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Projektmanagement Software & Tools im Vergleich

Projektmanagement-Lösungen unterstützen Nutzer:innen bei der Verwaltung von Teamzielen und langfristigen Projekten sowie bei der Koordination einzelner Aufgaben. Kurz gesagt: Sie unterstützen Projektmanager:innen bei der Planung und Durchführung ihrer Projekte. Damit lässt sich u.a. die eigene sowie die Team-Produktivität steigern, Aufgaben können übersichtlich unterteilt und individuell zugeteilt, Fortschritte gemessen werden. Darüber hinaus können Zeitpläne erstellt und jederzeit eingesehen werden. Dank integrierter Chat-Funktionen bleiben Teams laufend in Kontakt. Gerade bei größeren Projekten können Projektmanagement-Lösungen dazu beitragen, Aufgaben ideal zu koordinieren. Einsetzen lassen sie sich grundsätzlich in jeder Branche.

Manche Lösungen sind mehr auf den Bereich Planung (Kalender, To-Do-Listen, Milestones etc.), andere mehr auf den Bereich Kollaboration (Foren, Chats, Whiteboards etc.) fokussiert. Inzwischen gibt es aber auch so manche Hybrid-Lösung. Entscheidend ist hier, welche Lösung am besten zu den eigenen bzw. (Unternehmens-)Bedürfnissen passt. Oftmals macht es vielleicht auch Sinn, mehrere Lösungen miteinander zu kombinieren.

Gut zu wissen: Projektmanagement-Lösungen sind eng mit Aufgabenverwaltungs-Lösungen verwandt, unterscheiden sich jedoch in Größe und Umfang. Während erstere dafür sorgen, dass Benutzer:innen Teams von Einzelpersonen verwalten, Ressourcen sinnvoll planen und die Effektivität messen können, zeigen zweitere lediglich die individuellen Anstrengungen und Deadlines und sorgen dafür, dass sich Projekte selbstständig verwalten lassen.

Asana

Was ist Asana?

Mit Asana sollen ortsunabhängige Teams Projekte organisieren, auf neue Prioritäten reagieren und ihre Arbeit effizienter erledigen können. Entstanden ist die Software aus einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des früheren Ingenieurs Justin Rosenstein. Ursprünglich sollte Asana lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter:innen steigern, gehört inzwischen aber wohl zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement. Genutzt werden kann sie in verschiedenen Versionen - Basic (kostenlos für Teams bis zu 15 Personen), Premium, Business und Enterprise (ab 10,99 Euro im Monat). Weltweit soll die Software nach eigenen Angaben aktuell von “mehr als 82.000 Unternehmen” genutzt werden.

Trello

Was ist Trello?

Trello bezeichnet sich selbst als “unkompliziertes, flexibles und visuelles Gratis-Tool”, mit dem sich Projekte verwalten und organisieren lassen. Verfügbar sind eine Free, eine Business Class, eine Enterprise und eine Gold Version (ab 9,99 $). Was die Software, die übrigens zu Atlassian gehört und auf Kanban basiert, bietet: die Möglichkeit, mit jedem beliebigen Team zusammenzuarbeiten, alle Informationen an einem Ort zu sammeln und einen Roboter, einen sogenannten “Butler”, einzusetzen. Geeignet soll Trello dank Flexibilität und Funktionen für jede Art von Team sein.

monday.com

Was ist monday.com?

Mit monday.com sollen sich nach eigener Angabe Projekte und Workflows in wenigen Minuten gestalten lassen. Ziel ist es, Teams dabei zu unterstützen, Projekte effizienter anzugehen und umzusetzen. Nutzen lässt sich die Software in verschiedenen Varianten - Basic (mindestens drei Nutzer:innen), Standard, Pro und Enterprise. Die Preise pro Benutzer:in starten bei 8 Euro im Monat. Damit lassen sich individuelle Boards erstellen, Workflows optimieren und Tools integrieren, die sowieso schon in Verwendung sind. “Über 100.000 Organisationen” sollen aktuell darauf vertrauen.

Jira

Was ist Jira?

Jira, von Atlassian entwickelt, bezeichnet sich selbst als “leistungsstarkes Tool für das Aufgabenmanagement”, das sich für verschiedenste Anwendungsfälle eignet - vom Anforderungs- und Testmanagement bis hin zur agilen Softwareentwicklung. Mithilfe von Jira können Teams ihre Aufgaben planen, zuweisen, verfolgen, verwalten und Berichte dazu erstellen. Im Fokus stehen drei Produkte: Jira Software, Jira Service Desk und Jira Core. Für bis zu 10 Benutzer:innen gibt es eine kostenlose Version des Projekt- und Produktmanagement Tools. Ab 10 Benutzer:innen stellt das Tool $7 pro Nutzer:in/Monat in Rechnung.

awork

Was ist awork?

