E-Invoicing: alles was du dazu wissen musst!

1. Was bedeutet E-Invoicing?
2. Diese Vorteile bietet dir die E-Invoice
3. Wie funktioniert E-Invoicing?
4. Diese Überlegungen musst du vor der Einführung von E-Invoicing treffen
5. Diese 13 Softwares unterstützen dich bei der Erstellung einer E-Invoice
6. Mit wenigen Klicks erledigt

Du willst wissen, was E-Invoicing ist, wie du es in deinem Unternehmen umsetzen kannst und welche Software dich dabei unterstützen kann? Dann lies einfach weiter!

Vielleicht stellen sich manche deiner Kolleg*innen noch die Frage, warum ihr auf die gute alte Papierrechnung verzichten solltet. Schließlich hat dein Unternehmen diese schon immer genutzt und ihr hattet auch nie Probleme mit diesem Vorgehen. 

Immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Lösungen. Nicht nur, weil diese günstiger sind, sondern weil sie Fehler reduzieren können. Hinzu kommt, dass E-Invoicing in Deutschland für viele Unternehmen mittlerweile sogar gesetzlich verpflichtend ist. Dies ist der Fall, wenn dein Unternehmen Lieferant*innen des öffentlichen Sektors bezieht oder international tätig ist. 

Die EU-Norm 2014/55 regelt seit November 2018, dass bei der Erbringung von öffentlichen Aufträgen für Bund und europäische Mitgliedsländer zwingend eine elektronische Rechnungsstellung erfolgen muss. Im Februar 2020 hatten diese Regelung bereits 24 EU-Länder eingeführt. Und warum sollte das nun für dich und dein Unternehmen relevant sein? Nun, wenn du in Betracht ziehst, zukünftig international tätig zu sein oder Aufträge für Behörden, Länder oder den Bund zu erfüllen, dann musst du deine Rechnung elektronisch an den öffentlichen Sektor übermitteln. Deshalb erfährst du in diesem Artikel alles Wichtige, was du über E-Invoicing wissen musst.

Was bedeutet E-Invoicing?

Der Versand von PDF-Rechnungen via E-Mail reduziert zwar den Papierverbrauch innerhalb der versendenden und empfangenden Unternehmen, kann aber noch nicht als E-Invoicing bezeichnet werden. Das liegt daran, dass diese Rechnungen, genau wie papierhaft eingehende Zahlungsaufforderungen, mittels eines OCRs (Optical-Character-Recognition) erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden müssen. 

Dieser zeitintensive Prozess erfordert außerdem oftmals ein manuelles Eingreifen deiner Kolleg*innen. Die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, bezeichnet den vollständigen elektronischen Versand von strukturierten Rechnungsdaten von Lieferant*innen an Käufer*innen, damit diese ihre Verbindlichkeiten automatisiert begleichen können. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt dabei entweder direkt zwischen den Sender*innen und Empfänger*innen oder über eine zwischengeschaltete E-Invoicing-Plattform.

Damit die Datenübertragung und Dateneinspeisung automatisch ablaufen kann, muss deine elektronische Rechnung in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden. Hierzu eignen sich zum Beispiel das EDI- (Electronic-Data-Interchange) oder XML-Format. Da diese Formate ausschließlich elektronische Daten beinhalten, die von Computern ausgelesen werden sollen, können die Daten vom menschlichen Auge nicht interpretiert werden. 

Wenn du die maschinelle und menschliche Lesbarkeit deiner Rechnung kombinieren möchtest, kannst du eine ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erstellen. Dies erreichst du zum Beispiel durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei. Das ZUGFeRD-Format ermöglicht dir, in Form von vier untereinander kompatiblen Varianten festzulegen, welche Komponenten deiner Rechnung automatisiert verarbeitet werden sollen.

Um eine solche Rechnung erstellen zu können, benötigst du neben den normalen Bestandteilen einer Rechnung, wie

• den Erzeugerdaten
• den Daten zu den Rechnungsempfänger*innen
• der Rechnungssumme
• der Lieferantennummer
• den Zahlungsbedingungen
• der Bankverbindung
• der Ausweisung der Umsatzsteuer
• der E-Mail-Adresse

zusätzlich die Leitweg-ID. Durch diese kann die korrekte Weiterleitung deiner Rechnungen durch die elektronische Adressierung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes erfolgen.

