ZMI

Egal ob im Office, unterwegs oder im Homeoffice, ZMI erfasst die Arbeitszeiten unseres Teams sauber und unkompliziert. Die Kollegen können über die Webanwendung, Terminals oder die Mobile App ein- und ausstempeln, je nachdem was für sie am besten passt. Wir haben das System so konfiguriert, dass es perfekt zu unserem Arbeitsstil passt. Von projektbezogenen Feldern bis zur Integration in unsere bestehende Softwarelandschaft (wie Jira) ist alles individuell zugeschnitten.

Die Mobile App funktioniert, aber sie ist nicht so smooth wie die Webversion. ZMI kann unglaublich viel und das ist toll. Aber manchmal fühle ich mich, als würde ich ein Schweizer Taschenmesser nur für die Schere benutzen. Eine schlankere Ansicht für meinen spezifischen Workflow wäre super. Neue Kollegen im Team brauchen oft etwas Zeit, um sich mit den Funktionen zurechtzufinden. Eine interaktive Anleitung oder ein gamifiziertes Onboarding direkt im Tool wäre eine coole Ergänzung.

Ich jongliere täglich mit Projekten, Timelines und verschiedenen Teams. Ein effektives Zeiterfassungstool ist dabei ein muss und genau hier kommt ZMI ins Spiel. Ich nutze es primär, um die Arbeitszeiten unseres Teams zu tracken, Ressourcen besser zu planen und sicherzustellen, dass wir nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform arbeiten. Spoiler: Es ist nicht perfekt, aber es ist ein verdammt gutes Tool, das mir und dem gesamten Team das Leben leichter macht.

Mitarbeiter können sich über verschiedene Geräte wie Terminals, PCs oder per App an- und abmelden. Dies bietet gerade unseren Außendienstmitarbeitern, die nicht immer Zugang zu einem stationären Terminal haben, die nötige Flexibilität. Urlaube, Krankenstände und andere Abwesenheiten können einfach erfasst und genehmigt werden. Gerade in der Urlaubsplanung, die bei uns oft lange im Voraus organisiert werden muss, erleichtert ZMI die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen. Auch die automatisierte Lohnabrechnung ist Goldwert. Die Schnittstelle zu unserer Lohnbuchhaltungssoftware macht es möglich, dass Arbeitszeiten und Überstunden automatisch in die Abrechnung fließen.

Der technische Support ist grundsätzlich hilfreich, doch gerade bei dringenden Fragen könnte die Reaktionszeit kürzer sein. Wenn wir z.B. eine Systemstörung bei den Terminals haben, ist schnelle Hilfe entscheidend. Die Berichtsoptionen sind zwar solide, könnten aber etwas flexibler sein. Gerade für uns, die in der strategischen Planung stark auf Daten angewiesen sind, wären erweiterte Filter- und Auswertungsmöglichkeiten eine echte Verbesserung.

Die BG Kliniken sind ein großer Klinikverbund, der sich auf die Versorgung und Rehabilitation von Arbeitsunfällen spezialisiert hat. In einem so spezialisierten und breit aufgestellten Unternehmen ist eine klare und flexible Zeiterfassung unverzichtbar. Unsere Personalplanung ist komplex, mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen, Schichtdiensten und oft unerwarteten Einsatzzeiten aufgrund von Notfällen und plötzlichen Kapazitätsengpässen. ZMI hilft uns dabei, diese Herausforderung zu meistern, indem es ein umfassendes, digitales Zeiterfassungssystem bietet, das nahtlos an unsere Bedürfnisse angepasst werden kann. ZMI kommt bei uns zur Anwendung, um Arbeitszeiten, Urlaubs- und Fehlzeiten, sowie Schichtpläne effizient zu verwalten.

Die ZMI-Software ist selbsterklärend und modular aufgebaut. Auch wenn man jahrzehntelang ein anderes System gewohnt war, findet man sich schnell rein. Es wird eine umfangreiche Auswahl an möglichen Standardreports geboten, die eigentlich alles abdecken, was ein mittelständisches Unternehmen braucht.

