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Workflow Management Software & Tools im Vergleich

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen oder Workflow-Management-Softwares definieren und verwalten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows). Der Einsatz eines Workflow-Management-Tools verfolgt das Ziel, die Produktivität der Mitarbeiter*innen und die Nutzung der Ressourcen zu optimieren. Außerdem kann eine solche Software die Zusammenarbeit zwischen Teams oder ganzen Abteilungen verbessern. In der Regel setzen Manager:innen die Workflow-Management-Systeme zur Definition von Abläufen und Prozessen ein. 

Bei Workflow-Management-Softwares handelt es sich um eine abgespeckte Variante von Prozess-Management-Software für Unternehmen, welche sich eher für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Aufgaben- und Arbeitsabläufen mit niedrigem bis mittleren Komplexitätsgrad eignen. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software verwaltet Workflow-Management-Software keine separaten Projekte oder Aufgaben. Zudem ermöglicht sie, anders als Projektmanagement-Tools, die Automatisierung von Prozessen durch Integrationen von anderen Softwares wie z. B. CRM-Systemen.

Um sich als Workflow-Management-Software zu qualifizieren, muss die Lösung:

  • Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von Regeln mit Logiken ermöglichen
  • einen Drag-and-Drop-Editor für die Erstellung von Workflows bieten
  • Nutzer:innen die Möglichkeit geben, Aufgaben und Arbeitsabläufe außerhalb des Workflow-Management-Systems zu automatisieren
  • Unterstützung beim Verwalten von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Arbeitsabläufen bieten
  • Warnhinweise und Benachrichtigungen von Mitarbeiter:innen oder Manager:innen auf Grundlage von vordefinierten Regeln ausgeben
  • Funktionen für das Erzeugen von Formularen und ggf. Dokumenten enthalten

Asana

Was ist Asana?

Mit Asana sollen ortsunabhängige Teams Projekte organisieren, auf neue Prioritäten reagieren und ihre Arbeit effizienter erledigen können. Entstanden ist die Software aus einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des früheren Ingenieurs Justin Rosenstein. Ursprünglich sollte Asana lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter:innen steigern, gehört inzwischen aber wohl zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement. Genutzt werden kann sie in verschiedenen Versionen - Basic (kostenlos für Teams bis zu 15 Personen), Premium, Business und Enterprise (ab 10,99 Euro im Monat). Weltweit soll die Software nach eigenen Angaben aktuell von "mehr als 82.000 Unternehmen" genutzt werden.

Wie funktioniert Asana?

Asana ist ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, das es Euch erleichtert in kleinen und großen Teams zu kollaborieren. Dafür könnt Ihr Teams anlegen, in denen Ihr Projekte und Aufgaben festhalten und kommentieren könnt. Asana verfügt hierfür über zahlreiche Ansichtsmodi und Funktionen zur Anreicherung der Projekte und Aufgaben. Außerdem könnt Ihr mit Asana praktische Automationen erstellen.

Wo wird Asana gehostet?

Asana speichert seine Daten in weltweit verteilten Rechenzentren. Für Enterprise-Kunden besteht die Möglichkeit die Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main speichern zu lassen.

Ist Asana sicher?

Asana ist ein seriöser Softwareanbieter mit Sitz in den USA. Das Unternehmen hält sich nach eigenen Angaben weltweit an Datenschutzgesetze und Sicherheitsstandards.

monday.com

Was ist monday.com?

monday.com Work OS ist eine flexible No-code/Low-code Plattform, mit der jedes Team aus jeder Branche Arbeitsprozesse steuern kann. Die Plattform lässt sich leicht anpassen und mit einer Vielzahl von Arbeitstools und Apps integrieren. Die verschiedenen Pläne bieten Teams alle Bausteine, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Es stehen die Pläne den Basic (ab drei Nutzer:innen), Standard, Pro und Enterprise zur Verfügung. Der Preis pro Benutzer:in beginnt bei 8 Euro pro Monat. Bei jedem Plan kommen weitere Funktionen hinzu, wie No-Code-Automatisierungen, erweiterte Analysen, Berichte usw., und alle Funktionen der kleineren Pläne sind ebenfalls enthalten. 152.000+ Kund:innen weltweit verwalten derzeit ihre Arbeit mit dem monday.com Work OS. Datensicherheit ist dabei ein großes Anliegen: monday.com erfüllt die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Enterprise-Kund:innen haben außerdem die Möglichkeit, ihre Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main speichern zu lassen.'

Was kann monday.com?

