Zeiterfassung

Zeiterfassung kostenlos: Die 11 besten Tools zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung

Pia Heßler 20.10.2022

Mit einer digitalen Stempeluhr könnt Ihr Eure Arbeitszeiten einfach erfassen

Euer Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei Euch zutrifft, Eure Arbeitszeit solltet Ihr trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter*innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und der Einhaltung rechtlicher Standards.

Wenn Ihr Freelancer seid, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein Eurer Arbeit, solltet Ihr von Euren Kund*innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.

Bei der korrekten Erfassung Eurer Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann Euch ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Es muss nichts kosten!

Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für Euch oder Euer Unternehmen auszuwählen, lest Ihr in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfahrt Ihr, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für Euch ist und welche 11 kostenlosen Zeiterfassungstools Euch mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.

Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware spart Ihr Zeit und vereinfacht Eure Arbeit

Eure gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltet Ihr Euch eine digitale Stempeluhr in Form eines kostenlosen Arbeitszeiterfassungstools anschaffen, in das Ihr Euch erst noch einarbeiten müsst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten.

Als ersten Vorteil von Zeiterfassungsprogrammen könnt Ihr festhalten, dass ein digitales Tool Euch die Arbeit erleichtert. Wenn Ihr beispielsweise in der Personalabteilung Eures Unternehmens arbeitet, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für Euch sein, die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen Eurer Kolleg:innen zur Hand zu haben. Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, habt Ihr direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten und die korrekte Anzahl an gearbeiteten Stunden – ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch herumfliegenden Stundenzettel.

Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, könnt Ihr diese direkt in Euer Lohnbuchhaltungssoftware übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten könnt Ihr mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die Ihr beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg*innen nutzen könnt. Diese Erkenntnisse können Euch wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen.

Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls eine*r Eurer Kolleg*innen einmal vergessen sollte sich auszustempeln, müsst Ihr keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen.

Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung Eures Teams. Die geplanten Tage könnt Ihr per Mausklick an Eure*n Chef*in weiterleiten und genehmigen lassen.

Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn Ihr Eure Leistungen auf Stundenbasis abrechnet. Die von Euch investierte Zeit soll schließlich von Euren Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.

Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es Euch, neben Eurer Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem Ihr gearbeitet habt, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte könnt Ihr dabei, wenn dies von Euren Kund*innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen.

Über vorhandene Schnittstellen könnt Ihr diese Daten anschließend in Euer Rechnungsprogramm übermitteln.

Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – Welche Variante ist die passende?

Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für Euer Unternehmen ausreicht oder ob Ihr besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltet, hängt von den Funktionen ab, die das Programm Euch bieten soll. Listet die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für Euer Unternehmen beste Wahl treffen zu können.

Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden: 

  • Arbeitszeit- und Pausenerfassung
  • Projektzeiterfassung
  • Urlaubsplanung
  • Mobiler App-Zugang
  • Elektronische Zutrittskontrolle
  • Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
  • Schnittstelle zu Eurem Lohnbuchhaltungssystem
  • Schnittstelle zu Eurem Rechnungssystem

Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel wie bei einer Stempeluhr die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen. Zusätzlich können die Daten über eine integrierte Schnittstelle in Euer Lohnbuchhaltungssystem oder in Euer Rechnungssystem eingespeist werden. Ebenfalls könnt Ihr einfache Berichte generieren, um Eure Produktivität auszuwerten.

Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an Nutzer*innen begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achtet daher bei der Auswahl Eurer Software auf mögliche versteckte Kosten.

Ebenfalls solltet Ihr ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungssoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die Eure Betriebsdaten nicht ausreichend schützen. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonformer und kostenloser Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.

Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Tools zur Projektzeiterfassung meistens eher für Freelancer und Freiberufler*innen. Größere Unternehmen entscheiden sich wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardware-Terminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.

Egal, ob Ihr Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer seid: Bei der Auswahl des zu Euch passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf Eure Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was Euch gefällt und Euch die Arbeit erleichtert.