Die von HQLabs kreierte Software awork kann am einfachsten als automatisches Projektmanagement für Teams umschrieben werden. Das Tool - made in Hamburg - bündelt alle To-Dos an einem einzigen Ort und stellt diese in Listen-Form, in agilen Kanban-Boards oder auf einer “intuitiven Timeline” dar. awork unterstützt also Teams bei der täglichen Projektarbeit, zu der auch die vollständig automatisierte und über den Autopiloten laufende Benachrichtigungsfunktion beitragen soll. Als weitere Vorteile von awork gibt HQLabs u.a. die Zeiterfassungsfunktion sowie die nach eigenen Angaben DSGVO-konformen Serverstandorte, die sich alle garantiert in Deutschland befinden, an.

MOCO

Was ist MOCO?

MOCO (Abkürzung für MObile COmpany) ist eine Cloud Software mit allen Funktionen, die man fürs Projektbusiness braucht. Die Funktionen umfassen die Projektadministration, Personalverwaltung, Abrechnungen, Zeiterfassung sowie die Akquise und Erstellung von Angeboten. Außerdem sollen sich mit der Software Ausgaben steuern lassen, ein Überblick über langfristige Auslastung und Kapazitäten gegeben und Kontakte verwaltet werden. Zusätzlich stellt das Tool diverse Reports und Berichte zur Verfügung. MOCO setzt für weitere individuelle Anforderungen auf Integrationen – über Erweiterungen, Zapier und die API-Schnittstelle. Das Tool eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen. Der Preis liegt bei 9 € monatlich pro Nutzer, es gibt keine Vertragslaufzeiten.

MeisterTask

Was ist MeisterTask?

MeisterTask ist eine Task Management Software zur Digitalisierung von Workflows im Kanban-Stil. Das Tool konzentriert sich dabei auf die Komponenten Dashboard, Projekte und Aufgaben gepaart mit einem intuitiven Design. Projekte können in MeisterTask in Spalten angelegt werden, um den Überblick zu behalten. Außerdem können Workflows in Projekten automatisiert und wiederkehrende Aufgaben in Vorlagen gespeichert werden. Um Aufgaben stets im Blick zu behalten, ermöglicht MeisterTask die Zuweisung von Beobachtern, das Terminieren sowie die Zeiterfassung bei einzelnen Aufgaben und vieles mehr. MeisterTask kann mit verschiedenen Anwendungen verbunden werden. Neben einer kostenlosen Basic-Version gibt es drei verschiedene Tarife. Der Pro Tarif kostet 8,25 Euro/Monat, Business 20,75 Euro/Monat und Enterprise wird auf die Bedürfnisse der Firma zugeschnitten.

Notion

Was ist Notion?

Notion bezeichnet sich selbst als “All-in-One Workspace” für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken, das sich besonders für die Bereiche Product, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing eignet. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern vielmehr als Werkzeug zur Organisation dienen. Genutzt wird das Tool nach eigenen Angaben im Moment sowohl von Startups als auch von Fortune 500 Companies, von Einzelnutzer:innen sowie Teams. Für den privaten Gebrauch ist Notion i.d.R. kostenlos, die Teamversion ist ab $8 pro Nutzer:in/Monat erhältlich.

Wie nutze ich Notion?

Notion ist eine cloudbasierte Software, die Ihr sowohl im Browser als auch als Desktop- oder Mobile-App nutzen könnt. Dafür müsst Ihr Euch lediglich mit Eurer E-Mail-Adresse bei dem Produktivitäts-Tool registrieren und anmelden.

Wodurch zeichnet sich Notion aus?

Notion ist extrem vielseitig einsetzbares Tool, welches Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem vereint. Neben Textverarbeitung bietet die Software aber auch einen vollwertigen Kalender und die von Trello bekannten Kanban-Boards. Selbst Datenbanken lassen sich mithilfe von Trello erstellen.

Wie sicher ist Notion?

Notion ist äußerst sicher, da alle Daten bei der Übertragung vollständig verschlüsselt sind.

Wrike

Was ist Wrike?

