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Marktsegment

Vereins Management Software & Tools im Vergleich

Eine Vereinsverwaltungs-Software (auch Association Management Software genannt) bietet den Benutzer:innen die Möglichkeit, sowohl die Vereinsmitglieder:innen zu verwalten und mit ihnen zu interagieren als auch alle anderen anfallenden Tätigkeiten einfacher zu bewerkstelligen. Vereine nutzen solch eine Vereinssoftware, um bspw. die Mitgliederdaten zu pflegen und immer auf dem neuesten Stand zu halten, um Rechnungen zu schreiben und zu verwalten oder auch um Veranstaltungen für den Verein zu organisieren. Solch eine Software für Vereine vereinfacht ihnen die administrativen Aufgaben, sodass mehr Zeit für die eigentliche Vereinsarbeit mit den Mitgliedern bleibt.

Einige Vereinsmanagement-Softwares verfügen zudem über eine Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware, sodass ein direkter Kontakt zur Steuerberatung möglich ist. Dadurch können Belege und Daten einfach und schnell mit der Steuerberatung digital ausgetauscht werden.

Um sich als Vereinssoftware zu qualifizieren, sollten u.a. folgende Funktionen enthalten sein:

  • Mitgliederverwaltung
  • Bereitstellung einer Mitgliederhistorie
  • Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen
  • Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
  • Erstellung und Verwaltung von Mahnungen
  • Erstellung und Verwaltung von Spendenquittungen
  • Möglichkeit zur Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern
  • Organisation von Vereinsveranstaltungen
  • Möglichkeit zur Veröffentlichung von Vereinsinhalten
  • Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
  • Daten-Import & Daten-Export
  • Erstellung von SEPA-XML-Dateien
  • Dateiverwaltung

easyVerein

Was ist easyVerein?

easyVerein wurde speziell für Vereine und Verbände entwickelt. Mit der Vereinssoftware können Arbeitsabläufe digitalisiert und vereinfacht werden. Zu den Funktionen gehören unter anderem Online-Banking Schnittstellen, ein DATEV-Steuerberaterexport, SEPA-Sammellastschriften und Online-Aufnahmeformular. Dazu gibt es eine easyVerein App für iOS und Android. Die Vereinsverwaltung ist sowohl für Mac, Windows & Linux verfügbar. Preise und Pakete können auf der Website berechnet werden.

Vereinsplaner

Was ist Vereinsplaner?

Vereinsplaner ist eine Kommunikations- und Organisationsplattform für Vereine und deren Mitglieder:innen, die eine Zeitersparnis und Erleichterung bei der Mitglieder-, Finanz- und Terminverwaltung bringen soll. Das in Linz ansässige Team hat sich dabei zum Ziel gesetzt, dass Vereine ihre ehrenamtlichen Tätigkeiten effizient, datenschutzkonform und fehlerfrei umsetzen können. Das Besondere dabei ist, dass die Software nicht nur den Vorstand und die Funktionäre bei der aktiven Administration unterstützt, sondern ebenso alle Mitglieder:innen über eine mobile App wieder ins Zentrum des Vereins stellt.

Ungerboeck

Was ist Ungerboeck?

Ungerboeck ist eine Softwarelösung für Event- und Venue-Management. Die Software bietet unter anderem Lösungen für CRM & Sales, Raumbuchungen & Raumverwaltung, Auftragsmanagement, Abrechnung & Zahlungen oder für das Teilnehmermanagement. Integrationen sind unter anderem mit Sage, DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics möglich. Eine Demoversion und Preise können über die Website von Ungerboeck angefordert werden.

Brilliant Directories

Was ist Brilliant Directories?

Mit Brilliant Directories können eigenen Mitgliederseiten und Unternehmensverzeichnisse erstellt werden. Das Tool stellt verschiedene Verzeichnisthemen für Mitglieder-Website für jede Branche oder jeden lokalen Bereich zu Verfügung. Dazu zählen unter anderem Lokale Stadtführer, Firmenverzeichnisse, Immobilienangebote oder Lokale Kleinanzeigen. Brilliant Directories ist sowohl für Anfänger:innen, als auch für Entwickler:innen geeignet. Point-and-Click-Einstellungen und Quellcodes können dabei genutzt werden. Auf der Website des Tools steht eine kostenlose Demoversion zur Verfügung. Preise starten bei 145 € monatlich.

