Employee Engagement Software & Tools im Vergleich

Employee-Engagement-Software-Definition: Was sind Mitarbeiter-Engagement-Tools?

Employee-Engagement-Softwares sind im Kern Programme, über welche Personaler:innen, Vorgesetzte und andere Verantwortliche Mitarbeiter:innen regelmäßig befragen können. Dementsprechend werden sie häufig auch als Mitarbeiterbefragung-Software bezeichnet. Im Einzelnen wird erfasst, wie Beschäftigte über ihr Unternehmen, ihre Abteilung, ihre Karriere und ihre Rolle denken.

Ziel solcher Erhebungen ist es, arbeits-, status- und wohlfühlspezifische Informationen direkt von den Angestellten zu erhalten. Diese können dann als Basis für die Umsetzung von Maßnahmen verwendet werden, mithilfe derer das Mitarbeiter-Engagement und nicht zuletzt die Employee-Experience zielgenau zu steigern sind. Das wiederum wird in erster Linie durch die Förderung von Zufriedenheit und Motivation erreicht.

Employee-Engagement-Tools bieten zum einen Werkzeugkasten, um entsprechende Umfragen zu erstellen und auszuspielen. Zum anderen sind meistens spezifische Analytics-Anwendungen an Bord, die dabei helfen, Daten auszuwerten und Ergebnisse langfristig zu tracken.

Weshalb sollten Unternehmen Employee-Engagement-Tools einsetzen?

In Zeiten eines für immer mehr Branchen stetig zunehmenden Fachkräftemangels ist es umso wichtiger, eine effektive Mitarbeiterbindung zu gewährleisten. Das bedeutet im Idealfall, nicht nur unpersönliche Standardwerte, wie eine angemessene Bezahlung, ein großes Büro, beste technische Ausstattung und/oder die Aussicht auf mehr Verantwortung, zu offerieren. Solche Benefits bekommen die besten Expert:innen mittlerweile tatsächlich überall (oder sollten es zumindest).

Vielmehr sind Unternehmen gut beraten, proaktiv auf ihre Angestellten einzugehen und ihnen abseits von angestaubten Betriebsstatuten eine außergewöhnliche, individuelle Employee-Experience zu ermöglichen.

Im Zuge dessen geht es insbesondere darum, persönliche Herausforderungen sowie Bedürfnisse festzustellen und diese umfassend zu lösen. Weiterhin - bzw. im Zuge dessen - gilt es, die häufigsten Abwanderungsgründe zielgenau auszuschließen. Dazu gehören inzwischen kaum noch materielle Faktoren. Heute sind es eher zu wenige Freiheiten bei der Arbeit, fehlende Wertschätzung, Nichtbeachtung des Mitarbeiter-Inputs, das Brechen von Zusagen und geringe Kompetenzen auf der Führungsebene, die sehr schädlichen Einfluss haben.

Entsprechende Negativeffekte zeigen sich bzw. wirken mitunter bereits in Nuancen. So ist es tatsächlich nicht selten der Fall, dass für Top-Leute ein kontinuierlich ausbleibendes „Danke“ von ihren Vorgesetzten als Auslöser dient, um zumindest einmal über einen Firmenwechsel nachzudenken. Bleiben solche und ähnliche Signale unerkannt, summieren sie sich womöglich und führen früher oder später zur Abwanderung.

Es ist also notwendig, zu wissen, was Mitarbeiter:innen brauchen, was sie möchten, was sie nicht wollen und sie generell in den Business-Fluss einzubinden. Betreffende Insights können interpretiert oder aber mittels Employee-Engagement-Software direkt erfragt werden. Letzteres ist zum einen die weitaus präzisere Methode. Zum anderen berücksichtigen Firmen durch Befragungen von Angestellten zu ihren arbeitsbezogenen Anliegen und anschließendem Handeln im Sinne der Antworten direkt Mitarbeiter-Input, zeigen unmittelbar Wertschätzung und halten Versprechen.