Die Online-Projektmanagement-Software Wrike bezeichnet sich selbst als “cloud-basierte, teamübergreifende Software für Collaboration und Projektmanagement”. Eignen soll sie sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Für kleine Teams (bis zu 5 Nutzer:innen) ist die Nutzung kostenlos, darüber hinaus ist sie in einer Professional, Business, Marketers, Marketers Perfomance, Professional Services, Professional Services Performance und Enterprise Version erhältlich. Wrike spricht selbst von “20.000+ Unternehmen” und “über 2 Millionen Nutzer:innen”, die aktuell auf die Software vertrauen. Weltweiter Hauptsitz ist San Jose, CA.

Joinpoints

Was ist Joinpoints?

Das österreichische Unternehmen Joinpoints bietet eine Workflow Software, die auf dem neuroyalen Netz basiert. Unternehmen können mit Joinpoints ihre Arbeitsprozesse ganzheitlich abbilden und so optimieren. Automatisiert können Nutzer:innen ihren Workflow managen und Aufgaben delegieren. Das Tool setzt sich aus den drei Hauptbereichen Projekt Management, automatisiertes Task Management und CRM zusammen. Eine Pipeline soll die Übersicht der Projekte gewährleisten. Funktionen des sogenannten Task Management bilden verschiedene Automatisierungen wie To-Do-Listen, Push-Notifications oder die Integration von externen Programmen. Nutzer:innen können zwischen verschiedenen Paketen auswählen: das ‚Basic‘-Paket startet preislich bei €7,99 pro Nutzer/monatlich, ‚Standard‘ liegt bei €17,99 pro Nutzer/monatlich, ‚Business‘ bei €24,99 pro Nutzer/monatlich und ‚Professional‘ bei €59,99 pro Nutzer/monatlich.

Microsoft Project

Was ist Microsoft Project?

Die Projektmanagement-Software Microsoft Project bezeichnet sich selbst als “einfaches, leistungsfähiges Tool” mit dem sich Projekte planen, verwalten und realisieren lassen. Die Lösung soll sich sowohl für Einzelprojekte als auch für große Kampagnen eignen. Um nach eigenen Angaben gerade agile Projekte erfolgreich meistern zu können, bietet die Lösung u.a. visuelle Task Boards, die Scrum, Kanban oder kundeneigene Workflows unterstützen. Das Tool ist Teil von Microsoft 365.

Basecamp

Was ist Basecamp?

Basecamp ist eine Projektmanagement-Software mit Sitz in Chicago, die den meisten bekannt sein dürfte und Teams dabei unterstützt, produktiver und organisierter zusammenzuarbeiten. Im Angebot sind u.a. ein Message-Board, To-Dos, Docs & Files, automatische Check-Ins, Gruppenchats und sogenannte “Hill Charts”, die Nutzer:innen die Möglichkeit bieten, ihre Projekte inkl. Kontext im Blick zu behalten. Basecamp kann kostenlos für kleinere, persönliche Projekte sowie in der Business-Variante genutzt werden (ab $99 Monat). Das Tool kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

Bitrix24

Was ist Bitrix24?

Bitrix24 ist eine wahlweise kostenlose oder kostenpflichtige Software für Projekt-Management und CRM. Das System wird heute laut Unternehmensaussage von mehr als acht Millionen Organisationen weltweit verwendet. Es gibt eine Cloud- und eine On-Premise-Lösung, die jeweils unterschiedliche Pakete bieten. CRM, Projekt-Management, Kommunikations-Tools, Chats sowie Video-Calls, ein Onlineshop-Creator, ein Support-Center und Datenverwaltung sind in allen Varianten der Cloud in verschiedenen Umfängen enthalten. Wesentliche Abweichungen im Funktionsumfang treten bei den Top-Modellen auf. Ansonsten richten sich die Preise – von 19 Euro bis 159 Euro monatlich – bei den Cloud-Versionen stark nach dem zur Verfügung gestellten Online-Speicher.

ClickUp

Was ist ClickUp?

ClickUp, 2016 gegründet, ist eine Projektmanagement-Lösung, oder anders gesagt: eine Plattform für mehr Produktivität, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Features, die das Tool bereithält, sind u.a. To-Do Listen, Spreadsheets, E-Mail & Chat, Mind Maps, Goal Tracing sowie Time Tracking. Aktuell sollen mehr als 100.000 Teams weltweit auf die Lösung vertrauen. Im Angebot sind eine kostenlose und eine “Unlimited”-Version (ab ca. 4 Euro/Monat pro Nutzer:in bei jährlicher Abrechnung).

airfocus

Was ist airfocus?

