Zeiterfassung kostenlos: Die 6 besten Tools zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung

1. Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit
2. Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?
3. Hier kommen die 6 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung
4. Ready, set, track

Dein Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei dir zutrifft, deine Arbeitszeit solltest du trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und der Einhaltung rechtlicher Standards.

Wenn du Freelancer*in bist, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein deiner Arbeit, solltest du von deinen Kund*innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.

Bei der korrekten Erfassung deiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann dich ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Es muss nichts kosten!

Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für dich oder dein Unternehmen auszuwählen, liest du in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfährst du, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für dich ist und welche 6 kostenlosen Zeiterfassungstools dich mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.

Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit

Deine gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltest du dir eine digitale Stempeluhr in Form eines kostenlosen Arbeitszeiterfassungstools anschaffen, in das du dich erst noch einarbeiten musst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten.

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Als ersten Vorteil von Zeiterfassungsprogrammen kannst du festhalten, dass ein digitales Tool dir die Arbeit erleichtert. Wenn du beispielsweise in der Personalabteilung deines Unternehmens arbeitest, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für dich sein, eine Lohnabrechnungssoftware zu verwenden, die die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen deiner Kolleg*innen zur Hand zu haben.

Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, hast du direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten und die korrekte Anzahl an gearbeiteten Stunden – ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch herumfliegenden Stundenzettel.

Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, kannst du diese direkt in dein Lohnbuchhaltungssoftware übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten kannst du mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die du beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg*innen nutzen kannst. Diese Erkenntnisse können dir wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen.

Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls ein*e Kolleg*in einmal vergessen sollte sich auszustempeln, musst du keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen.

Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung deines Teams. Die geplanten Tage kannst du per Mausklick an deinen Chef weiterleiten und genehmigen lassen. Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer*innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn du deine Leistungen auf Stundenbasis abrechnest. Die von dir investierte Zeit soll schließlich von deinen Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.

Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es dir, neben deiner Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem du gearbeitet hast, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte kannst du dabei, wenn dies von deinen Kund*innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen. Über vorhandene Schnittstellen kannst du diese Daten anschließend in dein Rechnungsprogramm übermitteln.

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Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?

Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen ausreicht oder ob du besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltest, hängt von den Funktionen ab, die das Programm dir bieten soll. Liste die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für dein Unternehmen beste Wahl treffen zu können.

Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden: 

• Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Projektzeiterfassung
• Urlaubsplanung
• Mobiler App-Zugang
• Elektronische Zutrittskontrolle
• Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
• Schnittstelle zu deinem Lohnbuchhaltungssystem
• Schnittstelle zu deinem Rechnungssystem

Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel wie bei einer Stempeluhr die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen. Zusätzlich können die Daten über eine integrierte Schnittstelle in dein Lohnbuchhaltungssystem oder in dein Rechnungssystem eingespeist werden. Ebenfalls kannst du einfache Berichte generieren, um deine Produktivität auszuwerten.

Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an Nutzer*innen begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achte daher bei der Auswahl deiner Software auf mögliche versteckte Kosten.

Ebenfalls solltest du ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungssoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die deine Betriebsdaten nicht ausreichend schützen. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonformer und kostenloser Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.

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Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Tools zur Projektzeiterfassung meistens eher für Freelancer*innen. Größere Unternehmen entscheiden sich wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardware-Terminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.

Egal, ob du Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer bist: Bei der Auswahl des zu dir passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf deine Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was dir gefällt und dir die Arbeit erleichtert.

Hier kommen die 6 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Genug der Vorteile und ran an die Tools! Wir haben die 6 besten kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen für dich zusammengestellt:

Clockodo

timr

poool

TimeTac

Personizer

askDANTE

Fehlt ein Tool in unserem Ranking? Lass uns gerne wissen, welches Tool du vermisst! Wir als Redaktion freuen uns über deine Vorschläge und prüfen gerne, ob wir dein Lieblings-Tool in einem zukünftigen Update aufnehmen können.

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 27. März 2025.

1. Clockodo für deine kostenlose Zeiterfassung

Clockodo auf OMR Reviews

Clockodo ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen jeder Größe seit 2011 dabei unterstützt, Arbeits- und Projektzeiten zuverlässig zu erfassen. Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr am PC oder Mac sowie mobil über die Smartphone- oder Tablet-App. Optional können die erfassten Zeiten auch bestimmten Kund*innen, Projekten und Leistungen zugeordnet werden. Zusätzlich wird die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Überstundenabbau ermöglicht. Clockodo bietet eine rechtskonforme Verwaltung der Stundenkonten mit Soll-Stunden und Pausenvorschriften. Das Tool ermöglicht außerdem eine effiziente Projektzeiterfassung durch Budgets, Stundensätze und flexible Berichterstellung.

