Was ist eine E-Rechnung und wie profitiere ich von Rechnungen in XML?

1. Was ist die E-Rechnung?
2. E-Rechnung Formate und Einsatzgebiete
3. Pflichtangaben der E-Rechnung
4. E-Rechnung Beispiele
5. E-Rechnung Struktur
6. Papierrechnungen vs. E-Rechnung
7. Fazit: Vor- und Nachteile von E-Rechnungen

Was ist die E-Rechnung?

Streng genommen ist der Begriff E-Rechnung etwas irreführend, denn er umfasst eben nicht alle Rechnungen in digitaler Form – etwa eine eingescannte Papierrechnung als PDF oder ein klassisches Word-Dokument –, sondern nur jene, die elektronisch und lesbar für digitale Systeme erstellt sind.

Sie muss demnach strukturiert erstell-, übermittel- und verwertbar sein. Im Gegensatz zu anderen Dateitypen wird eine E-Rechnung im XML-Format ausgestellt, sodass automatisierte und spezialisierte Systeme diese auslesen und verarbeiten können. Somit sind E-Rechnungen besonders für einen effizienten Geschäftsverkehr relevant, immerhin entfallen manuelle Eingaben.

Bereits 2011 wurde durch das BMF im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes die E-Rechnung der damals üblichen Papierrechnung gleichgestellt, indem eine qualifizierte E-Signatur ab da nicht mehr nötig war. Somit hat der Gesetzgeber die Bedingungen für die Rechnung in elektronischer Form verbessert, um etwa die Abziehbarkeit der Vorsteuer (UStG) möglich zu machen.

Diese Umstellung auf E-Rechnungsformate bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch als Leitweg des erwünschten Wachstumschancengesetzes. Du solltest als Unternehmen sorgfältig prüfen, welches Format deinen Anforderungen entspricht, und gewährleisten, dass deine Systeme mit den üblichen Standards kompatibel sind.

E-Rechnung Formate und Einsatzgebiete

Eine E-Rechnung bezeichnet demnach nicht ein gewisses Format, sondern gleich mehrere, die maschinenlesbar sind. Je nach Zielgruppe, Branche und auch Land konnten sich verschiedene E-Rechnungsformate etablieren, die alle einen anderen Vorteil bieten:

• XRechnung: Dieses rein XML-basierte Format richtet sich häufig speziell an den Behördenverkehr (B2G). Immerhin erfüllt sie alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber zur Annahme der XRechnungen verpflichtet.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Als hybrides Format kombiniert es Informationen aus XML-Daten sowie PDF-Dokumenten. Besonders eignet sich das Format für KMU (B2B- und B2C-Sektor), da keine Software zur Anzeige benötigt wird. Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.1.
• Factur-X: Dies stellt das französische Pendant zum ZUGFeRD-Format dar.
• EDI (Electronic Data Interchange): Vor allem Unternehmen mit mehreren anderen Systemen und Datenquellen nutzen dieses Format zur standardisierten Übertragung von Geschäftsdokumenten.
• Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine): Dieses europäische Standardformat ermöglicht den länderübergreifenden Austausch von E-Rechnungen, welcher normalerweise durch verschiedene Systeme nicht möglich wäre. Natürlich bietet sich diese Kategorie im internationalen Handel an.
• EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Diese international genutzte Art der E-Rechnung verbindet die Vorzüge eines amtlich geprüften und länder-unspezifischen Systems.

Ein relevanter Punkt bei der Einführung von E-Rechnungsformaten ist die Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen. Die Harmonisierung der Standards auf europäischer Ebene, wie durch die Norm EN 16931, trägt hierzu bei. Die Integration in bestehende Unternehmensprozesse bleibt dennoch eine Herausforderung, sofern du nicht auf eine standardisierte Rechnungsart zurückgreifst.

Eingesetzt findet die automatisierte Rechnungsstellung demnach in drei unterschiedlichen Bereichen statt:

• B2G (Business-to-Government): Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden
• B2B (Business-to-Business): Käufe zwischen zwei Firmen
• B2C (Business-to-Consumer): Transaktionen zwischen Unternehmen und Direktkund*innen (beispielsweise im Online-Handel)

Während die E-Rechnungspflicht für B2G bereits seit einiger Zeit besteht, kommt sie 2025 für den B2B-Bereich. Hier gibt es jedoch Übergangsregelungen sowie Ausnahmen (z. B. Kleinunternehmen). E-Rechnungen im direkten Kundenkontakt sind bisher noch keine Verpflichtung. Diese neue Gesetzeslage soll zum einen die EU-weite Digitalisierung vorantreiben und zum anderen das Potenzial auf nachträgliche Manipulationen minimieren.

Bei Rechnungen, die der öffentlichen Hand gestellt werden, gibt es laut BMF die Besonderheit der Übermittlung: XRechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung musst du über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) einreichen, jene an die mittelbare Bundesverwaltung über die sogenannte Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (kurz OZG-RE).

Pflichtangaben der E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung für den B2B-Bereich überhaupt rechtskonform ist, müssen festgelegte Informationen (die Pflichtangaben) enthalten sein. Dazu gehören:

Kopfzeile

• Vollständiger Name sowie die Adresse von Rechnungsaussteller*in und -empfänger*in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStG)
• Zugewiesene Rechnungsnummer und -datum
• (Falls vorhanden: Kundenreferenz)

Mitte

• Leistungs- oder Lieferdatum
• Menge und Bezeichnung der verkauften Produkte oder Dienstleistungen
• Nettopreise, Steuersatz, Mehrwertsteuerbetrag sowie die Gesamtsumme
• Zahlungsbedingungen wie Fristen

Fußzeile

• Bankverbindung als Zahlungsinformationen

Sind diese Details unvollständig, nicht korrekt oder fehlen sie direkt, können Finanzamt oder Rechnungsempfänger*in die E-Rechnung ablehnen.

