Zeiterfassung: Alles, worauf du achten solltest!

1. Was ist die Zeiterfassung?
2. Mögliche Funktionen der Zeiterfassung
3. Was muss bei der Zeiterfassung beachtet werden?
4. Warum ist Zeiterfassung wichtig und welche Vorteile bringt sie Unternehmen sowie Mitarbeiter*innen?
5. Für wen ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
6. Ist Vertrauensarbeitszeit mit der Zeiterfassung hinfällig?
7. Ab wann und wie ist Zeiterfassung vorgeschrieben?
8. Welche Methoden können Unternehmen und Selbständige zur Zeiterfassung einsetzen?
9. Wie lange musst du die Daten aufbewahren?
10. Was beinhaltet die Zeiterfassung?
11. Welche Tools kannst du für eine konforme Zeiterfassung nutzen?
12. Fazit zur Zeiterfassung: wertvoll für beinahe jede*n

Lange mussten Unternehmen laut Gesetz nur Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeiten dokumentieren. Inzwischen ist das Festhalten der Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen für beinahe jede Firma Pflicht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt fällte im September 2022 ein weitreichendes Urteil zur Zeiterfassung.

Was ist die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist das Erfassen und Speichern von Arbeits- und Auftragszeiten vom Beginn bis zum Ende eines Arbeitstages bzw. eines Auftrags. Ausgenommen sind alle unbezahlten Pausen und Ruhezeiten. Die Zeiterfassung kann sich z. B. auf einzelne Tätigkeiten, Arbeitsschritte oder Projekte beziehen. Die beiden wichtigsten Arten der Zeiterfassung sind die Personalzeiterfassung und die Auftragszeiterfassung.

Mögliche Funktionen der Zeiterfassung

Online-Stempeluhr: Mitarbeiter*innen loggen sich mit einem Klick vom (mobilen) Endgerät wie dem PC, Handy oder Tablet ein. Hierbei kommen Zeiterfassungssoftwares wie ZEP

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Zeiterfassung mit dem Beispieltool absence.io

Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter*innen ordnen die Arbeitszeit ihrer einzelnen Aktionen von überall aus den entsprechenden Projekten zu (z. B. bei Kund*innen vor Ort).

Zeiterfassung per App auf dem Handy mit clockodo

(Kostenlos starten)

Zeiterfassungsterminals: Mit einem Transponder loggen sich Mitarbeiter*innen am Terminal ein und aus.

Zeiterfassungterminal von venabo.ZEIT

Zuschläge: Zuschläge werden automatisch berechnet.

Zeiterfassung mit papershift

Arbeitszeitkonto: Im Arbeitszeitkonto werden Anwesen- und Abwesenheitszeiten erfasst und dokumentiert.

Zeiterfassung mit ZMI

Auswertung: Mitarbeiter*innen können die Daten ihrer Zeiterfassung einsehen und auswerten.

Zeiterfassung mit TIIME

Was muss bei der Zeiterfassung beachtet werden?

Hier gibt es einmal kurz und knapp alle wichtigen Facts, die du bei der Zeiterfassung beachten solltest. Die genauere Erklärung gibts dann weiter unten:

Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Schon vor dem Urteil zur Zeiterfassung mussten bestimmte Personengruppen ihre Arbeitszeiten dokumentieren:

• Geringfügig Beschäftigte nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)

Das BAG stellte in seinem Urteil (1 ABR 22/21) klar: Alle Arbeitgeber*innen müssen ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen und die Arbeitnehmer*innen im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sind dazu verpflichtet, es zu nutzen. Davon ausgeschlossen sind nach § 18 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

• leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzt*innen,
• Leiter*innen von öffentlichen Dienststellen und ihre Vertreter*innen sowie Arbeitnehmer*innen im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind,
• Arbeitnehmer*innen, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen und
• der liturgische Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.

Ab wann und wie musst du Zeiten erfassen?

Die Verpflichtung zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems gilt ab sofort. Arbeitgeber*innen haben einen großzügigen Gestaltungsspielraum. Laut Gesetz muss die Zeiterfassung nicht elektronisch bzw. digital erfolgen. Warum es dennoch sinnvoll ist, erfährst du in diesem Artikel.

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Wie lange musst du die Daten aufbewahren?

