Bewertung
2
7
Marktsegment
Kleinunternehmen
8
Mittelstand
8
Enterprise
6

Video Conferencing Software

Spätestens seit den Corona-Monaten, kennt fast jede*r Berufstätige verschiedenste Software-Produkte im Bereich “Videokonferenz”. Videokonferenz-Lösungen ermöglichen ein effizientes, flexibles zusammenarbeiten - ohne zur selben Zeit am selben Ort sein zu müssen. Technisch reichen eine Webcam und ein Headset. Damit lassen sich reise- und kostenintensive Meetings ersetzen - gerade im internationalen Umfeld. Aber auch national kann so wertvolle Arbeitszeit (zurück-)gewonnen werden. Integrierte Funktionen wie ein Chat, die Bildschirmfreigabe, die Aufzeichnung des Meetings oder auch einfach die Tatsache, Mimik und Gestik zu erleben, sorgen dafür, dass alle Beteiligten aktiv am Gespräch teilnehmen können und trotz räumlicher Distanz das Gefühl haben, am selben Konferenztisch zu sitzen.

Gut zu wissen: Einige Videokonferenz-Lösungen bieten eine Integration mit Marketing-Automation- und CRM-Software, um Videokonferenzen vorab um relevante Geschäftsdaten ergänzen und so auch die Folgekommunikation optimieren zu können. Auch im Falle außergewöhnlicher Umstände, z.B. in Krisenzeiten, können Videokonferenz-Lösungen dafür sorgen, dass der Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten werden kann und das Team weiterhin als Team funktioniert.

Unterschiede gibt es hier hauptsächlich beim Preis, beim Datenschutz, bei den Zusatzfunktionen, die Nutzer*innen zur Verfügung gestellt werden, und bei der maximalen Anzahl an Nutzer*innen, die an einer Konferenz teilnehmen können. Daneben natürlich in der generellen “User Experience”, die Nutzer*innen mit den Tools machen, siehe dazu auch unsere verschiedenen Reviews.

Microsoft Teams

Microsoft, aus Skype for Business hervorgegangener Slack-Konkurrent, startete 2017 und ist inzwischen in alle Unternehmensversionen der Office-365-Suite integriert. Auf der Plattform für kollaboratives Arbeiten können Besprechungen entweder als Termine für Mitglieder*innen eines „Kanals“ oder für frei gewählte Teilnehmer*innen erstellt werden, oder aber spontan aus einem Chat heraus. Innerhalb der Konferenzen können Teilnehmer*innen ihren Bildschirm freigeben, mit einem Whiteboard arbeiten oder Präsentationen halten und Dateien mit anderen Teilnehmer*innen teilen. Darüber hinaus bietet das Tool einen „Together mode“, der alle Call-Teilnehmer*innen wie Avatare in einer virtuellen Aula oder im Office mit Meerblick versammelt.

Zoom

Lockdown und Homeoffice-Boom haben dazu geführt, dass das Videoconferencing-Tool einen steilen Aufstieg verzeichnen konnte. Die Zahl der monatlichen Nutzer*innen sprang während der Pandemie zwischenzeitig von 10 auf über 200 Millionen. „Zoom Meetings“ bieten Videos in HD-Qualität und Funktionen für Chat, Dateiaustausch, Screen-Sharing sowie das Aufnehmen und Transkribieren von Konferenzen. Auf einem eigenen Marketplace werden Apps bereitgestellt, mit denen sich Zoom in beliebte Produktivitäts-Anwendungen wie Slack oder Microsoft Teams integrieren lässt. Nach Kritik wegen mangelhaftem Datenschutz und Sicherheitslücken haben die Amerikaner inzwischen nachgebessert und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt.

Google Meet (zuvor Hangouts Meet)

Die Videokonferenz-Lösung ist Teil der G Suite. Wie bei dem Office-Software-Angebot von Google Standard, gibt es auch bei Meet eine maximal reduzierte Benutzeroberfläche. Der Funktionsumfang beschränkt sich bei dieser Lösung auf zwei Komponenten – Videokonferenz und Bildschirmpräsentation. Meetings können entweder aus Google Calendar heraus geplant werden, oder indem man aus einer Videokonferenz heraus Nutzer*innen entweder per Mail einlädt oder ihnen die Daten zu Einwahl per Browser oder Telefon zukommen lässt. Für Systemadministrator*innen stellt Meet eine Reihe von Statistiken bereit.