Hier kommen die 11 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Genug der Vorteile und ran an die Tools! Wir haben die 11 besten kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung für Freelancer und Mitarbeiter*innen für Euch zusammengestellt:

1. Clockify für Eure kostenlose Zeiterfassung

Clockify ist eine kostenlose Software zur projektübergreifenden Stundenerfassung. Ihr könnt als Freelancer oder Mitarbeiter*in einer Agentur z. B. einsehen, wie hoch die Gesamtzeit war, die ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat. Ihr könnt mit Clockify unbegrenzt viele Projekte zeitlich erfassen, die Nutzung von Apps und Websites tracken, verschiedene Berichte generieren und diese auf User und Projekte hinunter brechen.

Clockify eignet sich sowohl für Freelancer als auch für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeiter*innen, da Ihr unbegrenzt viele Zugänge vergeben könnt, Euren Stundensatz für Projekte direkt einstellen und daraus ohne Aufwand die entsprechenden Rechnungen generieren lassen könnt. Ebenfalls könnt Ihr Eure Urlaubsplanung in Clockify festhalten.

Clockify-Alternativen: 

Clockify ist kostenlos und Ihr müsst auch keine Features zusätzlich bezahlen. Falls Ihr nach Alternativen zu Clockify sucht, findet Ihr diese auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die für Euch passende Zeiterfassungssoftware ermitteln.

 
 

2. Personizer als digitale Stechuhr

Personizer ist eine Zeiterfassungssoftware, mit der sowohl Arbeitszeiten erfasst als auch Urlaube und Abwesenheiten geplant werden können. Made in Germany gilt hier zu 100 %, wodurch die Sicherheit und der Datenschutz einen sehr hohen Stellenwert haben. Dadurch ist Personizer DSGVO-konform. Es verschlüsselt und schützt Eure Unternehmens- und Personaldaten sicher.

Bei der Nutzung von Personizer gibt es einen Essential- und einen Professional-Plan und Ihr könnt Euch bei der Nutzung für die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsplanung oder für beide Funktionen entscheiden.

Die Preisübersicht auf der Website von Personizer ist etwas intransparent, da nicht direkt erkennbar wird, dass auch eine kostenfreie Nutzung von Personizer möglich ist. Allerdings heißt es im Helpcenter unter "Testphase, Abonnement und Preis", dass, "wenn dein Team aus maximal fünf Mitarbeitenden besteht, kannst du alle Funktionen von Personizer kostenfrei nutzen" (Quelle - Stand: 20.10.2022).

Möchtet Ihr Personizer mit mehr Teammitgliedern nutzen, fällt eine Gebühr an, die monatlich oder jährlich bezahlt werden kann.

Personizer-Alternativen: 

Falls Ihr nach Alternativen zu Personizer sucht, findet Ihr diese auf OMR Reviews. Diverse Nutzerbewertungen und -erfahrungen helfen Euch dabei, die digitale Stechuhr zu finden, die zu Euch passt.

 
 

3. clocko:do für die kostenlose Projektzeiterfassung

Mit clocko:do braucht Ihr nie wieder Eure Arbeits- oder Projektzeiten per Excel oder Stundenzettel tracken. Stattdessen bekommt Ihr mit Clockodo eine Lösung, mit der die Zeiterfassung einfach, schnell und rechtssicher ist. Ihr könnt die Software sowohl mit Mac als auch mit Windows nutzen und habt die digitale Stechuhr immer griffbereit. Zusätzlich ist clocko:do auch im App Store und im Google Store erhältlich.

clocko:do bietet Euch auch eine Vielfalt an Integrationen mit Partner-Apps wie bspw. Lexoffice, sevDesk, Quickbooks, Sage Business Cloud Lohnabrechnung, Sage 50 Handwerk oder timeBro.

clocko:do gibt seinen Kund*innen die Möglichkeit, aus vier Preispaketen das für sich beste herauszusuchen. Neben der kostenlosen Version für Freelancer gibt es folgende Pakete: Starter für 4,00 €, Pro für 9,00 € und Enterprise für 12,00 €. Die Preise beziehen sich je Nutzer:in und je Monat.

Sollte Euer Team aus über 20 Mitarbeiter:innen bestehen, könnt Ihr bei clocko:do ein individuelles Angebot anfragen.

clocko:do-Alternativen: 

Ihr möchtet Euch Alternativen zu clocko:do ansehen, um für Euch die passende Freeware zur Erfassung Eurer Projektzeiten zu finden? Kein Problem! OMR Reviews stellt Euch weitere, kostenlose Tools vor.

