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Unter Meeting-Management versteht man die Verwaltung der typischen Phasen und Komponenten eines Meeting-Prozesses. Dazu zählen spezifische Maßnahmen, die vor, während und nach einer Besprechung zu erledigen sind. Die Vernachlässigung einzelner Teile des Meeting-Managements kann zu ungenutztem Potenzial, unzufriedenen Teilnehmer*innen und weiteren Negativeffekten führen.
Eine Meeting-Management-Software unterstützt Verantwortliche bei den soeben angesprochenen To-dos – einschließlich der Planung, der Organisation, der Durchführung und der Ergebnisanalyse. Eine gute Software hilft im Einzelnen dabei, Besprechungen zu terminieren, betreffende Agenden aufzustellen, Einladungen zu versenden, Notizen zu machen bzw. Ergebnisse festzuhalten und langfristige Meeting-Zeitpläne zu generieren.
Einige Programme haben auch digitale Live-Meeting-Software oder Live-Meeting-Tools an Bord. Mithilfe dieser Funktionen können Mitarbeiter*innen remote an Teamzusammenkünften teilnehmen. Besprechungen sind über ein Meeting-Programm de facto noch mit zahlreichen weiteren digitalen Features auszustatten, wie Aufnahmefunktionen, Whiteboards oder File-Sharing-Anwendungen.
In Meetings werden wichtige Entscheidungen getroffen. Je höher die Position der Teilnehmer*innen ist und/oder je geschäftskritischer die zu bearbeitenden Sachverhalte sind, desto mehr Relevanz hat eine effiziente, maximal zielführende Abhaltung. Natürlich möchte aber auch bei Routine-Besprechungen kein Unternehmen Zeit und Geld verschenken.
Letzteres ist jedoch tatsächlich häufig der Fall. Laut einer Umfrage der Harvard Business School und der Boston University bezeichnen 71 Prozent der Befragten (182 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen) die von ihnen besuchten Meetings als unproduktiv und ineffizient. Andere Erhebungen lassen darauf schließen, dass Mitarbeiter*innen monatlich im Schnitt mehr als 30 Stunden in Meetings verbringen, die keinen Wert haben. Das entspricht rund vier Arbeitstagen. Bei einer Umrechnung dieser Zeit auf das Gehalt der involvierten Personen dürften Inhaber*innen und Manager*innen tief schlucken.
Ein großer Teil heutiger Meetings dauert also viel länger, als eigentlich nötig wäre. In Kombination damit, dass offensichtlich ein beträchtlicher Anteil der Besprechungen zu wenig Output ergibt, muss von einer enormen Ineffizienz ausgegangen werden.
Das ist aber noch nicht alles: Wie die Hochschule Augsburg in einer 2019 durchgeführten Studie herausfand, hat die Meeting-Frequenz seit 2015 stark zugenommen. Während der Corona-Pandemie bekam diese Entwicklung noch einmal einen deutlichen Push. In einer Forrester-Studie geben 19 Prozent der befragten Führungskräfte an, nun wöchentliche Management-Meetings abzuhalten – vor der Pandemie waren es lediglich vier Prozent. Damit ist auch ein erhöhter Meeting-Frust zu verzeichnen. Laut der Befragung der Uni Augsburg wünschen sich 66 Prozent der Teilnehmer*innen effizientere Meetings, 35 Prozent möchten kürzere Treffen und für 20 Prozent dürfen es gerne weniger Besprechungen sein.
Schlechte, lange und komplizierte Meetings führen schließlich zu wenig zweckdienlichen und vielleicht sogar suboptimalen bzw. schädlichen Entscheidungen, die sich auf viele Unternehmensprozesse übertragen können. Sie mindern das Engagement der Teilnehmer*innen und verschlechtern die Produktivität. Nicht zuletzt reizen die Auswirkungen eines schlechten Meetings die Beteiligten, was in großer Unzufriedenheit münden kann: Es gibt wohl kaum jemanden, der sich noch nicht über ein Meeting beschwert hat. Das wiederum kann die allgemeine Arbeitnehmerzufriedenheit stark beeinträchtigen. Die drastischsten Folgen sind sinkende Umsätze und eine erheblich steigende Wechselbereitschaft.
