Darum geht’s bei Tools für HR Management, Zeiterfassung und Bewerbermanagement

HR Management, Zeiterfassung, Bewerbermanagement – die To-do-Listen von Personalteams sind lang. Insbesondere im „War for Talents“ (aber auch sonst) reicht es für Unternehmen nicht mehr aus, attraktive Stellen auszuschreiben und Mitarbeitende ansonsten sich selbst zu überlassen. Damit Personalprozesse möglichst effizient und für alle Seiten zufriedenstellend ablaufen, gibt es immer mehr Unterstützung von HR Tools. Sie helfen Personaler*innen dabei, sämtliche Aufgaben rund um Mitarbeitende zu erledigen und dabei jederzeit den Überblick zu behalten. Hierbei entstehen mit wachsenden Teams und auf strengen Rechtsgrundlagen ganz besondere Anforderungen an HR Systeme. Im Rahmen unserer HR Tool Talk Week haben wir diese Anforderungen genauer unter die Lupe genommen und gezeigt, worauf es bei Tools für HR Management, Zeiterfassung und Bewerbermanagement ankommt. Die wichtigsten Infos gibt’s in diesem Artikel – damit du in Zukunft unter anderem auf wirre Exceltabellen für die Lohnabrechnung verzichten kannst.

Du hast unsere HR Tool Talk Week verpasst? Das ist zum Glück nicht schlimm: Wir verraten dir in unserem Recap, wie du die Tool Talks auch nachträglich ansehen kannst.

HR-Management-Systeme – die Allrounder für deine Personalprozesse

Aufgaben im Personalwesen automatisieren und alle wichtigen Daten auf einen Blick einsehen – das ist mit sogenannten HR-Management-Systemen möglich. Sie sind wahre Allrounder für deine Personalprozesse und decken häufig einen Großteil der wichtigsten To-dos ab. Das Tool-Angebot ist hierbei riesig und mindestens genauso vielfältig wie die Aufgaben, die sich damit erledigen lassen. Einen Überblick gab’s deshalb in unserem ersten Tool Talk aus der HR-Reihe: Gemeinsam mit Benjamin Böhmer von scaliify haben wir die Tools Sage HR, rexx systems und Factorial unter die Lupe genommen und die wichtigsten Fragen zu ihrer Nutzung geklärt.

Was sind HR-Management-Systeme?

Laut Benjamin sind HR-Management-Systeme (HRMS) ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Noch immer laufen HR-Prozesse in vielen Unternehmen ohne passende Tools ab und werden stattdessen bspw. mithilfe von Excel erledigt. Das ist grundsätzlich nicht verkehrt, sorgt allerdings oft für unnötigen Aufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz. Hier kommen HRMS ins Spiel: Mit ihnen kannst du Mitarbeiterdaten sicher und DSGVO-konform zentral ablegen und verwalten. Basierend auf dem Baukastenprinzip bieten dir HRMS darüber hinaus viele unterschiedliche Funktionen und Vorteile – passend zu deinem Business und seinen Anforderungen. Mit HR-Management-Systemen kannst du beispielsweise …

• … den Zugriff auf Daten steuern und dafür sorgen, dass nur Berechtigte für sie bestimmte Informationen einsehen können.
• … Mitarbeiterdaten ohne hohen Aufwand stets aktuell halten.
• … Arbeitszeiten in deinem Unternehmen sauber erfassen.
• … effizientes Abwesenheitsmanagement betreiben und so den Überblick über Kapazitäten behalten.
• … Lohnabrechnungen erledigen.
• … sämtliche Daten rund um deine Mitarbeitenden (wie Krankheitsquoten oder Fluktuation) im Blick behalten und so fundierte Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus bieten viele HRMS hilfreiche Funktionen fürs Recruiting oder für die Mitarbeiterentwicklung. So unterstützen sie dich bei der Definition von Karrierepfaden, in Feedback-Prozessen und anderen wichtigen Themen, die deine Teams betreffen. Und die solltest du Björn zufolge nicht außer Acht lassen: Laut ihm investieren Unternehmen häufig besonders viel in ihr Recruiting, um gute Mitarbeitende zu finden, vernachlässigen dafür aber ihre internen HR-Prozesse. Gibst du dir an dieser Stelle keine Mühe und kümmerst dich nicht um die Personalentwicklung, riskierst du Unzufriedenheit in deinem Betrieb und somit im Zweifelsfall vermeidbare Kündigungen.