Die Erstellung von eigenen Reports und Zuteilung auf die Benutzergruppen wirkt anfänglich etwas umständlich, ist mit etwas Übung dann aber gut zu verwirklichen.

Wir verwalten mit der ZMI mittlerweile über 200 Mitarbeiter*innen in mehreren Unternehmensstandorten und auch mit mehreren internen "Mandanten". Ein Vorteil ist, das wir mit dieser einheitlichen Software auch standortübergreifend agieren können, und uns in Zeiten von Personalnot so auch in der Administration gegenseitig unterstützen können. Zudem ist die ZMI in der Lage, auch unterschiedliche Bestandshardwares aus dem Vorgängersystem zu implementieren, so das nicht zwingendermaßen "alles auf einmal" ausgetauscht werden musste.

Verschiedene Eingabemöglichkeiten (Webclient, App, Terminal) für unterschiedliche Anforderungen. Tagesaktueller, transparenter Stand der Stundenbuchhaltung einfache Hinterlegung von Workflows / Vertretungen

ZMI Time Lizenz könnte 3 User erlauben. Wenn die beiden Kolleginnen in der Buchhaltung damit arbeiten, kann ich nicht einmal lesend zugreifen.

Zeiterfassung unserer Techniker, die europaweit unterwegs sind. Transparenz für die Mitarbeiter bezgl. Urlaub, Überstunden, zuschlagsfähige Zeiten. Urlaubsanträge laufen viel geregelter ab, Bessere Anwesenheitsübersicht

ZMI bietet neben den Standard-Features einer Zeiterfassung verschiedene Zusatzoptionen. Durch den WebClient können Mitarbeiter*innen selbst Zeiten und Abwesenheiten pflegen, was den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung deutlich reduziert hat. Danke des Urlaubsplaners gehören manuell geführte Excel-Urlaubsübersichten der Vergangenheit an. Es gibt viele Standard-Reports, die durch individuelle Programmierungen noch erweitert werden können.

Durch die starke Standardisierung können manche Anforderungen was die Berechnung von Zuschlägen, Pausenabzügen, etc. angeht nicht umgesetzt werden, da diese zu individuell sind. Es gibt keine übersichtliche Möglichkeit, Arbeitszeiten so darzustellen, dass man sicher sein kann, dass wirklich jede Stempelung an jedem Tag kontrolliert wurde.

Schneller Zugriff auf Standardreports (wie z. B. Überstunden, Resturlaub, Kranktage). Die Organisationstruktur kann sehr detailliert dargestellt werden. Durch die Möglichkeit der Rechtvergabe im WebClient können Abteilungsleiter gut in die Zeiterfassung mit eingebunden werden.

ZMI-Time erfüllt unsere Anforderungen in fast jeglicher Hinsicht. Die stationäre und mobile Nutzung ist genial. Die Software funktioniert zuverlässig.

Bei der Hotline erhält man nicht immer auf Anhieb einen passenden Ansprechpartner sondern muss auf Rückruf warten. Updates wurden trotz Wartungsvertrag nicht automatisch zur Verfügung gestellt. Die Erstellung individueller Berichte ist nicht möglich.

Wir wickeln unsere Personalzeiterfassung mit ZMI ab. Durch die Nutzung des WebClient können individuelle Zugriffe ermöglich werden. Papierlose und transparente Abwicklung über den Workflow ist möglich.

ZMI deckt mit seinen Lösungen alle für uns relevanten Bereiche ab - von der Erstanfrage bis zur Abrechnung. Kernprodukte sind für uns ZMI-OrgAuftrag und ZMI-Time, welche eine vollständige Auftragsabwicklung inkl. Anfragen-/Leadmanagement, Kundendaten, Korrespondenzen bis hin zum Beleg-/Mahnwesen sowie komplette Montageplanung, -Abwicklung und Nachbetrachtung ermöglichen. Wichtig hierbei ist für uns die Alltagstauglichkeit und ein effizienter Workflow. Hier spielen sinnvolle Zusatz-Komponenten wie z.B. der ZMI-CallManager ihr volles Potenzial aus. Dieser bindet unsere Telefonanlage nahtlos in ZMI ein und erleichtert alltägliche Tätigkeiten wie das Telefonieren ganz immens. Das Dashboard und ein separates Auswertungsmodul bieten zudem weitreichende Export-, Analyse- und Nachbetrachtungsmöglichkeiten.

