Virtuelle Event-Plattformen Software & Tools im Vergleich

Virtuelle-Event-Plattformen-Definition: Was ist eine Software für virtuelle Events?

Virtuelle Veranstaltungsplattformen sind im Grunde Event-Management-Systeme (EMS). Sie fokussieren aber nicht die Planung und Durchführung realer Ereignisse, sondern solcher im digitalen bzw. virtuellen Raum. Möglich ist etwa das Organisieren und Abhalten von Konferenzen, Workshops, Webinaren, aber auch ganzer Messen oder Konzerte. Die Umgebungen können dabei – je nach Software – mehr oder weniger frei gestaltet werden.

Die Funktionen derartiger Anwendungen sind auf unterschiedlich große Events ausgelegt. Veranstaltungsorganisator*innen können mit manchen Lösungen problemlos virtuelle Konferenzen mit mehreren tausend Teilnehmer*innen ausrichten. Andererseits sind einige Plattformen auf die Veranstaltung kleinerer Ereignisse, wie beispielsweise Workshops, spezialisiert.

Virtuelle Event-Plattformen vs. Video-Conferencing-Tools
Die Hauptunterschiede von virtuellen Event-Plattformen zu Videokonferenz-Tools bestehen darin, dass erstere in aller Regel vollwertige Event-Management-Lösungen sind und die Schaffung interaktiver Zusammenkünfte in einem oder mehreren (individuell gestalteten) virtuellen Räumen ermöglichen. Hier können häufig große Gruppen relativ frei interagieren.

Videokonferenz-Tools sind hingegen in erster Linie für die Durchführung von Meetings mit wenigen Leuten im Einsatz. Normalerweise werden in diesem Zusammenhang vornehmlich die teilnehmenden Personen abgebildet und keine virtuellen Räume. Planungsfunktionen sind nur in sehr begrenztem Umfang an Bord.

In vielen Fällen arbeiten Event-Plattformen und Videokonferenz-Tools aber harmonisch zusammen. Digitale Plattformen zur Veranstaltungsplanung verfügen nicht selten über Integrationen mit Videokonferenzprogrammen. Diese sind dann auf einem virtuellen Event zum Beispiel für kleinere Vorträge, spezielle Networking-Zwecke oder auch Kunden-Support einsetzbar.

Weshalb sollten Unternehmen eine virtuelle Plattform für Events einsetzen?

Die Planung und die Durchführung von Veranstaltungen – seien es größere Konferenzen, Messen oder kleinere firmeninterne Events – sind normalerweise mit sehr viel Aufwand verbunden. Zahlreiche Mitarbeiter*innen kümmern sich um die Recherche, die Buchung und die Ausstattung der Location, organisieren Gastredner*innen, andere Programmpunkte sowie die Umsorgung entsprechender Personen - und schließlich muss das Ganze relativ umständlich ausgewertet werden. Das sind selbstverständlich nur einige wichtige Eckpunkte des überaus komplexen Event-Managements.

Viele dieser Aufwände können im Kontext von virtuellen Events deutlich abgeschwächt werden. Das heißt, man muss weniger Arbeit sowie personelle Ressourcen investieren, um derartige Veranstaltungen zu organisieren und schließlich abzuhalten. Die Location wird im virtuellen Raum einfach selbst erstellt, Gastredner*innen können remote zugeschaltet werden, was eine Betreuung nicht erforderlich macht, und die Auswertung erfolgt äußerst zielführend komplett datenbasiert.

Virtuelle Events sind **rundum effizient und – das ist selbstverständlich ein bedeutungsvolles Argument – werden mittlerweile sogar häufig bevorzugt angenommen.** Die Corona-Pandemie hat diese Veranstaltungsart richtig in Fahrt gebracht. Mehr und mehr Unternehmen bzw. Branchen waren darauf angewiesen, ihre jährlichen Ereignisse digital abzuhalten. Dabei stellte sich tatsächlich eine hohe Akzeptanz heraus. Sowohl Veranstalter*innen als auch Gästen wurden die zahlreichen Vorzüge bewusst. Das macht virtuelle Events auch über die Pandemie hinaus höchst relevant.

Noch interessanter wird diese Entwicklung dadurch, dass Events im virtuellen Raum längst nicht perfektioniert und in vielen Branchen sogar noch gar nicht angekommen sind. Hier besteht enormes Alleinstellungspotenzial. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um neue Formate zu testen und herauszufinden, wie das perfekte virtuelle Ereignis aussehen kann. Mit Innovationen - nicht nur in puncto technischer Umsetzung, sondern ebenso im Design bzw. im Look-and-Feel sowie im Content – erhalten Firmen eine gute Gelegenheit, ihre Konkurrenz abzuhängen und sich wichtige Marktanteile zu sichern.

