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HR Management Software

Human Resource (HR) Management Systeme sind Softwaresysteme, die (fast) alle Funktionen im HR-Bereich abdecken können und damit an gleich mehreren Stellen im Personalmanagement Unterstützung bieten. HR Management Software ist in der Regel modulartig aufgebaut und dient dazu, alle Personalinformationen an einer Stelle zu bündeln. Unternehmen nutzen die Software also, um Funktionen, wie Recruiting, Performance-Messung und -Evaliierung oder auch Mitarbeiterschulungen innerhalb eines zentralen Systems zu verwalten.

Die meisten HR Management Systeme können aufgrund ihres Aufbaus an die Bedürfnisse einer Organisation angepasst und entweder als vollständig integrierte Suite oder als einzelne Module erworben werden. Demnach umfassen die gelisteten Systeme immer eine Kombination mehrerer Funktionen aus verschiedenen Bereichen, wie Recruiting, Talent Management, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungen u.v.a.m., wobei jedes Unternehmen selbst entscheidet, welche der Funktionen es letztendlich nutzen möchte.

Personio

Mit Personio, 2015 in München gegründet, lassen sich eigenen Angaben zufolge zeitraubende HR-Prozesse digitalisieren und vereinfachen, um mehr Zeit für strategische Themen wie Talententwicklung oder Employer Branding zu haben. Im Moment soll die Lösung von rund 2.500 Kund*innen genutzt werden. Personio stellt folgende Funktionen zur Verfügung: rekrutieren, verwalten, bezahlen, entwickeln, Personaldaten und Workflows. Im Angebot sind eine Essential-, Professional. und Enterprise-Version - die Preise variieren je nach Anzahl der Mitarbeiter'innen und je nach Abrechnungsart.

BambooHR

Bamboo HR ist eine HR Software-Lösung aus den USA, mit der sich Personendaten analysieren, Talente einstellen, neue Mitarbeiter*innen onboarden und die eigene Unternehmenskultur stärken lassen. Darüber hinaus bietet das Tool die Möglichkeit, Zeit zu erfassen, eine Payroll und eine Time-Off Management Option. Die Preise für die Nutzung variieren je nach Anzahl der Mitarbeiter*innen und ausgewählten Features.

HRworks

HRworks ist eine HR-Software, die eigenen Angaben zufolge Personaler*innen und Mitarbeiter*innen von Stress, unnötiger Arbeit und ineffizienten Workflows befreit. Funktionen, die das Tool bietet, sind u.a. Personalverwaltung, Reisemanagement und Zeitwirtschaft. Im Moment sollen über 1.600 Unternehmen auf HRworks vertrauen. Genutzt werden kann die Software nach einem kostenlosen Test vollumfänglich für 6 Euro pro Monat/Benutzer*in (ohne Einschränkungen und ohne Mndestlaufzeit).

rexx systems

rexx systems ist eine Software für Talent- und Personalmanagement, auf die aktuell rund 2.000 Kund*innen vertrauen sollen. Die angebotene rexx Suite, eine sogenannte All-in-One Lösung, kombiniert Bewerbermanagement (Recruiting), Human Resources und Talent Management - und bietet so ein Gesamtpaket, um alle HR-Maßnahmen zu vereinfachen. Add-Ons, die das Tool bietet, sind u.a. eine Stellenbörse (finest jobs) und verschiedene Anbindungsmöglichkeiten an externe Systeme. Die Preise für Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeiter*innen können online eingesehen werden. Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter*innen können über die Website ein individuelles Angebot anfordern.

Zoho People

Zoho People bezeichnet sich selbst als 360-Grad-HR-Lösung, die für zufriedenere Mitarbeiter*innen entwickelt wurde. Mit der Lösung lassen sich u.a. Arbeitszeit und Abwesenheiten erfassen, Mitarbeiterdaten zentralisieren und sichern, Leistungsbewertungen vereinfachen und HR-Aufgaben automatisieren. Außerhalb von Zoho People genutzte Apps lassen sich darüber hinaus einfach integrieren. Die Lösung kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden - im Anschluss können sich Nutzer*innen für verschiedene Preispakete (von Essential bis People Plus) entscheiden.

