Zeiterfassung kostenlos: Die 11 besten Tools zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung
Mit einer digitalen Stempeluhr kannst du deine Arbeitszeiten einfach erfassen
Dein Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei dir zutrifft, deine Arbeitszeit solltest du trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und der Einhaltung rechtlicher Standards.
Wenn du Freelancer*in bist, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein deiner Arbeit, solltest du von deinen Kund*innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.
Bei der korrekten Erfassung deiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann dich ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Es muss nichts kosten!
Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für dich oder dein Unternehmen auszuwählen, liest du in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfährst du, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für dich ist und welche 11 kostenlosen Zeiterfassungstools dich mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.
Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit
Deine gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltest du dir eine digitale Stempeluhr in Form eines kostenlosen Arbeitszeiterfassungstools anschaffen, in das du dich erst noch einarbeiten musst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten.
Als ersten Vorteil von Zeiterfassungsprogrammen kannst du festhalten, dass ein digitales Tool dir die Arbeit erleichtert. Wenn du beispielsweise in der Personalabteilung deines Unternehmens arbeitest, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für dich sein, die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen deiner Kolleg*innen zur Hand zu haben.
Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, hast du direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten und die korrekte Anzahl an gearbeiteten Stunden – ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch herumfliegenden Stundenzettel.
Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, kannst du diese direkt in dein Lohnbuchhaltungssoftware übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten kannst du mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die du beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg*innen nutzen kannst. Diese Erkenntnisse können dir wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen.
Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls ein*e Kolleg*in einmal vergessen sollte sich auszustempeln, musst du keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen.
Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung deines Teams. Die geplanten Tage kannst du per Mausklick an deinen Chef weiterleiten und genehmigen lassen.
Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer*innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn du deine Leistungen auf Stundenbasis abrechnest. Die von dir investierte Zeit soll schließlich von deinen Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.
Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es dir, neben deiner Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem du gearbeitet hast, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte kannst du dabei, wenn dies von deinen Kund*innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen.
Über vorhandene Schnittstellen kannst du diese Daten anschließend in dein Rechnungsprogramm übermitteln.
Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?
Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen ausreicht oder ob du besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltest, hängt von den Funktionen ab, die das Programm dir bieten soll. Liste die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für dein Unternehmen beste Wahl treffen zu können.
Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden:
- Arbeitszeit- und Pausenerfassung
- Projektzeiterfassung
- Urlaubsplanung
- Mobiler App-Zugang
- Elektronische Zutrittskontrolle
- Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
- Schnittstelle zu deinem Lohnbuchhaltungssystem
- Schnittstelle zu deinem Rechnungssystem
Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel wie bei einer Stempeluhr die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen. Zusätzlich können die Daten über eine integrierte Schnittstelle in dein Lohnbuchhaltungssystem oder in dein Rechnungssystem eingespeist werden. Ebenfalls kannst du einfache Berichte generieren, um deine Produktivität auszuwerten.
Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an Nutzer*innen begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achte daher bei der Auswahl deiner Software auf mögliche versteckte Kosten.
Ebenfalls solltest du ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungssoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die deine Betriebsdaten nicht ausreichend schützen. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonformer und kostenloser Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.
Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Tools zur Projektzeiterfassung meistens eher für Freelancer*innen. Größere Unternehmen entscheiden sich wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardware-Terminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.
Egal, ob du Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer bist: Bei der Auswahl des zu dir passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf deine Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was dir gefällt und dir die Arbeit erleichtert.
Hier kommen die 11 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung
Genug der Vorteile und ran an die Tools! Wir haben die 11 besten kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen für dich zusammengestellt:
Clockify
Personizer
Clockodo
Toggl Track
Getharvest
Tickspot
Hubstaff
Accountsight
todo.vu
Triggerapp
TimeStatement1. Clockify für deine kostenlose Zeiterfassung
Clockify ist eine kostenlose Software zur projektübergreifenden Stundenerfassung. Du kannst als Freelancer*in oder Mitarbeiter*in einer Agentur z. B. einsehen, wie hoch die Gesamtzeit war, die ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat. Du kannst mit Clockify unbegrenzt viele Projekte zeitlich erfassen, die Nutzung von Apps und Websites tracken, verschiedene Berichte generieren und diese auf User*in und Projekte hinunter brechen.