Skype

Das Urgestein der IP-Telefonie ist seit 2003 am Markt, seit 2011 als Teil von Microsoft. Aktuell ermöglicht Skype „Gruppen-Videochats“ mit bis zu 50 Teilnehmer*innen. Dafür sind weder Software noch Registrierung zwingend erforderlich. Konferenzen lassen sich über einen im Web generierten Link aufsetzen. Die App-Version von Skype bietet jedoch einen erweiterten Funktionsumfang. Zu Chat, Aufnahme und Untertiteln kommen hier praktische Features hinzu wie die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu teilen oder ein Weichzeichner für den Hintergrund der Teilnehmer*innen. Der in Skype integrierte Translator soll laut Skype aktuell Unterhaltungen in elf Sprachen simultan übersetzen können und in Textform im Chat mehr als 60 Sprachen unterstützen.

Cisco Webex Meetings

Die Wurzeln von Webex reichen zurück ins Jahr 1995, heute wird die Videokonferenz-Lösung oftmals als Industrie-Standard gesehen und bietet einen entsprechenden Funktionsumfang – darunter Videos in HD, Bildschirmfreigabe und Konferenz-Mitschnitt. Meetings können aus Outlook, Office 365 und Google heraus angesetzt werden und in Plattformen wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack, Canvas oder Moodle eingebunden werden. Es gibt Gimmicks wie die Option, Konferenzen als Facebook-Live-Event zu streamen. Meetings können bis 40.000 Teilnehmer*innen haben. Außerdem bietet Cisco Hardware wie IP-Telefone oder Whiteboards an, die sich in sein Videokonferenzsystem einbinden lassen.

Slack

Slack bezeichnet sich selbst als die "zentrale Lösung für Zusammenarbeit". Damit sollen sich Nutzer*innen, Informationen und Tools so miteinander verbinden lassen, dass die Arbeit effizienter gestaltet werden kann. Integrierte Sprach- und Videoanrufe erleichtern die Zusammenarbeit, u.a. durch Bildschirmfreigabe und ortsunabhängiger Zusammenarbeit. Geeignet ist das Tool nach eigenen Angaben für "jedermann" - egal ob Supermarkt an der Ecke oder Fortune 100 Company. Im Moment nennt das Unternehmen mehr als 119.000 zahlende Kund*innen und über 12 Mio. täglich aktive Nutzer*innen in 150 Ländern. Für kleine Teams ist die Nutzung des Tools kostenlos, SMEs können Slack ab 6,25 Euro pro Nutzer*in/ Monat verwenden.

GoToMeeting

GoToMeeting ist eine Online-Meeting-, Desktop-Sharing- und Video-Conferencing-Software des im Jahre 2004 gegründeten US-Unternehmens LogMeIn. Mit GoToMeeting ist die Durchführung von Telefon-, Video- und mobilen Konferenzen möglich; Nutzer*innen können ihren Bildschirm übertragen sowie Meetings aufzeichnen und transkribieren lassen. Auch die technologische Anbindung an Konferenzräume ist möglich. GoToMeeting positioniert sich als einfache und schnelle Lösung, die egal auf welchem Gerät und Betriebssystem ohne Probleme funktionieren soll. Die Meeting-Organisator*innen müssen für die Nutzung der Software ein Abonnement abschließen, dessen Preis von der Maximalzahl der potenziellen Teilnehmer*innen abhängt.
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Video Konferenz Systeme: Anbieter*innen, Tools, Trends und Herausforderungen

Videokonferenzsysteme haben den Arbeitsalltag vereinfacht. Die Teilnahme an Audio-Meetings, Video-Meetings oder Online-Seminaren bietet Einsparpotenziale und überwinden geografische Barrieren – einfach und schnell.

Aus diesem Grund nutzen Unternehmen Videokonferenzsysteme

Videokonferenzsysteme bieten vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. Dabei liegt der größte Vorteil in der vereinfachten Kommunikation mit Gesprächspartner*innen. Zunächst bieten wegfallende Vor-Ort-Termine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Diese wirken sich positiv auf die Bilanz aus. Zum anderen profitieren externe Mitarbeiter*innen von einer verbesserten Integration in interne Arbeitsabläufe des Unternehmens.

Die hohe Funktionalität von Videokonferenzsystemen bietet noch weitere Möglichkeiten. Flexible Arbeitszeitmodelle und das Arbeiten aus dem Homeoffice können nun ohne weiteres umgesetzt werden. Sie werden im Geschäftsalltag immer öfters von Mitarbeiter*innen gefordert und sollten im Sinne der Arbeitnehmerzufriedenheit in Unternehmen integriert werden. Davon profitieren selbst die kleinsten Unternehmen, in eher ländlichen und abgelegenen Regionen Deutschlands.

