Travel-Management-Systeme im Vergleich

Travel-Management-Software-Definition: Was sind Travel-Management-Systeme?

Eine Travel-Management-Software ist ein System, mithilfe dessen sich unterschiedliche To-dos im Zusammenhang mit geschäftlichen Reisen effizienter gestalten lassen. Das betrifft sowohl Kurz-Trips per Auto oder Zug als auch längere Geschäftstouren mit dem Flugzeug.

Spezifische Vorgänge und Daten werden innerhalb des Programms zentralisiert. Ihr müsst nicht mehr zahlreiche (Online-)Tools bzw. Dienstleister bemühen und die daraus resultierenden Informationen oder Dokumente einzeln managen. Alle relevanten Schritte sowie Daten laufen sehr zweckmäßig über eine einzige Plattform und sind somit eindeutig nachvollziehbar.

Je nach Umfang des Programms besteht die Möglichkeit, Budgets zu verwalten, Trips zeitlich zu planen, direkt Reisebuchungen durchzuführen sowie automatisch entsprechende Meldungen zu übermitteln und Rechnungen zu organisieren. Über spezifische Filter könnt Ihr dafür sorgen, dass Eure Reiserichtlinien präzise eingehalten werden. Alle Reisedaten werden an einem Ort gespeichert und sind langfristig für Budgetierungs- bzw. Spesenangelegenheiten und andere Berichts- oder Management-Zwecke nutzbar.

Weshalb solltet Ihr Travel-Management-Tools einsetzen?

Geschäftsreisen sind tatsächlich in sehr vielen Unternehmen weitverbreitet. Bei großen, womöglich international tätigen Firmen bedeutet deren Organisation einen erheblichen Aufwand.

Nicht selten ist eine spezielle Abteilung dafür verantwortlich, dass entsprechende Trips gemäß den Budgets sowie anderen Richtlinien geplant werden. Dazu gehört auch, dass alle Beteiligten die richtigen Informationen bzw. Dokumente bekommen, die für den zweckmäßigen Ablauf der Reisen erforderlich sind. Die Mitarbeiter:innen sind mit der unmittelbaren Planung und langfristigen Kontrolle von geschäftlichen Touren anhand von anfallenden Reisedaten verantwortlich.

Der Kosten-Nutzen-Faktor von Geschäftsreisen ist dabei für Unternehmen immer ein wichtiges Thema. Deshalb ist sowohl im Vorfeld eines Trips als auch in dessen Nachgang eine umfassende und transparente Abhandlung zu gewährleisten.

Diese Aufgaben sicher zu erfüllen, ist über „klassisches“ Travel-Management höchst schwierig. Hier führt der Weg, geschäftliche Reisen zu planen, über Excel-Tabellen oder gar handschriftliche Formulare und E-Mail-Kommunikation. Die Buchung erfolgt normalerweise per Online-Dienst oder in einem Reisebüro. Daraufhin werden die Rechnungen sowie Spesenformulare eingereicht, um die Abrechnung zu managen. Der Vorgang zieht sich über verschiedene Instanzen. Wichtige Informationen sowie Papiere werden in unterschiedlichen Formaten (digital und/oder physisch) gesichert. Schließlich müssen alle Unterlagen und andere Informationen sämtlichen beteiligten Mitarbeiter:innen manuell vermittelt werden.

Das ist natürlich recht komplex und damit ineffizient. Mithilfe einer passenden Travel-Management-Software lassen sich die wichtigsten Prozesse und Daten der Reiseorganisation hingegen zentralisieren und an vielen Stellen automatisieren. Das verschafft Euch einen besseren Überblick, eine geringere Fehleranfälligkeit und letztlich einen sichereren ROI.

Diese Effizienzsteigerung ist aber längst nicht nur für größere Unternehmen mit vielen Geschäftsreise-Vorgängen relevant. Auch kleinere Betriebe, die nur vereinzelt Mitarbeiter:innen zu entfernteren Partnerunternehmen entsenden oder lediglich Messebesuche planen müssen, profitieren. Hier gehen besonders häufig erhebliche Ausgaben und andere wichtige Daten unter. Das richtige Travel-Management-Tool hilft dabei, dies auszuschließen.

Wie funktioniert Software für Travel-Management?

Wie Travel-Management-Software funktioniert, hängt natürlich davon ab, welche Funktionen das jeweilige Tool vereint. Es gibt hier durchaus größere Unterschiede. Der typische Prozess der Reiseorganisation mithilfe eines solchen Tools gestaltet sich jedoch wie folgt.