In der Regel fließt die Zeiterfassung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein. Laut Steuerrecht gilt für besteuerungsrelevante Unterlagen eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist, bei Überstunden beträgt die Frist sogar zehn Jahre.

Was beinhaltet die Zeiterfassung?

Laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) müssen Arbeitgeber*innen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einführen sowie ordnungsgemäß anwenden. Darin werden

• der Beginn und das Ende bzw. die Dauer der Arbeitszeit,
• Pausen und
• Überstunden

erfasst.

Warum ist Zeiterfassung wichtig und welche Vorteile bringt sie Unternehmen sowie Mitarbeiter*innen?

Zeiterfassung mit der Software ZEP

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Die Arbeitszeiterfassung verfolgt zwei Hauptziele: Erstens garantiert sie eine faire Vergütung und den Schutz der Mitarbeiter*innen laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Zweitens ermöglicht die Zeiterfassung eine größere Flexibilität für Mitarbeiter*innen und Unternehmen, wodurch diese ihre Ziele schneller erreichen können.

Die Zeiterfassung hat viele positive Nebeneffekte. Vor allem aber ist sie notwendig, wenn du flexible und effektive Arbeitszeitmodelle einführen möchtest. Die größten Vorteile sind

• Transparenz,
• Flexibilität,
• Messbarkeit,
• Nachweisbarkeit,
• Vergleichbarkeit und
• Planungssicherheit.

Welche Vorteile ganz konkret entstehen, kommt auf den Blickwinkel an.

Vorteile der Zeiterfassung für dich als Arbeitgeber*in:

• Die Zeiterfassung ermöglicht flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit: Ob Frühaufsteher*in oder Langschläfer*in, deine Mitarbeiter*innen arbeiten, wenn sie am produktivsten sind.
• Du weißt genau, dass deine Mitarbeiter*innen sich an die vereinbarten Stundenzahlen halten.
• Deine Mitarbeiter*innen können (im festgelegten Rahmen) selbst Über- und Minusstunden ausgleichen. Dein Aufwand beschränkt sich aufs absolute Minimum.
• Du hast alles schwarz auf weiß und sparst dir dadurch sämtliche Missverständnisse und Diskussionen.
• Deine Auftragsabwicklung hat eine faktenbasierte Kalkulationsgrundlage für sämtliche Ressourcen (Aufwand, Kosten, Personaleinsatz).
• Deine Buchhaltung hat eine Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
• Anhand deiner Protokolle kannst Du wiederkehrende Aufgaben besser, leichter und zuverlässiger kalkulieren.
• Das Budget wird permanent überwacht. Du kannst eingreifen, bevor es überschritten wird.
• Du hältst automatisch arbeitsrechtliche Vorgaben ein (z. B. die maximale Arbeitszeit von acht Stunden am Tag laut § 3 ArbZG).

Zeiterfassung mit clockify

Vorteile der Zeiterfassung für dich als Mitarbeiter*in:

• Die Zeiterfassung ermöglicht flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit: Du kannst mehr private Termine wahrnehmen und deine Work-Life-Balance verbessern.
• Du brauchst keine Angst vor unangenehmen Gesprächen zu haben, Überstunden sind transparent.
• Urlaubstage stehen im Urlaubsplaner und sind für jede*n ersichtlich. Überschneidungen werden vermieden.
• Abwesenheiten sind für jede*n einsehbar, was die Abstimmung im Team erleichtert.
• Aktives Protokollieren fördert deine Fähigkeit, organisiert zu arbeiten.
• Du kannst Zeitfresser leichter identifizieren und in sinnvollen Einheiten zusammenfassen.
• Jede Überstunde wird auf die Minute genau erfasst und bezahlt.
• Gesetzliche Vorgaben wie deine Ruhezeiten werden erfasst und eingehalten.
• Ein- und Auschecken ist super einfach und von überall möglich. Fahrstrecken können automatisch aufgezeichnet werden.

Für wen ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt einige Berufe, in denen Kund*innen die Arbeits- und Anfahrtszeiten in Rechnung gestellt werden. Unter anderem Handwerker*innen und Individual-Softwareentwickler*innen beschäftigten sich deshalb schon vor dem Gerichtsurteil mit der Zeiterfassung. Außerdem gibt es Branchen, in denen die sie schon lange Pflicht ist:

• Geringfügig Beschäftigte nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass EU-Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter*innen aufzeichnen müssen (C-55/18 – CCOO). Im September 2022 stellte das BAG per Grundsatzurteil (1 ABR 22/21) klar, dass alle Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen müssen.

