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Marktsegment

Whiteboard Software & Tools im Vergleich

In Online-Whiteboard-Software kollaborieren mehrere Nutzer*innen in einem geteilten, einzelnen und offenen Entwurfsbereich (Whiteboard) und führen gleichzeitig und von anderen Geräten aus Änderungen vor und teilen Inhalte. Whiteboard-Tools ähneln einem physischen Whiteboard und bieten in einem anpassbaren Bereich viele Funktionen zum Designen, Zeichnen, Schreiben, Kommunizieren, Speichern und Teilen von Inhalten.

White-Board-Prorgamme & -Apps werden vor allen in Design- und Projektmanagement-Teams eingesetzt. Da sich die Tools besonders für das Brainstorming eignen, können die Softwares aber die Zusammenarbeit anderer Teams in Unternehmen bereichern. Die meisten Lösungen von Whiteboard-Anbietern sind eigenständige Lösungen, einige sind aber auch in Design-Softwares oder Visual-Collaboration-Tools integriert.

Um sich als Whiteboard-Software zu qualifizieren, muss die Lösung:

über einer einen anpassbaren und bearbeitbaren, leeren Entwurfsbereich verfügen, auf den mehrere Personen gleichzeitig zugreifen und ihn nutzen können
Design-Tools bieten, die es den Benutzer*innen ermöglichen, zu zeichnen und Anmerkungen zu hinterlassen
die Möglichkeit bieten, das beschriftete Whiteboard zu speichern

Miro

Was ist Miro?

Miro bezeichnet sich selbst als ein Collaboration-Tool, das Teams näher zusammenbringt. Es fokussiert Unternehmen, in denen Remote-Work an der Tagesordnung ist. Diesen möchte es eine zentrale Plattform sein, über die wichtige Bereiche der täglichen Teamarbeit abgewickelt werden können. Im Einzelnen bietet man Möglichkeiten für Meetings und Workshops, Ideenfindung und Brainstormings, Research und Design, agile Workflows, Strategy und Planning sowie Mapping und Diagramming. Laut Aussage des gleichnamigen US-Unternehmens mit Standorten in San Francisco, Amsterdam, Berlin, München und an vielen weiteren Orten der Welt konnte Miro bereits mehr als 15 Millionen User überzeugen. Das System kann kostenlos oder in drei unterschiedlichen Bezahlversionen verwendet werden.

MURAL

Was ist MURAL?

MURAL bietet einen visuellen Raum für Teams, um Online-Whiteboards zu erstellen. Die visuelle Zusammenarbeit und schnellere Problemlösungen stehen bei MURAL im Fokus. MURAL verfügt über leistungsstarke Moderationsfunktionen, geführte Methoden und das fundierte Fachwissen, das Unternehmen benötigen, um die Teamarbeit zu verbessern. Es gibt verschiedene Pricing Modelle. Eine kostenlose Version, sowie Team+ Modelle, welche bei 9.99 $ pro Person starten, sind verfügbar. Umfangreichere Pakete können auf der Website angefragt werden.

ClickUp

Was ist ClickUp?

ClickUp, 2016 gegründet, ist eine Projektmanagement-Lösung und eine Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Daten lassen sich in diversen Ansichten wie Listen, Boards, Tabellen, Kalendern, Gantt-Diagrammen, Timelines, Maps, Workload, Mindmaps, Whiteboards und anderen darstellen. In sogenannten Dashboards können Daten auf einer höheren Ebene in unterschiedlichen Diagramm-Typen und zusätzlichen "Widgets" ausgegeben und visualisiert werden. Zu den weiteren Funktionen zählen Automationen, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele, Ressourcenplanung, Teams, Gäste, Chats, Datenbeziehungen, Sprints, Scrum-Points, Vorlagen-Management, externe App Integrationen, eine offene API und ein Rechte-Management. ClickUp kann kostenlos im "Free Forever" Plan genutzt werden. Die kostenpflichtigen Pakete variieren zwischen 5 $ beim "Unlimited Plan" bis 19 $ beim "Business Plus Plan" monatlich pro Benutzer (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise Pläne werden auf Anfrage individuell erstellt.

Webex

Was ist Webex?

Die Wurzeln von Webex reichen zurück ins Jahr 1995, heute wird die Videokonferenz-Lösung oftmals als Industrie-Standard gesehen und bietet einen entsprechenden Funktionsumfang – darunter Videos in HD, Bildschirmfreigabe und Konferenz-Mitschnitt. Meetings können aus Outlook, Office 365 und Google heraus angesetzt werden und in Plattformen wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack, Canvas oder Moodle eingebunden werden. Es gibt Gimmicks wie die Option, Konferenzen als Facebook-Live-Event zu streamen. Meetings können bis 40.000 Teilnehmer:innen haben. Außerdem bietet Cisco Hardware wie IP-Telefone oder Whiteboards an, die sich in sein Videokonferenzsystem einbinden lassen.

