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Spend Management Software & Tools im Vergleich

Spend Management Software oder Ausgabenmanagement-Software trackt und verwaltet Geschäftsausgaben, die aufgrund von Unternehmensaktivitäten entstehen, welche das Ziel verfolgen Geschäfte durchzuführen und Gewinn zu erwirtschaften. Dazu zählen Ausgaben, die beispielsweise durch Lieferanten und Beschaffungen des Unternehmens anfallen wie Produktionsmaterialien oder in Anspruch genommene Dienstleistungen und Abonnements, jedoch keine Gehaltsausgaben.

Ziel des Spend Managements ist es alle ausgabenbezogenen Aktivitäten zu erfassen, zu dokumentieren und von der Bezugsquelle bis hin zum Ausgleich der Rechnung zu begleiten. Dadurch können alle Einkäufe des Unternehmens planmäßig erfolgen und Lieferanten fristgerecht bezahlt werden. Ausgabenverwaltungssoftwares erleichtern das Erfassen und Analysieren der Geschäftsausgaben, teils sogar mithilfe einer künstlichen Intelligenz (KI). Sie verkleinern den Aufwand bei der Verwaltung variabler Kosten, helfen dabei überhöhte Ausgaben zu vermeiden und unterstützen bei der Ausgabenanalyse. Dadurch können Beschaffungsprozesse optimiert und Ressourcen wie Zeit und Geld eingespart werden. Zudem können Unternehmen sicherstellen, dass alle Geschäftsausgaben korrekt verbucht und bei Jahresabschlüssen berücksichtigt werden.

Ausgabenmanagement-Software wird insbesondere in Beschaffungsabteilungen eingesetzt, bietet aber häufig Anbindungen zu Buchhaltungssoftware und ist verwandt mit Supply Chain Management Software und Finanzplanungssoftware.

Pleo

Was ist Pleo?

Pleo ist eine Komplettlösung für Unternehmensausgaben jeder Branche und jeder Größe. Smarte Firmenkarten in Kombination mit einer intuitiven Web- und Mobile App vereinfachen und automatisieren Spesen-, Reisekostenabrechnungen und Rückerstattungen. Ganz ohne Papierkram, ganz ohne Zettelwirtschaft.
Mit Pleo können Belege digital und GoBD-konform von unterwegs erfasst, automatisch vorkontiert und Ausgaben in Echtzeit überblickt werden.

Ob Privatauslage, Barausgabe, Kilometer- oder Verpflegungspauschale…Pleos Mission ist es, Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen Zeit und Kosten zu sparen, indem lästige und zeitraubende buchhalterische Prozesse einfach automatisiert werden.
Pleos physische und virtuelle Firmenkarten lassen sich mit Google Pay und Apple Pay verbinden und funktionieren wie gängige Karten – nur eben smarter. Zum Einsatz kommen dabei weltweit akzeptierte Commercial Cards by Mastercard, mit individuell und flexibel anpassbaren Ausgabenlimits.

Nahtlose Schnittstellen zu allen gängigen Buchhaltungstools wie DATEV oder Lexoffice machen Ausgabenexporte für Buchhalter- und Steuerberater:innen zudem zum Kinderspiel.
Derzeit nutzen Pleo bereits über 20.000 Unternehmen europaweit.

Moss

Was ist Moss?

Das in Berlin ansässige FinTech soll kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Komplettlösung für Unternehmensausgaben bieten und so die echten Firmenkreditkarten, das digitale Rechnungsmanagement und die vorbereitende Buchhaltung miteinander verknüpfen.

Mit Moss können Unternehmen beliebig viele physische und virtuelle Kreditkarten erstellen und so beispielsweise mit händlerspezifischen Karten wiederkehrende Ausgaben unter Kontrolle halten.