Clockify eignet sich sowohl für Freelancer*innen als auch für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeiter*innen, da du unbegrenzt viele Zugänge vergeben kannst, deinen Stundensatz für Projekte direkt einstellen und daraus ohne Aufwand die entsprechenden Rechnungen generieren lassen kannst. Ebenfalls kannst du deine Urlaubsplanung in Clockify festhalten.
Wenn dich Nutzerbewertungen mit Preisbezug zu Clockify interessieren, dann schau auf dem Clockify-Produktprofil auf OMR Reviews vorbei.
Clockify-Alternativen:
Clockify ist kostenlos und du musst auch keine Features zusätzlich bezahlen. Falls du nach Alternativen zu Clockify suchst, findet du diese auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die für dich passende Zeiterfassungssoftware ermitteln.
2. Personizer als digitale Stechuhr
Personizer ist eine Zeiterfassungssoftware, mit der sowohl Arbeitszeiten erfasst als auch Urlaube und Abwesenheiten geplant werden können. Made in Germany gilt hier zu 100 %, wodurch die Sicherheit und der Datenschutz einen sehr hohen Stellenwert haben. Selbstverständlich ist Personizer DSGVO-konform. Es verschlüsselt und schützt deine Unternehmens- und Personaldaten sicher.
Bei der Nutzung von Personizer gibt es einen Essential- und einen Professional-Plan und du kannst dich bei der Nutzung für die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsplanung oder für beide Funktionen entscheiden.
Die Preisübersicht auf der Website von Personizer ist etwas intransparent, da nicht direkt erkennbar wird, dass auch eine kostenfreie Nutzung von Personizer möglich ist. Allerdings heißt es im Helpcenter unter "Testphase, Abonnement und Preis", dass, "wenn dein Team aus maximal fünf Mitarbeitenden besteht, kannst du alle Funktionen von Personizer kostenfrei nutzen" (Quelle - Stand: 20.10.2022).
Möchtest du Personizer mit mehr Teammitgliedern nutzen, fällt eine Gebühr an, die monatlich oder jährlich bezahlt werden kann.
Wenn dich die Preispläne von Personizer und entsprechende Nutzerbewertungen interessieren, dann schau auf dem Personizer-Produktprofil auf OMR Reviews vorbei.
Personizer-Alternativen:
Falls du nach Alternativen zu Personizer suchst, findest du diese auf OMR Reviews. Diverse Nutzerbewertungen und -erfahrungen helfen dir dabei, die digitale Stechuhr zu finden, die zu dir passt.
3. clocko:do für die kostenlose Projektzeiterfassung
Mit clocko:do brauchst du nie wieder Eure Arbeits- oder Projektzeiten per Excel oder Stundenzettel tracken. Stattdessen bekommst du mit Clockodo eine Lösung, mit der die Zeiterfassung einfach, schnell und rechtssicher ist. Du kannst die Software sowohl mit Mac als auch mit Windows nutzen und hast die digitale Stechuhr immer griffbereit. Zusätzlich ist clocko:do auch im App Store und im Google Store erhältlich.
clocko:do bietet dir auch eine Vielfalt an Integrationen mit Partner-Apps wie bspw. Lexoffice, sevDesk, Quickbooks, Sage Lohnabrechnung, Sage 50 Handwerk oder timeBro.
clocko:do gibt seinen Kund*innen die Möglichkeit, aus vier Preispaketen das für sich beste herauszusuchen. Neben der kostenlosen Version für Freelancer gibt es folgende Pakete: Starter für 4,00 €, Pro für 9,00 € und Enterprise für 12,00 €. Die Preise beziehen sich je Nutzer:in und je Monat.
Sollte dein Team aus über 20 Mitarbeiter*innen bestehen, kannst du bei clocko:do ein individuelles Angebot anfragen.
Mehr Infos zu den Preisen von clocko:do und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem clocko:do-Produktprofil auf OMR Reviews.
clocko:do-Alternativen:
Du möchtest dir Alternativen zu clocko:do ansehen, um für dich die passende Freeware zur Erfassung deiner Projektzeiten zu finden? Kein Problem! OMR Reviews stellt dir weitere, kostenlose Tools vor.
4. Toggl Track zur kostenlosen Zeiterfassung
Das Zeiterfassungsprogramm Toggl Track ermöglicht dir die digitale Erfassung deiner Arbeitszeiten, die Erstellung von Berichten sowie den Datenexport in verschiedene andere Tools. Hierzu zählen unter anderem Asana, Github, Google Docs und Open Project.