Mit einer guten Planung, einer klar strukturierten Abhaltung und einer umfassenden Nachbereitung von Besprechungen mittels Meeting-Management-Software können all diese Negativfaktoren ausgeschlossen werden.
Die Funktionen und Prozesse, die innerhalb einer Meeting-Management-Software ablaufen, hängen selbstverständlich stark von den Features ab, die die jeweilige Lösung mitbringt. Die Ausstattungen der einzelnen Anbieter sind mitunter sehr verschieden - und es wird zudem eine Vielzahl von Paketen mit abweichenden Tools angeboten. Mit den nachfolgenden Anwendungsmerkmalen sollten Käufer*innen allerdings so gut wie immer rechnen.
Planen: Mit einer Meeting-Software können Verantwortliche nach Belieben Veranstaltungen erstellen und detailliert planen. Die meisten Lösungen bringen Funktionen zur Aufstellung von Agenden mit. Außerdem bieten sie einen Überblick über alle anstehenden Meetings. So können Manager*innen und mitunter auch Mitarbeiter*innen genau einsehen, was wann stattfindet.
Termin-Automatisierung: Mit einer Software für die Verwaltung von Besprechungen können Verantwortliche die Terminplanung automatisieren. Anstatt alle Details zu bevorstehenden Veranstaltungen manuell in einen Kalender oder eine Tabelle einzutragen, ist es möglich, die Daten direkt aus der Software heraus zu veröffentlichen. Zusätzliche Termine oder Änderungen reihen sich logisch ein.
Teilnehmerverwaltung: Meeting-Management-Software bietet gemeinhin die Möglichkeit, Teilnehmerlisten zu verwalten. Mit entsprechenden Funktionen können Manager*innen ganz einfach neue Personen hinzufügen und bestehende mit aktualisierten Informationen versorgen. Die beste Software zur Verwaltung von Besprechungen hilft auch dabei, vor wichtigen Meetings Erinnerungen für die Teilnehmer*innen auszuspielen. Diese Messages können per E-Mail, Textnachricht oder Telefonanruf verschickt werden.
Protokollierung: Mit einer Software für Meetings können Besprechungen bzw. deren Ergebnisse digitalisiert und so eindeutig nachverfolgt werden. Die Nachverfolgung von Besprechungsprotokollen ist wichtig, da neue Teammitglieder oder Kolleg*innen, die nicht an einem Meeting teilnehmen konnten, so sämtliche relevante Informationen auch im Nachhinein zur Hand haben. Sie können alles in den Protokollen nachlesen, um sich über das Gesagte zu informieren. Außerdem sind entsprechende Aufzeichnungen natürlich wichtige Referenzen für die Wirkung und Optimierung der Umsetzung von Projekten, Produktionsinnovationen, Marketing-Maßnahmen etc., die in betreffenden Meetings besprochen wurden.
Meeting-Reports: Wenn Inhaber*innen oder Manager*innen wissen möchten, wie ihr Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum hinweg bei Besprechungen abgeschnitten hat, kann Meeting-Management-Software individuelle Berichte dazu erstellen. Hier sind detaillierte Informationen zu Anwesenheitsquoten, durchschnittlichen Antwortzeiten, Ergebnissen und viele andere Insights enthalten. Mit diesen Facts können Meeting-Prozesse Schritt für Schritt immer besser bzw. effizienter und effektiver gestaltet werden.
Zentrale Vorteile, die der Einsatz einer Meeting-Software bringen kann, wurden bereits angesprochen: Hier sticht vor allem die Möglichkeit heraus, mit entsprechenden Lösungen für deutlich effizientere, zielführendere Besprechungen sorgen zu können. Aber auch die diesbezügliche Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wichtiger Faktor. Welche Benefits im Detail damit einhergehen, wird im Folgenden zusammengefasst.