Bileico

Was ist Bileico?

Bileico ist eine Online-Software für Firmen und Vereine. Die Software dient Firmen zur Kundenverwaltung und Vereinen als Vereinsssoftware zur Vereinsverwaltung. Zu den Funktionen gehören Chats, die Möglichkeit, in Projektgruppen zu arbeiten, die Verwaltung von Kund:innen und Mitglieder:innen sowie die Möglichkeit, Dateien und Dokumente zu speichern und teilen. Ein kostenloser Bileico-Zugang kann auf der Website angefordert werden. Preise gibt es auf Anfrage.

MTH Vereinssoftware

Was ist MTH Vereinssoftware?

MTH Vereinssoftware bietet für die Verwaltung eines Vereins zwei Softwarelösungen an. Den MTH Vereins-Manager für die Mitgliederverwaltung inklusive Beitragseinzug und den MTH Vereins-Profi für die Vereinsbuchhaltung. Beide Versionen sind sowohl für Microsoft als auch für macOS verfügbar. Des Weiteren können zwei Finanzpakete dazu gebucht werden. Enthalten dabei sind unter anderem DATEV-Schnittstellen, der Import von Bankumsätzen und eine Elsterschnittstelle. Es steht eine Demoversion zur Verfügung. Preise starten bei 30 € in der Basisversion.

KURABU

Was ist KURABU?

KURABU ist eine Online-Vereinsverwaltung, mit einer integrierten Vereinsapp für Mitglieder:innen. KURABU ist sowohl für Verwalter:innen als auch für Mitglieder:innen nutzbar. Zu den Funktionen gehören unter anderem die Mitgliederverwaltung, die Möglichkeit von online-Anträgen, ein Intranet sowie die Organisation der Vereinskommunikation. KURABU ist DSGVO-konform. Alle Daten werden in einer ISO-27001-zertifizierten Cloud-Infrastruktur gespeichert und verschlüsselt. KURABU für 30 Tage kostenlos. Die Preise starten bei 5 € monatlich.

SEWOBE

Was ist SEWOBE?

SEWOBE ist eine deutschsprachige All-in-One Online-Software für die Mitglieder-, Spender- und Kunden-Verwaltung. Zu den Funktionen gehören unter anderem Online-Banking, ein Online-Mitgliederportal, ein integriertes Veranstaltungsmanagement sowie ein integriertes Newsletter-Tool und Shop-Modul. Ebenso enthalten sind Hybridmodule und die Möglichkeit von Datenmigrationen. Preise und weiter Informationen können auf der Website des Tools angefordert werden.

Webling

Was ist Webling?

Webling ist eine Software für die Vereinsverwaltung. Zu den Funktionen gehören unter anderem die Organisation von Vereinsstrukturen in Gruppen & Adresslisten sowie ein interner Bereich mit Seiten, News und Mitgliederlisten. Ebenso sind Kalender, Mitgliederprofile und Anmeldeformulare in der Software enthalten. Dazu können Briefe, Rechnungen, Etiketten, GV-Einladungen und Newsletter erstellt und verschickt werden. Webling ist nutzbar für Desktops, Smartphones und Tablets. Das Tool kann kostenlos getestet werden. Preise starten im Basic-Paket bei 7,50 € monatlich.

ClubDesk

Was ist ClubDesk?

Die Online-Vereinssoftware ClubDesk ist unter anderem geeignet für Sport­vereine, Chöre, Theater­gruppen, Garten­vereine und Fanclubs. Zu den Funktionen gehören Vereinskalender für Termine & Events, die Verwaltung von Rechnungen und Buchhaltung, Mitglieder­verwaltung und die Möglichkeit, Vereinshomepages zu erstellen & zu unterhalten. ClubDesk kann kostenlos getestet werden und ist für kleine Vereine kostenlos. Die Kosten im S-Paket starten bei 10 € pro Monat.

WISO MeinVerein Web

Was ist WISO MeinVerein Web?

WISO MeinVerein Web ist eine DSGVO konforme Online-Vereinssoftware, die effektives Teamwork fördert und es jedem Vereinsmitglied ermöglicht, Vereinsarbeiten einfach und flexibel online zu erledigen. Mit der kostenlosen App können auch die Vereinsmitglieder mit eingebunden werden.

