Zeit für Zeiterfassung: Was du aus unserem Tool Talk zum Thema Time Tracker mitnehmen kannst

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat schon 2019 entschieden, dass Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Das entsprechende Gesetz steht in Deutschland noch immer aus, ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 macht aber klar: Die Pflicht zum Time Tracking besteht wirklich (BAG – 1 ABR 22/21). Unternehmen sollten also am besten schon längst die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren. Tun sie dies nicht, drohen ihnen hohe Bußgelder – trotz noch fehlender Gesetzesgrundlage. 

Alle Infos rund ums Time Tracking

Als Softwarevergleichsplattform findest du bei uns auf OMR Reviews viele Kategorien und natürlich noch mehr Time Tracker. Zudem gab es bereits dreimal Tool Talks zum Thema. In diesen Online-Sessions begrüßt dich zunächst einer der Expert*innen mit einer Einführung. Dann stellen sich Vertreter*innen von Softwares vor und gehen dabei direkt auf gestellte Chat-Fragen ein. 

Im Talk hast du erfahren, welcher Time Tracker deine Arbeitszeitdokumentation so richtig nach vorne bringt. Um nachträglich die Aufzeichnung des Talks zu sehen, kannst du gerne die Gesprächsrunde herunterladen.

Time Tracker: Welches Tool passt zu meinem Business?

Dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen, hat natürlich einen wichtigen Grund: Arbeitsschutz. Angestellte sollen – vereinfacht gesagt – davor bewahrt werden, zu viele Überstunden zu leisten und so ihre Gesundheit zu gefährden. Daneben sprechen jedoch noch positive Auswirkungen aufs Employer Branding und eine erleichterte Lohnabrechnung bei Stundenmodellen für die Zeiterfassung in Unternehmen. International lässt sich bereits länger beobachten, dass immer mehr Maßnahmen für den Schutz von Arbeitnehmenden ergriffen werden. In Frankreich müssen Unternehmen Time Tracker für Überstunden und Arbeitszeiten beispielsweise schon seit 2016 nutzen.

In welcher Form die Zeiterfassung in deinem Unternehmen erfolgen muss, ist nicht abschließend geregelt. Theoretisch kannst du auch zu Stift und Papier oder akribisch geführten Exceltabellen greifen. Alexandra Edl, Moderatorin der beiden aktuelleren Tool Talks, empfiehlt allerdings, Zeiten mit Time Tracker festzuhalten. So bist du vorbereitet, falls diese Form der Zeiterfassung doch zur Pflicht wird, weil sie der Expertin zufolge einfach mehr Klarheit schafft.

Damit du in dem großen Angebot an Time Tracking Tools das richtige für dein Unternehmen findest, solltest du dich zunächst vorbereiten. Denn je nach Geschäftsfeld und anfallenden To-dos können sich ganz unterschiedliche Systeme für dein Business eignen.

Alexandra empfiehlt …

1. … zunächst eine Anforderungsanalyse durchzuführen und basierend auf den Bedürfnissen deiner Teams klare Ziele zu formulieren (auch im Hinblick auf die Integration des Time Trackers mit anderen Tools in deinem Tech Stack).
2. … Anbieter vorher zu selektieren, bspw. basierend auf Bewertungen und möglichen Kosten.
3. … eine engere Tool-Auswahl in Testphasen und Demos unter die Lupe zu nehmen.

Welche Lösung die sinnvollste für dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Neben klassischen Stundenzetteln bieten sich für viele Betriebe bzw. Abteilungen zum Beispiel stationäre Terminals an, die eine Art weiterentwickelte Stechuhr sind. So müssen Mitarbeitende nicht über einen Computer oder ein anderes Gerät auf den Time Tracker zugreifen, sondern können sich bspw. mit einem Chip ein- und ausstempeln. 

Besonders praktisch ist das in produzierenden Gewerben oder anderen Jobs, die nicht unbedingt am Schreibtisch stattfinden. Doch auch hinter solchen Terminals steckt letztlich natürlich eine Software. Je nach Anforderungen kannst du so auch auf Tools zurückgreifen, die sowohl das klassische Stempeln als auch die Zeiterfassung via Computer oder App unterstützen. Und auch, wenn du keine physische Stempeluhr benötigst, gibt es zahlreiche Zeiterfassungs-Tools, auf die du in deinem Unternehmen setzen kannst.

Was sollen Time Tracker können?

Guido Zander, unser Branchenexperte des allerersten Talks ist ebenso überzeugt von der technischen Arbeitszeiterfassung: So behalten alle Beteiligten den Überblick und die Softwares nehmen viele Arbeitsschritte ab. Bevor du dich also für ein Tool entscheidest, solltest du dich mit ein paar Fragen beschäftigen. Zum Beispiel:

• Welche Features benötigst du? Reicht einfaches Time Tracking oder soll das Tool noch mehr können?
• Wie groß ist dein Unternehmen?
• In welcher Branche bist du unterwegs?
• Muss das Tool mit einem Terminal verbunden werden?

Übrigens ist diese Aufzeichnung nur eine von vielen zu den Dauerbrennern der HR Tool Talks. Erfahre ebenfalls, wie du ein gutes HR-Management-System, ein passendes Onboarding Tool oder eine geeignete Bewerbermanagement-Software für dein Unternehmen finden kannst.