Nach eigenen Angaben soll monday.com Work OS die Zusammenarbeit zwischen Teams stärken, die Effizienz und Produktivität steigern, indem es ihnen erlaubt, jeden Workflow intuitiv an ihre Bedürfnisse anzupassen. monday.com Work OS bietet Hunderte von Vorlagen für den Einstieg und Lösungen für fast jeden Anwendungsfall, von Projektmanagement, Marketing, CRM und Vertrieb bis hin zu HR, IT, Softwareentwicklung und mehr. Die Plattform unterstützt bei der Zentralisierung und Anpassung sowie dabei, den Überblick über die gesamte Arbeit zu behalten, von einzelnen Aktualisierungen von Aufgaben bis hin zu leistungsstarken Dashboards, die einen vollständigen Überblick über den Stand der Dinge bieten. Zur Unterstützung gibt es eine Fülle von Online-Ressourcen wie Tutorials, Leitfäden, Live-Webinare und vieles mehr.

monday.com bietet außerdem spezifische Lösungen, die auf dem Work OS aufbauen. Sie sind auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen und Bereiche zugeschnitten:

Trello

Was ist Trello?

Trello bezeichnet sich selbst als "unkompliziertes, flexibles und visuelles Gratis-Tool", mit dem sich Projekte verwalten und organisieren lassen. Verfügbar sind eine Free, eine Business Class, eine Enterprise und eine Gold Version (ab 9,99 $). Was die Software, die übrigens zu Atlassian gehört und auf Kanban basiert, bietet: die Möglichkeit, mit jedem beliebigen Team zusammenzuarbeiten, alle Informationen an einem Ort zu sammeln und einen Roboter, einen sogenannten "Butler", einzusetzen. Geeignet soll Trello dank Flexibilität und Funktionen für jede Art von Team sein.

Für wen eignet sich Trello?

Trello eignet sich für Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams, die ihre Projekte und Aufgaben festhalten und gemeinsam kollaborieren möchten. Häufig wird die Projektmanagementsoftware auch zur Ideensammlung genutzt.

Wo speichert Trello Daten?

Trello speichert Daten auf amerikanischen Servern und hält dabei nach eigenen Angaben alle Datenschutzgesetze und Sicherheitsstandards ein. Deshalb verschlüsselt Trello beispielsweise Daten bei der Übertragung und Speicherung.

Jira

Was ist Jira?

Jira, von Atlassian entwickelt, bezeichnet sich selbst als "leistungsstarkes Tool für das Aufgabenmanagement", das sich für verschiedenste Anwendungsfälle eignet - vom Anforderungs- und Testmanagement bis hin zur agilen Softwareentwicklung. Mithilfe von Jira können Teams ihre Aufgaben planen, zuweisen, verfolgen, verwalten und Berichte dazu erstellen. Im Fokus stehen drei Produkte: Jira Software, Jira Service Desk und Jira Core. Für bis zu 10 Benutzer:innen gibt es eine kostenlose Version des Projekt- und Produktmanagement Tools. Ab 10 Benutzer:innen stellt das Tool $7 pro Nutzer:in/Monat in Rechnung.

ClickUp

Was ist ClickUp?

ClickUp, 2016 gegründet, ist eine Projektmanagement-Lösung und eine Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Daten lassen sich in diversen Ansichten wie Listen, Boards, Tabellen, Kalendern, Gantt-Diagrammen, Timelines, Maps, Workload, Mindmaps, Whiteboards und anderen darstellen. In sogenannten Dashboards können Daten auf einer höheren Ebene in unterschiedlichen Diagramm-Typen und zusätzlichen "Widgets" ausgegeben und visualisiert werden. Zu den weiteren Funktionen zählen Automationen, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele, Ressourcenplanung, Teams, Gäste, Chats, Datenbeziehungen, Sprints, Scrum-Points, Vorlagen-Management, externe App Integrationen, eine offene API und ein Rechte-Management. ClickUp kann kostenlos im "Free Forever" Plan genutzt werden. Die kostenpflichtigen Pakete variieren zwischen 5 $ beim "Unlimited Plan" bis 19 $ beim "Business Plus Plan" monatlich pro Benutzer (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise Pläne werden auf Anfrage individuell erstellt.

Wrike

Was ist Wrike?

Die Online-Projektmanagement-Software Wrike bezeichnet sich selbst als "cloud-basierte, teamübergreifende Software für Collaboration und Projektmanagement". Eignen soll sie sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Für kleine Teams (bis zu 5 Nutzer:innen) ist die Nutzung kostenlos, darüber hinaus ist sie in einer Professional, Business, Marketers, Marketers Perfomance, Professional Services, Professional Services Performance und Enterprise Version erhältlich. Wrike spricht selbst von "20.000+ Unternehmen" und "über 2 Millionen Nutzer:innen", die aktuell auf die Software vertrauen. Weltweiter Hauptsitz ist San Jose, CA.