Etabliert sich eine derartige Feedback- und Folge- bzw. Ergebniskultur, trägt dies stark dazu bei, dass Mitarbeiter:innen sich wohler fühlen, zufriedener mit ihrem Arbeitgeber sind und weniger über Alternativen nachdenken. Damit gehen zusätzlich sogar noch eine gesteigerte Motivation und daraus resultierend schließlich eine erhöhte Produktivität einher. Ferner lassen Erkenntnisse aus Mitarbeiterbefragungen Schlüsse zu, in welchen Bereichen vielleicht neue Fachkräfte angeheuert werden sollten, um bestimmte Defizite zu beseitigen.

Der Einsatz eines Employee-Engagement-Tools kann demgemäß auf mehreren Ebenen wirtschaftlich höchst relevant für Unternehmen sein!

Wie funktioniert eine Employee-Engagement-Platform?

Eine Employee-Engagement-Software hilft Verantwortlichen nicht nur bei der Messung des Mitarbeiter-Engagements, sondern kann auch zu einem wichtigen Instrument für die Verfolgung, Kommunikation, Pflege und die Berichterstattung über dieses im gesamten Unternehmen werden. Dabei sind folgende Komponenten in aller Regel besonders wichtig. Diese bestimmen im Wesentlichen die Funktion von Software für Employee-Engagement.

• Mitarbeiterbefragung/-Feedback: Das Sammeln von Mitarbeiter-Feedback über Umfragen ist einer der Eckpfeiler von Employee-Engagement-Software. Es gibt in der Regel drei Arten von Surveys, nämlich jährliche Umfragen, Impulsumfragen (zu einem beliebigen Zeitpunkt) und Milestone-Umfragen (zu einem bestimmten Ereignis). Häufig sind anpassbare bzw. vorgefertigte Vorlagen für die Gestaltung solcher Erhebungen an Bord. Verantwortliche können weiterhin von Musterfragen zu bestimmten Bereichen profitieren. Diese Fragen werden im Regelfall von Fachleuten aus dem Personalwesen und/oder der Psychologie verfasst, um fachliche Kompetenz zu gewährleisten.

• Umfrageeinstellungen: Mithilfe von umfangreichen Einstellungen können Verantwortliche verschiedene Komponenten von Umfragen situationsgenau anpassen - einschließlich einzelner Fragen, Verteilungshäufigkeiten, Zielgruppengröße und Anonymität.

• Mitarbeitersegmentierung: Employee-Engagement-Survey-Software ermöglicht die Segmentierung von Mitarbeiter:innen nach im jeweiligen Feedback-Kontext wichtigen Faktoren. Dazu zählen unter anderem ihr Standort, ihre demografischen Voraussetzungen und ihre Position. Verantwortliche können Umfragen nach den Mitarbeiterseg
  menten verteilen und Ergebnisse entsprechend filtern.

• Ausspielung von Umfragen: Unternehmen bzw. Personalverantwortliche und Manager:innen können Feedback-Abfragen direkt über eine Employee-Engagement-Software ausspielen. Es muss nicht extra eine E-Mail geschrieben oder ein Messenger bemüht werden.

• Analyse von Umfragen: Employee-Engagement-Software bietet Verantwortlichen spezifische Analytics. Mithilfe dieser können Umfragedaten ausgewertet und in Erkenntnisse zur Verbesserung des Engagements sowie der Employee-Experience umgewandelt werden.

• Gamification-Funktionen: Gamifications bieten unterhaltsame Wettbewerbe oder Minispiele, wie Quizformate und zu erreichende Milestones, neben den regulären Arbeitsaufgaben. Sie erzeugen eine Wettbewerbssituation, in der Mitarbeiter:innen zusätzlich motiviert werden können, die allumspannenden Ziele ihres Teams intensiver zu bearbeiten.

• Wellness-Bewertungen: Personaler oder andere Verantwortliche erhalten die Chance, speziell die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter:innen mithilfe vorgefertigter Wellness-Bewertungen zu untersuchen und zu fördern.

• Erstellung von Zielen und Herausforderungen: Employee-Engagement-Software lässt Verantwortliche berufliche und persönliche Ziele mit anpassbaren Fälligkeitsdaten sowie Meilensteinen innerhalb des Systems setzen. Diese Vorgaben können direkt mit betreffenden Personen geteilt werden, die dann auf deren Erreichen hinarbeiten. Entsprechende Leistungen sind wiederum mit der Employee-Engagement-Software zu verfolgen und zu messen.

