Das waren unsere HR Tool Talks: Was Softwares fürs Personalwesen alles können

1. Tool Talks zum Thema HR-Management-Systeme – die Allrounder für deine Personalprozesse
2. Tool Talks zum Thema Bewerbungsmanagement – Neue Talente mit gutem Bewerbermanagement überzeugen
3. Tool Talks zum Thema Arbeitszeitdokumentation – Zeit für Zeiterfassung
4. Neuer Tool Talk zum Thema Onboarding – Aller Anfang ist schwer, auch im Arbeitsleben
5. Im „War for Talents“ ist keine Zeit für Fehler

HR-Management, Zeiterfassung, Bewerbermanagement – die To-do-Listen von Personalteams sind lang. Insbesondere im „War for Talents“ (aber auch sonst) reicht es für Unternehmen nicht mehr aus, attraktive Stellen auszuschreiben und Mitarbeitende ansonsten sich selbst zu überlassen. Damit Personalprozesse möglichst effizient und für alle Seiten zufriedenstellend ablaufen, gibt es immer mehr Unterstützung von HR-Tools. Sie helfen Personaler*innen dabei, sämtliche Aufgaben rund um Mitarbeitende zu erledigen und dabei jederzeit den Überblick zu behalten. 

Hierbei entstehen mit wachsenden Teams und auf strengen Rechtsgrundlagen ganz besondere Anforderungen an HR-Systeme. Im Rahmen unserer HR Tool Talk Week haben wir diese Anforderungen genauer unter die Lupe genommen und gezeigt, worauf es bei Tools für HR-Management, Zeiterfassung und Bewerbermanagement ankommt. Die wichtigsten Infos gibt’s in diesem Artikel – damit du in Zukunft unter anderem auf wirre Exceltabellen für die Lohnabrechnung verzichten kannst.

Zu gern gesehenen Software-Anbietern unserer inzwischen acht HR Tool Talks zählen:

Tool Talks zum Thema HR-Management-Systeme – die Allrounder für deine Personalprozesse

Aufgaben im Personalwesen automatisieren und alle wichtigen Daten auf einen Blick einsehen – das ist mit sogenannten HR-Management-Systemen möglich. Sie sind wahre Allrounder für deine Personalprozesse und decken häufig einen Großteil der wichtigsten To-dos ab. Das Tool-Angebot ist hierbei riesig und mindestens genauso vielfältig wie die Aufgaben, die sich damit erledigen lassen.

 

HR-Management-Systeme (HRMS) sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Noch immer laufen HR-Prozesse in vielen Unternehmen ohne passende Tools ab und werden stattdessen bspw. mithilfe von Excel erledigt. Das ist grundsätzlich nicht verkehrt, sorgt allerdings oft für unnötigen Aufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz. Hier kommen HRMS ins Spiel: Mit ihnen kannst du Mitarbeiterdaten sicher und DSGVO-konform zentral ablegen und verwalten. Basierend auf dem Baukastenprinzip bieten dir HRMS darüber hinaus viele unterschiedliche Funktionen und Vorteile – passend zu deinem Business und seinen Anforderungen. Mit HR-Management-Systemen kannst du beispielsweise …

• … den Zugriff auf Daten steuern und dafür sorgen, dass nur Berechtigte für sie bestimmte Informationen einsehen können.
• … Mitarbeiterdaten ohne hohen Aufwand stets aktuell halten.
• … Arbeitszeiten in deinem Unternehmen sauber erfassen.
• … effizientes Abwesenheitsmanagement betreiben und so den Überblick über Kapazitäten behalten.
• … Lohnabrechnungen erledigen.
• … sämtliche Daten rund um deine Mitarbeitenden (wie Krankheitsquoten oder Fluktuation) im Blick behalten und so fundierte Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus bieten viele HRMS hilfreiche Funktionen fürs Recruiting oder für die Mitarbeiterentwicklung. So unterstützen sie dich bei der Definition von Karrierepfaden, in Feedback-Prozessen und anderen wichtigen Themen, die deine Teams betreffen. Und die solltest du nicht außer Acht lassen: Laut ihm investieren Unternehmen häufig besonders viel in ihr Recruiting, um gute Mitarbeitende zu finden, vernachlässigen dafür aber ihre internen HR-Prozesse. Gibst du dir an dieser Stelle keine Mühe und kümmerst dich nicht um die Personalentwicklung, riskierst du Unzufriedenheit in deinem Betrieb und somit im Zweifelsfall vermeidbare Kündigungen.