Es sagt ausdrücklich: Die Arbeitszeiterfassung muss tatsächlich stattfinden. Es reicht nicht aus, Mitarbeiter*innen die Zeiterfassung anzubieten. Alle Arbeitgeber*innen müssen demnach ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen und alle beschäftigten Arbeitnehmer*innen im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) müssen es nutzen.

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Nur wenige Personengruppen sind nach § 18 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) von der Verpflichtung ausgeschlossen:

• leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzt*innen,
• Leiter*innen von öffentlichen Dienststellen und ihre Vertreter*innen sowie Arbeitnehmer*innen im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind,
• Arbeitnehmer*innen, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen,
• der liturgische Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.

Du siehst, die Vorgaben sind selbst für kleine Firmen wie Start-ups und Selbstständige, die Personal einstellen, relevant. Wer kein Arbeitszeiterfassungssystem einführt, verstößt gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und riskiert damit ein Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 30.000 (§ 25 Abs. 1 Nr. 2a, Abs. 2 ArbSchG).

Ist Vertrauensarbeitszeit mit der Zeiterfassung hinfällig?

Die Zeiterfassung ist vorgeschrieben, die Kontrolle der erfassten Arbeitszeiten allerdings nicht. Damit ist Vertrauensarbeitszeit immer noch möglich. Es empfiehlt sich, klare Gestaltungsregeln zu kommunizieren und stichprobenartig die erfassten Zeiten zu überprüfen.

Ab wann und wie ist Zeiterfassung vorgeschrieben?

Es gibt keine Übergangsfrist oder Ähnliches. Die Verpflichtung zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems gilt ab sofort. Das Positive: Arbeitgeber*innen haben einen großzügigen Gestaltungsspielraum. Was viele nicht wissen: Der Gesetzgeber zwingt Unternehmen nicht, die Zeiterfassung elektronisch bzw. digital umzusetzen.

Welche Methoden können Unternehmen und Selbständige zur Zeiterfassung einsetzen?

Theoretisch kannst du Arbeitszeiten auf deinen alten Diddl-Blöcken festhalten. Weshalb Zettel und Stift aber nicht wirklich die beste Alternative sind, liegt auf der Hand. Leichter tust du dich mit einer digitalen Stechuhr am PC, einer App, einem Terminal oder zumindest mit einer Excel-Datei. Im Übrigen dürfen Unternehmen die Zeiterfassung an Arbeitnehmer*innen delegieren.

Wie lange musst du die Daten aufbewahren?

Diese Frage lässt sich mit dem Arbeitszeitgesetz, dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) beantworten: Du musst deine Dokumentation mindestens zwei Jahre aufbewahren. Laut Steuerrecht gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für besteuerungsrelevante Unterlagen. Für die Daten zu Überstunden beträgt die Frist sogar zehn Jahre.

Was beinhaltet die Zeiterfassung?

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber*innen dazu, ein objektives, verlässliches sowie zugängliches System einzuführen und ordnungsgemäß anzuwenden. Darin musst du Folgendes erfassen:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Pausen
• Überstunden

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Welche Tools kannst du für eine konforme Zeiterfassung nutzen?

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• Selbständigen und kleinen Unternehmen: diese 11 kostenlosen Zeiterfassungstools,
• prinzipiell: die 7 besten Zeiterfassungssoftwares.

Fazit zur Zeiterfassung: wertvoll für beinahe jede*n

Zeiterfassung war in einigen Bereichen schon lange hilfreich oder sogar essenziell. Die vielen Vorteile auf Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmerseite machen klar, warum das so ist. Seit September 2022 ist die Zeiterfassung nicht mehr nur ein sinnvolles Werkzeug, sondern für fast alle Unternehmen Pflicht. Natürlich kannst du auf Excel zurückgreifen, doch die benutzerfreundliche und zeitsparende Alternative ist der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware und die gibt’s sogar für den kleinen Geldbeutel. Also, worauf noch warten? Sieh dir die Tools auf OMR Reviews an!