Wünsche für die Zukunft sind eine noch aktivere Kommunikation bzgl. kommender Änderungen und der Verwertung von abgegebenem Feedback. Eine Roadmap der kommenden Features, wie es bei vielen anderen Softwareherstellern Gang und Gäbe ist, wäre eine gute Möglichkeit, Änderungen und Pläne frühzeitig zu kommunizieren.

Wir bilden mit der Software von ZMI unseren gesamten Geschäftsablauf von der Erstanfrage bis hin zum fertig montierten Produkt ab. Hierbei lösen wir viele Herausforderungen durch die Nutzung von ZMI. Eines von vielen Beispielen ist der alltägliche telefonische Kundenkontakt - hier hilft uns der ZMI-CallManager, bereits angelegte Kunden über die Telefonnummer zu identifizieren, vorangegangene Korrespondenz sofort zu sichten, Telefonnotizen zu verfassen und diese noch im Gespräch dem Kunden zuzuordnen. Zettelwirtschaft adé. Montageteams und Kundendiensttechniker buchen mit der ZMI-App sekundenschnell mobil ein – Auftrag scannen, Tätigkeit wählen, fertig. Urlaubs- und Korrekturanträge werden über den ZMI-WebClient gestellt, bearbeitet und genehmigt, das spart Zeit und Ressourcen. Auch lösen wir ZMI das Problem der transparenten internen Kommunikation, indem wir aktuelle Zahlen wie Umsätze, Anfragensituation und Zielerreichung für alle Mitarbeiter (vom Verkäufer bis zur Geschäftsführung) durch das Dashboard sichtbar und somit greifbar machen.

We use ZMI to seamlessly track working hours. And yes, that might sound as dry as a cookie without frosting, but it works really well! Our employees clock in digitally via app or web browser, whether they're in the Hamburg office or working in the sprinkles production area in the warehouse. Everyone knows exactly where they stand. With just a click, I can analyze how many overtime hours we've got, how many sick days there are, or how working hours are distributed across teams. Before, it was a nightmare.

Anyone who's seen our website knows, we love things bright and playful. ZMI is functional, but visually it's more on the classic side. We'd love to see a bit more color or options for personalization. Onboarding new team members takes a little time. Not because it's complicated, but because ZMI has an incredible number of features. You have to dig in a bit before you really grasp its full potential. Maybe some short video tutorials would help?

Vacation requests no longer flutter onto my desk on Post-its, they now arrive as digital requests, landing directly with me. One click to approve and it’s automatically added to the absence calendar. My email inbox practically sighed in relief. Our logistics team loves the app, they can clock in on a tablet while packing goods or rotating through shipping. No more paper chaos, no more Excel spreadsheets from hell. And the app is genuinely user-friendly, no complicated IT gibberish. Everything I used to dig through filing cabinets to find is now available at the click of a button, contracts, agreements, records, all clearly organized and GDPR-compliant.

Urlaubs und Abwesenheitsverwaltung war ehrlich gesagt mein Lieblingsmodul. Kein nerviges E-Mail-Pingpong mehr bei Urlaubsanträgen. Die Mitarbeitenden haben über das Self-Service-Portal ihren Urlaub beantragt, die Führungskraft hat digital freigegeben und ich als HR hatte die volle Übersicht nach Abteilungen, nach Monaten, nach Vertretungen. Was uns dabei extrem geholfen hat: Die automatische Konfliktwarnung bei zu vielen Abwesenheiten im gleichen Team. Wir hatten es sauber an DATEV angebunden, was die Lohnvorbereitung erleichtert hat.

