Digital Asset Management Workflow: Optimiere Prozesse und Verwendung von Media Assets
So baust du einen Workflow rund um DAM-Strategie und DAM-System
- Was ist ein Digital Asset Management Workflow und wie ist er aufgebaut?
- Wie gelingt ein funktionierendes Digital Asset Management?
- Software für den Digital Asset Management Workflow
- Fazit: Das ist die Zukunft von gezieltem Medien-Management
Du beauftragst eine externe Agentur mit der Erstellung von Werbemitteln. Doch dann das: Statt Content Pieces im Sinne deiner Marke zu veröffentlichen, sind die Anzeigen auf andere Art geschrieben als sonst und zeigen längst ausgediente Visuals. Später stellt sich heraus, dass ein*e Kolleg*in von dir die Posts abgesegnet hat, weil kein Zugang zu den aktuellen Materialien oder zu euren Firmenrichtlinien bestand.
Damit dieser Albtraum nur ein Negativbeispiel bleibt, lohnt es sich, ein System fürs Digital Asset Management (DAM) zu nutzen. Mithilfe dieser Softwarelösung kannst du Medien (Bild-, Video- oder Audiodateien) in einer Cloud speichern und teamintern auf diese zurückgreifen. Einerseits ermöglichst du so kollaboratives Zusammenarbeiten, andererseits ist ein DAM-System zentraler Ort für deine Marketing-Ressourcen.
Doch allein mit einem Tool ist es nicht getan: Zusätzlich benötigst du auch einen Media Asset Management Workflow – was das genau ist, erklärt dir dieser Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein gut durchdachter Digital Asset Management Workflow ermöglicht es, Medieninhalte effizient und markenkonform zu managen und zu nutzen.
- Durch ein zentrales DAM-System können Teams auf aktuelle Assets und Richtlinien zugreifen, was die Zusammenarbeit verbessert, Fehler reduziert und die Markenidentität sichert.
- Entscheidend für den Erfolg ist nicht nur die richtige Software, sondern auch ein klar definierter Workflow mit Verantwortlichkeiten, Struktur und regelmäßiger Optimierung.
Was ist ein Digital Asset Management Workflow und wie ist er aufgebaut?
Ein Digital Asset Management Workflow hilft dabei, den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Nutzung und Wiederverwendung deiner Marketingmaterialien zu optimieren. Auf diese Art wissen alle, wann sie in Prozessen etwas beitragen können oder müssen.
Am besten befolgst du für die Entwicklung eines Digital Asset Management Workflows folgende Steps:
1. Setze ein DAMS ein, welches deinen individuellen Anforderungen entspricht.
Jedes Team und jede Unternehmensstruktur sind anders. Daher ist es ausgesprochen relevant, dass ein Digital Asset Management Workflow zu deiner Situation passt. Wenn deine Firma wächst, sollte auch dein DAM-System mitwachsen können, um neue Marken und Regionen zu bedienen. Zudem brauchst du eine Lösung, in die sich deine bestehenden Tools und Asset-Quellen (z. B. Canva oder Shutterstock) einbinden lassen.
2. Definiere Ziele und (interne) Zuständigkeiten.
Auf der einen Seite muss Klarheit herrschen, wer wofür verantwortlich ist. Sonst gibt es wieder Chaos, was du durch DAM ja vermeiden willst. Auf der anderen Seite ist es für das Arbeitsergebnis wichtig, dass du Ziele für den DAM-Workflow definierst. Erst nach der Klarheit kannst du später entscheiden, ob und wie erfolgreich das System in deiner Arbeit ist und ob sein Einsatz innerhalb der Marketingmaßnahmen Zeiteffizienz beschert.
3. Sorge für eine klare Struktur innerhalb des DAM-Systems, um den Workflow stets simpel zu halten.
Eine gute Software für das Asset-Management besticht durch Funktionen wie Kategorisierungen und Datenvergabe. Bibliotheken, Ordner, Dateien – hier kannst du schnell den Überblick verlieren. Doch wenn du direkt zu Beginn eine intuitive Struktur vorgibst, ist es später einfach, effizient mit dem DAM-System zu arbeiten. Hierbei helfen Tags und Metadaten ebenso wie ein professionelles Onboarding aller Beteiligten. Das DAM-System sowie dessen Workflow sollten bei allen Teams auf Akzeptanz und Kompetenz stoßen.
Exkurs: Digital Asset Management Workflow Photography
Besonders im Bereich der Fotografie, wo eine Vielzahl von Bildern und Videos verwaltet werden müssen, kommt es auf einen strukturierten Workflow an. Verschlagwortung mit Metadaten und Titles oder gar eine intelligente Suche bestechen umso mehr bei DAM Photography, wenn es um die Kuratierung der Fotos und Videos geht.
4. Nutze aktuelle Kennzahlen aus Reportings zur Performance-Optimierung.
Deine Medienplattform ist nicht einfach nur eine Sammlung von Medien, sondern kann dir auch wichtige Daten liefern. Mithilfe diverser Dashboards und Reportings bist du bestenfalls in der Lage, fundierte Aussagen über dein Marketingmaterial zu treffen: Inwieweit werden Inhalte auf Basis der Richtlinien erstellt? Bleibt alles im Budget? So kannst du mit Leichtigkeit Geschäftsabläufe überwachen und wichtige KPIs tracken sowie analysieren. Alle Daten helfen dir bei späteren Entscheidungen.
