Zeiterfassung

Zeiterfassung kostenlos: Das sind die 9 besten Time-Tracking-Tools

Pia Heßler 18.12.2021

Sekunden werden zu Minuten, Minuten werden zu Stunden…

Euer Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei Euch zutrifft, Eure Arbeitszeit solltet Ihr trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer:innen und der Einhaltung rechtlicher Standards. Wenn Ihr Freelancer:innen seid, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein Eurer Arbeit, solltet Ihr von Euren Kund:innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.

Bei der korrekten Erfassung Eurer Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann Euch ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Sie muss nichts kosten! Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für Euch oder Euer Unternehmen auszuwählen, lest Ihr in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfahrt Ihr, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für Euch ist und welches Zeiterfassungstools Euch mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.

Inhaltsverzeichnis

1. Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware spart Ihr Zeit und vereinfacht Eure Arbeit

2. Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – Welche Variante ist die passende?

3. Hier kommen die 9 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung

3.1 Clockify

3.2 TimeStatement

3.3 Accountsight

3.4 Getharvest

3.5 Hubstaff

3.6 Tickspot

3.7 Todo

3.8 Toggl Track

3.9 Triggerapp

4. Ready, set, track

 

Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware spart Ihr Zeit und vereinfacht Eure Arbeit

Eure gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltet Ihr Euch ein kostenloses Arbeitszeiterfassungstool anschaffen, in die Ihr Euch erst noch einarbeiten müsst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten. Als ersten Vorteil könnt Ihr festhalten, dass Euch ein digitales Tool Eure Arbeit erleichtert. Wenn Ihr beispielsweise in der Personalabteilung Eures Unternehmens arbeitet, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für Euch sein, die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen Eurer Kolleg:innen zur Hand zu haben. Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, habt Ihr direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten, ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch Stundenzettel.

Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, könnt Ihr diese direkt in Euer Lohnbuchhaltungstool übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten könnt Ihr mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die Ihr beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg:innen nutzen könnt. Diese Erkenntnisse können Euch wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen. Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls eine:r Eurer Kolleg:innen einmal vergessen sollte sich auszustempeln, müsst Ihr keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen. Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung Eures Teams. Die geplanten Tage könnt Ihr per Mausklick an Eure:n Chef:in weiterleiten und genehmigen lassen.

Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer:innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Ziterfassungstool, insbesondere dann, wenn Ihr Eure Leistungen auf Stundenbasis abrechnet. Die von Euch investierte Zeit soll schließlich von Euren Kund:innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen. Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es Euch, neben Eurer Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem Ihr gearbeitet habt, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte könnt Ihr dabei, wenn dies von Euren Kund:innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen. Über vorhandene Schnittstellen könnt Ihr diese Daten anschließend in Euer Rechnungstool übermitteln.

Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – Welche Variante ist die passende?

Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für Euer Unternehmen ausreicht oder ob Ihr besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltet, hängt von den Funktionen ab, die das Programm Euch bieten soll. Listet die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für Euer Unternehmen beste Wahl treffen zu können.

Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden: 

  • Arbeitszeit- und Pausenerfassung
  • Projektzeiterfassung
  • Urlaubsplanung
  • Mobiler App-Zugang
  • Elektronische Zutrittskontrolle
  • Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
  • Schnittstelle zu Eurem Lohnbuchhaltungssystemen
  • Schnittstelle zu Eurem Rechnungssystem

Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen sowie die Daten über eine integrierte Schnittstelle in Euer Lohnbuchhaltungssystem oder in Euer Rechnungssystem einspeisen. Ebenfalls könnt Ihr einfache Berichte generieren, um Eure Produktivität auszuwerten. Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an User begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achtet daher bei der Auswahl Eurer Software auf mögliche versteckte Kosten. Ebenfalls solltet Ihr ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungsoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die Eure Betriebsdaten nicht ausreichend schützen können. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonforme und kostenlose Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.

Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Zeiterfassungstools meistens eher für Freelancer:innen. Größere Unternehmen entscheiden sich, wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand, häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardwareterminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.

Egal, ob Ihr Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer:in seid: Bei der Auswahl des zu Euch passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf Eure Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was Euch gefällt und Euch die Arbeit erleichtert.

Hier kommen die 9 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Genug der Vorteile und ran an die Tools! Wir haben die 9 besten kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung für Freelancer:innen und Mitarbeiter:innen für Euch zusammengestellt:

Clockify für Eure kostenlose Zeiterfassung

Clockify Screenshot

 

Clockify auf OMR Reviews

 

Clockif ist eine kostenlose Software zur projektübergreifenden Stundenerfassung. Ihr könnt als Freelancer:inne oder Mitarbeiter:in einer Agentur z. B. einsehen, wie hoch die Gesamtzeit war, die ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat. Ihr könnt mit Clockify unbegrenzt viele Projekte zeitlich erfassen, die Nutzung von Apps und Websites tracken, verschiedene Berichte generieren und diese auf User und Projekte hinunterbrechen. Clockify eignet sich sowohl für Freelancer:innen als auch für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen, da Ihr unbegrenzt viele Zugänge vergeben könnt, Euren Stundensatz für Projekte direkt einstellen und daraus ohne Aufwand die entsprechenden Rechnungen generieren lassen könnt. Ebenfalls könnt Ihr Eure Urlaubsplanung in Clockify festhalten.

