Die besten Steuerberater-Softwares im Vergleich

Steuerberatersoftware-Definition: Was sind Programme für Steuerberater*innen?

Eine Steuerberatersoftware umfasst normalerweise eine Reihe von Tools, mithilfe derer entsprechende Profis die Kernprozesse und Routineaufgaben ihrer Dienstleistungen digital ausführen können. Wer eine Steuerberatungssoftware nutzt, organisiert über diese häufig die meisten To-dos seines Tagesgeschäfts. Diese Vorgänge sind über eine solche Lösung effizienter und teilweise sogar automatisiert zu erledigen.

Steuerberatersoftware ist für private und geschäftliche Mandant*innen verwendbar. Dabei kann sich ein gutes Steuerberatungsprogramm folgender mandantenseitiger Steueranforderungen annehmen:

• Umsatzsteuer samt Umsatzsteuer-Voranmeldung und Dauerfristverlängerung
• Einkommenssteuer
• Gesonderte und einheitliche Feststellung
• Gewerbesteuer
• Körperschaftssteuer
• Erbschafts- und Schenkungssteuer
• Lohnsteuer-Ermäßigung
• Steuerbescheinigung / Kapitalertragsteuer-Anmeldung
• Jahresabschluss als Bilanz
• E-Bilanz inklusive aktueller Taxonomie
• Steuer- und Handelsbilanz
• Abweichendes Wirtschaftsjahr
• Wechsel der Besteuerungsart

Tatsächlich kann Software für Steuerberater*innen sogar noch bei sehr vielen weiteren Aufgaben unterstützen: Stichworte „Lohnprogramme für Steuerberater*innen“, „Wirtschaftsprüfer-Programm“ und „Planungsprogramm für Steuerberater*innen“.

Programm für Steuerberater*innen vs. Steuersoftware für Unternehmen Steuerberater-Programme werden tatsächlich gar nicht selten mit Steuersoftware für Unternehmen verwechselt bzw. als identische Systeme gesehen. Hier gibt es jedoch klare Unterschiede.

So handelt es sich bei Steuerberatung-Software um Programme, die es Steuerprofis ermöglichen, die Steuerangelegenheiten ihrer Mandant*innen und ihre Kanzlei zu managen. Wohingegen Steuersoftware im Allgemeinen nicht mandantenfähig, sondern auf Endanwender*innen ausgerichtet ist. Unternehmen nutzen derartige Lösungen, um ihre steuerlichen Verpflichtungen selbstständig oder zumindest weitgehend selbstständig zu regeln. Oft haben solche Programme Tools für das Auftragswesen, die Umsatzsteuerorganisation sowie die digitale Dokumentenablage an Bord und verfügen manchmal über eine ELSTER-Schnittstelle. Sie können Abwicklung der kompletten Finanzbuchführung und des Zahlungsverkehrs ermöglichen.

Manchmal arbeiten Steuersoftwares für Unternehmen auch mit Steuerberatersoftware zusammen. Dann erledigen Verantwortliche in Firmen Basissteuervorgänge über ein spezifisches Programm selbst. Die jeweilige Lösung übermittelt die steuerrelevanten Daten an eine Kanzleisoftware für Steuerberater*innen. Die Steuerexpert*innen prüfen alles und schließen die betreffenden Steuervorgänge letztlich sachgerecht ab.

Weshalb sollten Steuerberater*innen eine Steuerkanzlei-Software einsetzen?

Es gibt de facto viele Gründe, die für den Einsatz einer guten Steuerberatersoftware sprechen. Primär sind entsprechend digitalisierte Prozesse natürlich deutlich effizienter als ihre analogen Pendants. Durch sie wird eine Menge Papier gespart und alle betreffenden Personen arbeiten oder planen über eine zentrale Plattform (teils automatisiert). Außerdem können Steuerexpert*innen (zumindest bei Steuerberatersoftware in der Cloud) leicht von jedem erdenklichen Ort bzw. über alle internetfähigen Geräte mit der Lösung verfahren.

