Das waren unsere Tool Talks zu HR IT-Systemen: Alles für die Personalabteilung

HR-Management, Zeiterfassung, Bewerbermanagement – die To-do-Listen von Personalteams sind lang. Insbesondere im „War for Talents“ (aber auch sonst) reicht es für Unternehmen nicht mehr aus, attraktive Stellen auszuschreiben und Mitarbeitende ansonsten sich selbst zu überlassen. Damit Personalprozesse möglichst effizient und für alle Seiten zufriedenstellend ablaufen, gibt es immer mehr Unterstützung von HR-Tools. Sie helfen Personaler*innen dabei, sämtliche Aufgaben rund um Mitarbeitende zu erledigen und dabei jederzeit den Überblick zu behalten. 

Hierbei entstehen mit wachsenden Teams und auf strengen Rechtsgrundlagen ganz besondere Anforderungen an HR-Systeme. Im Rahmen unserer HR Tool Talk Week haben wir diese Anforderungen genauer unter die Lupe genommen und gezeigt, worauf es bei Tools für HR-Management, Zeiterfassung und Bewerbermanagement ankommt. Die wichtigsten Infos gibt’s in diesem Artikel – damit du in Zukunft unter anderem auf wirre Exceltabellen für die Lohnabrechnung verzichten kannst.

Alle Infos rund um HR IT-Systeme

Als Softwarevergleichsplattform findest du bei uns auf OMR Reviews viele Kategorien und natürlich noch mehr Software, um AHR IT-Systeme zu suchen. Zudem gab es bereits zwei Tool Talks zum Thema. In diesen Online-Sessions begrüßt dich zunächst einer der Expert*innen mit einer Einführung. Dann stellen sich Vertreter*innen von Softwares vor und gehen dabei direkt auf gestellte Chat-Fragen ein. 

Im Talk hast du erfahren, welches HR IT-System nach vorn bringt. Um nachträglich die Aufzeichnung des Talks zu sehen, kannst du gerne die Gesprächsrunde herunterladen.

HR IT-Systeme als Allrounder für deine Personalprozesse

Aufgaben im Personalwesen automatisieren und alle wichtigen Daten auf einen Blick einsehen – das ist mit sogenannten HR-Management-Systemen (bzw. HR IT-Systeme) möglich. Sie sind wahre Allrounder für deine Personalprozesse und decken häufig einen Großteil der wichtigsten To-dos ab. Das Tool-Angebot ist hierbei riesig und mindestens genauso vielfältig wie die Aufgaben, die sich damit erledigen lassen.

 

HR-Management-Systeme (HRMS) sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Noch immer laufen HR-Prozesse in vielen Unternehmen ohne passende Tools ab und werden stattdessen bspw. mithilfe von Excel erledigt. Das ist grundsätzlich nicht verkehrt, sorgt allerdings oft für unnötigen Aufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz. Hier kommen HRMS ins Spiel: Mit ihnen kannst du Mitarbeiterdaten sicher und DSGVO-konform zentral ablegen und verwalten. Basierend auf dem Baukastenprinzip bieten dir HRMS darüber hinaus viele unterschiedliche Funktionen und Vorteile – passend zu deinem Business und seinen Anforderungen. Mit HR-Management-Systemen kannst du beispielsweise …

• … den Zugriff auf Daten steuern und dafür sorgen, dass nur Berechtigte für sie bestimmte Informationen einsehen können.
• … Mitarbeiterdaten ohne hohen Aufwand stets aktuell halten.
• … Arbeitszeiten in deinem Unternehmen sauber erfassen.
• … effizientes Abwesenheitsmanagement betreiben und so den Überblick über Kapazitäten behalten.
• … Lohnabrechnungen erledigen.
• … sämtliche Daten rund um deine Mitarbeitenden (wie Krankheitsquoten oder Fluktuation) im Blick behalten und so fundierte Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus bieten viele HR IT-Systeme hilfreiche Funktionen fürs Recruiting oder für die Mitarbeiterentwicklung. So unterstützen sie dich bei der Definition von Karrierepfaden, in Feedback-Prozessen und anderen wichtigen Themen, die deine Teams betreffen. Und die solltest du nicht außer Acht lassen: Laut ihm investieren Unternehmen häufig besonders viel in ihr Recruiting, um gute Mitarbeitende zu finden, vernachlässigen dafür aber ihre internen HR-Prozesse. Gibst du dir an dieser Stelle keine Mühe und kümmerst dich nicht um die Personalentwicklung, riskierst du Unzufriedenheit in deinem Betrieb und somit im Zweifelsfall vermeidbare Kündigungen.