Das alles und weitere Benefits können Unternehmen durch den Einsatz einer passenden Plattform für virtuelle Events erreichen. Sie ist damit weit mehr als ein erheblicher Effizienz-Pusher – nämlich zudem langfristig ein womöglich entscheidender Faktor der Wettbewerbsfähigkeit.

Wie funktioniert eine digitale Event-Plattform?

Virtuelle Event-Plattformen bringen in der Regel vielfältige Features mit, die dann deren jeweilige Funktionsweise bestimmen. Drei Tools bzw. betreffende Prozesse sind jedoch immer essenziell, wenn es um die Planung und Durchführung von Events im digitalen Raum geht: Projektmanagement-Werkzeuge, verschiedene virtuelle Areale und Interaktionsmöglichkeiten.

Event-Management
Die Planung und die Durchführung einer virtuellen Konferenz, eines Meetings oder einer anderen Veranstaltung sind keine Selbstläufer. Idealerweise unterstützen virtuelle Plattformen für Events Organisator*innen mit spezifischen Tools bei entsprechenden Management-Aufgaben.

Es ist längst Standard, Veranstaltungen mit spezieller Event-Management-Software zu verwalten. Betreffende Features können natürlich auch bei virtuellen Events eine große Erleichterung bringen. 

Sie helfen (optimalerweise) bei der kompletten Planungsarbeit: von einer spezifischen Aufgabenverwaltung und individuellen Workflows zur Erreichung bestimmter Ziele über die Anmeldeorganisation und die Information aller Beteiligten bis hin zu Marketing und Werbung.

Virtuelle Räume mit Interaktionsmöglichkeiten
Ein ganz zentrales Funktionsmerkmal einer virtuellen Event-Plattform ist die Möglichkeit der Erstellung verschiedener virtueller Räume. Hier bekommen Verantwortliche die Chance, unterschiedliche Programmpunkte und Intentionen des Events zu positionieren sowie spezifische Arten der Publikumsbeteiligung zu forcieren.

Weiterhin sind es natürlich diese Areale, die eine digitale Veranstaltung möglichst ähnlich zu einer realen ausrichten lassen: Auf einem echten Event können sich Besucher*innen frei bewegen. Sie bekommen etwa die Chance, sich in einer Lobby zu orientieren, in einem großen Saal einer Begrüßungsrede beizuwohnen und schließlich in kleinere Konferenzräumen genau die Programmpunkte wahrzunehmen, die für sie am wichtigsten sind. So sollte es auch virtuell laufen.

Folgende Arten von Arealen können typischerweise generiert werden:

• Saal mit Bühne: Bereich für die Ansprache des gesamten Veranstaltungspublikums – beispielsweise für Keynotes, Eröffnungszeremonien oder Unterhaltung.

• Kleinere Sessions: Interaktive Räume, in denen Moderator*innen mehrere Teilnehmer*innen zu Breakout-Sessions, Podiumsdiskussionen, Workshops oder Q&As einladen können.

• Produktvorstellungen: Ausstellerhallen für die Einrichtung virtueller Stände für Vertriebsteams, Sponsoren oder Partnerunternehmen.

• Networking-Places: Besprechungsräume für kleine Teilnehmerzahlen und den Aufbau von Partnerschaften, den Austausch von geschäftlichen Informationen oder auch für die Einleitung von Abschlüssen.

Interaktionsmöglichkeiten
Mit einer Plattform, die ermöglicht, individuell verschiedene Veranstaltungsareale zu erstellen, ist die Vermittlung einer realitätsnahen Event-Umgebung im digitalen Raum massiv zu unterstützen. Das alleine reicht aber noch nicht: Erst die Teilnahme des Publikums bzw. Interaktion macht eine Veranstaltung zu einer „echten“ Veranstaltung.

Eine virtuelle Event-Plattform kann eine Vielzahl von Interaktionsmöglichkeiten bieten, die es den Teilnehmer*innen ermöglicht - und sie sogar regelrecht ermutigt - Ideen auszutauschen, Kontakte zu knüpfen und das direkte Gespräch zu suchen.

Beispiele für diese Art von Funktionen sind:

• Video-Q&As: Zum Beispiel können Moderator*innen in kleineren Sessions mehrere Vortragende und Teilnehmer*innen für einen Videoaustausch auf den Bildschirm holen.

• Video-Vernetzung: Veranstaltungsteilnehmer*innen können sich in kleinen Gruppensitzungen oder per privatem Eins-zu-Eins-Video-Chat mit anderen Event-Besucher*innen treffen und vernetzen.

• Direktnachrichten: Event-Teilnehmer*innen können über die Plattform andere Besucher*innen finden, mit ihnen kommunizieren und so etwa gemeinsam bzw. in direktem Kontakt bestimmte Punkte der Veranstaltung besuchen.