Was kann ich mit Webex machen?

Webex ist ein cloudbasiertes Videokonferenz-Tool, mit dem Ihr Anrufe tätigen oder entgegennehmen und an Online-Meetings teilnehmen könnt. Zudem lassen sich mit Webex Nachrichten verschicken, Umfragen & FAQs erstellen sowie virtuelle Events mit bis zu 100.000 Teilnehmer:innen veranstalten. Um Eure Arbeit zu erleichtern, lässt sich Webex mit zahlreichen anderen Tools wie Salesforce, Zendesk, Miro, Slack und Google Kalender verbinden.

Wie installiere ich Webex?

Für die Verwendung von Webex benötigt Ihr keine lokale Installation auf Eurem Computer, sondern nur ein Kundenkonto bei Webex. Nachdem Ihr Euer Kundenkonto erstellt und bestätigt habt, loggt Ihr Euch über die Webex-Website in Euer Kundenkonto ein und von dort aus könnt Ihr alle Webex-Funktionen in Anspruch nehmen.

Wie starte ich ein Webex-Meeting?

Sobald Ihr Euch in Eurem Kundenkonto bei Webex eingeloggt habt, könnt Ihr über Eure Startseite ein neuen Termin für eine Webex bzw. ein Online-Meeting ansetzen. Zusätzlich habt Ihr auch im linken Seitenmenü die Möglichkeit, unter dem Menüpunkt Meetings neue Meetings einzustellen und vergangene Meetings einzusehen. Sobald Euer erstelltes Meeting ansteht, könnt Ihr über einen Button das Meeting starten.

Wie kann ich an einem Webex-Meeting teilnehmen?

Nachdem Ihr Euch in Eurem Webex-Konto eingeloggt habt, erscheint eine Übersicht mit Euren anstehenden Webex-Meetings. Um an einem Meeting teilnehmen zu können, braucht Ihr nur beim entsprechenden Meeting auf den Starten-Button klicken und schon werdet Ihr zum Startbildschrim der Webex weitergeleitet. Dort könnt Ihr Einstellungen zu Eurem Mikrofon und zu Eurer Kamera vornehmen. Anschließend klickt Ihr nur noch auf "Meeting starten" und schon nehmt Ihr am Online-Meeting teil.

Conceptboard

Was ist Conceptboard?

Conceptboard ist ein kollaboratives Online-Whiteboard, das Teams jeder Größe ermöglicht, Projekte zu zentralisieren und sowohl in Echtzeit als auch asynchron zusammenzuarbeiten. Teams aus der ganzen Welt können Conceptboard für eine Vielzahl von Anwendungsfällen nutzen, darunter für Brainstorming-Sessions und Remote-Workshops sowie Projektplanung. Conceptboard wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO konform und wird in Deutschland gehostet. Die Pro-Version (ab 5€ pro Monat) kann zunächst für 30 Tage kostenlos getestet werden. Es ist auch eine kostenlose Version verfügbar.

Collaboard

Was ist Collaboard?

Collaboard ist eine Online-Whiteboard- und Team-Collaboration-Lösung, die Unternehmen und Organisationen bei der Verwaltung von Projekten, Kommunikation und Arbeitsabläufen in Teams unterstützt. In Echtzeit können mit Collaboard Online-Meetings offen und interaktiv gestaltet werden. Collaboard ist eine flexible Lösung, die verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten für individuelle Kundenanforderungen bietet.

Wie lässt sich Collaboard einsetzen?

Mit dem Online-Whiteboard können Teams ihre Ideen visualisieren, Brainstorming betreiben, Mindmaps erstellen und Design-Thinking-Workshops durchführen. So sollen sie in der Lage sein, die Produktivität von Remote-Sitzungen zu steigern, indem sie beispielsweise in Echtzeit an einem gemeinsamen Online Whiteboard arbeiten. Collaboard bietet einen digitalen Methodenkoffer mit einer Vielfalt an Elementen: Haftnotizen, Bildern, Dokumenten, Videos, Formen, Vorlagen und viel mehr. Wie auf einem echten Whiteboard kann man mit dem Stift schreiben, zeichnen und Ideen skizzieren. Collaboard ist eine webbasierte Lösung, die auf jedem Endgerät läuft und optimiert ist auf Tablet-Größe bis hin zu großen interaktiven Displays.

Wo wird Collaboard gehostet und ist es sicher?

Collaboard ist eine Softwarelösung aus der Schweiz mit hoher Datensicherheit und verschiedenen Hosting-Optionen. Je nach Kundenbedarf kann Collaboard aus einer deutschen, schweizer oder europäischen Cloud bezogen werden. Für Kund:innen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen gibt es die Möglichkeit Collaboard auf dem eigenen Server zu betreiben (On-Premises). Collaboard ist DSGVO-konform.