• Anerkennungen durch Kollegen: Über Employee-Engagement-Software können Verantwortliche Anerkennungen in Form von digitalen Abzeichen, Auszeichnungen oder Nachrichten versenden. Es ist mitunter auch möglich, dass Mitarbeiter:innen ihre Vorgesetzten auszeichnen. Anerkennungen werden in Echtzeit in einem Live-Aktivitäts-Feed auf der Plattform angezeigt. Sie motivieren, auf weitere positive Bewertungen hinzuarbeiten.

• Social-Feedback-Portal: Ein solches Portal verschafft Teammitgliedern aller Ränge Gelegenheit, miteinander zu kommunizieren. Die Benutzer:innen können Fragen stellen, Probleme austauschen und Vorschläge machen – sowohl personenbezogen als auch anonym. Das Management kann auf entsprechende Nachrichten zugreifen, um sachdienliches Feedback zu geben oder die Kommentare für Prozessanpassungen anzunehmen.

• Leistungs-Benchmarking: Mithilfe von Employee-Engagement-Software können Umfrageergebnisse mit Branchen-Benchmarks vergleichen werden, um Schlüsselbereiche für Verbesserungen zu ermitteln.

• Reporting und Dashboards: Umfrageergebnisse können in Manager-Dashboards und automatisierten Reporting-Tools in Echtzeit ausgewertet sowie visualisiert werden.

Welche Vor- und Nachteile bietet Employee-Engagement-Software?

Das Kernziel jeder Plattform zur Mitarbeiterbefragung ist es, den eigentlichen Prozess des Employee-Engagements und im Zuge dessen die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit zu vereinfachen. Dabei können sich spezifische Vorteile für Unternehmen, Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen ergeben.

• Senkung der Fluktuation: Wenn Unternehmen auf das Feedback ihrer Mitarbeiter:innen eingehen, schaffen sie ein positives Arbeitsumfeld, welches hilft, Top-Talente zu binden.

• Klügere Entscheidungen treffen: Eine zentralisierte Plattform für das Mitarbeiter-Engagement verschafft eine hohe Transparenz. Sie ermittelt viele Daten, mithilfe derer fundierte Entscheidungen zum Personal-Management und darüber hinaus zutreffen sind.

• Ziele priorisieren: Dank des direkten, ehrlichen Feedbacks von Mitarbeiter:innen wissen Verantwortliche, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren müssen, um den größtmöglichen Nutzen zu ziehen.

• Initiativen auswerten: Verantwortliche können über eine Mitarbeiterbefragung-Software direkt erfahren, ob ihre Bemühungen zur Steigerung des Engagements und der Employee-Experience erfolgreich sind. Dafür müssen sie nur spezifische Feedbacks einholen.

• Positive Unternehmenskultur aufbauen: Über Umfragen verstehen Verantwortliche unmittelbar, was nötig ist, um das Engagement der Mitarbeiter:innen zu fördern und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Indem sie entsprechende Faktoren berücksichtigen, begünstigen sie eine positive Unternehmenskultur.

• Mitarbeiter:innen eine Stimme geben: Angestellte erhalten per Mitarbeiterbefragung-Software die Chance, ihre Anliegen mitzuteilen und in Echtzeit Feedback zu geben. Somit können sie ihre Arbeitsbedingungen verbessern und dadurch idealerweise eine bessere Leistung erbringen.

• Wertschätzung und Respekt pushen: Wenn Verantwortliche Feedback ermöglichen und darauf auch wirklich reagieren, fühlen sich Mitarbeiter:innen gehört. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitsmoral enorm. Beides sind wichtige Faktoren für mehr Produktivität und weniger Fluktuation.

• Remote in Verbindung bleiben: Wenn die Möglichkeit besteht, auf Basis einer zentralen Software Feedback zu wichtigen Vorgängen im Betrieb zu geben, fühlen sich auch Mitarbeiter:innen, die an verschiedenen Orten tätig sind, als Teil des großen Ganzen.