5. Passe den Media Asset Management Workflow (wenn nötig) weiter an.
Wenn du nun alle Einzelschritte befolgt hast und dich fragst, ob der Einsatz eines hochmodernen DAM-Systems wirklich einen Unterschied gemacht hat, checke noch mal folgende Vorteile. So kannst du stetig beurteilen, ob du das DAM-System bereits bestmöglich verwendest.
- Vor dem Arbeitsablauf: Bereitstellung von Guidelines und Templates sowie die Integration in dein MarTech-Ökosystem
- Während des Workflows: Flexibles, unabhängiges und effizientes Arbeiten ohne langes Suchen der Assets oder die Gefahr von inaktuellen Inhalten
- Nach den Geschäftsabläufen des DAM: Betrachtung der Optimierungsmöglichkeiten, um mögliche Schwächen des Workflows aufzudecken
Du kannst deine vergangenen Assets durch eine intelligente Suchfunktion schnell und einfach wiederfinden (Quelle: Frontify).
Wie gelingt ein funktionierendes Digital Asset Management?
Ein gut implementierter DAM-Workflow bietet zahlreiche Vorteile für Teams und Marketingverantwortliche. Hier sind einige Best Practices, die du in deinem Unternehmen umsetzen solltest:
- Automatisierte Workflows: Durch den Einsatz eines modernen DAM-Systems wie Frontify kannst du Arbeitsabläufe automatisieren und die teamübergreifende Collaboration fördern, in dem Prozesse ineinandergreifen. Automatisierte Abläufe wie Freigaben oder Wiederverwendung von Assets helfen dabei, den Aufwand zu reduzieren und die Rentabilität zu steigern.
- Zentrale Zugriffsmöglichkeiten: Ein starkes DAM-System sorgt dafür, dass alle Medien-Assets zentral gespeichert und jederzeit von den Vermarktern oder Kreativen abgerufen werden können. Durch den Zutritt aller Beteiligten kannst du die Markenkonsistenz in all deinen Marketingkampagnen gewährleisten.
- Optimierung des Asset Lifecycles: Das Lebenszyklus-Management ermöglicht es, digitale Medien von der Erstellung bis hin zur Archivierung und späteren Wiederverwendung zu verwalten. Dies sorgt nicht nur für eine bessere Übersicht und sich die Lebenszeit deiner Assets verlängert, ohne dass du Zeit mit einer Nachproduktion vergeudest.
Mediensammlung und Dokumentenbibliothek sind in der Frontify-Oberfläche immer nur einen Klick entfernt.
Software für den Digital Asset Management Workflow
Du weißt also inzwischen, wieso du im Brand Management auf ein DAM-System setzen solltest. Außerdem kennst du die Vorteile eines ausgeklügelten Workflows für Performance, Unternehmen, Stakeholder und Lifecycle deiner Assets. Aber welche Medienplattformen eignen sich für die Etablierung eines solchen Digital Asset Management Workflows?
Unter anderem bietet Frontify eine SaaS-Lösung für B2B-Unternehmen: Ein benutzerfreundliches DAM und anpassbare Brand Portale erleichtern die Verwaltung von Assets, gewährleisten Konsistenz und steigern deine Marketingeffizienz. Das Unternehmen wurde 2013 in der Schweiz gegründet und hat mit seinen 300 Mitarbeitenden einen klaren internationalen Fokus. Kunden wie Uber, Allianz, Teléfonica, Vodafone und KIA verwenden das DAM-System mit sämtlichen Features zur Kollaboration.
Frontify spricht oft selbst davon, dass ein gutes Digital Asset Management das Rückgrat sämtlicher Marketingbemühungen sei. Daher ermöglichen verschiedene Funktionen alle oben gezeigten Schritte des Workflows. Der Fokus des Tools liegt in der dynamischen Ausrichtung: Wenn dein Unternehmen wächst, kann Frontify mitwachsen und in deinem MarTech-Ökosystem bestehen bleiben.
Die Integrationsmöglichkeiten reichen von CMS über Projektmanagement-Tools bis zu Automation Platforms. Das System selbst bietet durch die Übernahme von TwicPics eine native Software zur Asset-Optimierung.
Tags, Metadaten, Ordner und weitere Strukturen ermöglichen einen mühelosen Workflow von internen und externen Stakeholdern.
Fazit: Das ist die Zukunft von gezieltem Medien-Management
Damit deine Außenkommunikation stets zur Brand Identity passt, musst du an deinem Digital Asset Management arbeiten. Interne und externe Stakeholder profitieren von hinterlegten Richtlinien und zeitsparenden Vorlagen. Deine Teams können Content schneller bearbeiten, veröffentlichen und so besonders effizient arbeiten. Und du kannst sicher sein, dass alle Visuals dem Corporate Design deines Unternehmens entsprechen und so deine Marke gezielt aufbauen.
Lesetipps: Frontify setzt einen klären Fokus auf Branding und Markenidentität, was aus dem Interview mit Digge Zetterberg Odh deutlich wird. Außerdem wird das DAM-Tool intern bei OMR genutzt und konnte auch beim Redesign der Brand weiterhelfen.
Mit Frontify als DAM-System deiner Wahl kannst du einen Workflow aufbauen, der alle Beteiligten entlastet und deine Marketingkampagnen voranbringt. Schluss mit langem Suchen nach überholtem Material, her mit einem Ökosystem, das die nötige Zusammenarbeit möglich macht. Mithilfe des Tools kannst du Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um deinen Asset Lifecycle weiter zu verlängern.
Wenn du also das nächste Mal auf deine letzte Kampagne blickst, siehst du neben Visuals und Copys nach Designrichtlinien auch eine bessere Performance. Und zwar auch, wenn mehrere Leute in recht wenig Zeit daran gearbeitet haben.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.