• Umfragen und Erhebungen: Veranstaltungsverantwortliche können vor, während und nach dem Event gezielt Feedback von den Teilnehmer*innen einholen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Event-Plattformen?

Viele gewichtige Vorteile von virtuellen Event-Plattformen wurde bereits herausgestellt. Im Folgenden sind nun die zentralen Benefits kompakt zusammengefasst.

• Reichweite: An einem virtuellen Event kann sehr viel flexibler teilgenommen werden als an einem echten. Es ist keine Anreise erforderlich – alles funktioniert remote. Das führt zu einer potenziell sehr hohen Reichweite. Hinzukommt, dass Veranstaltungen im virtuellen Raum mittlerweile in vielen Brachen sehr gut angenommen werden.

• Kosten: Bei virtuellen Events entfallen viele typische Veranstaltungskosten, wie zum Beispiel Aufwände für die Miete von Räumlichkeiten, für Catering oder für Sicherheitspersonal.

• Nachhaltigkeit: Ein virtuelles Event ist unter anderem deshalb sehr nachhaltig, da Reiseemissionen der Teilnehmer*innen komplett entfallen und die Möglichkeit besteht, entsprechende Inhalte auch längerfristig verfügbar zu machen.

• Analysen: Virtuelle Events erlauben, Analysen und Auswertungen über zahlreiche digitale Daten bzw. KPIs durchzuführen. Das macht die Erfolgsmessung und die Optimierung für die Zukunft überaus effektiv.

Wie immer bei Software-Lösungen gibt es auch bei virtueller Event-Software gewisse Nachteile. Diese beziehen sich jedoch weniger auf die Plattformen an sich, sondern eher auf die Eigenschaften damit erzeugter Virtuell-Events.

• Begrenztes Networking: Virtuelle Event-Plattformen können vielfältige Networking-Features und andere Interaktionsfunktionen bieten. Dennoch ist der spontane und echte Austausch von Menschen damit nicht zu ersetzen.

• Fehlende Emotionen: Erlebnisse und Emotionen sind für den Erfolg von Events normalerweise essenziell. Diese entstehen im Wesentlichen durch gemeinschaftliche Aktionen und Interaktionen untereinander. Die Voraussetzungen für das Erreichen solcher nachhaltigen Empfindungen können zwar auch mithilfe von virtueller Event-Software geschaffen werden. Die Dramaturgie einer echten Veranstaltung lässt sich damit aber nur schwer nachstellen. Es bleibt hier alleine durch die räumliche Trennung immer eine kritische Barriere.

Wie wählt man die passende Plattform für virtuelle Events aus?

Jede virtuelle Veranstaltungsplattform funktioniert etwas anders. Einige sind eher für kleinere Presseveranstaltungen konzipiert, während andere ermöglichen, globale Fachmessen auszurichten.

Ganz gleich, ob nach einem Tool für eine internationale Konferenz oder für ein kleineres Meeting unter Belegschaft und Partnerfirmen gesucht wird: Alleine aufgrund der Tatsache, dass entsprechende Programme immer ein erheblicher Kostenfaktor sind, sollten Interessierte unbedingt eine Lösung recherchieren, die auch wirklich perfekt zu ihren Bedarfen passt. Dafür sind primäre folgende Aspekte zu berücksichtigen.

Benutzerfreundlichkeit
Eine der wichtigsten Eigenschaften, auf die Verantwortliche achten sollten, ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform: nicht nur für das eigene Team (wenn es also um das Veranstaltungsmanagement geht), sondern auch für die Teilnehmer*innen. Wenn es an irgendeiner Stelle hakt, kann das den Erfolg des gesamten Events stark schmälern.

Es gilt, die Software-Auswahl in puncto Usability genau zu bewerten und zu prüfen, wie die einzelnen Teammitglieder damit zurechtkommen. Das kann natürlich nur über einen eingehenden Test erfolgen. Gestaltet sich der Anmeldeprozess für Gäste möglichst einfach, können diese auf dem Event leicht navigieren und wird es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, alle Features der Plattform intuitiv oder zumindest mit geringem Schulungsaufwand zu nutzen?

Man sollte auf ein Tool setzen, das die Gäste nicht unnötig behindert und dem Team einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung ermöglicht. Dafür sollte sich die Lösung gegebenenfalls auch mit dem vorhandenen CRM und spezifischen Event-Marketing-Tools integrieren lassen.

Skalierbarkeit
Vor allem für größere Veranstaltungen ist eine gute Skalierbarkeit unerlässlich. Denn gerade bei solchen Events schwankt die tatsächliche Teilnehmerzahl mitunter enorm. Der Provider muss hier für alle Eventualitäten die passenden Ressourcen bereitstellen.

Kann die jeweilige Lösung nicht flexibel mit vielen Besucher*innen umgehen, schränkt das womöglich die Nutzererfahrung ein. Das würde den Erfolg des Events abermals erheblich schmälern.

