Zeiterfassung kostenlos: Die 6 besten Tools zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung
Pia Heßler14.1.2026
Mit einer digitalen Stempeluhr kannst du deine Arbeitszeiten einfach erfassen
Inhalt
- Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit
- Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?
- Die 6 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung
- Fazit: Kostenlose Zeiterfassungssoftware für jeden Bedarf
Dein Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei dir zutrifft, deine Arbeitszeit solltest du trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und der Einhaltung rechtlicher Standards.
Wenn du Freelancer*in bist, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein deiner Arbeit, solltest du von deinen Kund*innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.
Bei der korrekten Erfassung deiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann dich ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Es muss nichts kosten!
Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für dich oder dein Unternehmen auszuwählen, liest du in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfährst du, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für dich ist und welche 6 kostenlosen Zeiterfassungstools dich mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Zeiterfassung in Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.
- Kostenlose Tools erleichtern die Zeiterfassung und reduzieren manuellen Aufwand erheblich.
- Funktionen wie Projektzeiterfassung, Urlaubsplanung und App-Zugriff sind oft inklusive.
- Für Freelancer und kleine Teams reichen Gratis-Tools meist aus, größere Unternehmen profitieren von kostenpflichtigen Lösungen.
- Besonders empfehlenswert sind Clockodo, timr, Personizer und askDANTE für unterschiedliche Einsatzbereiche.
Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit
Deine gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltest du dir eine digitale Stempeluhr in Form eines kostenlosen Arbeitszeiterfassungstools anschaffen, in das du dich erst noch einarbeiten musst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten.
Als ersten Vorteil von Zeiterfassungsprogrammen kannst du festhalten, dass ein digitales Tool dir die Arbeit erleichtert. Wenn du beispielsweise in der Personalabteilung deines Unternehmens arbeitest, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für dich sein, eine Lohnabrechnungssoftware zu verwenden, die die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen deiner Kolleg*innen zur Hand zu haben.
Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, hast du direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten und die korrekte Anzahl an gearbeiteten Stunden – ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch herumfliegenden Stundenzettel.
Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, kannst du diese direkt in dein Lohnbuchhaltungssoftware übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten kannst du mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die du beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg*innen nutzen kannst. Diese Erkenntnisse können dir wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen.
Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls ein*e Kolleg*in einmal vergessen sollte sich auszustempeln, musst du keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen.
Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung deines Teams. Die geplanten Tage kannst du per Mausklick an deinen Chef weiterleiten und genehmigen lassen.
Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer*innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn du deine Leistungen auf Stundenbasis abrechnest. Die von dir investierte Zeit soll schließlich von deinen Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.
Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer*innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn du deine Leistungen auf Stundenbasis abrechnest. Die von dir investierte Zeit soll schließlich von deinen Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.
Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es dir, neben deiner Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem du gearbeitet hast, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte kannst du dabei, wenn dies von deinen Kund*innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen.
Über vorhandene Schnittstellen kannst du diese Daten anschließend in dein Rechnungsprogramm übermitteln.
Über vorhandene Schnittstellen kannst du diese Daten anschließend in dein Rechnungsprogramm übermitteln.
Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?
Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen ausreicht oder ob du besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltest, hängt von den Funktionen ab, die das Programm dir bieten soll. Liste die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für dein Unternehmen beste Wahl treffen zu können.
Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden:
- Arbeitszeit- und Pausenerfassung
- Projektzeiterfassung
- Urlaubsplanung
- Mobiler App-Zugang
- Elektronische Zutrittskontrolle
- Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
- Schnittstelle zu deinem Lohnbuchhaltungssystem
- Schnittstelle zu deinem Rechnungssystem
Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel wie bei einer Stempeluhr die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen. Zusätzlich können die Daten über eine integrierte Schnittstelle in dein Lohnbuchhaltungssystem oder in dein Rechnungssystem eingespeist werden. Ebenfalls kannst du einfache Berichte generieren, um deine Produktivität auszuwerten.
Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an Nutzer*innen begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achte daher bei der Auswahl deiner Software auf mögliche versteckte Kosten.
Ebenfalls solltest du ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungssoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die deine Betriebsdaten nicht ausreichend schützen. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonformer und kostenloser Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.
Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Tools zur Projektzeiterfassung meistens eher für Freelancer*innen. Größere Unternehmen entscheiden sich wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardware-Terminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.
Egal, ob du Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer bist: Bei der Auswahl des zu dir passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf deine Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was dir gefällt und dir die Arbeit erleichtert.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 6 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
Clockodo | Free Version verfügbar | 14 Tage | Solo-Selbstständige und Unternehmen jeder Größe |
timr | Free Version verfügbar | 14 Tage | Mobile Teams und Außendienst |
TimeTac | Ab 3,40 € / User (zzgl. Basisgebühr) | 30 Tage | Mittlere und große Unternehmen |
Personizer | Free Version verfügbar | 14 Tage | KMU und agile Teams |
askDANTE | Free Version verfügbar | 14 Tage | Schichtbetriebe und Teams (5-5000 MA) |
poool | Core-Lizenz kostenlos (zzgl. User-Gebühr) | 14 Tage | Agenturen und Wissensdienstleister |
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1. Clockodo
Clockodo ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, mit der Unternehmen Arbeits- und Projektzeiten einfach und zuverlässig erfassen. Die Erfassung erfolgt per Stoppuhr am PC, Mac oder mobil via Smartphone-App und kann direkt Kunden und Leistungen zugeordnet werden.
Features:
- Arbeits- und Projektzeiterfassung per Stoppuhr
- Stundenkonten mit Soll-Stunden und Pausenvorschriften
- Mobile App für iOS und Android
- Berichtsbaukasten für individuelle Auswertungen
- Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Lohnsoftware
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe, die eine zuverlässige Zeiterfassung mit Projektzuordnung suchen.
Clockodo Preise: Kostenlos (1 User); Basic ab 4,00 € / User / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Extrem intuitive Benutzeroberfläche | Grafische Darstellung in Berichten könnte moderner sein |
Präzise Projekt- und Budgetüberwachung | Rechteverwaltung für Rollen gelegentlich etwas starr |
Gute Integration zu Tools wie Lexoffice | Fehlende 2-Faktor-Authentifizierung |
„Die Benutzeroberfläche ist extrem intuitiv gestaltet, was die tägliche Zeiterfassung für alle Teammitglieder ohne lange Einarbeitungszeit ermöglicht. Besonders hilfreich ist die präzise Projekt- und Budgetüberwachung, die es uns erlaubt, die Rentabilität einzelner Aufträge jederzeit in Echtzeit im Blick zu behalten.“ – Daniel, fravio GmbH
2. timr
timr ist eine umfassende Cloud-Lösung zur digitalen und rechtssicheren Zeiterfassung, die Arbeitsabläufe in Unternehmen vereinfacht. Die Software bietet Funktionen wie Start/Stopp-Erfassung in Echtzeit, ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch und ist auch offline nutzbar.
Features:
- Start/Stopp-Erfassung in Echtzeit (Web, App & Terminal)
- Finanzamtskonformes Fahrtenbuch mit GPS
- Urlaubsverwaltung mit digitalem Antragswesen
- Offlinefähige Apps für mobile Nutzung
- Automatische Überprüfung gesetzlicher Regelungen (Pausen, Ruhezeiten)
Geeignet für: Teams im Büro, Home Office und Außendienst, die eine ortsunabhängige Komplettlösung benötigen.