Was kostet Collaboard?

Die Preismodelle von Collaboard liegen zwischen 3 und 10 € pro Monat pro Account. Für Unternehmen gibt es verschiedene Preisstaffelungen mit der Möglichkeit kundenspezifischer Anpassung. Eine kostenlose Software-Demo kann über die Website angefragt werden.

Microsoft Whiteboard

Was ist Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard ist ein digitaler Zeichenbereich für effiziente Teambesprechungen. Das Tool ermöglicht es, gemeinsam Ideen zu sammeln und zu visualisieren. Dies wird durch Features wie Notizen, Formen und Vorlagen unterstützt. Weitere Funktionen sind unter anderem die Freihandverschönerung, auf Beiträge im Board reagieren oder Bilder in Freihandschrift umwandeln. Das Tool ist sowohl für Windows-, iOS- und Android-Geräte verfügbar und mit Microsoft Whiteboard ist Teils der Microsoft 365 Suite und ab 5,10 € im Monat pro Nutzer:in erhältlich.

Milanote

Was ist Milanote?

Milanote ist ein Mindmapping-Tool, um Ideen und Projekte zu visualisieren und organisieren. Zu den grundlegenden Funktionen gehören Aufgabenmanagement, Brainstorming, Content-Management sowie Filesharing und Genehmigungs-Workflows. Mit Milanote können Designteams verschiedene Inhalte auf den visuellen Boards zusammenführen, einschließlich PDFs, Farbmuster, Designdateien, animierter GIFs, Videos und mehr. Die Lösung bietet auch Vorlagen, die an individuelle Arbeitsabläufe angepasst werden können. Mit der Drag-and-Drop-Schnittstelle von Milanote können Kreativprofis Dateien in Moodboards anordnen, Projekten Notizen hinzufügen und jeden Teil eines kreativen Projekts nebeneinander anzeigen. Milanote ist für $9,99 pro Monat verfügbar.

Lucidspark

Was ist Lucidspark?

Die Lucid Software Inc. bietet mit Lucidspark ein virtuelles und teamübergreifendes Whiteboard. Das Unternehmen bietet die Möglichkeit, interaktive Brainstormings remote im digitalen Raum durchzuführen. Die Lösung richtet sich vor allem an Remote-Teams. Es können weiterhin Ideen erörtert, geteilt und Feedback zu diesen abgegeben werden. Darüber hinaus besteht die Chance, Schritte zu konkretisieren, um entsprechende Visionen in die Tat umzusetzen. Dabei lässt sich Lucidspark unter anderem mit Zoom, Slack, Teams, Azure DevOps und Jira integrieren. So sollen möglichst nahtlose Workflows erreicht werden. Lucidspark gibt es mit drei Boards kostenlos. Ab 6,95 € pro Monat stehen unbegrenzte Tafeln und vielfältige Arbeits-Features bereit.

Adobe Connect

Was ist Adobe Connect?

Adobe Connect ist eine Meeting-Lösung die über die Kommunikation per Webcam und Bildschirmfreigabe hinausgeht. Das Tool bietet mit leistungsfähigen Storyboard-Funktionen und Optionen für Interaktivität diverse Möglichkeiten für Schulungen, Webinare und Meetings. Das Design von Adobe Connect ist zudem barrierefrei, um Menschen mit Seh-, Hör- oder Mobilitätseinschränkungen zu erreichen. Die Softwarelösung eignet sich für die Planung, Bereitstellung und Nachverfolgung von Veranstaltungen, Kampagnen und E-Learning Angeboten. Adobe Connect kann kostenlos über die Website des Anbieters getestet werden. Für Webinare, E-Learning Kurse und Meetings gibt es drei Preispakete, die bei €46 pro Monat starten.

InVision

Was ist InVision?

InVision ist die Plattform zur visuellen Zusammenarbeit. Das Ziel des Tools ist es, jede Art von Arbeit kollaborativer, inklusiver und effektiver zu gestalten und so Unternehmensprozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern. Es werden unterschiedliche Templates für die Bereiche Brainstorming, Strategie und Planung, Wireframes und Flowcharts, Effective Meetings sowie Research und Design angeboten. Ein Demo kann auf der Internetseite des Tools angefragt werden. Zusätzlich werden neben der kostenlosen Version auch zwei weitere Varianten, beginnend ab 4,95 $ im Monat pro User, angeboten.

Limnu

Was ist Limnu?

Limnu ist ein Online-Whiteboard zum Skizzieren, Sammeln und Teilen von Ideen und Brainstormings. Zu den Features gehören unter anderem ein unbegrenzter Platz zum Sammeln von Ideen, Kollaboration in der Gruppe, eine Board-Organisation sowie einen App- und Browser-Zugang. Weiterhin sorgen Team-Administrator-Steuerelemente für ein sicheres Zusammenarbeiten und ermöglichen individuelle Freigaben auf Projekte. Limnu bietet sowohl eine kostenlose Version, als auch vier weitere Varianten, startend ab $ 5 im Monat.