Einen Überblick über HRMS gab’s bereits zweimal, beide Talks wurden von Benjamin Böhmer von scaliify moderiert. Zunächst erklärte er als Branchenexperte, worauf du bei der Wahl deines HRMS achten solltest:

In vielen Unternehmen sind passende und effiziente HR IT Tools noch immer Mangelware. Dabei sollten sie eines der Herzstücke interner Abläufe sein und Personaler*innen den Alltag erheblich erleichtern. Damit du deine Personalprozesse künftig einfacher regeln kannst, hat Benjamin in unserem Tool Talk ein paar Tipps für die Wahl deines HR-Management-Systems parat:

1. Erstelle eine Anforderungsliste: Was sind die Anforderungen deines Unternehmens und welche Funktionen sind besonders wichtig? Was ist bei der täglichen Arbeit deines HR-Teams der größte Zeitfresser? An welche anderen Tools muss die neue Software angebunden werden können?
2. Schaue dir verschiedene Anbieter an und fühle ihnen auf den Zahn. Behalte dabei immer deine individuellen Unternehmensanforderungen im Hinterkopf.
3. Teste das für dich interessanteste Tool und kläre Fragen rund um Kundensupport und den Implementierungsprozess. So stellst du sicher, dass du bei der Einführung der neuen Software nicht auf dich allein gestellt bist.

Klar ist hierbei: Die eine Lösung für alle gibt es nicht. Dafür sind Unternehmen und ihre Anforderungen an Tools – auch im Personalwesen – viel zu individuell. Daher lohnt sich ein genauer Blick auf unterschiedliche Software-Anbieter, die oft verschiedenste Anwendungsfälle bedienen. Folgende Funktionen sollten HRMS laut Benjamin allerdings auf alle Fälle mitbringen:

• Analysen und Reportings, z. B. in Form von Dashboards
• Tracking von Bewerbungsprozessen und Bewerberdatenmanagement
• Mobile Funktionen wie ein HR Portal
• Elektronische Formulare und Signaturen
• Automatisierte Personalverwaltungsprozesse
• Integrationen zu weiteren Systemen, wie z. B. DATEV für die Lohnbuchhaltung

Übrigens ist diese Aufzeichnung nur eine von vielen zu den Dauerbrennern der HR Tool Talks. Erfahre ebenfalls, wie du ein gutes Bewerbermanagement-System, ein passendes Onboarding Tool oder eine geeignete Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen finden kannst.

Folgende Anbieter nahmen bereits in den Tool Talks zum Thema HR IT-Software teil:

Factorial

Personio

HR WORKS

rexx systems

Sage HR

Im „War for Talents“ ist keine Zeit für Fehler

In unseren HR Tool Talk Weeks wird deutlich, dass Fachkräftemangel eine ernst zu nehmende Challenge ist. Unternehmen stehen einem Arbeitnehmermarkt gegenüber, der wenig Platz für Unachtsamkeiten bietet. Vernachlässigst du potenzielle Mitarbeitende oder deine Angestellten, kann sich das negativ auf deine Außenwahrnehmung und die interne Zufriedenheit auswirken. Beschäftige dich also unbedingt mit Employer Branding, informiere dich bei unseren Kolleg*innen von OMR Jobs & HR über die wichtigsten Trends und sorge mit HR IT-Systemen dafür, dass du Prozesse mithilfe von Tools optimierst. Happy improving!

Wenn du wissen möchtest, was dich bei unseren Tool Talks erwartet, kannst du dich in unseren Recaps zu vergangenen Themen einlesen. Stay tuned für weitere Online-Sessions.