Worauf du bei der Wahl deines HRMS achten solltest

In vielen Unternehmen sind passende und effiziente HR Tools noch immer Mangelware. Dabei sollten sie eines der Herzstücke interner Abläufe sein und Personaler*innen den Alltag erheblich erleichtern. Damit du deine Personalprozesse künftig einfacher regeln kannst, hat Benjamin in unserem Tool Talk ein paar Tipps für die Wahl deines HR-Management-Systems parat:

1. Erstelle eine Anforderungsliste: Was sind die Anforderungen deines Unternehmens und welche Funktionen sind besonders wichtig? Was ist bei der täglichen Arbeit deines HR Teams der größte Zeitfresser? An welche anderen Tools muss die neue Software angebunden werden können?
2. Schaue dir verschiedene Anbieter an und fühle ihnen auf den Zahn. Behalte dabei immer deine individuellen Unternehmensanforderungen im Hinterkopf.
3. Teste das für dich interessanteste Tool und kläre Fragen rund um Kundensupport und den Implementierungsprozess. So stellst du sicher, dass du bei der Einführung der neuen Software nicht auf dich allein gestellt bist.

Klar ist hierbei: Die eine Lösung für alle gibt es nicht. Dafür sind Unternehmen und ihre Anforderungen an Tools – auch im Personalwesen – viel zu individuell. Aus diesem Grund lohnt sich ein genauer Blick auf unterschiedliche Software-Anbieter, die oft verschiedenste Anwendungsfälle bedienen. Folgende Funktionen sollten HRMS laut Benjamin allerdings auf alle Fälle mitbringen:

• Analysen und Reportings, z. B. in Form von Dashboards
• Tracking von Bewerbungsprozessen und Bewerberdatenmanagement
• Elektronische Formulare und Signaturen
• Automatisierte Personalverwaltungsprozesse
• Integrationen zu weiteren Systemen, wie z. B. DATEV für die Lohnbuchhaltung

Sage HR, rexx systems und Factorial – das sind ihre wichtigsten Funktionen

Einen genauen Blick hat Benjamin während des Tool Talks auf Sage HR, rexx systems und Factorial geworfen. Sie alle erfüllen unterschiedliche Anforderungen und eignen sich daher für verschiedene Unternehmen und To-dos:

Sage HR ist eine Personalmanagement-Software für Unternehmen jeder Größe. Die Cloud-Lösung ist modular aufgebaut und lässt sich somit individuell zusammenstellen. Mit Sage hast du unter anderem digitale Personalakten, Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung, Zeiterfassung und Recruiting im Blick. Das Tool lässt dich eigene Berichte erstellen und automatisieren. Das erleichtert wiederum deine Planungsprozesse. Um Unternehmen bei der Software-Implementierung zu unterstützen, setzt Sage unter anderem auf Mitarbeiter-Onboardings.

rexx systems ist ein HR-Management-System für mittelständische Unternehmen ab ca. 150 Mitarbeitenden und für Konzerne. Das Tool setzt vor allem auf Skalierbarkeit und soll so einfach mit Unternehmen mitwachsen können – zum Beispiel bei der Eröffnung neuer Standorte. Hierfür kannst du mit rexx systems unter anderem dein Recruiting durchführen, Onboardings vorbereiten und Weiterbildungen in die Wege leiten. Schnittstellen zu weiteren Tools sorgen dafür, dass sich die Software effektiv in deinen bestehenden Tech Stack eingliedern lässt. rexx systems ist international vertreten und erfüllt unterschiedliche länderspezifische Anforderungen.

Bei Factorial steht die Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund: Der Tool-Anbieter aus Spanien möchte vor allem, dass Mitarbeitende die Software gern verwenden. Dabei richtet sie sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen und lässt sich je nach Bedarf baukastenartig zusammenstellen. So kannst du mit Factorial bspw. digitale Personalakten, Onboardings, Zeiterfassung, Abwesenheiten und deine Lohnbuchhaltung organisieren. Dabei helfen dir unter anderem Automatisierungen, Workflows und übersichtliche Diagramme.

Du möchtest erfahren, was du bei der Wahl eines HRMS außerdem beachten solltest und welche weiteren wichtigen Funktionen und Features Sage HR, rexx Systems und Factorial mitbringen? Dann solltest du dir die kostenlose Aufzeichnung unseres HRMS Tool Talks ansehen. Darin verraten die Tool-Anbieter auch, welche Innovationen du in nächster Zeit von ihnen erwarten kannst – KI ist hier Stichwort – und du lernst ihre Softwares anhand von Beispiel-Cases genauer kennen.