• Erhöhte Produktivität: Dieser Punkt wurde bereits angesprochen, muss hier aufgrund seiner hohen Relevanz aber noch einmal deutlich hervorgehoben werden. Teammitglieder, die sich wertgeschätzt fühlen, arbeiten auf einem anderen Niveau. Sie engagieren sich stärker für ihre Aufgaben, für das Team und letztlich für das Unternehmen. Sie leisten mehr und liefern schnellere sowie bessere Ergebnisse.

• Identifizierung von Pain-Points im Team: Mit schnellen Umfragen können Manager:innen Blockaden in Projekten und andere Probleme aufdecken. Passende Lösungen sind daraufhin sehr präzise zu bestimmen.

• Führungsstil verbessern: Führungskräfte können über Employee-Engagement-Software ihre Arbeitsweise evaluieren (lassen). Sie erhalten von ihren Teammitgliedern Echtzeit-Feedback zu ihrem eigenen Führungsstil und ihren Fähigkeiten. Die notwendigen Änderungen sind daraufhin zielgenau vorzunehmen. Entsprechende Befragungen und eine angemessene Reaktion auf diese sind überaus hilfreich für die Mitarbeiterbindung.

• Zeitersparnis: Nicht zuletzt verringert Employee-Engagement-Software natürlich auch den Zeitaufwand für das Sammeln und Verstehen von Feedback zu wichtigen Themen. Sie rationalisiert entsprechende Arbeitsabläufe, die klassischerweise sehr kompliziert auf Papierbasis oder über Spreadsheets und Tabellen erfolgen, enorm.

Leider gibt es bei der Nutzung von Employee-Engagement-Tools - wie bei praktisch jeder Software – auch gewisse Nachteile oder eher mögliche Schwierigkeiten. Die nachfolgenden Anwendungsherausforderungen sind typisch.

• Employee-Engagement-Software ist nicht allmächtig: Nutzer:innen von Lösungen für Mitarbeiterbefragungen wollen häufig zu viel zu messen und erhalten dann am Ende nur wenig aussagekräftige Ergebnisse. Wenn Feedback-Anfragen beispielsweise zu komplex sind, werden sie weder helfen, das Engagement effektiv zu bestimmen noch zu verbessern. Denn in solchen Fällen wird die Bereitschaft, qualitativ hochwertiges Feedback zu geben, deutlich geringer sein. Generell müssen Verantwortliche die Fähigkeit besitzen oder erwerben, entsprechende Umfragen richtig auszurichten und zu deuten. Bei allen technischen Helfern, die Employee-Engagement-Software heute bieten kann (inklusive Analytics, Handlungsvorschlägen und Automatisierungen), ist immer noch der Mensch der bestimmende Faktor. Verantwortliche haben festzulegen, was wann wie gefragt wird, welche Frequenz regelmäßige Feedbacks haben und welche Maßnahmen schließlich zu ergreifen sind. Fehlt entsprechendes Know-how, kann selbst die beste Lösung zur Steigerung des Mitarbeiter-Engagements niemals ihr volles Potenzial entfalten.

Wie wählt man die beste Employee-Engagement-Software aus?

Für die meisten Unternehmen ist das Budget der entscheidende Faktor bei der Auswahl eines Employee-Engagement-Software-Vendors. Das zur Verfügung stehende Geld muss möglichst sinnvoll angelegt werden. Es gilt eine Lösung zu wählen, die von allen Beteiligten auch wirklich wie gewünscht genutzt wird und die zu maximal hilfreichen Ergebnissen führt. 

Das ist tatsächlich mit einer erheblichen Herausforderung verbunden. Denn der Employee-Engagement-Software-Markt bietet eine riesige Auswahl an Programmen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen. Interessierte sollten demgemäß genau wissen, was sie von ihrer künftigen Software zur Mitarbeiterbefragung erwarten können oder müssen. Entsprechende Recherchen werden erheblich vereinfacht, indem sie die folgenden Punkte als Basis für ihre Überlegungen berücksichtigen.

