Kostenlose Kassen-Apps für Vereine: 5 mobile Lösungen im Überblick
Marvin Erdner5.2.2026
Digitale Kassen-Apps für den kleinen Geldbeutel von gemeinnützigen Organisationen
Inhalt
- Die besten kostenlosen Kassen-Apps für Vereine
- Unterschiede zwischen Kassen-App und Software
- Rechtliche Grundlagen und Anforderungen
- Fazit: Flexibilität ist Trumpf für Vereine
Ob beim Sommerfest, einem Weihnachtsmarkt oder dem Getränkeverkauf am Spielfeldrand – viele Vereine stehen regelmäßig vor der Herausforderung, ihre Einnahmen korrekt zu erfassen. Die klassische Geldkassette mit Papierquittung gehört dabei glücklicherweise zunehmend der Vergangenheit an. Schließlich waren diese fehleranfällig und wenig nachhaltig. Stattdessen setzen immer mehr gemeinnützige Organisationen auf digitale Kassenlösungen, um Einnahmen transparent, mobil und vor allem rechtssicher zu verwalten.
Doch welche kostenlosen Kassen-Apps eignen sich speziell für Vereine? In diesem Artikel werfen wir einen praxisnahen Blick auf Lösungen, die auf Smartphones oder Tablets funktionieren und dabei keine monatlichen Fixkosten verursachen, damit kein Loch in die Vereinskasse gerissen wird.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die besten kostenlosen Kassen-Apps für Vereine
Die folgende Liste stellt dir fünf Apps vor, die insbesondere für Vereinszwecke geeignet sind, auf Mobilgeräten laufen und in der Basisversion kostenlos genutzt werden können. Natürlich haben alle noch weitere Anwendungsbereiche und Usergruppen im Repertoire.
Tool-Name | Geeignet für | Kern-Features für Vereine |
flour | Größere Vereine mit Shop-Anbindung | Bestands-Synchronisation, Zeiterfassung, DATEV |
PosBill PHOENIX | Ehrenamt & Saisonbetriebe | Waagenanbindung, digitale Quittung, Offline-Modus |
Shopify POS | Vereine mit Merchandising-Fokus | Omnichannel-Verkauf, Kundenprofile, Inventarmanagement |
Zettle | Kleine Vereine & Events | Mobile Kartenzahlung, einfache Bestandsführung |
SumUp | Freelancer*innen & kleine Initiativen | Rechnungsstellung, Buchhaltungs-Export, OCR-Belege |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. flour
flour ist ein cloudbasiertes Kassensystem von flour.io mit Sitz in Deutschland für Einzelhandel, Dienstleister*innen und Vereine. Die Lösung eignet sich ideal für Vereine, die sowohl vor Ort als auch über einen eigenen Online-Shop Fanartikel oder Dienstleistungen verkaufen. Die Software ermöglicht eine automatische Synchronisierung der Bestände und bietet eine integrierte Zeiterfassung für Mitarbeitende oder Helfende.
Features:
- Automatische Synchronisierung von Online-Shop und Kasse
- Integriertes Inventurtool für die Bestandsverwaltung
- Rechtssichere Zeiterfassung für Teammitglieder
- Digitale Belegbereitstellung via QR-Code
- DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung
Geeignet für: Vereine jeder Größe, die eine vernetzte Lösung für physische Verkäufe und E-Commerce benötigen.
flour Preise: Die App bietet Pakete ab 19 € pro Monat an, wobei erweiterte Funktionen wie Lagerverwaltung und Filialmanagement in den Paketen Plus (59 €) und Business (109 €) enthalten sind.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sekundenschnelle Bestandsaktualisierung | Backend teils gewöhnungsbedürftig |
Sehr reaktionsschneller Support | Hohe Investitionskosten für Kleinstvereine |
Funktioniert auf allen Endgeräten | Eingeschränkte Berichte in der mobilen App |
2. PosBill PHOENIX
PosBill PHOENIX zeichnet sich durch seine Flexibilität für den mobilen Einsatz und spezielle Hardware-Integrationen aus. Für Vereine ist besonders die Option für ehrenamtliche Strukturen und die Möglichkeit, gewichtsbasierte Artikel (z.B. auf Vereinsfesten) abzurechnen, hervorzuheben.
Features:
- Spezielle Free-Version für ehrenamtliche Vereine
- Waagenanbindung für den Verkauf nach Gewicht
- Mobiler Einsatz auf Android-Endgeräten
- Digitaler Bon zur Müllvermeidung
- Standortübergreifende Verwaltung im Backoffice
Geeignet für: Ehrenamtliche Vereine und Saisongeschäfte, die eine kompakte und mobile Kassenlösung suchen.