Airfocus ist eine Plattform für Produkt Strategie und ermöglicht Teammitgliedern eines Unternehmens die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Produktplänen und Projekten. Mit dem Tool sollen sich effiziente Roadmaps erstellen lassen, strategische Entscheidungen getroffen werden und Team-Prioritäten vermittelt werden können. Ansichten der Roadmaps sind individuell anpassbar und sollen so für mehr Transparenz in der Kooperation mit Stake- und Shareholdern sorgen. Verschiedene Tools können mit airfocus synchronisiert werden. Das ‚Starter‘ Paket liegt bei $24 monatlich (1 Nutzer), das ‚Team‘ Paket bei $39 monatlich und das ‚Pro‘ Paket bei $79 monatlich.

Agantty

Was ist Agantty?

Agantty ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool, mit dem sich unbeschränkt viele Projekte, Aufgaben und Teams anhand eines Gantt-Charts organisieren und planen lassen. Funktionen, die das Tool bereithält, sind u.a. eine Aufgabenübersicht, Drag & Drop, Rechtemanagement, Erinnerungen und Listen. Die Lösung soll sich besonders für kleine bis mittelgroße Teams eignen. Genutzt werden kann sie im Moment auf Deutsch, Englisch und Plattdeutsch - auf dem Desktop sowie in einer Mobile App für iOS und Android. Entwickelt wurde Agantty von der Onlineagentur herrlich media.

Airtable

Was ist Airtable?

Wofür Airtable aus eigener Sicht steht? “Die Power einer Datenbank mit der Vertrautheit einer Excel-Tabelle” heißt es auf der Webseite. In dem Tool lassen sich also Produkt-, Content- oder Event-Planungen organisieren. Dabei können Teammitglieder wie in einer Excel-Tabelle ihre Daten hinterlegen, diese sind jedoch stärker miteinander verknüpft und einzelne Einträge können automatisiert von einem Sheet ins nächste übertragen werden – etwa wenn ein bestimmter Stand erreicht wird. Gleichzeitig können Anhänge wie Bilder hinterlegt werden. Das Tool eignet sich auch für kleinere Unternehmen: Neben einer kostenlosen Variante mit eingeschränkter Größe der Datenbank gibt es je nach Anspruch einen Plus-Plan für zehn Euro pro Nutzenden pro Monat oder einen Pro-Plan für 20 Euro pro Nutzenden pro Monat.

Taskworld

Was ist Taskworld?

Gestartet als interne Lösung, um Aufgaben nicht zu vergessen, hat sich Taskworld über die letzten Jahre zu einer globalen Applikation entwickelt. Das Unternehmen hat aktuell Büros in vier Ländern und betreut nach eigenen Angaben “tausende führende Unternehmen weltweit”. Im Angebot sind eine kostenlose 30-Tage-Testversion sowie eine Professional, Business und Enterprise Version (ab 10 Euro im Monat bei monatlicher Bezahlung). Das Tool vespricht, Projekte problemlos managen, Aufgaben verfolgen und mit Teams jeder Größe über verschiedenste Projekte hinweg zusammenarbeiten zu können. Und das alles mit nur einer Lösung - Taskworld.

Ecosystem Manager

Was ist Ecosystem Manager?

Der sogenannte ‚Ecosystem Manager‘ ist ein Tool der Axel Springer hy Technologies GmbH und bezeichnet sich selbst als ‚data-driven intelligence Platform‘. Das Tool ist eine Scouting Plattform für Innovation Units, VC Investoren und Innovationsberater. Mit dem ‚Natural Language Processing (NLP)‘- Algorithmus sollen relevante Start-ups, Trends und Technologien identifiziert werden können. Nutzer*innen können über das Tool Investitions- und Relationshipmanagement betreiben und die ‚Topic Analyse Funktion‘ nutzen, um Trends frühzeitig zu erkennen. Das Tool eignet sich zum kollaborativen Arbeiten in crossfunktionalen Teams durch einen Browser-Plugin.

TOPdesk

Was ist TOPdesk?

TOPdesk bietet eine Enterprise Servicemanagement-Software, mit der Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens auf einer zentralen Plattform gemeinsam arbeiten können. Unternehmen können zwischen drei TOPdesk Paketen wählen, wobei alle Incident- und Assetmanagement sowie das Self Service Portal beinhalten. Weitere Prozesse und Funktionen sind zum Beispiel Change- und Operationsmanagement, eine Wissensdatenbank, ein Kanban-Board, Reportingmöglichkeiten, Vertragsmanagement und SLM sowie ein Webshop.
Mittels API-Schnittstellen können Nutzer:innen weitere Tools an TOPdesk anbinden.
Die ITIL basierten Prozesse können automatisiert werden und Terminologie, Kategorisierung und Textfelder können angepasst werden.