Gesteigerte Produktivität: Meeting-Management-Software bietet die Chance, Besprechungen mit minimalem manuellem Aufwand zu planen, durchzuführen, zu protokollieren sowie auszuwerten. Dies steigert die Produktivität im Zusammenhang mit Meetings natürlich erheblich. Denn durch die Erleichterung des Prozesses der Organisation und Verwaltung können mehrerer Besprechungen in kürzerer Zeit und dabei noch mit größerem Erfolgspotenzial ausgerichtet werden.
Verbesserte Zusammenarbeit: Meeting-Software kann die Zusammenarbeit innerhalb von Besprechungen stark erleichtern. Je nach Anbieter und Paket können Meetings über die Lösungen mit allerlei digitalen Helfern ausgestattet werden. Diese reichen von Dateifreigaben über Whiteboard-Anwendungen bis hin zu Video-Konferenz-Tools für die Remote-Teilnahme. Die Grenzen zwischen einer Meeting-Management-Software und einer Online-Meeting-Software sind mitunter fließend. Größere Suiten können sowohl Organisationswerkzeuge als auch Features für digitale-Remote-Besprechungen mitbringen. Auf diese Weise werden eine qualitativ hochwertige Kommunikation und ein tendenziell hohes Engagement zwischen den Teammitgliedern sichergestellt.
Zeitersparnis: Meeting-Software hilft, Zeit zu sparen, indem sie viele der sonst manuellen Aufgaben automatisiert, die mit der Planung oder Durchführung einer Besprechung verbunden sind. Überdies bietet sie spezifische Automation-Features wie automatische Erinnerungen an anstehende Meetings und sogar die automatische Erstellung von Tagesordnungen.
Kostenreduzierung: Meeting-Software ermöglicht eine enorme Straffung von Teamzusammenkünften. Dabei können die positiven Effekte gegenüber einem herkömmlich bzw. weniger durchstrukturierten Meeting sogar noch verbessert werden. Das führt zu einer erheblichen Aufwandsreduzierung bei vorteilhafteren Ergebnissen. Außerdem sind durch die Digitalisierung auch die Papierkosten zu reduzieren.
Aufzeichnung und Wiedergabe: Meeting-Software kann Aufzeichnungsfunktionen mitbringen, über die Benutzer*innen die Möglichkeit bekommen, Sitzungen zu speichern. So lassen sich wichtige Eckpunkte auch langfristig nachverfolgen und infrage stellen. Diese Features sind besonders nützlich für die Analyse von Projektverläufen und generell für Teammitglieder, die nicht persönlich teilnehmen können, aber auf jeden Fall Zugang zu den besprochenen Inhalten benötigen.
Das sind natürlich viele sehr starke Argumente, die für den Einsatz einer Meeting-Management-Software sprechen. Wirkliche Nachteile gibt es dabei eigentlich nicht. Es können jedoch immerhin gewisse Probleme im Zusammenhang mit der Anwendung bzw. der Schaffung der richtigen Voraussetzungen und des passenden Mindsets aufkommen.
Strategie: Eine Management-Lösung für Besprechungen ist immer nur so gut wie die Meeting-Strategie, die mit ihr umgesetzt wird. Zwar können die besten Programme Fahrpläne und Tipps für zweckdienliche Meetings bereitstellen, der meiste Input für Erfolg versprechende Zusammenkünfte muss jedoch von den Verantwortlichen kommen, die das System bedienen. Diese Voraussetzungen werden häufig nicht erkannt, sodass Meeting-Software in ihrer praktischen Anwendung häufig erheblich hinter ihren Möglichkeiten bleibt.
