Zeit für Zeiterfassung: Was du aus unseren Tool Talks zum Thema Time Tracker mitnehmen kannst

1. Alle Infos rund ums Time Tracking
2. Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung
3. Time Tracker: Welches Tool passt zu meinem Business?
4. Was sollen Time Tracker können?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat schon 2019 entschieden, dass Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Das entsprechende Gesetz steht in Deutschland noch immer aus, ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 macht aber klar: Die Pflicht zum Time Tracking besteht wirklich (BAG – 1 ABR 22/21).

Unternehmen sollten also am besten schon längst die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren. Tun sie dies nicht, drohen ihnen hohe Bußgelder – trotz noch fehlender Gesetzesgrundlage. 

Alle Infos rund ums Time Tracking

Als Softwarevergleichsplattform findest du bei uns auf OMR Reviews viele Kategorien und natürlich noch mehr Time Tracker. Zudem gab es bereits dreimal Tool Talks zum Thema. In diesen Online-Sessions begrüßt dich zunächst einer der Expert*innen mit einer Einführung. Dann stellen sich Vertreter*innen von Softwares vor und gehen dabei direkt auf gestellte Chat-Fragen ein. 

 

Im Talk hast du erfahren, welcher Time Tracker deine Arbeitszeitdokumentation so richtig nach vorn bringt. Die Aufzeichnung der Gesprächsrunde sowie alle Slides gibt's im Nachgang kostenlos dazu.

ZEP

GFOS

Clockodo

Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung

Der Unterschied zwischen White Collar und Blue Collar liegt hauptsächlich in der Art der Arbeit.

• White Collar-Arbeitende sind typischerweise in Bürojobs oder geistigen Tätigkeiten wie Management, IT oder Buchhaltung tätig.
• Blue Collar-Arbeit umfasst meist handwerkliche, technische oder körperliche Arbeit, z. B. in der Produktion, im Bauwesen oder in der Logistik.

Zeiterfassung durch Time Tracker ist in beiden Bereichen sinnvoll, jedoch aus unterschiedlichen Gründen: Im White Collar-Bereich hilft sie, Projektzeiten und Produktivität zu analysieren, was für effizientes Ressourcenmanagement entscheidend ist.

Für Blue Collar-Angestellte ermöglicht die Zeiterfassung eine präzise Abrechnung von Arbeitsstunden und stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben wie Pausen- und Überstundenregelungen eingehalten werden.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass White Collar-Time Tracker oft auf projektbezogene Aufgaben und flexible Arbeitszeiten abgestimmt sind, während sie bei Blue Collar-Arbeitenden stärker auf Schichtzeiten und physische Präsenz fokussiert sind.

 

Im zweiten neuen Tool Talk waren also folgende Tools am Start:

gastromatic

123erfasst

Ordio

Time Tracker: Welches Tool passt zu meinem Business?

Dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen, hat natürlich einen wichtigen Grund: Arbeitsschutz. Angestellte sollen – vereinfacht gesagt – davor bewahrt werden, zu viele Überstunden zu leisten und so ihre Gesundheit zu gefährden. Daneben sprechen jedoch noch positive Auswirkungen aufs Employer Branding und eine erleichterte Lohnabrechnung bei Stundenmodellen für die Zeiterfassung in Unternehmen. International lässt sich bereits länger beobachten, dass immer mehr Maßnahmen für den Schutz von Arbeitnehmenden ergriffen werden. In Frankreich müssen Unternehmen Time Tracker für Überstunden und Arbeitszeiten beispielsweise schon seit 2016 nutzen.

In welcher Form die Zeiterfassung in deinem Unternehmen erfolgen muss, ist nicht abschließend geregelt. Theoretisch kannst du auch zu Stift und Papier oder akribisch geführten Exceltabellen greifen. Alexandra Edl, Moderatorin der beiden aktuelleren Tool Talks, empfiehlt allerdings, Zeiten mit Time Tracker festzuhalten. So bist du vorbereitet, falls diese Form der Zeiterfassung doch zur Pflicht wird, weil sie der Expertin zufolge einfach mehr Klarheit schafft.

Damit du in dem großen Angebot an Time Tracking Tools das richtige für dein Unternehmen findest, solltest du dich zunächst vorbereiten. Denn je nach Geschäftsfeld und anfallenden To-dos können sich ganz unterschiedliche Systeme für dein Business eignen.

Alexandra empfiehlt …

1. … zunächst eine Anforderungsanalyse durchzuführen und basierend auf den Bedürfnissen deiner Teams klare Ziele zu formulieren (auch im Hinblick auf die Integration des Time Trackers mit anderen Tools in deinem Tech Stack).
2. … Anbieter vorher zu selektieren, bspw. basierend auf Bewertungen und möglichen Kosten.
3. … eine engere Tool-Auswahl in Testphasen und Demos unter die Lupe zu nehmen.

Welche Lösung die sinnvollste für dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Neben klassischen Stundenzetteln bieten sich für viele Betriebe bzw. Abteilungen zum Beispiel stationäre Terminals an, die eine Art weiterentwickelte Stechuhr sind. So müssen Mitarbeitende nicht über einen Computer oder ein anderes Gerät auf den Time Tracker zugreifen, sondern können sich bspw. mit einem Chip ein- und ausstempeln. 

Besonders praktisch ist das in produzierenden Gewerben oder anderen Jobs, die nicht unbedingt am Schreibtisch stattfinden. Doch auch hinter solchen Terminals steckt letztlich natürlich eine Software.

Je nach Anforderungen kannst du so auch auf Tools zurückgreifen, die sowohl das klassische Stempeln als auch die Zeiterfassung via Computer oder App unterstützen. Und auch, wenn du keine physische Stempeluhr benötigst, gibt es zahlreiche Zeiterfassungs-Tools, auf die du in deinem Unternehmen setzen kannst.

Was sollen Time Tracker können?

Guido Zander, unser Branchenexperte des allerersten Talks ist ebenso überzeugt von der technischen Arbeitszeiterfassung: So behalten alle Beteiligten den Überblick und die Softwares nehmen viele Arbeitsschritte ab. Bevor du dich also für ein Tool entscheidest, solltest du dich mit ein paar Fragen beschäftigen. Zum Beispiel:

• Welche Features benötigst du? Reicht einfaches Time Tracking oder soll das Tool noch mehr können?
• Wie groß ist dein Unternehmen?
• In welcher Branche bist du unterwegs?
• Muss das Tool mit einem Terminal verbunden werden?

Übrigens ist diese Aufzeichnung nur eine von vielen zu den Dauerbrennern der HR Tool Talks. Erfahre ebenfalls, wie du ein gutes HR-Management-System, ein passendes Onboarding Tool oder eine geeignete Bewerbermanagement-Software für dein Unternehmen finden kannst.

Diese Tools standen bereits in den drei Tool Talks (März 2023, Januar 2024 und Juli 2024) zum Thema Time Tracker Rede und Antwort:

Crewmeister

clockin

Factorial

KiwiHR

TimeTac

ZMI

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