 

Diese Tools standen bereits in den drei Tool Talks (März 2023, Januar 2024 und Juli 2024) zum Thema Time Tracker Rede und Antwort:

Crewmeister

clockin

Factorial

KiwiHR

TimeTac

ZEP

ZMI

Noch Zeit für Fragen? Guido Zander gibt Antworten zum Time Tracking

Time Tracking, Zeitdokumentation, Kontrolle: Wer bisher sämtliche Vorzüge von Vertrauensarbeitszeit genossen hat, denkt wahrscheinlich nur ungern über das Urteil des Europäischen Gerichtshofs nach. Guido weiß aber: Hierbei geht es vor allem um Arbeitsschutz und der ist wichtig. Mit dem Urteil werden Unternehmen in die Pflicht genommen, Rücksicht auf ihre Mitarbeitenden zu nehmen. Deswegen müssen auch alle ihre Arbeitszeiten erfassen. Ausgenommen sind in der Regel nur geschäftsführende Gesellschafter und leitende Angestellte.

Wir haben Guido gefragt, worauf es bei Time Trackern noch ankommt. Außerdem hat er ein paar Tipps für dich, wie du deine Mitarbeitenden auf die Umstellung einstimmen kannst.

Muss die Zeitdokumentation durch die Mitarbeitenden selbst erfolgen oder kann das auch jemand anders übernehmen?

Guido Zander: Hier kommen wir etwas in die Graubereiche der juristischen Auslegung und ich bin kein Jurist. Daher kann ich hier nur eine subjektive Meinung äußern.

Der EuGH hat festgelegt, dass die Arbeitgeber eine objektive, verlässliche und zugängliche Form der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen müssen. Die Erfassung selbst darf auf die Mitarbeitenden delegiert werden. Eine Erfassung über die Vorgesetzten wäre meines Erachtens nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Arbeitnehmer*innen jederzeit Transparenz über die erfassten Zeiten haben und diese gegebenenfalls auch bestätigen. Dann wäre es wieder objektiv und auch manipulationssicher und meines Erachtens auch möglich.

Was müssen Time Tracker eigentlich genau dokumentieren?

Guido Zander: Die Erfassung muss ermöglichen, dass die Eckpunkte des Arbeitszeitgesetzes auf Einhaltung überprüft werden können. Das wären die Ruhezeit von elf Stunden, die maximale Arbeitszeit und die Einhaltung der gesetzlichen Pause.

Wenn man also den ersten Beginn und das letzte Ende eines Arbeitstages samt der gearbeiteten Dauer erfasst, kann man überprüfen, ob zwischen dem aktuellen Tag und dem Vortag mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen. Zum Beispiel bei 8,5 Stunden Arbeitszeit zwischen neun und 19 Uhr: Die 8,5 Stunden sind weniger als die maximale Arbeitsdauer von zehn Stunden. Die Differenz aus zehn Stunden maximaler Arbeitszeit zwischen neun und 19 Uhr und der tatsächlichen Arbeitszeit von 8,5 Stunden ist außerdem größer als 30 Minuten. Insofern darf man auch davon ausgehen, dass es eine gesetzeskonforme Pause gegeben hat.

Vorbehaltlich der tatsächlichen Umsetzung in deutsches Recht haben mir Juristen bestätigt, dass diese Art der Erfassung EuGH-konform ist.

Müssen die dokumentierten Arbeitszeiten an eine externe Stelle übermittelt werden?

Guido Zander: Es reicht, wenn diese im Unternehmen vorliegen und für Betriebsräte und externe Stellen zugänglich sind.

Was bedeutet „nicht manipulierbar“?

Guido Zander: Das ist das Wesen der Vertrauensarbeitszeit und dieses Risiko wird eingegangen, da die Erfassung an die Mitarbeitenden delegiert werden kann. Der EuGH geht aber eher von der Schutzbedürftigkeit der Mitarbeitenden aus. Daher ist hier mit Manipulationssicherheit gemeint, dass die Arbeitgeberseite die erfassten Zeiten nicht manipulieren können soll.

Wie können Unternehmen Werbung fürs Time Tracking machen?

Guido Zander: Das ist eine gute, aber auch schwierige Frage, vor der wir selbst gestanden haben. Letztlich gibt es ohnehin keine Wahlmöglichkeit, weil man sich an Gesetze halten muss. Der Mehraufwand erscheint jetzt subjektiv so hoch, weil man sich in der Regel schon an das bestehende Arbeitszeitgesetz nicht gehalten hat. Denn die aktuelle Rechtsprechung besagt, dass man jede Abweichung von acht Stunden dokumentieren muss.

Ich gehe davon aus, dass in einer Vertrauensarbeitszeit selten genau acht Stunden gearbeitet wird. Das heißt, auch heute müsste man vermutlich an nicht wenigen Arbeitstagen diese Abweichung erfassen. Es gibt aber offensichtlich einen Konsens, dass es niemand getan hat und es auch nicht wirklich überprüft wurde. Ich fürchte daher: wenn jemand aktuell sehr zufrieden ist, wird man ihm oder ihr die Mehraufwände nur schwer schmackhaft machen können.

Der folgende Gedanke könnte dennoch hilfreich sein: Grundsätzlich kann die Erfassung durch ein System dazu führen, dass Überlastungssituationen transparent werden. So erkennt man Selbstausbeutung schneller und kann eventuell durch gemeinsame Priorisierung zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften eine dauerhafte Überlastung verhindern. Außerdem können dokumentierte Arbeitszeiten mehr Transparenz über den Personalbedarf geben, sodass zum Beispiel Unterbesetzung und damit ebenfalls Überlastungen besser vermieden oder auch Kapazitäten realistischer geplant werden können.

Wenn du wissen möchtest, was dich bei unseren Tool Talks erwartet, kannst du dich in unseren Recaps zu vergangenen Themen einlesen. Stay tuned für weitere Online-Sessions über Themen wie CRM/Sales und Content oder Digital Analytics.