1. Reisebuchung: Eine schnelle, unkomplizierte Buchung spart Euch viel Zeit und Geld. Travel-Management-Software verschafft eine prompte Übersicht der besten Angebote. Sie ermöglicht es Euch, ohne zusätzliche Kosten binnen wenigen Minuten eine Buchung durchzuführen. Kurzfristige Änderungen oder Stornierungen funktionieren ebenfalls über das System.

2. Reiseabrechnung oder Auslagen-Management: Muss die Reisekostenabrechnung manuell erfolgen, bedeutet dies sehr viel Zeitaufwand. Ebenso ist ein händisches Vorgehen relativ fehleranfällig. Eine Traveler-Software erfasst sämtliche Tickets, Belege und Ausgaben über den gesamten Planungs- und Reiseprozess hinweg in Echtzeit. Die Informationen werden digital und automatisiert an die Buchhaltung weitergeleitet. Ihr habt zu jeder Zeit die Chance, Euch schnell einen Überblick der Kosten zu verschaffen. Es ist zudem möglich, die Reisemanagement-Software mit einem ERP-System zu verbinden und so die Workflows weiter zu optimieren.

3. Reiserichtlinien: Reiserichtlinien sind wichtig. Sie sorgen für Effizienz, indem sie eine Linie vorgeben, anhand derer geschäftliche Trips geplant und umgesetzt werden. Häufiges Nachfragen, langwierige Genehmigungsprozesse und Änderungen entfallen dadurch. Das Travel-Management wird beschleunigt und läuft zu 100 Prozent compliant ab.

4. Reiseunterstützung: Mitarbeiter:innen sollten während ihren Geschäftsreisen möglichst umfassend unterstützt werden. Dazu gehört insbesondere auch eine Erleichterung des Umgangs mit Flugtickets, Hotel-Buchungsbestätigungen und Spesenabrechnungen. Travel-Management-Tools bieten teilweise eine mobile App oder sind als Online-Travel-Management-Tool über eine Web-App erreichbar. Mithilfe solcher Mobilanwendungen können Reisende alle notwendigen Unterlagen digital aufrufen bzw. bearbeiten. Das erspart ein Mitführen zahlreicher ausgedruckter E-Mails, Formulare, Listen und anderer Dokumente.

5. Reporting und langfristige Planung: Ein Travel-Management-System speichert sämtliche Reisedaten und –dokumente zentral ab. Diese können dann unter anderem für datenbasierte Budgetierungen und Prozessoptimierungen genutzt werden.

Welche Vor- und Nachteile bieten Euch Travel-Management-Apps?

Reisemanagement-Software kann den gesamten Prozess der Reiseorganisation sowie –nachbereitung und die langfristige Planung effizienter gestalten. Zentral von Vorteil ist dabei, dass die relevantesten Schritte auf einer Plattform zusammenlaufen. Die wichtigsten Benefits in diesem Zusammenhang sind im Folgenden noch einmal detailliert zusammengefasst.

• Erhalt einer umfassenden, interaktiven Buchungsschnittstelle: Mitarbeiter:innen können Reisen direkt über das Travel-Management-System suchen, vergleichen und buchen. Entweder geschieht dies in Eigenregie oder für andere Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Die Lösungen verfügen über Schnittstellen zu entsprechenden Buchungsdiensten. Es können auch Reisepräferenzen gespeichert, Treueprogramme genutzt und Zahlungsmethoden festgelegt werden.

• Feste Einhaltung der Reiserichtlinien: Durch die Möglichkeit, die Reiserichtlinien des jeweiligen Unternehmens direkt in die Travel-Management-Software zu integrieren, werden die Organisationsprozesse in feste Bahnen gelenkt. Die Richtlinien helfen unter Euch anderem dabei, die Arten von Ausgaben zu klären, die Mitarbeiter:innen geltend machen können. Außerdem helfen die Richtlinien beim Verweigern von Erstattung von Ansprüchen, die nicht den Vorschriften entsprechen, und ermöglichen es Travel-Managern, sicherzustellen, dass ihr Team das Budget einhält. Willkürliche Spesenabrechnungen sind damit endgültig Geschichte.

• Automatisierung und Analytics: Travel-Management-Tools helfen Buchhaltungsteams unter anderem durch die Kategorisierung von Ausgaben dabei, die Reisekosten genauer zu organisieren und langfristig zu optimieren. Diese Tools können Genehmigungs-Workflows für die Verarbeitung und Erstattung von Reisekosten automatisieren. Weiterhin sind sie in der Lage, große Mengen von Ausgabentransaktionen und anderen Daten zu analysieren, was wiederum für die Prognose zukünftiger Investitionen bzw. zur Erstellung von Budgets nützlich ist. Automatisierungen und Analytics sind auch an anderen Stellen möglich.