Einen Überblick über HRMS gab’s bereits zweimal, beide Talks wurden von Benjamin Böhmer von scaliify moderiert. Zunächst erklärte er als Branchenexperte, worauf du bei der Wahl deines HRMS achten solltest:

In vielen Unternehmen sind passende und effiziente HR-Tools noch immer Mangelware. Dabei sollten sie eines der Herzstücke interner Abläufe sein und Personaler*innen den Alltag erheblich erleichtern. Damit du deine Personalprozesse künftig einfacher regeln kannst, hat Benjamin in unserem Tool Talk ein paar Tipps für die Wahl deines HR-Management-Systems parat:

1. Erstelle eine Anforderungsliste: Was sind die Anforderungen deines Unternehmens und welche Funktionen sind besonders wichtig? Was ist bei der täglichen Arbeit deines HR-Teams der größte Zeitfresser? An welche anderen Tools muss die neue Software angebunden werden können?
2. Schaue dir verschiedene Anbieter an und fühle ihnen auf den Zahn. Behalte dabei immer deine individuellen Unternehmensanforderungen im Hinterkopf.
3. Teste das für dich interessanteste Tool und kläre Fragen rund um Kundensupport und den Implementierungsprozess. So stellst du sicher, dass du bei der Einführung der neuen Software nicht auf dich allein gestellt bist.

Klar ist hierbei: Die eine Lösung für alle gibt es nicht. Dafür sind Unternehmen und ihre Anforderungen an Tools – auch im Personalwesen – viel zu individuell. Daher lohnt sich ein genauer Blick auf unterschiedliche Software-Anbieter, die oft verschiedenste Anwendungsfälle bedienen. Folgende Funktionen sollten HRMS laut Benjamin allerdings auf alle Fälle mitbringen:

• Analysen und Reportings, z. B. in Form von Dashboards
• Tracking von Bewerbungsprozessen und Bewerberdatenmanagement
• Elektronische Formulare und Signaturen
• Automatisierte Personalverwaltungsprozesse
• Integrationen zu weiteren Systemen, wie z. B. DATEV für die Lohnbuchhaltung

Folgende Anbieter nahmen bereits in den Tool Talks zum Thema HRM-Systeme teil:

Juli 2024

Factorial

Personio

HRworks

Januar 2024

Sage HR

Factorial

rexx systems

Tool Talks zum Thema Bewerbungsmanagement – Neue Talente mit gutem Bewerbermanagement überzeugen

Deine Mitarbeitenden sind der wichtigste Teil deines Unternehmens. Ohne sie würde dein Laden schlichtweg nicht laufen. Deshalb solltest du vor allem für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sorgen und so sicherstellen, dass deine Leute auch bei dir bleiben wollen. Gleichzeitig kann es aus unterschiedlichen Gründen dazu kommen, dass du auf weitere Bewerbungen angewiesen bist – sei es, weil dein Unternehmen wächst oder weil du Stellen nachbesetzen musst.

Um diese Bewerbungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du auf Bewerbermanagement-Software setzen. Sie unterstützt dich in den unterschiedlichsten Schritten des Recruitings von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Das sorgt wiederum dafür, dass während des Bewerbungsprozesses nichts untergeht, deine Bewerber*innen stets im Loop sind und dich so besonders positiv wahrnehmen – insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je.

 

Bewerber*innen wünschen sich eine gute Candidate Experience. Bekommen sie die woanders, verlierst du sie während des Bewerbungsprozesses – und somit auch potenziell gute Mitarbeitende. Sorgst du wiederum für reibungslose Abläufe und lässt deine Bewerber*innen nicht ewig auf Rückmeldung warten, sammelst du wichtige Pluspunkte.

Gutes Bewerbermanagement …

• … zieht weitere Talente an und ermöglicht erfolgreiche Einstellungen.
• … sorgt für eine positive Candidate Experience, z. B. durch Wertschätzung.
• … ermöglicht das Tracking deiner Prozesse und fundierte Entscheidungen.

Um von diesen positiven Auswirkungen zu profitieren, ist es mittlerweile fast unerlässlich, auf die richtigen Tools für deine Bewerbungsprozesse zu setzen. Sie helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, Abläufe effizienter zu gestalten und Fehler zu vermeiden.

Wie in den anderen HR-Bereichen gilt auch beim Bewerbermanagement: Ein Tool passt nicht für alle Unternehmen. Die Wahl der richtigen Software hängt von den Anforderungen und Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Höre dich dafür in den jeweiligen Teams um und hole dir Input von deinen Profis für IT und Datenschutz und vom Betriebsrat. Frage dich zusammen mit ihnen, was dein Unternehmen mit dem Bewerbermanagement-System erreichen möchte und wie es sich in deinen bestehenden Tech Stack einfügen lässt. Außerdem solltest du wissen, wie viele Vakanzen jährlich in deinem Unternehmen besetzt werden. Hast du deinen Anforderungskatalog aufgestellt, kannst du Tool-Anbieter vergleichen, testen und dir Angebote einholen.