Bestehende Buchhaltungsstrukturen inklusive Kostenstellen, Kostenträgern und Umsatzsteuersätzen können entweder selbstständig oder mittels dediziertem Zugang für Steuerberater:innen abgebildet werden. Mitarbeiter:innen können Belege und Rechnungen digital erfassen, automatisiert vorkontieren und zur Zahlung freigeben, bevor alle Buchungsdaten mit DATEV Unternehmen online synchronisiert werden.

Bei den Kreditkarten handelt es sich um echte Mastercard Kreditkarten – entweder mit Zahlungszielen von bis zu 60 Tagen und Limits von bis zu 500.000 € oder mit direkter Verrechnung (Moss Debit).

Der Basispreis pro Mitarbeiter und Monat liegt bei 12 €. Neben Sonderkonditionen für größere Teams gibt es außerdem die Möglichkeit zusätzliche Funktionen wie Rechnungsmanagement und erweiterte Freigaberichtlinien hinzuzufügen.

Hier geht’s zu unserem OMR Artikel zu Moss: https://omr.com/de/daily/moss-ausgabenmanagement-firmenkreditkarte-sponsored/

SAP Concur

Was ist SAP Concur?

SAP Concur ist ein Reise- und Ausgabenmanagement-Software. Das Tool ermöglicht die Automatisierung der Ausgabenprozesse im Unternehmen. SAP Concur inkludiert Funktionen wie Concur Expense, Concur Travel und spezifische Concur Lösungen für den Mittelstand. Zudem ist das Tool mit DATEV integrierbar. Über die Website des Anbieters können eine Demoversion sowie weitere Preisauskünfte angefragt werden.

Rydoo

Was ist Rydoo?

Rydoo ist ein Spesenmanagement-Tool für Mitarbeiter:innen, Manager:innen und Finanzteams. Das Tool inkludiert ein Reisekostenmanagement, komplette Ausgabenanalyse und individuelles Dashboard. Damit haben Nutzer:innen alle Ausgaben auf einen Blick, können Spesen und Reisen in Echtzeit genehmigen und relevante Belegdaten automatisiert per Scan auswerten lassen. Rydoo ist schon ab 8€ pro Monat und pro Nutzer:in erhältlich. Das Tool wird in einer Essentials, Pro und Enterprise Version angeboten.

Spendesk

Was ist Spendesk?

Spendesk ist nach eigenen Angaben eine 7-in-1-Lösung für smartes Ausgabenmanagement. Das Tool kombiniert intelligente Karten, Spesenmanagement & Rechnungsverwaltung mit Genehmigungen, Budgets, digitaler Buchhaltung und Reporting in einer zentralen Plattform. Die Komplettlösung wird laut Unternehmensangaben von mehr als 3.500 Finanzteams verwendet. Spendesk ist in drei Preispaketen verügbar: Starter, Essentials und Scale. Eine kostenlose Demoversion können Nutzer:innen über die Website erhalten.

SAP Ariba

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Softwarelösung für das Ausgabenmanagement zur Digitalisierung und Vereinfachung aller Prozesse von Anfang bis Ende. Im Fokus des Tools steht die digitale Transformation des vollständigen Beschaffungsprozesses. SAP Ariba eignet sich nach eigenen Angaben sehr gut für mittelständische und wachsende Unternehmen. Über die Website des Anbieters können eine Live-Demoversion angefragt werden und weitere Preisauskünfte gegeben werden.

Ramp

Was ist Ramp?

Ramp ist eine 5-in 1 Ausgabenmanagement-Software, die sich auf die Automatisierung von Finanzen konzentriert. Das Tool beinhaltet unter Anderem eine eigene Firmenkreditkarte, automatisierte Spesenabrechnung und das Rationalisieren von Rechnungszahlungen. Ramp ist zunächst kostenlos nutzbar. Über die Website des Anbieters kann eine unverbindliche Demoversion gebucht werden und weitere Preisauskünfte gegeben werden.

finway

Was ist finway?