Clockify-Alternativen: 

Clockify ist kostenlos und Ihr müsst auch keine Features zusätzlich bezahlen. Falls Ihr nach Alternativen zu Clockify sucht, findet Ihr diese auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die für Euch passende Zeiterfassungssoftware ermitteln.

TimeStatement als kostenloses Zeiterfassungstool

TimeStatement Screenshot

 

TimeStatement auf OMR Reviews

 

Das Zeiterfassungstool TimeStatement ermöglicht Euch die Dokumentation Eurer Arbeitszeiten, die Abrechnung Eurer Spesen und die Erstellung von Rechnungen. Eure Stundensätze könnt Ihr direkt in das Tool einpflegen, mehrsprachige Berichte generieren oder auch Rechnungen in verschiedenen Währungen anlegen. Die Version für einen User ist kostenlos, weshalb sie sich für Freelancer:innen eignet. In dieser Variante könnt Ihr 2 Projekte tracken und 200 MB Speicherplatz in Anspruch nehmen.

TimeStatement-Alternativen:

Wenn es Euch wichtig ist, eine unbegrenzte Anzahl an Nutzer:innen in TimeStatement arbeiten zu lassen, bietet Euch der Schweizer Anbieter die Premium-Version seiner Arbeitszeitsoftware für 9,50 Euro pro Monat und Nutzer:in an. Damit könnt Ihr unlimitiert Projekte festhalten und abrechnen, Vorlagen und Layouts editieren sowie 2 GB Speicherplatz pro User nutzen. Noch mehr Alternativen zu TimeStatement findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die für Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Accountsight für Eure kostenlose Zeiterfassung

Accountsight Screenshot

 

Accountsight auf OMR Reviews

 

Den digitalen Stundenzettel Accountsight könnt Ihr schnell einrichten und direkt mit Eurer Zeiterfassung kostenlos starten. Die gestempelten Zeiten können direkt in der Software von Euren Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Falls Ihr die Erfassung einmal vergessen solltet, sendet Euch das Arbeitszeitprogramm automatisch Erinnerungen, die Zeiten nachträglich zu dokumentieren. Ebenfalls könnt Ihr in Accountsight Eure Forderungen und Verbindlichkeiten managen, Rechnungen für Eure Kund:innen anlegen und verschiedene Berichte exportieren. Als Freelancer:in mit nur einem Zugang ist das Tool mit bis zu 5 Projekten für Euch kostenlos.

Accountsight-Alternativen:

Accountsight bietet Euch eine erweiterte Version an, in der Ihr unbegrenzt viele Kund:innen und Projekte anlegen könnt. Für ein fünfköpfiges Team kostet diese Variante 10 USD pro Monat und pro User. Wenn Euer Team größer sein sollte, bekommt Ihr auf Anfrage entsprechende Rabatte. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Accountsight findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Getharvest zur kostenloses Zeiterfassung

Getharvest Screenshot

 

Getharvest auf OMR Reviews

 

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Getharvest. Neben der Dokumentation Eurer gearbeiteten Stunden, könnt Ihr in dem Tool auch Rechnungen und Mahnungen verwalten. Ebenfalls integriert es die Softwares Asana, Trello, Basecamp, Quickbooks, Zendesk, Slack und Zapier. Für die Erstellung Eurer Rechnungen könnt Ihr außerdem Eure Kosten direkt in das Tool eintragen. In der Gratis-Version für eine:n Nutzer:in stehen Euch alle Funktionen und 2 Projekte zur Verfügung.

Getharvest-Alternativen:

Wenn Ihr mit mehreren Usern in der Zeiterfassungssoftware Getharvest arbeiten möchtet, kostet Euch das entsprechende Update 12 USD pro Monat. Eine Vielzahl an weiteren Zeiterfassungstools und Alternativen zu Getharvest findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Hubstaff für Eure kostenlose Zeiterfassung

Hubstaff Screenshot

 

Hubstaff auf OMR Reviews

 

Hubstaff bietet Euch ein kostenloses Zeiterfassungssystem mit einer Berichterstellungsfunktion an. Weitere Features wie Schichtplanungen, Rechnungserstellung oder die Anfertigung von Screenshots zur Arbeitskontrolle müssen zusätzlich gebucht werden. Hubstaff kann die Tools Asana, Jira, Basecamp, Freshdesk, PayPal, Podio, Quickbooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk, Zapier, Clickup und Zoho integrieren. Diese Art der Arbeitszeitüberwachung eignet sich besonders gut, wenn Eure Vorgesetzten eine umfassende und transparente Arbeitsdokumentation haben wollen.