Ein noch gewichtigeres Argument ist jedoch die sich über die letzten Jahre geänderte Erwartungshaltung (potenzieller) Mandant*innen. Mandant*innen waren schon immer anspruchsvoll. Mittlerweile haben sich die Ansprüche aber ausgeweitet – vor allem hinsichtlich der digitalen Kommunikation.

In vielen Steuerkanzleien steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen. Deren Unternehmenspartner oder auch Privatleute haben jedoch meistens bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht. Sie erwarten demgemäß zunehmend, auch ihre Steuerangelegenheiten papierlos regeln zu können.

Mandant*innen nutzen tagtäglich unterschiedliche Online-Kommunikationskanäle, sie arbeiten weitgehend vernetzt, organisieren ihre Dokumente über spezifische Dokumenten-Management-Tools und/oder erzielen immer mehr Umsatz im E-Commerce. Für derart digital eingestellte Menschen kann es schnell befremdlich wirken, wenn ihre steuerlichen Berater*innen immer noch Berge an Papier für ihre Arbeit verlangen.

Mit einer passend ausgewählten bzw. zusammengestellten Software zur Steuerberatung können Steuerprofis die digitale Sichtweise ihrer Mandant*innen optimal mitgehen.

Wie funktioniert ein Steuerberater-Programm?

Steuerberatersoftware kann vielfältige Aufgaben übernehmen bzw. Steuerexpert*innen bei diesen unterstützen. Meistens werden entsprechende Lösungen dazu verwendet, das gesamte Management der Kanzlei zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Die Plattform vereint dann die Mandantenverwaltung, die Rechnungsstellung, die Buchhaltung, die Anlagenverwaltung, aber auch Lohn und Gehalt, die Mitarbeiterorganisation oder die Abrechnung von Reisekosten.

Folgende Funktionen bzw. Prozesse stehen häufig im Mittelpunkt.

• Mandanten-Management: Eine Steuerberatersoftware kann sämtliche Mandant*innen bzw. deren Adress- sowie Firmendaten und dazugehörige Steuerfälle zentral organisieren lassen. Steuerberater*innen haben somit schnell und unkompliziert Zugriff auf alle relevanten Mandanteninformationen und behalten jederzeit den nötigen Überblick.

• Leistungserfassung: Nicht nur Mandant*innen, sondern auch Kanzleimitarbeiter*innen sind über eine entsprechend ausgestattete Steuerberatersoftware zu managen. Die Aktivitäten einzelner Mitarbeiter*innen werden innerhalb des Programms erfasst und ausgewertet. Dadurch bekommen Vorgesetzte einen Einblick der Arbeitseffizienz und können gegebenenfalls Ressourcen anders verteilen, abbauen oder ergänzen.

• Steuererklärungen: Die Möglichkeit, Steuererklärungen und andere Steuerangelegenheiten digital abzuwickeln, bildet natürlich das Herz nahezu aller Steuerberater-Programme. Mit diesen Tools decken Steuerberater*innen normalerweise sämtliche großen Veranlagungsarten ab - Umsatzsteuer, Einkommenssteuer, detaillierte Gewerbesteuer und mehr.

• Fachdatenbank: Manche Steuerberatersoftware verfügt über eine Fachdatenbank, in der aktuelle Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Gerichtsurteile, Veranlagungsbücher und weitere relevante Dokumente hinterlegt sind oder hinterlegt werden können. Idealerweise erfolgt regelmäßig eine Aktualisierung dieser Datenbank. Steuerberater*innen können sich somit in sämtlichen Steuerfragen schnell die richtigen Informationen ziehen.

• Dokumenten-Management: Steuerangelegenheiten sind auch im digitalen Raum immer mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Hat die Steuerberatersoftware eine Datenbank und ein funktionsstarkes Dokumenten-Management, sind entsprechende Papiere schnell zu speichern, einfach zu kategorisieren und unkompliziert wiederzufinden.

Welche Vor- und Nachteile bietet Steuersoftware für Steuerberater?

