Jetzt für später arbeiten: So funktioniert das Konzept Zeitwertkonto für Sabbatical und Freistellung
Zeitwertkonten ermöglichen dir und deinen Arbeitnehmenden, durch Mehrarbeit künftige Fehlzeiten auszugleichen
- Was ist ein Zeitwertkonto?
- Gesetzliche Bestimmungen des Zeitwertkontos
- Vorteile eines Zeitwertkontos
- Tipps für dein Zeitwertkonto
- Besondere Umstände während der beiden Phasen
- Fazit: So gelingen Arbeitszeiterfassung und Wertguthaben
Falls du dich schon immer gefragt hast, wie es sich manche Arbeitnehmer*innen leisten können, ein Sabbatical als Auszeit nehmen oder früher in Rente gehen zu können, lautet das Zauberwort: Zeitwertkonto. Vereinfacht gesagt wird im Vorfeld mehr gearbeitet und dann die Mehrarbeit nicht als Überstunden berechnet, sondern dann während der Freistellung abgebaut.
Alles, was es auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite zu diesem besonderen Arbeitsmodell zu wissen gibt, erfährst du in diesem Beitrag. Immerhin darf man sich ruhig fragen, wie es arbeits- und steuerrechtlich so aussieht und was passiert, wenn Krankheit, Insolvenz, Altersteilzeit oder andere Umstände dazwischenkommen. Zu guter Letzt solltest du als Arbeitgeber*in wissen, wie das elektronische Time Tracking erfolgt, wenn die Arbeitszeit auf ein Zeitwertkonto einzahlt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Zeitwertkonto ermöglicht es, Überstunden oder ungenutzte Urlaubstage anzusparen und später für Auszeiten zu nutzen.
- Während der Ansparphase sammeln Mitarbeitende zusätzliche Stunden, die dann in der Freistellungsphase als bezahlte Freizeit genommen werden können.
- Das Modell bietet Vorteile für beide Seiten, erfordert jedoch klare vertragliche Regelungen und die Beachtung steuerlicher und arbeitsrechtlicher Vorgaben.
Was ist ein Zeitwertkonto?
Das Zeitwertkonto kannst du auch Langzeitkonto oder Wertguthaben nennen. Gemeint ist stets ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem Mitarbeitende ihre Arbeitszeit in Form von mehr Schichten oder Überstunden ansparen. Diese zusätzliche Zeit wird entweder auf ein Zeitkonto oder umgerechnet als Guthaben auf einem speziellen Konto erfasst. Im Unterschied zur traditionellen Überstundenregelung kann diese Gutschrift für längere Auszeiten eingesetzt werden, etwa ein Sabbatical oder eine längere Elternzeit oder die Frührente.
Grundsätzlich muss das Unternehmen dem Arbeitsmodell zustimmen. Dann sind diese zwei Kernphasen essenziell:
Phase 1: Arbeits- bzw. Ansparphase
In der Ansparphase sammeln Mitarbeitende zusätzliche Stunden, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen. Neben Überstunden können hier auch eine Arbeitszeitverkürzung oder ungenutzte Urlaubstage als Plusstunden des Arbeitszeitkontos berechnet werden. Mitarbeitende können sich somit ein finanzielles Polster für zukünftige Freistellungen schaffen. Je nachdem, wie lange diese Arbeitsphase dauert und wie viele Überstunden sich anhäufen, desto mehr Guthaben lässt sich später berücksichtigen. Beachte unbedingt die maximale Arbeitszeit pro Woche, die auch in diesem Modell gilt.
Beispiel: Eine Arbeitskraft arbeitet in einem Monat zehn Stunden mehr als vertraglich geregelt. Dies wird auf dem Zeitwertkonto verbucht. In einem späteren Sabbatical zahlst du diese Mehrarbeit dann regulär aus, obwohl die Person bereits freigestellt ist.
Phase 2: Freistellungs- bzw. Entnahmephase
Während der anschließenden Entnahmephase kann der Mitarbeitende das angesparte Guthaben nach Belieben entweder vollständig oder anteilig einsetzen. Wie zuvor erwähnt, bietet sich dies an, wenn ein Sabbatical, eine Elternzeit oder eine sonstige Auszeit anstehen. Allerdings lohnt sich das Arbeitsmodell auch bei einer Reduzierung der Arbeitszeit in Form eines teilweisen Ruhestands.