Kleinere Workflow-Änderungen mussten oft über den Support laufen und dauerten teilweise. Reporting war nicht immer flexibel genug, manche Auswertungen mussten wir exportieren und selbst in Excel weiterbearbeiten. Rein optisch hätte das UI ein bisschen mehr 2020er-Vibes vertragen können. Aber hey, Funktion vor Form.

Bevor wir bei Albrecht & Dill Cosmetics GmbH leider das Kapitel Insolvenz aufschlagen mussten, war eines unserer wichtigsten Werkzeuge im HR-Alltag ohne Frage ZMI. ZMI war für uns weit mehr als nur eine Stechuhr. Wir haben es tief in unsere Personalprozesse integriert, von der klassischen Zeiterfassung bis hin zur Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung, Projektzeiterfassung und sogar teilweise zur Zutrittskontrolle in unseren Logistikbereichen. Unsere Mitarbeitenden, sowohl in der Verwaltung als auch in den Bereichen Vertrieb & Logistik haben täglich ihre Arbeitszeiten über das ZMI-Terminal im Eingangsbereich oder über die Mobile App gebucht. Besonders geschätzt habe ich das Dashboard, auf dem ich tagesaktuell sehen konnte, wer wo arbeitet, wer fehlt, ob Überstunden sich ansammeln und wo evtl. Korrekturbedarf besteht. Das hat uns enorm geholfen, unsere Personalressourcen effizienter zu planen.

The tool adapts to our specific requirements as a railway service provider, which has often been a challenge with other solutions. The modular system, in particular, enables a gradual implementation, so we didn’t have to switch all areas at once. Spontaneous changes or shift swaps can also be requested directly via the app, reducing the planning effort in the HR department. The app is a game-changer for our mobile workforce. Employees who are frequently on the move can log their working hours from anywhere. Overtime, vacation requests, and absences are visible to all relevant parties.

The initial setup was extremely complex and required more resources than expected. The mobile app occasionally experiences connectivity issues in areas with poor reception (e.g., tunnels or remote train stations). While customer support is professional, it is often overloaded, leading to longer wait times. Despite good automation, we still have to intervene manually quite often, as not all contingencies are covered.

Our diverse workforce encompasses various employment models, ranging from workshop personnel to administrative staff. Each group has unique time-tracking requirements, making ZMI an ideal solution due to its flexibility. Every employee benefits from a fully digital personnel file that securely stores employment contracts, training certificates, medical records, and payroll documents. A seamless interface with our payroll system ensures smooth data transmission, streamlining the payroll process each month. Absences, including vacations, sick leave, and training sessions, are automatically recorded, minimizing manual adjustments. Additionally, ZMI is directly integrated with our access control system, enabling real-time access management.

Eine der größten Stärken von ZMI ist die vielfältige Art der Zeiterfassung, die speziell in unserem komplexen Klinikbetrieb von Vorteil ist. Unsere Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten erfassen über Stationäre Terminals, Web-Portal und Mobile App. Besonders die Mobile-App-Funktionalität hat sich als ein bedeutender Vorteil erwiesen. Mitarbeiter, die zwischen Abteilungen pendeln, können flexibel ein- und ausstempeln. Die GPS-gestützte Zeiterfassung ermöglicht eine präzisere Dokumentation für Außeneinsätze und stellt sicher, dass Zeiterfassungen nicht missbräuchlich genutzt werden. Durch das Self-Service-Portal erhalten Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Überstunden.

Obwohl die Software leistungsstark und funktionsreich ist, wirkt die Benutzeroberfläche an manchen Stellen stark veraltet und nicht durchgängig intuitiv. Hier wäre eine modernere Gestaltung mit einer besseren Nutzerführung sehr wünschenswert. Die Erstimplementierung von ZMI war herausfordernder als erwartet. Besonders das Anpassen an unsere spezifischen Schicht- und Dienstmodelle erforderte einen erheblichen Zeitaufwand und externe Unterstützung durch ZMI-Berater. Für Unternehmen mit hochgradig individuellen Arbeitszeitmodellen kann die Initialkonfiguration zeitintensiv sein.