HRlab

HRlab bietet modernes Mitarbeit*innen-Management für die unternehmenseigenen HR-Prozesse. Eigenen Angaben zufolge gewährleistet die Lösung dabei eine agile und übersichtliche Administration aller Daten und Prozesse der HR. Als Besonderheiten der Lösung nennt das Unternehmen das übersichtliche Design, ein umfassendes Task Management für automatisierte Arbeits- und Genehmigungsprozesse sowie intelligente und anpassbare Nutzerrollen für eine flexible Personalarbeit. HRlab kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden, dann beginnen die Preise bei 4 Euro pro Monat/Nutzer*in.

Umantis

Die Talent Management Software von Haufe ist eine Lösung für alle relevanten Talent Management Prozesse - von der Suche nach Talenten mithilfe des Talent Relationship Management Tools, über das Bewerbermanagement und Onboarding bis hin zu Zielvereinbarung, Personalentwicklung und Nachfolgeplanung. Vorteile, die die Software eigenen Angaben zufolge bietet, sind u.a. das digitale Abbilden aller Prozesse, maßgeschneidertes Hosting und DSGVO-Konformität sowie die Tatsache, dass alle Prozesse in einer einzigen Lösung vereint sind. Im Moment sollen über 1.000 Kund*innen darauf vertrauen. Ein Angebot kann online angefragt werden.

Sage HR Suite (zuvor Cake HR)

Sage HR, eine All-in-One HR-Lösung für Unternehmen, ermöglicht es Nutzer*innen, alles rund um das Thema Personalmanagement auf nur einer Plattform auszuführen - von der Abrechnung über Recruiting und Personalentwicklung bis hin zu Mitarbeitergesprächen. Vorteile, die das Tool nennt, sind u.a. eine hohe Investitionssicherheit, mehr Flexibilität durch kürzere oder längere Laufzeiten, umfassende Trainings (darunter z.B. ein E-Learning Paket mit 24/7 Zugriff) und weitere Extras/Services. Der Preis für die Nutzung variiert je nach individueller Anforderung.

Workday HCM

Workday HCM ist eine umfassende, cloudbasierte Human Capital Management-Lösung, die u.a. Organisations- und Geschäftsprozessmanagement, Mitarbeiter- und Manager-Selfservice sowie Reportings und Analysen ermöglicht. 2020 wurde sie als „Leader“ im „Gartner Magic Quadrant for Cloud HCM Suites“ ausgezeichnet. Neben einem flexiblen Rahmenkonzept, mit der sich die eigene Belegschaft nach unterschiedlichen Kriterien organisieren lässt, bietet Workday HCM u.a. ein Business Process Framework, die Möglichkeit, globale Belegschaften zu managen und eine stärkere Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter*innen (z.B. durch mobile Anwendungen).

Evalea

Evalea ist eine Komplettlösung für Personalverwaltung "aus der Praxis für die Praxis", die verschiedene Module bereithält, u.a. Mitarbeitergespräche, Kompetenz- und Seminarmanagement sowie E-Learning und Evaluation. Die Lösung ist wissenschaftlich fundiert, sprich: ihr Ansatz beruht auf den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen im Bereich der Personalentwicklung. Darüber hinaus kann sie flexibel angepasst, als Komplettlösung oder eben in einzelnen Software-Modulen genutzt werden.

Aconso

Aconso, 2001 gegründet, bietet Softwarelösungen für HR, darunter beispielsweise die "Digitale Personalakte", mit der sich Personaldaten und -dokumente elektronisch verwalten lassen, und die automatisierte "Dokumentenerzeugung" von Arbeitsverträgen oder Bescheinigungen. Darüber hinaus setzt die Unternehmensgruppe die interne Korrespondenz sowie Personaldatenerfassung inklusive Scanning und Logistik um und bietet Kund*innen damit einen Rundum-Service aus einer Hand. Im Moment sollen über 3,6 Mio. Nutzer*innen auf die Münchner "People-based" HR-Lösung vertrauen.

