The Circle of Digital Assets: Wie du deinen Digital Asset Management Workflow richtig umsetzt

Du beauftragst eine externe Agentur mit der Erstellung von Werbemitteln. Doch dann das: Statt Content Pieces im Sinne deiner Marke zu veröffentlichen, sind die Anzeigen auf andere Art geschrieben als sonst und zeigen längst ausgediente Visuals. Später stellt sich heraus, dass ein*e Kolleg*in von dir die Posts abgesegnet hat, weil kein Zugang zu den aktuellen Materialien oder zu euren Firmenrichtlinien bestand. 

Damit dieser Albtraum nur ein Negativbeispiel bleibt, lohnt es sich, ein System fürs Digital Asset Management (DAM) zu nutzen. Mithilfe dieser Softwarelösung kannst du Medien (Bild-, Video- oder Audiodateien) in einer Cloud speichern und teamintern auf diese zurückgreifen. Einerseits ermöglichst du so kollaboratives Zusammenarbeiten, andererseits ist ein DAM-System zentraler Ort für deine Marketing-Ressourcen. 

So stammt alles aus einer Hand. Wir verraten dir, wie du Digital Asset Management bei dir etablierst und welches Tool dir dabei hilft. Außerdem gibt es bei diesem Workflow einiges zu beachten, damit alle Inhalte an dein Brand Management angepasst sind.

Was ist ein Digital Asset Management Workflow und wie ist er aufgebaut?

Damit die Einbindung eines DAM-Systems auch wirklich funktioniert, muss ein Workflow her. Auf diese Art wissen alle, wann sie in Prozessen etwas beitragen können oder müssen. Am besten befolgst du für die Entwicklung eines DAM-Workflows folgende Steps:

1. Setze ein DAMS ein, welches deinen individuellen Anforderungen entspricht. 

Jedes Team und jede Unternehmensstruktur sind anders. Daher ist es ausgesprochen relevant, dass ein Digital Asset Management Workflow zu deiner Situation passt. Wenn deine Firma wächst, sollte auch dein DAM-System mitwachsen können, um neue Marken und Regionen zu bedienen. Zudem brauchst du eine Lösung, in die sich deine bestehenden Tools und Asset-Quellen (z. B. Canva oder Shutterstock) einbinden lassen.

2. Definiere Ziele und (interne) Zuständigkeiten. 

Auf der einen Seite muss Klarheit herrschen, wer wofür verantwortlich ist. Sonst gibt es wieder Chaos, was du durch DAM ja vermeiden willst. Auf der anderen Seite ist es für das Arbeitsergebnis wichtig, dass du Ziele für den DAM-Workflow definierst. Erst dann kannst du später entscheiden, ob und wie erfolgreich das System in deiner Arbeit ist und wie effizient sein Einsatz innerhalb der Marketingmaßnahmen generell ist. 

3. Sorge für eine klare Struktur innerhalb des DAM-Systems, um den Workflow stets simpel zu halten. 

Eine gute Software für das Asset-Management besticht durch Funktionen wie Kategorisierungen und Datenvergabe. Bibliotheken, Ordner, Dateien – hier kannst du schnell den Überblick verlieren. Doch wenn du direkt zu Beginn eine intuitive Struktur vorgibst, ist es später einfach, effizient mit dem DAM-System zu arbeiten. Hierbei helfen Tags und Metadaten ebenso wie ein professionelles Onboarding aller Beteiligten. Das DAM-System sowie dessen Workflow sollten bei allen Teams auf Akzeptanz und Kompetenz stoßen.

4. Nutze aktuelle Kennzahlen aus Reportings zur Performance-Optimierung.

Deine DAM-Plattform ist nicht einfach nur eine Sammlung von Medien, sondern kann dir auch wichtige Daten liefern. Mithilfe diverser Dashboards und Reportings bist du bestenfalls in der Lage, fundierte Aussagen über Assets zu treffen: Inwieweit werden Inhalte auf Basis der Richtlinien erstellt? Bleibt alles im Budget? So kannst du Prozesse überwachen und wichtige KPIs tracken sowie analysieren. Alle Daten helfen dir bei späteren Entscheidungen.

5. Passe den Digital Asset Management Workflow (wenn nötig) weiter an.

Wenn du nun alle Einzelschritte befolgt hast und dich fragst, ob der Einsatz eines DAM-Systems wirklich einen Unterschied gemacht hat, checke noch mal folgende Vorteile. So kannst du stetig beurteilen, ob du das DAM-System bereits bestmöglich verwendest.

• Vor dem Arbeitsablauf: Bereitstellung von Guidelines und Templates sowie die Integration in dein MarTech-Ökosystem
• Während des Workflows: Flexibles, unabhängiges und effizientes Arbeiten ohne langes Suchen der Assets oder die Gefahr von inaktuellen Inhalten
• Nach den Prozessen des DAM: Betrachtung der Optimierungsmöglichkeiten, um mögliche Schwächen des Workflows aufzudecken

Du kannst deine vergangenen Assets durch eine intelligente Suchfunktion schnell und einfach wiederfinden.

Wie gelingt ein funktionierendes Digital Asset Management?