Clockodo-Kosten

Clockodo bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion. Danach kannst du zwischen verschiedenen Preisplänen wählen: Die Freelancer-Version ist kostenlos, die Basic-Version kostet 5 € pro Monat und bietet zusätzliche Funktionen wie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Die Pro-Version für 9 € pro Monat ermöglicht die Verwaltung von Kunden und Projekten, während das Enterprise-Paket für 12 € pro Monat alle Pro-Funktionen plus priorisierten Support und automatische Backups enthält.

Alle Clockodo-Preise findest du auch auf unserer Übersichtsseite bei OMR Reviews.

Clockodo-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Clockodo-Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die Zeiterfassungs-App entscheiden, die am besten zu deinem Handwerksbetrieb passt.

2. Timr zur kostenlosen Zeiterfassung

timr auf OMR Reviews

timr ist eine umfassende Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen bei der digitalen und rechtssicheren Erfassung ihrer Arbeitszeiten unterstützt. Mit einer einfachen Bedienung und flexiblen Einsatzmöglichkeiten sorgt timr dafür, dass die Zeiterfassung von überall aus – sei es im Büro, Home Office oder unterwegs – problemlos möglich ist. Über die Webanwendung, Apps und Terminals können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in Echtzeit oder nachträglich erfassen. Zudem bietet timr Offline-fähige Apps mit optionalem GPS-Positionsnachweis und Geofence. Die Software ermöglicht eine zentrale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie eine präzise Projektzeiterfassung mit individuellen Kunden-, Projekt- und Aufgabenstrukturen.

Timr Kosten

timr bietet eine kostenlose Free-Version für ein*e Nutzer*in, die grundlegende Funktionen wie Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung umfasst. Das Regular-Paket kostet 7,20 € pro Monat und Nutzer*in und erweitert die Funktionen um automatische Überprüfungen der Arbeitszeitregeln, Urlaub und Abwesenheitsverwaltung sowie eine detaillierte Projektzeiterfassung. Weitere individuelle Module sind ebenfalls erhältlich, mit denen du timr nach deinen speziellen Anforderungen anpassen kannst. Diese Module beinhalten beispielsweise erweiterte Berichte, Reisekosten, Überstundenabrechnung und viele weitere nützliche Funktionen.

Mehr Infos zu den Preisen von Timr und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Timr-Produktprofil auf OMR Reviews.

Timr Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Timr findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

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3. Poool zur kostenlosen Zeiterfassung

poool auf OMR Reviews

poool ist eine cloudbasierte ERP-Software, die speziell für Agenturen, Beratungsunternehmen und andere Wissensdienstleister entwickelt wurde. Mit Poool kannst du alle Unternehmensprozesse in einer Lösung abbilden, von der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung bis hin zur Buchhaltung und Ressourcenplanung. Das moderne User Interface sorgt für eine einfache Bedienung, und das Tiroler Support-Team steht dir jederzeit kostenfrei zur Seite. Poool bietet Funktionen wie ein integriertes Ticket- und Aufgaben-System, Projektmanagement-Tools sowie eine umfassende Auswertung aller Projekt- und Jahresplanungen. Zudem ermöglicht Poool die Verwaltung von Kunden und Lieferanten, die Reisekostenabrechnung und die Integration von Schnittstellen wie DATEV und BMD.

Poool Kosten

Poool bietet eine kostenlose Core-Version mit grundlegender Zeiterfassung und Projektmanagement. Das Teams-Paket kostet 129 € pro Monat und bietet zusätzliche Funktionen wie Ressourcenplanung und Finanzmanagement. Die Pro-Version für 349 € pro Monat erweitert dies um Workflow- und Freigabe-Management. Für größere Unternehmen gibt es das Global-Paket auf Anfrage, das individuelle Reporting- und API-Anpassungen umfasst.

Mehr Infos zu den Preisen von Poool und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf OMR Reviews.

Poool Alternativen

Eine Vielzahl an weiteren Zeiterfassungstools und Alternativen zu Poool findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

4. TimeTac zur kostenlosen Zeiterfassung

TimeTac auf OMR Reviews

TimeTac ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei hilft, Arbeitszeiten, Projektzeiten sowie Urlaubs- und Abwesenheitszeiten einfach zu erfassen und zu verwalten. Die Software kann auf allen Geräten genutzt werden und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten. Zu den Hauptfunktionen zählen eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung, Exportmöglichkeiten für die Lohnabrechnung, detaillierte Auswertungen sowie eine einfache Urlaubsplanung. Die Module Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung können einzeln oder kombiniert gebucht werden.