Zeiterfassung – die Pflicht ruft

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat schon 2019 entschieden, dass Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Das entsprechende Gesetz steht in Deutschland noch immer aus, ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 macht aber klar: Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht wirklich (BAG - 1 ABR 22/21). Unternehmen sollten also am besten schon längst die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren. Tun sie dies nicht, drohen ihnen hohe Bußgelder – trotz noch fehlender Gesetzesgrundlage. Damit dein Unternehmen ab sofort auf der sicheren Seite ist, drehte sich der zweite Tool Talk unserer HR Tool Talk Week um Zeiterfassung und die passenden Softwares. Mit dabei waren Alexandra Edl von Edl Consulting und die Tool-Anbieter clockin, ZMI und Factorial.

Wofür ist Zeiterfassung überhaupt gut?

Dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen, hat natürlich einen wichtigen Grund: Arbeitsschutz. Angestellte sollen – vereinfacht gesagt – davor bewahrt werden, zu viele Überstunden zu leisten und so ihre Gesundheit zu gefährden. Daneben sprechen laut Alexandra jedoch noch positive Auswirkungen aufs Employer Branding und eine erleichterte Lohnabrechnung bei Stundenmodellen für die Zeiterfassung in Unternehmen. International lässt sich bereits länger beobachten, dass immer mehr Maßnahmen für den Schutz von Arbeitnehmenden ergriffen werden. In Frankreich müssen Unternehmen Überstunden und Arbeitszeiten beispielsweise schon seit 2016 erfassen.

So findest du das richtige Zeiterfassungssystem

In welcher Form die Zeiterfassung in deinem Unternehmen erfolgen muss, ist nicht abschließend geregelt. Theoretisch kannst du auch zu Stift und Papier oder akribisch geführten Exceltabellen greifen. Alexandra empfiehlt allerdings, Zeiten von vornherein elektronisch festzuhalten. So bist du vorbereitet, falls diese Form der Zeiterfassung doch zur Pflicht wird, weil sie der Expertin zufolge einfach mehr Klarheit schafft.

Damit du in dem großen Angebot an Zeiterfassungs-Tools das richtige für dein Unternehmen findest, solltest du dich zunächst vorbereiten. Denn je nach Geschäftsfeld und anfallenden To-dos können sich ganz unterschiedliche Systeme für dein Business eignen.

Alexandra empfiehlt …

1. … zunächst eine Anforderungsanalyse durchzuführen und basierend auf den Bedürfnissen deiner Teams klare Ziele zu formulieren (auch im Hinblick auf die Integration des Zeiterfassungssystems mit anderen Tools in deinem Tech Stack).
2. … Anbieter vorher zu selektieren, bspw. basierend auf Bewertungen und möglichen Kosten.
3. … eine engere Tool-Auswahl in Testphasen und Demos unter die Lupe zu nehmen.

Welche Lösung die sinnvollste für dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Neben klassischen Stundenzetteln bieten sich für viele Betriebe bzw. Abteilungen zum Beispiel stationäre Terminals an, die eine Art weiterentwickelte Stechuhr sind. So müssen Mitarbeitende nicht über einen Computer oder ein anderes Gerät auf die Zeiterfassungs-Software zugreifen, sondern können sich bspw. mit einem Chip ein- und ausstempeln. Besonders praktisch ist das in produzierenden Gewerben oder anderen Jobs, die nicht unbedingt am Schreibtisch stattfinden. Doch auch hinter solchen Terminals steckt letztlich natürlich eine Software. Je nach Anforderungen kannst du so auch auf Tools zurückgreifen, die sowohl das klassische Stempeln als auch die Zeiterfassung via Computer oder App unterstützen. Und auch, wenn du keine physische Stempeluhr benötigst, gibt es zahlreiche Zeiterfassungs-Tools, auf die du in deinem Unternehmen setzen kannst. Drei von ihnen haben sich bei unserem Tool Talk näher vorgestellt.

Diese Möglichkeiten bieten Clockin, ZMI und Factorial für deine Zeiterfassung

clockin ist ein Zeiterfassungs-Tool, das sich hauptsächlich für kleine und mittelständische Unternehmen eignet. Die Idee für die Software ist mit dem Handwerk im Hinterkopf entstanden, wo in der Regel wenig mit Software gearbeitet wird und wo viele manuelle Prozesse stattfinden. Gleichzeitig war den Gründern von clockin wichtig, dass auch Mitarbeitende im Büro oder Homeoffice ihre Arbeitszeiten problemlos mit demselben Tool erfassen können. Dementsprechend lässt sich clockin auf unterschiedlichen Endgeräten und bspw. an Tablet-Terminals anwenden. In der clockin-App können Mitarbeitende zudem ihre Abwesenheiten verwalten und via DATEV-Schnittstelle lassen sich Auswertungen am Monatsende einfach an die Steuerberatung übermitteln. Der Tool-Anbieter hat sich Einfachheit auf die Fahne geschrieben und möchte mit clockin eine leicht zugängliche und schnell zu installierende Software anbieten.