PosBill PHOENIX Preise: Für ehrenamtliche Vereine ist die App kostenlos (Free-Paket). Kommerzielle Tarife für mehr Nutzer*innen und Arbeitsplätze starten bei 4 € pro Woche.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Platzsparendes und mobiles Design | Akkulaufzeit der Hardware könnte besser sein |
Seltene Waagen-Schnittstelle vorhanden | Einrichtung der Firmeneinstellungen komplex |
Flexibilität bei saisonaler Nutzung | Keine direkte DATEV-Schnittstelle genannt |
3. Shopify POS
Shopify POS ist die erste Wahl für Vereine, deren Fokus stark auf professionellem Merchandising liegt. Es verbindet den stationären Verkauf (z.B. am Spieltag) nahtlos mit der Shopify-E-Commerce-Plattform und bietet umfangreiche Tools zur Kundenbindung.
Features:
- Nahtlose Integration in das Shopify-Ökosystem
- Intelligentes Inventarmanagement für alle Standorte
- Detaillierte Kundenprofile für Marketingaktionen
- Unterstützung für mobile Verkäufe via App
- Umfangreiche Statistiken zur Verkaufsperformance
Geeignet für: Vereine mit professionellem Fanshop-Betrieb und Fokus auf Multi-Channel-Vertrieb.
Shopify POS Preise: Die Lite-Version ist in den Shopify-Plänen integriert. Die Pro-Version für unbegrenzte Mitarbeiterrollen und intelligentes Inventar kostet zusätzlich ca. 77 € pro Monat und Standort.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Intuitive und moderne Benutzeroberfläche | Begrenzte Funktionen im Offline-Modus |
Sehr einfaches Onboarding neuer Helfer*innen | App teils instabil |
Schnelle Einrichtung der Hardware | Hoher Preis für die Pro-Lösung |
4. Zettle
Zettle (by PayPal) ist auf die schnelle und unkomplizierte Abwicklung von Zahlungen spezialisiert. Vereine profitieren von der mobilen Hardware und der Möglichkeit, ohne monatliche Grundgebühren Kartenzahlungen bei Veranstaltungen zu akzeptieren.
Features:
- Mobile Kassen-App für Smartphones und Tablets
- Handliche Kartenlesegeräte mit hoher Akzeptanzrate
- Integrierte Bestandsführung in der kostenlosen App
- Schnelle Auszahlung der Umsätze (1-2 Werktage)
- Mitarbeiterverwaltung für mehrere Verkaufspunkte
Geeignet für: Vereine, die eine unkomplizierte Lösung für unregelmäßige Events und mobile Verkäufe suchen.
Zettle Preise: Die App ist kostenlos. Die Kosten fallen pro Transaktion an (ab 0,95 % für Debitkarten). Individuelle Angebote sind auf Anfrage möglich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Keine monatlichen Fixkosten | Integration in Drittsysteme ausbaufähig |
Sehr hohe Zuverlässigkeit der Hardware | Fehlende direkte DATEV-Anbindung |
Exzellentes Reporting und Verkaufsübersicht | Manuelle Synchronisation bei Parallel-Apps |
5. SumUp POS
SumUp bietet neben Kartenterminals ein umfangreiches Rechnungsprogramm. Für kleine Vereine ist es besonders nützlich, um professionelle Rechnungen zu schreiben und die Ausgaben direkt im Blick zu behalten.
Features:
- Professionelle Rechnungsstellung am Desktop oder Mobil
- Automatischer Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto
- OCR-Erkennung für die Digitalisierung von Belegen
- Direkte Einbindung des Steuerberaters möglich
- Ausgabenerfassung und Kategorisierung der Finanzen
Geeignet für: Kleine Vereine und Solo-Initiativen, die Kasse und einfache Buchhaltung kombinieren möchten.
SumUp Preise: SumUp bietet ein kostenloses Abo (bis zu 4 Rechnungen/Monat). Das Pro-Abo für unlimitierte Rechnungen und geringere Transaktionsgebühren kostet 8 € pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Extrem einfaches und schnelles Onboarding | Starre Designs für Rechnungslayouts |
Intuitive Bedienung auch für Laien | Ladezeiten im Tool teils lang |
Fixer und lösungsorientierter Support | Keine automatische E-Mail bei Fehlern |
Hinweis: Alle genannten Anbieter bieten kostenpflichtige Upgrades an. Für einfache Vereinszwecke reicht jedoch häufig die kostenlose Basisversion.