E-Rechnung Beispiele

Ein Beispiel für eine E-Rechnung im XML-Format (inklusive aller Pflichtangaben) könnte folgendermaßen aussehen:

Die gewünschte XML-Struktur sorgt dafür, dass Buchhaltungsprogramme alle Daten automatisiert einlesen können.

E-Rechnung Struktur

Durch die strukturierte Darstellung dank der E-Rechnungsformate können Software-Lösungen die Daten direkt verarbeiten. So erlaubt die technische Struktur einen nahtlosen und schnellen Empfang sowie eine automatische Auslesung der Rechnungsdaten. Unternehmen können spezielle E-Rechnungsportale oder Buchhaltungssoftware nutzen, um die Daten nahtlos in ihre Systeme zu integrieren. Dadurch werden manuelle Eingaben unnötig und Übertragungsfehler werden reduziert.

Um von der Struktur der E-Rechnung wirklich profitieren zu können, sind folgende Einzelschritte ratsam:

Schritt 1: Anforderungen an E-Rechnung klären

Schritt 2: Buchhaltungssoftware einrichten

Schritt 3: Zugangswege einrichten

Schritt 4: Testläufe durchführen

Schritt 5: Automatisierung aktivieren

Schritt 6: Archivierung sicherstellen

Wichtig ist, dass der*die Rechnungsempfänger*in der Vermittlung zustimmt – außer es gilt eine Verpflichtung im jeweiligen Sektor. Diese Zustimmung verläuft stillschweigend, sofern die E-Rechnung einfach beglichen wird.

Übrigens lassen sich vollständige XRechnungen einfach per E-Mail übermitteln, eine (elektronische) Unterschrift ist nicht mehr nötig.

Papierrechnungen vs. E-Rechnung

Der Unterschied zwischen E-Rechnung und Papierrechnung wird besonders deutlich, wenn du die beiden Punkte Effizienz und Art der Verarbeitung betrachtest. Während du Rechnungen aus Papier manuell erstellst, ausdruckst und per Post versendest, erfolgt die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ausschließlich digital. Bei Papierrechnungen müssen die Daten oft per Hand nervigerweise in Buchhaltungssysteme übertragen werden, was außerdem zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

E-Rechnungen hingegen sind direkt für automatisierte Systeme geeignet. Dadurch sparen Unternehmen neben Ressourcen auch Korrekturen, die aufgrund einer fehlerhaften manuellen Eingabe entstanden sind. Sowohl der Rechnungsaustausch als auch die Archivierung der XML-Rechnungen gestalten sich ebenfalls sehr viel einfacher in ihrer Handhabe und tragen zur Digitalisierung des Rechnungswesens bei. Die E-Rechnung ist darüber hinaus umweltfreundlicher, da kein Papier vonnöten ist.

Fazit: Vor- und Nachteile von E-Rechnungen

E-Rechnungen bieten noch weitere Vorteile, die sich positiv auf die Digitalisierung deiner Buchhaltung auswirken können:

• Zeitersparnis: Sowohl auf deiner Seite als auch auf der Seite der Empfänger*innen lassen sich die Prozesse der Rechnungsstellung und -verarbeitung erheblich beschleunigen. Das heißt auch: Das Geld bezahlter Rechnungen ist schneller da.
• Kostensenkung: Da du weder Druckkosten noch Portogebühren zahlen musst, bleiben dir am Ende des Monats nur die geringeren Kosten für ein passendes Rechnungsprogramm.
• Transparenz: Beide Parteien können direkt und reaktiv auf Rückfragen eingehen und durch den aktuellen Status einsehen, wie weit die E-Rechnungsaussteller und Bezahlung des Betrags vorangeschritten sind.
• Arbeitsqualität: Automatisierungen ersetzen die manuelle Eingabe von Daten und Informationen. Somit wird das Risiko für Fehler deutlich reduziert und der Prozess insgesamt verbessert.
• Einfachere Ablage: Alle Rechnungen müssen 10 Jahre digital abgelegt werden (GoBD-Vorgaben). E-Rechnungen sind hier natürlich von Vorteil, da sie bereits von Haus aus elektronisch verfügbar sind.
• Kombinationsmöglichkeiten: Da du ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm für das Auslesen einer E-Rechnung benötigst, kannst du dir direkt die passendste Lösung suchen. So erhältst du zeitgleich noch weitere Funktionen und Features.

Der Leitweg der Rechnungsstellung von Papierrechnungen auf Rechnungen im XML-Format hat also mehrere Vorteile, sollte jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es kann zu Datenbrüchen oder weiteren Schwierigkeiten kommen, wenn du auf ein gewisses System umsteigst.

Zudem kann die Anschaffung der Software und erforderliche Schulungen eine finanzielle Hürde speziell für kleinere Unternehmen darstellen. Darum gilt hier: Nimm dir genug Zeit, alle Faktoren und Möglichkeiten (Übergangsregelungen) zu berücksichtigen, um XRechnungen und Co. zu empfangen. Richte einen digitalen Prüfpfad ein, der als betriebliches Kontrollverfahren Probleme und Medienbrüche vermeiden kann.