Schon frühzeitig sollte feststehen, für welche Veranstaltungsgrößen eine Virtual-Event-Plattform benötigt wird. Steht eine große Anzahl von Personen im Fokus, gilt es sich nach einer virtuellen Veranstaltungsplattform umzusehen, die entsprechende Kapazitäten hat.

Anpassungsmöglichkeiten
Eine der besten Möglichkeiten, eine virtuelle Veranstaltung von anderen abzuheben, besteht darin, ein individuelles, emotionales und intensives Erlebnis für die Gäste zu schaffen. Um dies zu erreichen, sollte ein Tool gewählt werden, das zahlreiche, flexible Möglichkeiten der Gestaltung bietet.

Es gilt darauf zu achten, dass viele Optionen für virtuelle Areale und deren Design gegeben sind. Interessierte suchen am besten nach einer virtuellen Event-Software, mit der sie das Aussehen und die Atmosphäre der digitalen Räume mit Bildern, Farben, Animationen, Videos, Audioinhalten etc. genau passend zum jeweiligen Anlass und möglichst nahe an einem realen Event des betreffenden Bereichs gestalten können.

So lässt sich eine virtuelle Veranstaltung von einem gewöhnlichen und einfallslosen digitalen Meeting in ein überzeugendes, engagementförderndes Ereignis verwandeln, das lange Zeit positiv im Kopf der Besucher*innen bleibt.

Preisgestaltung
Virtuelle Events gibt es in allen Formen und Größen. Das Gleiche gilt für die Veranstaltungstechnik, mit der sie durchgeführt werden. Die Preise für virtuelle Veranstaltungsplattformen können je nach Kapazitäten stark variieren. Daher müssen Interessierte eine gute Vorstellung von ihrem Budget haben, wenn sie sich auf die Suche machen.

Natürlich sollte stets im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten recherchiert werden. Kostet die Plattform, mit der man Events virtuell organisieren möchte, zu viel, kann der Preis den Nutzen der letztlichen Veranstaltungen übersteigen. Das wäre selbstverständlich der schlechteste Fall. Der ROI muss immer stimmen!

Nutzerbewertungen
Die Einführung einer neuen Technologie ist immer ein Wagnis - vor allem, wenn man überhaupt keine Berührungspunkte mit ihr hat. Um eine Falschentscheidung zu vermeiden, sollten Verantwortliche sich vor dem Kauf nicht nur auf der Website des jeweiligen Providers, sondern auch über Nutzerbewertungen informieren.

Benutzerrezensionen sind eine wertvolle Faktenquelle. Hier kann bestenfalls ein Überblick der wirklichen Funktionsstärke und der Usability eines Virtual-Event-Tools erlangt werden. Entsprechende Kommentare stammen von Personen, die ein Produkt tatsächlich benutzen. Am besten schaut man für solch authentische Bewertungen abseits der Anbieter-Website: Hier gibt es kein Marketing-Blabla oder organisierte Erfahrungsberichte von Top-Kunden.

Was kostet eine Event-Plattform für virtuelle Veranstaltungen?

Die Preise für virtuelle Veranstaltungsplattformen beginnen bereits bei rund 50 Euro pro Monat. Entsprechende Tools sind dann im Regelfall für kleinere Events konzipiert. Nach oben ist die Preisspanne ziemlich groß. Programme, die Kapazitäten für viele große Ereignisse bieten, können schnell 5.000 Euro und mehr kosten.

Das Preismodell von Software für Online-Events richtet sich häufig zentral nach der Anzahl der Teilnehmer*innen, die man bei einer Veranstaltung erwartet. Mit anderen Worten: Wenn Events für viele Gäste zu organisieren sind, steigen die Kosten. Zudem spielen die integrierten Funktionen stark in die Aufwände ein. Je individueller, je automatisierter und mit je mehr zusätzlichen Services Events abzuhalten sind, desto tiefer müssen Unternehmen in die Tasche greifen. Hierbei handelt es sich um ein typisches bedarfsabhängiges Preismodell, wie man es bei vielen Softwares vorfindet.

Weitere Dienstleistungen neben dem bloßen Programm für virtuelle Events sind in den meisten Fällen sinnvoll. Mit ihnen lassen sich relativ sicher wirklich herausragende Ereignisse schaffen. Zu den gängigen Zusatzleistungen zählen vor allem folgende:

• Erstellung virtueller Veranstaltungsort-Layouts.
• Schulungen des Personals.
• Design von Landingpages und anderen Online-Präsenzen.

Interessierte sollten hier mit erheblichen Aufpreisen rechnen. Diese lohnen sich aber gerade dann, wenn keine erfahrenen Digital-Event-Planer und/oder Designer inhouse zur Verfügung stehen.