Die besten Workflow-Management-Systeme im Vergleich

Was ist Asana?

Mit Asana sollen ortsunabhängige Teams Projekte organisieren, auf neue Prioritäten reagieren und ihre Arbeit effizienter erledigen können. Entstanden ist die Software aus einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des früheren Ingenieurs Justin Rosenstein. Ursprünglich sollte Asana lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter*innen steigern, gehört inzwischen aber wohl zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement. Genutzt werden kann sie in verschiedenen Versionen - Basic (kostenlos für Teams bis zu 15 Personen), Premium, Business und Enterprise (ab 10,99 Euro im Monat). Weltweit soll die Software nach eigenen Angaben aktuell von "mehr als 82.000 Unternehmen" genutzt werden.

Wie funktioniert Asana?

Asana ist ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, das es erleichtert, in kleinen und großen Teams zu kollaborieren. Dafür werden Teams angelegt, in denen Projekte und Aufgaben festgehalten und kommentiert werden. Asana verfügt hierfür über zahlreiche Ansichtsmodi und Funktionen zur Anreicherung der Projekte und Aufgaben. Außerdem können mit Asana praktische Automationen erstellen.

Wo wird Asana gehostet?

Asana speichert seine Daten in weltweit verteilten Rechenzentren. Für Enterprise-Kunden besteht die Möglichkeit die Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main speichern zu lassen.

Ist Asana sicher?

Asana ist ein seriöser Softwareanbieter mit Sitz in den USA. Das Unternehmen hält sich nach eigenen Angaben weltweit an Datenschutzgesetze und Sicherheitsstandards.

Was ist Jira?

Jira, von Atlassian entwickelt, bezeichnet sich selbst als "leistungsstarkes Tool für das Aufgabenmanagement", das sich für verschiedenste Anwendungsfälle eignet - vom Anforderungs- und Testmanagement bis hin zur agilen Softwareentwicklung. Mithilfe von Jira können Teams ihre Aufgaben planen, zuweisen, verfolgen, verwalten und Berichte dazu erstellen. Im Fokus stehen drei Produkte: Jira Software, Jira Service Desk und Jira Core. Für bis zu 10 Benutzer:innen gibt es eine kostenlose Version des Projekt- und Produktmanagement Tools. Ab 10 Benutzer:innen stellt das Tool $7 pro Nutzer:in/Monat in Rechnung.

Was ist Trello?

Trello bezeichnet sich selbst als "unkompliziertes, flexibles und visuelles Gratis-Tool", mit dem sich Projekte verwalten und organisieren lassen. Verfügbar sind eine Free, eine Business Class, eine Enterprise und eine Gold Version (ab 9,99 $). Was die Software, die übrigens zu Atlassian gehört und auf Kanban basiert, bietet: die Möglichkeit, mit jedem beliebigen Team zusammenzuarbeiten, alle Informationen an einem Ort zu sammeln und einen Roboter, einen sogenannten "Butler", einzusetzen. Geeignet soll Trello dank Flexibilität und Funktionen für jede Art von Team sein.

Für wen eignet sich Trello?

Trello eignet sich für Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams, die ihre Projekte und Aufgaben festhalten und gemeinsam kollaborieren möchten. Häufig wird die Projektmanagementsoftware auch zur Ideensammlung genutzt.

Wo speichert Trello Daten?

Trello speichert Daten auf amerikanischen Servern und hält dabei nach eigenen Angaben alle Datenschutzgesetze und Sicherheitsstandards ein. Deshalb verschlüsselt Trello beispielsweise Daten bei der Übertragung und Speicherung.

Was ist Überblick?

Überblick ist eine Lösung für Mitarbeiterkommunikation & Aufgabenmanagement und wurde speziell entwickelt, um Kolleg*innen im Büro mit Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz zu verbinden. Mit Überblick können Aufgaben z.B. per App (Android&iOS) versendet, angenommen, besprochen und erledigt werden oder Informationen am virtuellen schwarzen Brett geteilt werden, auf Wunsch mit Bestätigung. Um die Arbeit mit Überblick weiter zu erleichtern können Nutzer*innen auch Standardaufgaben als Vorlagen oder automatisch wiederkehrende Aufgaben im System hinterlegen. Darüber hinaus bietet die Lösung einen Wissensbereich für Handbücher und einen DSGVO-konformen Chat. Auf der Website wird in einem kurzen Video durch die Lösung geführt.