DEON

Was ist DEON?

DEON ist eine visuelle Plattform für Hybridarbeit. Auf unbegrenzten virtuellen Schreibtischen können Dokumente, Dateien, Tabellen, Texte, Skizzen, Livequellen, Web-Anwendungen oder Videos hinzugefügt und bearbeitet werden. So können Teams gleichzeitig unterschiedliche Projekte modifizieren und zeitgleich zusammenarbeiten. Alle Nutzer:innen haben Zugriff auf ihre Themen und Inhalte und erhalten so einen direkten Einblick in Projekte. Neben der kostenlosen Basic-Variante bietet das Tool ebenfalls zwei weitere Versionen, beginnend ab 12 € im Monat pro Nutzer:in.

Sketchboard

Was ist Sketchboard?

Sketchboard ist ein Online-Whiteboard für die Zusammenarbeit zum gemeinsamen Sammeln von Ideen. Das Tool ist besonders für Produktteams, Berater:innen oder größere Organisationen geeignet. Durch den digitalen Arbeitsbereich können Teams gleichzeitig von unterschiedlichen Standorten an einem Projekt arbeiten. Sketchboard ist mit Microsoft Teams, Slack, GitHub, Webex und Google Drive kompatibel. Bereits über 800.000 Benutzer:innen skizzieren ihre Ideen und Projekte mit der Software. Neben der kostenlosen Version werden vier weitere Varianten, startend ab $ 8 pro User im Monat, angeboten.

LiveWebinar

Was ist LiveWebinar?

LiveWebinar ist eine Cloud-basierte Webinar-Lösung mit verschiedenen Funktionen für die Bildschirmfreigabe, das Live-Video-Streaming und die Aufzeichnung sowie individuellem Branding, Social-Media-Broadcasting und Analysen zum Engagement der Teilnehmer:innen. Nach eigenen Angaben nutzen bereits Tausende von Unternehmer:innen und Branchenführer:innen die Softwarelösung. Das Tool ermöglicht Unternehmen zudem auch individuelle Toolanpassungen, eine erweiterte API-Integration, Marketing Automation sowie Whiteboards und HD Recordings. LiveWebinar ist in vier Preispaketen verfügbar: Basic, Pro, Business und Enterprise. Die Preise starten $17.99 pro Monat und User. Mit dem kostenlosen Basic Plan kann das Tool unverbindlich getestet werden.

Klaxoon

Was ist Klaxoon?

Klaxoon ist Tool zur visuellen Darstellung von Ideen und Projekten. Die Software eignet sich für IT-, HR-, Projektmanagement- oder Sales-Teams. Dabei werden pro Bereich unterschiedlich passende Darstellungsformen, wie eine Roadmap, SketchMyProject, ein PI Planning oder OKR Methoden bereitgestellt. Das Tool bietet sowohl eine Demoversion, als auch eine kostenlose Version an. Zusätzlich werden zwei kostenpflichtige Varianten mit zusätzlichen Funktionen, startend ab 16 € im Monat pro User, bereitgestellt.

Stormboard

Was ist Stormboard?

Stormboard ist ein digitaler Arbeitsraum für Unternehmen, in dem Teams in Echtzeit ihre Ideen erfassen, organisieren und diskutieren können. Dabei werden unterschiedliche Vorlagen, wie ein Kanban-Board, eine SWOT-Matrix oder individuell erstellbare Templates bereitgestellt. Die Anwendung ist für iOS-, Android sowie Windows 10-Geräte verfügbar und mit Microsoft Office 365 kompatibel. Stormboard bietet für den individuellen Gebrauch eine kostenlose Variante an. Weiterhin gibt es eine Enterprise-Version sowie eine Version für Teams, startend ab $ 10 pro Nutzer:in im Monat.

Draft.io

Was ist Draft.io?

Draft.io ist ein Tool zur gemeinsamen visuellen Arbeit, mithilfe verschiedener Whiteboard-Funktionen. Zu diesen gehören unter anderem der flexible Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit, das Mapping von Informationen und das visuelle Management. Die Software hilft Teams dabei, digital gemeinsam Ideen zu entwickeln und Projekte zu verwirklichen. Die Software bietet zahlreiche unterschiedliche Templates, wie eine User-Story-Map, ein Scrum- sowie ein Kanban-Board, eine SWOT-Matrix oder ein Organisations-Chart an. Neben der kostenlosen Version sind zwei weitere Pakete, startend ab 100 € im Jahr, erhältlich.

Mehr über Whiteboard Software & Tools im Vergleich

Whiteboard-Software-Definition: Was sind Whiteboard-Programme?