Wie funktioniert WISO MeinVerein Web?

Mit der Software können bis zu zehn Barkassen für verschiedene Abteilungen angelegt werden. Durch Tags, Belegscanner und Spendenbescheinigungen ist es einfach, Einnahmen und Ausgaben von Veranstaltungen zu überblicken. Zudem machen Steuerberaterexport und Mitgliedsdatenpflege nach Abteilungen MeinVerein zu einer All-in-one-Lösung für Vereinsmanagement. Funktionen wie Terminmanagement, Listen- und Datenansichten und Filterfunktionen sorgen für eine produktive Arbeit und eine gute Übersicht über Mitgliedsdaten. Außerdem können mit MeinVerein Kalender Einzel- und Serientermine geplant werden und Zu- und Absagen direkt über die App abgerufen werden. Die Finanzen des Vereins behalten die User dank des vollintegrierten und von der BaFin zertifizierten Banking System im Blick. Konten können eingebunden werden, Umsätze abgerufen, Mitgliedsbeiträge eingezogen und Kontobewegungen mit Belegen verknüpft werden.

Was kostet WISO MeinVerein Web?

Alle Grundfunktionen, die in der Online-Vereinssoftware genutzt werden können, sind kostenlos. Falls Kund*innen zusätzlich das Finanzmodul vollumfänglich nutzen wollen, stehen unterschiedliche Ausbaustufen zur Verfügung, die anhand der Mitgliederanzahl des Vereins gewählt werden können (<100, <250, 500, 500+). So besteht die Möglichkeit, die Anwendung mit beliebig vielen Mitgliedern zu nutzen.

Die Preise sind monatlich und jährlich buchbar und starten bei 0 € pro Monat. Wenn der Monatspreis im Jahresabo gewählt wird, sparen Nutzer*innen auf den Monatspreis 20 %.

SportMember

Was ist SportMember?

SportMember ist eine Vereinssoftware zum Verwalten von Vereinen und Mannschaften. Auf der Onlineplattform können sich Spieler:innen, Trainer:innen und Vereinsadministratoren einloggen und haben einen Überblick über alle Infos und Aktivitäten des Vereins. Zu den Funktionen gehören unter anderem Kalender, Spielerinformationen, die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und Statistiken über die Leistungen von Spieler:innen und Mannschaften. Dazu ist eine Vereins-App von SportMember verfügbar. Das Basic-Paket von SportMember ist kostenlos nutzbar. Das Pro-Paket mit vollem Umfang startet bei 0,15 € pro Mitglied und Monat.

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Vereinssoftware-Definition: Was ist Software für Vereine?

Vereinssoftware fokussiert in erster Linie Non-Profit-Organisationen, wie kleinere bis mittlere Sportvereine, Elternvertretungen und andere vorwiegend gemeinnützige Zusammenschlüsse. Sie kann allerdings auch im Kontext von membership-basierten Businesses, wie Fitnessstudios oder Yoga-Clubs, eingesetzt werden. Für solche und ähnliche Vereinigungen bzw. Unternehmen bieten Vereinsprogramme unterschiedliche Funktionen. Diese helfen Verantwortlichen bei der Verwaltung, können teilweise aber ebenfalls von Mitgliedern genutzt werden.

Eine Vereinsverwalter-Software unterstützt Organisationsmitarbeiter:innen vor allem bei der Ausführung ihrer täglichen Aufgaben. Dazu zählen etwa die Planung von Veranstaltungen, der Einzug von Mitgliedsbeiträgen (Vereinskassen-Software, manchmal auch Steuersoftware für Vereine integriert) und die Kommunikation mit den Vereinsangehörigen. Vereinsprogramme sind in gewisser Weise Buchhaltungssoftwares für Vereine.

Mitglieder können über eine mobile Vereinssoftware-App oder ein Mitgliederportal auf das Tool zugreifen. Sie bekommen dann insbesondere Gelegenheit, direkt Zahlungen zu leisten, sich für ein Event anzumelden oder mit anderen Mitgliedern zu kommunizieren.

Verantwortliche speichern Mitgliederinformationen innerhalb einer Datenbank für den Verein, um einfach auf Kontaktinformationen, Zahlungsverhalten und Mitgliedschaftshistorien etc. zuzugreifen. Deshalb werden Vereinssoftwares häufig auch als Mitglieder-Verwaltungs-Programme bezeichnet.