Das Münchener Fintech finway vereinfacht und automatisiert die Erfassung, Verarbeitung und Analyse aller Unternehmensausgaben. Mit der Software werden alle Bereiche des Ausgabenmanagements von der Rechnungsverarbeitung über die Auslagenerstattung bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung abgebildet. Zahlungen können durch eine Bankanbindung sowie physische und virtuelle Debitkarten flexibel abgebildet werden. Darüber hinaus liefert finway umfassende Reportings und Analysen zur Ausgaben- und Budgetkontrolle. Seit März 2022 ist zudem eine umfangreiche Ergänzung für Liquiditätsplanung- und -management mit enthalten (auch als kostenlose Stand-Alone-Version verfügbar). Der Preis des Tools richtet sich nach der Anzahl der Rechnungen, die pro Monat im System verarbeitet werden. Die Pakete beginnen bei 149 Euro für bis zu 100 Rechnungen im Monat. Dabei sind alle Funktionen, unbegrenzte User:innen und virtuelle Karten inkludiert.

Emburse

Was ist Emburse?

Emburse unterstützt Unternehmen bei der Analyse und Umsetzung individueller Ausgabeoptimierungen. Dabei bietet das Tool, unabhängig von Größe, Standort oder Branche, Lösungen und Wege von Altsystemen zu einem wertebasierten Ausgabenmanagement. Zu den Features gehören unter anderem Reise- und Spesenmanagement, virtuelle und physische Firmenkarten mit voreingestellten Zahlungsoptionen sowie Kreditorenbuchhaltung. Weiterhin bietet das Tool eine Ausgabenkontrolle und Unterstützung im Compliance an. Zur besseren Übersicht werden die Ausgabedaten in Berichten und Analysen dargestellt. Die Preise werden je nach Auftrag individuell berechnet.

Workday Spend Management

Was ist Workday Spend Management?

Workday bietet eine Vielzahl von cloudbasierten Ausgabenmanagement-Lösungen, mit denen Nutzer:innen ihre Betriebsabläufe optimieren und indirekte Ausgaben steuern können. Mit dem flexiblen Business Process Framework können Sie Ihr Ausgabenmanagement an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Zudem bietet das Tool Möglichkeiten zum Sourcing und der Lieferanteneinbindung, um Performance-Analysen durchzuführen. Zu bekannten Kund:innen von Workday gehören nach eigenen Angaben Netflix, AirBnB und KeyBank. Preise und Demos können über die Anbieter-Website angefragt werden.

Proactis

Was ist Proactis?

Proactis ist ein Ausgabenmanagement-Tool, welches eine Plattform zur Verwaltung und Kontrolle aller Einkäufe und Ausgaben zur Verfügung stellt. Das Tool integriert Funktionen wie Organisation von Beschaffungsprojekten, Vertragsmanagement und Durchführung von Einkaufstransaktionen bis hin zur Zusammenarbeit mit Lieferant:innen und der automatischen Rechnungsbearbeitung. Proactis-Lösungen sind nach eigenen Angaben bei 1.100+ Unternehmen, in 100+ Ländern, aus dem öffentlichen und privaten Sektor, bei über 3 Millionen Nutzer:innen und mehr als 2 Millionen Lieferant:innen im Einsatz. Über die Website des Anbieters kann eine kostenlose Demoversion angefragt werden.

Center

Was ist Center?

Center ist eine Spesenmanagement-Software für finanzstarke Unternehmen. Das Tool bietet unter Anderem die CenterCard Firmenkreditkarte sowie Echtzeitdaten auf Transaktionsebene mit Center Expense. Das gesamte Team kann die tatsächlichen Ausgaben verfolgen, sobald sie anfallen. Im Insights-Dashboard von Center können die Ausgaben nach Abteilung, Lieferant und Kategorie eingesehen werden. Über die Anbieter-Website kann eine kostenlose Demoversion angefragt werden.

Jenji

Was ist Jenji?

