsetzen möchten.

Asynchrone Zusammenarbeit: Ein wesentliches Merkmal von digitalen Whiteboards ist die Möglichkeit, Änderungen oder Aktualisierungen zu verschiedenen Zeitpunkten vorzunehmen. Die Chance zur effektiven asynchronen Zusammenarbeit ist nützlich für Teams mit unterschiedlichen Zeitplänen oder solche, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

Visuelle Stütze der Zusammenarbeit: Nur wenige Collaboration-Tools bieten Möglichkeiten zur visuellen Zusammenarbeit in einem Umfang, wie sie digitale Whiteboards bereitstellen. Kollaborative Whiteboards ermöglichen es Beteiligten praktisch immer, ihre Ideen und Denkprozesse unmittelbar und mithilfe vielfältigster Features visuell darzustellen. Wie bei jeder Software gibt es leider auch im Kontext von Whiteboard-Programmen gewisse Nachteile – oder vielmehr Herausforderungen. Der nachfolgende Punkt sticht dabei besonders hervor.

Solider Implementierungsplan: Wie bereits erwähnt, sind kollaborative Whiteboards in Bezug auf ihre Einsatzmöglichkeiten offen. Dadurch können sie zwar in vielen Kontexten und von verschiedenen Arten von Teams genutzt werden. Unternehmen, die ohne einen konkreten Implementierungsplan für ein solches Tool vorgehen, verschwenden aber schnell einiges an Kapital. Gute, funktionsstarke Whiteboard-Software kostet Geld. Besteht für eine derartige Lösung kein regelmäßiger, klar definierter Nutzen in einer Firma, ist es womöglich doch besser, auf eine klassische Tafel zu setzen. Um entsprechende Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, wie sie die Verwendung eines digitalen Whiteboards in ihre Prozesse und Arbeitsabläufe einbauen können.

Beste Whiteboard-Software finden: Wie wählt man das passende Whiteboard-Programm aus?

Nachdem nun zentrale Funktionsweisen, Einsatzbereiche und Vorteile von Whiteboard-Software besprochen wurden, bestehen bereits gute Voraussetzungen für die Bestimmung des perfekten Tools. Wir können uns jetzt damit beschäftigen, worauf Interessierte bei der Recherche einer Lösung besonders achten sollten. Die Wahl kann mit dem vorhandenen Vorwissen tatsächlich in vier recht einfachen Schritten erfolgen.

1. Die Funktionen auflisten, die man am dringendsten benötigt Verantwortliche sollten sich zunächst überlegen, welche Funktionen sie von ihrer künftigen Whiteboard-Software am meisten erwarten.

Folgende Fragen sind hier zentral zu beantworten:

• Welche Geräte werden die Teams zur Nutzung der Lösung verwenden – mobil, Desktop, beides?
• Ist eine native App gefragt, die sowohl auf Android als auch auf iOS (und auf Tablets wie dem iPad) gleichermaßen gut funktioniert?
• Wird die Software eher für Präsentations- oder für Kollaborationszwecke benötigt?
• Befinden sich die Nutzer*innen in identischen Zeitzonen oder ist generell zeitversetztes Arbeiten gewünscht?
• Welche der oben genannten Kernfunktionen werden unbedingt benötigt, um maximale Vorteile aus der Whiteboard-Software zu ziehen?
• Gibt es andere Tools für die Zusammenarbeit im digitalen Raum, die mit dem Whiteboard-Tool integriert werden sollen (Collaboration-Software, Messenger etc.)?

2. Support-Optionen checken Es ist immer von Vorteil, wenn eine Whiteboard-App (oder jede andere Software) bzw. deren Anbieter über detaillierte Anleitungen oder ein gutes Hilfe-Center verfügt. Auf diese Weise können Nutzer*innen leicht Antworten auf wichtige Fragen zur richtigen Anwendung finden und lernen, wie sie das Tool optimal einsetzen.

In diesem Zusammenhang ist natürlich auch ein gut erreichbarer Support auf persönlicher Ebene wichtig. Gerade hierbei handelt es sich mitunter um einen zusätzlichen Kostenfaktor.