Diese Vorteile bietet dir die E-Invoice

Der größte Vorteil, den dir elektronische Rechnungen bieten, ist das große Einsparpotenzial durch entfallende Druck- und Versandkosten. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf deinen Geldbeutel, sondern auch auf den ökologischen Fußabdruck deiner Firma aus. Denn weniger gedruckte Rechnungen, verbrauchte Druckertinte und vermiedene Transportwege, vermindern den CO₂-Ausstoß. Weiterhin verkürzt die sofortige Zustellung deiner Rechnung den Zeitraum bis zum Zahlungseingang und verbessert so deinen Cashflow. 

Nicht nur bei den Versendenden, sondern auch bei den Empfangenden entstehen durch papierhafte Rechnungen Kosten.

Außerdem vermeidest du durch digitale Rechnungen Fehler bei der Verarbeitung der Rechnungen und schaffst effizientere und transparentere Prozesse. Mit der Digitalisierung deiner Buchhaltung und einer digitalen Lohnabrechnung entfällt das lästige Suchen nach papierhaften Belegen in Ordner und Ablagefächern, um sie den entsprechenden Zahlungen zuzuordnen. Durch den automatisierten Ablauf werden deine E-Invoices schneller gebucht und deine Kolleg*innen können ihre Arbeitszeit effizienter nutzen, da sie jede Menge Zeit sparen. Durch die verschlüsselten Übertragungsverfahren und digitale Signaturen kann die Echtheit von digitalen Rechnungen gewährleistet werden. Dadurch ist er deutlich sicherer als der Versand und Empfang von Papierrechnungen. Hinzu kommt, dass du durch die Nutzung einer E-Invoice die gesetzlichen Anforderungen im B2B- und B2G-Bereich einhältst. Eine Software hilft euch bei der digitalisierten Automatisierung eurer Buchhaltung.

Wie funktioniert E-Invoicing?

Auch wenn die Erstellung einer E-Rechnung zunächst erst mal kompliziert klingen mag, da ihre Inhalte nur maschinell ausgelesen werden können, so ist dies doch kein Hexenwerk. Wir zeigen dir, wie E-Invoicing für deinen Rechnungsausgang und für deinen Rechnungseingang funktioniert.

Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten für die Nutzung einer E-Invoice, die sich in der Nutzung der Kommunikationskanäle unterscheidet. Bei der direkten Kommunikation zwischen Sender*in und Empfänger*in erzeugt erstere*r eine elektronische Rechnung und übermittelt diese direkt an die zahlungspflichtige Partei. Hierfür wird eine Datenverbindung genutzt. 

Dazu müssen im Vorfeld auf beiden Seiten entsprechende Schnittstellen in den Abrechnungssystemen implementiert werden. Dies lohnt sich in der Regel nur, wenn du regelmäßig mit diesem Unternehmen zu tun hast und ihr eine Vielzahl an Rechnungen miteinander austauscht. 

Die zweite Möglichkeit ist die Nutzung eines E-Invoicing-Netzwerkes. Dieses erfordert nur geringe Anpassungen innerhalb deiner IT, damit du E-Billing nutzen kannst. Je nach Eingangsformat übernimmt das Netzwerk das Auslesen, Konvertieren und Validieren deiner Rechnungen und stellt sie den Empfänger*innen im gewünschten Format zur Verfügung. Aber auch wenn du und deine Rechnungsempfänger*innen mit unterschiedlichen Netzwerken für das E-Invoicing arbeitet, können diese Systeme miteinander kommunizieren. Hierzu musst du lediglich die beiden Netzwerke miteinander verbinden. Dann greift das sogenannte Roaming-Verfahren, und die Rechnungsdaten können von deinem Netzwerk in das Netzwerk der Zahlungsleistenden übermittelt werden.

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Nun kommen wir aber genauer dazu, wie das E-Invoicing für deinen Rechnungsausgang funktioniert. Dieser Prozess lässt sich vereinfacht dargestellt in vier Schritte unterteilen:

1. Eingang
2. Aufbereitung
3. Portal
4. Export

Zunächst erstellst du deine Rechnung mit dem ERP-System deiner Wahl. Anschließend wird sie über eine entsprechende Schnittstelle automatisiert an die E-Invoicing-Lösung für deinen digitalen Rechnungsausgang übergeben. 

Der nächste Schritt ist die Aufbereitung der Daten. Je nachdem, welchen Standard du nutzen willst oder musst, wie ZUGFeRD oder XRechnung, werden die empfangenen Rechnungsdaten vom System in das gewünschte Zielformat konvertiert. Optional kannst du dir innerhalb einer Portalanwendung noch das Rechnungsausgangsbuch zentral anzeigen lassen und es revisionssicher in ein Archiv einbinden. Im letzten Schritt wird die elektronische Rechnung zugestellt. Dies kann beispielsweise in Form eines gesicherten Downloadlinks per E-Mail an die Rechnungsempfänger*innen geschehen. Ebenfalls ist die Anbindung per EDI eine häufig genutzte Möglichkeit der Rechnungszustellung.