Deine Zeiten kannst du offline erfassen und später online synchronisieren. Das Tool erstellt automatisch alle 24 Stunden ein Backup, sodass deine Daten nicht verloren gehen können. Toggl Track ist für bis zu fünf Personen kostenlos verwendbar.
Mit einer kostenpflichtigen Erweiterung für 9 USD pro Monat und User*in kannst du außerdem verschiedene Projektmanagementfunktionen integrieren und mehr als fünf Nutzer*innen Zugang gewähren.
Mehr Infos zu den Preisen von Toggl Track und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Toggl-Produktprofil auf OMR Reviews.
Toggl-Track-Alternativen:
Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Toggl Track findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.
5. Getharvest zur kostenloses Zeiterfassung
Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Getharvest. Neben der Dokumentation deiner gearbeiteten Stunden, kannst du in dem Tool auch Rechnungen und Mahnungen verwalten. Ebenfalls integriert es die Softwares Asana, Trello, Basecamp, QuickBook, Zendesk Sell, Slack und Zapier.
Für die Erstellung deiner Rechnungen kannst du außerdem deine Kosten direkt in das Tool eintragen. In der Gratis-Version für eine*n Nutzer*in stehen dir alle Funktionen und zwei Projekte zur Verfügung.
Wenn du mit mehreren User*innen in der Zeiterfassungssoftware Getharvest arbeiten möchtest, kostet dich das entsprechende Update 12 USD pro Monat.
Mehr Infos zu den Preisen von Getharvest und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Getharvest-Profil auf OMR Reviews.
Getharvest-Alternativen:
Eine Vielzahl an weiteren Zeiterfassungstools und Alternativen zu Getharvest findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.
6. Tickspot zur kostenlosen Zeiterfassung
Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Tickspot. Es verfügt über verschiedene Zeitkarten, die dir während der Arbeit an Projekten automatisch die aktuellen Informationen zu deinem Zeitbudget anzeigen. Tickspot bietet dir Schnittstellen zu Asana, Basecamp, Freshdesk, QuickBooks Enterprise, Zapier und Trello, um nur einige der über 750 integrierbaren Apps zu nennen. Die getrackten Zeiten kannst du anschließend direkt in dein gekoppeltes Buchhaltungssystem übertragen. Für eine*n User*in ist Tickspot kostenlos.
Wenn mehrere User*innen mit Tickspot arbeiten sollen, kannst du das Zeiterfassungsprogramm upgraden. – für 19 USD pro Monat erhalten unbegrenzt viele Nutzer*innen Zugang zum Tool.
Dich interessieren die Preispläne von Tickspot und entsprechende Nutzerbewertungen? Dann schau auf dem Tickspot-Profil auf OMR Reviews vorbei.
Tickspot-Alternativen:
Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Tickspot findest du auf OMR Reviews.
7. Hubstaff für deine kostenlose Zeiterfassung
Hubstaff bietet dir ein kostenloses Zeiterfassungssystem mit einer Berichterstellungsfunktion an. Weitere Features wie Schichtplanungen, Rechnungserstellung oder die Anfertigung von Screenshots zur Arbeitskontrolle müssen zusätzlich in Hubstaff gebucht werden.
Hubstaff kann die Tools Asana, Jira, Basecamp, Freshdesk, PayPal, Podio, Quickbooks, Salesforce CRM, Trello, Wrike, Zendesk, Zapier, ClickUp und Zoho integrieren. Diese Art der Arbeitszeitüberwachung eignet sich besonders gut, wenn deine Vorgesetzten eine umfassende und transparente Arbeitsdokumentation haben wollen.
Mehr Infos zu den Preisplänen von Hubstaff und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.
Hubstaff-Alternativen:
Die schon erwähnten Upgrades für Hubstaff kannst du ab 7 USD pro Monat und User*in in Anspruch nehmen. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Hubstaff findest du auf OMR Reviews.
8. Accountsight für Eure kostenlose Zeiterfassung
Den digitalen Stundenzettel Accountsight kannst du schnell einrichten und direkt mit deiner Zeiterfassung kostenlos starten. Die gestempelten Zeiten können direkt in der Software von deinen Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Falls du die Erfassung einmal vergessen solltest, sendet dir das Arbeitszeitprogramm automatisch Erinnerungen, die Zeiten nachträglich zu dokumentieren.