 
 

4. Toggl Track zur kostenlosen Zeiterfassung

Das Zeiterfassungsprogramm Toggl Track ermöglicht Euch die digitale Erfassung Eurer Arbeitszeiten, die Erstellung von Berichten sowie den Datenexport in verschiedene andere Tools. Hierzu zählen unter anderem Asana, Github, Google Docs und Open Project.

Eure Zeiten könnt Ihr offline erfassen und später online synchronisieren. Das Tool erstellt automatisch alle 24 Stunden ein Backup, sodass Eure Daten nicht verloren gehen können. Toggl Track ist für bis zu fünf Personen kostenlos verwendbar.

Toggl-Track-Alternativen:

Mit einer kostenpflichtigen Erweiterung für 9 USD pro Monat und User könnt Ihr außerdem verschiedene Projektmanagementfunktionen integrieren und mehr als fünf Nutzer*innen Zugang gewähren. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Toggl Track findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

 
 

5. Getharvest zur kostenloses Zeiterfassung

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Getharvest. Neben der Dokumentation Eurer gearbeiteten Stunden, könnt Ihr in dem Tool auch Rechnungen und Mahnungen verwalten. Ebenfalls integriert es die Softwares Asana, Trello, Basecamp, QuickBook, Zendesk Sell, Slack und Zapier.

Für die Erstellung Eurer Rechnungen könnt Ihr außerdem Eure Kosten direkt in das Tool eintragen. In der Gratis-Version für eine*n Nutzer*in stehen Euch alle Funktionen und zwei Projekte zur Verfügung.

Getharvest-Alternativen:

Wenn Ihr mit mehreren Usern in der Zeiterfassungssoftware Getharvest arbeiten möchtet, kostet Euch das entsprechende Update 12 USD pro Monat. Eine Vielzahl an weiteren Zeiterfassungstools und Alternativen zu Getharvest findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

 
 

6. Tickspot zur kostenlosen Zeiterfassung

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Tickspot. Es verfügt über verschiedene Zeitkarten, die Euch während Eurer Arbeit an Projekten automatisch die aktuellen Informationen zu Eurem Zeitbudget anzeigen. Tickspot bietet Euch Schnittstellen zu Asana, Basecamp, Freshdesk, QuickBooks Enterprise, Zapier und Trello, um nur einige der über 750 integrierbaren Apps zu nennen. Die getrackten Zeiten könnt Ihr anschließend direkt in Euer gekoppeltes Buchhaltungssystem übertragen. Für einen User ist Tickspot kostenlos.

Tickspot-Alternativen:

Wenn mehrere User mit Tickspot arbeiten sollen, könnt Ihr das Zeiterfassungsprogramm upgraden. Für 19 USD pro Monat erhalten unbegrenzt viele Nutzer*innen Zugang zum Tool. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Tickspot findet Ihr auf OMR Reviews.

 
 

7. Hubstaff für Eure kostenlose Zeiterfassung

Hubstaff bietet Euch ein kostenloses Zeiterfassungssystem mit einer Berichterstellungsfunktion an. Weitere Features wie Schichtplanungen, Rechnungserstellung oder die Anfertigung von Screenshots zur Arbeitskontrolle müssen zusätzlich in Hubstaff gebucht werden.

Hubstaff kann die Tools Asana, Jira, Basecamp, Freshdesk, PayPal, Podio, Quickbooks, Salesforce CRM, Trello, Wrike, Zendesk, Zapier, ClickUp und Zoho integrieren. Diese Art der Arbeitszeitüberwachung eignet sich besonders gut, wenn Eure Vorgesetzten eine umfassende und transparente Arbeitsdokumentation haben wollen.

Hubstaff-Alternativen: 

Die schon erwähnten Upgrades für Hubstaff könnt Ihr ab 7 USD pro Monat und User in Anspruch nehmen. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Hubstaff findet Ihr auf OMR Reviews.

 
 

8. Accountsight für Eure kostenlose Zeiterfassung

Den digitalen Stundenzettel Accountsight könnt Ihr schnell einrichten und direkt mit Eurer Zeiterfassung kostenlos starten. Die gestempelten Zeiten können direkt in der Software von Euren Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Falls Ihr die Erfassung einmal vergessen solltet, sendet Euch das Arbeitszeitprogramm automatisch Erinnerungen, die Zeiten nachträglich zu dokumentieren.

