Schwimme gegen den Strom: Wie ein Talent Pool dir die besten Einstellungen beschert

1. Was ist ein Talent Pool?
2. Mehrere Vorteile eines Talent Pools
3. Talent Pool aufbauen: So geht’s
4. Best Practices im Talent Pool Management
5. Fazit: Talent Pool statt einer Stellenanzeige nach der anderen

Stell dir vor, in deinem Unternehmen wird eine neue Stelle frei und es bewerben sich einige Kandidat*innen. Beim Screening merkst du schnell, dass es aus diversen Gründen nicht passt. Plötzlich fällt dir ein, dass sich bei der letzten Vakanz jemand Passendes beworben hat, den Job allerdings nicht bekommen hat. Natürlich ärgerst du dich jetzt, immerhin sind die Kontaktdaten mittlerweile gelöscht und du musst notgedrungen doch weitersuchen.

Das muss jedoch nicht sein. Fast immer empfiehlt es sich nämlich, einen Talent Pool aufzubauen, um in solchen Fällen direkt mehrere Kandidat*innen parat zu haben. In diesem Artikel erfährst du, was eine gute Datenbank ausmacht und wieso sie sich beim Active Sourcing anbietet, um Bewerbungskosten und Hiring-Dauer zu mindern.

Was ist ein Talent Pool?

Ein Talent Pool bzw. eine Talent Pipeline ist eine strukturierte Datenbank, die Informationen von Personen enthält. Diese qualifizierten Talente stammen beispielsweise aus vorangegangenen Bewerbungsprozessen (z. B. sogenannte Silver Medallists, die fast eingestellt wurden), von Recruiting-Events wie Jobmessen oder der unternehmenseigenen Karriereseite. Ehemalige Mitarbeitende (Alumni) oder befristete Arbeitskräfte, deren Vertrag nicht verlängert wurde, können ebenfalls Teil des Talent Pools sein.

Der vordergründige Nutzen einer Bewerber-Datenbank besteht darin, den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen und dabei langfristig die besten Kandidat*innen an das eigene Unternehmen zu binden. Proaktive Recruiting-Strategien (Active Sourcing) sind von zentraler Bedeutung, wenn potenzielle Kandidat*innen gezielt angesprochen werden sollen. Du bist nämlich in der Lage, alle Kontakte nach Fähigkeiten, Seniorität oder Vorerfahrungen zu filtern, wenn du auf der Suche nach neuen Besetzungen bist. Das trägt maßgeblich zur Effizienz deiner Bewerbungsprozesse bei.

Mehrere Vorteile eines Talent Pools

Für dich als Arbeitgebende*r bietet ein Talent Pool zahlreiche Vorteile:

• Das Recruiting wird weniger aufwendig, wenn du für eine neue Vakanz bereits passende und vorqualifizierte Talente hast.
• Dadurch sinken automatisch die Kosten (Cost per Hire). Immerhin entfallen Gebühren für Stellenanzeigen oder fürs Headhunting.
• Außerdem verschwendest du keine Zeit, die Spanne bis zur Einstellung (Time to Hire) lässt sich erheblich verkürzen. Das spart neben Personalkosten und Mehraufwand der Personalabteilung auch unnötige Wartezeiten deines Teams.
• Du kannst passive Talents ansprechen, die derzeit nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, aber einem Wechsel nicht abgeneigt sind.
• Die Kandidat*innen sind bereits mit deinem Unternehmen und – je nach Werdegang – mit Produkten oder Prozessen vertraut.
• Dass die Bewerbenden oder Ehemaligen im Talentpool sind, bedeutet, sie konnten in der Vergangenheit überzeugen und sind wahrscheinlich ein Fit für deine Unternehmenskultur. Das fördert die Markenbindung sowie die Identifizierung mit der Firma.
• Du stärkst dein Employer Branding, indem du durch den Pool Wertschätzung signalisierst.
• Bei besonders gefragten Stellen kannst du dir einen guten Pool aufbauen und so die Time to Hire maßgeblich verkürzen. Bei schwierigeren Job Openings lohnt es sich aber mindestens genauso, geeignete Kandidat*innen aus abgeschlossenen Bewerbungsprozessen zu sammeln.

Talent Pool aufbauen: So geht’s

Wenn du dich für den Einsatz eines Talentepools in deinem Recruiting entscheidest, gibt es einiges zu beachten. Es ist nämlich nicht damit getan, einfach unstrukturiert möglichst viele Kontaktdaten zu sammeln. Am besten befolgst du diese vier Schritte:

1. Schritt: Candidate Personas

Der Aufbau eines effektiven Talent Pools beginnt mit der Identifizierung sogenannter Candidate Personas und häufig gesuchten Profilen. Für dich gilt es zu definieren, was talentierte Kandidat*innen für dein Unternehmen ausmacht und welche Positionen entweder häufig besetzt werden müssen oder welche besonders schwierig zu füllen sind.