Datenaufwand: Eine Meeting-Management-Software kann sehr viele neue Daten generieren. Gerade dann, wenn in einem Unternehmen typischerweise eine Menge wichtige Meetings stattfinden, wie in einer Digitalagentur, kommt es nicht nur zu zahlreichen Planungsinformationen, sondern auch zu einer riesigen Masse an Protokollen, Tonaufzeichnungen, Videos und anderen Dateien. Diese sollten schließlich, um wirklich davon profitieren zu können, kleinteilig ausgewertet werden. Das bedeutet trotz Software-Unterstützung eine erhebliche Arbeit, die in dem Maß ohne die Management-Lösung nicht angefallen wäre. Dieser Aufwand lohnt sich natürlich, er wird aber von nicht wenige Verantwortlichen unterschätzt.
Es gibt sehr viele Besprechung-Software-Anbieter am Markt, die unterschiedlichste Features für verschiedenste Meeting-Bedarfe und Branchen bereitstellen. Bei diesen Voraussetzungen kann die Wahl des für die eigenen Zwecke besten Meeting-Tools zweifelsohne überaus schwierig werden. Unter der Berücksichtigung der nachfolgenden Tipps können es sich Verantwortliche aber schon deutlich einfacher machen und zudem effizient zur perfekten Lösung gelangen.
Die benötigten Funktionen herausfiltern Interessierte an einer Meeting-Software sind gut beraten, sich zunächst einen genauen Überblick ihrer wichtigsten Painpoints in Sachen Besprechungen zu verschaffen. Anhand der schließlich verdeutlichen Probleme können sehr genau die Funktionen bestimmt werden, die ein Meeting-Programm mitbringen muss, um ebendiese zu beheben.
In den meisten Unternehmen liegen die größten Schwierigkeiten in der zweckmäßigen Strukturierung und der Nachbereitung der resultierenden Erkenntnisse einer Besprechung. Daher ist häufig eine Meeting-Management-Software angebracht, die mindestens die nachfolgenden Fähigkeiten mitbringt:
Bereitstellung einer Plattform für die Planung, Strukturierung und Bekanntmachung von Meetings.
Unterstützung bei der Durchführung von Besprechungen durch klare Time-Tables, Protokollfunktionen etc.
Tools für die Nachbereitung von Zusammenkünften bzw. zur Anstellung von Analysen und Berichten.
Neben diesen grundlegenden Funktionen bietet eine gute Software zur Verwaltung von Besprechungen in der Regel noch zahlreiche weitere Features. Einige ermöglichen auch die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben, womit solche Lösungen an der Grenze zu vollständigen Arbeitsverwaltungsprogrammen oder Projektmanagement-Tools stehen. Außerdem können Kommunikationsmittel für Remote-Meetings wie VoIP oder Video an Bord sein.
Die Möglichkeiten sind enorm. Dennoch sollten Verantwortlich niemals einfach eine Lösung auswählen, die „alles“ kann. Es gilt bei der Suche nach der richtigen Software auf genau die Mischung aus Funktionen und Möglichkeiten zu achten, die besonders gebraucht werden. Ansonsten schmeißen Firmen nicht nur viel Geld zum Fenster heraus, weil sie für Features bezahlen, die sie kaum oder gar nicht benötigen. Sie schaffen mit einem zu großen Funktionsumfang obendrein vielleicht sogar schädliche Nutzungsbarrieren, die eine maximale Effektivität verhindern.
Eine klare und übersichtliche Benutzeroberfläche Manager*innen oder Administrtor*innen wollen den Abteilungsleiter*innen und anderen Meeting-Verantwortlichen nicht immer wieder dabei helfen müssen, herauszufinden, wie einzelne Funktionen der Software für Teamsitzungen funktionieren. Die beste Software für die Verwaltung von Besprechungen vermeidet entsprechende Nutzungsfallstricke, indem sie eine klare und übersichtliche Benutzeroberfläche bietet.