Unser Krankenhaus beschäftigt über 14.000 Mitarbeiter aus verschiedensten Bereichen: Pflegekräfte, Ärzte, Forschungspersonal, Verwaltung, IT und technische Dienste. Eine einheitliche, digitale Lösung zur Zeiterfassung und Personalsteuerung war daher essenziell. Die Entscheidung für ZMI fiel aufgrund von mehreren guten Kriterien. Im Krankenhausbetrieb müssen Dienstpläne häufig kurzfristig angepasst werden, beispielsweise bei Krankheitsausfällen oder plötzlichen Änderungen im Schichtsystem. ZMI erleichtert diese Prozesse durch automatische Planungsvorschläge, eine intuitive Drag-and-Drop-Funktion für Disponenten und eine nahtlose Mitarbeiterkommunikation über das System. HR-Mitarbeiter profitieren von detaillierten Echtzeit-Reports, die eine präzisere Personalsteuerung ermöglichen. Auch die automatische Erkennung von Fehlbuchungen oder Überschreitungen von Arbeitszeiten sorgt für eine höhere Compliance mit gesetzlichen Vorschriften.

Unsere Mitarbeiter können sich per Terminal oder App einloggen, was für eine nahtlose Erfassung der Arbeitszeiten sorgt. Das spart Zeit und reduziert Fehler, die vorher durch manuelle Erfassung entstanden sind. Gerade in der Produktion müssen wir schnell auf unvorhergesehene Ausfälle oder Überstunden reagieren. ZMI bietet uns hier ein gutes Planungstool, mit dem wir Schichten anpassen und Personal bedarfsgerecht zuweisen können. Unsere Teamleiter können auch unterwegs Änderungen vornehmen oder sich einen schnellen Überblick verschaffen. Die Software lässt sich problemlos mit unserem Lohnbuchhaltungssystem verknüpfen. Dadurch werden alle Zeiten direkt übernommen, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Fehler in der Abrechnung minimiert.

Auch wenn die Schichtplanung grundsätzlich gut funktioniert, fehlen uns in manchen Bereichen noch detailliertere Anpassungsoptionen. Zum Beispiel wäre eine automatisierte Zuweisung von Mitarbeitern auf Basis von Qualifikationen hilfreich. Für kleine Unternehmen mag ZMI eine sehr kostspielige Lösung sein. Auch für wachsende Unternehmen ist es nicht immer einfach, die richtigen Module zu buchen, ohne direkt eine größere Investition tätigen zu müssen.

Als Produktionsleiter bin ich tagtäglich mit der Herausforderung konfrontiert, unsere Produktionsprozesse effizient und reibungslos zu gestalten. Dabei spielt die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung eine entscheidende Rolle. Vor der Einführung von ZMI war es eine Herausforderung, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter in der Produktion sauber zu erfassen und eine dynamische, anpassungsfähige Personalplanung sicherzustellen. ZMI nutzen wir primär für die Zeiterfassung, die Schichtplanung und die Urlaubsverwaltung unserer Produktionsmitarbeiter. In unserer Branche, in der Schichtarbeit und flexible Arbeitszeiten eine zentrale Rolle spielen, war es wichtig, eine Software zu finden, die mit diesen Anforderungen umgehen kann. Die mobile App und die Terminals in der Produktionshalle erleichtern die Zeiterfassung erheblich, da sich die Mitarbeiter unkompliziert ein- und ausstempeln können.

Die Benutzeroberfläche ist sehr schlau durchdacht und wirkt modern. Selbst diejenigen, die sich mit neuer Software schwertun und von denen haben wir einige, finden sich hier schnell zurecht .Wir nutzen nur die Funktionen, die wir wirklich brauchen. Keine überflüssigen Features, für die wir extra zahlen müssen. Zeiterfassung und Planung können von überall aus erfolgen und das erleichtert unseren hybriden Arbeitsansatz enorm. Urlaubsplanung, Schichtpläne und Projektzeiten laufen größtenteils automatisiert, das reduziert manuelle Fehler und entlastet unsere kleine HR-Abteilung.