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Projektmanagement Software: Alle Tools in einer Übersicht

Unternehmen arbeiten und denken in Projekten. Um die Vielzahl an Projekten übersichtlich verwalten zu können, bedarf es einer Projektmanagement Software. Die Software bietet Nutzern umfangreiche Projektmanagement Tools. Diese sorgen für eine sinnvolle Aufgabenverteilung, ein fortlaufendes Controlling und eine effektive Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern. Lerne die Vorzüge von Projektmanagement Software im Detail kennen.

Das sind beliebte Projektmanagement Tools:

Grundzüge einer Projektmanagement Software

Laut allgemeiner Definition ist ein Projekt ein vorübergehendes Bestreben, ein einzigartiges Produkt oder eine einzigartige Dienstleistung zu schaffen. Dabei wird ein Projekt grundsätzlich in fünf Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss. Eine Projektmanagement Software sollte Tools für alle fünf Projektphasen bereitstellen, die das Arbeiten erleichtern und so effektiv wie möglich gestaltet.

Projektmanagement-Ansätze:

  • Wasserfall Methode: Aufgaben werden nacheinander erledigt, bevor die nachfolgende Projektphase eröffnet wird. Aufgrund der linearen Aufgabenbetrachtung kann es schwierig sein Fehler aus vorangegangenen Phasen auszubessern.

  • Iterative Methode: Die Projektarbeit erfolgt in Zyklen. Nach der Fertigstellung eines Projektteilabschnitts erfolgt zunächst eine eingehende Prüfung. Identifizierte Fehler werden gelöst. Erst dann beginnt ein neuer Teilabschnitt.

  • Lean Methode: Diese Methode zielt auf das effektive und ressourcenschonende Arbeiten ab. Sie hilft Projektaufgaben bereits in frühen Projektstadien auszuschließen, die keinen Mehrwert bieten. Dadurch steigt die Produktivität.

  • Kritische Ketten: Basiert auf einer altbewährten Managementphilosophie, die sich auf Einschränkungen konzentriert, die den Erfolg eines Projekts gefährden können. Durch die Ermittlung der kritischsten Einschränkungen können sich Unternehmen darauf vorbereiten, Projektprobleme zu vermeiden.

  • Prozessbasierte Methode: Konzentration auf Ergebnisse zur Realisierung von Vorteilen. Diese Methode soll während der Projektarbeit zusätzliche Optimierungsvarianten für Produkte oder Dienstleistungen identifizieren, die einen ungeahnten Mehrwert bieten.

Nach einem kurzen Einblick in die Grundzüge des Projektmanagements richten wir den Blick nun auf die Vorteile einer Projektmanagement Software. Die Übersicht ermöglicht einen detaillierten Einblick in die Funktionen. Dadurch erleichtert sich der interne Abstimmungs- und Entscheidungsprozess.

Projektmanagement Software – die Vorteile für Unternehmen

Einer der Hauptgründe für die Nutzung von Projektmanagement Software liegt in der übersichtlichen Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Kosten in Abhängigkeit von der Zeit. Darüber hinaus sprechen folgende Punkte für die Nutzung.

Hauptvorteile einer Projektmanagement Software:

  • Übersichtliche Verwaltung von parallel ablaufenden Projekten.

  • Verbesserung der Teamarbeit aufgrund praktischer Kommunikations-Tools.

  • Intelligente Überwachung der jeweiligen Projektphasen anhand eines leicht verständlichen Bewertungssystems.

  • Steigert langfristig die Produktivität und das zielgerichtete Arbeiten von Projektmitarbeitern.

  • Deckt freie Ressourcen auf. Daraus entstehen neue Möglichkeiten.

  • Erstklassiges Design von Kalender- und Projektansichten.

  • Sinnvolle Integration weitere Software-Komponenten.

Für die Implementierung einer Projektmanagement Software stehen Unternehmen übrigens unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Best-of-Breed-Software-Lösungen stellen ausschließlich Tools für das Projektmanagement zur Verfügung. All-in-One-Suiten bieten Kunden abteilungsübergreifende Softwarelösungen an. Punktlösungen ergänzen Projekt Management Tools durch Funktionen wie Projektzusammenarbeit oder Projektanalyse. Branchenspezifische Softwareanbieter richten ihr Angebot an bestimmte Branchen.