Oben sind schon einige klare Vorteile von Steuerberater-Kanzleisoftware herausgestellt worden. Im Folgenden gibt es nun noch einmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Benefits.

• Effizienz: Software kann unser (Berufs-)Leben in vielen Situationen enorm erleichtern und viel Zeit sparen. Dementsprechend sind die allgemeinen Ansprüche an effizientes Arbeiten stark gestiegen. Auch Steuerberater*innen sehen es nicht ein, Daten immer wieder manuell einzugeben, wenn es doch eigentlich möglich ist, betreffende Prozesse zu automatisieren. Dasselbe gilt für das Kontrollieren von Fristen, das Speichern von Rechnungen oder die Organisation von Mitarbeiter*innen. Warum hier überall analog oder händisch vorgehen, wenn es über eine Kanzleisoftware mit spezialisierten Tools viel sicherer und schneller zu erledigen ist? Eine Steuerberatersoftware macht den Kanzleialltag an zahlreichen Stellen deutlich effizienter.

• Fachkräftegewinnung und -bindung: Work-Life-Balance und Flexibilität sind auch unter Steuerberater*innen zwei wichtige Faktoren für die Arbeitgeberattraktivität. Das betrifft nicht nur die Arbeitszeiten, sondern zunehmend auch den Arbeitsort. Ob von zu Hause aus oder unterwegs – mit dem richtigen Programm für Steuerberater*innen kann man seine Aufgaben von überall aus erledigen. Wird eine entsprechende Arbeitsoption geboten, kann das sehr überzeugend auf neue wie bestehende Mitarbeiter*innen wirken.

• Mandantengewinnung und -bindung: Mandant*innen sind digitale Vorgänge aus verschiedensten Bereichen ihres (Berufs-)Alltags gewohnt. Somit erwarten sie immer mehr, auch ihre Steuerangelegenheiten digital und online erledigen zu können. Steuerberater*innen, die entsprechende Möglichkeiten bieten, können sich (langfristig) über viele Mandant*innen freuen.

• Zukunftsfähigkeit: Wie beim letzten Punkt schon verdeutlicht, ist bereits die Digitalisierung typischer Steuerprozesse an sich ein wichtiger Faktor für die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien. Nicht zu verachten ist dabei zudem, dass sich Steuerexpert*innen im Zuge der Zeitersparnis durch spezialisierte Software mehr auf ihre beraterischen, zwischenmenschlichen Kompetenzen konzentrieren können. Eine entsprechend mandantennahe, persönliche Arbeitsweise ist oft entscheidend für langfristig starke Geschäftsbeziehungen. Nicht zuletzt macht die Software weniger Fehler und arbeitet generell schneller. Das sind natürlich ebenfalls erhebliche Faktoren für die Zukunftsfähigkeit.

Gibt es überhaupt Nachteile bei der Nutzung einer Steuerberatersoftware? Eigentlich nicht – es können aber immerhin gewisse Schwierigkeiten auftreten. Die folgenden Herausforderungen sind typisch.

• Umstellungsaufwand: Kanzleien, die auf digitale Prozesse umstellen, müssen oft viele etablierte Vorgänge verwerfen bzw. neu ausrichten und für die Digitalisierung anpassen. Das bedeutet natürlich einerseits einen erheblichen Zeitaufwand. Andererseits kann es aber auch schwierig sein, alle Mitarbeiter*innen von dem New-Way zu überzeugen. Es lohnt sich allerdings, diese Herausforderung anzunehmen. Denn die zu erzielenden Vereinfachungen und weiteren Benefits machen den Aufwand langfristig mehr als wett.

• Papierdigitalisierung: Wer die Digitalisierung richtig bzw. ganzheitlich angehen will, sollte auch die vielleicht noch zahlreichen gelagerten Papierdokumente in ein digitales Format bringen. Alle Dokumente, die nicht auf elektronischem Weg übermittelt wurden, sind mit einem Scanner zu erfassen und zu digitalisieren. Das bedeutet zweifelsohne einen enormen Aufwand. Andererseits ist aber auch der Umgang mit Papieren mit sehr viel Arbeit verbunden, womit sich die kurzzeitige Spitze für die Umwandlung langfristig auszahlt.