Natürlich ist auch in der Freistellungsphase notwendig, dass sich arbeitgebende und arbeitnehmende Parteien in den gesetzlichen Vorgaben bewegen. So musst du bestimmte Mindestarbeitszeiten sowie geltende Arbeitszeitregelungen beachten. Und auch die steuerrechtlichen und sozialversicherungstechnischen Richtlinien müssen befolgt werden, um keine juristischen und finanziellen Folgen zu haben.
Zeitwertkonto im Bankwesen
Im Bankwesen bezieht sich das Zeitwertkonto in der Regel auf ein Modell, bei dem die Bank oder der Arbeitgeber eine bestimmte Gehaltssumme auf ein spezielles Konto einzahlt. Das Geld wird für später „gespeichert“ und kann zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden – oft in Form von freien Tagen oder als Teil der Altersvorsorge.
Gesetzliche Bestimmungen des Zeitwertkontos
Im Arbeitsrecht gibt es keinen speziellen Paragrafen, der das Zeitwertkonto direkt behandelt. Dennoch ist es in verschiedenen rechtlichen Rahmenwerken verankert, so auch im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Sozialgesetzbuch (SGB). Dies ist zum Beispiel wichtig für deine Lohnbuchhaltung, die Arbeitsverträge oder deine Umsetzung der Zeiterfassungspflicht. Die einzelnen Gesetzbücher behandeln jeweils unterschiedliche Aspekte des Zeitwertkontos:
- BGB (§ 615 ff.): Entgeltfortzahlung sowie die Umwandlung von Ansprüchen in Freizeit
- SGB IV: sozialversicherungsrechtliche Aspekte von Zeitwertkonten
- SGB VI (Rentenversicherung): spezielle Regelungen zur Rentenversicherung
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Steuerrechtlich musst du wissen, dass die Einzahlungen auf ein Zeitwertkonto nicht der sofortigen Lohn- oder Einkommenssteuer unterliegen. Erst, wenn der Arbeitnehmende die Leistungen aus dem Guthaben entnimmt, werden diese lohn- und einkommensteuerpflichtig (§ 19 EStG, Einkommensteuergesetz). Steuervorteile für betriebliche Altersvorsorge werden steuerrechtlich begünstigt. In diesem Fall kann eine sogenannte Fünftelregelung angewendet werden. Das bedeutet, dass der auf einmal ausgezahlte Betrag über mehrere Jahre hinweg verteilt besteuert wird, was zu einer geringeren Steuerbelastung führen kann.
Ähnliches gilt für die Beitragspflicht: In der Ansparphase sind die Lohnansprüche nicht sozial-, renten- und krankenversicherungspflichtig. Erst, wenn der*die Arbeitnehmer*in diese in der Entnahmephase nutzt, werden Beiträge für die Versicherungen fällig. In gewissen Fällen lässt sich das ausgezahlte Guthaben bei einer vorgezogenen Rente als Mittel zur Alterssicherung anrechnen.
Vorteile eines Zeitwertkontos
Das Zeitwertkonto ist ein Win-win-Modell für beide Seiten: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und Arbeitgebende profitieren von der Planungssicherheit und einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit.
Allgemein finden sich noch weitere Vorteile – jedoch auch einige Nachteile des Zeitkontos für beide Parteien.
Vorteile für … | Nachteile für … | |
|---|---|---|
die Arbeitnehmenden |
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die Arbeitgebenden |
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Lohnt sich das Zeitwertkonto?
Ob sich ein Zeitwertkonto im Einzelfall lohnt, hängt von diversen Faktoren ab. Da das Arbeitsmodell nicht immer genau gleich abläuft und sich von Haus aus an die individuellen Situationen der Arbeitnehmer*innen anpasst, lässt sich nicht pauschalisieren, ab wann es sich finanziell rechnet.