PandaDoc

Was ist PandaDoc?

Über PandaDoc können Nutzer:innen Dokumente erstellen und Kunden diese direkt digital unterschreiben. Es sollen über 200 Templates zur Verfügung stehen. Mithilfe der Analysemöglichkeit können Nutzer:innen den Signaturprozess entsprechend auswerten. PandaDoc kann mit dem CRM des Unternehmens verknüpft werden. Die eingebaute eSignature Technologie ist rechtswirksam. Eigenen Angaben zufolge nutzen über 23.000 Unternehmen die Funktionen von PandaDoc. Neben der kostenfreien Version steht das ‚Essential‘-Paket für $19 pro Nutzer monatlich zur Verfügung und das ‚Business‘-Paket für $49 pro Nutzer monatlich.

Teamwork

Was ist Teamwork?

Teamwork ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Usern ermöglicht, detaillierte Aufgaben mit hoher Präzision und Anpassbarkeit zu erledigen. Das Tool optimiert die Effizienz im Team durch intelligente Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, komplexe Projekte einfach auf einer Plattform zu verwalten. Das Pricing von Teamwork beginnt mit einer Free-Version bis zu fünf User. Die Deliver-Version liegt bei $ 9.99 monatlich, die Grow-Version bei $ 17.99 monatlich. Falls eine individuelle Anpassung gewünscht ist, kann die angefragt werden.

Microsoft Visio

Was ist Microsoft Visio?

Microsoft Visio ist eine Software zur Erstellung verschiedenster Diagramme, darunter Flussdiagramme, Organigramme, Gebäudepläne, Grundrisse, Datenflussdiagramme, Prozessflussdiagramme, Geschäftsprozessmodelle, Swimlane-Diagramme, 3D-Visualisierungen und vieles mehr. Microsoft Visio ist in zwei kostenpflichtigen Aboversionen verfügbar: Visio Plan 1 und Visio Plan 2. Zudem ist das Tool auch per Einmalzahlung über die Website erhältlich. Das Tool kann 1 Monat lang kostenlos getestet werden.

Adobe Workfront

Was ist Adobe Workfront?

Adobe Workfront verbindet und kollaboriert Arbeitsabläufe mit Adobe Workfront, um Kampagnen zu starten und personalisierte Erlebnisse bereitzustellen. Workfront ist vollständig in Adobe Creative Cloud und Adobe Experience-Manager-Assets integriert. Adobe Workfront beinhaltet Funktionen für Arbeitsautomatisierung, Zielausrichtung, Szenarioplanung, Workflow-Management, Prüfung & Zulassungen, Agiles-Arbeitsmanagement, Berichts-Dashboards und Unternehmenssicherheit. Adobe Workfront bietet verschiedene Preispakete an. Informationen dazu können über die Website von Adobe Workfront angefordert werden.

Smartsheet

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine Plattform, die von einem einzelnen Projekt bis hin zum durchgängigen Arbeitsmanagement skaliert werden kann sowie das gesamte Unternehmen auf einer codefreien, Cloud-basierten Plattform verbindet. So können Personen, Prozesse und Technologien flexibel verknüpft werden. Zudem haben Nutzer:innen die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren und Lösungen zu entwickeln, die auf ihren Anforderungen basieren. Smartsheet lässt sich auch mit Datensystemen und Produktivitäts-Apps verbinden, sodass die gesamte Arbeit einer Organisation auf einer einzelnen Plattform vereinheitlicht wird. Die Preispakete liegen zwischen 6 und 22 € pro Monat. Über die Website kann ein Demovideo angefragt werden.

Scoro

Was ist Scoro?

Scoro ist eine End-to-End Arbeitsmanagement-Software. Scoro unterstützt Dienstleistungsunternehmen bei der Optimierung ihrer Projekte, der Automatisierung von Angebots- und Rechnungserstellung, der Verbesserung ihrer Auslastung und bei vielen anderen Aufgaben. Scoro beinhaltet Funktionen für das Zeitmanagement, Projektmanagement, Vertrieb & CRM, Finanzen, Berichte & Dashboards sowie verschiedene Integrationen. Integrationen sind unter anderem mit zapier, Xero oder QuickBooks Online möglich. Die Preise starten ab 19 € pro Monat und Nutzer:in.

Celonis

Was ist Celonis?

Celonis ist eine Enterprise Software Company mit Hauptsitz in München und New York. Die Software bietet Process Mining basierende intelligent Business Solution, die Unternehmen in die Lage versetzt, den Ablauf ihrer Prozesse zu visualisieren und ihre Arbeitsweise zu transformieren. Celonis bietet Lösungen für Accounts Payable, Accounts Receivable, Bestandsmanagement, Auftragsmanagement und Procurement. Auf der Website steht eine Demoversion zur Verfügung. Preise können über Celonis angefordert werden.

