ZUGFeRD vs. XRechnung – Die zwei deutschen Standardformate für E-Rechnungen
Erfahre, inwieweit sich XRechnung und ZUGFeRD voneinander unterscheiden
- XRechnung oder ZUGFeRD: Gemeinsamkeiten der Systeme
- Das unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD voneinander
- ZUGFeRD vs. XRechnung: Vor- und Nachteile
- ZUGFerd- oder XRechnung – so gelingt die Erstellung
- Fazit: Das passende Format der E-Rechnung mit dem passenden Tool
Seit 2025 wird die E-Rechnung schrittweise in Deutschland für B2B-Unternehmen zur Pflicht. Bei öffentlichen Auftraggebern ist dies bereits seit dem Jahr 2020 der Fall. Durch diese tiefgreifende Veränderung im Rechnungswesen müssen sich Unternehmen entscheiden, welches E-Rechnungsformat sie für ihren Kundenverkehr verwenden möchten.
Die beiden wichtigsten Formate in Deutschland – ZUGFeRD vs. XRechnung – haben unterschiedliche Anforderungen und Einsatzmöglichkeiten. Während beide Formate die gesetzlichen Ansprüche einer E-Rechnung erfüllen, unterscheiden sie sich in ihrer technischen Struktur und der Anwendung.
In diesem Artikel erfährst du, was die größten Unterschiede sind, wo ihre jeweiligen Schwächen liegen und welches Format am besten zu deinen Anforderungen passt.
Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung und ZUGFeRD sind im deutschen Kontext die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate, wobei XRechnung für den behördlichen Rechnungsverkehr (B2G) optimiert ist und ZUGFeRD eine flexiblere Lösung für B2B-Transaktionen bietet.
- XRechnung basiert ausschließlich auf strukturierten XML-Daten, ZUGFeRD kombiniert dies mit einem visuell darstellbaren PDF was die Nutzung für Unternehmen erleichtert.
- Die Wahl des passenden Formats hängt von Kundschaft und deren Anforderungen ab – mit der richtigen Buchhaltungssoftware lassen sich beide Formate problemlos erstellen, verarbeiten und archivieren.
XRechnung oder ZUGFeRD: Gemeinsamkeiten der Systeme
Auf den ersten Blick wirken die zwei E-Rechnungsformate fast identisch: Beide halten alle Ansprüche der neuen elektronischen Rechnungspflicht gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU, der EU-Norm EN 16931 und damit allen deutschen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen ein. Sie sind bewusst für den deutschen Markt entwickelt und lassen eine automatisierte Rechnungsstellung zu, indem sie Daten als XML darstellen. Und ebenfalls beide lösen die herkömmlichen Papierrechnungen in den Bereichen Business-to-Government (B2G) und Business-to-Business (B2B) ab.
Das unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD voneinander
Allerdings gibt es zudem eine Reihe wichtiger Unterschiede, um zwischen ZUGFeRD und XRechnung als bevorzugtes Format für deine Buchhaltung zu wählen.
Die XRechnung entstand 2019 aus der Zusammenarbeit zwischen dem Bundesinnenministerium und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Anlässlich der damals angekündigten E-Rechnungspflicht für Ämter war sie die direkte Überführung der EU-Norm – plus 21 nationale Bestimmungen für Deutschland als sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Seitdem gilt sie als Standardformat im Rechnungsverkehr mit Regierung, Behörden und weiteren Instanzen der öffentlichen Hand.
Das Format ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Die erste Version wurde 2014 vom FeRD (Abkürzung des Forums) veröffentlicht. Das Forum ging aus dem Bundeswirtschaftsministerium hervor und hatte für alle geschäftlichen Beziehungen das Ziel, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Ursprünglich auch für die öffentliche Verwaltung gedacht, wurde es schnell zum Standard von großen, mittleren und kleinen Firmen untereinander.
Eine gravierende Abweichung der beiden Formate ist die technische Umsetzung der XML-Daten. Während die XRechnung alle Informationen in der Extensible Markup Language umwandelt und textliche Elemente so ersetzt, ist ZUGFeRD eher als Erweiterung zu verstehen. Neben dem gewohnten PDF wird (für den User unsichtbar) eine XML-Datei eingebunden.