Hauptfunktionen von Projektmanagement Software

Folgende Standardfunktionen sind in den meisten Projektmanagementlösungen enthalten:

  • Tools für die Projektdefinition: Anhand der Projektdefinitionsfunktion lässt sich die Projektstruktur definieren und festlegen. Nach der Implementierung der Projektstruktur können Projektbeteiligte Aufgaben anpassen.

  • Projektplanvorlagen: Projektmitglieder nutzen Vorlagen für die Anlage neuer Projekte. Projektplanvorlagen gelten als Ausgangspunkt für ein Projekt. Sie enthalten wichtige Regeln, die Projektfristen, Aufgabenabhängigkeiten und Workflows betreffen. Sie stehen allen zur Einsicht bereit.

  • Meilensteine: Ein Projekt wird in fünf Phasen unterteilt. Den Phasen werden Meilensteine, ein Bündel an Aufgaben, zugeordnet, die in einem festgelegten Zeitraum erledigt werden müssen. Um Projekte sinnvoll planen zu können, sind Meilenstein-Tools ein Must-have in einer Projekt Management Software.

  • Visualisierungen: Visualisierungs-Tools stellen Aufgaben, Fristen und Meilensteine visuell dar. Sie ermöglichen Benutzern einen Drilldown zu jeder Ebene der Projektstruktur, um Aktivitäten, Kosten, Produktivität und freie Ressourcen übersichtlich belegen zu können. Sie lassen sich mit wenigen Klicks in Berichte integrieren.

  • Prozess- und Workflow: Diese Tools definieren die Aktivitäten in den jeweiligen Phasen eines Projekts. Diese Funktionen sind flexibel nutzbar und können mit Genehmigungen hinterlegt werden.

  • Ressourcenmanagement: Das Ressourcenmanagement ist besonders wichtig, da es erhebliche Auswirkungen auf die Projektkosten haben kann. Projektteams profitieren von der Möglichkeit, Ressourcen auf mehrere Aktivitäten eines Projektes zu verteilen, wodurch sie Materialien in großen Mengen beschaffen und Einkaufskosten sparen können. Zudem können nicht verfügbare Ressourcen durch kompatible Alternativen ersetzt werden.

  • Tools für die Projektdokumentation: dienen der Verwaltung von Dokumenten, die grundsätzlich für die Projektarbeit benötigt werden. Verträge, Arbeitserklärungen, Angebote und Vorschläge werden elektronisch gespeichert, sodass Benutzer sie jederzeit leicht freigeben können. Es ist wichtig, dass eine Projektmanagementlösung diese Funktion enthält.

  • Analyse-Tools: Berichterstellung, Analyse und Dashboards werden von allen an einem Projekt beteiligten Parteien verwendet. Es ist daher wichtig, dass die Analysefunktion flexibel nutzbar ist. Gleichzeitig sollten vertrauliche Informationen wie private Daten oder finanzielle Daten nur über sichere Portale an autorisierte Benutzer weitergegeben werden und nicht allen Projektbeteiligten frei zur Verfügung stehen.

Zusätzliche Software-Lösungen für die Arbeit in Projekten

Einige Software-Anbieter haben ihr Software-Angebot bereits aufgestockt. Andere Anbieter stellen Software-Funktionen separat, als Add-Ons, ihren Kunden zur Nutzung bereit. Dies betrifft folgende Softwarearten:

  • Kollaborations-Software: Kollaborationsplattformen können getrennt von Projektmanagement Software verwendet werden. Die Vorteile liegen jedoch in der Systemeinbindung, insbesondere bei komplexen Projekten.

  • Dokumenten-Management-Software: Die Dateifreigabe ist eine wichtige Funktion mit der alle Parteien auf Dokumente zugreifen können. Mit erweiterten Funktionen zur Dokumentenverwaltung können Benutzer beim Erstellen und Ändern von Dokumenten zusammenarbeiten. Der Zugriff auf Dokumente sollte nach Aufgabenbereichen verwaltet werden, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu beschränken.

  • Abrechnung- und Kostenmanagement-Software: sind für das Projektmanagement nicht immer erforderlich, können jedoch für komplexe Projekte sehr wichtig sein. Wenn mehrere Parteien an einem Projekt beteiligt sind, muss sichergestellt werden, dass die verwendeten personellen und materiellen Ressourcen angemessen in Rechnung gestellt werden.