Hubstaff-Alternativen: 

Die schon erwähnten Upgrades für Hubstaff könnt Ihr ab 7 USD pro Monat und User in Anspruch nehmen. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Hubstaff findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Tickspot zur kostenlosen Zeiterfassung

Tickspot Screenshot

 

Tickspot auf OMR Reviews

 

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Tickspot. Es verfügt über verschiedene Zeitkarten, die Euch während Eurer Arbeit an Projekten automatisch die aktuellen Informationen zu Eurem Zeitbudget anzeigen. Tickspot bietet Euch Schnittstellen zu Asana, Basecamp, Freshdesk, Quickbooks, Trello und Zapier, um nur einige der über 750 integrierbaren Apps zu nennen. Die getrackten Zeiten könnt Ihr anschließend direkt in Euer gekoppeltes Buchhaltungssystem übertragen. Für einen User ist Tickspot kostenlos.

Tickspot-Alternativen:

Wenn mehrere User mit Tickspot arbeiten sollen, könnt Ihr das Zeiterfassungsprogramm upgraden. Für 19 USD pro Monat erhalten unbegrenzt viele Nutzer:innen Zugang zum Tool. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Tickspot findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Todo für Eure kostenlose Zeiterfassung

Todo Screenshot

 

Todo auf OMR Reviews

 

Die auf Zeiterfassung spezialisierte Software Todo bietet Euch neben der Stundenerfassung Möglichkeiten zum Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und der Abrechnung Eurer erbrachten Leistungen. In der Gratis-Version erhaltet Ihr Zugriff auf 100 MB Speicherplatz, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie verschiedenen CRM-Funktionen. Außerdem könnt Ihr verschiedene Berichte im Tool selbst generieren.

Todo-Alternativen:

Mit einem Upgrade von Todo erhaltet Ihr zusätzliche Funktionen für Eure Abrechnung und Berichterstattung. Dies kostet Euch 9 USD pro Monat und User. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Todo findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Toggl Track zur kostenlosen Zeiterfassung

Toggl Track Screenshot

 

Toggl Track auf OMR Reviews

 

Das Zeiterfassungsprogramm Toggl Track ermöglicht Euch die digitale Erfassung Eurer Arbeitszeit, die Erstellung von Berichten sowie den Export der Daten in verschiedene andere Tools. Hierzu zählen unter anderem Asana, Github, Google Docs und Open Project. Eure Zeiten könnt Ihr offline erfassen und später online synchronisieren. Das Tool erstellt automatisch alle 24 Stunden ein Backup, sodass Eure Daten nicht verloren gehen können. Toggl Track ist für bis zu fünf Personen kostenlos.

Toggl-Track-Alternativen:

Mit einer kostenpflichtigen Erweiterung für 9 USD pro Monat und User könnt Ihr außerdem verschiedene Projektmanagementfunktionen integrieren und mehr als fünf Nutzer:innen Zugang gewähren. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Toggl Track findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Triggerapp für Eure kostenlose Zeiterfassung

Triggerapp Screenshot

 

Triggerapp auf OMR Reviews

 

Triggerapp ist eigentlich ein Projektmanagement-Tool, hat aber gegenüber Trello und Asana den Vorteil, dass es über eine integrierte Zeiterfassung verfügt. Ihr könnt Euren Kolleg:innen Aufgaben zuweisen, Rechnungen erstellen, Kund:innen-Auswertungen exportieren und Programme wie Slack, Xero oder Dropbox integrieren. Für bis zu drei Teammitglieder mit fünf aktiven Projekten und fünf Kund:innen ist Triggerapp kostenlos.

Trigger-App-Alternativen:

Für erweiterte Berichte und zusätzliche Nutzer:innen müsst Ihr die Premium-Variante buchen. Diese kostet 11 USD pro Monat und Nutzer:in. Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Triggerapp findet Ihr auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen könnt Ihr dort die zu Euch passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

Ready, set, track

Welches kostenlose Zeiterfassungstool am besten zu Euch und Euren Kolleg:innen passt, könnt nur Ihr selbst entscheiden. Fest steht jedoch, dass es Eure Projektarbeiten verbessern und vereinfachen kann, da es verschiedene Softwares miteinander vernetzt, wodurch zusätzliche Handgriffe entfallen. Für die meisten Arbeitszeiterfassungsprogramme benötigt Ihr keine lange Einarbeitungszeit und könnt direkt die Vorteile genießen und Eure Projektprozesse optimieren.

Pia Heßler
Autor:In
Pia Heßler
Autor:In
Pia Heßler

Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie Ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit Ihrer Geschäftspartnerin.

Im Artikel erwähnte Softwares

Im Artikel erwähnte Software-Kategorien