So lässt sich anders als bei der XRechnung immer auf beide Arten die Rechnung bearbeiten. Nicht spezialisierte Programme sowie fachfremde Mitarbeitende können sich nach den Daten der PDF (PDF/A-3) richten, E-Rechnungssysteme hingegen können die weniger intuitive, eingebettete XML-Datei scannen. XRechnung unterstützt darüber hinaus UBL und CII, ZUGFeRD nur Letzteres.
Ein zentraler Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist direkt im Layout sichtbar.
- 1.Unterschied: XRechnung ist das Standardformat für behördlichen Rechnungsaustausch.
- 2. Unterschied: ZUGFeRD besteht aus einem visuell erkennbaren PDF und einer maschinenfähigen XML-Komponente.
- 3. Unterschied: ZUGFeRD-Rechnungen lassen etwas mehr Flexibilität zu, da sie immer beide Darstellungsweisen der Rechnungsdaten erfassen.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Vor- und Nachteile
Die beiden deutschen Rechnungsformate unterscheiden sich also in Anwendungsfall, technischer Struktur und Flexibilität. Beide besitzen im direkten Vergleich gewisse Vorteile, die als Nachteile des anderen Formats gewertet werden können. Als gängige E-Rechnungsformate können die zwei den automatisierten Rechnungsverkehr möglich machen – und das bei weniger Kosten, Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit als bei den herkömmlichen Papierrechnungen.
Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
Praktikabilität | Einfache Nutzung, auch ohne XML-Kenntnisse | Für Behördenverkehr optimiert |
Darstellung | PDF-Ansicht & maschinenlesbares XML | Reines XML-Format, kein PDF |
Versand | Versand per E-Mail oder System | Über Portale oder per E-Mail |
Fehlererkennung | Fehler leichter erkennbar | Keine doppelten Daten, konsistenter |
EU-Kompatibilität | Kompatibel mit EU-Formaten | Nicht EU-weit kompatibel |
Behördeneignung | Nicht primär für Behörden optimiert | Seit 2020 für Behörden Pflicht |
Datenkonsistenz | Doppelte Daten (PDF & XML) | Geringere Fehleranfälligkeit |
Validierung | Keine automatische Prüfung | Automatische Prüfung möglich |
Vorteile der ZUGFeRD gegenüber XRechnung
Der zentrale Vorzug des ZUGFeRD-Formats ist die Praktikabilität. Kennst du dich nicht mit XML aus, dann schaue dir die Rechnung (auch) als PDF an. Die Rechnungsdaten als hybride Lösung lassen sich also als Text für das menschliche Auge, gleichzeitig als XML-Format für Maschinen darstellen. Zudem sind spezialisierte Software (XML-Viewer) nicht erforderlich, um die Rechnung zu checken. Außerdem kannst du sie per System oder einfach per E-Mail versenden. XRechnungen hingegen musst du auf Portalen hochladen.
Auf der einen Seite erkennen Rechnungsstellende so mögliche Fehler. Auf der anderen Seite kann der*die Rechnungsempfänger*in die Daten direkt digital auslesen lassen oder – wie gehabt – manuell prüfen und weiterleiten. Das bietet bestmögliche Flexibilität. Hingegen kann eine XRechnung nicht einfach in ein PDF-ähnliches Format umgewandelt werden und ist daher für Nichtprofis eher unpraktisch.
Ein weiteres Argument für die Nutzung von ZUGFeRD wird deutlich, wenn man einen Blick ins europäische Ausland wirft: Beispielsweise sind FatturaPA in Italien, FacturaE in Spanien und Factur-X in Frankreich kompatible Pendants zu ZUGFeRD, sodass dein Unternehmen mit B2B-Kundschaft in diesen Zielmärkten problemlos Handel betreiben kann.
Lesetipp: Was in einer B2B-Rechnung nicht fehlen darf, liest du hier.