Jenji ist eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und wird laut eigenen Angaben von mehr als 35.000 Unternehmen genutzt. Die Jenji Advisor-Lösungssuite integriert alle internen und externen Datenquellen an einem Ort. Das Tool ermöglicht es alle Finanzen zu analysieren und eine Brücke zwischen einer betrieblichen Ausgabensimulation und konsolidierten Budget zu schlagen. Zudem ist Jenji auf die Optimierung des Ausgabenbudgetierungsprozess, Durchführung von Echtzeitsimulationen zur Ausgabenpolitik und Durchführung von automatisierten prädiktiven Analysen zur Prognose ausgerichtet. Das Tool bietet drei Preispläne an: Solo, Team und Enterprise. Die Preise starten hier bei 5€ pro Monat und Nutzer:in. Über die Website des Anbieters kann Jenji 30 Tage kostenlos getestet werden und eine Demoversion angefragt werden.

Soldo

Was ist Soldo?

Soldo ist nach eigenen Angaben die führende Ausgabenmanagement-Plattform in Europa und wird von Tausenden von Unternehmen genutzt. Soldo verbindet intelligente Unternehmenskarten mit einer intuitiven Plattform. Mit dem Tool können Nutzer:innen Ihre Ausgaben an einem Ort steuern, verfolgen und analysieren. Dazu werden Prepaid-Unternehmenskarten, eine App für Mitarbeiterausgaben, eine Verwaltunsplattform sowie Buchhaltungsintegrationen angeboten. Soldo ist in drei bezahlten Plänen verfügbar: Pro, Premium und Unternehmen. Die Preise starten bei 6€ pro Karte und pro Monat.

Qonto

Was ist Qonto?

Qonto ist ein All-in-one-Geschäftskonto für kleine und mittlere Unternehmen, Einzelunternehmer:innen, Selbstständige sowie Gründer:innen. Nach eigenen Angaben vertrauen rund 220.000 Unternehmen auf Qonto. Mit Qonto sind Nutzer:innen in der Lage die Buchhaltung zu digitalisieren und die Ausgabenverwaltung im Team zu verwalten. Das Tool stellt flexible Pläne je nach Unternehmensstatus zur Verfügung. Weitere Preisauskünfte können über die Anbieter-Website eingesehen werden.

yokoy

Was ist yokoy?

Yokoy ist eine automatisierte Spendmanagement-Lösung. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 500 Firmen auf yokoy. Das Tool automatisiert das Ausgabenmanagement für mittlere und große Unternehmen mit künstlicher Intelligenz, indem es das Ausgabenmanagement, die Rechnungsverarbeitung und intelligente Firmenkreditkarten in einer einzigen Plattform vereint. Zusätzlich können yokoy Mastercard Karten für das ganze Team eingerichtet werden. Eine unverbindliche Demoversion ist über die Website des Anbieters verfügbar.

Mehr über Spend Management Software & Tools im Vergleich

Definition Spend-Management-Software: Was ist Ausgabenmanagement und wozu wird es benötigt?

Für Spend-Management-Software gibt es zahlreiche alternative Bezeichnungen, wie Ausgabenmanagement-Software, Tail-Spend-Management-Software, Procurement-Spend-Management-Software oder auch Business-Spend-Management-Software. Für große Unternehmen gibt es zudem spezielle Enterprise-Spend-Management-Softwares. Sie alle beschreiben jedoch ein und dasselbe: Nämlich ein System, mithilfe dessen das Einkaufs- und Beschaffungs-Controlling sowie die Verwaltung weiterer unternehmenswichtiger Ausgaben (Source-to-Pay - S2P) erleichtert werden können. Tatsächlich ist die Ausgabenkontrolle in Unternehmen mit vielen Zulieferern und Spend-Posten überhaupt erst mithilfe einer solchen Software möglich. Sie schafft Transparenz und verbessert die Übersicht des Beschaffungsvolumens. Händler, Preise, Mengen, Intervalle und sämtliche weiteren wichtigen Daten des Spend Managements aller Unternehmensbereiche - gegebenenfalls weltweit – laufen hier zusammen. Durch diese zentrale und ganzheitliche Organisation sind strukturierte Analysen der Ausgaben möglich. Es können schließlich zielgenau Optimierungspotenziale identifiziert und Kosten gespart werden. Die Software lässt alle Spend-Prozesse langfristig monitoren. Folgende Anpassungserfordernisse stellen sich dabei typischerweise heraus:

  • Optimierung der Lieferantenbasis
  • Ausschreibungen für spezielle Potenzialfelder
  • Preisverhandlungen gezielter einleiten
  • Konditionen von Rahmenverträgen überdenken
  • Anpassung des Betriebskapitals

Wie funktionieren Spend-Management-Softwares?

Wie zuvor beschrieben, lassen sich mithilfe von Spend-Management-Software unterschiedlichste Aspekte rund um den Einkauf und die Beschaffung optimieren. Der Weg dorthin beginnt mit der Digitalisierung typischer Vorgänge in der Verwaltung von Zulieferern, Rechnungen und Zahlungen. All dies wird mithilfe der Spend-Management-Software in einem einfachen, intelligenten Prozess zusammengefasst. Das System ist dabei an alle weiteren für entsprechende Ausgaben wichtige Programme angeschlossen und ermöglicht es so, die Ausgabendaten präzise zu erfassen und zu analysieren. Kernziel ist ein Überblick der gesamten Unternehmensausgaben. Diese breite Einsicht und betreffende Daten bilden eine ideale Basis für höchst effizient durchzuführende Optimierungen auf unterschiedlichsten Ebenen von Einkauf und Beschaffung.

Welche Vor- und Nachteile bieten Spend-Management-Softwares?

Gerade in großen Unternehmen - mit vielleicht hunderten von Ausgabenkategorien und tausenden von Einzelposten – kann das Spend Management überaus schwierig sein. Dabei arbeiten nicht wenige solcher Betriebe noch immer mit manuellen Prozessen und Altsystemen, die viel Zeit und Mühe erfordern und trotzdem nur eine rudimentäre Organisation ermöglichen. Erschwert wird hier nicht nur das Ausgabenmanagement an sich. Auch andere spezifische Probleme gehen mit einer entsprechend oberflächlichen Kontrolle einher, wie beispielsweise eine geringe Transparenz der Ausgaben, eine mangelhafte Einhaltung von Verträgen, höhere Transaktionskosten oder längere Zykluszeiten. Spend-Management-Software kann die Lösung sein. Sie lässt alle zugehörigen Vorgänge zentral betrachten und teils sogar automatisieren. Ein solches softwarebasiertes Ausgabenmanagement bietet eine Reihe strategischer, betrieblicher und finanzieller Vorteile. Nachfolgend die fünf zentralen Gründe, warum Unternehmen den Einsatz einer Ausgabenmanagement-Software unbedingt in Betracht ziehen sollten.

Höhere Prozesseffizienz
Ausgabenmanagement-Software trägt dazu bei, den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben im Ausgabenmanagement zu reduzieren. Ein durchgängiges Ausgabenmanagementsystem kann bei der Optimierung aller Source-to-Pay-Prozesse (S2P) unterstützen, zum Beispiel bei der Ausgabenanalyse, der strategischen Beschaffung, dem Vertragsmanagement und dem Management der Lieferantenbeziehungen. So kann sich das Beschaffungsteam unter anderem stärker auf die Umsetzung strategischer Arbeiten konzentrieren.

Höhere Ausgabenkonformität
Mit einer Ausgabenmanagement-Software können Ausgaben unter Kontrolle gebracht und sichergestellt werden, dass alle Einkäufe auf der Grundlage gültiger Verträge sowie mit den entsprechenden Genehmigungen getätigt werden. Die Benutzer:innen können Einkäufe über vorab legitimierte Online-Kataloge tätigen, ohne Papierkram oder langwierige Genehmigungsverfahren anstoßen zu müssen. Da sämtliche S2P-Prozesse digitalisiert und automatisiert sind, kann alles leicht nachverfolgt und dokumentiert werden. Dies verhindert vertragswidrige Ausgaben und verbessert die Einhaltung der Ausgabenkriterien.