Damit alle oben genannten Vorteile wirklich effektiv sein können, brauchst du eines unbedingt: ein gut funktionierendes DAM-System mit individuellen Zugriffsmöglichkeiten. Denn neben den Kreativ-Teams sind oftmals Marketing und Sales in den Workflow eingebunden und benötigen – eingeschränkten oder vollen – Zutritt auf die Assets. Bei größeren Firmen ist es sogar praktisch, wenn du Verantwortliche nur für ihre eigenen Projekte freischaltest. Das bringt Klarheit und stellt den Schutz deiner Kundendaten sicher. 

In einem Digital Asset Management Workflow können aber auch externe Stakeholder mit im Boot sein: Agenturen und andere externe Partner*innen benötigen ebenfalls Zugriff auf erforderliche Dateien, um diese zu bearbeiten oder zu nutzen. Hier kommt wieder einmal die größte Stärke des DAM-Systems zur Geltung: Content Pieces kommen immer aus einer Quelle und interne Richtlinien lassen sich besser miteinander teilen. Nur so kannst du gelungenes Brand Management durchführen.

Wenn du also Marketingmaterial in vermeintlich fremde Hände gibst, ist der virtuelle Ort der Kooperation immer noch das DAMS – eben nur nicht mehr mit rein internen Stakeholdern. Und die externen Personen können auf Designrichtlinien, Templates und Vorlagen für Texte zurückgreifen, während du zur selben Zeit ebenfalls Zugang zu bearbeiteten Dateien hast. Das verstärkt wieder die Zeiteffizienz des Workflows, denn es kann zeitgleich und unabhängig voneinander an denselben Assets gearbeitet werden.

Darüber hinaus erlaubt ein DAM-System, das sogenannte Asset Lifecycle Management zu optimieren. Sprich: Wenn du Medien verwendet hast und nun ablegst, kannst du auf diese später wieder zurückkommen. Das bringt Vorteile, weil du dann entweder das Asset einfach nochmals benutzen oder es als Vorlage wiederum anpassen kannst. Gutes DAM verlängert also den Lifecycle (Lebenszeit) deines Marketingmaterials und vermeidet, dass es nach Veröffentlichung auf den Laufwerken der beteiligten Teams untergeht.

Mediensammlung und Dokumentenbibliothek sind in der Frontify-Oberfläche immer nur einen Klick entfernt.

Diese Software hilft dir bei der Umsetzung eines Digital Asset Management Workflows

Du weißt also inzwischen, wieso du im Brand Management auf ein DAM-System setzen solltest. Außerdem kennst du die Vorteile eines ausgeklügelten Workflows für Performance, Unternehmen, Stakeholder und Lifecycle deiner Assets. Aber welche DAM-Plattformen eignen sich für die Etablierung eines solchen Digital Asset Management Workflows?

Unter anderem bietet Frontify eine SaaS-Lösung für B2B-Unternehmen: Ein benutzerfreundliches DAM und anpassbare Brand Portale erleichtern die Verwaltung von Assets, gewährleisten Konsistenz und steigern deine Marketingeffizienz. Das Unternehmen wurde 2013 in der Schweiz gegründet und hat mit seinen 300 Mitarbeitenden einen klaren internationalen Fokus. Kunden wie Uber, Allianz, Teléfonica, Vodafone und KIA verwenden das DAM-System mit sämtlichen Features zur Kollaboration. 

Frontify spricht oft selbst davon, dass ein gutes Digital Asset Management das Rückgrat sämtlicher Marketingbemühungen sei. Daher ermöglichen verschiedene Funktionen alle oben gezeigten Schritte des Workflows – übrigens auch bei uns bei OMR. Der Fokus des Tools liegt in der dynamischen Ausrichtung: Wenn dein Unternehmen wächst, kann Frontify mitwachsen und in deinem MarTech-Ökosystem bestehen bleiben. Die Integrationsmöglichkeiten reichen von CMS über Projektmanagement-Tools bis zu Automation Platforms. Das System selbst bietet durch die Übernahme von TwicPics eine native Software zur Asset-Optimierung.

Tags, Metadaten, Ordner und weitere Strukturen ermöglichen einen mühelosen Workflow von internen und externen Stakeholdern.

Fazit: Das ist die Zukunft von Digital Asset Management

Damit deine Außenkommunikation stets zur Brand Identity passt, musst du an deinem Digital Asset Management arbeiten. Interne und externe Stakeholder profitieren von hinterlegten Richtlinien und zeitsparenden Vorlagen. Deine Teams können Content schneller bearbeiten, veröffentlichen und so besonders effizient arbeiten. Und du kannst sicher sein, dass alle Visuals dem Corporate Design deines Unternehmens entsprechen und so deine Marke gezielt aufbauen.

Mit Frontify als DAM-System deiner Wahl kannst du einen Workflow aufbauen, der alle Beteiligten entlastet und dein Marketing voranbringt. Schluss mit langem Suchen nach überholtem Material, her mit einem Ökosystem, das die nötige Zusammenarbeit möglich macht. Mithilfe des Tools kannst du Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um deinen Asset Lifecycle weiter zu verlängern.

Wenn du also das nächste Mal auf deine letzte Kampagne blickst, siehst du neben Visuals und Copys im Brand-Stil auch eine bessere Performance. Und zwar auch, wenn mehrere Leute in recht wenig Zeit daran gearbeitet haben.