Darum solltest du XRechnung nutzen
Der größte Vorteil ist die Spezialisierung auf den Use Case Behördenverkehr. Hier gibt es die E-Rechnungspflicht übrigens schon seit 2020 und betroffene Unternehmen müssen ihre Rechnungen über gewisse Onlineportale (ZRE und OZG-RE) einreichen. ZUGFeRD wäre seit Version 2.1.1 generell auch für Rechnungen mit der öffentlichen Hand möglich, aber nicht praktikabel.
XRechnung beinhaltet alle Rechnungsinformationen einmalig in XML. ZUGFeRD hingegen listet alle Daten doppelt, einmal für PDF und einmal als XML-Format. Ob gewollt, mit Manipulationsabsicht oder aufgrund technischer Unachtsamkeiten – dies birgt die Gefahr von fehlerhaften Rechnungen. Am Ende sind die Rechnungen weder sicherer noch effizienter als herkömmliche Papierrechnungen.
Wenn du eine XRechnung anfertigst, zeigt sich ein weiterer Vorteil des Rechnungsformats. Das System kann automatisch prüfen, ob alle Informationen vorhanden und korrekt sind. Bei der Verwendung von ZUGFeRD hingegen kommt es öfter zu Medienbrüchen und einige Unternehmen akzeptieren wegen der fehlenden Kompatibilität der beiden Formate nur XRechnungen.
Entscheidungshilfe
- Sind deine Kund*innen vorrangig im öffentlichen Sektor? Falls ja, lieber XRechnung.
- Hast du viele Kund*innen im Ausland oder/und im B2B-Bereich? Falls ja, lieber ZUGFeRD.
- Hast du sowohl B2G- als auch Businesskundschaft? Falls ja, lieber ZUGFeRD.
ZUGFerd- oder XRechnung – so gelingt die Erstellung
Egal, ob du in deiner Buchhaltung nun XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnungen etablieren möchtest – du benötigst in beiden Fällen ein System für das Stellen, Bearbeiten und sogar das Empfangen von E-Rechnungen. orgaMAX Buchhaltung ist ein Rechnungsprogramm, welches beide Formate unterstützt.
Unternehmen jeder Größe, von Start-ups über Solo-Selbstständige bis zu mittelständischen Betrieben, schreiben ihre E-Rechnungen schnell und einfach mit dem Tool. Es bietet eine branchenunabhängige Lösung, die den gesamten Rechnungsprozess optimiert: angefangen bei der automatisierten Belegerstellung über den nahtlosen Versand der Rechnungen bis zur gesetzeskonformen Archivierung der Unterlagen.
Mit der E-Rechnungserstellung bei orgaMAX erfüllst du mühelos alle Anforderungen der EU-weiten Pflicht.
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, musst du bei der Rechnungserstellung in der Maske nur das Format auswählen und sofort werden PDF- und XML-Dateien generiert. So spart dein Unternehmen noch mehr Zeit, reduziert weitere Fehler und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.
Genau dasselbe Beispiel gilt selbstverständlich bei der Ausstellung einer XRechnung. Hier hilft der integrierte XML-Viewer ebenso wie die Validierung der Rechnungsdaten.
Tipp von orgaMAX:
Wegen der beschriebenen Problematik (ZUGFeRD wird nicht als E-Rechnung erkannt und es findet keine Validierung statt) empfiehlt der Software-Anbieter, im B2B-Geschäft zwei Dateien zusammen als Rechnung zu versenden:
XRechnung + PDF zusammen in einer Mail.
So ist es unmissverständlich eine E-Rechnung und kann visuell durch orgaMAX gegengeprüft werden.
Fazit: Das passende Format der E-Rechnung mit dem passenden Tool
Die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung haben ihre ganz speziellen Vorteile und Challenges. Während du mit ZUGFeRD besonders durch Flexibilität und wirtschaftliche Kriterien profitierst, ist die XRechnung die bevorzugte Wahl für den öffentlichen Sektor. Zudem bietet sie durch ihre klare Struktur eine sicherere Art der automatischen Verarbeitung.
Unternehmen sollten das Format für die E-Rechnung so wählen, dass es zu ihren Geschäftspartner*innen und ihren technischen Möglichkeiten passt (dank Software wie orgaMAX Buchhaltung).
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