Whiteboard-Software transferiert das gute alte Whiteboard in den digitalen Raum. In ihrer häufigsten Form ermöglicht sie es Mitarbeiter*innen, über unterschiedliche Devices und gegebenenfalls an mehreren Standorten ihres Unternehmens gemeinsam an einer entsprechenden Tafel zu arbeiten.

Für die Zusammenarbeit sind unterschiedliche Tools nutzbar, die typische Whiteboarding-Prozesse ausmachen. Im Zentrum stehen hier Features für freihändiges Zeichnen und Textoptionen. Auch bestimmte Strukturierungs-Schablonen, wie Kreise, Kästchen oder Ähnliche, sind mitunter integriert.

Mithilfe der Funktionen können auf der digitalen Tafel Ideen dargestellt bzw. optimiert oder auch Präsentationen und Seminare unterstützt werden. Im Grunde besteht überall, wo normalerweise ein Whiteboard zum Einsatz kommt, die Chance, alternativ eine digitale Whiteboard-Software zu verwenden.

Besonders häufig sind Whiteboard-Programme in den folgenden Bereichen zu finden.

Kreative Teams:
Innerhalb eines Unternehmens ist der offensichtlichste Anwendungsfall für ein kollaboratives Whiteboard die Arbeit in Kreativteams. Kreativabteilungen, wie das Produktdesign, die User-Experience-Verantwortlichen oder Marketing-Teams, sind normalerweise mit vielen visuell kreativen Aufgaben betraut. Digitale Whiteboards können hier ein effektives Werkzeug für die Projektplanung, die Erstellung von Mock-ups, User-Story-Maps und/oder für visuelle Brainstormings sein.

Remote-Teams:
Die Arbeit an unterschiedlichen Unternehmensstandorten oder im Homeoffice wird immer häufiger. Die organische Zusammenarbeit zwischen entsprechenden Teammitgliedern ist unter solchen Voraussetzungen leider erheblich beeinträchtigt. Virtuelle Whiteboards bieten hier eine effektive Lösung. Sie unterstützen die Kooperation in Remote-Teams, indem sie typische Prozesse in den digitalen Raum übertragen. Hier kann idealerweise von jedem Standort und mit jedem Device an wichtigen Brainstormings, Projektmanagement-Schritten etc. zusammengearbeitet werden.

Schulen oder Hochschulen:
Digitale Whiteboards können sowohl in physischen als auch in virtuellen Klassenzimmern an die Stelle einer echten Tafel treten. Ein im realen Klassenzimmer positionierter Rechner und Monitor mit einer Whiteboard-Software bieten vielfältige Unterrichtsmöglichkeiten über den Standard hinaus. Neben bekannten schriftlichen Unterrichtsergänzungen und Rechenformeln sind hier auch Bilder, Videos und andere digitale Assets einzubringen. Virtuelle Whiteboards können dazu beitragen, den Unterricht deutlich interessanter zu gestalten und schließlich das Engagement der Schüler*innen erheblich verbessern.

Weshalb sollten Unternehmen eine Whiteboarding-Software einsetzen?

Das Whiteboard ist seit jeher ein sehr wichtiges Kollaborationsmedium in kreativen Arbeitsbereichen, generell für organisatorische Zwecke und nicht zuletzt in der Education.

Im unternehmerischen Umfeld ist das Whiteboard schon seit einiger Zeit häufiger digital zu finden als in seiner klassischen Form. Hauptgründe dafür sind folgende:
* Die in den letzten Jahrzehnten stetig gewachsenen Möglichkeiten der Digitalisierung.
* Entsprechend verschobene Erwartungen beteiligter Personen hin zu einer Welt, in der immer mehr digital funktionieren muss. * Die damit verbundenen Effizienzsteigerungspotenziale.
* Die Globalisierung, die stark dazu beiträgt, dass generell häufiger von unterschiedlichen Standorten bzw. mit verschieden stationierten Teams (zusammen-)gearbeitet wird.
* Digitale Whiteboards sind nicht zuletzt oftmals einfach sehr viel praktischer als herkömmliche. Mit der Pandemie hat diese Entwicklung noch einmal einen enormen Schub bekommen. Immer mehr Menschen arbeiten heute remote. Sie müssen dabei trotzdem produktiv und kreativ bleiben. Whiteboards im digitalen Raum bzw. Whiteboard-Tools rücken somit weiter in den Fokus. 

Selbst „nach“ Corona bleiben derartige Lösungen überaus relevant. Denn viele Kreative und andere typischerweise am Whiteboard arbeitende Fachkräfte werden auch in Zukunft nicht ins Office zurückkehren. Unternehmen, die diese Tendenz erkannt haben, planen mit hybriden Arbeitsmodellen: Hier kommen einige Angestellte vereinzelt ins Büro, großteilig wird sich die Remote-Arbeit aber nicht wieder „abschalten“ lassen. Präsenz-Meetings rund um ein physisches Whiteboard sind mehr und mehr ausgeschlossen.

