Video Conferencing Software & Tools im Vergleich

Videokonferenz Software: Anbieter:innen, Tools, Trends und Herausforderungen

Videokonferenz Softwares haben den Arbeitsalltag vereinfacht. Die Teilnahme an Audio-Meetings, Video-Meetings oder Online-Seminaren bietet Einsparpotenziale und überwinden geografische Barrieren – einfach und schnell.

Das sind beliebte Videokonferenz Softwares:

• Microsoft Teams

• Zoom

• Google Meet (zuvor Hangouts Meet)

• Slack

• Webex

• GoTo Meeting

• Wire

• Whereby

• TeamViewer

Aus diesem Grund nutzen Unternehmen Video Conferencing Softwares

Video Conferencing Softwares bieten vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. Dabei liegt der größte Vorteil in der vereinfachten Kommunikation mit Gesprächspartner:innen. Zunächst bieten wegfallende Vor-Ort-Termine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Diese wirken sich positiv auf die Bilanz aus. Zum anderen profitieren externe Mitarbeiter:innen von einer verbesserten Integration in interne Arbeitsabläufe des Unternehmens.

Die hohe Funktionalität von Video Conferencing Softwares bietet noch weitere Möglichkeiten. Flexible Arbeitszeitmodelle und das Arbeiten aus dem Homeoffice können nun ohne Weiteres umgesetzt werden. Sie werden im Geschäftsalltag immer öfter von Mitarbeiter:innen gefordert und sollten im Sinne der Arbeitnehmerzufriedenheit in Unternehmen integriert werden. Davon profitieren selbst die kleinsten Unternehmen, in eher ländlichen und abgelegenen Regionen Deutschlands.

Zudem verbinden Videokonferenz Anbieter:innen ihre Tools immer öfter mit den Funktionen von Online Webinar Anbieter:innen. So entstehen leistungsstarke Systeme, die das digitalisierte Arbeiten fördern und bereits heute auf ein höheres Level setzen. Andere Anbieter:innen spezialisieren sich auf eine bestimmte Zielgruppe. So werden Videokonferenz-Tools mit digitalen Lernmanagementsystemen von Schulen oder Universitäten verknüpft, um Lehrenden, Schülern und Studierenden neben der Dateifreigabe und dem Whiteboarding einen physischen Klassenraum zur Verfügung zu stellen. Während der Corona-Pandemie haben sich die Systeme bereits bewährt. Informiere Dich jetzt über die Hauptvorteile von Videokonferenz Softwares, alle Tools, zukünftige Trends und aktuelle Herausforderungen.

Hauptvorteile moderner Video Conferencing Tools

Die Top-Videokonferenz-Anbieter:innen bieten Nutzer:innen leistungsstarke Videokonferenz-Tools. Diese bieten Nutzer:innen fünf Hauptvorteile:

• Kostenreduktion: Online-Meetings sind weitaus günstiger als Ferngespräche oder Fernreisen und reduzieren die Kosten für die Beförderung, Unterbringung, Raummiete und Telekommunikation.

• Zeitersparnis: Geografische Barrieren waren gestern. Heute arbeitest Du losgelöst von Raum und Zeit und schaffst Dir obendrein freie Zeit für neue Projekte, da Wegezeiten zwischen den Meetings wegfallen.

• Flexibilität: Dank intelligenter Tools wird die Teamarbeit gefördert. Bildschirm- und Dateifreigaben bieten einen schnellen und sicheren Austausch von Dokumenten und anderen Arbeitsmitteln.

• Motivation: Hinter modern denkenden Unternehmen stecken häufig motiviert und effizient agierende Mitarbeiter:innen, die intelligente Arbeitsabläufe zu schätzen wissen. Das fördert die Loyalität und Einsatzbereitschaft gegenüber dem Arbeitgeber und senkt die Kosten im Recruiting neuer Mitarbeiter:innen.

• Umweltschutz & Nachhaltigkeit: Geschäftsreisen werden deutlich reduziert. Das verringert wiederum den CO2-Ausstoß in die Atmosphäre und verbessert das nachhaltige Wirtschaften im Sinne des Umweltschutzes – für eine lebenswerte Zukunft von Mensch, Tier und Natur.

Bekannte Unternehmen nutzen bereits heute Videokonferenz Softwares

Ob in der Politik, Wirtschaft, dem Gesundheitswesen oder dem deutschen Bildungssektor – Video Conferencing Tools durchdringen immer größere Bereiche des Lebens. Die vielseitig nutzbare Software ist bereits heute ein fester Bestandteil in den Arbeitsstrukturen von namhaften Unternehmen.

Dabei sind die Vorteile in der Nutzung für alle Branchen sichtbar. Aus diesem Grund kommt es nicht auf die Größe eines Unternehmens oder die Anzahl der Mitarbeiter:innen an, sondern auf den eigentlichen Nutzungszweck der Videokonferenz Software. Vom Ein-Personen-Betrieb, über mittelständische Unternehmen bis zum international agierenden Großkonzern finden sich immer neue Möglichkeiten in der Nutzung. Unternehmen mit Niederlassungen verteilt in Deutschland, Europa und der Welt profitieren von dem schnellen Austausch via Video-Call. Andere nutzen die Online-Kommunikation zum Austausch mit Ihren Kund:innen und zur gezielten Abstimmung von Projekten mit externen Dienstleistern.

Für den Videocall reichen in der Regel kostenlose Videokonferenzsysteme aus. Bereits seit Jahrzehnten stellt Skype die Video-Telefonie Kund:innen kostenlos zur Verfügung. Anwendende müssen sich lediglich mit einem Benutzernamen registrieren. Kostenlose Versionen bieten Tools in begrenzter Anzahl. Die Video-Telefonie, der Austausch von Dateien und die klassische Chat-Funktion sind dabei immer enthalten. Weitreichender Funktionen sind als kostenpflichtige Varianten verfügbar.