• Datensicherheit: Immer dann, wenn wichtige Unterlagen mit personenbezogenen Daten digital verarbeitet werden, wird der Datenschutz besonders schnell auf den Plan gerufen. In diesem Fall sind letztlich die Steuerberater*innen für die Sicherheit der sensiblen Informationen verantwortlich. Dementsprechend ist es höchst relevant, dass die gewählte Steuerberatersoftware einen ausreichenden Schutz bietet. Interessierte sollten hier insbesondere auf spezifische Zertifizierungen, wie TÜV-Siegel und ISOs, achten. Angaben zu einem Hosting-Standort in Deutschland sind ebenfalls gute Sicherheitsmerkmale.

Wie wählt man die passende Kanzleisoftware aus dem Steuerberater-Software-Vergleich aus?

Welche Kanzleisoftware für Steuerberater*innen ist nun die richtige? Das ist tatsächlich nicht so einfach zu bestimmen. Markt und Anbieter sind mittlerweile sehr breit gefächert. Aus dem damit einhergehenden vielfältigen Angebot die wirklich perfekte Lösung herauszufiltern, kann eine echte Herausforderung sein. Um die Sache etwas zu erleichtern, sollten Interessierte die folgenden Kriterien bei ihrer Recherche zentral berücksichtigen.

Steuerberatersoftware aus der Cloud oder lokal? Cloud-Steuerberatersoftware hat in den letzten Jahren einen enormen Marktanteil gewonnen. Die Vorteile des Software-as-a-Service-Modells (SaaS) sprechen einfach für sich. Der Provider kümmert sich hier um alles – von der sachgemäßen Datensicherung über die Aktualisierung und Wartung bis hin zur Server-Bereitstellung. Außerdem sind die Tools einer SaaS-Lösung von überall her und mit beliebigen internetfähigen Geräten nutzbar. Das gilt auch für das Homeoffice. Der Bereitsteller gewährleistet nicht zuletzt die unbedingte Funktionsfähigkeit.

Trotz dieser gewichtigen Vorteile gibt es immer noch sogenannte On-Premise-Lösungen. Sie laufen auf Basis einer kanzleiinternen IT-Infrastruktur. Diese Variante hat ebenfalls ihre Vorzüge. Insbesondere die Tatsache, dass bei ihr alle sensiblen Daten direkt beim Steuerberaterunternehmen liegen, macht sie für viele Kanzleien nach wie vor attraktiv. Dafür muss hier aber auch auf einiges geachtet werden: vor allem auf die Kompatibilität mit dem vorhandenen Betriebssystem, auf die Gewährleistung von Kapazitäten für das Hosting und auf Personal für Systempflege, Updates, Zugriffsverwaltung, Datensicherung sowie Ausfallsicherheit. Die Remote-Nutzung ist bei solchen Programmen ebenso möglich, aber mit mehr Aufwand verbunden.

Wie steht es um die Datensicherheit? Wer sich für eine Cloud-Software entscheidet, muss immer hinnehmen, dass sensible Daten auf externen Servern gehostet werden. Das verlangt nach einem starken Sicherheitskonzept. Dementsprechend sollten sich Verantwortliche erkundigen, ob der ins Auge gefasste Steuerberatersoftware-Anbieter gemäß der DSGVO und berufsrechtlichen Spezialgesetzen verfährt. Wenn die Server in Deutschland stehen, ist das schon einmal ein gutes Zeichen für die Einhaltung hiesiger Bestimmungen.

Natürlich spielen Datenschutz und Datensicherheit auch bei On-Premise-Software eine wichtige Rolle. Hier müssen Nutzer*innen aber noch eigenverantwortlicher handeln. Der Provider nimmt sich nur der das Programm betreffenden Must-haves an. Die IT-Umgebung, auf der das jeweilige System läuft, müssen die Steuerberater*innen selbst schützen.