Die Implementierung war definitiv kein Selbstläufer. Es dauerte eine Weile, bis wir alles auf unsere Bedürfnisse angepasst hatten. Wer hier nicht technikaffin ist, könnte Schwierigkeiten haben. Die App funktioniert in den meisten Fällen gut, aber gelegentliche Verzögerungen oder Abstürze sind ärgerlich. Hier wäre eine Performance-Optimierung dringend notwendig.

Ob hybride Arbeitsmodelle, Homeoffice oder klassische Bürozeiten, unsere Mitarbeiter müssen ihre Zeiten erfassen, sich organisieren und ihre Projekte effizient dokumentieren können. ZMI gibt uns genau diese Freiheit. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Projekteinträge über die mobile App festzuhalten, hat besonders unserem Außendienstteam den Alltag erleichtert. Kein umständliches Nachtragen oder chaotische Stundenzettel mehr, alles passiert in Echtzeit und unsere Personalverantwortlichen haben jederzeit den Überblick. Die Integration in unsere bestehende IT-Landschaft war zwar eine Herausforderung, aber nach der anfänglichen Eingewöhnung läuft der Prozess nun reibungslos.

I absolutely love using ZMI to distribute my teams schedule. They can see shift changes in real time and immediately receive schedules when they are published. It also helps me keep track of a large team across multiple locations. This is a great product with fair pricing.

Importing to my payroll system was a little difficult at first but with support, we worked out the kinks. There is nothing more that we don't like. It is so easy and practical.

ZMI has helped with simplifying shifts and HR approvals. Has an insane amount of features that help with the management and allows us to work quickly and in a simplified manner. Our communication has improved and it's an effective product to save time and ensure success in business.

Für uns als Softwareentwicklungsunternehmen ist die genaue Erfassung von projektbezogenen Arbeitszeiten essenziell, um Aufwand und Rentabilität der Projekte transparent zu analysieren. Mit ZMI ist es uns möglich, Projekte effizient zu überwachen und Nachkalkulationen präzise durchzuführen. Besonders im Hauptsitz in Landshut haben wir die Zutrittskontrollfunktion erfolgreich integriert. Dadurch sichern wir unsere sensiblen Bereiche ab, und die Verwaltung der Zugangsrechte ist übersichtlich und flexibel gestaltet. Zudem werden regelmäßig Updates geliefert, die nicht nur Fehler beheben, sondern auch weitere innovative Funktionen einführen.

Bei der Auswertung umfangreicher Projektzeiten mit mehreren parallelen Prozessen haben wir gelegentlich längere Ladezeiten bemerkt. Hier gibt es noch Potenzial für Optimierung. Die mobile App bietet zwar eine solide Basis, ist aber im Vergleich zur Desktop-Version funktional eingeschränkt. Beispielsweise fehlen komplexere Projektübersichten oder bestimmte Berichte, die unterwegs ebenfalls nützlich wären.

Ich bin täglich mit der Herausforderung konfrontiert, Projekte effizient zu koordinieren, Ressourcen gezielt einzusetzen und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. Vor diesem Hintergrund haben wir vor etwa zwei Jahren die Entscheidung getroffen, die ZMI-Softwarelösung in unser Unternehmen zu integrieren. Was als eine Investition in eine moderne Software begann, hat sich zu einem wesentlichen Baustein unseres Unternehmensalltags entwickelt, mit Stärken, Schwächen und spannenden Erkenntnissen. Unsere Teams greifen auf die benutzerfreundliche Zeiterfassungsfunktion zurück, um Arbeitszeiten, Pausen und projektbezogene Aufgaben zu dokumentieren. Die Möglichkeit, verschiedene Module, von Zeiterfassung über Zutrittskontrolle bis hin zur Projektverwaltung, individuell zu kombinieren, hat uns besonders gefallen.