Arbeitszeit: Definition, Modelle und praktische Tipps zur Erfassung

1. Was ist Arbeitszeit?
2. Arbeitsweg = Arbeitszeit?
3. Arbeitspausen
4. Übersicht: Arbeitszeitmodelle
5. Arbeitszeit erfassen: inzwischen ein absolutes Muss
6. Fazit: Warum du die Arbeitszeit ernst nehmen solltest

Arbeitszeit – ein Begriff, der dich täglich begleitet und doch oft für Verwirrung sorgt. Ob du nun ein Unternehmen führst und die Effizienz deines Teams optimieren möchtest oder als Mitarbeiter*in deine Rechte und Pflichten besser verstehen willst – die genaue Kenntnis über Arbeitszeit ist für beide Seiten von enormer Bedeutung. In der digitalen Arbeitswelt gibt es zudem eine Vielzahl an Arbeitszeitmodellen und Erfassungsmethoden, die es zu navigieren gilt. In diesem Ratgeber geben wir dir einen umfassenden Überblick und helfen dir, die bestmöglichen Softwares für die Zeiterfassung zu finden.

Was ist Arbeitszeit?

Arbeitszeit umfasst die Zeit, in der deine Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitskraft deinem Unternehmen zur Verfügung stellen. Sie beginnt mit dem Start der Arbeit und endet mit dem Abschluss der Arbeit am gleichen Tag. Dabei umfasst Arbeitszeit nicht nur die reine Tätigkeit am Arbeitsplatz, sondern auch vorbereitende und nachbereitende Tätigkeiten, sofern diese im direkten Zusammenhang mit der Arbeit stehen – zum Beispiel, wenn du deinen PC hochfährst, deinen Arbeitsplatz säuberst oder benötigtes Material für deine Arbeit beschaffst.

In Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Dieses Gesetz legt die Rahmenbedingungen für die zulässige tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Pausenregelungen, Ruhezeiten und vieles mehr fest. Zentrale Themen im Arbeitszeitgesetz sind:

• Maximale Arbeitszeit: Üblicherweise 8 Stunden pro Tag, Ausnahmen bis zu 10 Stunden möglich 

• Ruhezeiten: Mindestens 11 Stunden Ruhe zwischen zwei Arbeitstagen 

• Pausenregelungen: Pausen ab 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pausen; ab 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten 

• Wochenarbeitszeit: Maximal 48 Stunden pro Woche 

• Sonntags- und Feiertagsarbeit: Grundsätzlich verboten, Ausnahmen regeln spezielle Gesetze 

• Nacht- und Schichtarbeit: Spezielle Schutzvorschriften und zusätzliche Ruhezeiten

• Überstunden: Regelungen zur Vergütung und Kompensation

Durch die gesetzlichen Bestimmungen des ArbZG hast du als Arbeitgeber*in klare Vorgaben, an denen du dich orientieren kannst. So stellst du sicher, dass die Arbeitszeit in deinem Unternehmen fair gestaltet wird und deine Mitarbeitenden vor übermäßiger Belastung geschützt sind.

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Arbeitszeit für Selbstständige

Für Selbstständige, die keine vertraglich festgelegten Arbeitszeiten haben, ist Arbeitszeit der Zeitraum, den sie an ihrer Arbeitsstätte oder für berufliche Aufgaben aufwenden. Dies umfasst jede Zeit, die für Tätigkeiten genutzt wird, die direkt mit dem Erwerb verbunden sind, wie beispielsweise die Durchführung von Projekten, Kundenbetreuung, administrative Aufgaben oder strategische Planungen.

Anders als bei Angestellten gibt es für Selbstständige keine gesetzlichen Regelungen, die die Arbeitszeit einschränken. Daher ist es wichtig, dass du selbst auf eine ausgewogene Arbeitszeitgestaltung achtest und dir genügend Pausen einräumst, um langfristig produktiv und gesund zu bleiben. Eine sorgfältige Erfassung und Überprüfung deiner Arbeitszeiten kann dir helfen, deine Effizienz und Work-Life-Balance im Blick zu behalten.

Arbeitsweg = Arbeitszeit?

Häufig steht die Frage im Raum, ob der Weg zur Arbeitsstätte als Arbeitszeit zählt. Die Antwort darauf variiert je nach Situation und rechtlichen Regelungen. In der Regel gilt der Weg von deinem Zuhause zum Arbeitsplatz und zurück nicht als Arbeitszeit. Das hängt vor allem mit der Begriffsdefinition zusammen: Wie gesagt definiert das Arbeitszeitgesetz in Deutschland Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Da der Weg zur und von der Arbeit nicht als Tätigkeit für den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin angesehen wird, zählt dieser nicht zur Arbeitszeit.