• Die Passgenauigkeit der Funktionen: Besonders wichtig ist es, zu schauen, ob die ins Auge gefasste Lösung genau die Arten von Umfragen und eine umfassende Unterstützung bei deren Erstellung sowie Ausspielung anbietet, die im Unternehmen benötigt werden. Wie anpassbar sind die Umfragen? Gibt es Optionen zum Filtern der Ergebnisse oder zur Verwendung von Multiple-Choice-Fragen? Können Benutzer:innen anonym antworten? Bietet die Lösung vielleicht für den eigenen Betrieb besonders wichtige Feature, welches die Konkurrenz nicht hat?

• Die Benutzerfreundlichkeit: Weist eine Employee-Engagement-Software keine gute Usability auf oder passen die Anwendungsprozesse nicht zu den Kompetenzen der User, wird das Programm wahrscheinlich nicht voll ausgenutzt. Interessierte sind gut beraten, wenn sie auf eine intuitive Nutzbarkeit - sowohl für Personaler:innen und andere Vorgesetzte als auch für die Mitarbeiter:innen - achten. Es sollte nicht mehr als ein paar Klicks erfordern, um eine Umfrage zu erstellen, zu versenden und mit der Datenerfassung sowie -auswertung zu beginnen.

• Schulungen, technische Unterstützung und andere Hilfe-Ressourcen: Für den effektiven Einsatz eines Employee-Engagement-Tools sollten Benutzer:innen immerhin einen Crash-Kurs in dessen Anwendung bekommen. Ferner kann es bei der Verwendung von Software immer wieder mal zu Problemen kommen, die nur durch Expert:innen des Anbieterunternehmens zu lösen sind. Interessierte sollten sich daher bei ihrer Recherche genau über mögliche Schulungen, weiterführende strategische Unterstützung und Support-Optionen informieren. Je besser eine Employee-Engagement-Lösung und die Prozesse darum herum verstanden werden, desto effektiver kann ein Unternehmen sie nutzen.

• Die Bereitstellung der Software: Aus strategischer Sicht sollten Interessierte sich auch darüber im Klaren sein, wie lange es dauern wird, ihre neue Engagement-Software einzurichten und davon profitieren zu können. Employee-Engagement-Software-as-a-Service kann in aller Regel besonders schnell verwendet werden. Darüber hinaus ist es wichtig, zu erfassen, wie viele Ressourcen und Arbeitskräfte für die Anwendung benötigt werden und ob diese überhaupt zur Verfügung stehen.

• Die Kompatibilität mit der bestehenden Software-Infrastruktur: Wenn sich die Software für das Mitarbeiter-Engagement nicht problemlos in die aktuelle Kommunikations- und HR-Systemlandschaft integrieren lässt, kann dies zu ineffizienten Prozessen führen. Verantwortliche sollten sich daher vergewissern, dass das fokussierte Produkt, vollständig kompatibel mit bereits für das Employee-Engagement verwendeten Programmen ist.

Employee-Engagement-Software Kosten: Wie teuer sind Employee-Engagement-Software-Solutions?

Verschiedene Lösungen für die Förderung des Employee-Engagements bieten unterschiedliche Preisoptionen, die auf einer Vielzahl von Faktoren beruhen. Einige einfache Employee-Engagement-Softwares können free bzw. vollkommen kostenlos genutzt werden. Alternativ stellen viele Anbieter Testversionen ihrer Premiumpakete mit eingeschränktem Funktionsumfang bereit. Für ein Upgrade des Dienstes oder auch eine langfristige Nutzung fallen dann Gebühren an.

Die Preise hängen insbesondere davon ab, wie viele User die Employee-Engagement-Software nutzen können und natürlich ebenfalls von ihrem Funktionsumfang. Relativ einfache Umfrage-Tools mit Basis-Analytics sind vergleichsweise günstig zu bekommen. Wohingegen umfangreichere Suiten, die vielleicht auch spezifische HR-Features enthalten und/oder KI verwenden, schnell größere Investitionen verlangen. 

Im Schnitt liegen die Preise zwischen einem und rund 15 Euro pro Person und Monat. Die Abrechnung erfolgt normalerweise entweder jährlich oder monatlich. Für größere Organisationen bieten manche Provider maßgeschneiderte Lösungen an, die ihren speziellen Anforderungen entsprechen. Diese Programme sind dann natürlich besonders kostspielig.