Payroll Management in HR: Nie wieder Ärger mit der Lohnbuchhaltung

1. HR WORKS Analyse zum Payroll Management in HR
2. So klappt das Payroll Management in HR
3. Payroll in KMU
4. Digitale Payroll in HR
5. Payroll-Lösungen einführen
6. Fazit: Das sind die Learnings aus der Payroll-Analyse

Die Lohnbuchhaltung ist für alle Unternehmen mit Mitarbeitenden ein zentraler Geschäftsaspekt, aber in Deutschland besonders komplex. Die hiesige Payroll gilt neben der von Frankreich sogar als die komplizierteste weltweit. Doch wenn das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen so relevant ist, wieso wird es noch vielerorts stiefmütterlich behandelt und von HR-Profis und Personaler*innen mit verantwortet, die nur in den seltenen Fällen ausgebildete Payroll-Spezialist*innen sind? Gibt es keinen effizienten und modernen Weg, diesen wiederkehrenden Schritt der Personalbuchhaltung zu meistern?

HR WORKS Analyse zum Payroll Management in HR

Antworten gibt es im Whitepaper „Endgegner Lohnbuchhaltung“, welches durch den Anbieter des Personal-Tools HR WORKS erstellt wurde. Es beleuchtet Challenges, Potenziale und Entwicklungen des Payroll Management in HR. Als umfassende HR-Softwarelösung vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) hilft die Software, HR-Prozesse effizient zu zentralisieren. Dafür bietet sie Funktionen der Zeiterfassung, Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung und Gehaltsabrechnung – alles gebündelt auf einer Plattform.

Ziel der Analyse war es, eine Bestandsaufnahme zum Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen. Daraus lassen sich dann für deinen Betrieb digitale Trends und weitere Handlungsempfehlungen ableiten.

Personalbedingt ist das Thema Payroll oft im Team Human Resources statt bei Finance aufgehängt. Das heißt aber nicht, dass Personaler*innen zusätzlich zu ihren Aufgaben im Recruiting, Onboarding und Mitarbeiter-Development auch noch in der Lage sind, diesen Teil der Buchhaltung gänzlich zu durchdringen. Gerade im komplexen Bereich wie der Lohnbuchhaltung steigt dadurch die Gefahr von Fehlern – was bei einem rechtlich so wichtigen Thema sehr heikel ist.

Die Lösung lautet Digitalisierung durch den Einsatz moderner Technologien, wie der Report in vier kompakten Kapiteln darlegt.

 

So klappt das Payroll Management in HR

Jedem Fokusthema ist ein Teil der Analyse gewidmet. Diese lauten:

1. Was Payroll für KMU und HR-Manager bedeutet
2. Wie die digitale Payroll gelingt
3. Wie KMU eine Payroll-Lösung einführen

Du erfährst also nicht nur, wieso Personalabteilungen (im KMU) mit Payroll-Lösungen arbeiten sollten, sondern auch, wie sie diese suchen und danach bei sich implementieren.

Im vierten und letzten Kapitel mit der Zwischenüberschrift Payroll ist komplex, aber machbar zieht HR WORKS im Nachgang ein Fazit über das Gesamtthema.

Payroll in KMU

Dass Deutschland ein derart kompliziertes Lohnsteuerrecht hat, kommt nicht von ungefähr. Gründe hierfür sind:

• Steuer- und Sozialversicherungsabgaben
• Vielfältige Vergütungsmodelle
• Ständige Änderungen gesetzlicher Vorschriften

Anders als in großen Konzernen mit spezialisierter Finanzabteilung voller Buchhalter*innen liegen Lohn- und Gehaltsabrechnungen im KMU oft auf dem Schreibtisch des HR-Teams. Dadurch entstehen einige Herausforderungen:

• Begrenzte Ressourcen durch eventuelle Personalknappheit
• Depriorisierung der Payrolls aufgrund eiligerer Themen wie Bewerbungsgespräche
• Weniger Expertise bzw. nicht aktuelles Wissen zur Gesetzeslage
• Fehleranfälligkeit durch den manuellen Arbeitsaufwand

Digitale Payroll in HR

Viele KMU überlassen die Lohn- und Gehaltsabrechnung Externen wie Steuerberater*innen, um den Herausforderungen aus dem Weg zu gehen. Die Prozesse sind allerdings nicht selten ineffizient, da viele Unternehmen noch papierbasiert oder in Excel-Tabellen arbeiten, anstatt bei ihrer Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen auf digitale Lösungen zu setzen.

Dabei hat die Payroll eine besondere Bedeutung, da sie direkt mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammenhängt. Unvollständige Lohnabrechnungen, fehlende Transparenz und eine schlechte Abwicklung führen dazu, dass Vertrauen und Motivation der Mitarbeitenden verloren gehen und sie deinem Betrieb im schlimmsten Fall den Rücken kehren.

Wie (digitales) Payment Management in HR gelingt: Typischer Workflow

Die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung kommt als Gamechanger ins Spiel und sorgt dafür, dass alle ihr Geld reibungslos und pünktlich bekommen. Wenn du auf eine digitale Payroll in HR setzt, profitierst du und dein Team von mehreren Vorteilen:

• Digitale Systeme reduzieren den Aufwand maßgeblich.
• Automatisierte Prozesse minimieren fehleranfällige, manuelle Eingaben.
• Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen benötigst du zur Übermittlung eine digitale Lösung.

Payroll-Lösungen einführen

Die Digitalisierung der Payroll eröffnet zudem ganz neue Möglichkeiten für weitere Bereiche des Personalmanagements. Entsprechende Buchhaltungsprogramme lassen sich nämlich in der Regel über Schnittstellen mit HR-Tools verknüpfen. Das erleichtert es, Mitarbeiterdaten zu pflegen und Gehaltsdaten zu übermitteln.

So auch bei HR WORKS. Die Software bietet alle Funktionen eines Personal-Tools, die du dank Schnittstellen in Kombination mit führenden Lohnbuchhaltungsprogrammen wie DATEV und Addison nutzt. Weitere Details, wie und wann du eine Softwarelösung für dein Payroll Management in HR bei dir einführen kannst, findest du in der aktuellen Analyse von HR WORKS.

Fazit: Das sind die Learnings aus der Payroll-Analyse

Die HR WORKS-Analyse unterstreicht insgesamt, dass ein effizientes Payroll Management ein „Must-have“ für moderne KMU ist. Diese profitieren von digitalen Lösungen, die die Komplexität der Lohnabrechnung reduzieren und rechtliche Sicherheit durch die Zusammenarbeit mit externen Lohnprofis garantieren. Die Ergebnisse zeigen klar: Firmen, die auf integrierte HR-Software setzen, können Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizienter verwalten und sich stärker auf ihre Kernaufgaben des Personalwesens konzentrieren.

Die Lohnbuchhaltung in Deutschland bleibt komplex, doch digitale Gehaltschecks erlauben eine bessere Zusammenarbeit zwischen in-house HR und externen Steuerprofis und schaffen so Entlastung für alle.