Für dich als Arbeitgeber*in heißt es ebenfalls, dass es sich in vielen, aber nicht allen Fällen anbietet, das Langzeitkonto aktiv anzubieten. Dafür sind Verwaltungsaufwand und Personalplanung in den Unternehmen zu unterschiedlich.
Tipps für dein Zeitwertkonto
Wenn sich Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen für die Nutzung des Wertguthabens entscheiden, sollten sie folgende Tipps berücksichtigen, damit das Modell für beide Seiten reibungslos funktionieren kann:
- Klare vertragliche Regelungen
Definiere klare Regelungen zum Zeitwertkonto. Es sollten genaue Vereinbarungen im Arbeitsvertrag darüber getroffen werden, welche Arten von Arbeitszeit angerechnet werden oder wie die Nutzung des Guthabens erfolgt. Eine klare Richtlinie und regelmäßige Kontrolle der Konten helfen, Missbrauch zu vermeiden.
- Regelmäßige Kommunikation mit Mitarbeitenden
Transparenz zu gesammelten Stunden, Nutzungsmöglichkeiten und den steuerlichen Aspekten fördert das Vertrauen und vermeidet Missverständnisse. Eine monatliche oder vierteljährliche Übersicht über das Konto kann hilfreich sein.
- Langfristige Perspektiven bieten
Das Zeitwertkonto ist besonders bei der langfristigen Planung von Auszeiten, wie etwa einem Sabbatical oder einer Altersteilzeit, nützlich. Achte darauf, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, ihre Zeit über einen langen Zeitraum hinweg anzusparen und sicherzustellen, dass dieses Modell auch über Jahre hinweg realistisch und umsetzbar bleibt.
- Schulung der Führungskräfte und HR-Abteilung
Führungskräfte und die HR-Abteilung sind im Bestfall geschult, um die Verwaltung von Zeitwertkonten richtig umzusetzen. Dies betrifft sowohl die rechtlichen als auch die administrativen Aspekte. So können alle Fragen der Mitarbeitenden kompetent beantwortet werden und dein Unternehmen vermeidet teure Fehler.
- Automatisierung der Zeiterfassung und Verwaltung
Nutze Softwarelösungen zur Automatisierung der Zeiterfassung und Verwaltung der Zeitwertkonten. Automatische Berechnungen (auch der gesetzlichen Pausen) und Benachrichtigungen über den aktuellen Stand des Kontos erleichtern es für alle Beteiligten, den Überblick zu behalten.
Besondere Umstände während der beiden Phasen
Auch wenn alle rechtlichen Vorgaben befolgt und die Eventualitäten zwischen Personalverantwortlichen und Team geklärt sind, können einige Umstände den Erfolg des Zeitwertkontos erschweren. In diesen Fällen gelten dann – falls nicht anders abgestimmt – gewisse Richtlinien.
Abwesenheiten: Krankheit, Elternzeit und Kurzarbeit
Wird der*die Mitarbeiter*in krank und bleibt dem Unternehmen länger als üblich fern, besteht das Zeitwertkonto grundsätzlich auch weiterhin. In der Regel ist der Anspruch auf die Auszahlung unberührt, solange die Freistellung aus dem Zeitwertkonto erfolgt. Wenn zuvor andere vertragliche oder betriebliche Regelungen getroffen wurden, sind diese bindend und der Krankenstand kann doch Einfluss auf das Guthaben nehmen.
Normalerweise führst du das Zeitwertkonto auch während der Elternzeit fort, es können aber keine neuen Stunden mehr angespart werden. Eine Auszahlung des Guthabens während der Elternzeit könnte ebenfalls Auswirkungen auf Sozialleistungen haben.
In Kurzarbeit können Mitarbeitende in vielen Fällen weiterhin Guthaben auf ihrem Zeitwertkonto ansparen, falls sie Überstunden in der Vergangenheit gesammelt haben. Wie sich Kurzarbeit auf die Nutzung und Entnahme des Guthabens auswirkt, ist hingegen individuell und sollte vertraglich geklärt werden.
