Digital Asset Management (DAM) Software & Tools im Vergleich

Was ist Digital Asset Management (DAM) Software?

Digital Asset Management Software, kurz DAM Software, wird auch als Media Asset Management Software oder Datei-Management-Software bezeichnet. Es handelt sich dabei um ein Tool, welches Anwender:innen das Speichern, Analysieren, Genehmigen, Verwenden, Organisieren, Bereitstellen und ebenfalls Bearbeiten von Medieninhalten (Assets) aller Art ermöglicht. Die Organisation von Medieninhalten wird in der Regel durch sogenannte Metadaten gehandhabt. Metadaten im Sinne einer Digital Asset Management-Bibliothek handelt es sich um die Informationen, die zur Beschreibung oder Klassifizierung eines Assets verwendet werden. Dies kann sich auf Farbe, Bildabmessungen, Audio- oder Videodauer und Informationen darüber beziehen, was das Asset enthält. Das grundsätzliche Ziel der Nutzung eines Digital Asset Management Tools ist es, Arbeitsabläufe und den gesamten Lebenszyklus von digitalen Mediendateien eines Unternehmens, einschließlich Videos, Bilder, Audiodateien, Design-Dateien, Präsentationen etc., zu strukturieren bzw. effizienter zu gestalten. Teilweise bieten solche Systeme verschiedene zusätzliche Funktionen, wie Workflow-Automatisierungen, eine Nutzungsverfolgung und Schnittstellen zu anderer Software, beispielsweise zu Design-Programmen oder Social Media Suites Software.

Das sind beliebte Digital Asset Management (DAM) Softwares:

• Canto

• CI HUB Connector

• Adgistics

• CELUM ContentHub

• Digizuite

• pixx.io

• FotoWare

• Widen Collective

• Kontainer

• Picturepark

• Bynder

• AdmiralCloud

Features und Vorteile von Digital Asset Management Software:

Das sind die wichtigsten Vorteile und Features von DAM-Software:

• Sie ermöglicht eine umfassende und effiziente Speicherung, Bereitstellung sowie Organisation von Dateiformaten, wie Fotos, Audio, Videos und mehr.
• Digital Asset Management Software erlaubt Anwender:innen die spezifische Kennzeichnung sowie Sortierung von Dateien und die schnelle Auffindung bzw. Nutzung dieser nach Bedarf.
• Sie vereint Tools für die Verwaltung von Zugriffsrechten über die Verwendung von Medieninhalten, zur Bearbeitung entsprechender Dateien, zum Import- und Export von Files sowie Automatisierungen, Schnittstellen zu anderen Programmen und/oder weitere in bestimmten Firmenkontexten nützliche Features.
• Digital Asset Management Software ermöglicht die einfache Integration in bestehende Systeme und Plattformen. Die Benutzer können von überall her auf ihre digitalen Assets zugreifen, unabhängig davon, welches Betriebssystem sie verwenden.
• Da viele DAM-Systeme cloudbasiert sind, bieten sie eine hervorragende Skalierbarkeit. Unternehmen können ihre Kapazität je nach Bedarf erhöhen oder verringern, ohne in physische Infrastruktur investieren zu müssen.
• Die Benutzeroberfläche von DAM-Software ist oft intuitiv gestaltet, so dass Mitarbeiter ohne spezielle Schulung darauf zugreifen und es nutzen können. Darüber hinaus bietet die cloudbasierte Speicherlösung den Vorteil, dass große Mengen an digitalen Assets ohne die Notwendigkeit von teurem, physischem Speicherplatz gehandhabt werden können.

Warum und wann ist Digital Asset Management Software wichtig?