Die Funktionsweise von Videokonferenz Softwares

Videokonferenz Software ist ein beliebtes Online-Medium im Alltag von Unternehmen. Mitarbeiter:innen nutzen regelmäßig stattfindende Videokonferenzen für Besprechungen, unabhängig von ihrem jeweiligen Aufenthaltsort. Neben Besprechungen und Konferenzen unterstützt die Software jedoch auch den Arbeitsalltag. Abgesehen von der praktischen Funktion für Videoanrufe haben Software-Anbieter:innen ihr Angebot in den zurückliegenden Jahren mit weiteren Tools ausgestattet, die die Teamarbeit in Unternehmen fördern sollen.

Der Plan geht auf: Audioanrufe, der Austausch von Dokumenten, die Erstellung von Präsentationen, Chat-Funktionen sowie Aufzeichnungs- und Bildschirmfreigabetools kommen im Alltag immer häufiger zum Einsatz und runden das Angebot perfekt ab. Einige Videokonferenz-Anbieter:innen ermöglichen ihren Kund:innen bereits heute die Integrationen von Marketing-Automatisierungs- und CRM-Software. So stehen Geschäftsdaten während Konferenzen parat und ermöglichen eine optimale Folgekommunikation.

Unser Fazit: Die beliebten Tools der Video Conferencing-Softwareanbieter:innen fördern den schnellen Gedankenaustausch und die Zusammenarbeit im Team, auch wenn die primäre Videotelefonie-Funktion nicht zum Einsatz kommt. Sie vereinfachen den Tagesablauf für alle Beteiligten. Selbst im Kund:innenkontakt werden die Videokonferenz Softwares immer beliebter. Sie fördern den direkten Kund:innenkontakt und somit die langfristige Kund:innenbindung.

Die besten Videokonferenz Funktionen im Überblick

Video- und Audioanrufe

Einzel- oder Gruppenkonferenzgespräche in hervorragender Videoqualität bilden das Rückgrat von Video Conferencing Tools. In der Grundversion haben die Teilnehmer:innen die Wahl zwischen Audio- und Videocall.

Aufzeichnungen und Video-Mitschnitte

Anwendende von Videokonferenz Softwares können Video- oder Audiokonferenzen mit wenigen Klicks aufzeichnen. Audio-Aufzeichnungen und Video-Mitschnitte können anschließend heruntergeladen werden oder direkt auf anderen Plattformen geteilt werden. So können wichtige Gesprächsinhalte einem ausgewählten Publikum kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Gerade Seminar-Anbieter:innen nutzen diese Funktion häufig, um gezielt Kund:innen Einblicke in ihr Schulungsprogramm zu geben. Sie nutzen die Links zum Beispiel für ihre Social Media Kanäle.

Bildschirmfreigabe

Eine weitere praktische Funktion von Videokonferenzsystemen ist die Bildschirmfreigabe. Anstelle eines Webcam-Feeds können Konferenzteilnehmer:innen ihren Bildschirm für andere Gesprächsteilnehmer:innen während des Gesprächs freigeben.

Text-Chat

Einige Videokonferenz Softwares bieten einen Live-Text-Chat. Anwendende von Videokonferenzen können die Chat-Funktion neben oder anstelle von Audio verwenden. Manche Anbieter:innen ermöglichen die Speicherung des Chatprotokolls. Andere bieten Usern Peer-to-Peer- oder Peer-to-Group Text-Chats außerhalb von Videokonferenzen an.

Dokumentfreigabe

Dokumentfreigabefunktionen werden gelegentlich in eine Text-Chat-Funktion integriert, dies ist jedoch keine feste Regel. Einige Videokonferenzsysteme bieten eine einfache Dokumentenfreigabe ohne Textchat.

Zeitplanung

Einige Videokonferenz-Apps haben einen integrierten Kalender. Hier können Online-Meetings untereinander geplant und zeitlich abgestimmt werden. Andere Anbieter:innen ermöglichen die Integration von externen Planungs- oder Kalendersoftwareprogrammen.

Präsentationen

Während einige Videokonferenz-Tools das Hosting von Präsentationen über die Integration mit externer Präsentationssoftware ermöglichen, können andere Videokonferenz-Apps Präsentationen innerhalb des Programms erstellen, abspeichern und präsentieren.

Videokonferenz Softwares – ein Blick in die Zukunft

Die Digitalisierung gibt den Weg in die Zukunft vor und entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Damit Du die Vorteile der Digitalisierung nutzen kannst, musst Du Dein Unternehmen beziehungsweise Deinen Arbeitsplatz in einen digitalen Konferenzraum verwandeln. Integrierte Softwarelösungen ermöglichen eine leistungsstarke Funktionalität. Neueste Modelle ermöglichen selbst Anwendende ohne passende Videokonferenz-Tools die Teilnahme an Konferenzen – ein neuer Standard in der Videokonferenz und der Online-Kommunikation.

Aktuelle Herausforderungen in der Nutzung von Video Conferencing Tools

Ein häufiges Problem im Zusammenhang mit Videokonferenzen ist die Anrufqualität. Sie ist abhängig von der Internetgeschwindigkeit der Gesprächsteilnehmer:innen. Da sich der Breitbandausbau für das Netz der Zukunft in manchen Regionen derzeit noch im Aufbau befindet, kann sich die Anrufqualität von Anwendende zu Anwendende noch deutlich unterscheiden. Dies führt im Geschäftsalltag nicht selten zu Frustration aufgrund der verzögerten Kommunikation und schlechten Bildqualität.