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Auf der anderen Seite gehört der Arbeitsweg aber auch nicht zur Freizeit – sondern zur sogenannten Obligationszeit, in der außerdem Aktivitäten wie Haushalts- und Reparaturarbeiten oder Behördengänge erledigt werden.

Sonderfall: Dienstreise

Wenn deine Mitarbeiter*innen zu einer anderen Arbeitsstätte oder zu Kund*innen reisen, wird diese Reisezeit oft als Arbeitszeit angerechnet – sofern diese Dienstreise bestimmte Anforderungen erfüllt. Dazu gehört beispielsweise, dass die Reise während der regulären Arbeitszeit via Autofahrt, Flugreise oder Zugreise stattfindet. Die genaue Regelung kann jedoch abhängig vom Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen variieren.

Arbeitspausen

Wer arbeitet, hat auch das Recht auf Pausen. Pausen sind aber nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig, um die Gesundheit und Produktivität deiner Mitarbeiter*innen zu erhalten. Die Einhaltung ist also auch aus wirtschaftlicher Sicht wichtig. Damit deine Kolleg*innen genug Zeit haben, Energie aufzutanken, legt das Arbeitszeitgesetz auch hier klare Regelungen fest:

• Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden: Nach spätestens sechs Stunden Arbeitszeit steht den Mitarbeiter*innen eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. 

• Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden: Beträgt die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, erhöht sich die Mindestpausenzeit auf 45 Minuten.

Diese Pausen dürfen in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Wichtig ist, dass diese Pausen fest eingeplant und genommen werden – sie dürfen nicht „angespart“ oder nachträglich kompensiert werden.

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Arten von Arbeitspausen

In deinem Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Arbeitspausen, die sowohl gesetzlich vorgeschrieben als auch durch betriebliche Vereinbarungen geregelt sein können. Hier sind die wichtigsten Pausenarten, die du beachten solltest:

• Ruhezeiten: Dies sind arbeitsfreie Zeiten zwischen den einzelnen Arbeitstagen. Sie dienen dazu, deinen Mitarbeiter*innen ausreichend Zeit zur Erholung zu geben. Ruhezeiten zählen zur Gesamtarbeitszeit und sind besonders wichtig, um die Arbeitskraft deiner Belegschaft langfristig zu erhalten. Diese Zeiten sollen dazu genutzt werden, sich komplett von der Arbeit zu distanzieren und keine arbeitsbezogenen Tätigkeiten auszuführen.

• Ruhepausen: Hierbei handelt es sich um die gesetzlich festgelegten Pausen innerhalb eines Arbeitstages, die in der Regel nicht zur Arbeitszeit zählen. Die Mittagspause zählt beispielsweise zu dieser Art von Ruhepause.

• Kurzpausen: Diese Arbeitsunterbrechungen dauern weniger als 15 Minuten. Sie sind zwar kürzer, aber trotzdem wichtig, um die Konzentration und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter*innen aufrechtzuerhalten. Kurzpausen können spontaner und flexibler über den Tag verteilt werden, um kurze Momente der Entspannung zu bieten.

• Erholungszeit: Hierbei handelt es sich um Zeiträume, die unmittelbar nach einer Arbeitsbelastung gewährt werden, um eine vollständige Erholung sicherzustellen. Diese Pausen sind besonders wichtig nach anspruchsvollen oder belastenden Tätigkeiten. In der Regel zählen Erholungszeiten zur Arbeitszeit und sollten den Mitarbeiter*innen gewährt werden, um die Erholungsphasen direkt an die Belastungen anknüpfen zu lassen.

Pausenmanagement im Unternehmen

Ein effektives Pausenmanagement ist entscheidend für die Zufriedenheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter*innen. Stelle sicher, dass die Pausenzeiten klar kommuniziert und eingehalten werden. Eine flexible Handhabung kann dabei helfen, den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen gerecht zu werden und gleichzeitig die betrieblichen Abläufe nicht zu stören.

Arbeite darauf hin, eine Unternehmenskultur zu fördern, die den Wert von Pausen erkennt und unterstützt. Erlaube deinen Mitarbeiter*innen, ihre Pausenzeiten selbst zu gestalten, solange die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Biete ansprechende Pausenräume und Möglichkeiten zur Erholung an, um sicherzustellen, dass die Pausen effektiv genutzt werden können. Damit leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer positiven Employee Experience.

