HR-Prozessoptimierung: So gewinnst du Zeit für deine Strategiearbeit

Der deutsche Mittelstand hat es gerade nicht leicht. Zu der gefühlt dauerhaft anhaltenden Bärenaufgabe Personalgewinnung und den notwendigen strukturellen Änderungen nach dem Motto „Learning by doing“ während der Corona-Zeit kommen weitere Herausforderungen auf HR-Manager*innen zu. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter*innen inzwischen die wichtigsten „Kundinnen und Kunden“. Begrenzte Budgets sowie fehlende Ressourcen und Qualifikationen bremsen sie aus. 

Das Geheimnis zur Überwindung dieser herausfordernden Zeit lautet für die meisten personalverantwortlichen Leute HR-Prozessoptimierung sowie Performance-Management (Leistungsbewertungsverwaltung). So gewinnen Personalverantwortliche vor allem Zeit für Strategiearbeit und wertvolle Einblicke, die Mitarbeiter*innen vor inneren Kündigungen bewahren.

Wenn du dich fragst, wie du als Personaler*in im Jahr 2024 diese Hürden überwinden sollst, lies unbedingt diesen Artikel über die Prozessoptimierung im HR.

Warum ist HR-Prozessoptimierung wichtig? 

Die wichtigste Ressource eines Unternehmens ist der Mensch („Human Resource“). Der Unternehmenserfolg hängt dadurch maßgeblich mit dem Erfolg der Personalabteilung zusammen. Die Einführung von effektiven HR-Prozessen zielt auf die Optimierung deiner Standardprozesse ab. 

Die Prozessoptimierung im HR gewährleistet:

• standardisierte Unternehmensprozesse für eine schnelle und ressourcenschonende Abwicklung von Routineaufgaben (z. B. bei der Erhebung, Bearbeitung und Analyse von Daten),
• mehr Zeit für Strategiearbeit durch Automatisierung von Aufgaben,
• eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität,
• eine schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten wie Gesetzesänderungen und den Einsatz neuer Technologien,
• hohe Mitarbeiterakzeptanz bei Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekten durch Vertrauen und Transparenz,
• bessere Mitarbeitererfahrung von der Bewerbungsphase übers Onboarding und die Mitarbeiterentwicklung bis zur Kündigung, 
• Wettbewerbsvorteile durch die Gewinnung der besten Fachkräfte,
• niedrige Personalkosten aufgrund einer niedrigen Fluktuationsrate
• eine funktionierende unternehmensübergreifende Kommunikation, 
• eine erfolgreiche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit,
• Grundlage für flexible Arbeitsmodelle (z. B. im Homeoffice und Remote Work),
• die Stärkung der Gesundheit und des Wohlbefindens von Mitarbeiter*innen,
• eine positive Unternehmenskultur mit Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion,
• die Weiterentwicklung der Mitarbeiter*innen,
• eine hochwertige Datenqualität für faktenbasierte Entscheidungen.

So setzt du eine Prozessoptimierung im HR richtig um

Im Mittelpunkt all deiner Aktivitäten während der Optimierung stehen die steuernden, operativen und serviceorientierten Prozesse. Mit deinem Performance-Management kannst du die Mitarbeiterleistung nachhaltig verbessern und somit schneller deine Unternehmensziele erreichen. All diese Maßnahmen unterstützen Mitarbeiter*innen fachlich und persönlich dabei, optimale Ergebnisse zu erzielen und sich permanent weiterzuentwickeln.

Steuernde HR-Prozesse

Eine große Auswirkung auf die Personalsteuerung haben unter anderem deine Personalpolitik und dein Führungsstil. Zu den wichtigsten Aufgaben für eine Verbesserung der steuernden HR-Prozesse gehören:

• Durchführung von Mitarbeiterumfragen
• Umsetzung von Wettbewerbsanalysen
• Definition deiner Werte und Visionen (etwa in einem Mitarbeiterhandbuch)
• Aufstellung von Verhaltensregeln (z. B. im Verhaltenskodex oder in der Betriebsanweisung) 

Operative HR-Prozesse

Die schnellsten Veränderungen wirst du im operativen Bereich feststellen. Hierunter fallen alle HR-Prozesse, die den Arbeitsalltag direkt beeinflussen. Einerseits kannst du dich über schnelle Verbesserungen freuen. Andererseits können Änderungen genauso schnell zu einer Prozessverschlechterung führen. Diese operativen HR-Prozesse kannst du anpacken:

• Personalplanung: z. B. Personaleinsatzplanung und Schichtplanung für einen optimalen Ressourceneinsatz
• Rekrutierung: wie Candidate Journey und Bewerberprozesse für eine erfolgreiche Personalgewinnung
• Personalbeurteilung und -entwicklung: z. B. Feedbackkultur mit Jahresgesprächen sowie Rückmeldungen für Fach- und Führungskräfte, Weiterbildungsmaßnahmen bzw. E-Learning und Qualifikationsmanagement
• Vergütung: beispielsweise Vergütungsevaluierung (orientiert sich an der Branche, der Unternehmensgröße und dem Wettbewerb) und Abrechnungsprozesse
• Personalfreisetzung: z. B. Personalbedarfsermittlung zur Vermeidung von Überkapazitäten