Unterschiede zwischen Kassen-App und Software
Eine Kassen-App ist natürlich eine mobile Anwendung, die auf einem Smartphone oder Tablet installiert wird und als digitale Registrierkasse dient. Sie erlaubt es beispielsweise, Verkäufe zu erfassen, Belege auszustellen, Produkte zu verwalten und Umsätze zu dokumentieren – alles, was eine stationäre Kasse auch könnte, nur direkt über das mobile Endgerät steuerbar.
Das macht sie besonders attraktiv für Organisationen, Clubs oder Vereine, die oft dezentral und mit wenig technischer Infrastruktur arbeiten. Eine Kassen-App ist immerhin schnell einsatzbereit, benötigt in der Regel keine spezielle Hardware und kann direkt auf vorhandenen Geräten der Vereinsmitglieder laufen.
Während eine App speziell für die mobile Nutzung auf Touch-Geräten konzipiert ist, läuft klassische Kassensoftware häufig auf einem festen Computer oder über den Webbrowser.
Viele Softwarelösungen bieten zwar mobile Varianten an – doch nicht alle sind wirklich als App gedacht, sondern als Web-App oder Teil eines größeren Kassensystems. Dies ist etwa bei Kassenprogrammen für die Gastronomie, die auf den Geräten nutzbar, aber auf einem Computer installiert sind, der Fall. Für den kurzfristigen Einsatz auf Vereinsfesten oder Turnieren ist das oft viel zu aufwendig.
Gerade für Vereine zählt oft praktische Nutzbarkeit vor Ort: Wenn beim Sportfest plötzlich der WLAN-Router ausfällt oder das Personal wechselt, muss die Lösung einfach, selbsterklärend und offlinefähig sein. Hier haben Apps einen klaren Vorteil gegenüber großen Systemlösungen.
Rechtliche Grundlagen und Anforderungen
Nicht jeder Verein ist automatisch verpflichtet, ein digitales Kassensystem zu nutzen. Entscheidend ist, ob der Verein regelmäßig Einnahmen erzielt, die steuerlich relevant sind. Der gelegentliche Kuchenverkauf im Kindergarten fällt in der Regel nicht darunter.
Zu diesen Anforderungen zählen:
1. Ordnungsmäßigkeit in der Buchführung (GoBD)
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen:
- lückenlose Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben
- unveränderbare Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
- Exportmöglichkeit für Prüfungen durch das Finanzamt
Auch kleine Vereine müssen diese Regeln beachten, wenn sie eine Kasse führen – unabhängig davon, ob eine Registrierkasse, ein Notizbuch oder eine App genutzt werden.
2. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Diese gilt nur für sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme, die zur Erstellung von Kassenbelegen verwendet werden. Wenn dein Verein ein solches System nutzt (z. B. eine App mit Bondrucker), könnten technische Anforderungen wie die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) greifen. Das betrifft aber:
- in der Regel nur gewerblich tätige Vereine
- nicht den Verkauf auf Vereinsfesten, wenn es sich um Gelegenheitsverkäufe handelt.
Auch wenn der Verkauf nicht gewerblich ist, ist es sinnvoll, Einnahmen sauber zu erfassen. Eine mobile Kassen-App ermöglicht nämlich …
- die transparente Zuordnung von Umsätzen.
- die automatische Erstellung von digitalen Belegen.
- die spätere Weitergabe an die Kassenprüfer*innen oder das Finanzamt.
Fazit: Flexibilität ist Trumpf für Vereine
Für die meisten Vereine ist PosBill PHOENIX aufgrund des speziellen Gratis-Pakets für das Ehrenamt die logische Wahl. Wenn der Verkauf von Merchandise im Vordergrund steht, führt kaum ein Weg an flour oder Shopify POS vorbei, da diese die Bestände zwischen Online-Shop und Kasse am besten synchronisieren. Für Gelegenheitsverkäufe auf Festen bleiben Zettle und SumUp aufgrund ihrer geringen Fixkosten und der hohen Mobilität die Favoriten.
Solltest du mehr Funktionen benötigen – etwa eine umfangreiche Lagerverwaltung, Buchhaltungsschnittstellen oder individuelle Berichte – solltest du auch einen Blick auf kostenpflichtige Versionen werfen. Die meisten Anbieter bieten flexible Upgrades ohne lange Vertragsbindung. Außerdem gibt es weitere Softwares im Vereinsmanagement, beispielsweise in der Mitgliederverwaltung. Hier lohnt sich ein weiterer Blick in jedem Fall.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Februar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
