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Recruiting-KPIs: Die Kennzahlen eines erfolgreichen Recruitings

Thomas Kohler 22.10.2021

Findet die Effektivität Eures Recruiting-Prozesses heraus und deckt Schwachstellen auf

Der Recruitingprozess ist in vielen Unternehmen einer der am häufigsten übersehenen Bereiche des Tagesgeschäfts. Während in anderen Sektoren, wie beispielsweise dem Marketing, jede Ausgabe für CPC-Werbung, Pixel und sonstige Werbemaßnahmen bis auf den Cent genau geplant wird, ist beim Recruiting oftmals das Gegenteil der Fall.

Dabei lassen sich auch beim Recruiting wichtige Kernpunkte wie die Effektivität oder der Erfolg messen. Denn nicht nur die Kosten für die letzte Werbekampagne sind wichtig; auch die Ausgaben für die Einstellung von Mitarbeiter:innen, von der Jobausschreibung bis zum ersten Arbeitstag, sind relevant. Doch nicht jedes Unternehmen misst und analysiert die Recruiting-KPIs.

Wenn Ihr Euch fragt, was genau Recruiting-KPIs sind, wie Ihr sie messen könnt und wie sie Euch bei der Arbeit weiterhelfen, dann ist dieser Artikel genau richtig für Euch! Wir erklären Euch alles rund um das Thema KPIs im Recruiting und geben Tipps, wie Ihr die HR-Kennzahlen in eurem Business verwenden könnt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Recruiting-KPIs?

2. Warum sind Recruiting-KPIs wichtig?

3. Welche Recruiting-KPIs sind wichtig?

4. Welche Recruiting-KPIs passen zu meinem Unternehmen?

5. Wie messe ich Recruiting-KPIs richtig?

6. Welche Software eignet sich zur Messung von Recruiting-KPIs?

7. Zusammenfassung zu Recruiting-KPIs

 

Was sind Recruiting-KPIs?

Kurz gesagt sind Recruiting-KPIs Kennzahlen, die die Leistung von Recruitment-relevanten Prozessen messen und zusammenfassen. So lassen sich die Abläufe des Recruitings genau analysieren und bewerten. Die aus den KPIs gewonnenen Zahlen und Erkenntnisse machen ersichtlich, wo der Recruiting-Prozess sauber verläuft oder wo er stockt, wo die meisten Kosten entstehen und wie viel Zeit für die Besetzung einer bestimmten Stelle vergeht.

Warum sind Recruiting-KPIs wichtig?

In erster Linie dienen Recruiting-KPIs dazu, die Effektivität des Recruiting-Prozesses zu analysieren und eventuelle Schwächen aufzudecken. Wie bei vielen anderen Aspekten des Geschäftsbetriebs sind auch beim Recruiting Zahlen aussagekräftiger als das eigene Bauchgefühl. Wenn Ihr also das Gefühl habt, dass das eigene Recruiting gut läuft, dann solltet Ihr dies im Idealfall auch mit guten KPIs belegen können. Decken die Recruiting-KPIs allerdings eine Diskrepanz zwischen Wunsch und Realität auf, könnt Ihr mithilfe der richtigen Recruiting-Kennzahlen nachvollziehen, wo es im Hiring-Prozess hakt.

Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen, dass über einen Recruiting-Prozess neue Arbeitskräfte rekrutiert, HR-Kennzahlen aufstellen. Wichtig ist dabei, sich jedoch nicht nur auf die Zahlen alleine zu verlassen. Denn auch wenn Daten und Statistiken erst einmal mehr aussagen als subjektive Wahrnehmung oder ein allgemeines Gefühl, ist der Kontext nicht außer Acht zu lassen. Denn oftmals ergibt sich aus Kombination der Recruiting-KPIs und der eigenen Erfahrung ein Bild, das die Leistung des eigenen Recruiting zusammenfasst.

Welche Recruiting-KPIs sind wichtig?

Unabhängig von der Branche sollte jedes Unternehmen ein paar Recruiting-KPIs erheben, die aussagekräftig sind und ein gutes Bild über die HR-Performance bieten können.

Cost-Per-Hire: Dieser Wert ist vor allem im Bezug auf den finanziellen Aspekt des Recruiting-Prozesses wichtig. Wie viel habt Ihr für die Anwerbung eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin ausgegeben? Wie hoch lagen die Kosten für Werbung auf sozialen Medien, Jobbörsen oder sonstwo im Internet, bis der oder die Kandidat:in zum:r Mitarbeiter:in wurde? Wie hoch sind die Mitarbeiterkosten des Recruiting Teams? Im Falle von Cost-Per-Hire bedeutet ein geringerer Wert eine gute Performance, da die Kosten so niedrig gehalten werden können. Ein guter Wert in einer Wachstumsphase ist in der Regel zwischen EUR 3.000 und EUR 6.000.