Kiwi HR

Kiwi HR ist eine HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen, die einfache Lösungen für alltägliche Personalprozesse bietet. Im Angebot sind u.a. eine digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Unternehmens Wiki, Onboarding, HR-Berichte und eine vorbereitete Lohnbuchhaltung. Kiwi HR kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden, im Anschluss richten sich die Preise nach Anzahl der Mitarbeiter*innen (ab 2,5 Euro pro Monat/Mitarbeiter*in bei der Starter-Version).

Web HR

Web HR ist eine cloudbasierte Social HR-Software aus Kalifornien, die aktuell von rund 25.000 Unternehmen in 198 Ländern genutzt werden soll und in 30 Sprachen verfügbar ist. Module, die das Tool bietet, sind u.a. ein Kalender, Background Check, Trainings, Umfragen, Recruiting und Onboarding. Dabei bedient sich das Tool auch von KI. Der Preis für die Nutzung richtet sich nach Anzahl der Mitarbeiter*innen und Abrechnungsart.

ADP Vantage HCM

ADP Vantage HCM bezeichnet sich selbst als All-in-One, open-architecture Lösung für große, multinationale Unternehmen mit Sitz in den USA. Ihr Fokus: Human Capital Management (HCM) - von Talent über Payroll und Zeit/Anwesenheit bis hin zu Benefits für Mitarbeiter*innen. Darüber hinaus verfügt die Lösung über eine sogenannte ADP® DataCloud, die Nutzer*innen ein Set von Datenanalyse-Tools und damit Insights bietet. Der Zugang zu ADP Vantage HCM ist jederzeit und von überall aus via App möglich.

Milch & Zucker

Milch & Zucker unterstützt Unternehmen seit 1998 bei der Ansprache, Auswahl und Bindung neuer Mitarbeiter*innen mithilfe der passenden Strategie, Recruiting-Software (z.B. Bewerbermanagement-Software und Multiposting) und maßgeschneiderter Kommunikation, sprich HR-Marketing (z.B. Karrierewebseiten und Anzeigenmanagement). Produkte, die die unternehmenseigene BeeSite-Suite bereithält, sind u.a. die Recruiting Edition, das Global JobBoard, die Community und BetterAds. Genutzt werden kann die Lösung "Made in Germany" inkl. Tools und Module automatisiert oder individuell, vollumfänglich oder als Einzelbaustein.

Sage People

Sage People, ein Angebot der Sage GmbH, ermöglicht flexibles Cloud-Personalanagement. sprich: das Führen, Managen und Motivieren eigener Mitarbeiter*innen. Im Moment sollen über 400.000 Nutzer*innen in mehr als 150 Ländern darauf vertrauen. Was das Tool u.a. bietet: eine sofortige Personaltransparenz, eine intuitive Benutzererfahrung über den ganzen Mitarbeiterzyklus hinweg und die Einhaltung unternehmenseigener globaler sowie lokaler Vorschriften. Über die Website kann eine kostenlose Demo angefordert sowie ein kostenloses Infopaket heruntergeladen werden.

Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce bezeichnet sich selbst als umfassende globale HCM Cloud Software-Plattform zur Steuerung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Sie fasst HR, eine kontinuierliche Entgeltabrechnung, Benefits, Workforce Management und Talent Management in einer einzigen Anwendung zusammen. Darüber hinaus bietet sie praktische Einblicke in wichtige Kennzahlen und die Möglichkeit, jederzeit und überall via App darauf zuzugreifen. Über die Website kann eine Demo gebucht werden.