2. Schritt: Zielgruppe analysieren

Im nächsten Schritt erfolgt eine Analyse der Zielgruppe. Stell dir dabei Frage nach den Quellen des Talentpools (Wo sind die Talents meistens anzutreffen?) sowie nach der individuellen Ansprache (Welche Candidate Experience wird erwartet?).

3. Schritt: Kontaktpflege

Eine kontinuierliche Kommunikation mit den identifizierten Talenten ist unerlässlich, um den Talent Pool aufzubauen. Langfristige Bindung erhöht die Chancen, dass sich jemand auch wirklich für die offene Stelle entscheidet.

4. Schritt: Stetige Aktualisierung

Die Qualität deines Talent Pools wird maßgeblich durch die Aktualität der Daten beeinflusst: Veraltete Profile und nicht mehr verfügbare Kontakte solltest du entfernen, um Frustration und peinliche Momente zu vermeiden. Ein gepflegter Talent Pool stellt dann sicher, dass dein Unternehmen stets Zugriff auf alle relevanten Candidates hat.

Es gibt jedoch noch eine relevante Challenge im Umgang mit sensiblen Daten: Umgang mit sensiblen Daten: der Datenschutz. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt europaweit und besagt, dass personenbezogene Informationen nur nach vorheriger Zustimmung und zweckgebunden gespeichert werden dürfen. Möchtest du Daten für den Talent Pool sammeln, dann musst du also darauf achten, dass der Zweck der Datenspeicherung nicht unmittelbar an ein konkretes Bewerbungsverfahren geknüpft ist und dir die Daten aus einem Applicant Tracking System erhalten bleiben.

Best Practices im Talent Pool Management

Mit CleverConnect beispielsweise kannst du einen Talent Pool auch mit Kontakten aus deinen Recruiting-Prozessen aufbauen. Die Software arbeitet nicht wie ein klassisches Bewerbermanagementsystem (ATS), sondern als Tool für dein Candidate Relationship Management. CleverConnect bietet somit eine Softwarelösung für deine Talent Acquisition und verfolgt den Ansatz „Leads statt Bewerbungen“. Mit Funktionen wie Kampagnen, Mitarbeiterempfehlungen und automatischen Video-Interviews bist du in der Lage, Talente effizient und zentral zu verwalten. Beziehungen lassen sich einfacher pflegen und du erfüllst stets Datenschutzverordnungen.

Filtere durch CleverConnect alle Talente nach z. B. Fähigkeiten oder Jobtitel

Anders als bei Bewerbungssystemen dürfen persönliche Daten in Datenbanken des Candidate Relationship Managements länger gespeichert werden, denn hier gilt die Zweckgebundenheit nicht. Zudem arbeitest du mit CleverConnect immer DSGVO- und Compliance-konform. Mit Automatisierungen wie der Consent-Erneuerung hilft das Tool, die Daten für später speichern zu können.

Nutze das Rollenmanagement von CleverConnect, um zu steuern, wer Einsicht in den Talent Pool hat

Integriere CleverConnect dafür einfach ein das ATS deiner Wahl:

cornerstone

Cegid Talentsoft

Personio

SAP Success Factors

Workday HCM

Wenn du dann einen Talent Pool aufgebaut hast, kannst du von sämtlichen Vorteilen des Active Sourcings profitieren.

Fazit: Talent Pool statt einer Stellenanzeige nach der anderen

Recruiting wird immer schwieriger. Auf der einen Seite stehen die größer werdenden Anforderungen an Personalentscheider*innen; auf der anderen Seite herrschen in vielen Branchen Fachkräftemangel und ein arbeitnehmerfreundlicher Jobmarkt. Um dich als guten Arbeitgebenden zu positionieren, solltest du in deinen Recruiting-Prozessen deshalb zusätzlich auf proaktive Angebote statt nur auf Stellenanzeigen und klassisches Headhunting setzen.

Mithilfe eines wirksamen Talentepools – durch die Daten einer Recruiting Plattform wie CleverConnect – hast du immer potenziell passende Kandidat*innen parat, noch ehe eine Jobanzeige online geht. Du kannst für jede Vakanz auf einen Pool aus potenziellen Talenten zugreifen, was den Hiring-Prozess verkürzt, ihn kosteneffizienter macht und generell optimiert. Und dann findest du auch die Bewerber*innen vom letzten Mal wieder und verbesserst ganz nebenbei ihre individuelle Candidate Journey.