Ist die Datenübernahme aus Alt-Programmen einfach? Vor allem dann, wenn von einer alten zu einer neuen Kanzleisoftware gewechselt wird, müssen gespeicherte Informationen von der einen Lösung zur anderen übertragen werden. Das sollte natürlich möglichst unkompliziert, schnell und vor allem fehlerfrei bzw. sicher vonstattengehen.

In diesem Zusammenhang ist auch die Konvertierung von Akten in Papierform in digitale Formate ein wichtiges Thema. Gute Steuerberatersoftware-Anbieter geben ihren Kund*innen eine technische Hilfestellung sowie eine spezifische Beratung zur Datenübernahme.

Wie verlässlich ist der Anbieter als Partner? Steuerberatersoftware koordiniert eine Vielzahl von essenziellen. Prozessen in einer Steuerkanzlei. Steht sie still, geht nichts mehr. Demgemäß ist es umso wichtiger, sich die Anbieter der einzelnen Lösungen sehr genau anzusehen.

Gibt es vielleicht viel öffentliche Kritik, ist das kein gutes Zeichen. Der Provider muss ein starker, verlässlicher Partner sein. Er sollte die Funktionsfähigkeit seiner Software garantieren und ebenso schnell auf Rechtsänderungen sowie technologische Fortschritte reagieren. Nicht zuletzt muss es ein langfristiges Update-Versprechen geben - zehn Jahre Minimum.

Welchen Support bietet der Provider? Wie im letzten Abschnitt bereits angesprochen, kann ein Problem mit der Kanzleisoftware schnell den ganzen Betrieb lahmlegen. Das betrifft aber nicht nur einen generellen Ausfall der Lösung, sondern auch Anwenderfehler. Gerade bei letzteren kann oft nur ein qualitativ guter Service weiterhelfen. Ist ein solcher vorhanden, spart das Nerven und vor allem Zeit und schließlich Kosten.

Somit sollten Verantwortliche auf der Suche nach einer Steuerberatersoftware immer genau die Servicegüte prüfen: Welche Service-Kanäle gibt es und wann kann man diese erreichen? Ist eine 24/7-Hotline verfügbar oder gibt es vielleicht nur einen Community-Support? Je mehr Kontaktwege geboten werden und je länger diese tagtäglich zur Verfügung stehen, desto besser.

Wie flexibel lässt sich die Steuerberatersoftware an die Bedarfe der Kanzlei anpassen? Ein Blick in die Zukunft ist schwierig - vor allem in die digitale. Immer schneller und disruptiver vollziehen sich technologische Fortschritte. Auch beim Gesetzgeber geht mehr und mehr ohne Papier. Hinzukommen gesellschaftliche und wirtschaftliche Umbrüche. All das und mehr hat über kurz oder lang massiven Einfluss auf die Steuerberatung.

Egal, was kommt – die Steuerberatersoftware sollte die neuen Gegebenheiten mitgehen können. Grundsätzlich gilt in diesem Zusammenhang: Je modularer die Kanzleilösung aufgebaut ist und je flexibler eine Integration von Daten oder Programmen über Schnittstellen ermöglicht wird, desto mehr Zukunftsfähigkeit besteht. Es gilt also auf modulare Bausteine und generell eine innovationsorientierte Ausrichtung zu achten.

Software für Steuerberater Preisvergleich: Was kostet Kanzleisoftware für Steuerberater?

Wer als Steuerberater seine Software-Kosten abschätzen möchte, sollte sich zunächst am Funktionsumfang und an den mit der jeweiligen Lösung zu bedienenden Mandant*innen orientieren: Je mehr Features und je mehr Steuermandant*innen, desto teurer wird es.

Ein Steuerberater-Programm kostenlos zu nutzen, ist zwar theoretisch möglich. Die Funktionalitäten sind dann aber in aller Regel sehr stark eingeschränkt. Für Kanzleien sind solche Lösungen nur sehr bedingt sinnvoll.

Gute bzw. gut ausgestattete Steuerberatersoftware ist niemals kostenlos. Interessierte müssen hier durchschnittlich mit Preisen um die 100 Euro pro Monat rechnen.