E-Rechnung Software & Tools im Vergleich

Was ist eine E-Rechnung Software?

E-Rechnung Software ist eine digitale Lösung zur automatisierten Erstellung, Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. Diese Art der Software unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben zur Rechnungspflicht einzuhalten, die Effizienz in der Rechnungsstellung zu steigern und sowohl für den Rechnungsaussteller als auch den Rechnungsempfänger einen transparenten, nachvollziehbaren und medienbruchfreien Prozess zu ermöglichen.

In einem wirtschaftlichen Umfeld, das zunehmend auf Digitalisierung und gesetzlich vorgeschriebene Standards wie die XRechnung oder ZUGFeRD-Formate setzt, wird E-Rechnung Software zum unverzichtbaren Bestandteil moderner Finanz- und Buchhaltungsprozesse. Dabei sind nicht nur Großunternehmen betroffen – durch gesetzliche Entwicklungen auf EU- und Bundesebene, wie z. B. die Verpflichtung zur E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen, wird auch der Mittelstand zunehmend zur Umstellung angehalten.

E-Rechnung Software ersetzt papierbasierte und manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows, wodurch Fehler reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt werden können. Zudem sorgt sie für eine rechtskonforme Archivierung und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberaterinnen, Finanzbehörden und anderen Geschäftspartnerinnen.

Zentrale Features von E-Rechnung Software

1. Erstellung standardisierter E-Rechnungen: Automatische Generierung konformer Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus ERP- oder Buchhaltungssystemen.
2. Rechtskonforme Übermittlung: Versand über Peppol, E-Mail oder Portal-Schnittstellen mit Prüfmechanismen zur Sicherstellung der Zustellbarkeit.
3. Empfangs- und Verarbeitungssysteme: Automatische Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten aus eingehenden E-Rechnungen.
4. Workflow-Management: Abbildung individueller Freigabe- und Prüfprozesse für Rechnungsausstellerinnen und Empfängerinnen.
5. Archivierung und Audit-Trails: Revisionssichere Speicherung aller Rechnungen inkl. Statusverfolgung und Verarbeitungsprotokoll.

Funktionen von E-Rechnung Software

Digitale Erstellung und Formatkonformität

Ein zentrales Element jeder E-Rechnung Software ist die Möglichkeit, Rechnungen vollständig digital und formatkonform zu erstellen. Das bedeutet, dass der gesamte Rechnungsstellungsprozess – von der Erfassung der Rechnungsdaten über die Formatierung bis hin zur Zustellung – ohne Medienbrüche erfolgt. Die Software unterstützt dabei alle gängigen E-Rechnungsformate, insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene XRechnung für den öffentlichen Sektor sowie das hybride ZUGFeRD-Format.

In der Praxis bedeutet das für den Rechnungsaussteller, dass er die relevanten Rechnungsdaten nicht mehr manuell erfassen oder formatieren muss. Stattdessen werden diese Informationen direkt aus dem ERP- oder Buchhaltungssystem übernommen und in der E-Rechnung automatisch strukturiert eingebettet. Dabei werden Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Leistungsdatum oder Steuern korrekt formatiert und validiert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Durch automatisierte Validierungsmechanismen werden fehlerhafte Rechnungen bereits vor dem Versand erkannt. Dies reduziert Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und Nachbearbeitungen und sorgt für einen effizienteren Ablauf auf Seiten des Rechnungsempfängers.

Elektronische Übermittlung und Empfang

Neben der Erstellung spielt die elektronische Übermittlung eine zentrale Rolle. Die meisten E-Rechnung Softwares ermöglichen einen standardisierten Versand über verschiedene Kanäle wie Peppol, E-Mail mit strukturierter XML-Datei oder Upload in zentrale Rechnungsportale. Diese Übertragungswege garantieren eine schnelle und sichere Zustellung, bei der jede Rechnung mit einem eindeutigen Zeitstempel und Status versehen wird.

Für den Rechnungsempfänger bietet die Software ebenfalls umfangreiche Empfangsfunktionen. Eingehende Rechnungen werden automatisch aus dem jeweiligen Posteingang extrahiert, analysiert und mit den vorhandenen Buchhaltungs- und ERP-Daten abgeglichen. So lassen sich Dubletten, Abweichungen oder fehlende Pflichtangaben frühzeitig erkennen und gezielt nachbearbeiten.

Dies erleichtert insbesondere Unternehmen mit hohem Belegaufkommen die Verarbeitung und sorgt dafür, dass Zahlungen fristgerecht und korrekt angewiesen werden können – ein wesentlicher Aspekt der Einhaltung der Rechnungspflicht.

Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse

Ein weiterer entscheidender Vorteil moderner E-Rechnung Software liegt in der Abbildung komplexer interner Prüf- und Freigabeprozesse. Unternehmen können in der Software individuelle Workflows konfigurieren, die je nach Rechnungsbetrag, Lieferant*in, Projekt oder Abteilung unterschiedliche Freigabeschritte beinhalten.

Diese Prozesse werden vollständig digital und transparent dargestellt: Verantwortliche erhalten Benachrichtigungen über neue Rechnungen, können Kommentare hinterlassen, Rückfragen stellen oder Rechnungen direkt freigeben bzw. ablehnen. Alle Schritte werden dabei in einem Audit-Trail dokumentiert, der jederzeit nachvollzogen werden kann – sowohl für interne Prüfzwecke als auch für externe Audits.

Dies schafft nicht nur Sicherheit in der Bearbeitung, sondern entlastet auch die Finanzbuchhaltung, da weniger Rückfragen oder manuelle Kontrollschritte notwendig sind. Der gesamte Freigabeprozess wird schlanker, schneller und nachvollziehbarer.

Integration in bestehende Systeme

E-Rechnung Software entfaltet ihr volles Potenzial in Kombination mit bestehenden IT-Systemen. Die meisten Anbieter stellen dafür APIs oder Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystemen zur Verfügung. So können Daten automatisiert übernommen, Rechnungen direkt im System erstellt und Empfänge verarbeitet werden.

Typische Integrationen umfassen SAP, DATEV, Microsoft Dynamics, Lexware oder Sage. Dadurch müssen Daten nicht doppelt gepflegt werden, was sowohl Fehler vermeidet als auch Zeit spart. Auch der Austausch mit Steuerberaterinnen oder anderen Dienstleisterinnen wird durch standardisierte Schnittstellen deutlich vereinfacht.

Eine tiefe Integration unterstützt außerdem den Abgleich mit Bestellungen (Purchase-to-Pay-Prozesse), die Überprüfung von Kreditoren-Stammdaten oder die automatisierte Buchung genehmigter Rechnungen. Somit wird aus der E-Rechnung ein integraler Bestandteil der gesamten Unternehmenssteuerung.

Revisionssichere Archivierung und Audit-Fähigkeit

Ein oft unterschätzter, aber gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil der E-Rechnungsverarbeitung ist die revisionssichere Archivierung. Jede Rechnung unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die in Deutschland mindestens zehn Jahre betragen. Die E-Rechnung Software übernimmt diese Aufgabe, indem sie alle Rechnungen sowie ihre zugehörigen Freigaben, Bearbeitungen und Versandprotokolle automatisch dokumentiert und abspeichert.

Die Speicherung erfolgt in manipulationssicheren Formaten und erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Unternehmen sind damit auch bei Steuerprüfungen auf der sicheren Seite und können sämtliche Belege schnell und vollständig bereitstellen.

Wer nutzt E-Rechnung Software?

Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen

Insbesondere größere Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen setzen auf E-Rechnung Software, um ihre Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Sie profitieren besonders von der Integration mit bestehenden ERP-Systemen und der Möglichkeit, mehrere hundert oder tausend Rechnungen pro Monat ohne manuelle Zwischenschritte zu verarbeiten.

Kleine Unternehmen und Selbstständige

Auch kleine Unternehmen und Freiberufler*innen sind zunehmend zur Nutzung von E-Rechnungslösungen verpflichtet – insbesondere im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern. Gleichzeitig ermöglicht die Software diesen Akteuren, professionell aufzutreten, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden und gesetzliche Pflichten ohne große Ressourcen zu erfüllen.

Viele Anbieter bieten dafür schlanke Cloud-Lösungen an, die einfach zu bedienen sind und die Rechnungsstellung direkt aus Angebots- oder Auftragsdaten generieren.

Öffentliche Verwaltung und Behörden

Die öffentliche Verwaltung ist in Deutschland zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen verpflichtet. Daher setzen auch immer mehr Behörden auf spezialisierte Softwarelösungen, um eingehende Rechnungen medienbruchfrei in ihre Fachverfahren zu übernehmen und zentrale Rechnungsportale effizient zu verwalten.

Steuerberater*innen und Buchhaltungsdienstleister

Auch Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros setzen vermehrt auf E-Rechnung Software, um die Belegverarbeitung ihrer Mandant*innen zu vereinfachen. Die Integration mit DATEV und anderen Systemen ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung und erleichtert die Einhaltung der GoBD-Anforderungen.

