Kostenlose Kassen-Apps für Vereine: Sechs empfehlenswerte mobile Lösungen im Überblick

1. Was ist eine Kassen-App? – Unterschiede zu anderer Kassensoftware
2. Unser Best-of kostenloser Kassen-Apps für Vereine
3. Welche App passt zu welchem Verein?
4. Rechtliche Grundlagen und Anforderungen für Kassen in Vereinen
5. Fazit: Kostenlos ist möglich – aber lohnt sich ein Upgrade?

Ob beim Sommerfest, einem Weihnachtsmarkt oder dem Getränkeverkauf am Spielfeldrand – viele Vereine stehen regelmäßig vor der Herausforderung, ihre Einnahmen korrekt zu erfassen. Die klassische Geldkassette mit Papierquittung gehört dabei glücklicherweise zunehmend der Vergangenheit an. Schließlich waren diese fehleranfällig und wenig nachhaltig. Stattdessen setzen immer mehr gemeinnützige Organisationen auf digitale Kassenlösungen, um Einnahmen transparent, mobil und vor allem rechtssicher zu verwalten.

Doch welche kostenlosen Systeme eignen sich speziell für Vereine? In diesem Artikel werfen wir einen praxisnahen Blick auf Kassen-Apps, die auf Smartphones oder Tablets funktionieren und dabei keine monatlichen Fixkosten verursachen, damit kein Loch in die Vereinskasse gerissen wird. Wenn du thematisch mehr zu den Zahlungssystemen wissen möchtest, sind die Artikel zu den Payment Providern oder Zahlungsmethoden wärmstens zu empfehlen.

Was ist eine Kassen-App? – Unterschiede zu anderer Kassensoftware

Eine Kassen-App ist natürlich eine mobile Anwendung, die auf einem Smartphone oder Tablet installiert wird und als digitale Registrierkasse dient. Sie erlaubt es beispielsweise, Verkäufe zu erfassen, Belege auszustellen, Produkte zu verwalten und Umsätze zu dokumentieren – alles, was eine stationäre Kasse auch könnte, nur direkt über das mobile Endgerät steuerbar.

Das macht sie besonders attraktiv für Organisationen, Clubs oder Vereine, die oft dezentral und mit wenig technischer Infrastruktur arbeiten. Eine Kassen-App ist immerhin schnell einsatzbereit, benötigt in der Regel keine spezielle Hardware und kann direkt auf vorhandenen Geräten der Vereinsmitglieder laufen.

Während eine App speziell für die mobile Nutzung auf Touch-Geräten konzipiert ist, läuft klassische Kassensoftware häufig auf einem festen Computer oder über den Webbrowser.

Hier alle relevanten Unterschiede im Überblick:

Kassen-Apps vs. klassische Kassensoftware als Überblick

Viele Softwarelösungen bieten zwar mobile Varianten an – doch nicht alle sind wirklich als App gedacht, sondern als Web-App oder Teil eines größeren Kassensystems. Dies ist etwa bei Kassenprogrammen für die Gastronomie, die auf den Geräten nutzbar, aber auf einem Computer installiert sind, der Fall. Für den kurzfristigen Einsatz auf Vereinsfesten oder Turnieren ist das oft viel zu aufwendig.

Gerade für Vereine zählt oft praktische Nutzbarkeit vor Ort: Wenn beim Sportfest plötzlich der WLAN-Router ausfällt oder das Personal wechselt, muss die Lösung einfach, selbsterklärend und offlinefähig sein. Hier haben Apps einen klaren Vorteil gegenüber großen Systemlösungen.

Unser Best-of kostenloser Kassen-Apps für Vereine

Die folgende Liste stellt dir sechs Apps vor, die insbesondere für Vereinszwecke geeignet sind, auf Mobilgeräten laufen und in der Basisversion kostenlos genutzt werden können. Natürlich haben alle noch weitere Anwendungsbereiche und Usergruppen im Repertoire.

1. flour

flour ist ein cloudbasiertes Kassensystem von flour.io mit Sitz in Deutschland für Einzelhandel, Dienstleister*innen und Vereine.

Vorteile

• Die Software funktioniert geräteunabhängig auf Tablet, Smartphone, PC oder Laptop.
• Sie ermöglicht die einfache Integration von Filialen und Onlineshops.
• Die Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert.

2. ready2order

Die Kassensoftware von ready2order wird in Deutschland angeboten und richtet sich speziell an den Einzelhandel sowie kleine Gastronomiebetriebe.

ready2order auf OMR Reviews

Vorteile

• Die Anwendung lässt sich intuitiv auf verschiedenen Geräten nutzen.
• Alle gesetzlichen Anforderungen werden automatisch erfüllt.
• Es gibt Support sowie erweiterbare Servicepakete.