Arbeitsmodelle: Minijob, Altersteilzeit, öffentlicher Dienst
Minijobber*innen können grundsätzlich auch ein Zeitwertkonto führen, aber aufgrund der Begrenzung ihrer kürzeren Arbeitszeit bei einem Gehalt von 450 € im Monat sind auch die zu sammelnden Überstunden bzw. Mehrarbeitsstunden entsprechend geringer. In vielen Fällen ist es gar nicht möglich oder gewünscht, dass man im Minijob Mehrarbeit leistet. Dasselbe gilt für kurzfristig Beschäftigte und Werkstudierende.
Altersteilzeit ist ein spezielles Arbeitszeitmodell, das es älteren Arbeitnehmer*innen erlaubt, in den letzten Jahren vor dem Ruhestand ihre Arbeitszeit zu reduzieren, während sie dennoch ein weitgehend gleichbleibendes Einkommen erhalten. Es ermöglicht so einen gleitenden Übergang in die Rente oder Pension.
Das Zeitwertkonto bei Beamt*innen ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, dessen genaue Ausgestaltung von den gesetzlichen Vorgaben, den Dienstvereinbarungen und den tariflichen Regelungen abhängt. Es ist wichtig, die spezifischen Regelungen und Optionen für den öffentlichen Dienst in dem jeweiligen Land oder Bundesland zu prüfen.
Veränderung des Jobs: Arbeitgeberwechsel, Kündigung, Insolvenz des Arbeitgebers
Ein Arbeitgeberwechsel kann eine komplexe Situation für ein Zeitwertkonto darstellen. Generell muss der neue Arbeitgeber das angesparte Guthaben des jeweiligen Mitarbeitenden akzeptieren. In der Regel wird dieses allerdings noch im alten Job und in Zustimmung ausgezahlt, in einigen Fällen in Form freier Tage. Wenn vertraglich verlängert wird, darf kein Verlust des Guthabens entstehen. Es gibt hierbei keinen Unterschied, ob Arbeitgeber*in oder Arbeitnehmer*in die Kündigung ausgesprochen hat.
Sofern der alte Arbeitgeber insolvent wurde und es darum zu einem Jobwechsel kam, ist dieser immer noch zu einer Auszahlung verpflichtet. Doch aufgrund der Zahlungsunfähigkeit kann das Guthaben entweder verfälschen oder das zuständige Arbeitsamt greift durch den Insolvenzschutz ein.
Private Lebensveränderungen: Erwerbslosigkeit, Todesfall, Scheidung
Eine erfolglose Jobsuche kann Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto haben. Wenn Arbeitslosengeld (I oder II) ausgezahlt wird, muss das Guthaben angerechnet und die Auszahlung entsprechend verringert werden. Wenn die Arbeitslosigkeit in die Entnahmephase fällt, ist eine Freistellung oder eine Auszahlung generell nicht erlaubt.
Im Todesfall des*der Sparer*in gibt es je nach rechtlicher und vertraglicher Regelung unterschiedliche Szenarien: Häufig erlischt das Guthaben auf dem Zeitwertkonto nicht einfach, sondern fällt an die Erb*innen oder an eine andere bestimmte Person. Hier sind Optionen von Auszahlung bis zur Erbenrente möglich.
Kommt es im Zuge einer Scheidung zu einer Vermögensaufteilung, betrachtet man das Guthaben als Teil des zu verteilenden Vermögens. Dabei ist entscheidend, auf welchem Konto das Guthaben liegt und wie die Eigentumsverhältnisse bestimmt sind.
Fazit: So gelingen Arbeitszeiterfassung und Wertguthaben
Das Modell Zeitwertkonto bietet sowohl für Arbeitgebende als auch für Mitarbeitende viele Vorteile, hauptsächlich durch die Möglichkeit des Freizeitausgleichs. So lässt sich die Arbeitszeit flexibel gestalten und diese als langfristige Auszeiten oder persönliche Projekte ansparen. Damit das Modell erfolgreich umgesetzt werden kann, sind eine genaue Zeiterfassung und transparente Kommunikation erforderlich.
Zudem sollte die rechtliche Beratung nicht zu kurz kommen, um die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein gut etabliertes Zeitwertkonto kann somit zu einer Win-win-Situation für alle Beteiligten führen – sowohl im Hinblick auf die Mitarbeitermotivation als auch auf die betriebliche Flexibilität.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.