Weshalb sollte man Vereins-Verwaltungs-Software einsetzen?

Die Verwaltung von Vereinen kann eine komplizierte Angelegenheit sein. Je mehr Mitglieder im Auge behalten werden müssen, desto aufwendiger wird es, Mitgliedsbeiträge einzuholen, wichtige Informationen zu vermitteln, Events zu planen, mit den Vereinsangehörigen zu kommunizieren und weitere wichtige To-dos zu erledigen. Selbst kleinere Vereine bzw. andere Non-Profit-Organisationen oder auch profitorientierte Membership-Businesses schaffen alle Management-Aufgaben kaum ohne technische Unterstützung. Wenn doch, sind entsprechende Vorgänge sehr zeitaufwendig und nicht zuletzt relativ fehleranfällig.

Gerade die spezifische Mitgliederverwaltung ist ein essenzieller Teil der Arbeit einer jeden Vereinigung. Hier liegt oftmals auch der größte Arbeitsaufwand. Demzufolge widmen viele Lösungen für die Verwaltung von Vereinen einen großen Teil ihrer Funktionen genau derartigen Management-Tasks. Es gilt wichtige Daten, wie Kontaktinformationen, Bankverbindungen, Zahlungsverhalten und/oder den Mitgliedsstatus, stets aktuell zu halten und generell im Blick zu haben. Kommt es hier zu Defiziten, bleiben Zahlungen aus, Mitglieder werden nicht zu wichtigen Events eingeladen oder gehen vielleicht sogar komplett in verschiedenen Datensilos unter.

Mit einem passend ausgewählten Vereinsprogramm sind solche und andere typische Schwierigkeiten kein Thema mehr. Generell kann die viele Arbeit von Vereinsverantwortlichen bestenfalls in einem Bruchteil der sonstigen Zeit erledigt werden. Somit bleibt mehr Raum für persönliche Zuwendungen, strategische Aufgaben und weitere wichtige Tätigkeiten, die nicht mithilfe einer Software zu unterstützen sind.

Für ein Mitglieder-Unternehmen, wie zum Beispiel ein Fitnessstudio, können entsprechende Funktionen von unschätzbarem Wert sein. Sie können tatsächlich große Teile ihres Business über eine Vereinssoftware steuern – all-in-one. Obendrein erhalten diese Betriebe mit manchen Lösungen relativ umfangreiche Analytics. Somit besteht die Chance, wichtige Kennzahlen zu verfolgen und zu sehen, wo Potenziale sind und wo vielleicht Verbesserungen vorgenommen werden sollten.

Nicht zu vergessen sind dabei auch die Vereinsmitglieder: Für sie kann oder sollte es über eine solche Software viel einfacher sein, mit ihrem Verein oder ihrem Gym zu interagieren, schnell wichtige Informationen zu erhalten und nach Bedarf bzw. eigenem Ermessen ihre Daten zu aktualisieren. 

Mobile Apps zur Vereinsverwaltung ermöglichen es, die Tools auch unterwegs zu nutzen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn es sich bei der Organisation nicht um eine zentrale Vereinigung mit einem festen Anlaufpunkt handelt. Meistens sind heutige Vereinsprogramme online gehostet, sodass sie grundsätzlich flexibel von verschiedenen Standorten aus genutzt werden können.

Wie funktioniert ein Vereins-Verwaltungs-Programm?

Die Funktionsweise einer Vereinssoftware hängt ganz an der Basis von ihrem Bereitstellungsprinzip am. Erfolgt die Vereinsverwaltung online, greifen Verantwortliche im Normalfall über einen Browser oder eine spezielle App auf das Programm zu. On-Premise-Systeme werden auf einem oder mehreren Rechnern installiert und sind dann ausschließlich mit diesen nutzbar.

Die Lösungen umfassen in aller Regel verschiedene Tools. Wie eine Vereinssoftware in der Praxis funktioniert, ist selbstverständlich eng mit den integrierten Werkzeugen verbunden. Typisch sind hier folgende Bestandteile und betreffende Prozesse.

Mitglieder-Verwaltungs-Programm für Vereine
Die Mitgliederverwaltung für Vereine bildet die Kernfunktion vieler Vereinssoftwares. Diese ermöglicht Verantwortlichen das Management aller Mitglieder innerhalb einer spezifischen Datenbank.