Betreffende Kollaborationsprozesse müssen also verstärkt in ein durchgängig digitales Format gebracht werden. Idealerweise sind dann alle Beteiligten – egal, ob vor Ort oder remote - mit identisch guten Kollaborations-Voraussetzungen ausgestattet. Whiteboard-Software spielt mit ihren Chats und Speicherfunktionen für zeitversetzte Ergänzungen bei der Schaffung solcher Bedingungen eine wichtige Rolle.

Wie funktionieren Whiteboarding-Tools?

Die Funktionsweise eines Whiteboard-Tools hängt erst einmal von seinem Bereitstellungsmodell bzw. seiner technischen Basis ab.

Die meisten Systeme sind heute als Online-Whiteboard-Software ausgelegt (Whiteboard SaaS). Das bedeutet, ein Provider stellt die Anwendung im gewünschten Umfang in der Cloud zur Verfügung und Nutzer*innen können dann (bestenfalls) mit beliebigen internetfähigen Geräten darauf zugreifen.

Es gibt aber nach wie vor auch On-Premise-Lösungen. Diese werden dann vor Ort auf einzelnen Rechnern bzw. den Servern eines Unternehmens installiert, sodass alle betreffenden Personen Zugang haben.

Im Kooperationskontext geht eine Whiteboard-Session folgendermaßen vonstatten: Beteiligte müssen sich in der Regel erst einmal bei der gemeinsam genutzten Whiteboard-Software anmelden. Es gibt häufig einen Leader, der die Session organisiert. Nach dessen Startsignal können die Teilnehmer*innen ihre eigenen Beiträge zum virtuellen Whiteboard hinzufügen. Sie sehen zudem in Echtzeit, was andere machen.

Wie die jeweilige Anwendung dann im Einzelnen funktioniert oder was sie kann, hängt natürlich in erster Linie von den integrierten Features ab. Die nachfolgenden Tools und Anwendungsschwerpunkte sind typisch.

Freihändiges Zeichnen:
Das Hauptmerkmal von kollaborativen Whiteboards ist die Möglichkeit, freihändig zu zeichnen. Die meisten Whiteboard-Tools geben ihren Benutzer*innen die Chance, verschiedene Zeichenwerkzeug bzw. Pinselbreiten, Texturen und Farben zu nutzen. So können Teams ansehnliche und praktische Planungen, Brainstormings, Funktionsmodelle etc. erstellen.

Textmöglichkeiten:
Neben dem Freihandzeichnen bieten Whiteboard-Programme häufig Tools für Texteingaben über die Tastatur des genutzten Endgeräts. Solche Features sind unter anderem praktisch, um in Brainstormings Platz zu sparen. Wird alles per Zeichenfunktion festgehalten, kann es schnell unübersichtlich werden.

Vorgefertigte Assets:
Die meisten kollaborativen Whiteboard-Lösungen bieten voreingestellte Elemente, die die Benutzer*innen auf der Tafel verwenden können, um das jeweilige „Konstrukt“ ansehnlicher und praktischer zu machen. Darunter sind Formen, Bilder und/oder Emojis.

Chat in Echtzeit:
Spezifische Whiteboard-Softwares sind in erster Linie für die gleichzeitige Zusammenarbeit aus der Ferne gedacht und nicht für die Kollaboration an einem Ort. Solche Remote-Work-Lösungen bieten oft einen Echtzeit-Live-Chat. Mit diesem können die beteiligten Teammitglieder über dieselbe Tafel kommunizieren und effizient zusammenarbeiten.

Kommentare und Speicherung:
Viele Teams nutzen kollaborative Whiteboard-Software, um die asynchrone Zusammenarbeit zu erleichtern. Wenn Whiteboards von mehreren Benutzer*innen zu verschiedenen Zeitpunkten bearbeitet werden, sollten auch hier ideale Kollaborations-Voraussetzungen gegeben sein. Ein Feature, das viele digitale Whiteboards zur Unterstützung dieses Anwendungsfalls bieten, ist die Kommentarfunktion. Beteiligte können damit Anmerkungen auf Teilen der Leinwand hinterlassen, die ihre Teamkolleg*innen später lesen. Entsprechende Aktionen werden langfristig gespeichert - Stichwort „Whiteboard-Management“.

Vorlagen:
Einige kollaborative Whiteboards werden mit vorgefertigten Vorlagen für bestimmte Arten von Tabellen oder Diagrammen geliefert. Darunter sind Mindmaps, Kanban-Boards und User-Story-Maps. Solche und ähnliche Muster sind nützlich, um schnell den optimalen Rahmen für bestimmte Brainstormings oder Projektplanungstechniken zu schaffen.

Bildschirmfreigabe:
Einige digitale Whiteboards bieten auch die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Benutzer*innen können diese Funktion verwenden, um Informationen aus einer App oder einem Browser an ihre*n Teamkollegen*in weiterzugeben, ohne das Whiteboard zu verlassen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Digital-Whiteboard-Software?