Sicher kennst Du folgende Situation: Du planst eine neue Kampagne, bist an einem Produkt-Release oder arbeitest an einem Website-Relaunch. Dabei kommt Dir ein im jeweiligen Kontext wahrscheinlich sehr nützlicher Content in den Sinn, den Du vielleicht früher schon einmal für ähnliche Zwecke verwendet oder generell in weiser Voraussicht für den Fall der Fälle abgespeichert hast. Leider will Dir nun aber partout nicht einfallen, wo dieser plötzlich stark herbeigesehnte Asset abgelegt wurde. Du musst lange Zeit damit verbringen, ihn wieder aufzufinden und scheiterst letztlich. Tatsächlich verbringen Mitarbeiter:innen in Betrieben im Durchschnitt 2,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Dateien – das kostet jährlich Millionen Euro an verlorener Arbeitszeit. Diese Ineffizienz kann faktisch einen erheblichen Produktivitätsverlust bedeuten. Mit einer Digital Asset Management Software und deren optimaler Integration in spezifische Prozesse wirkst Du dem jedoch effektiv entgegen. Ohne einen zentralen Ort zum Speichern und Verwalten wichtiger digitaler Unternehmens-Dateien besteht zudem eine erhöhte Gefahr, dass Webinhalte unbemerkt veralten, da sie vielleicht außerhalb eines sonst ganzheitlichen Systems zur Organisation von typischen Unternehmensvorgängen händisch gemanagt werden. Eine Digital Asset Management Software kooperiert idealerweise eng mit anderen wichtigen Programmen, damit Dateien stets zielgenau und kontextrelevant Verwendung finden. Sie fügt sich im Optimalfall nahtlos in gut funktionierende Unternehmensvorgänge ein und verbessert diese somit weiter. Mit Digital Asset Management Software erhalten Betriebe einen zentralen Ort, an dem wirklich alle wichtigen digitalen Files zusammenlaufen sowie freigegeben und aktuell gehalten werden können. In vielen Fällen können die Dateien in der Suche mit wenigen Schlagworten gefunden werden. Möglich machen das die sogenannten Metadaten. DAM Tools reduzieren Zeitverschwendung und ermöglichen es einzelnen Teams des Unternehmens, die entsprechende Dateien verwenden, sich mehr auf das Wesentliche – ihr Kerngeschäft – zu konzentrieren. Gerade in wachsenden Unternehmen und Teams fallen in der Regel mehr und mehr digitale Dateien und Mediendateien an. Wenn der Punkt erreicht wurde, an dem es schwierig wird, nachzuvollziehen, welche Assets wofür erstellt wurden, die richtigen Versionen von Assets zu finden oder die Kontrolle darüber zu behalten, wer Zugriff hat bzw. wie Dateien zweckdienlich zu nutzen sind, dann ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine Digital Asset Management Software einzuführen.

Wer verwendet welche Digital Asset Management Software?

Firmen in vielen verschiedenen Branchen implementieren DAM Systeme – jede mit ihren eigenen Anforderungen und Parametern. Nachrichtenorganisationen benötigen häufig ein Produkt mit leistungsstarken Bearbeitungsfunktionen (insbesondere für Fotos) und definierbaren Workflows für Freigaben. Eine Marketing-Abteilung wird vermutlich vornehmlich auf eine gute Suchfunktion setzen, dass alle kreativen Marketing-Materialien in verschiedenen Dateitypen gespeichert werden können, sowie die Umwandlung in verschiedene Dateitypen für diverse Zwecke – eventuell über die Verbindung mit einem CMS. Eine staatliche Einrichtung wird ihren Fokus eher auf Sicherheit und Berechtigungsstrukturen richten. Viele DAM Softwares sind auf bestimmte Branchen spezialisiert bzw. für deren spezifischen Anwendungsfälle optimiert. Andere Produkte fokussieren ausschließlich einzelne, ganz bestimmte Funktionalitäten oder bieten eine flexible Plattform, mithilfe welcher es ermöglicht wird, eine individuelle Lösung zusammenzustellen (Best-of-Breed). Um herauszufinden, welche der Optionen, die passende für den eigenen Betrieb ist, sollte man sich nicht primär von den vielfältigen Features leiten lassen. Für einen rundum effizienten Einsatz ist es eher wichtig, dass die Digital Asset Management Software genau die Anforderungen bedient, die im Unternehmens- bzw. Anwendungskontext vorliegen. Oft ist hier weniger mehr, denn zu viele Funktionen können Barrieren bedeuten und sind mitunter zudem rausgeschmissenes Geld. Zu den Teams, die vornehmlich mit Digital Asset Management Software arbeiten, gehören folgende:

• Kreative: Kreativ-Teams aller Ausrichtungen können den Ideenfindungsprozess in vielen DAM Systemen kollaborativ beginnen und einige bieten sogar Tools, welche die direkte Schaffung von Assets erlauben. Externe Inhalte sind ebenfalls in die Digital Asset Software zu importieren. Sämtliche Assets werden dann mit Metadaten versehen, welche es den Anwendern:innen später stark erleichtert, sie zu finden und einzusetzen.
• Spezielle Management-Teams: In vielen großen Unternehmen wird das Digital Asset Management System von spezialisierten Mitarbeitern:innen verwaltet. Jene kümmern sich ausschließlich um diesbezügliche und weitere mit dem Digital Asset Management verbundene Organisationsprozesse.
• Marketer:innen: Digitaler Content und andere Dateien, die innerhalb von Digital Asset Management Software organisiert werden, zielen oft auf die Verwendung in typischen Aufgabenbereichen des Marketings ab. Im System sind idealerweise sämtliche Bilder und Layouts der Website sowie weiterer Marketing- bzw. Werbeaktivitäten gespeichert – und auch Dateien, die für spätere Kampagnen genutzt werden sollen, haben ihren Platz. Marketer:innen können also jederzeit relevante Marken-Assets aus der DAM Software in jedes verknüpfte System ziehen und damit arbeiten. Eine leistungsstarke Exportfunktion und Schnittstellen ermöglichen es den Anwendern, die Assets auf Webseiten, in Präsentationen oder auch im Print-Bereich zu verwenden.

Welche Vorteile verschafft Digital Asset Management im Einzelnen?

Einige der zentralen Vorzüge von Digital Asset Management wurden bereits herausgestellt, nachfolgend geht es jedoch mehr ins Detail. Von folgenden drei essenziellen Sachverhalten profitieren Unternehmen, die Digital Asset Management Software nutzen.

• Sie erhöht die Effizienz: Im Marketing werden ständig Grafiken und Bilder benötigt, um Text-Inhalte visuell zu stützen. DAM Software hilft, die Produktivität und Effizienz bei dies betreffenden Prozessen zu steigern, da die Assets nicht jedes Mal kompliziert in Ordnerpfaden gesucht werden müssen, wenn sie zum Einsatz kommen sollen. Indem unter anderem alle Grafiken und Bilder an einem zentralen Ort - der Digital Asset Software - untergebracht werden, können sowohl Marketer:innen als auch Designer:innen sich ihren Kernaufgaben widmen, anstatt viel Zeit mit Suchen zu verschwenden. Dadurch werden Prozesse und Arbeitsabläufe barrierefreier – alles läuft auf ein ganzheitlicheres (Zusammen-)Arbeiten hin.
• Sie hilft der Integrität und Konsistenz der Marke: Firmenlogos, Farbpaletten, Fotos, Videos und anderer Content bzw. andere Assets werden häufig in Marketing-Materialien verwendet. Zu oft kommen dabei alte Logos und nicht mehr aktuelle Bilder zum Einsatz, weil Mitarbeiter:innen die aktualisierten Versionen nicht finden können oder gar nicht wissen, dass es sie gibt. Ein zentraler Speicherplatz für alle Assets stellt sicher, dass Teams, Partner, Tochtergesellschaften, Agenturen sowie gegebenenfalls auch Kunden immer Zugriff auf die neusten und wirklich für sie gedachten Dateien bekommen.
• Sie bietet eine sichere Asset-Zuordnung: Bei Bildern und anderen Dateien, die in E-Mails und Ordnern im Firmennetzwerk mehr oder weniger willkürlich abgespeichert sind, ist es unmöglich zu wissen, wer Zugriff auf was hat bzw. worauf haben darf. DAM Software hilft, die Kontrolle über digitale Assets zu zentralisieren und zu verwalten, indem sie Gelegenheit bietet, Berechtigungen und verschiedene Zugriffsebenen für Dateien einzurichten. Durch diese Sicherheit können die Verantwortlichen genau festlegen, wer Zugriff auf Dateien hat und wer nicht. Ebenfalls sind präzise Richtlinien festzulegen, wo und wie sie verwendet werden sollen. Das ist dem vorher genannten Punkt der Markenintegrität und -konsistenz natürlich ebenfalls sehr zuträglich.