Übersicht: Arbeitszeitmodelle

Das klassische 9-to-5-Modell ist zwar weiterhin verbreitet, doch inzwischen gibt es viele weitere flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an die individuellen Bedürfnisse deiner Mitarbeiter*innen und die speziellen Anforderungen deines Unternehmens anpassen. Hier eine kurze Übersicht der gängigsten Modelle:

• Feste Arbeitszeiten: Die klassischen 9-to-5-Arbeitszeiten, bei denen die Arbeitsstunden und -tage im Voraus festgelegt sind und keine Flexibilität zugelassen wird.

• Gleitzeit: Ein flexibles Modell, bei dem die Mitarbeiter*innen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens ihre Arbeitszeiten selbst beginnen bzw. beenden können. Es gibt in der Regel Kernarbeitszeiten, zu denen die Anwesenheit verpflichtend ist.

• Teilzeit: Hier arbeiten deine Mitarbeiter*innen weniger als die regulären 40 Stunden pro Woche. Dieses Modell ist besonders beliebt bei Eltern und Personen mit anderen beruflichen oder persönlichen Verpflichtungen.

• Schichtarbeit: Die Arbeitszeiten sind in verschiedene Schichten aufgeteilt, zum Beispiel Früh-, Spät- und Nachtschicht. Dieses Modell eignet sich für Betriebe, die rund um die Uhr arbeiten müssen, wie etwa in der Produktion oder im Gesundheitswesen.

• Vertrauensarbeitszeit: Hierbei gibt es keine festgelegten Arbeitszeiten. Die Mitarbeiter*innen sind für ihre Zeiteinteilung selbst verantwortlich, und der Fokus liegt auf der Erreichung von Arbeitsergebnissen anstatt auf der Präsenzzeit.

Für noch detailliertere Informationen,schau dir gerne unseren umfassenden Artikel zum Thema Arbeitszeitmodelle an.

Arbeitszeit erfassen: inzwischen ein absolutes Muss

In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, die sicherstellen sollen, dass die Höchstarbeitszeit nicht überschritten und die vorgeschriebenen Pausen sowie Ruhezeiten eingehalten werden. Die Erfassung ist somit ein essenzieller Bestandteil des Arbeitsmanagements in deinem Unternehmen – und seit einigen Jahren keine freiwillige Angelegenheit mehr. Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen genau dokumentieren müssen:

Methoden der Zeiterfassung

Es gibt zwei gängige Methoden, um die Arbeitszeiten zu erfassen:

• Manuelle Methoden: Hierbei tragen deine Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten eigenständig in Tabellen oder Stundenzettel ein. Diese Methode ist einfach, kann aber anfällig für Fehler und Manipulationen sein.

• Elektronische Systeme: Moderne Zeiterfassungssysteme nutzen Stempelkarten, Chipkarten oder Softwares zur Zeiterfassung, um die Arbeitszeiten digital und automatisch zu dokumentieren. Diese Methode ist oft genauer und effizienter.

Ein effizient gestaltetes Arbeitszeiterfassungssystem bringt viele Vorteile: Es fördert die Transparenz, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und erleichtert die Abrechnung und Personalplanung. Ein effizientes System hilft auch, Überstunden korrekt zu erfassen und zu kompensieren.

Wenn du noch mehr Informationen zur Erfassung von Arbeitszeiten suchst, schau dir gerne unsere weiteren Ratgeberartikel zum Thema Zeiterfassung an:

• Urteil zur Zeiterfassung
• Die 7 besten kostenpflichtigen Zeiterfassungs-Tools
• Die 7 besten kostenlosen Zeiterfassungs-Tools
• Zeiterfassungssysteme im Vergleich
• Fehlzeitenmanagement leicht gemacht

Fazit: Warum du die Arbeitszeit ernst nehmen solltest

Arbeitszeit ist ein zentrales Thema, das nicht nur die Effizienz deines Unternehmens beeinflusst, sondern auch die Zufriedenheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter*innen. Ob es um gesetzliche Vorgaben, die verschiedenen Arbeitszeitmodelle oder die Erfassung der Arbeitsstunden geht – gut informiert und organisiert zu sein, zahlt sich aus. Indem du auf klare Regelungen, transparente Kommunikation und flexible Lösungen setzt, schaffst du ein Arbeitsumfeld, das sowohl den Anforderungen deiner Belegschaft als auch den Bedürfnissen deines Unternehmens gerecht wird.

Nutze die passenden Tools und Ressourcen, um die Arbeitszeit zu managen und profitiere von einer produktiveren, motivierten und gesünderen Belegschaft. Denke auch daran, dass ein gutes Arbeitszeitmanagement im Einklang mit dem Arbeitsschutzgesetz steht, welches unter anderem darauf abzielt, die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer*innen zu gewährleisten.