timr Preise: Kostenlos (1 Benutzer); Regular ab 7,20 € / User / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Einfache Handhabung über Web und App | UI wirkt teilweise unspektakulär und nicht "shiny" |
Offline-Funktion mit zuverlässiger Synchronisierung | Keine automatischen Erinnerungen bei vergessenem Timer |
Exzellenter und schneller Support | Wünschenswerte Custom-Workflows für Aufgabensplitting |
„Timr ist wie der Kollege, der immer pünktlich ist, alles mit notiert und nie Drama macht. Was mich begeistert, ich sehe wo unsere Zeit wirklich hinfließt. Nicht gefühlt, sondern in Zahlen.“ – Anna, Looping Group
3. TimeTac
TimeTac ist eine Software zur Zeiterfassung für mittlere und große Unternehmen, die Arbeitszeiten, Projektzeiten und Urlaube in einer Cloud-Lösung bündelt. Die Module lassen sich flexibel kombinieren und decken Anforderungen von der Stundenabrechnung bis zum Projektcontrolling ab.
Features:
- Zeiterfassung live und nachträglich via PC, App oder Terminal
- Automatische Berechnung von Überstunden und Urlaubsanspruch
- Projektcontrolling mit Soll/Ist-Vergleich
- Export zur Lohnverrechnung (DATEV, BMD)
- Urlaubsverwaltung mit Kalenderansichten und Workflows
Geeignet für: Mittlere und große Unternehmen, die eine modulare und anpassbare Lösung für Zeitwirtschaft suchen.
TimeTac Preise: Kostenloser Test (30 Tage); Basisgebühr ab 19,50 € / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Intuitive Bedienbarkeit und schnelle Einführung | App-Verbindung bei schlechtem Internet teilweise problematisch |
Flexibilität durch App und Terminal-Nutzung | Urlaubsübersicht zeigt Vorjahreswerte nicht optimal an |
Schneller und kompetenter Support | Optik der Benutzeroberfläche wirkt teils nicht mehr zeitgemäß |
„Das Tool zeichnet sich durch seine intuitive Bedienbarkeit aus und ermöglicht nach einer kurzen Einführung eine schnelle sowie sichere Anwendung. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten mobil über die App zu erfassen, erweist sich als besonders vorteilhaft, da Nutzer die Zeiterfassung auch unterwegs unkompliziert durchführen können.“ – Petra, Pia Media*
4. Personizer
Die HR-Software von Personizer ermöglicht Organisationen eine einfache und flexible Erfassung von Arbeitszeiten über PC oder Smartphone. Zusätzlich bietet das Tool Funktionen zur Verwaltung von Urlaub, Homeoffice und eine digitale Personalakte, alles DSGVO-konform made in Germany.
Features:
- Arbeits- und Pausenzeiterfassung per Klick
- Urlaubsplaner für Abwesenheiten und Homeoffice
- Digitale Personalakte für Verträge und Stammdaten
- Mobile Nutzung via App
- Labels für projektbezogene Berechnungen
Geeignet für: KMU und Teams, die agile HR-Prozesse und Self-Service-Funktionen fördern möchten.
Personizer Preise: Kostenlos (Basisfunktionen aller Module)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung | Reports könnten noch dynamischer gestaltet sein |
Übersichtliche Darstellung von Abwesenheiten und Homeoffice | Urlaubsübersicht unterscheidet teils nicht gut zwischen 5/6-Tage Woche |
Direkt mehrsprachig verfügbar | Keine Sperrung der App-Nutzung für bestimmte Standorte möglich |
„Wir haben mehrere Online Tools zur Zeiterfassung ausprobiert und Personizer war mit Abstand das einfachste zu bedienen. Sehr intuitiv - man benötigt nicht erst mehrere Tutorials. Nach internen Abstimmungen haben wir uns dann für Personizer Zeiterfassung und Urlaubsplanung entschieden.“ – Hanna, Geschäftsführerin*
5. askDANTE
askDANTE ist eine HR-Software für Zeiterfassung und Schichtplanung in der Cloud, die sich besonders für Teams und KMUs eignet. Neben der reinen Zeiterfassung bietet das Tool umfangreiche Funktionen wie Schichtpläne, eAU-Abfrage und Schnittstellen zu Lohnsystemen.