Signavio

Was ist Signavio?

Signavio ist eine intuitive und webbasierte Prozessmanagement-Lösung zur kollaborativen Modellierung, Analyse, Simulation und Optimierung von Prozessen. Mit dem Tool lassen sich Unternehmensprozesse an einem zentralen Ort erstellen und überwachen. Darüberhinaus eignet sich Signavio auch für Anfängerinnen und ermöglicht es Mitarbeiterinnen ihr Prozesswissen jederzeit zu teilen, zu kommentieren und gemeinsam daran zu arbeiten. Das Tool ist in einer kostenlosen Version 30 Tage lang testbar. Weitere Preisinformationen sind über die Website des Anbieters erhältlich.

Ninox

Was ist Ninox?

Ninox ermöglicht es Nutzer:innen eigene Geschäftsanwendungen zu erstellen. Mit Ninox können Anwendungen aus verschiedenen Abteilungen, z. B. CRM, ERP, HR, Buchhaltung, Vertrieb und PM, integriert und angepasst werden, um Abläufe effizienter zu gestalten. Zusätzlich fördert Ninox Teamzusammenarbeitsfunktionen und die Integration von Diensten wie Google. Es sind drei Preispakete für das Tool verfügbar: Starter, Professional und Enterprise. Die Preise starten bei 10€ pro Lizenz und Monat. Über die Website des Anbieter kann Ninox kostenlos getestet werden.

Zoho Flow

Was ist Zoho Flow?

Zoho Flow ist eine Prozess & Workflow Management Lösung. Mit Zoho Flow können Geschäftsabläufe automatisiert werden, indem eigene Apps mit Zoho Flow verbindet werden können. Integrationen sind unter anderem mit Slack, Asana, Gmail, Zoho Desk oder Trello möglich. Des Weiteren sind Funktionen für die Workflow-Optimierung, für den Workflow-Verlauf, Workflow-Einblicke und eine Flow-Galerie enthalten. Zoho Flow kann 15 Tage kostenlos ausprobiert werden. Preise starten ab 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

VobeSoft

Was ist VobeSoft?

VobeSoft ist ein Softwaresystem mit einer dynamischen Datenbank, die sich nahtlos in jede Organisation einfügen kann. VobeSoft bietet Lösungen für Marketing, Service, Sales, Operations, HR und Legal. Integrationen sind unter anderem mit WordPress, Dropbox, CCS oder Office 365 möglich. VobeSoft kann kostenlos getestet werden. Preise starten bei 100 € monatlich für 5 Benutzer:innen.

Workato

Was ist Workato?

Workato ist eine iPaas Plattform für Integration und Workflow-Automatisierung in Unternehmen. Mithilfe von Workato können Unternehmensnutzer:innen und IT zusammenarbeiten, um Automatisierungen zu erstellen, zu betreiben und einzuführen, ohne die Sicherheit und Steuerung zu beeinträchtigen. Die Low-Code/No-Code-Plattform von Workato ermöglicht es Integrationen mit der fünffachen Geschwindigkeit typischer Integrationsplattformen zu erstellen. Es gibt kein kostenloses Basis-Modell, sondern lediglich ein kostenfreies Testkonto für 30 Tage. Fürs Pricing bietet Workato zwei Optionen: Einerseits “Workato for your Business” und andererseits “Workato for your Product”.

BIC Platform

Was ist BIC Platform?

Die BIC Platform ist eine Digital-Transformation-Suite. Die Plattform bietet verschiedene Module für das Prozessmanagement oder GRC. Dazu zählen unter anderem, BIC Process Design, BIC Process Execution, BIC BSI Grundschutz oder BIC Enterprise Risk. BIC Platform ist individuell anpassbar, frei kombinierbar und automatisch synchronisierbar. Eine Demoversion und Preise können auf der Website von BIC Platform angefordert werden.

IBM Business Automation Workflow

Was ist IBM Business Automation Workflow?

IBM Business Automation Workflow ist eine wesentliche Funktionalität von IBM Cloud Pak® for Business Automation. Sie vereint Informationen, Prozesse und Benutzer:innen, für die Automatisierung digitaler Workflows in einer lokal installierten oder einer cloudbasierten Lösung. Mit IBM Business Automation Workflow können Workflows, die die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern, erstellt werden. Auf der Website von IBM Business Automation Workflow steht eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung. Preise und weitere Informationen können auf der Website von IBM Business Automation Workflow angefragt werden.