Was Bewerbermanagement-Softwares bzw. Applicant Tracking Systems (ATS) für dich tun können und worauf du bei der Wahl eines Tools achten solltest, darüber gibt es viel zu sagen. Wir haben mit Wirtschaftspsychologin Buket Göztas sowie mit Managing Director bei WorkTech Advisory, Jens Bender, während der HR Tool Talks gesprochen.

Diese Softwares waren bereits in den Tool Talks zum Thema Bewerbermanagement vertreten:

Juli 2024

Recruitee

d.vinci Bewerbermanagement

softgarden

Januar 2024

softgarden

Personio

d.vinci Bewerbermanagement

Tool Talks zum Thema Arbeitszeitdokumentation – Zeit für Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat schon 2019 entschieden, dass Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Das entsprechende Gesetz steht in Deutschland noch immer aus, ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 macht aber klar: Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht wirklich (BAG – 1 ABR 22/21). Unternehmen sollten also am besten schon längst die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren. Tun sie dies nicht, drohen ihnen hohe Bußgelder – trotz noch fehlender Gesetzesgrundlage. 

 

Dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen, hat natürlich einen wichtigen Grund: Arbeitsschutz. Angestellte sollen – vereinfacht gesagt – davor bewahrt werden, zu viele Überstunden zu leisten und so ihre Gesundheit zu gefährden. Daneben sprechen jedoch noch positive Auswirkungen aufs Employer Branding und eine erleichterte Lohnabrechnung bei Stundenmodellen für die Zeiterfassung in Unternehmen. International lässt sich bereits länger beobachten, dass immer mehr Maßnahmen für den Schutz von Arbeitnehmenden ergriffen werden. In Frankreich müssen Unternehmen Überstunden und Arbeitszeiten beispielsweise schon seit 2016 erfassen.

In welcher Form die Zeiterfassung in deinem Unternehmen erfolgen muss, ist nicht abschließend geregelt. Theoretisch kannst du auch zu Stift und Papier oder akribisch geführten Exceltabellen greifen. Alexandra Edl, Moderatorin gleich zweier Tool Talks, empfiehlt allerdings, Zeiten von vornherein elektronisch festzuhalten. So bist du vorbereitet, falls diese Form der Zeiterfassung doch zur Pflicht wird, weil sie der Expertin zufolge einfach mehr Klarheit schafft.

Damit du in dem großen Angebot an Zeiterfassungs-Tools das richtige für dein Unternehmen findest, solltest du dich zunächst vorbereiten. Denn je nach Geschäftsfeld und anfallenden To-dos können sich ganz unterschiedliche Systeme für dein Business eignen.

Alexandra empfiehlt …

1. … zunächst eine Anforderungsanalyse durchzuführen und basierend auf den Bedürfnissen deiner Teams klare Ziele zu formulieren (auch im Hinblick auf die Integration des Zeiterfassungssystems mit anderen Tools in deinem Tech Stack).
2. … Anbieter vorher zu selektieren, bspw. basierend auf Bewertungen und möglichen Kosten.
3. … eine engere Tool-Auswahl in Testphasen und Demos unter die Lupe zu nehmen.

Welche Lösung die sinnvollste für dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Neben klassischen Stundenzetteln bieten sich für viele Betriebe bzw. Abteilungen zum Beispiel stationäre Terminals an, die eine Art weiterentwickelte Stechuhr sind. So müssen Mitarbeitende nicht über einen Computer oder ein anderes Gerät auf die Zeiterfassungs-Software zugreifen, sondern können sich bspw. mit einem Chip ein- und ausstempeln. 

Besonders praktisch ist das in produzierenden Gewerben oder anderen Jobs, die nicht unbedingt am Schreibtisch stattfinden. Doch auch hinter solchen Terminals steckt letztlich natürlich eine Software. Je nach Anforderungen kannst du so auch auf Tools zurückgreifen, die sowohl das klassische Stempeln als auch die Zeiterfassung via Computer oder App unterstützen. Und auch, wenn du keine physische Stempeluhr benötigst, gibt es zahlreiche Zeiterfassungs-Tools, auf die du in deinem Unternehmen setzen kannst.

Guido Zander, unser Branchenexperte des allerersten Talks ist ebenso überzeugt der technischen Arbeitszeiterfassung: So behalten alle Beteiligten den Überblick und die Softwares nehmen viele Arbeitsschritte ab. Bevor du dich also für ein Tool entscheidest, solltest du dich mit laut ihm ein paar Fragen beschäftigen. Zum Beispiel:

• Welche Features benötigst du? Reicht einfache Zeitdokumentation oder soll das Tool noch mehr können?
• Wie groß ist dein Unternehmen?
• In welcher Branche bist du unterwegs?
• Muss das Tool mit einem Terminal verbunden werden?