Zudem verbinden Videokonferenz Anbieter*innen ihre Tools immer öfters mit den Funktionen von Online Webinar Anbieter*innen. So entstehen leistungsstarke Systeme, die das digitalisierte Arbeiten fördern und bereits heute auf ein höheres Level setzen. Andere Anbieter*innen spezialisieren sich auf eine bestimmte Zielgruppe. So werden Videokonferenz-Tools mit digitalen Lernmanagementsystemen von Schulen oder Universitäten verknüpft, um Lehrenden, Schülern und Studierenden neben der Dateifreigabe und dem Whiteboarding einen physischen Klassenraum zur Verfügung zu stellen. Während der Corona-Pandemie haben sich die Systeme bereits bewährt. Informiere Dich jetzt über die Hauptvorteile von Videokonferenzsystemen, alle Tools, zukünftige Trends und aktuelle Herausforderungen.

Hauptvorteile moderner Videokonferenzsysteme

Die Top-Videokonferenz-Anbieter*innen bieten Nutzer*innen leistungsstarke Videokonferenz-Tools. Diese bieten Nutzer*innen fünf Hauptvorteile:

  • Kostenreduktion: Online-Meetings sind weitaus günstiger als Ferngespräche oder Fernreisen und reduzieren die Kosten für die Beförderung, Unterbringung, Raummiete und Telekommunikation.

  • Zeitersparnis: Geografische Barrieren waren gestern. Heute arbeitest Du losgelöst von Raum und Zeit und schaffst Dir obendrein freie Zeit für neue Projekte, da Wegezeiten zwischen den Meetings wegfallen.

  • Flexibilität: Dank intelligenter Tools wird die Teamarbeit gefördert. Bildschirm- und Dateifreigaben bieten einen schnellen und sicheren Austausch von Dokumenten und anderen Arbeitsmitteln.

  • Motivation: Hinter modern denkenden Unternehmen stecken häufig motiviert und effizient agierende Mitarbeiter*innen, die intelligente Arbeitsabläufe zu schätzen wissen. Das fördert die Loyalität und Einsatzbereitschaft gegenüber dem Arbeitgeber und senkt die Kosten im Recruiting neuer Mitarbeiter*innen.

  • Umweltschutz & Nachhaltigkeit: Geschäftsreisen werden deutlich reduziert. Das verringert wiederum den CO2-Ausstoß in die Atmosphäre und verbessert das nachhaltige Wirtschaften im Sinne des Umweltschutzes – für eine lebenswerte Zukunft von Mensch, Tier und Natur.

Bekannte Unternehmen nutzen bereits heute Videokonferenzsysteme

Ob in der Politik, Wirtschaft, dem Gesundheitswesen oder dem deutschen Bildungssektor – Videokonferenzsysteme durchdringen immer größere Bereiche des Lebens. Die vielseitig nutzbare Software ist bereits heute ein fester Bestandteil in den Arbeitsstrukturen von namhaften Unternehmen.

Dabei sind die Vorteile in der Nutzung für alle Branchen sichtbar. Aus diesem Grund kommt es nicht auf die Größe eines Unternehmens oder die Anzahl der Mitarbeiter*innen an, sondern auf den eigentlichen Nutzungszweck des Systems. Vom Ein-Personen-Betrieb, über mittelständische Unternehmen bis zum international agierenden Großkonzern finden sich immer neue Möglichkeiten in der Nutzung. Unternehmen mit Niederlassungen verteilt in Deutschland, Europa und der Welt profitieren von dem schnellen Austausch via Video-Call. Andere nutzen die Online-Kommunikation zum Austausch mit Ihren Kund*innen und zur gezielten Abstimmung von Projekten mit externen Dienstleistern.

Für den Videocall reichen in der Regel kostenlose Videokonferenzsysteme aus. Bereits seit Jahrzehnten stellt Skype die Video-Telefonie Kund*innen kostenlos zur Verfügung. Anwendende müssen sich lediglich mit einem Benutzernamen registrieren. Kostenlose Versionen bieten Tools in begrenzter Anzahl. Die Video-Telefonie, der Austausch von Dateien und die klassische Chat Funktion sind dabei immer enthalten. Weitreichender Funktionen sind als kostenpflichtige Varianten verfügbar.

Die Funktionsweise von Videokonferenzsystemen

Videokonferenzsoftware ist ein beliebtes Online-Medium im Alltag von Unternehmen. Mitarbeiter*innen nutzen regelmäßig stattfindende Videokonferenzen für Besprechungen, unabhängig von ihrem jeweiligen Aufenthaltsort. Neben Besprechungen und Konferenzen unterstützt die Software jedoch auch den Arbeitsalltag. Abgesehen von der praktischen Funktion für Videoanrufe haben Software-Anbieter*innen ihr Angebot in den zurückliegenden Jahren mit weiteren Tools ausgestattet, die die Teamarbeit in Unternehmen fördern sollen.