Verbesserte Ausgabentransparenz
Um die richtigen Geschäftsentscheidungen treffen zu können, sind Beschaffungsexperten und -expertinnen auf genaue und zeitnahe Daten zu Ausgaben angewiesen. Spend-Management-Software ermöglicht es, Ausgaben zentral zu erfassen und lässt Verantwortliche auf allen Ebenen des Unternehmens auf die für ihren Bereich wichtigsten Ausgabendaten zugreifen. Das sorgt für mehr Transparenz sowie Verantwortlichkeit bei den Ausgaben und optimiert gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Besseres Risikomanagement
Der beste Weg zur Risikominderung besteht darin, Risiken im Voraus zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie eintreten. Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen die Identifizierung von Risiken durch eine detaillierte Analyse von Trends auf dem Beschaffungsmarkt, von Verträgen und Scorecards für die Lieferantenleistung. Mit einer umfassenden Ausgabenmanagement-Plattform können Unternehmen die Leistungen im Vergleich zu den SLAs in den Lieferantenverträgen überwachen. Sie erhalten automatisierte Warnmeldungen in Bezug auf den Beschaffungsmarkt und werden regelmäßig über den Vertragsstatus informiert, um Gefahren zu erkennen und zu begrenzen.

Erhöhte Flexibilität und Mobilität
Cloud-Spend-Management-Software ermöglicht es Benutzer:innen, jederzeit, überall und mit fast allen erdenklichen internetfähigen Geräten auf Geschäftsdaten zuzugreifen. Anwender:innen bekommen die Chance, von unterwegs aus oder prompt in einem Meeting benutzerdefinierte Dashboards zu nutzen, Ad-hoc-Berichte abzurufen oder sogar Bestellungen zu genehmigen. Das bedeutet nicht nur eine größere Flexibilität, sondern schließlich auch eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung sowie kürzere Zykluszeiten.

Wie wählt man die passende Spend-Management-Software aus bzw. auf welche Features sollte man achten?

Egal, ob ein wachsendes Startup, ein mittelständisches oder ein etabliertes Unternehmen - die richtige Ausgabenmanagement-Software hilft jedem Betrieb, Zeit und Geld zu sparen. Obwohl die benötigten Tools und Funktionen in der Regel branchenübergreifend recht ähnlich sind, haben verschiedene Unternehmen bei der Suche nach der richtigen Lösung unterschiedliche Prioritäten und Anforderungen.

  • Kleine Unternehmen: Neugründungen und kleine Unternehmen benötigen normalerweise ein einfaches System zur Verwaltung ihrer Ausgaben. Zu empfehlen ist hier eine kostenpflichtige Spend-Management-Software, die grundlegende Funktionen, wie Ausgabenverfolgung, Ausgabenanalyse und Belegverfolgung, bietet.
  • Mittelständische Unternehmen: Mittelständische Organisationen und wachsende Unternehmen haben höhere Ausgaben, die mit zusätzlichen Lieferanten und Kunden einhergehen. Hier werden oftmals schon komplexere Lösungen benötigt mit Ausgabenkontrolle, Beschaffungsmanagement und Prognosen. Mit diesen Tools lässt sich das künftige Wachstum auf der Grundlage von Daten vorhersagen.
  • Große Unternehmen: Große Unternehmen haben oft zahlreiche Abteilungen und damit komplexe Ausgabenprozesse. Solche Firmen profitieren besonders von Systemen, die mehrere Arten von Ausgaben, Einnahmen und Währungen verarbeiten können. Zu achten ist hier auf Funktionen für Genehmigungs-Workflows, Ausgabenkontrolle und Beschaffungsmanagement, um alle Lieferantenbeziehungen sowie den Einkauf effizient zu verwalten.