Features:
- Arbeitszeiterfassung via PC, App und Hardware-Terminals
- Digitale Schichtplanung und Dienstpläne
- Schnittstellen zu Lohn- und HR-Management (z.B. DATEV)
- Abwesenheitsmanagement inklusive eAU-Abfrage
- Zuschlagsberechnung und Arbeitszeitkonten
Geeignet für: Kleine bis große Unternehmen (5 bis 5000 Mitarbeiter*innen), insbesondere auch für Schichtbetriebe.
askDANTE Preise: Kostenlos (bis zu 15 Nutzer im Starter FREE Tarif)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Einfache Skalierbarkeit für wachsende Teams | Initiale Einrichtung könnte durch mehr Videos/Doku erleichtert werden |
Flexible Erfassung (App, Web, Terminal) | Resturlaub muss teils manuell in Tage umgerechnet werden |
Exzellenter Support und stetige Weiterentwicklung | Spezifische Arbeitspläne (z.B. alle 2 Wochen freitags) wünschenswert |
„Ein entscheidender Vorteil von askDANTE ist die einfache Skalierbarkeit. Das System wächst problemlos mit, egal ob wir 5 oder 50 Mitarbeiter haben. Diese Flexibilität macht es zu einem zuverlässigen Partner in jeder Wachstumsphase unseres Unternehmens.“ – Antonia, Faust Linoleum GmbH & Co. KG
6. poool
Poool ist eine cloudbasierte ERP-Software, die speziell für Agenturen und Wissensdienstleister entwickelt wurde, um sämtliche Unternehmensprozesse abzubilden. Sie integriert Zeiterfassung, Projektmanagement und Buchhaltung in einer Lösung mit einem modernen Interface.
Features:
- Projektzeiterfassung mit Stoppuhr
- Automatisierte Belegerkennung und Buchhaltung
- Kunden- und Lieferantenverwaltung (CRM)
- Angebotskalkulation und Rechnungswesen
- DATEV / BMD Schnittstelle
Geeignet für: Agenturen, Beratungsunternehmen und Wissensdienstleister, die eine All-in-One-Lösung suchen.
poool Preise: Kostenlos (Basislizenz, +27 € User / Monat); Teams ab 129,00 € / Lizenz / Monat (+27 € User / Monat)
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Vereint viele Tools (Zeiterfassung, Rechnungsstellung, CRM) | Bestellprozess bei Lieferanten teils intransparent |
Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche | Mobile Benachrichtigungen bei Ticket-Updates fehlen noch |
Sehr guter und persönlicher Support | Startoberfläche wirkt auf manche User etwas altmodisch |
„Sehr gute, durchdachte Software, die es mir ermöglicht, mich auf meine eigentliche Arbeit als Designer zu konzentrieren. In den letzten Jahren habe ich mehr als 30 Softwarelösungen getestet, davon hat als einzige Software nur Poool verstanden, wie man Zeiten flott und dennoch ausführlich erfasst.“ – Michael, Junker.Designagentur
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Kostenlose Zeiterfassungssoftware für jeden Bedarf
Wer auf der Suche nach einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware ist, findet mit Tools wie Clockodo, timr, Personizer und askDANTE starke Lösungen, die dauerhaft kostenfreie Versionen für kleine Teams oder Einzelanwender*innen anbieten. Während Clockodo und timr besonders durch ihre reine Zeiterfassungs-Expertise und Apps punkten, bieten Personizer und askDANTE erweiterte HR-Funktionen wie Urlaubsplanung und Schichtmanagement. Für größere Unternehmen oder Agenturen mit komplexeren Anforderungen lohnen sich oft die kostenpflichtigen Upgrades oder spezialisierte ERP-Lösungen wie poool, die Zeiterfassung direkt mit der Abrechnung verknüpfen.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Januar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
Autor*In
Pia Heßler
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Pia Heßler
Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.