Der Plan geht auf: Audioanrufe, der Austausch von Dokumenten, die Erstellung von Präsentationen, Chat-Funktionen sowie Aufzeichnungs- und Bildschirmfreigabetools kommen im Alltag immer häufiger zum Einsatz und runden das Angebot perfekt ab. Einige Videokonferenz-Anbieter*innen ermöglichen ihren Kund*innen bereits heute die Integrationen von Marketing-Automatisierungs- und CRM-Software. So stehen Geschäftsdaten während Konferenzen parat und ermöglichen eine optimale Folgekommunikation.

Unser Fazit: Die beliebten Tools der Softwareanbieter*innen fördern den schnellen Gedankenaustausch und die Zusammenarbeit im Team, auch wenn die primäre Videotelefonie-Funktion nicht zum Einsatz kommt. Sie vereinfachen den Tagesablauf für alle Beteiligten. Selbst im Kund*innenkontakt werden die Videokonferenzsysteme immer beliebter. Sie fördern den direkten Kund*innenkontakt und somit die langfristige Kund*innenbindung.

Die besten Videokonferenz Funktionen im Überblick

Video- und Audioanrufe

Einzel- oder Gruppenkonferenzgespräche in hervorragender Videoqualität bilden das Rückgrat von Videokonferenzsystemen. In der Grundversion haben die Teilnehmer*innen die Wahl zwischen Audio- und Videocall.

Aufzeichnungen und Video-Mitschnitte

Anwendende von Videokonferenzsystemen können Video- oder Audiokonferenzen mit wenigen Klicks aufzeichnen. Audio-Aufzeichnungen und Video-Mitschnitte können anschließend heruntergeladen werden oder direkt auf anderen Plattformen geteilt werden. So können wichtige Gesprächsinhalte einem ausgewählten Publikum kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Gerade Seminar-Anbieter*innen nutzen diese Funktion häufig, um gezielt Kund*innen Einblicke in ihr Schulungsprogramm zu geben. Sie nutzen die Links zum Beispiel für ihre Social Media Kanäle.

Bildschirmfreigabe

Eine weitere praktische Funktion von Videokonferenzsystemen ist die Bildschirmfreigabe. Anstelle eines Webcam-Feeds können Konferenzteilnehmer*innen ihren Bildschirm für andere Gesprächsteilnehmer*innen während des Gesprächs freigeben.

Text-Chat

Einige Videokonferenzsysteme bieten einen Live-Text-Chat. Anwendende von Videokonferenzen können die Chat-Funktion neben oder anstelle von Audio verwenden. Manche Anbieter*innen ermöglichen die Speicherung des Chatprotokolls. Andere bieten Usern Peer-to-Peer- oder Peer-to-Group-Text-Chats außerhalb von Videokonferenzen an.

Dokumentfreigabe

Dokumentfreigabefunktionen werden gelegentlich in eine Text-Chat-Funktion integriert, dies ist jedoch keine feste Regel. Einige Videokonferenzsysteme bieten eine einfache Dokumentenfreigabe ohne Textchat.

Zeitplanung

Einige Videokonferenz-Apps haben einen integrierten Kalender. Hier können Online-Meetings untereinander geplant und zeitlich abgestimmt werden. Andere Anbieter*innen ermöglichen die Integration von externen Planungs- oder Kalendersoftwareprogrammen.

Präsentationen

Während einige Videokonferenz-Tools das Hosting von Präsentationen über die Integration mit externer Präsentationssoftware ermöglichen, können andere Videokonferenz-Apps Präsentationen innerhalb des Programms erstellen, abspeichern und präsentieren.

Videokonferenzsysteme – ein Blick in die Zukunft

Die Digitalisierung gibt den Weg in die Zukunft vor und entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Damit Du die Vorteile der Digitalisierung nutzen kannst, musst Du Dein Unternehmen beziehungsweise Deinen Arbeitsplatz in einen digitalen Konferenzraum verwandeln. Integrierte Softwarelösungen ermöglichen eine leistungsstarke Funktionalität. Neueste Modelle ermöglichen selbst Anwendende ohne passende Videokonferenz-Tools die Teilnahme an Konferenzen – ein neuer Standard in der Videokonferenz und der Online-Kommunikation.

Aktuelle Herausforderungen in der Nutzung von Videokonferenzsystemen

Ein häufiges Problem im Zusammenhang mit Videokonferenzen ist die Anrufqualität. Sie ist abhängig von der Internetgeschwindigkeit der Gesprächsteilnehmer*innen. Da sich der Breitbandausbau für das Netz der Zukunft in manchen Regionen derzeit noch im Aufbau befindet, kann sich die Anrufqualität von Anwendende zu Anwendende noch deutlich unterscheiden. Dies führt im Geschäftsalltag nicht selten zu Frustration aufgrund der verzögerten Kommunikation und schlechten Bildqualität.