Viele Verantwortliche überspringen diese Überlegung, weil sie nur ein begrenztes Budget zur Verfügung haben. Das ist jedoch nicht empfehlenswert. Denn nur eine Lösung, die ihre Anwender*innen sicher, vollständig und kontinuierlich verlässlich einsetzen können, ist ihr Geld auch wirklich wert. Zu Fragen und Problemen, die entsprechende Prozesse behindern, kann es selbst bei der besten Whiteboard-Software kommen. Dann ist es höchst relevant, schnell und effektiv Hilfe von einer Fachkraft zu bekommen.

3. Die Preisentscheidung Warum sollten Verantwortliche die Funktionen vor dem Budget betrachten? Ganz einfach: Weil der Preis nicht den tatsächlichen Nutzen einer solchen Anwendung bestimmt.

Es gibt heute immens viele Whiteboard-Tools zu unterschiedlichen Preisen. Häufig hängt der Funktionsumfang maßgeblich damit zusammen, wie teuer die eine oder die andere Lösung ist. Wenn Verantwortliche aber zuerst nach dem Budget gehen - sagen wir, es liegt ein großzügiges Budget vor - kann es verlockend sein, sich für ein teureres Tool zu entscheiden, obwohl eigentlich nicht alle Funktionen benötigt werden.

Wenn dagegen zuerst mit den Funktionen begonnen wird, ist es einfacher, präzise auszuwählen. Es ist dann bekannt, was wirklich gebraucht wird und was nicht.

Diese genaue Auswahl ist wiederum für die ganzheitliche Effizienz eines solchen Systems entscheidend. Wenn nämlich nur möglichst viele Features integriert werden, die man teilweise aber gar nicht benötigt, sind diese nicht nur herausgeworfenes Geld. Sie können, wenn das Programm dadurch sehr komplex wird, sogar dessen Nutzbarkeit und damit schließlich dessen Effektivität stark beeinträchtigen.

4. Wie viel Schulung benötigen die zukünftigen Nutzer*innen? Wenn man sich für ein Whiteboard-Tool entscheiden muss, sollte verstärkt darauf geachtet werden, dass es möglichst von allen Beteiligten einfach zu bedienen ist. Dies wirkt sich direkt - und analog zum zuvor beschriebenen Funktionsüberfluss - darauf aus, wie effektiv eine Lösung ist. Außerdem ist es natürlich ein wichtiger Faktor dafür, wie viel Zeit und Schulung ein Team benötigt, um das Programm rundum vorteilhaft einzusetzen.

Die gute Nachricht: Die meisten Whiteboard-Tools am Markt sind grundsätzlich sehr einfach aufgebaut. Ein gutes digitales Whiteboard sollte Nutzer*innen helfen, Brainstormings, die Konzeptionierung von Werbemaßnehmen, Produktdesigns oder ähnliche Anwendungsfälle zu optimieren. Beteiligte sollten sich dabei möglichst wenig mit dem Erlernen der Technologie beschäftigen müssen.

Was kosten Whiteboard-Tools?

Die Kosten von Whiteboard-Software ergeben sich zentral aus den integrierten Funktionen, dem Bereitstellungsmodell und nach der Anzahl der Anwender*innen. Wer Whiteboards digital per Software aus der Cloud nutzen möchte, kann dies mit Standardfunktionen bereits für zehn bis 20 Euro pro Monat tun. Für erweiterte Ansprüche sind aber durchaus auch Preise zwischen 50 und 100 Euro monatlich möglich.

Exkurs Hard- und Software für Whiteboards vor Ort: Wenn es darum geht, ein digitales Whiteboard für Präsentations- oder -Education-Zwecke vor Ort aufzustellen, gestalten sich die Preise natürlich vollkommen anders.

Hier muss nicht nur eine Software, sondern gleichzeitig benötigte Hardware angeschafft werden. Entsprechende Monitore sind in aller Regel großformatig und mit Touch-Funktionen sowie anderen spezifischen Features ausgestattet. Das passende Betriebssystem samt typischer Whiteboarding-Tools kann meistens mitgeliefert werden.

Interessierte müssen hier immer mit Anschaffungskosten von mehreren tausend Euro rechnen. Zusätzlich können regelmäßige Lizenzgebühren für die verwendete Software und Aufwände für die Wartung der Hardware entstehen.