Personalgewinnung im öffentlichen Dienst: So arbeiten Behörden mit Bewerbermanagementsystemen

1. Der Arbeitsmarkt im Staatsdienst
2. Spezielle Anforderungen an Recruiter*innen der öffentlichen Hand
3. So funktioniert Personalgewinnung im öffentlichen Dienst
4. Fazit: E-Recruiting für den öffentlichen Dienst

Personalgewinnung beschäftigt viele Branchen, denn das jeweilige Recruiting muss sich immer auch an Unternehmensformen und typischen Zielgruppen orientieren. In einigen Wirtschaftszweigen herrscht Fachkräfte- oder gar genereller Arbeitskräftemangel. Auch der öffentliche Dienst steht diesbezüglich vor immer mehr Herausforderungen.

Gerade im Kontext der steigenden Anforderungen an den Staat sowie der fortschreitenden und notwendigen Digitalisierung müssen Behörden, Ämter und Einrichtungen neue Wege finden, um talentierte Bewerber*innen zu erreichen und für sich zu gewinnen. Dieser Blogartikel zeigt dir Tipps und Best Practices, wie du die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst dank E-Recruiting effizient und rechtssicher gestaltest.

Der Arbeitsmarkt im Staatsdienst

Der öffentliche Dienst bietet für Jobsuchende viele attraktive Karriereoptionen. Denn auch entgegen dem hartnäckigen Klischee der arbeitsscheuen Beamten gibt es für viele Jobs und Bereiche mehrere Möglichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen.

Der öffentliche Dienst hat nämlich viele Vorteile zu bieten, die du in deinen Stellenausschreibungen ruhig hervorheben solltest:

• Zukunftssicherheit
• Faire und tarifliche (transparente) Bezahlung, teilweise mit 13. und 14. Gehalt
• Gehaltsanpassungen sind vorgegeben und müssen nicht verhandelt werden
• Sinnstiftende Arbeit im Dienste der Gesellschaft

Aber auch hier ist der Fachkräftemangel spürbar: Sowohl in den klassischen Verwaltungsbereichen als auch in spezialisierten Institutionen wie Sicherheitsbehörden oder Bildungseinrichtungen wird häufig händeringend nach qualifizierten (Nachwuchs-)Kräften gesucht. Laut dbb Monitor (Beamtenbund und Tarifunion) fehlen 2025 rund 570.000 Stellen bundesweit, 20.000 mehr als noch im Vorjahr.

Dieser Trend wird durch den demografischen Wandel nur verstärkt; immerhin bilden die 50–60-Jährigen mit ca. 30 % die Hauptgruppe im Staatsdienst (Quelle: Statistisches Bundesamt 2017). Damit der öffentliche Sektor im Wettbewerb um die besten Talente (War for Talents) weiterhin bestehen kann, musst du als Personaler*in – neben den Benefits – auch die Prozesse zur Personalgewinnung updaten.

Moderne Trends wie flexible Arbeitsmodelle und Weiterbildungsmöglichkeiten müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Auch Barrierefreiheit und Inklusion spielen zunehmend eine Rolle – Aspekte, die den öffentlichen Dienst zu einem attraktiven Arbeitgeber für eine breitere Zielgruppe machen können.

Mit einer Anpassung an die aktuellen Anforderungen des Arbeitsmarktes verbesserst du die Candidate Experience und steigerst deine Erfolgschance. Um potenzielle Bewerbende eher abzuholen, solltest du auf diese speziellen Wünsche und Bedürfnisse so gut wie möglich eingehen.

Doch auch die Personalgewinnung auf deiner Seite (also das Recruiting wie das Active Sourcing) läuft bei Behörden und Ämtern etwas anders ab als bei anderen Einstellungsprozessen.

Spezielle Anforderungen an Recruiter*innen der öffentlichen Hand

Anders als in der freien Wirtschaft müssen Stellen in der Regel öffentlich ausgeschrieben werden, wobei du die Prinzipien der Bestenauslese (Art. 33 Abs. 2 GG) und Chancengleichheit (Art. 3 GG) respektieren musst. Personalverantwortliche in Behörden sind daher aufgefordert, Recruiting-Maßnahmen zu entwickeln, die diesen gesetzlichen Vorgaben gerecht werden.

Die bürokratischen Hürden, der hohe Verwaltungsaufwand und die veralteten Prozesse sind leider häufig noch gelebter Standard in Behörden und Ämtern. So werden Bewerbungen meist noch mit Excel und Outlook verwaltet – genauso fehleranfällig wie ineffizient.

