weclapp

Die besten Funktionen von weclapp lassen sich im Bereich des Kunden- und Auftragsmanagement finden. Die Nachverfolgung von Angebotsprozessen ist sehr granular aufbereitet und somit ist die Bearbeitung mit mehreren Mitarbeitern reibungslos möglich und nachvollziehbar. Weiterhin kann dem Kunden die Möglichkeit geboten werden einen Auftrag online über einen Link anzunehmen wodurch sich der Kommunikations- und Vertriebsaufwand drastisch reduziert. Über integrierte Workflows können aus dem angenommen Auftrag direkt Projekte erzeugt werden. Diese dynamische Arbeitsweise katapultiert dieses Tool auf einen super Platz für Unternehmen im Mittelstand, um durch Optimierung einen nennenswerte Mehrwert zu erzeugen.

Der modulare Aufbau des Tools wird genutzt um den Gewinn möglichst stark zu maximieren. Das merkt man, da eine neue Lizenz pro Nutzer für jedes Modul benötigt wird. Da diese Lizenzen nicht sehr günstig sind und mit einer gewissen Mitarbeiterzahl dadurch eine hohe Summe zusammen kommen kann, ist dies der größte negative Punkt.Weiterhin sin einige integrierte Funktion wie die Zeiterfassung in der Praxis nicht sehr gut nutzbar.

Das gesamte Kundenmanagement und die Auftragsverarbeitung werden über weclapp abgedeckt. Weiterhin wird das Ticketsystem aus dem Helpdesk Bereich genutzt um Kundenanfragen zu bearbeiten. Sogar ein Webformular zur Meldung von IT Problemen für interne Mitarbeiter stellt das Tool zur Verfügung. Der größte Vorteil ergibt sich aus der kollaborativen Arbeit an einem Datensatz. Dadurch wird Inkonsistenz von Daten komplett ausgeschlossen.

Im täglichen Arbeiten spielt weclapp seine Stärken richtig aus. Der große Vorteil ist der durchgängige Prozess vom Lead im CRM über das Angebot bis hin zu Auftrag und Rechnung läuft alles in einem System. Unsere Teams im Vertrieb und in der Buchhaltung arbeiten dadurch viel effizienter, weil es keine Systembrüche gibt und Informationen nicht doppelt gepflegt werden müssen. Auch aus IT-Sicht ist das System sehr angenehm. Als Cloud-Lösung haben wir kaum operativen Aufwand, keine eigene Infrastruktur, automatische Updates und eine Oberfläche, mit der auch Fachbereiche schnell klarkommen. Das entlastet mein Team deutlich und sorgt dafür, dass wir uns auf wichtigere Themen konzentrieren können.

Unsere Supply Chain ist komplex, mehrere Partner, internationale Märkte, Themen wie Chargen und Haltbarkeit. Das lässt sich in weclapp nur eingeschränkt sauber abbilden. Man beginnt relativ schnell mit Workarounds, was langfristig nicht skalierbar ist. Auch bei Customizing und Reporting stößt man an Limits. Individuelle Prozesse sind schwer umzusetzen und für tiefere Analysen mussten wir früh auf Tools wie Power BI ausweichen. Zudem wird die Integration mit anderen Systemen mit der Zeit aufwendig.

Nach über drei Jahren Nutzung von weclapp bei yfood nutze ich das System vor allem sehr operativ im Vertrieb und in der Abrechnung. Im Alltag bilde ich damit den kompletten Flow ab, Kunden werden im CRM angelegt, daraus entstehen Angebote, die bei Zusage direkt in Aufträge übergehen. Anschließend werden Lieferungen in Rechnungen überführt und Zahlungen nachvollzogen. Zusätzlich pflege ich dort unsere Artikel und Preise, sodass neue Produkte oder Änderungen sofort im Vertrieb nutzbar sind. Gerade für neue Business-Setups oder Tests ist das extrem hilfreich, weil wir schnell startfähig sind. Unterm Strich nutze ich weclapp als zentrales System für Sales, Aufträge und Rechnungen, einfach, schnell und durchgängig.

die Durchgängigkeit von Angebot bis Mahnung Kundenseitig, Artikel und Lieferantenseitig von Lieferantenanfrage über Bestellungprozess bis hin zur Lagerbestandsführung. Rechts und links unterstützende Optionen im CRM, bei Projekten, wir nutzen das Modul Verträge zur Optimierung, etc.. Das System ist intuitiv schnell lernbar, noch nicht zu 100% von uns genutzt aber es erleichtert einem einfach die Arbeit.