Die E-Rechnung wird über eine Plattform an die Empfänger*innen versendet und kann anschließend von ihnen weiterverarbeitet werden.

Und wie funktioniert E-Invoicing, wenn du eine Rechnung empfängst? Auch das ist ganz einfach. E-Invoicing im Rechnungseingang lässt sich in drei Schritte unterteilen: 

1. Eingang
2. Aufbereitung
3. Bearbeitung

Zunächst wird die Rechnung automatisiert empfangen. Anschließend werden die Inhalte dieser Rechnung dann in einen internen Standard umgewandelt. Eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen müssen mit einer Texterkennungssoftware identifiziert und die Inhalte extrahiert werden, wohingegen echte E-Invoices mit ihren strukturierten Daten nur noch konvertiert werden müssen. 

Danach geht es an die Bearbeitung der empfangenen Rechnungsdaten. Diese werden durch verschiedene Daten deines ERP-Systems, wie die Bestelldaten, die Wareneingangsinformationen und die Kreditorenstammnummer angereichert. Außerdem werden sie automatisch bezüglich des Bestellbezugs, sowie Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regelungen überprüft.

Soweit alle Daten stimmig sind, kannst du die Zahlung des Rechnungsbetrages freigeben und die Angelegenheit abschließen. Bei Unstimmigkeiten müssen die entsprechenden Rechnungen in einen internen Freigabeprozess gegeben werden. Um den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz GoBD) zu entsprechen, werden alle Schritte, die eine Rechnung innerhalb eines Prüfungsprozesses durchläuft, protokolliert. 

Der Empfang und die Freigabe elektronischer Rechnungen kann in Echtzeit geschehen und benötigt nur wenige Minuten.

Diese Überlegungen musst du vor der Einführung von E-Invoicing treffen

Bevor du dich für die Einführung von E-Invoicing in deinem Unternehmen entscheidest, solltest du dir noch drei strategische Fragen stellen. Diese betreffen das Hosting, die Betriebsart sowie Standards und Formate.

• Hosting: Soll deine E-Billing-Lösung in deinem eigenen Rechenzentrum stehen oder möchtest du den Betrieb auslagern?
• Betriebsart: Soll die Software deiner Wahl als Lizenzprodukt On Premises oder als Cloud Service auf einer Pay-Per-Use-Basis betrieben werden?
• Standards und Formate: Welche Standards und Formate benötigst du aktuell und welche können in der Zukunft für dein Unternehmen relevant werden?

Wenn du die maximal mögliche Kontrolle über deine Rechnungsprozesse haben möchtest, ist eine lizenzbasierte On-Premises-Installation sinnvoll. Sollte dir hingegen Flexibilität besonders wichtig sein, ist eine Cloud-Lösung die passende Wahl. Diese ist schnell zu implementieren, bietet dir eine hohe Betriebssicherheit und es fallen geringere Kosten an.

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Diese 13 Softwares unterstützen dich bei der Erstellung einer E-Invoice

Wenn du in deiner Buchhaltung zukünftig E-Invoicing nutzen willst, kannst du dafür auf verschiedene Rechnungssoftwares oder Buchhaltungssoftwares zurückgreifen. Auf OMR Reviews haben wir dir eine große Auswahl an Tools zusammengestellt, die unsere Nutzer*innen um ihre Bewertungen und individuellen Erfahrungen angereichert haben. So kannst du identifizieren, welche Rechnungssoftware am besten zu dir und deinem Unternehmen passt. Zu den Tools, mit denen du die E-Invoice in deinem Unternehmen integrieren kannst, gehören:

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Mit wenigen Klicks erledigt

Auch wenn die E-Invoice durch die gesetzliche Pflicht zunächst einmal sehr bieder und aufwendig wirkt, so ist die Erstellung sowie der Versand deiner elektronischen Rechnungen mit der richtigen Software einfach, günstig und zudem ressourcensparend. Du profitierst von dem verminderten Papierchaos im Büro und der schnelleren Bezahlung deiner Rechnungen. Dies wird dein Unternehmen erfolgreicher, zukunftsfähiger und dich zufriedener an deinem Arbeitsplatz machen. Denn mit nur wenigen Klicks ist deine gesamte Buchhaltung erledigt.