Auch bei ZMI ist Zeiterfassung die Kernfunktion. Darüber hinaus kann die Einführung des Tools für einige Unternehmen Sprungbrett zur Digitalisierung sein. ZMI eignet sich hierbei vor allem für komplexere Fälle in Betrieben sämtlicher Größen. Das gilt beispielsweise, wenn du Schichtmodelle abbilden möchtest oder Tarifverträge berücksichtigen musst. Mit ZMI können deine Mitarbeitenden zudem ihre Abwesenheiten wie Urlaube und Krankheiten verwalten und auch hier ist die einfache Datenübermittlung per DATEV-Schnittstelle möglich. Sind deine Mitarbeitenden viel unterwegs, können sie ihre Arbeitszeiten außerdem mobil per App erfassen. Darüber hinaus bietet ZMI die Möglichkeit, sich auch an festen Terminals einzustempeln.

Factorial ist ein umfassendes HR-Management-System, das dir darüber hinaus auch Möglichkeiten zur Zeiterfassung bietet. Mit dem Tool können sich deine Mitarbeitenden auf verschiedene Weise ein- und ausstempeln, wodurch sich Factorial für unterschiedliche Branchen und Unternehmensbereiche eignet. Auch mit Factorial kannst du einfach Schichtpläne erstellen und behältst den Überblick über verfügbare Mitarbeitende. Da es sich bei Factorial hauptsächlich um ein HRMS handelt, eignet sich die Software vor allem für Unternehmen, die mehr umsetzen wollen als die reine Arbeitszeiterfassung.

Du möchtest in Sachen Arbeitszeiterfassung auf Nummer sicher gehen? Dann solltest du dir die kostenlose Aufzeichnung unseres Tool Talks über Zeiterfassung ansehen. Darin lernst du die hier vorgestellten Tools und ihre Funktionen noch näher kennen und erfährst beispielsweise, wie sie dich vor Arbeitszeitüberschreitung bewahren, inwieweit du Projektzeiten tracken kannst und welches Tool dir welche Art von Reportings bietet.

Neue Talente mit gutem Bewerbermanagement überzeugen

Deine Mitarbeitenden sind der wichtigste Teil deines Unternehmens. Ohne sie würde dein Laden schlichtweg nicht laufen. Deshalb solltest du vor allem für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sorgen und so sicherstellen, dass deine Leute auch bei dir bleiben wollen. Gleichzeitig kann es aus unterschiedlichen Gründen dazu kommen, dass du auf weitere Bewerbungen angewiesen bist – sei es, weil dein Unternehmen wächst oder weil du Stellen nachbesetzen musst. Um diese Bewerbungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du auf Bewerbermanagement-Software setzen. Sie unterstützt dich in den unterschiedlichsten Schritten des Recruitings von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Das sorgt wiederum dafür, dass während des Bewerbungsprozesses nichts untergeht, deine Bewerber*innen stets im Loop sind und dich so besonders positiv wahrnehmen – insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je.

Was Bewerbermanagement-Softwares bzw. Applicant Tracking Systems (ATS) für dich tun können und worauf du bei der Wahl eines Tools achten solltest, haben wir mit der Wirtschaftspsychologin Buket Göztas in unserem dritten HR Tool Talk besprochen. Sie hat für dich außerdem den Bewerbermanagement-Tools softgarden, Personio und d.vinci auf den Zahn gefühlt.

Warum ist gutes Bewerbermanagement so wichtig?

Bewerber*innen wünschen sich eine gute Candidate Experience. Bekommen sie die woanders, verlierst du sie während des Bewerbungsprozesses – und somit auch potenziell gute Mitarbeitende. Sorgst du wiederum für reibungslose Abläufe und lässt deine Bewerber*innen nicht ewig auf Rückmeldung warten, sammelst du wichtige Pluspunkte.

Gutes Bewerbermanagement …

• … zieht weitere Talente an und ermöglicht erfolgreiche Einstellungen.
• … sorgt für eine positive Candidate Experience, z. B. durch Wertschätzung.
• … ermöglicht das Tracking deiner Prozesse und fundierte Entscheidungen.