Ein digitales Whiteboard bietet nicht nur viele Vorzüge für die Zusammenarbeit. Es ist unter der zunehmenden Entwicklung hin zu digitalen Prozessen und zu Remote-Work für viele Unternehmen oder Teams tatsächlich bereits unerlässlich. Mit einer guten Whiteboard-Software sind unterschiedliche Kollaborations-Vorgänge über verschiedene Standorte und Devices hinweg effektiv visuell zu stützen. In diesem Zusammenhang fallen die nachfolgenden Vorteile, besonders ins Gewicht.

Flexible Echtzeit-Zusammenarbeit:
Spezielle Kollaborations-Programme sind natürlich immer mit spezifischen Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit ausgestattet. Diese Lösungen werden aber mitunter für bestimmte Branchen oder Anwendungsbereiche angeboten. Virtuelle Whiteboards bieten ähnliche Kollaborationsfunktionen, können dabei aber flexibler und ergebnisoffener verwendet werden. Es gibt hier keinen strikten Anwendungsfall. Nutzer*innen können je nach Art der Besprechung, Planung, Gestaltung oder auch je nach Vortrag, Education-Kontext etc. vollkommen frei entscheiden, wie sie das Whiteboard einsetzen möchten.

Asynchrone Zusammenarbeit:
Ein wesentliches Merkmal von digitalen Whiteboards ist die Möglichkeit, Änderungen oder Aktualisierungen zu verschiedenen Zeitpunkten vorzunehmen. Die Chance zur effektiven asynchronen Zusammenarbeit ist nützlich für Teams mit unterschiedlichen Zeitplänen oder solche, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

Visuelle Stütze der Zusammenarbeit:
Nur wenige Collaboration-Tools bieten Möglichkeiten zur visuellen Zusammenarbeit in einem Umfang, wie sie digitale Whiteboards bereitstellen. Kollaborative Whiteboards ermöglichen es Beteiligten praktisch immer, ihre Ideen und Denkprozesse unmittelbar und mithilfe vielfältigster Features visuell darzustellen. Wie bei jeder Software gibt es leider auch im Kontext von Whiteboard-Programmen gewisse Nachteile – oder vielmehr Herausforderungen. Der nachfolgende Punkt sticht dabei besonders hervor.

Solider Implementierungsplan:
Wie bereits erwähnt, sind kollaborative Whiteboards in Bezug auf ihre Einsatzmöglichkeiten offen. Dadurch können sie zwar in vielen Kontexten und von verschiedenen Arten von Teams genutzt werden. Unternehmen, die ohne einen konkreten Implementierungsplan für ein solches Tool vorgehen, verschwenden aber schnell einiges an Kapital. Gute, funktionsstarke Whiteboard-Software kostet Geld. Besteht für eine derartige Lösung kein regelmäßiger, klar definierter Nutzen in einer Firma, ist es womöglich doch besser, auf eine klassische Tafel zu setzen. Um entsprechende Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, wie sie die Verwendung eines digitalen Whiteboards in ihre Prozesse und Arbeitsabläufe einbauen können.

Beste Whiteboard-Software finden: Wie wählt man das passende Whiteboard-Programm aus?

Nachdem nun zentrale Funktionsweisen, Einsatzbereiche und Vorteile von Whiteboard-Software besprochen wurden, bestehen bereits gute Voraussetzungen für die Bestimmung des perfekten Tools. Wir können uns jetzt damit beschäftigen, worauf Interessierte bei der Recherche einer Lösung besonders achten sollten. Die Wahl kann mit dem vorhandenen Vorwissen tatsächlich in vier recht einfachen Schritten erfolgen.

1. Die Funktionen auflisten, die man am dringendsten benötigt
Verantwortliche sollten sich zunächst überlegen, welche Funktionen sie von ihrer künftigen Whiteboard-Software am meisten erwarten.

Folgende Fragen sind hier zentral zu beantworten:
* Welche Geräte werden die Teams zur Nutzung der Lösung verwenden – mobil, Desktop, beides?
* Ist eine native App gefragt, die sowohl auf Android als auch auf iOS (und auf Tablets wie dem iPad) gleichermaßen gut funktioniert?
* Wird die Software eher für Präsentations- oder für Kollaborationszwecke benötigt?
* Befinden sich die Nutzer*innen in identischen Zeitzonen oder ist generell zeitversetztes Arbeiten gewünscht?
* Welche der oben genannten Kernfunktionen werden unbedingt benötigt, um maximale Vorteile aus der Whiteboard-Software zu ziehen?
* Gibt es andere Tools für die Zusammenarbeit im digitalen Raum, die mit dem Whiteboard-Tool integriert werden sollen (Collaboration-Software, Messenger etc.)?