Ebenfalls kannst du in Accountsight deine Forderungen und Verbindlichkeiten managen, Rechnungen für deine Kund*innen anlegen und verschiedene Berichte exportieren. Als Freelancer*in mit nur einem Zugang ist das Tool mit bis zu fünf Projekten für dich kostenlos.
Accountsight bietet dir eine erweiterte Version an, in der du unbegrenzt viele Kund*innen und Projekte anlegen kannst. Für ein fünfköpfiges Team kostet diese Variante 10 USD pro Monat und pro User*in. Wenn dein Team größer sein sollte, bekommst du auf Anfrage entsprechende Rabatte.
Mehr Infos zu den Preisplänen von Accountsight und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.
Accountsight-Alternativen:
Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Accountsight findest du auf OMR Reviews.
9. Todo für Eure kostenlose Zeiterfassung
Die auf Zeiterfassung spezialisierte Software Todo bietet dir neben der Stundenerfassung Möglichkeiten zum Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und der Abrechnung deiner erbrachten Leistungen. In der Gratis-Version erhältst du Zugriff auf 100 MB Speicherplatz, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie verschiedenen CRM-Funktionen. Außerdem kannst du verschiedene Berichte im Tool selbst generieren.
Mit einem Upgrade von Todo erhältst du zusätzliche Funktionen für deine Abrechnung und Berichterstattung. Dies kostet dich 9 USD pro Monat und User*in.
Mehr Infos zu den Preisplänen von Todo und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.
Todo-Alternativen:
Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Todo findest du auf OMR Reviews.
10. Triggerapp für deine kostenlose Zeiterfassung
Triggerapp ist eigentlich ein Projektmanagement-Tool, hat aber gegenüber Trello und Asana den Vorteil, dass es über eine integrierte Zeiterfassung verfügt. Du kannst deinen Kolleg*innen Aufgaben zuweisen, Rechnungen erstellen, Kundenauswertungen exportieren und Programme wie Slack, Xero oder Dropbox integrieren. Für bis zu drei Teammitglieder mit fünf aktiven Projekten und fünf Kund*innen ist Triggerapp kostenlos.
Für erweiterte Berichte und zusätzliche Nutzer*innen musst du die Premium-Variante buchen. Diese kostet 11 USD pro Monat und Nutzer*in.
Mehr Infos zu den Preisplänen von Triggerapp und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.
Triggerapp-Alternativen:
Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Triggerapp findest du auf OMR Reviews.
11. TimeStatement als kostenloses Zeiterfassungstool
Das Zeiterfassungstool TimeStatement ermöglicht dir die Dokumentation deiner Arbeitszeiten, die Abrechnung deiner Spesen und die Erstellung von Rechnungen. Deine Stundensätze kannst du direkt in das Tool einpflegen, mehrsprachige Berichte generieren oder auch Rechnungen in verschiedenen Währungen anlegen.
Die Version für eine*n User*in ist kostenlos, weshalb sie sich für Freelancer*innen eignet. In dieser Variante kannst du zwei Projekte tracken und 200 MB Speicherplatz in Anspruch nehmen.
Wenn es dir wichtig ist, eine unbegrenzte Anzahl an Nutzer*innen in TimeStatement arbeiten zu lassen, bietet dir der Schweizer Anbieter die Premium-Version seiner Arbeitszeitsoftware für 9,50 Euro pro Monat und Nutzer*in an. Damit kannst du unlimitiert Projekte festhalten und abrechnen, Vorlagen und Layouts editieren sowie 2 GB Speicherplatz pro User*in nutzen.
Mehr Infos zu den Preisplänen von TimeStatement und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.
TimeStatement-Alternativen:
Noch mehr Alternativen zu TimeStatement findest du auf OMR Reviews.
Weitere kostenlose Tools zur Zeiterfassung
Auch diese Zeiterfassungstools solltest du im Auge behalten:
poool
Sawayo
ClickUp
Zoho Projects
monday.comReady, set, track
Welches kostenlose Zeiterfassungstool am besten zu dir und deinen Kolleg*innen passt, kannst nur du selbst entscheiden. Fest steht jedoch, dass es deine Projektarbeiten verbessern und vereinfachen kann, da es verschiedene Softwares miteinander vernetzt, wodurch zusätzliche Handgriffe entfallen.
Für die meisten Arbeitszeiterfassungsprogramme benötigst du keine lange Einarbeitungszeit und kannst direkt die Vorteile genießen und deine Projektprozesse optimieren.
Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.