Diese Tools standen bereits in den drei Tool Talks zum Thema Zeiterfassungssoftware Rede und Antwort:

Juli 2024

kiwiHR

TimeTac

ZEP

Januar 2024

clockin

Factorial

ZMI

März 2023

Crewmeister

ZMI

ZEP

Neuer Tool Talk zum Thema Onboarding – Aller Anfang ist schwer, auch im Arbeitsleben

Onboarding ist ein strukturierter Prozess, der neuen Mitarbeitenden hilft, sich in einem Unternehmen einzuleben. Es umfasst die Einführung in die Unternehmenskultur, aber auch die Vermittlung der notwendigen Fachkenntnisse sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen bzw. Unterstützung für einen erfolgreichen Start. Ein effektives Onboarding ist besonders in Zeiten des Fachkräftemangels wichtig, denn es verbessert die Mitarbeiterbindung, ihre Zufriedenheit und letztlich auch ihre Arbeitsleistung.

 

Onboarding-Tools helfen dir, den gesamten Prozess der Einführung neuer Kolleg*innen zu organisieren und bestenfalls zu automatisieren, wodurch administrative Aufgaben effizienter und fehlerfrei erledigt werden. Sie ermöglichen eine gesteuerte Verwaltung und Bereitstellung von Schulungsmaterialien, Unterlagen und ersten To-do-Listen, die neuen Mitarbeitenden ihren Einstieg erleichtern sollen. Zudem bieten sie auch Tracking- und Feedback-Funktionen, die den Lernfortschritt überwachen und stetige Verbesserungen des Onboarding-Prozesses ermöglichen, sodass dieser immer effektiver wird.

Empfehlenswerte Funktionen von Onboarding-Software umfassen: 

• Checklisten und Workflows
• Dokumentenmanagement
• Automatisierungen
• Kommunikations- und Feedbackplattformen
• Dashboards
• Mobile Apps

Wie du das passende Tool für deine Onboarding-Prozesse findest und worauf du bei der Auswahl achten solltest, darüber sprach Expertin, CEO und Founder von HR Collective, Linh Grete. Sie leitete das Thema mit den Phasen des idealen Einlernens ein, denn gelungenes Onboarding findet schon vor dem ersten Arbeitstag statt:

1. Das Pre-Boarding als Vorbereitung auf den Arbeitsbeginn (Willkommensmail, Anschaffung der Arbeitsmittel, Bereitstellung von Kennenlernmaterial etc.)
2. Am ersten Tag werden Zugänge gegeben, du heißt den Newbie willkommen und stellst sicher, dass er*sie einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen gewinnt.
3. Innerhalb der ersten Woche kommen Schulungen, Einzelgespräche und weitere Kennlernsituationen auf das neue Teammitglied zu.
4. Über die ersten Ziele, Performance-Leistungen und vertiefende Aufgaben kannst du nach etwa 90 Tagen sprechen.
5. Nach einem Jahr sollte es ausführliches Feedback in beide Richtungen gehen und über die weiteren Karrieremöglichkeiten gesprochen werden.

Das Onboarding beginnt also mit Vertragsunterzeichnung und endet mit dem selbstständigen Erledigen der Aufgaben. Linh empfiehlt den 30-60-90-Plan als Richtwert für beide Seiten.

Diese drei Tools hatten nach der Intro Gelegenheit, sich im Tool Talk Juli 2024 vorzustellen:

Personio

Factorial

elearnio

Im „War for Talents“ ist keine Zeit für Fehler

In unseren HR Tool Talk Weeks wird deutlich, dass Fachkräftemangel eine ernst zu nehmende Challenge ist. Unternehmen stehen einem Arbeitnehmermarkt gegenüber, der wenig Platz für Unachtsamkeiten bietet. Vernachlässigst du potenzielle Mitarbeitende oder deine Angestellten, kann sich das negativ auf deine Außenwahrnehmung und die interne Zufriedenheit auswirken. Beschäftige dich also unbedingt mit Employer Branding, informiere dich bei unseren Kolleg*innen von OMR Jobs & HR über die wichtigsten Trends und sorge dafür, dass du Prozesse mithilfe von Tools optimierst. Happy improving!

Wenn du wissen möchtest, was dich bei unseren Tool Talks erwartet, kannst du dich in unseren Recaps zu vergangenen Themen einlesen. Stay tuned für weitere Online-Sessions.