TimeTac Kosten

TimeTac bietet eine kostenlose Testversion für 30 Tage. Danach kannst du zwischen verschiedenen Preisplänen wählen: Die Urlaubsverwaltung startet ab 2,50 € pro Monat und Nutzer, die Arbeitszeiterfassung ab 4 € pro Monat und Nutzer*in und die Projektzeiterfassung ab 8 € pro Monat und Nutzer*in. Die Module können flexibel nach Bedarf kombiniert werden.

Mehr Infos zu den Preisen von TimeTac und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf OMR Reviews.

TimeTac Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu TimeTac findest du auf OMR Reviews.

5. Personizer zur kostenlosen Zeiterfassung

Personizer auf OMR Reviews

Personizer ist eine HR-Software, die es Unternehmen ermöglicht, Arbeitszeiten flexibel über PC oder Smartphone zu erfassen. Neben der Zeiterfassung bietet Personizer auch einen Urlaubsplaner, mit dem Homeoffice, Urlaub und andere Abwesenheiten transparent verwaltet werden können. Alle sensiblen Personaldaten und die Gehaltsentwicklung werden sicher in der digitalen Personalakte gespeichert. Die Software fördert agile HR-Prozesse und ermöglicht es Teams, sich selbst zu organisieren. Personizer ist 100 % made in Germany und DSGVO-konform.

Personizer Kosten

Personizer bietet verschiedene Preispläne: Die Free-Version ist kostenlos und umfasst alle Module mit eingeschränktem Funktionsumfang. Die Starter-Version beginnt bei 0,80 € pro Monat und Nutzer*in und bietet grundlegende HR-Abläufe für kleine Teams. Die Standard-Version startet bei 1 € pro Monat und Nutzer*in und ermöglicht die Integration in tägliche Workflows für mehrere Teams. Die Professional-Version kostet 1,30 € pro Monat und Nutzer*in und bietet erweiterte Funktionen wie komplexe Strukturen und individuelles Design.

Dich interessieren die Preispläne von Personizer und entsprechende Nutzerbewertungen? Dann schau auf dem Tickspot-Profil auf OMR Reviews vorbei.

Personizer Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Personizer findest du auf OMR Reviews.

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6. askDANTE zur kostenlosen Zeiterfassung

askDANTE auf OMR Reviews

askDANTE ist eine cloudbasierte HR-Software, die speziell für Zeiterfassung und Schichtplanung entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeiten, Projektstunden sowie Abwesenheiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter digital zu erfassen. Darüber hinaus bietet askDANTE eine Vielzahl von Zusatzfunktionen wie die Urlaubsverwaltung, eAU-Abfrage, Schichtplanung und Reporting-Tools. Die Software kann über PC, App und stationäre Terminals genutzt werden. Zudem umfasst sie Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter und Schnittstellen zu Lohn- und HR-Management-Systemen.

askDANTE Kosten

askDANTE bietet eine kostenlose Version für kleine Teams mit bis zu 5 Nutzern. Die Starter-Version kostet 2,65 € pro Monat und Nutzer*in und umfasst grundlegende Funktionen wie Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement. Das Professional-Paket für 4,50 € pro Monat und Nutzer*in erweitert dies um Funktionen wie Schichtplanung und eAU-Abfragen. Die Enterprise-Version für 5,70 € pro Monat und Nutzer*in bietet zusätzliche Funktionen wie Projektzeiterfassung, Homeoffice-Quoten und IP-Filter.

Mehr Infos zu den Preisplänen von askDANTE und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.

askDANTE Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu askDANTE findest du auf OMR Reviews.

Ready, set, track

Welches kostenlose Zeiterfassungstool am besten zu dir und deinen Kolleg*innen passt, kannst nur du selbst entscheiden. Fest steht jedoch, dass es deine Projektarbeiten verbessern und vereinfachen kann, da es verschiedene Softwares miteinander vernetzt, wodurch zusätzliche Handgriffe entfallen.

Für die meisten Arbeitszeiterfassungsprogramme benötigst du keine lange Einarbeitungszeit und kannst direkt die Vorteile genießen und deine Projektprozesse optimieren.

Noch mehr Tipps bekommst du außerdem im Recap-Artikel zu unserem Tool Talk rund um Zeiterfassung.