Erfasst sind Namen, Adressen, Kontaktinformationen und andere wichtige Informationen. Der Datenspeicher erleichtert den Überblick der Gesamtzahl der Mitglieder und verrät unter anderem, welche Member ausstehende Zahlungen haben oder welchen Funktionen sie besetzen. Viele Vereinsprogramme lassen zudem externe Daten organisieren, wie beispielsweise solche zu Veranstaltungsorten, Partnerunternehmen, übergeordneten Verbänden usw.

Aber nicht nur die Vereinsverantwortlichen, sondern auch die aktiven Mitglieder können auf die Datenbank zugreifen. Mittels Sortier-, Filter- und/oder Suchfunktionen finden jene dort stets die passenden Ansprechpartner:innen, bekommen die Chance, ihre Daten anzupassen oder können ihren Status für die Anmeldung zu bestimmten Events einsehen.

Vereinsbuchhaltung
Viele Anbieter-Unternehmen integrieren eine Vereinsbuchhaltung in die Software. Damit sind die Verwaltung der Finanzen sowie Beiträge und weitere Buchhaltungs-Tasks an zentraler Stelle zu erledigen.

Dafür stehen digitale Kassenbücher und diverse andere Buchhaltungs-Features bereit, um Beitragszahlungen sowie Ausgaben zu organisieren oder Rechnungen und Mahnungen zu erstellen. Zahlungsaufforderungen können mitunter direkt per E-Mail verschickt werden.

Über eine Online-Banking-Schnittstelle zum Konto des Vereins sind Geldflüsse automatisch zu tracken. Selbst die Umsatzsteuer-Voranmeldung und/oder Verbindungen zu DATEV sowie Elster werden ermöglicht.

Kalender
Vereinssoftware fungiert häufig als digitaler Kalender. Über diesen können Verantwortliche Veranstaltungen planen und entsprechende Termine mit den Mitgliedern teilen.

Letztere erhalten manchmal die Möglichkeit, sich direkt über die Software des Vereins für die Events anzumelden. Durch diese Vereinfachung können die Anmeldezahlen mitunter erheblich gesteigert werden: Alles geht bequem per Smartphone und Termine fallen nicht mehr unter den Tisch. Mitglieder können sich langfristig informieren (lasse).

Kommunikation
Die Kommunikation ist ein essenzieller Bestandteil von Vereinen aller Art. Daher haben viele digitale Tools zur Vereins- und Mitgliederverwaltung entsprechende Tools an Bord. Vereinsangehörige sind etwa per E-Mail-Newsletter über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Eine Plattform bzw. ein Forum kann es allen Beteiligten ermöglichen, sich auszutauschen. Darüber hinaus sind sogar Postsendungen über eine solche Anwendung anzustoßen – zum Beispiel für offizielle Zahlungsaufforderungen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Vereinssoftware?

Viele Vorzüge, die Vereine aus der Verwaltung mittels Software ziehen können, wurden bis hierher bereits herausgestellt. Es folgt eine Zusammenfassung der ganz zentralen Benefits. Neben zahlreichen Vorteilen gibt es aber auch Nachteile, wie ebenfalls gezeigt wird.

  • Zeitersparnis für nicht automatisierbare To-dos: Der größte Vorteil der Nutzung einer Vereinssoftware besteht darin, dass Verantwortliche mehr Zeit und Energie für persönliche Kontakte, strategische Überlegungen und andere Aufgaben haben, die nicht durch Software gestützt werden können. Indem das Vereinsprogramm wiederkehrende Kleinarbeiten massiv erleichtert, können sich Verwaltungskräfte, die in nicht wenigen Vereinen auch Vorstände sind, intensiver um wichtige Entscheidungsfragen kümmern.

  • Professionelle Prozesse: Entwicklerunternehmen von Vereinssoftware wissen in aller Regel genau, welche Arbeit in Organisationen anfällt und wie man diese optimal digital unterstützen kann. Dabei verbinden sie ihre Lösungen mit einem entsprechenden Business-Wissen. Letzteres geht über eine Software zur Mitgliederverwaltung bzw. innerhalb der dort integrierten Tools und deren Arbeitsweisen praktisch an die Vereinsverantwortlichen über. Somit profitieren jene schließlich vielleicht von vielen Kenntnissen und Erfahrungen, die ihnen vorher fehlten.