Time-To-Hire: Bei diesem Recruiting-KPI geht es um den zeitlichen Abstand zwischen der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung. Um hier optimale Performance leisten zu können, solltet Ihr immer möglichst schnell mit den Kandidat:innen kommunizieren. Grundsätzlich ist es besser, je kürzer der Zeitabstand zwischen dem Ausschreiben und der Besetzung der Stelle ist.

Gute Werte in Wachstumsphasen sind in der Regel:

  • Junior – Mid-Level Profile: <2 Wochen
  • Senior – Lead: 2-4 Wochen
  • Executives: 3-6 Wochen

Sollten die Werte stark abweichen oder Stellen gar nicht besetzt werden, hat das meistens interne Gründe, indem nicht das passende Umfeld geschaffen wird, um die Stelle zu besetzen.

Quality-of-Hire: Auch, wenn Ihr eine:n Kandidat:in für die freie Stelle gefunden habt, endet der Bewertungsprozess noch nicht. Was, wenn sich herausstellt, dass der:die neu eingestellte Mitarbeiter:in keine gute Performance liefert? Hier kommt die Quality-of-Hire ins Spiel, die die Qualität des:r erfolgreichen Bewerber:in einschätzt. Angenommen das Management handelt konsequent und trennt von Fehlbesetzungen, dann sollte spätestens nach 90 Tagen klar sein, ob die Qualität der Besetzung gestimmt hat oder nicht.

Neben diesen Werten, die den Kern der Recruiting-Kennzahlen darstellen, gibt es noch viele weitere Aspekte, die gemessen werden können. Allerdings handelt es sich hierbei um eher sekundäre Faktoren, die nur in bestimmten Fällen eine größere Bedeutung haben. Die oben genannten Recruiting-KPIs sind aber zweifelsohne immer relevant und können branchenübergreifend ein gutes Bild über die Performance des Recruitings geben.

Für HR-Manager oder Fans von Daten und Statistiken können auch diese Werte relevant sein: 

  • Cost-of-Vacancy: Was kostet es, die offene Stelle unbesetzt zu lassen? Entsteht überhaupt ein finanzieller Nachteil, wenn die Stelle nicht besetzt ist?
  • Time-of-Vacancy: Wie lange bleibt die Stelle unbesetzt? Gibt es bestimmte Stellen, die länger offen bleiben als andere?
  • Absagequote: Wie vielen Bewerber:innen musste bereits sehr früh im Bewerbungsprozess abgesagt werden, etwa weil sie nicht die passenden Qualifikationen mitbringen?

Mit diesen HR-Kennzahlen lassen sich vor allem die betriebsseitigen Folgen einer unbesetzten Stelle klar nachvollziehen. Als HR-Abteilung erhaltet Ihr einen guten Überblick, welche Kosten durch eine unbesetzte Stelle entstehen und könnt so entscheiden, welche Stelle so schnell wie möglich besetzt werden sollte. Währenddessen kann die Absagequote gut vermitteln, wie schwer das Finden eines geeigneten Kandidatens bzw. einer geeigneten Kandidatin für eine bestimmte Position ist.

Welche Recruiting-KPIs passen zu meinem Unternehmen?

So unterschiedlich wie die Voraussetzungen für Unternehmen aus verschiedenen Branchen auch sind: Beim Thema KPIs im Recruiting überschneidet sich der Bedarf bei vielen Industrien dennoch. Gerade die bereits erwähnten Faktoren wie Cost-to-Hire, Time-to-Hire und Quality-of-Hire sollten immer erhoben werden. Kein (seriöses) Unternehmen kann es sich leisten, eine Stelle übermäßig teuer zu besetzen, viel Zeit zwischen Stellenausschreibung und Einstellung verstreißen zu lassen oder die Stelle nicht adäquat zu besetzen.

Allerdings gilt es, nur die nötigen Recruiting-KPIs herauszufiltern und zu messen. Denn ungenutzte Zahlen und Auswertungen sorgen nur für mehr Arbeit. Daher muss jedes Unternehmen selbst definieren, welche KPIs elementar für die Leistungsanalyse sind. Während einige Betriebe sicherlich von der Erhebung von der Cost-of-Vacancy profitieren können, ist dieser Wert in anderen Firmen eventuell nicht so aussagekräftig.

Wie messe ich Recruiting-KPIs richtig?

Um die Recruiting Performance messen zu können, ist natürlich eine gute Sammlung von Daten nötig. Es lohnt sich immer, die gesammelten Werte in einer HR-Software einzuspeisen und sich so ein übersichtliches Bild über die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu machen. Tabellen, Grafiken und andere visuelle Elemente helfen dabei, die Zahlen zu veranschaulichen.