Zwar spielt das Employer Branding sowie der Aufbau eines Talentpools im Kontext von öffentlichen Einrichtungen nur eine untergeordnete Rolle, trotzdem kannst du wegen einer gut durchdachten Rekrutierung die Mitarbeiterzugehörigkeit verlängern und so die Fluktuation verringern.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und gleichzeitig die Schritte der Mitarbeitergewinnung zu beschleunigen, muss eine Vereinfachung der Verfahren her – und dies idealerweise durch moderne Technologie.

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) bzw. Applicant Tracking System (ATS) unterstützt dabei, den Rekrutierungsprozess zu digitalisieren, zu vereinfachen und zu optimieren – nicht nur im öffentlichen Dienst. Die Software ermöglicht nämlich eine rechtskonforme, barrierefreie und effiziente Bearbeitung von Bewerbungen. Dabei kannst du stets von einem hohen Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit ausgehen.

So funktioniert Personalgewinnung im öffentlichen Dienst

Ein Beispiel für ein Tool speziell für Behörden ist die beesite vom HR-Tech-Unternehmen milch & zucker. Diese ist ein auf öffentliche Einrichtungen zugeschnittenes BMS, das dich bei der effizienten, rechtssicheren und barrierefreien Personalgewinnung unterstützt. milch & zucker hat übrigens noch eine Recruiting-Plattform sowie diverse Agenturservices im Programm.

Milch & Zucker auf OMR Reviews

Die Software garantiert seit über 25 Jahren, dass alle relevanten rechtlichen Vorgaben eingehalten werden und eine nahtlose Integration von Gremien wie Personalrat oder Schwerbehindertenvertretung in den Auswahlprozess möglich ist.

Die beesite bietet gleich mehrere Funktionen, um das Recruiting im öffentlichen Dienst zu digitalisieren:

• All-in-one-Lösung als zentrales System fürs Recruiting (inklusive Markterkundung), Bewerbermanagement, HR Analytics und Onboarding-Tool
• Virtuelle Genehmigungsworkflows für mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit oder Revisionssicherheit
• Automatisierte Auswahlvermerke mit Dokumentenvorlagen für weniger manuellen Aufwand
• KI-Integration beim Erstellen der Stellenanzeige sowie der Kandidatenauswahl
• Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0, um einen einfachen Zugang für Recruiter*innen und Bewerbende gleichermaßen zu ermöglichen
• Datenschutzkonformität gemäß DSGVO mit differenzierten Löschfristen je nach Arbeitszeitmodell und Anstellung

Mit diesen Funktionen der beesite bist du zum einen in Sachen rechtliche Anforderungen auf der sicheren Seite, zum anderen verläuft dein Recruiting-Prozess sehr viel schneller und effizienter. Laut eigenen Angaben war 2023 bei einer Einrichtung eine Effizienzsteigerung von 55 % der Bearbeitungszeit möglich:

Diagramm von milch & zucker, welches die Effizienzsteigerung belegt

Diese verkürzte Bearbeitungszeit ist das Ergebnis mehrerer Automatisierungsprozesse:

• Textbausteine für Stellenanzeigen nach Anforderungsprofilen
• KI-Vorschläge der Anzeigentexte
• Verbesserung des Online-Bewerbungsformulars
• Selbsttätige Auswertung und Speicherung der BMS-Daten
• Check mit E-Government-Schnittstelle sowie Sicherheitsüberprüfung
• Shortlisting der besten Kandidat*innen nach Bestenauslese (Assessment Tool) als Rangliste
• Maschinelles Einladungsmanagement inklusive Terminvorschläge und Reminder

Die Software richtet sich übrigens auch an Unternehmen außerhalb des öffentlichen Sektors. Auf der Landingpage der beesite gibt es noch mehr Informationen.

Fazit: E-Recruiting für den öffentlichen Dienst

Angesichts des aktuellen und größer werdenden Fachkräftemangels solltest du dich frühzeitig um Digitalisierung und Personalgewinnung im öffentlichen Dienst kümmern. Behörden und Ämter, die sich den Herausforderungen stellen müssen, sollten moderne Lösungen wie Bewerbermanagementsysteme in Betracht ziehen, um nicht von privatwirtschaftlichen Unternehmen abgehängt zu werden.

Mit der richtigen Software wie die beesite kannst du einfach Stellenanzeigen schalten sowie Prozesse automatisieren und so Fehlerquellen minimieren. Nebenbei verbesserst du die Candidate Journey und hältst dich immer schön an alle rechtlichen Vorgaben.

Durch mehr Transparenz, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Aussichten auf erfolgreiche Besetzungen kannst du dich wieder gewinnbringenden Arbeitsschritten widmen. Das E-Recruiting im öffentlichen Dienst ist digital – und dank der richtigen Tools mit KI im Recruiting wird es zusätzlich sogar zukunftssicher.