• Berichtsfunktionen: Reporting-Tools in Reisemanagement-Softwares bieten Gelegenheit, datengestützte Entscheidungen zu treffen und machen die Reiseorganisation insgesamt effektiver. Diese Werkzeuge helfen Euch dabei, nicht konforme Ausgaben oder Buchungen schneller zu erkennen und können Maßnahmen empfehlen, die zur Verbesserung künftiger Ergebnisse zu ergreifen sind. Das Berichtswesen ermöglicht zudem eine zweckmäßigere Verwaltung von Reiseprogrammen, indem es die Reisenden „überwacht“ und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigt.

• Prozessoptimierung: Mithilfe von Travel-Manager-Software können viele Prozesse automatisiert ablaufen. Das führt zu effizienteren Workflows, bedeutet mehr Struktur in den Vorgängen und verschafft Euch nicht zuletzt einen besseren Überblick. Lange Wartezeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten entfallen, was sich wiederum zeit- und kostensparend auswirkt.

Hat Business-Travel-Management-Software bei all den Vorzügen überhaupt Nachteile? Nicht wirklich, dennoch können immerhin gewisse Herausforderungen bei deren Nutzung aufkommen. Typisch sind folgende Schwierigkeiten.

• Integrationsprobleme: Die Integration von Travel-Management-Software mit dem Ausgaben-Management, der Buchhaltungslösung und mit anderen Programmen ist entscheidend, um rundum effiziente Prozesse zu gewährleisten. So müssen beispielweise Informationen über Reisebuchungen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen, die dann konsolidiert und verschiedenen Kostenstellen in der Buchhaltung zugewiesen werden. Wenn die Daten nicht in allen Systemen korrekt verarbeitet werden und inkonsistent sind, könnt Ihr fast wortwörtlich Geld verlieren. In diesem Kontext ist unbedingt auf eine umfassende Kompatibilität der Travel-Management-Software mit relevanten Bestandssystemen zu achten.

• Datenschutz: Der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor beim Einsatz einer Traveler-Software. So verwenden Mitarbeiter:innen möglicherweise ihre eigenen Kreditkarten zur Bezahlung von Reiseleistungen und/oder geben persönliche Bankdaten für Rückerstattungen an. Außerdem kann es vorkommen, dass Mitarbeiter:innen Geschäftliches und Privates auf Reisen mischen. Das heißt, hier muss eine eindeutige Differenzierung über das Travel-Management für Euch möglich sein. Entsprechende Daten werden kleinteilig untersucht. Schließlich können persönliche Informationen, die für die Buchung eines Flugs oder eines Hotelzimmers erforderlich sind, in die Spesenabrechnungen aufgenommen werden. All diese und weitere Informationen laufen im Travel-Management-Tool zusammen. Bietet die Lösung vor diesem Hintergrund keine ausreichenden Voraussetzungen für den optimalen Schutz der Daten, kann das für Euch schwerwiegende Datenschutzverletzungen bedeuten, die schlimmstenfalls erhebliche Strafen nach sich ziehen. Daher solltet Ihr Euch unbedingt nach einem Travel-Management-Anbieter umsehen, der für Eure Bedarfe optimale Datenschutzvoraussetzungen bietet.

Wie wählt man die passende Travel-Management-Software aus?

Die Bestimmung des passenden Travel-Management-Tools ist keine leichte Aufgabe. Der Markt bietet sehr viele Optionen mit unterschiedlichsten Funktionsumfängen. Für eine Vereinfachung der Entscheidung solltet Ihr bei der Suche die nachfolgenden Faktoren im Hinterkopf haben.

Technologiebedarf berücksichtigen Zunächst gilt es möglichst präzise zu bestimmen, welche Anforderungen vorliegen und welche Art von Lösung am besten zu deren Bearbeitung passt. Ihr solltet Euch hier folgende Fragen stellen, um die aktuelle Situation zu skizzieren.

• Wie viele Mitarbeiter:innen sind regelmäßig unterwegs?
• Welche anderen Dienste bzw. Programme müssen mit der Travel-Management-Software zusammenarbeiten?
• Wer wird das Travel-Management abwickeln und muss dementsprechend an der Software geschult werden?
• Wie technikaffin sind verantwortliche Mitarbeiter:innen – sind sie empfänglich für größere Prozessveränderungen?
• Sollen Mitarbeiter:innen selbstständig buchen oder übernimmt diese Aufgabe eine Abteilung bzw. eine bestimmte Person?