Vorteile von E-Rechnung Software

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung, des Versands, der Prüfung und der Archivierung lassen sich erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen. Manuelle Tätigkeiten wie das Einscannen, manuelle Prüfen oder Abtippen von Rechnungsdaten entfallen vollständig. Gleichzeitig werden Fehlerquellen reduziert und Prozesse beschleunigt.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Die Nutzung von E-Rechnung Software trägt maßgeblich dazu bei, die Rechnungspflicht gesetzeskonform zu erfüllen. Unternehmen stellen sicher, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben im Hinblick auf Struktur, Übermittlung, Fristen und Archivierung einhalten – ein zunehmend wichtiger Aspekt mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverwaltung.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Sowohl Rechnungsausstellerinnen als auch Rechnungsempfängerinnen profitieren von einer höheren Transparenz: Jeder Schritt im Rechnungsprozess – von der Erstellung über die Prüfung bis zur Archivierung – ist digital dokumentiert und nachvollziehbar. Dies erleichtert die Kontrolle, beugt Missverständnissen vor und verbessert die Zusammenarbeit.

Beschleunigte Zahlungsprozesse

Dank schnellerer Bearbeitungszeiten, automatisierter Prüfungen und klar definierter Freigabeworkflows verkürzen sich die Zahlungszyklen erheblich. Dies verbessert nicht nur den Cashflow, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehungen durch verlässliche Zahlungseingänge und professionelles Auftreten.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Ob Start-up oder Konzern – moderne E-Rechnung Software ist skalierbar und passt sich flexibel an die jeweilige Unternehmensgröße und Struktur an. Neue Nutzerinnen, Mandantinnen oder Mandantenrechnungen lassen sich problemlos hinzufügen, und auch die Integration in wachsende IT-Landschaften ist in der Regel ohne großen Aufwand möglich.

Auswahlprozess für die passende E-Rechnung Software

Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Am Anfang steht die Frage: Welche Anforderungen bestehen im Unternehmen in Bezug auf Rechnungsstellung, Gesetzeskonformität, Datenformate und Systemintegration? Dabei sollten alle betroffenen Abteilungen eingebunden werden – insbesondere Finanzbuchhaltung, Einkauf, IT und ggf. das Projektmanagement.

Erstellung einer Long List

Im nächsten Schritt erfolgt eine umfassende Marktanalyse. Auf Basis von Empfehlungen, Online-Bewertungen und Branchenportalen wird eine erste Long List möglicher Softwarelösungen erstellt. Dabei ist es wichtig, sowohl Cloud- als auch On-Premises-Lösungen zu berücksichtigen, um die für das eigene Unternehmen passende Betriebsform zu finden.

Definition von Muss- und Kann-Kriterien

Nun werden konkrete Anforderungen definiert. Muss-Kriterien umfassen z. B. die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-konforme Archivierung, Benutzerverwaltung und Schnittstellen. Kann-Kriterien betreffen Zusatzfunktionen wie Multimandantenfähigkeit, mobile App oder Dashboards zur Rechnungsverfolgung.

Erstellung einer Short List

Anhand der definierten Kriterien wird die Long List auf eine Short List reduziert. Diese sollte aus etwa drei bis fünf Anbietern bestehen, die anschließend einer tiefergehenden Analyse unterzogen werden.

Durchführung von Demos und Teststellungen

Im Rahmen von Produktdemos oder Testzugängen kann geprüft werden, wie intuitiv die Software in der Praxis funktioniert. Dabei sollten reale Szenarien aus dem Unternehmen simuliert werden – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.

Bewertung und Entscheidung

Nach Abschluss der Testphase erfolgt die strukturierte Bewertung der Anbieter. Neben der Funktionsabdeckung sind hier auch Kriterien wie Support, Preisgestaltung, Referenzen und Zukunftsfähigkeit entscheidend. Die finale Entscheidung sollte idealerweise in einem interdisziplinären Team getroffen werden.

Implementierung und Schulung

Nach Vertragsabschluss beginnt die Umsetzungsphase. Diese umfasst die Integration in bestehende Systeme, die Migration bestehender Daten (z. B. Archivrechnungen) sowie die Schulung der Nutzer*innen. Ein begleitendes Change Management kann die Akzeptanz im Unternehmen fördern.

Laufende Optimierung und Weiterentwicklung

Nach dem Go-Live sollte die Nutzung regelmäßig evaluiert werden. Neue regulatorische Anforderungen, Feedback aus den Fachabteilungen oder technische Weiterentwicklungen machen eine kontinuierliche Anpassung notwendig. Die Wahl eines Anbieters mit aktivem Support und Weiterentwicklung der Lösung ist daher essenziell.