3. PosBill PHOENIX

PHOENIX ist eine webbasierte Kassen-App für Einzelhandel, Gastronomie und besonders Vereine der deutschen PosBill GmbH.

PosBill PHOENIX auf OMR Reviews

Vorteile

• Die Einrichtung ist unkompliziert und erfordert nur wenige Klicks.
• Das System läuft flexibel auf Smartphones und Tablets.
• Für gemeinnützige Vereine wird eine kostenfreie Variante angeboten.

4. SumUp POS

Das iPad-Kassensystem SumUp POS wird von SumUp mit Sitz in London betrieben. Es eignet sich für kleine Betriebe ebenso wie für mobile Vereinskassen.

SumUp auf OMR Reviews

Vorteile

• Die Integration von Kartenzahlung ist direkt in das System eingebunden.
• Die Inbetriebnahme ist schnell und unkompliziert.

5. SalesPlay POS

SalesPlay ist ein POS-System aus Sri Lanka mit internationalem Fokus und mit den Zielgruppen Einzelhandel, Gastronomie und Vereine.

Vorteile

• Die Software ist für Android- und Windows-Systeme geeignet.
• Dank des Cloud-Zugriffs sind Daten jederzeit verfügbar und flexibel zu handeln.

6. Loyverse POS

Loyverse bietet ein weltweit eingesetztes, kostenloses POS-System speziell für kleine Unternehmen, Start-ups und Vereine.

Vorteile

• Die Basisversion hat bereits alle wichtigen Funktionen wie Kundenbindung und Inventarverwaltung.
• Die App ist schnell auf Android- und iOS-Geräten einsetzbar.

Hinweis: Alle genannten Anbieter bieten kostenpflichtige Upgrades an. Für einfache Vereinszwecke reicht jedoch häufig die kostenlose Basisversion.

Welche App passt zu welchem Verein?

Die Wahl der richtigen App hängt vom Einsatzszenario und den organisatorischen Möglichkeiten des Vereins ab.

Rechtliche Grundlagen und Anforderungen für Kassen in Vereinen

Nicht jeder Verein ist automatisch verpflichtet, ein digitales Kassensystem zu nutzen. Entscheidend ist, ob der Verein regelmäßig Einnahmen erzielt, die steuerlich relevant sind. Der gelegentliche Kuchenverkauf im Kindergarten fällt in der Regel nicht darunter.

Zu diesen Anforderungen zählen:

1. Ordnungsmäßigkeit in der Buchführung (GoBD)

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen:

• lückenlose Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben
• unveränderbare Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
• Exportmöglichkeit für Prüfungen durch das Finanzamt

Auch kleine Vereine müssen diese Regeln beachten, wenn sie eine Kasse führen – unabhängig davon, ob eine Registrierkasse, ein Notizbuch oder eine App genutzt werden.

2. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Diese gilt nur für sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme, die zur Erstellung von Kassenbelegen verwendet werden. Wenn dein Verein ein solches System nutzt (z. B. eine App mit Bondrucker), könnten technische Anforderungen wie die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) greifen. Das betrifft aber:

• in der Regel nur gewerblich tätige Vereine
• nicht den Verkauf auf Vereinsfesten, wenn es sich um Gelegenheitsverkäufe handelt.

Auch wenn der Verkauf nicht gewerblich ist, ist es sinnvoll, Einnahmen sauber zu erfassen. Eine mobile Kassen-App ermöglicht nämlich …

• die transparente Zuordnung von Umsätzen.
• die automatische Erstellung von digitalen Belegen.
• die spätere Weitergabe an die Kassenprüfer*innen oder das Finanzamt.

Fazit: Kostenlos ist möglich – aber lohnt sich ein Upgrade?

Für viele Vereine reichen kostenlose Kassen-Apps vollkommen aus. Sie bieten eine solide Grundfunktionalität, lassen sich mobil nutzen und helfen bei der ordnungsgemäßen Erfassung von Einnahmen – sei es bei einem Vereinsfest oder im täglichen Betrieb.

Solltest du mehr Funktionen benötigen – etwa eine umfangreiche Lagerverwaltung, Buchhaltungsschnittstellen oder individuelle Berichte – solltest du auch einen Blick auf kostenpflichtige Versionen werfen. Die meisten Anbieter bieten flexible Upgrades ohne lange Vertragsbindung. Außerdem gibt es weitere Softwares im Vereinsmanagement, beispielsweise in der Mitgliederverwaltung. Hier lohnt sich ein weiterer Blick in jedem Fall.