Was ist awork?

awork kann am besten als das Orga-Tool für die "glückliche Zusammenarbeit" umschrieben werden. Das Tool - made in Hamburg - bietet eigenen Angaben zufolge alles, was man braucht, um Team und Projekte zu organisieren.

awork kombiniert die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender, um die Teamauslastung und Kapazitätsengpässe sichtbar zu machen. Die visuelle Aufgabenplanung macht laut awork für alle im Team transparent, wer woran arbeitet und wann Deadlines und Abwesenheiten anstehen. Als weitere Vorteile gibt awork die Zeiterfassung an, die direkt in die Team-Orga integriert ist. awork bietet zudem AI Features, die bei der Projekt- und Aufgabenerstellung unterstützen.

Teams, die awork nutzen, schätzen laut eigener Aussage insbesondere, dass es einfach und intuitiv ist und DSGVO-konform in Deutschland gehostet wird.

Was ist monday.com?

monday.com Work OS ist eine flexible No-code/Low-code Plattform, mit der jedes Team aus jeder Branche Arbeitsprozesse steuern kann. Die Plattform lässt sich leicht anpassen und mit einer Vielzahl von Arbeitstools und Apps integrieren. Die verschiedenen Pläne bieten Teams alle Bausteine, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Es stehen die Pläne den Basic (ab drei Nutzer*innen), Standard, Pro und Enterprise zur Verfügung. Der Preis pro Benutzer*in beginnt bei 8 Euro pro Monat. Bei jedem Plan kommen weitere Funktionen hinzu, wie No-Code-Automatisierungen, erweiterte Analysen, Berichte usw., und alle Funktionen der kleineren Pläne sind ebenfalls enthalten. 152.000+ Kund*innen weltweit verwalten derzeit ihre Arbeit mit dem monday.com Work OS. Datensicherheit ist dabei ein großes Anliegen: monday.com erfüllt die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Enterprise-Kund*innen haben außerdem die Möglichkeit, ihre Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main speichern zu lassen.'

Was kann monday.com?

Nach eigenen Angaben soll monday.com Work OS die Zusammenarbeit zwischen Teams stärken, die Effizienz und Produktivität steigern, indem es ihnen erlaubt, jeden Workflow intuitiv an ihre Bedürfnisse anzupassen. monday.com Work OS bietet Hunderte von Vorlagen für den Einstieg und Lösungen für fast jeden Anwendungsfall, von Projektmanagement, Marketing, CRM und Vertrieb bis hin zu HR, IT, Softwareentwicklung und mehr. Die Plattform unterstützt bei der Zentralisierung und Anpassung sowie dabei, den Überblick über die gesamte Arbeit zu behalten, von einzelnen Aktualisierungen von Aufgaben bis hin zu leistungsstarken Dashboards, die einen vollständigen Überblick über den Stand der Dinge bieten. Zur Unterstützung gibt es eine Fülle von Online-Ressourcen wie Tutorials, Leitfäden, Live-Webinare und vieles mehr.

monday.com bietet außerdem spezifische Lösungen, die auf dem Work OS aufbauen. Sie sind auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen und Bereiche zugeschnitten:

• monday work management
• monday projects
• monday dev
• monday Sales CRM
• monday marketer

Was ist Adobe Workfront?

Adobe Workfront verbindet und kollaboriert Arbeitsabläufe mit Adobe Workfront, um Kampagnen zu starten und personalisierte Erlebnisse bereitzustellen. Workfront ist vollständig in Adobe Creative Cloud und Adobe Experience-Manager-Assets integriert. Adobe Workfront beinhaltet Funktionen für Arbeitsautomatisierung, Zielausrichtung, Szenarioplanung, Workflow-Management, Prüfung & Zulassungen, Agiles-Arbeitsmanagement, Berichts-Dashboards und Unternehmenssicherheit. Adobe Workfront bietet verschiedene Preispakete an. Informationen dazu können über die Website von Adobe Workfront angefordert werden.

Was ist ClickUp?