2. Support-Optionen checken
Es ist immer von Vorteil, wenn eine Whiteboard-App (oder jede andere Software) bzw. deren Anbieter über detaillierte Anleitungen oder ein gutes Hilfe-Center verfügt. Auf diese Weise können Nutzer*innen leicht Antworten auf wichtige Fragen zur richtigen Anwendung finden und lernen, wie sie das Tool optimal einsetzen.

In diesem Zusammenhang ist natürlich auch ein gut erreichbarer Support auf persönlicher Ebene wichtig. Gerade hierbei handelt es sich mitunter um einen zusätzlichen Kostenfaktor.

Viele Verantwortliche überspringen diese Überlegung, weil sie nur ein begrenztes Budget zur Verfügung haben. Das ist jedoch nicht empfehlenswert. Denn nur eine Lösung, die ihre Anwender*innen sicher, vollständig und kontinuierlich verlässlich einsetzen können, ist ihr Geld auch wirklich wert. Zu Fragen und Problemen, die entsprechende Prozesse behindern, kann es selbst bei der besten Whiteboard-Software kommen. Dann ist es höchst relevant, schnell und effektiv Hilfe von einer Fachkraft zu bekommen.

3. Die Preisentscheidung
Warum sollten Verantwortliche die Funktionen vor dem Budget betrachten? Ganz einfach: Weil der Preis nicht den tatsächlichen Nutzen einer solchen Anwendung bestimmt.

Es gibt heute immens viele Whiteboard-Tools zu unterschiedlichen Preisen. Häufig hängt der Funktionsumfang maßgeblich damit zusammen, wie teuer die eine oder die andere Lösung ist. Wenn Verantwortliche aber zuerst nach dem Budget gehen - sagen wir, es liegt ein großzügiges Budget vor - kann es verlockend sein, sich für ein teureres Tool zu entscheiden, obwohl eigentlich nicht alle Funktionen benötigt werden.

Wenn dagegen zuerst mit den Funktionen begonnen wird, ist es einfacher, präzise auszuwählen. Es ist dann bekannt, was wirklich gebraucht wird und was nicht.

Diese genaue Auswahl ist wiederum für die ganzheitliche Effizienz eines solchen Systems entscheidend. Wenn nämlich nur möglichst viele Features integriert werden, die man teilweise aber gar nicht benötigt, sind diese nicht nur herausgeworfenes Geld. Sie können, wenn das Programm dadurch sehr komplex wird, sogar dessen Nutzbarkeit und damit schließlich dessen Effektivität stark beeinträchtigen.

4. Wie viel Schulung benötigen die zukünftigen Nutzer*innen?
Wenn man sich für ein Whiteboard-Tool entscheiden muss, sollte verstärkt darauf geachtet werden, dass es möglichst von allen Beteiligten einfach zu bedienen ist. Dies wirkt sich direkt - und analog zum zuvor beschriebenen Funktionsüberfluss - darauf aus, wie effektiv eine Lösung ist. Außerdem ist es natürlich ein wichtiger Faktor dafür, wie viel Zeit und Schulung ein Team benötigt, um das Programm rundum vorteilhaft einzusetzen.

Die gute Nachricht:
Die meisten Whiteboard-Tools am Markt sind grundsätzlich sehr einfach aufgebaut. Ein gutes digitales Whiteboard sollte Nutzer*innen helfen, Brainstormings, die Konzeptionierung von Werbemaßnehmen, Produktdesigns oder ähnliche Anwendungsfälle zu optimieren. Beteiligte sollten sich dabei möglichst wenig mit dem Erlernen der Technologie beschäftigen müssen.

Was kosten Whiteboard-Tools?

Die Kosten von Whiteboard-Software ergeben sich zentral aus den integrierten Funktionen, dem Bereitstellungsmodell und nach der Anzahl der Anwender*innen. Wer Whiteboards digital per Software aus der Cloud nutzen möchte, kann dies mit Standardfunktionen bereits für zehn bis 20 Euro pro Monat tun. Für erweiterte Ansprüche sind aber durchaus auch Preise zwischen 50 und 100 Euro monatlich möglich.

Exkurs Hard- und Software für Whiteboards vor Ort:
Wenn es darum geht, ein digitales Whiteboard für Präsentations- oder -Education-Zwecke vor Ort aufzustellen, gestalten sich die Preise natürlich vollkommen anders.

Hier muss nicht nur eine Software, sondern gleichzeitig benötigte Hardware angeschafft werden. Entsprechende Monitore sind in aller Regel großformatig und mit Touch-Funktionen sowie anderen spezifischen Features ausgestattet. Das passende Betriebssystem samt typischer Whiteboarding-Tools kann meistens mitgeliefert werden.

Interessierte müssen hier immer mit Anschaffungskosten von mehreren tausend Euro rechnen. Zusätzlich können regelmäßige Lizenzgebühren für die verwendete Software und Aufwände für die Wartung der Hardware entstehen.