Idealerweise ist das Interface selbsterklärend und intuitiv. Eine intuitive Oberfläche zeigt die richtigen Aktionen zur richtigen Zeit an und verwendet visuelle Hinweise, die offensichtlich und hilfreich sind. So einfach das auch klingt, nicht jedes Tool macht hier einen guten Job – und nicht jede Lösung ist für jeden Wissensstand geeignet. Interessierte sollten also genau schauen, welche Voraussetzungen und Bedarfe die künftigen Nutzer*innen der Meeting-Software mitbringen und welche Lösungen diese am besten bedienen.
Erstellung individueller Meeting-Agenden Ein Meeting ist nur so effizient und erfolgreich, wie seine Agenda. Eine klare Themenordnung und Time-Table helfen Verantwortlichen, Meetings effektiver zu planen und bei der Leitung auf Kurs zu bleiben. Andererseits unterstützen sie auch die Teilnehmer*innen, sich auf Meetings vorzubereiten und ebenso ihre Gedanken zum richtigen Zeitpunkt auf das entsprechende Thema zu konzentrieren. So leisten sie bessere Beiträge und die Endergebnisse sind ergiebiger.
Tatsächlich ist die Erstellung präziser Tagesordnungen eine Schlüsselkomponente für die Durchführung von guten, ertragreichen Teambesprechungen, in denen sich alle Beteiligen einbringen und wohlfühlen.
Natürlich sind solche Besprechungsagenden auch in Microsoft Word, E-Mail, Notepad oder einem Dutzend anderer Programme zu erstellen. Wenn die Meeting-Management-Software jedoch direkt betreffende Feature umfasst, haben Verantwortliche den Inhalt stets an zentraler Stelle und können sicher auf ihn zugreifen. Manche Lösungen geben zudem Tipps für vorteilhafte Agenden. Es kommen keine Systembrüche zustande. Dabei werden Fehlerrisiken und die Gefahr einer Doppelbearbeitung deutlich reduziert.
Leichte Integration mit anderen Anwendungen Schließlich werden Meeting-Management-Tools nur selten isoliert verwendet. Fast immer sind Integrationen mit anderen Anwendungen, die sich rund um typische Besprechungen ansiedeln, erforderlich.
Gute Meeting-Management-Lösungen können etwa problemlos mit dem etablierten Kalendersystem kooperieren. Weiterhin sind sie für Benachrichtigungen zu anstehenden Zusammenkünften mit gängigen E-Mail-Softwares oder Business-Messengern zu verknüpfen.
Ein Mangel an zweckdienlicher Integration kann ein Grund dafür sein, dass die Teammitglieder die Verwendung von Tools vermeiden. Verschiedene Untersuchungen belegen, dass Mitarbeiter*innen nur etwa 45 Prozent der Anwendungen und Tools, für die ihre Unternehmen bezahlen, nutzen, wenn diese nicht perfekt in die täglichen Software-Abläufe integriert sind.
Die Preise für Meeting-Software beginnen im Schnitt bei etwa 20 Euro pro Monat und reichen bis über 200 Euro monatlich. Sie hängen maßgeblich davon ab, welchen Funktionsumfang die jeweilige Lösung bietet. Es sind auch stark funktionseingeschränkte kostenlose Versionen verfügbar. Diese eignen sich aber meistens nur für Basisbedarfe. Umfangreichere Analytics bzw. Reports oder Aufzeichnungsfunktionen dürfen hier nicht erwartet werden.
Wenn speziellere Tools wie Bildschirmaufzeichnungen, Umfragen und Planungsautomatisierungen benötigt werden, können entsprechende Programme schnell weit mehr als 200 Euro pro Monat kosten. Weiterhin gibt es eine Vielzahl von maßgeschneiderten Meeting-Lösungen für Unternehmen, die je nach Bedarf zusammengestellt oder sogar programmiert werden. Dann sind sogar Aufwendungen von mehreren tausend Euro pro Jahr möglich.
Meeting Management
Katharina-Maria Röder
15.11.2023
Effiziente Meetings: Zeit sparen, Ziele schneller erreichen 