ClickUp, 2016 gegründet, ist eine Projektmanagement-Lösung und eine Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Daten lassen sich in diversen Ansichten wie Listen, Boards, Tabellen, Kalendern, Gantt-Diagrammen, Timelines, Maps, Workload, Mindmaps, Whiteboards und anderen darstellen. In sogenannten Dashboards können Daten auf einer höheren Ebene in unterschiedlichen Diagramm-Typen und zusätzlichen "Widgets" ausgegeben und visualisiert werden. Zu den weiteren Funktionen zählen Automationen, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele, Ressourcenplanung, Teams, Gäste, Chats, Datenbeziehungen, Sprints, Scrum-Points, Vorlagen-Management, externe App Integrationen, eine offene API und ein Rechte-Management. ClickUp kann kostenlos im "Free Forever" Plan genutzt werden. Die kostenpflichtigen Pakete variieren zwischen 5 $ beim "Unlimited Plan" bis 19 $ beim "Business Plus Plan" monatlich pro Benutzer (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise Pläne werden auf Anfrage individuell erstellt.

Was ist Microsoft Visio?

Microsoft Visio ist eine Software zur Erstellung verschiedenster Diagramme, darunter Flussdiagramme, Organigramme, Gebäudepläne, Grundrisse, Datenflussdiagramme, Prozessflussdiagramme, Geschäftsprozessmodelle, Swimlane-Diagramme, 3D-Visualisierungen und vieles mehr. Microsoft Visio ist in zwei kostenpflichtigen Aboversionen verfügbar: Visio Plan 1 und Visio Plan 2. Zudem ist das Tool auch per Einmalzahlung über die Website erhältlich. Das Tool kann 1 Monat lang kostenlos getestet werden.

Was ist Teamwork?

Teamwork ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Usern ermöglicht, detaillierte Aufgaben mit hoher Präzision und Anpassbarkeit zu erledigen. Das Tool optimiert die Effizienz im Team durch intelligente Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, komplexe Projekte einfach auf einer Plattform zu verwalten. Das Pricing von Teamwork beginnt mit einer Free-Version bis zu fünf User. Die Deliver-Version liegt bei $ 9.99 monatlich, die Grow-Version bei $ 17.99 monatlich. Falls eine individuelle Anpassung gewünscht ist, kann die angefragt werden.

Was ist Scoro?

Scoro ist eine End-to-End Arbeitsmanagement-Software. Scoro unterstützt Dienstleistungsunternehmen bei der Optimierung ihrer Projekte, der Automatisierung von Angebots- und Rechnungserstellung, der Verbesserung ihrer Auslastung und bei vielen anderen Aufgaben. Scoro beinhaltet Funktionen für das Zeitmanagement, Projektmanagement, Vertrieb & CRM, Finanzen, Berichte & Dashboards sowie verschiedene Integrationen. Integrationen sind unter anderem mit zapier, Xero oder QuickBooks Online möglich. Die Preise starten ab 19 € pro Monat und Nutzer:in.

Was ist fynk?

fynk ist eine All-In-One Vertragsmanagement-Software, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung bis zur Unterschrift mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz automatisiert. Nutzer*innen können Verträge effizient erstellen, prüfen, genehmigen und elektronisch signieren. Ein besonderes Feature ist der KI-Import, der bestehende Verträge nahtlos in das System integriert. Mit fynk haben Unternehmen jederzeit und überall vollen Überblick und Kontrolle über ihre rechtlichen Dokumente direkt im Browser. Ein kostenloser Test ist möglich. Im Anschluss beginnen die Preise beginnen bei € 99 pro Monat.

Was ist Celonis?

Celonis ist eine Enterprise Software Company mit Hauptsitz in München und New York. Die Software bietet Process Mining basierende intelligent Business Solution, die Unternehmen in die Lage versetzt, den Ablauf ihrer Prozesse zu visualisieren und ihre Arbeitsweise zu transformieren. Celonis bietet Lösungen für Accounts Payable, Accounts Receivable, Bestandsmanagement, Auftragsmanagement und Procurement. Auf der Website steht eine Demoversion zur Verfügung. Preise können über Celonis angefordert werden.

Was ist Wrike?