UKG Pro (zuvor Ultimate Software UltiPro)

UKG Pro, 1977 gegründet und zuvor unter dem Namen Ultimate Software UltiPro bekannt, bezeichnet sich selbst als leistungsstarke, globale HCM-Lösung, mit der sich u.a. Gehaltsabrechnungen erstellen, Talente einstellen, Dienstleistungen bereitstellen und generell - HR-Prozesse vereinfachen lassen. Support bietet das Tool besonders in den Bereichen Recruiting, Onboarding, File Management, Learning und z.B. Payroll & Tax. UKG an sich (= Ultimate Kronos Group) wurde 2020 im "Gartner Magic Quadrant for Cloud HCM Suites for 1,000+ Employee Enterprises" als "Leader" ausgezeichnet.
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HR Management Software

HR Management Software: In unserem Vergleich gibt’s die besten HR Management Tools - hier erhältst Du weitere nützliche Infos

Das HR-Management, ausgeschrieben Human-Ressource-Management und zu Deutsch „Personal-Management“ oder auch „Personalwesen“, befasst sich an der Basis mit der optimalen Organisation der Ressource Arbeitskraft. Kernziel ist es, die allgemeine Arbeitseffizienz sowie nicht zuletzt die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter*innen zu steigern. HR Management Software unterstützt Personaler*innen bei ihrer Arbeit, insbesondere indem sie eine zentrale Stelle bildet, an der sämtliche für die Koordination relevanten Daten und ebenfalls spezifische Kommunikation zusammenlaufen. Letztendlich trägt sie idealerweise stark dazu bei, Prozesse im Personal-Management zu vereinfachen sowie anderweitig zu optimieren und sorgt für mehr Transparenz sowie motiviertere Mitarbeiter.

Das macht eine gute HR Management Software grundsätzlich aus:

  • Sie ermöglicht die Speicherung von Mitarbeiterinformationen und Dokumenten in einer zentralen Datenbank.
  • HR Management Software lässt individuelle Mitarbeiter*innen-Profile mit speziell für diese Personen wichtigen Datenfeldern anlegen.
  • Sie ermöglicht einfaches Exportieren und Importieren von Mitarbeiterdaten für Berichtszwecke.
  • Sie kann mit HR-Anwendungen von Drittanbietern, aus denen zusätzliche Informationen abgerufen werden, kombiniert werden – zum Beispiel einer Applicant Tracking Software.

Warum ist der Einsatz einer HR Management Software heute in vielen Unternehmenskontexten so wichtig?

Dem Personal-Management wird zunehmend strategische Relevanz zuteil. Gerade größere Betriebe mit vielfältigen Abteilungen und demzufolge unterschiedlichsten Personal-Pools können diese kaum effizient ohne eine HR Management Software ausrichten. Aber auch in kleineren Unternehmen sind entsprechende Programme mehr als hilfreich. Denn hier ist der Beitrag des Personal-Managements zur Wertschöpfung ohne technische Unterstützung ebenfalls nur schwer nachvollziehbar. Es mangelt häufig an de facto überaus wichtigen Daten und einer zweckdienlichen Verfahrensweise mit diesen. Ohne Informationen und konkrete damit verbundene Workflows erfolgen Effekte des HR-Managements eher nach dem Zufallsprinzip, anstatt wirklich zielgerichtet und sicher auf eine Optimierung hinzuarbeiten. HR Management Software kann zum einen helfen, entsprechende Fakten zu erhalten bzw. betreffendes Personal-Controlling durchzuführen. Zum anderen speichert sie derartige Informationen an einem zentralen Ort. Sie lässt alle betreffenden Stellen schnell auf diese zugreifen und bietet bestenfalls sämtliche nötigen Werkzeuge für eine im Sinne des Unternehmenskontexts maximal zweckdienliche Weiterverarbeitung. Der Beitrag des Personalwesens zur Wertschöpfung lässt sich erst durch eine HR Management Software wirklich hinreichend beziffern. Überdies steigt die Relevanz der Schaffung reibungsloser Arbeitsabläufen im stetig komplexer werdenden und schon jetzt mit enorm vielen Aufgaben bedachten Personal-Management zusehends – sei es in großen Konzernen oder mittelständischen Unternehmen. Unter anderem da HR Management Software viele elementare Prozesse automatisiert, kann sie immens dazu beitragen, eine solche Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Welche Arten von HR Management Software gibt es?

Grundsätzlich bietet der Markt drei Typen von HR Management Software:

  • All-in-one-Lösungen
  • Einzelbereichs-Software
  • Modulpakete – Best-of-Breed

Was die unterschiedlichen Arten ausmacht, liest Du im Folgenden.