Ebenfalls könnt Ihr in Accountsight Eure Forderungen und Verbindlichkeiten managen, Rechnungen für Eure Kund*innen anlegen und verschiedene Berichte exportieren. Als Freelancer mit nur einem Zugang ist das Tool mit bis zu fünf Projekten für Euch kostenlos.

Accountsight-Alternativen:

Accountsight bietet Euch eine erweiterte Version an, in der Ihr unbegrenzt viele Kund*innen und Projekte anlegen könnt. Für ein fünfköpfiges Team kostet diese Variante 10 USD pro Monat und pro User. Wenn Euer Team größer sein sollte, bekommt Ihr auf Anfrage entsprechende Rabatte. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Accountsight findet Ihr auf OMR Reviews.

 
 

9. Todo für Eure kostenlose Zeiterfassung

Die auf Zeiterfassung spezialisierte Software Todo bietet Euch neben der Stundenerfassung Möglichkeiten zum Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und der Abrechnung Eurer erbrachten Leistungen. In der Gratis-Version erhaltet Ihr Zugriff auf 100 MB Speicherplatz, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie verschiedenen CRM-Funktionen. Außerdem könnt Ihr verschiedene Berichte im Tool selbst generieren.

Todo-Alternativen:

Mit einem Upgrade von Todo erhaltet Ihr zusätzliche Funktionen für Eure Abrechnung und Berichterstattung. Dies kostet Euch 9 USD pro Monat und User. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Todo findet Ihr auf OMR Reviews.

 
 

10. Triggerapp für Eure kostenlose Zeiterfassung

Triggerapp ist eigentlich ein Projektmanagement-Tool, hat aber gegenüber Trello und Asana den Vorteil, dass es über eine integrierte Zeiterfassung verfügt. Ihr könnt Euren Kolleg*innen Aufgaben zuweisen, Rechnungen erstellen, Kundenauswertungen exportieren und Programme wie Slack, Xero oder Dropbox integrieren. Für bis zu drei Teammitglieder mit fünf aktiven Projekten und fünf Kund*innen ist Triggerapp kostenlos.

Trigger-App-Alternativen:

Für erweiterte Berichte und zusätzliche Nutzer*innen müsst Ihr die Premium-Variante buchen. Diese kostet 11 USD pro Monat und Nutzer*in. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Triggerapp findet Ihr auf OMR Reviews.

 
 

11. TimeStatement als kostenloses Zeiterfassungstool

Das Zeiterfassungstool TimeStatement ermöglicht Euch die Dokumentation Eurer Arbeitszeiten, die Abrechnung Eurer Spesen und die Erstellung von Rechnungen. Eure Stundensätze könnt Ihr direkt in das Tool einpflegen, mehrsprachige Berichte generieren oder auch Rechnungen in verschiedenen Währungen anlegen.

Die Version für einen User ist kostenlos, weshalb sie sich für Freelancer eignet. In dieser Variante könnt Ihr zwei Projekte tracken und 200 MB Speicherplatz in Anspruch nehmen.

TimeStatement-Alternativen:

Wenn es Euch wichtig ist, eine unbegrenzte Anzahl an Nutzer*innen in TimeStatement arbeiten zu lassen, bietet Euch der Schweizer Anbieter die Premium-Version seiner Arbeitszeitsoftware für 9,50 Euro pro Monat und Nutzer*in an. Damit könnt Ihr unlimitiert Projekte festhalten und abrechnen, Vorlagen und Layouts editieren sowie 2 GB Speicherplatz pro User nutzen. Noch mehr Alternativen zu TimeStatement findet Ihr auf OMR Reviews.

Ready, set, track

Welches kostenlose Zeiterfassungstool am besten zu Euch und Euren Kolleg*innen passt, könnt nur Ihr selbst entscheiden. Fest steht jedoch, dass es Eure Projektarbeiten verbessern und vereinfachen kann, da es verschiedene Softwares miteinander vernetzt, wodurch zusätzliche Handgriffe entfallen.

Für die meisten Arbeitszeiterfassungsprogramme benötigt Ihr keine lange Einarbeitungszeit und könnt direkt die Vorteile genießen und Eure Projektprozesse optimieren.

Pia Heßler
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Pia Heßler

Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie Ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit Ihrer Geschäftspartnerin.

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