Die Online-Projektmanagement-Software Wrike bezeichnet sich selbst als "cloud-basierte, teamübergreifende Software für Collaboration und Projektmanagement". Eignen soll sie sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Für kleine Teams (bis zu 5 Nutzer:innen) ist die Nutzung kostenlos, darüber hinaus ist sie in einer Professional, Business, Marketers, Marketers Perfomance, Professional Services, Professional Services Performance und Enterprise Version erhältlich. Wrike spricht selbst von "20.000+ Unternehmen" und "über 2 Millionen Nutzer:innen", die aktuell auf die Software vertrauen. Weltweiter Hauptsitz ist San Jose, CA.

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine Plattform, die von einem einzelnen Projekt bis hin zum durchgängigen Arbeitsmanagement skaliert werden kann sowie das gesamte Unternehmen auf einer codefreien, Cloud-basierten Plattform verbindet. So können Personen, Prozesse und Technologien flexibel verknüpft werden. Zudem haben Nutzer:innen die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren und Lösungen zu entwickeln, die auf ihren Anforderungen basieren. Smartsheet lässt sich auch mit Datensystemen und Produktivitäts-Apps verbinden, sodass die gesamte Arbeit einer Organisation auf einer einzelnen Plattform vereinheitlicht wird. Die Preispakete liegen zwischen 6 und 22 € pro Monat. Über die Website kann ein Demovideo angefragt werden.

Was ist Basecamp?

Basecamp ist eine Projektmanagement-Software mit Sitz in Chicago, die den meisten bekannt sein dürfte und Teams dabei unterstützt, produktiver und organisierter zusammenzuarbeiten. Im Angebot sind u.a. ein Message-Board, To-Dos, Docs & Files, automatische Check-Ins, Gruppenchats und sogenannte "Hill Charts", die Nutzer:innen die Möglichkeit bieten, ihre Projekte inkl. Kontext im Blick zu behalten. Basecamp kann kostenlos für kleinere, persönliche Projekte sowie in der Business-Variante genutzt werden (ab $99 Monat). Das Tool kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

Was ist Zoho Flow?

Zoho Flow ist eine Prozess & Workflow Management Lösung. Mit Zoho Flow können Geschäftsabläufe automatisiert werden, indem eigene Apps mit Zoho Flow verbindet werden können. Integrationen sind unter anderem mit Slack, Asana, Gmail, Zoho Desk oder Trello möglich. Des Weiteren sind Funktionen für die Workflow-Optimierung, für den Workflow-Verlauf, Workflow-Einblicke und eine Flow-Galerie enthalten. Zoho Flow kann 15 Tage kostenlos ausprobiert werden. Preise starten ab 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Was ist deals &projects?

deals&projects ist nach eigenen Angaben die perfekte All-in-One für Agenturen jeder Branche und ideal für Teams von 3 bis 50 Mitarbeiter:innen. Mit deals&projects können Workflows integriert, Angebote erstellt und Ergebnisse ausgewertet werden. Angebote können automatisiert zu Projekten umgewandelt und per 1-Klick zeitlich erfasst werden. Laut Anbieterwebsite nutzen mehr als 350 Agenturen deals&projects bereits. Das Tool kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und ist für 29€ pro Monat und User nutzbar.

Was ist Signavio?

Signavio ist eine intuitive und webbasierte Prozessmanagement-Lösung zur kollaborativen Modellierung, Analyse, Simulation und Optimierung von Prozessen. Mit dem Tool lassen sich Unternehmensprozesse an einem zentralen Ort erstellen und überwachen. Darüberhinaus eignet sich Signavio auch für Anfängerinnen und ermöglicht es Mitarbeiterinnen ihr Prozesswissen jederzeit zu teilen, zu kommentieren und gemeinsam daran zu arbeiten. Das Tool ist in einer kostenlosen Version 30 Tage lang testbar. Weitere Preisinformationen sind über die Website des Anbieters erhältlich.

Was ist Ninox?

Ninox ermöglicht es Nutzer:innen eigene Geschäftsanwendungen zu erstellen. Mit Ninox können Anwendungen aus verschiedenen Abteilungen, z. B. CRM, ERP, HR, Buchhaltung, Vertrieb und PM, integriert und angepasst werden, um Abläufe effizienter zu gestalten. Zusätzlich fördert Ninox Teamzusammenarbeitsfunktionen und die Integration von Diensten wie Google. Es sind drei Preispakete für das Tool verfügbar: Starter, Professional und Enterprise. Die Preise starten bei 10€ pro Lizenz und Monat. Über die Website des Anbieter kann Ninox kostenlos getestet werden.