  • Projekt-Optimierungs-Software: dient der Analyse abgeschlossener Projekte. Die Software deckt Engpässe und andere Faktoren auf, die sich negativ auf frühere Projekte ausgewirkt haben. In der Analyse von Projekten liegt ein enormes Verbesserungspotential für zukünftige Projekte, die keinesfalls ungenutzt bleiben sollten.

  • Simulations-Software: Mithilfe der Projektsimulation können Szenarien für Projekte erstellt und verglichen werden, um die bestmögliche Option für ein neues Projekt zu ermitteln. Jedes Szenario beschreibt Möglichkeiten zum Zuweisen von Ressourcen und Meilensteinen und kann auch Einschränkungen und Engpässe berücksichtigen. Komplexe Projekte profitieren von der Softwareintegration.

  • Projektbuchhaltungs-Software: Hierbei handelt es sich um ein Modul aus der Buchhaltung. Der Hauptvorteil der Integration besteht in der transparenten Verfolgung von Projektkosten und -einnahmen, denn die Projektbuchhaltung liefert wichtige Informationen zur finanziellen Leistung jedes Projekts und diese fließt letztendlich in den Gewinn ein.

  • Earned Value Management Software (EVM): Eine weitere Möglichkeit, Projektleistungen transparent zu verfolgen. EVM hilft Unternehmen, Projektkosten einzuschätzen, tatsächliche Kosten zu ermitteln und zu verfolgen sowie den erzielten Wert des Projekts zu berechnen. Die hochfunktionale Software ist teuer und daher eher für Unternehmen mit einem hohen Projektaufkommen vorteilhaft in der Anschaffung.

  • Risikomanagement-Software: Trotz intensiver Planung und Überwachung können Projekte durch unerwartete Ereignisse wie Naturkatastrophen, Hacking oder Personalveränderungen negativ beeinflusst werden. Mithilfe von Projektrisikomanagement-Software können potenzielle Horrorszenarien durchgespielt werden – ein erheblicher Lerneffekt, der sich positiv auf die Projektarbeit auswirken kann.

  • Kundendienst-Software: Wird für die Sicherstellung der Einhaltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen in einer Kunden-Projektdienstleister-Beziehung gewinnbringend eingesetzt. Die Kundendienstabteilung ist normalerweise der Hauptansprechpartner zwischen Unternehmen und Kunde. Für sie ist es wichtig, schnell und effizient auf Kundenwünsche reagieren zu können. Sie sind auch dafür verantwortlich, Probleme zu identifizieren, die die Beziehung zum Kunden gefährden können, und sie an Projektmanager weiterzuleiten.

  • HR-Software: HR-Software ist für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern unverzichtbarer Bestandteil – auch im Projektmanagement. HR-Software wird für die Aufstellung von Arbeitsplänen, Vergütungsmodellen und die Einhaltung von Arbeitsgesetz und Tarifverträgen benötigt. Da die Lohnkosten ein wichtiger Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens sind, sollten sie klar und übersichtlich nachzuverfolgen sein.

  • Beratungs-Software: Projektberatungsdienste unterstützen Unternehmen in der Weiterentwicklung ihrer Projektarbeit. Berater arbeiten mit Führungskräften und Projektmanagern zusammen, um zu bestimmen, wie die Projektarbeit sinnvoll optimiert werden kann. Durch die Integration entsteht eine dauerhafte Beratungsmöglichkeit.

  • Content-Management-System-Software: Abhängig von der Branche und Komplexität der zu erbringenden Projektleistung müssen Projektmanager auf Marketing-Tools zurückgreifen, um korrekt mit unterschiedlichsten Interessengruppen zu kommunizieren und ihre Ansichten sinnvoll zu vertreten.

  • Partnerverwaltungs-Software: Projektmanager arbeiten häufig mit externen Unternehmen zusammen, die auf Geschäftsbereiche spezialisiert sind, für die das Unternehmen nicht über das erforderliche Fachwissen verfügt. Beispielsweise müssen Unternehmen möglicherweise mit Rechtsberatern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Verträge und andere Dokumente den Vorschriften entsprechen. Das Auslagern bestimmter Aufgaben an Freiberufler kann außerdem vorteilhafter sein als die Einstellung von neuen Mitarbeitern. In diesen Fällen müssen Projektmanager nachverfolgen können, mit wem sie arbeiten, wofür sie verantwortlich sind und wie sie arbeiten.