Serviceorientierte HR-Prozesse

Die serviceorientierten HR-Prozesse haben in der Regel einen besonders großen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation sowie deren Produktivität. Wer diese Prozesse aus den Bereichen Personalcontrolling und -verwaltung außer Acht lässt, verliert viel Zeit und sorgt für stickige Luft. Zu diesen HR-Prozessen zählen unter anderem:

• Zeiterfassung: z. B. Arbeitszeittabellen für projektbasierte Zeiterfassung, Konfiguration von Arbeitsmustern und Freigabeprozesse
• Abwesenheit: etwa Abwesenheiten- und Fehlzeitenmanagement sowie Urlaubsplanung 
• Wohlbefinden: so wie ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• Stammdatenpflege: z. B. Betreuung von Personaldaten

Diese Software unterstützt dich bei einer HR-Prozessoptimierung 

Ansicht des Dashboards bei Sage

Du möchtest wissen, wie du all diese Prozesse im HR – am besten zeitgleich – einführen bzw. optimieren sollst? Keine Sorge! Es gibt Tools, die dich dabei unterstützen. Sie helfen dir neben der eigentlichen Prozessoptimierung, Prioritäten festzulegen und Fortschritte sichtbar zu machen, damit die Transformation nicht nur auf dem Papier, sondern auch im Herzen deiner Mitarbeiter*innen gelingt. Sage bietet mit mehr als 40 Jahren Erfahrung eine dieser Lösungen an. Die HR-Lösung ist die Cloud- und On-Prem-Lösung verfügbar.

Das HR-Tool bringt die Führungsebene mit der Belegschaft und neuen Talenten zusammen. Es unterstützt die Personalabteilung beim gesamten HR-Prozess vom ersten Tag des Onboardings bis zum letzten Tag des Offboardings, insbesondere durch Automatisierung. Zudem stellt es sicher, dass Arbeitgeber*innen langfristig auf hoch qualifizierte Mitarbeiter*innen zählen können und sie all ihren gesetzlichen Pflichten fristgerecht nachkommen.

Wesentliche Bestandteile von Sage:

• Personaldaten-Management mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem und Zugriffsrechten (z. B. die digitale Personalakte, Vorlagen für Dokumente wie Arbeitsverträge und Sozialversicherungsanmeldebögen)

• Mobiles Arbeiten bei der Erledigung von Personalaufgaben und der Zeitwirtschaft innerhalb des gesamten Unternehmens (wie ortsunabhängiges Arbeiten und Aufträge übers Handy bearbeiten)
• Personalentwicklungsmanagement (z. B. die systematische Erfassung der Skills, Planung der nächsten Karriereschritte und Einleitung konkreter Maßnahmen)
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• Recruiting- und Talentmanagement (beispielsweise Auswahl- und Bewertungsmanagement, Jobpostings, Lebenslaufanalysen und automatische E-Mail-Antworten)
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• Antrags- und Verwaltungsmanagement, Self-Service der Mitarbeiter*innen (z. B. zur eigenständigen Bearbeitung von Urlaubs- und Fortbildungsanträgen)

• Entgeltmanagement (z. B. Lohnabrechnung, Versand von Meldebescheinigungen an Sozialversicherungsträger, Berücksichtigung von Sonderregelungen für Mitarbeiter*innen des öffentlichen Dienstes)

• Rechtsmanagement (wie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben)

Du kannst klein anfangen und Sage für deine Lohnabrechnung nutzen. Mit Sage HR vereinfachst du dein gesamtes Personalmanagement. Alternativ bietet dir die Sage HR Suite eine integrierte HR- und Personalabrechnungslösung. Mit Sage People deckst du als mittelständisches oder großes Unternehmen deine kompletten HR-Prozesse ab.

Fazit: Als Personaler*in kannst du gelassen bleiben, wenn du die richtige HR-Software verwendest

Die Zahlen einer aktuellen Studie sprechen (alarmierende) Bände: 79 Prozent der befragten HR-Manager*innen leiden unter Burn-out. Knapp 60 Prozent der Personalverantwortlichen spielen mit dem Gedanken, dem HR-Bereich den Rücken zuzukehren. Das hätte fatale Folgen, denn HR-Manager*innen zählen zu den wichtigsten Komponenten für jeden Unternehmenserfolg. Sie sorgen für ein funktionierendes und auch in Krisenzeiten belastbares Team. Wenn du den Stresspegel in deiner Personalabteilung senken und diese schnelllebige HR-Welt als Chance annehmen möchtest, solltest du unbedingt Sage testen!