Typische Funktionen von Spend-Management-Software

  • Vertragsmanagement: Mithilfe von Vertragsmanagement-Features verwalten Nutzer:innen die Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Erneuerung von rechtlich bindenden Verträgen. Es können gezielt Punkte verfolgt bzw. optimiert werden, die besondere Kosten verursachen, Verwaltungsautomatisierungen erstellt werden und schließlich die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet werden. Im Vertragsmanagement sind alle Prozesse des Vertragslebenszyklus übersichtlich zu organisieren.
  • Ausgabenprognose: Entsprechende Features kombinieren historische Daten mit Vorhersageprozessen und Business Intelligence, um Prognosen zu Beschaffungsausgaben, Preisen und Mengen für die Zukunft anzustellen.
  • Ausgabenanalyse: Hier geht es im Wesentlichen darum, vergangene Einkäufe auszuwerten, um zukünftige Einsparungen zu finden. Es lassen sich Ausgaben auf der Grundlage von Kategorien organisieren, Lieferanten klassifizieren und aktuelle Berichte auf der Basis von Echtzeit-Analysen erstellen.
  • Zentrale Organisation von der Beschaffung bis zur Bezahlung: Spend-Management-Software ermöglicht die Verwaltung aller Aspekte des Beschaffungsprozesses. Dazu gehören Bestellanforderungen, Einkauf, Wareneingang, Bezahlung und Buchhaltung für erhaltene Waren oder Dienstleistungen. Manche Systeme können den Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung sogar automatisieren. Komplexe manuelle Arbeitsabläufe werden eliminiert und gleichzeitig die Transparenz sowie die Nutzung des Budgets verbessert.

Was kosten Spend-Management-Softwares?

Ausgabenmanagement-Software-Anbieter haben oft Trial-Versionen im Angebot. Das heißt, Nutzer:innen wird das System lediglich über einen bestimmten Zeitraum für einen ersten Test gratis zur Verfügung gestellt. Nach dieser Testzeit fallen im Allgemeinen Kosten an. Normalerweise belaufen sich solche Gratisintervalle auf 14 bis 30 Tage. Die Kosten für Ausgabenmanagement-Software beginnen dann bei ca. zehn bis 20 Euro pro Monat und Benutzer*in. Dies gilt für cloudbasierte Lösungen mit einem Preis auf Abonnementbasis. Die meisten Spend-Management-Softwares werden heute nach diesem Modell angeboten. Es gibt aber auch immer noch On-Premise-Lösungen, also solche Programme, die einmal gekauft und dann vor Ort installiert werden. Der große Vorteil von Cloud Softwares liegt darin, dass sich Betriebe hier um nichts weiter als deren vorteilhafte Nutzung kümmern müssen. Nahezu sämtliche administrativen Aufgaben und das gesamte Hosting sowie Updates oder andere Wartungsarbeiten liegen in den Händen des Providers. Außerdem sind solche Systeme schnell über einen Browser oder eine App auf praktisch jedem internetfähigen Gerät verwendbar. Bei der On-Premise-Software ist die Reichweite deutlich eingeschränkter und es liegen alle Verwaltungsarbeiten beim nutzenden Unternehmen. Dafür bleiben die Finanzdaten allerdings ausschließlich beim Betrieb, wohingegen sie bei einer Cloud-Variante extern gespeichert und organisiert werden. Die Preise schwanken – wie fast immer bei Software - je nach Umfang des Systems. Werden lediglich grundlegende Funktionen, wie Ausgabenverfolgung, Ausgabenanalyse und Belegverfolgung, benötigt, müssen Betriebe sehr viel weniger kalkulieren als bei einer Lösung mit komplexen KI-gestützten Forecasting Features. Ausgabenmanagement-Software mit großem Funktionsumfang kann schnell 50 Euro im Monat und noch mehr kosten.