Flex Desk – So schafft OMR mit desk.ly ein flexibles Arbeitsplatzkonzept

1. Was umfasst Flex Desk?
2. Warum hat OMR Flex Desk eingeführt?
3. Wieso entschied sich OMR für desk.ly als Anbieter?
4. Fazit: Mit Flex Desk ermöglichst du deinen Mitarbeitenden flexible und hybride Arbeitsmodelle

Seit einiger Zeit werden neue Arbeitsmodelle, die Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten, immer populärer. Nicht zuletzt wegen der Coronapandemie ist es in vielen typischen Bürojobs denkbar geworden, von zu Hause aus zu arbeiten. So gibt es mittlerweile Unternehmen, in denen das gesamte Team (fast) ausschließlich aus dem Home-Office arbeitet.

Andere Unternehmen verfolgen natürlich immer noch den Ansatz, dass die Angestellten nicht aus dem Home-Office arbeiten sollen und auf sämtliche Remote-Work-Optionen verzichtet wird.

Und wiederum setzen andere Firmen auf eine hybride Mischlösung – so wie OMR. Das eingeführte Konzept Flex Desk eröffnet jeden Tag aufs Neue beide Optionen für uns Mitarbeitende: Home-Office oder Büro? Damit das Konzept aufgeht, hilft das Workplace Management Tool desk.ly. In diesem Artikel berichten wir über unsere Erfahrungen mit der Software und wieso Flex Desk für uns anders nur schwer umsetzbar wäre.

Was umfasst Flex Desk?

Flex Desk (auf Deutsch flexibler Schreibtisch) bezeichnet das Modell, sich mit anderen Personen einen Arbeitsplatz im Büro zu teilen. Mitarbeiter*innen haben keinen festen Schreibtisch mehr, sondern setzen sich flexibel und je nach Verfügbarkeit an verschiedene Plätze innerhalb der Räumlichkeiten. Einige Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden statt fester Arbeitsplätze Rollcontainer oder Schließfächer für ihre Materialien zur Verfügung und statten sie mit Laptops, statt mit fest stehenden Desktop-PCs, aus.

Flex Desk unterscheidet sich somit etwas vom Konzept Desk Sharing, bei dem derselbe Schreibtisch von unterschiedlichen Arbeitskräften zu verschiedenen Zeiten genutzt wird. Wenn beispielsweise eine Kollegin in der Berufsschule ist oder ein Kollege nur halbtags arbeitet, bietet dieses Modell eine effiziente Möglichkeit der Raumnutzung.

Da Flex Desk im Grunde offen lässt, ob die Teammitglieder ins Büro kommen oder doch von zu Hause arbeiten, vereint das Konzept die Vorteile von beiden Arbeitsmöglichkeiten. Manche Personen fühlen sich daheim wohler, können ihre Work-Life-Balance besser aufrechterhalten oder wohnen schlicht zu weit weg, um wirklich jeden Tag ins Büro zu kommen. Andere schätzen hingegen die Kaffeepause mit den Kolleg*innen, ziehen Meetings in persona vor oder sind in Gesellschaft des Teams produktiver.

Im Sinne von New Work schaffst du es mit einem hybriden Arbeitsmodell, dass deine Mitarbeitenden frei das wählen können, was sie besser finden. Das sorgt für mehr Zufriedenheit und langfristig für weniger Fluktuation.

Damit die Vergabe der Schreibtische nicht in einem Ärgernis oder in Chaos endet, gibt es Desk-Booking-Systeme. Diese helfen den Mitarbeitenden, im Vorfeld einen Schreibtisch zu reservieren und zeigen dir, ob und welche Arbeitsplätze noch frei sind.

Warum hat OMR Flex Desk eingeführt?

Das Unternehmen OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, die auch fernab des alljährlichen OMR Festivals in den Hamburger Messehallen in diversen Sparten vertreten sind: Mehrere Teams arbeiten das ganze Jahr über an der Plattform selbst, OMR Education bietet Weiterbildungsmaßnahmen, OMR Jobs & HR betreibt z. B. ein Online-Jobportal. Und wir bei OMR Reviews betreiben eine Software-Bewertungsplattform.

Trotz dieser vielen unterschiedlichen Bereiche gelten für alle Mitarbeitenden dieselben Benefits in Sachen Remote und Hybrid Work. So können wir entscheiden, ob wir an einem Tag lieber von zu Hause, im Büro oder sogar unterwegs arbeiten.

OMR hatte bei der Suche nach einer Software für Flex Desk einige Wünsche und Anforderungen.

Deswegen wurde vor geraumer Zeit nach einem Buchungssystem für Flex Desk gesucht. Dabei sollten die potenziellen Anbieter folgende spezielle Anforderungen abdecken:

• Die Büroräume erstrecken sich inzwischen über zwei Gebäude und insgesamt fünf Stockwerke. Dabei hat jedes Stockwerk einen anderen Grundriss.
• Das Tool muss skalierbar sein. Als OMR in einer rasanten Wachstumsphase war, mussten immer mehr Räumlichkeiten angemietet werden, um alle Teams unterbringen zu können.
• Während der hektischen Stoßzeiten direkt vor und nach dem OMR Festival wächst das zuständige Team saisonbedingt stark an. Eine Workplace-Management-Software sollte diese kurzen Intervalle mit geblockten oder nur zeitweise freien Arbeitsplätzen abbilden können.
• Wegen unterschiedlicher Beschäftigungsverhältnisse sollte das Tool Desk Sharing ebenso ermöglichen wie Flex Desk.
• Obwohl es mehrere Abteilungen mit verschiedenen Brands gibt, sollen die Zusammenarbeit und das Gruppengefühl softwareseitig gestärkt werden. Daher ist es wichtig, dass die Teams HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, aber nicht jede Abteilung einzeln.
• Aus Rücksicht auf Allergiker*innen gibt es bei uns ein eigenes Dog Office, in das Hunde mitgebracht werden können. Hier sind die buchbaren Plätze noch begrenzter.
• Als Neuerung sollen auf Nachfrage sogenannte Ruhe-Arbeitsplätze eingerichtet werden, an denen besonders viel Stille herrschen soll. Personen, die sich so besser konzentrieren können, sollen diese einzelnen Plätze gesondert buchen.

„Nach einigen Umfragen haben wir festgestellt, dass nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind. Viele im Team sind also Fans von flexiblen Arbeitsorten und von Flex Desk. So mussten wir nach Teamzuwachs nicht auf die Suche eines neuen Büros gehen und sparen natürlich Betriebskosten und Ausstattungsressourcen“, so Kaya Kruse aus dem People Team von OMR.

Wieso entschied sich OMR für desk.ly als Anbieter?

OMR wurde schließlich bei desk.ly fündig. Der Software-Anbieter aus Osnabrück ermöglicht neben Flex Desk auch die flexible Buchung von Parkplätzen und Meetingräumen. Das Prinzip ist hierbei dasselbe: Du buchst nur bei Bedarf den jeweiligen Ort und alle anderen haben einen Überblick, ob und wann dieser besetzt ist. Besonders beliebt ist die Software bei für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden, vor allem in der IT-/Software-Branche oder im produzierenden Gewerbe. Aber auch konventionellere Branchen, wie Banken, nutzen desk.ly.

Die OMR-Abteilung Podstars produziert und vermarktet Podcasts. Als mittelgroßes Team wurde es als ideale Testgruppe auserkoren und startete als Pilotphase mit der Nutzung von desk.ly. Nach erfolgreichem Testlauf wurde das Tool als Nächstes im Festival-Team eingeführt. Danach erfolgte die Implementierung für alle OMR-Teams.

Seitdem befindet sich desk.ly in täglicher Nutzung. Folgende Funktionen und Features passen genau ins Anforderungsprofil und haben sich bei OMR bewährt:

• Einfache und intuitive Buchung eines speziellen Arbeitsplatzes
• Individuelle Einstellung der belegten Zeiten für halbe Tage o. Ä.
• Personalisierbare Buchungsregeln, Raumbesonderheiten und Benutzerrechte
• Speicherung eines Lieblingsplatzes, um noch schneller und für viele Tage gleichzeitig zu reservieren
• Buchungsansicht im Kalenderformat
• Suchfunktion, damit du siehst, wo dein*e Lieblingskolleg*in gerade sitzt
• Daten über Home-Office-Quote und Büronutzung, um den Bedarf nachzuvollziehen
• Analysen und KI-basierte Handlungsempfehlungen
• Mobile App für die bequeme Buchung von unterwegs
• Datenschutz und ISO-Zertifizierung

Besonders hervorzuheben sind die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools aus unserem Tech Stack:

Personio

Slack

DATEV

Google Workspace

„desk.ly wird von allen Tischbuchungssystemen, die ich so über die Jahre gesehen habe, am besten angenommen, was wohl an der sinnvollen Handhabung und Sortierung liegt. Supportfälle werden zeitnah bearbeitet, was bei vielen großen Software-Anbietern nicht gegeben ist“, so das Tech Team von OMR.

Fazit: Mit Flex Desk ermöglichst du deinen Mitarbeitenden flexible und hybride Arbeitsmodelle

Wenn du deinem Team hybride bzw. flexible Arbeitsmodelle ermöglichen willst, solltest du auf das New-Work-Konzept Flex Desk setzen. Neben dem Benefit für deine Mitarbeitenden, auch mal von zu Hause oder von unterwegs arbeiten zu können, ist hier sogar denkbar, dass du jeden Tag eine neue Sitzordnung vorschlägst. So kann die Kollaboration und das Workflow Management gestärkt werden. Zudem musst du nicht genauso viele Arbeitsplätze einrichten, wie du Mitarbeiter*innen hast. Das spart Zeit und Betriebskosten.

Behalte als Verantwortliche*r stets die Daten zur Belegung im Blick, um zu prüfen, wie das Konzept Flex Desk ankommt.

Unter all den Tools, die ein digitales Workplace Management erlauben, hat OMR als Firma mit vielen Teams und Bedürfnissen ihren Favoriten in desk.ly gefunden. Das liegt zum einen an der Praktikabilität, zum anderen aber auch am Funktionsumfang, an der Integrierbarkeit sowie an den guten Erfahrungen während der Pilotphase.

Ein Arbeiten bei und für OMR wäre ohne Flex Desk und passendes Desk-Booking-System nicht nur halb so angenehm, sondern auch schlicht kaum möglich. Bei Weihnachtsfeiern oder dem Festival wird uns immer erst bewusst, wie viele Leute wirklich im Team sind und dass diese Teamzahl die Schreibtische im Büro echt übersteigen würde.