  • Prozessautomatisierungs-Software: Dient der Definition von Teamprozessen in Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl, um das Arbeiten zu optimieren. Während eine Projekt Management Software einige Funktionen für das Workflow-Management enthält, ermöglichen die Tools einer Prozessautomatisierungs-Software die Integration in die Geschäftsprozessmanagementsoftware.

Zugriffsrechte und Verwendungsmöglichkeiten im beruflichen Kontext

Leitende Projektmanager benötigen vollen Zugriff auf alle Funktionen der Software. Sie legen neue Projekte an, definieren Ziele und Aufgaben und überwachen alle Phasen eines Projekts. Sie erkennen Abweichungen und greifen lenkend in das Projekt ein. Projektmanager sollten darüber hinaus die Verwaltung von Zugriffsrechten für interne und externe Mitarbeiter übernehmen können. Am Projekt beteiligte Mitarbeiter verwenden Projekt Management Software für Aktualisierungen ihres Arbeitsfortschrittes und zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Sie erhalten so jederzeit einen aktuellen Einblick in das Projekt.

Externe Dienstleister sollten einen eingeschränkten Zugriff haben. Der Schutz von betriebsinternen Daten steht im Vordergrund. Kunden erhalten ein automatisches Feedback und die Möglichkeit der Kommunikation mit dem Dienstanbieter. Sie nutzen die Funktion zur Vereinbarung von Terminen und dem Austausch wichtiger Projektdaten.

Führungskräfte verwenden hauptsächlich Analyseberichte, um Projekte unkompliziert überwachen zu können. Neben Statusberichten ist die Gesamteffektivität der Projektarbeit von Interesse. Zudem profitieren sie von automatischen Hinweisen, wenn wichtige Meilensteine in der Projektarbeit ihrer Mitarbeiter erreicht wurden.

Aktuelle Trends im Zusammenhang mit Projektmanagement Software

In Zukunft werden immer mehr Anbieter ihre Funktionen innerhalb einer Multi-Cloud bündeln. So wird es neben den eigentlichen Funktionen für die Projektarbeit auch Programme für die Kundenverwaltung, Buchhaltung oder den Kundensupport geben. Das führt zu einer Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Funktionalität. Dadurch werden sich in Zukunft auch viele kleinere Unternehmen die Software leisten können. Das wirkt sich letztendlich positiv auf interne Arbeitsweisen, die Projektarbeit und Teamkommunikation aus.

Ein weiterer Trend betrifft die von Toyota entwickelten Lean-Manufacturing-Prinzipien. Im Kern geht es um die Ressourcenschonung im gesamten Projektverlauf. Projektmanager werden angehalten, im Sinne des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit, unnötige Verschwendung zu reduzieren. Andere Anbieter lenken ihren Fokus auf das virtuelle Projektmanagement. Aufgaben sollen in virtuellen Teams erledigt werden, um intern Kosten zu senken. Virtuelle Teams beziehen sich auf Mitarbeiter, die an mehreren Standorten remote arbeiten. So lässt sich unabhängig vom Arbeitsort ein Projektteam aus hochqualifizierten Mitarbeitern zusammenstellen, die ihre Erfahrungen und Sichtweisen miteinander austauschen und für das Projekt bündeln.

Mögliche Probleme während der Nutzung von Projektmanagement Software

Probleme betreffen in der Regel die Projekt Management Tools oder die Integration der Software. Je nach Größe des Unternehmens wachsen die Anforderungen an eine Software im Laufe der Jahre. Einzelne Funktionen reichen dann eventuell nicht mehr aus. Ärgerlich wird es immer dann, wenn die einzige Lösung ein teurer Umstieg auf einen anderen Software-Anbieter ist. Unser Tipp: Bewerte eine neue Projekt Management Software nicht nur aus dem aktuellen Blickwinkel, sondern werfe den Blick in die Zukunft. Besteht die Software bereits heute aus allen notwendigen Tools? Kleine Unternehmen sollten sich hingegen die Frage stellen, ob der Umfang der Software-Tools zu umfangreich ist und folglich zu hochpreisig.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die neue Software ablehnen. Sie greifen auf eine frei erhältliche Software oder alt bewährte Arbeitsmethoden zurück. Dadurch entstehen sogenannte Informationssilos. Diese führen wiederum zu Fehlern in der Datenverarbeitung. Auch hier gilt: Kommunikation! Projektmitarbeiter sollten in die Entscheidungsprozess eingebunden werden und die Möglichkeit erhalten eine neue Software vorab zu testen. So können mögliche Schwachstellen der Software aufgedeckt werden und Probleme in der Nutzung bereits deutlich früher vermieden werden.