  • Mehr Effizienz: Ein weiterer Vorteil von Vereinsmanager-Software (der im Grunde jeden Teil des Wirkungsbereichs solcher Tools betrifft) ist, dass sie mehr Komfort, Zeitersparnis und letztlich Effizienz bringt. Alleine die Tatsache, dass bei deren Nutzung sehr viele der zentralen Vorgänge in der jeweiligen Organisation und ebenso wichtige Daten an einem Ort zusammenlaufen, bedeutet einen enormen Effizienz-Push. Klassischerweise gibt es hier mehrere digitale und analoge Silos, deren Management natürlich sehr Aufwendig ist.

Nach den allumspannenden Vorteilen von Vereinssoftware nun zu den (möglichen) Nachteilen.

  • Kosten: Vereinssoftware kann durchaus erhebliche Kosten verursachen. Gerade dann, wenn es um größere Vereinigungen bzw. die Verwaltung vieler Mitglieder geht, kommt schnell eine ordentliche monatliche oder jährliche Summe zusammen. In diesem Zusammenhang gilt es darauf zu achten, dass die Ausgaben für das Vereinsprogramm nicht dessen Nutzen übersteigen

  • Persönlichkeitsverlust: Klassische Vereinsarbeit erfolgt zu großen Teilen auf persönlicher Ebene. Verantwortliche teilen Termine auf Versammlungen oder face-to-face mit, kommen für Vereinseinschreibungen direkt zu zukünftigen Mitgliedern nach Hause oder sammeln sogar Beiträge an der Haustür ein. All diese und weitere To-dos können mit einer Vereinssoftware digital und automatisiert erfolgen. Selbst Gespräche sind über diese Lösungen zu führen. Damit kann schnell einiges an Persönlichkeit auf der Strecke bleiben.

  • Datenschutz: Natürlich ist es selbst in kleinsten Vereinen immer wichtig, verschiedene Daten von Mitgliedern einzuholen, langfristig zu speichern und zu gegebener Zeit für Mailings, Anfragen oder Event-Teilnahmen einzusetzen. Egal, ob dies über einen Zettel in einem Ordner oder per Vereinsmanagement-Software erfolgt – die geltenden Datenschutzgesetze müssen stets eingehalten werden. Beim Einsatz einer Software haben Verantwortliche jedoch mitunter nicht die volle Kontrolle über gespeicherte Informationen. Diese liegen, wenn die Vereinssoftware online gehostet wird bzw. es sich um Vereinssoftware in der Cloud handelt, normalerweise beim jeweiligen Provider. Daher sollten Interessierte bei der Wahl einer Lösung genau darauf achten, dass das Anbieterunternehmen DSGVO-konform arbeitet.

Beste Vereinssoftware finden: Wie wählt man das passende Vereinsprogramm aus?

In Anbetracht des breiten Spektrums an Vereinssoftwares, die der heutige Markt bietet, kann sich die Suche nach einer passenden Lösung schwierig gestalten. Für ein möglichst zweckdienliches Vorgehen sollten Interessierte die folgenden Faktoren in ihre Überlegungen einbeziehen.

Die Nutzer der Vereinsverwaltung-App bzw. der Software
Vereins-Verwaltungs-Anwendungen können verschiedene Nutzergruppen haben. Da sind zum einen die Verwaltungs-Verantwortlichen. Diese sollten unbedingt in den Auswahlprozess einer entsprechenden Lösung eingebunden werden. Zum anderen werden viele Vereinsprogramme aber auch von Mitgliedern genutzt. Für beide Seiten gilt es festzustellen, was die Personen von der Anwendung erwarten.

Sämtliche mit diesen Erwartungen verbundenen Features, die der Markt bietet, sind hinsichtlich ihrer Sinnhaftigkeit für die Organisation abzuwägen und schließlich auszuwählen oder wegzulassen. Nach diesen Überlegungen liegt eine bereits stärker eingeschränkte Auswahl vor.  

Eine solche erste Einschränkung der Optionen ist nicht zuletzt wichtig, da es stark vom Funktionsumfang abhängt, wie teuer eine Vereinssoftware wird. Das betrifft im Besonderen auch die Frage der Nutzbarkeit: Also, ob auch Mitglieder gewisse Features wahrnehmen können oder es sich um eine reine Verwaltungslösung handeln soll?