All-in-one-Lösungen
HR Management Software als All-in-one-Lösung vereint praktisch sämtliche Funktionen bzw. technischen Tools, die im Personalwesen wichtig sind oder sein können, in einem Programm. Diejenigen, die sich für ein solches Komplettpaket entscheiden, sollten in aller Regel keine zusätzliche Personal-Software benötigen. Es sind keine Verbindungen zwischen unterschiedlichen Tools per Schnittstellen notwendig. Personaler*innen arbeiten innerhalb eines einheitlichen Interface mit aufeinander abgestimmten Prozessen. Sie müssen sich nicht in verschiedene Programme einarbeiten. Das sind eindeutige Vorteile. Nachteile bleiben aber nicht aus. Denn längst nicht alle (kleinen) Unternehmen benötigen einen derart großen Funktionsumfang. Personal-Manager können dadurch überfordert sein und im schlimmsten Fall ist eine - natürlich vergleichsweise teure - Komplettlösung rausgeschmissenes Geld.

Einzelbereichs-Software
Einzelbereichs-Software - auch Insellösungen genannt - eignet sich für Betriebe, die nur einen Teilbereich ihres Personal-Managements digital unterstützen möchten/müssen. Üblicherweise fokussieren entsprechende Tools das Recruiting oder die Personalverwaltung bzw. Teile daraus. Das spart Kosten. Falls jedoch später doch die Notwendigkeit eintritt, weitere Bereiche des Personal-Managements mit einer Software zu bedenken, kann es sein, dass die Insellösung nicht mit dem ins Auge gefassten weiteren Tool harmoniert. Weiterhin kann sich der Abgleich zwischen den Programmen als sehr aufwendig erweisen. Das sind selbstverständlich große Nachteile, weshalb reine Insel-Software heute kaum noch einen Markt hat. Der Trend geht in Richtung Komplett- oder Modullösungen. Letztere lassen Anwender ein Paket schnüren, das genau auf die eigenen Anforderungen abgestimmt ist.

Modulpakete – Best-of-Breed
Der Best-of-Breed-Software-Ansatz strebt eine Kombination der jeweils besten Tools für die zu erledigenden Aufgaben an. Er ist damit kein Kompromiss aus Komplett- und Insellösung, sondern stellt eher den Optimalfall dar. Heute berücksichtigen bereits viele HR Management Tools diesen Grundgedanken und bieten unterschiedlichste Schnittstellen. So ist es möglich, verschiedene Module zu einer individuellen und perfekt passenden Lösung zu gliedern. Bei Bedarf werden später fehlende Module relativ einfach hinzugefügt. Entsprechende Software ist unter anderem ideal für Start-ups, die erst nur einen Teil des Personal-Managements digitalisieren müssen, bei denen auf absehbare Zeit aber weitere Tools erforderlich sein werden. Typischerweise erfolgt bei einer Best-of-Breed-Lösung ein Zusammenschluss von zwei oder mehr der folgenden Software-Module:

  • Personalbedarfsplanungs-Software
  • Personaladministrations-Software
  • Talent-Management-Software
  • Employer-Self-Service-Software
  • Zeiterfassungs-Software
  • Bewerbungs-Management-Software

Was kann HR Management Software im Einzelnen?

HR Management Software bringt immer verschiedenste Funktionalitäten mit. Diese unterstützen Benutzer mitunter in jedem Aufgabengebiet des Personalwesens, zumindest aber in Teilbereichen. Wenn Du noch keine Erfahrungen mit derartigen Software-Lösungen hast, ist es angesichts der enormen Bandbreite an Potenzialen schwierig, einen Überblick zu erhalten. Dabei möchten wir Dich an dieser Stelle ein Stück weit unterstützen. Selbstverständlich würde es hier den Rahmen sprengen, wirklich alle Möglichkeiten, die HR Management Software bietet, im Detail aufzuführen. Die zentralen Funktionen möchten wir jedoch zusammenfassen. Am einfachsten lassen sich diese tatsächlich anhand eines typischen Unternehmens-Lebenszyklus von Mitarbeiter*innen gliedern, der sich – vereinfacht - wie folgt gestaltet:

  1. Bewerbung, Einstellung und Onboarding
  2. Arbeitsorganisation, Vergütung und Monitoring
  3. Weiterentwicklung und Motivation

Daraus ergeben sich die folgenden drei Funktionsschwerpunkte von HR Management Software:

  • Bewerbungs-Management
  • Personalverwaltung
  • Talent-Management

Bewerbungs-Management
Das Bewerbungs-Management ist tatsächlich ein oftmals sehr wichtiger Teil von HR Management Software bzw. besitzt viel Potenzial zur digitalen Optimierung. Entsprechende Lösungen helfen bei der Personalbedarfsplanung, dem Erstellen sowie Schalten von Stellenanzeigen, der Sammlung, Einstufung und Verwaltung von Bewerbungen, der Kommunikation mit den Bewerbern*innen sowie unternehmensintern unter den betreffenden Abteilungen und auch der Planung von Vorstellungsgesprächen. Weiterhin sorgen die Programme mit ihren Datensammlungen, Workflows und daraus idealerweise resultierenden reibungslosen Abläufen dafür, dass die potenziellen Mitarbeiter*innen sich gleich von Anfang an bestens aufgehoben fühlen. Bei richtigem Einsatz zutreffender Informationen kennen Abteilungen ihre neuen Mitarbeiter*innen prompt sehr gut – sowohl auf Kompetenzebene als auch persönlich. Das macht das Onboarding überaus effizient und steigert die Wahrscheinlichkeit einer Bindung der neuen Kollegen*innen immens.

Personalverwaltung
HR Management Software hilft im Bereich der Personalverwaltung vor allem bei administrativen Aufgaben, wie bei der Lohnbuchhaltung sowie der Zeit- bzw. An- und Abwesenheitserfassung und der Organisation von Urlaubstagen. Weiterhin fällt die Analyse und Aufbereitung von Daten, die Erkenntnisse zur Arbeitseffizienz liefern, in den Funktionsumfang von HR Management Software. Ein solches Tool ermöglicht es, viele dieser typischen Aufgaben zu automatisieren und generell zu vereinfachen.

Talent-Management
Die Automatisierung und Vereinfachung vieler Prozesse des Bewerbungs-Managements und der Personalverwaltung führen bereits dazu, dass Personalabteilungen Zeit erhalten, die sie nutzen können, um Mitarbeiter*innen ganzheitlicher und sehr gezielt zu betreuen. Das kann in Form von regelmäßigen Personalgesprächen, größeren Meetings zum Stand der Dinge, Motivations-Events und Weiterbildungen erfolgen. Tatsächlich bietet HR Management Software mitunter aber auch spezifische Tools, die eine Organisation entsprechender Maßnahmen vereinfachen. Weiterhin lassen sich unter anderem über die im fortwährenden Monitoring erhaltenen Daten wichtige Entwicklungen unter den Mitarbeitern*innen feststellen, Potenziale erkennen und diese gezielt fördern oder im Negativfall abwenden. Somit erreichen die wirklich passenden Aktionen auch immer die richtigen Kollegen*innen. Das suggeriert ein rundum gutes Verständnis des Unternehmens gegenüber seinen Arbeitskräften. Erkennen Mitarbeiter*innen dies, steigen die Arbeitsmotivation und nicht zuletzt die Identifikation mit dem Betrieb. Beides wird ebenfalls durch die Möglichkeit zahlreicher HR Management Tools gestützt, Kollegen*innen das System selbst aktiv mitgestalten zu lassen. Jene können dann nicht nur einen Einblick in die dortigen Vorgänge erhalten, sondern auch direkt eingreifen. Sie haben Gelegenheit, ihre Daten einzusehen, zu ändern und manchmal sogar Weiterbildungen bzw. ähnliche Bedarfe eigenständig anzumelden sowie ihre Urlaubsorganisation, Fehltage etc. transparent zu prüfen. Eine solche Offenheit trägt in aller Regel erheblich zu einem positiven Betriebsklima bei.