Hier und da gibt es Probleme bei der Übertragung der Belege an den Steuerberater. Dies könnte zuverlässiger sein. Die eine oder andere Entwicklung und dadurch Vereinfachung und Verbesserung haben wir bereits angemerkt und hoffen auf diese. So zum Beispiel, dass im Modul Verträge die Terminpflege einfacher wird.

für uns ist es wichtig, dass von überall gemeinsam auf einen Datenstamm geschaut werden kann. die Bewegungsdaten werden unmittelbar gesichert und hochgeladene Dokumente stehen schnell zur Verfügung. Dies erleichtert ungemein die interne Kommunikation. Da jeder das Gleiche vor Augen hat.

Wir sind kein Konzern mit 20 SAP-Beratern im Keller. Wir brauchen ein System, das schnell einsatzfähig ist, flexibel bleibt und nicht bei jedem neuen Produkt oder Projekt ins Schleudern kommt. Weclapp hat uns genau das geliefert. Schon die Einrichtung war überschaubar, keine drei Monate Setup mit Rauch aus den Ohren, sondern hands-on starten. Die Oberfläche ist nicht nur hübsch, sie ist sehr logisch. Besonders das Dashboard-System ist ein Hit: Wir sehen sofort, was ansteht, ohne Excel-Pingpong, ohne wo finde ich das nochmal. Das fühlt sich im Alltag richtig gut an. Und: Das reduziert massiv die Fehlerquote bei Angebot, Versand und Rechnungsstellung. Cloudvorteile ohne Kompromisse. Egal ob ich im Zug nach Zürich sitze, in der Produktion kurz was gegenchecken will oder mein Projektleiter mobil eine Rückmeldung braucht, wir haben überall Zugriff.

Wenn man viele Positionen oder große Stücklisten bearbeitet, kann’s manchmal ein bisschen ruckeln. Nicht schlimm, aber spürbar. Buchhaltung hat solide Grundfunktionen, aber nicht auf Augenhöhe mit spezialisierten Tools. Support hat so seine Schwankungen. Manchmal super schnell, manchmal gefühlt auf Tauchstation, aber, es gibt eine Community, die einiges abfängt.

Wir nutzen das ERP-Modul für Einkauf, Lager und Seriennummernverfolgung. Unsere Maschinen brauchen exakte Materialien in exakter Reihenfolge, weclapp meldet uns rechtzeitig, wenn Bestände knapp werden oder es im Einkauf hakt. Besonders stark, die automatische Generierung von Bestellvorschlägen basierend auf Lagerreichweiten. Hier kommt der Wermutstropfen, die Buchhaltung ist okay, aber nicht der stärkste Teil von weclapp. Für uns funktioniert das nur in Kombination mit externer Buchhaltungssoftware und DATEV-Export. Das ist okay, aber da wäre Luft nach oben. Wir wünschen uns z. B. bessere Bankenschnittstellen und eine tiefere Integration ins Finanzreporting.

Es ist logisch, aufgeräumt, schnell. Du klickst und es passiert was. Keine 17 Popups, keine „Bitte fragen Sie Ihren Administrator“. Alles ist miteinander verknüpft. Du änderst was im Artikel? Zack, hängt überall. Lager, Auftrag, Einkauf, Vorschau auf die Rechnung, alles reagiert. Früher haben wir die Hälfte der Woche damit verbracht, Daten von A nach B zu schieben. Jetzt macht’s weclapp ohne zu meckern. Wir sitzen im Schwarzwald. Aber wir haben Leute unterwegs, auf Messen, im Showroom. Weclapp läuft überall, Laptop, Tablet, Handy. Kein VPN-Zirkus. Einfach Login, fertig.

Was uns gar nicht gefällt ist die Buchhaltung. Sie ist da. Sie funktioniert. Aber so richtig sexy ist sie nicht. Für einfache Sachen okay, aber sobald du Buchhalter-mäßig abtauchen willst, sagen wir’s so: Wir haben’s an unseren Steuerberater ausgelagert und leben besser damit. Bei Spezialfällen wird’s sportlich. Wir haben Eigenmarken, Sonderkonditionen, Kunden mit gefühlt 20 Preislisten, da muss man manchmal etwas um die Ecke denken. Die Mobile Ansicht ist manchmal holprig. Wenn du im Lager stehst mit’m Scanner oder Tablet funktioniert, aber ist keine native App. Man merkt, dass es für Desktop gemacht wurde.