Um von diesen positiven Auswirkungen zu profitieren, ist es mittlerweile fast unerlässlich, auf die richtigen Tools für deine Bewerbungsprozesse zu setzen. Sie helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, Abläufe effizienter zu gestalten und Fehler zu vermeiden.

So findest du das passende Tool für dein Bewerbermanagement

Wie in den anderen HR-Bereichen gilt auch beim Bewerbermanagement: Ein Tool passt nicht für alle Unternehmen. Die Wahl der richtigen Software hängt von den Anforderungen und Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Höre dich dafür in den jeweiligen Teams um und hole dir Input von deinen Profis für IT und Datenschutz und vom Betriebsrat. Frage dich zusammen mit ihnen, was dein Unternehmen mit dem Bewerbermanagement-System erreichen möchte und wie es sich in deinen bestehenden Tech Stack einfügen lässt. Außerdem solltest du wissen, wie viele Vakanzen jährlich in deinem Unternehmen besetzt werden. Hast du deinen Anforderungskatalog aufgestellt, kannst du Tool-Anbieter vergleichen, testen und dir Angebote einholen.

So sorgen softgarden, Personio und d.vinci für glückliche Bewerber*innen und erfolgreiche HRler*innen

softgarden ist ein Bewerbermanagement-System für Unternehmen jeder Größe. Das Tool ermöglicht dir eine schnelle und transparente Kommunikation – sowohl mit deinen Bewerber*innen als auch intern mit deinen Teams. Damit du auf aktuelle Recruiting-Trends reagieren kannst, führt softgarden zudem regelmäßig Studien durch. So bist du immer up to date und weißt, worauf du in deinen Recruiting-Prozessen achten solltest. Um dich darüber hinaus stetig zu verbessern, bietet softgarden dir die Möglichkeit, Feedback deiner Bewerber*innen einzuholen. Mithilfe von Landingpages kannst du noch detaillierter über offene Stellen und dein Unternehmen informieren und so vor allem hart umkämpfte Fachkräfte überzeugen.

Mit Personio bekommst du kein reines Bewerbermanagement-Tool, sondern ein umfangreiches HR-Management-System. Die Software kommt europaweit in Tausenden Unternehmen zum Einsatz und richtet sich vor allem an kleine und mittelgroße Firmen. Personio begleitet dich vom Anfang bis zum Ende deiner Hiring-Prozesse: Du kannst bspw. über das Tool mit Bewerber*innen kommunizieren, Vorstellungsgespräche planen und Verträge erstellen. So hast du den gesamten Mitarbeiter-Lifecycle in einem Tool vereint und verlierst zu keiner Zeit wichtige To-dos und Abläufe aus den Augen.

d.vinci möchte Recruiting in der Tiefe abbilden und setzt daher nicht auf ein Komplettsystem. Stattdessen konzentriert sich das Tool rein auf Bewerbungsprozesse und ist besonders wertvoll für komplexere Fälle, z. B. bei vielen Teams oder mehreren Unternehmensstandorten. Mithilfe von Reportings kannst du zudem entscheiden, wie du die von dir benötigten Talente am besten erreichst und deine Recruitingmaßnahmen so besonders effektiv ausrichten. Kommt es zur Anstellung, kannst du deinen neuen Mitarbeitenden mit der Onboarding App einen besonders strukturierten und professionellen Einstieg bieten.

Dein Bewerbermanagement könnte runder laufen? In der kostenlosen Aufzeichnung unseres Tool Talks über Bewerbermanagement klären wir die wichtigsten Fragen rund ums Recruiting und die Tools dahinter. Darin gibt’s weiteren Input für deine Entscheidungsfindung, du erfährst, welche Workflows du unbedingt automatisieren solltest und wie es bei den Softwares in Sachen Implementierung, Datenschutz und Integrationen aussieht.

Im „War for Talents“ ist keine Zeit für Fehler

In unserer HR Tool Talk Week wurde deutlich, dass Fachkräftemangel eine ernstzunehmende Challenge ist. Unternehmen stehen einem Arbeitnehmermarkt gegenüber, der wenig Platz für Unachtsamkeiten bietet. Vernachlässigst du potenzielle Mitarbeitende oder deine Angestellten, kann sich das negativ auf deine Außenwahrnehmung und die interne Zufriedenheit auswirken. Beschäftige dich also unbedingt mit Employer Branding, informiere dich bei unseren Kolleg*innen von OMR Jobs & HR über die wichtigsten Trends und sorge dafür, dass du Prozesse mithilfe von Tools optimierst. Den Aufschlag machst du mit unseren Tool Talks über HR Management, Zeiterfassung und Bewerbermanagement. Happy improving!