Trotz aller Zahlen und Statistiken kann es aber teilweise schwer werden, bestimmte Kennzahlen im Recruiting genau zu definieren. Während Werte wie die Time-to-Hire vergleichsweise einfach zu messen sind, kann es bei der Cost-of-Vacancy schon wieder ganz anders aussehen. Wie berechnet Ihr, was Euch eine unbesetzte Stelle kostet? Hier gibt es keine einfache Antwort, ein paar Ansätze zur Messung lassen sich aber dennoch finden.

Je nach Branche könntet Ihr einfach berechnen, wie viele Mehrkosten durch das Fehlen eines qualifizierten Mitarbeiters bzw. einer qualifizierten Mitarbeiterin entstanden sind. Müsst Ihr aufgrund von Fachkräftemangel bestimmte Aufgaben auslagern, könnt Ihr die Kosten für das Outsourcing gegen das übliche Gehalt eines internen Mitarbeiters bzw. einer internen Mitarbeiterin gegenrechnen. So erhaltet Ihr einen guten Überblick über die finanziellen Folgen einer unbesetzten Stellen. Alternativ könnt Ihr auch einfach berechnen, was ein:e Mitarbeiter:in während der Dauer der offenen Stelle gekostet hätte.

Welche Software eignet sich zur Messung von Recruiting-KPIs?

Da Ihr nun die Wichtigkeit von Recruiting-KPIs kennt, geht es nun ans Eingemachte: Dem Messen der KPIs. Im vorigen Absatz haben wir bereits erklärt, worauf Ihr beim Messen der KPIs im Recruiting achten müsst. Wie aber misst Ihr nun die Zahlen konkret?

Hier gibt es für jede Kategorie eine passende Lösung. Auf OMR Reviews findet Ihr eine Vielzahl von SaaS-Lösungen, die so gut wie jeden Bereich abdecken. Nachfolgend stellen wir Euch aber noch ein paar Lösungen vor, mit denen Ihr die Recruiting-KPIs effektiv messen könnt.

  • Vor allem für Faktoren wie Time-to-Hire oder die Absagequote ist eine Software für Bewerbermanagement perfekt geeignet. Hier lassen sich die Daten von allen Bewerber:innen sammel und übersichtlich darstellen. So ist direkt ersichtlich, mit welchem:r Kandidat:in das erste Mal Kontakt aufgenommen wurde oder wann das letzte Mal kommuniziert wurde. Mit einem Tool wie Prescreen, Lever oder Greenhouse (das vor allem für das Reporting geeignet ist) lassen sich sogar Job-Inserate und Ausschreibungenmiteinander verknüpfen. Gerade bei Unternehmen, die viele Stellen parallel ausschreiben, sorgt das für eine besser Organisation.
  • Wer dagegen Recruiting-Kennzahlen wie die Cost-to-Hire analysieren möchte, der ist mit einer klassischen HR-Software besser aufgestellt. So lässt sich für jede:n Mitarbeiter:in herausfinden, wie viel der Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung gekostet hat. Eine geeignete Lösung ist beispielsweise Zoho People oder auch Greenhouse. Möchtet Ihr mehr über HR-Sotware wissen, dann ist unserArtikel mit den zehn besten HR-Softwares das richtige für Euch.
  • Alternativ könnt Ihr natürlich auch die Daten und Zahlen mit einem Programm wie Excel auswerten. Das ist ehrlich gesagt aber keine optimale Lösung. Das Einpflegen der Daten wird schnell umständlich und ist auch grafisch alles andere als ansprechend. Daher lohnt sich der Griff zur spezialisierten SaaS-Lösungen also auf jeden Fall!

Zusammenfassung zu Recruiting-KPIs

Recruiting-KPIs sind ein wichtiger Gradmesser einer erfolgreichen Recruiting-Strategie. Mit den Kennzahlen, die aus der Analyse von Recruitment-Prozessen gewonnen werden, lässt sich vergleichsweise einfach die Effektivität und Erfolgsrate des eigenen Recruitings messen. So lassen sich Defizite aufdecken und Bereiche, in denen es hakt, optimieren.

Dabei ist das Erheben dieser Daten nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick aussieht. Mit ein wenig Grundwissen lassen sich die wichtigsten Merkmale einer effizienten Recruiting-Strategie schnell identifizieren. So wisst Ihr in Zukunft sofort, warum der Bewerbungsprozess in Eurem Unternehmen schleppend verläuft und wo nachgebessert werden kann.

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Thomas Kohler
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Thomas Kohler

Thomas begleitet Gründer & Executives von Wachstumsfirmen dabei Wachstumsplateus zu durchbrechen und baut hochleistungs Recruiting- & Personalabteilungen.

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