Wir sind ein Großhandelsunternehmen für Heimtextilien. Unser Lager ist riesig, unser Sortiment komplex, unsere Kundenstruktur noch komplexer. Bei uns laufen über weclapp: Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung → Mahnung. Einkauf → Lieferant → Container-Ankunft → Einlagerung. Artikelpflege → Preislisten → Bestände → Rückstände. Kundenhistorie → CRM → "Ach, das war der mit den 10.000 Spannbettlaken in Mintgrün". Und das Beste, unser ganzes Team kann damit umgehen von jung bis alt, von iPad bis Lager-PC, vom Vertrieb bis zum Einkauf. Das ist keine Selbstverständlichkeit. Wir haben schon Tools gesehen, bei denen man fürs Einloggen gefühlt einen Lehrgang braucht.

All-in-One-Charakter, Keine 5 Tools mehr. Kein API-Wahnsinn. Alles greifbar, alles logisch. Weclapp ist Cloudbasiert, ich kann in der Werkstatt stehen, mit öligen Händen auf dem Tablet Angebote prüfen oder Bestände checken. Wenn ein Auftrag reinkommt, werden automatisch Aufgaben für Produktion, Versand und Kundenkommunikation angelegt. Weclapp denkt mit, nicht perfekt, aber verdammt hilfreich.

Das Projektmodul könnte mehr Liebe vertragen. Gantt-Charts wirken etwas hakelig, und für komplexere Engineering-Projekte fehlen ein paar Deep-Dive-Features. Manche Features sind halbgut, Beispiel Seriennummernverwaltung oder teilweise die Produktionsmodul-Logik funktioniert, aber mit Workarounds. Und wehe man will was Komplexeres tracken, dann geht’s schnell ans Limit.

Alle Kundenanfragen von Erstanfrage bis zur Serienfertigung landen direkt in Weclapp. Super smart ist die Automatisierung, Leads rein, Angebote raus, Follow-Ups getaktet. Für uns als Engineering-Partner im B2B extrem wichtig. Wir fertigen 3D-gedruckte Funktionsprototypen, Kleinserien, Sondergehäuse für Elektronik, alles individuell. Weclapp hilft uns dabei, auch bei Chaos-Projekten Lager, Materialien und Bestellungen im Griff zu behalten. Rechnungen, Mahnwesen, BWA , alles in einem Tool. Wir haben DATEV-Schnittstellen aktiv und sparen mindestens 8–10 Stunden pro Monat an nervigem Verwaltungszeug.

Gerade für uns als modernes Unternehmen, wo Flexibilität und Remote-Arbeit großgeschrieben werden, ist der Zugriff von überall ein Riesenvorteil. Der Kundensupport von Weclapp ist super schnell und lösungsorientiert. Das gibt uns ein gutes Gefühl, wenn wir mal feststecken. Jeder im Team weiß, wo wir stehen, ob bei Beständen, Kundenprojekten oder Rechnungen. Diese Klarheit sorgt für weniger Missverständnisse und mehr Effizienz. Für neue Produktlinien wie unsere gudBoxen oder saisonale Kollektionen können wir Aufgaben strukturieren und im Team koordinieren.

Zu Beginn war die Integration unserer bestehenden Prozesse und Daten nicht ganz so simpel, wie wir es uns eigentlich erhofft hatten. Ein bisschen Geduld und externe Unterstützung waren schon nötig. Die Berichte sind solide, aber für unsere spezifischen Bedürfnisse z. B. bei regionalen Analysen müssen wir manchmal noch externe Tools verwenden. Für kleinere Unternehmen könnten die Kosten je nach Modul etwas abschreckend sein. Aber für uns hat sich die Investition definitiv ausgezahlt.

Die Verwaltung unseres Lagerbestands und der Bestellungen läuft vollständig über Weclapp. Da wir mit vielen kleinen und größeren Produzenten arbeiten, hilft uns das Tool, den Überblick über Lieferanten und Produkte zu behalten. Besonders in unserem B2B-Bereich, wenn wir mit Unternehmen Geschenkboxen oder maßgeschneiderte Genusslösungen erstellen, ist die nahtlose Kundenkommunikation unerlässlich. Weclapp bündelt alle Kundendaten und macht den Austausch mit unseren Geschäftspartnern unglaublich übersichtlich. Vom Angebot bis zur Rechnung, die Automatisierungen von Weclapp sparen uns jede Menge Zeit. Gerade bei individuellen Projekten, wo viele Variablen eine Rolle spielen, bringt die Flexibilität des Tools echten Mehrwert.