Budgetmöglichkeiten zugrundelegen Der Preis, der für die Einrichtung, die Integration, den Support, eine eventuelle Anpassung und natürlich für das Produkt selbst zu zahlen ist, hängt stark davon ab, welche Bereitstellungsart gewählt wird. Grundsätzlich gibt es drei mögliche Lösungen: On-Premise-Software, Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Online-Travel-Management und kundenspezifische Implementierungen. Ein SaaS-Dienst ist normalerweise sowohl unmittelbar (in der Anschaffung) als auch langfristig besonders preiswert.

Mitarbeiter-Feedback einholen Reisende selbst, die Finanzabteilung, das IT-Team und die Geschäftsleitung bzw. einzelne Abteilungsleiter:innen sind alle in das Reisekosten-Management eines Unternehmens eingebunden. Bevor eine Lösung gewählt wird, solltet Ihr die jeweiligen Arbeitsprozesse dieser Personen verstehen, auf deren Fragen eingehen und sich abzeichnende Probleme mit dem neuen Produkt frühzeitig beseitigen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die gewählte Travel-Management-Software schließlich wirklich wie gewünscht genutzt wird und ihr volles Potenzial entfaltet.

Aktuelle Infrastruktur bewerten Höchstwahrscheinlich sind zum Zeitpunkt der Recherche zur Einführung eines Travel-Management-Tools bereits Technologien im Einsatz, die es Euch ermöglichen, die Reiseorganisation auf irgendeine Weise zu vereinfachen. Diese müssen oder sollen nicht immer komplett neu ausgerichtet werden. Eine der größten Sorgen beim Einsatz neuer Systeme ist tatsächlich fast immer die Integration mit etablierten Programmen und betreffenden Prozessen. Es gilt also zu prüfen, welche Verbindungen hergestellt werden müssen und wie offen die neu zu integrierende Travel-Software für diese Verknüpfungen ist. Hier sollte auch im Hinblick auf zukünftig wahrscheinlich notwendige Skalierungen abgewogen werden.

Sicherheitsprofil des Travel-Management-Anbieters bewerten Der Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema im Travel-Management. Daher solltet Ihr Euch genau ansehen, was der jeweilige Software-Anbieter tut, um zum einen die Daten des Unternehmens zu sichern - zum anderen aber auch datenschutzkonform mit den Informationen der Reisenden umzugehen. Hier liegt die größte Schwäche von SaaS-Diensten. Sie bieten zwar eine sehr effiziente Lösung, Unternehmen haben aber nicht die volle Kontrolle über die Sicherheit der Daten. Deshalb solltet Ihr Euch bei derartigen Travel-Management-Systemen umso genauer spezifische DSGVO-Zertifikate, ISO-Standards und das Sicherheitsprofil des Anbieters im Ganzen checken.

Was kostet eine Travel-Manager-App?

Viele Travel-Software-Anbieter haben entweder eine komplett kostenlose Testphase ihres Produkts oder eine "Freemium"-Version im Programm, die geringere Funktionsumfänge aufweisen. Generell bemisst sich der Preis einer Travel-Management-Software stark nach den integrierten Funktionen, aber ebenfalls nach den Nutzer:innen, die schließlich mit dem System arbeiten können.

Travel-Manager-Lösungen werden in aller Regel entsprechend einer monatlichen Pauschalgebühr, einem monatlichen Tarif pro Benutzer:in oder einer jährlichen Lizenz berechnet. Monatliche Pakete mit umfangreicheren Funktionen beginnen bei etwa 50 Euro. Kleinere Unternehmen bzw. solche, die weniger Reisen organisieren müssen, können allerdings auch schon mit Programmen für um die 20 Euro eine sehr gute Unterstützung erhalten.

Reisemanagement-Software, die Teil eines größeren Pakets ist (diese kann unter anderem mit Produkten für das Reisekosten- und Risikomanagement kombiniert werden), schlagen immer mit deutlich höheren Aufwänden zu Buche.

Richtig teuer wird es, wenn eine Individuallösung gefragt ist. Dafür haben Firmen hier aber auch die meiste Kontrolle. Zusammen mit einem Entwickler-Unternehmen besprechen sie die individuellen Bedarfe, Konfigurationen und Erwartungen. Der Datenschutz und alles Weitere werden genau auf die jeweiligen Betriebsanforderungen abgestimmt.