Die Abwägung der Funktionen
Verantwortliche sollten sich genau überlegen, welche Funktionen das neue Mitglieder-Verwaltungs-System unbedingt haben muss. Aber wie geht man diese Aufgabe idealerweise an? Erst einmal ist es sinnvoll, zu schauen, auf welche Probleme Verwaltungsbetraute bzw. Mitglieder aktuell – also ohne Software – besonders häufig stoßen und wie diese programmgestützt zu lösen sind. In Anbetracht der Kosten ist genau abzuwägen, wo etwas mehr Flexibilität möglich ist und welche Elemente nicht verhandelbar sind. 

Unabhängig von den endgültigen Anforderungen der Organisation gibt es einige Funktionen, die praktisch immer eine erhöhte Relevanz haben. Das sind spezifische Verwaltungswerkzeuge für Mitgliederdaten, ein Kalender und Tools für die Buchhaltung. Ferner ist es sinnvoll, die folgenden Features zumindest in Erwägung zu ziehen: 

  • Website-Tools bzw. CMS
  • E-Mail-Marketing
  • Erweiterte Veranstaltungsplanung
  • Analytics und Reporting

Die Erfahrung und die Verlässlichkeit des Anbieterunternehmens
Es ist wichtig, zu überprüfen, welche Kompetenzen die einzelnen Software-Anbieter im Bereich der eigenen Organisation haben. Gibt es Kooperationen mit anderen Vereinen auf unserem Gebiet? Interessierte sollten sich vergewissern, dass das Unternehmen ihr Geschäft und ihre speziellen Anforderungen versteht. Wenn namhafte Organisationen mit ähnlicher Ausrichtung auf die Lösung zurückgreifen, ist das ein gutes Zeichen.

Generell gilt es, zu schauen, wie lange die Developer-Firma bereits im Geschäft ist. Eine mehrjährige Existenz ist ein guter Hinweis darauf, dass das Unternehmen gesund und stabil ist und die Bedarfe seiner Kund:innen auch zukünftig bedienen kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass man grundsätzlich Abstand von Start-ups halten sollte. Der Gesamteindruck muss überzeugend sein.

Datensicherheit
Der Datenschutz ist im Zusammenhang mit Vereinssoftware immer ein dringendes Thema. Denn derartige Anwendungen speichern in aller Regel sehr viele persönliche Informationen und lassen diese auf unterschiedliche Weise weiterverarbeiten.

Kommt es hier zu Verlusten aufgrund fehlender Sicherheitsvorkehrungen oder geht das Anbieter-Unternehmen in anderer Form nicht DSGVO-konform mit sensiblen Daten um, kann das für Vereine zu ernsthaften Schwierigkeiten führen.

Deshalb sollten Verantwortliche die angepeilte Lösung genau auf ihre Datenschutzvoraussetzungen prüfen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, zu klären, ob eine vollständige Kontrolle über die Informationen und der Zugang zu diesen stets gewährleistet werden kann.

Was kosten Vereinsprogramme?

Die Kosten einer Software für die Vereinsverwaltung richten sich in erster Linie nach der Anzahl der zu organisierenden Mitglieder. Je mehr Personendaten und Vereinsvorgänge kontrolliert werden müssen und je mehr Features integriert sind (für mehr Mitglieder ist häufig analog ein größerer Funktionsumfang sinnvoll), desto teurer wird die Lösung.

Hilfreich ist es, hier weniger den Gesamtpreis und mehr die Kosten je Mitglied zu betrachten. Im obigen Vereinssoftware-Vergleich kosten die Top-Tools zwischen rund drei und 17 Cent pro Mitglied. Diese Werte bilden einen guten Ausgangspunkt für den eigenen näheren Vereinsverwaltung-Vergleich.

Einige der besten Vereinssoftwares sind für kleine Vereine auch gratis zu haben. Wer Vereinssoftware kostenlos nutzen möchte, muss in der Regel aber funktionale Einschränkungen hinnehmen. Zum Beispiel sind oft keine tiefergreifenden Buchhaltungs-, Kommunikations- und Analytics-Features in Freeware für die Vereinsverwaltung inbegriffen. Weiterhin kann Vereinsverwaltung-Software kostenlos normalerweise nur bis zu einer gewissen Mitgliederanzahl verwendet werden.