Mit diesen Softwares kannst du deine Buchhaltung digitalisieren

Die Belege der Dienstreise stapeln sich auf dem Schreibtisch, die Rechnung für die letzte große Marketingkampagne muss noch geprüft werden und die Rechnungen an deine Kund*innen müssen auch noch geschrieben werden. In so einem Zettelchaos kann man schon mal schnell den Überblick verlieren. Die Digitalisierung deiner Buchhaltung kann dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und verschiedene Prozesse zu automatisieren. Aber was bedeutet es, die Buchhaltung zu digitalisieren? Was sind die Vor – und Nachteile dieser Umstellung und welche Schritte musst du hierbei beachten? Gibt es steuerliche Vorgaben, die du beim Digitalisieren beachten musst? Und welche Softwares eignen sich als elektronisches Buchhaltungssystem? Die Antworten hierauf liefern wir dir in diesem Beitrag.

 

Was bedeutet es, deine Buchhaltung zu digitalisieren?

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet vor allem den Schritt von papierhaften hin zu papierlosen Prozessen. Dies betrifft die digitale Erstellung und den Versand deiner Ausgangsrechnungen an deine Kund*innen, das Scannen und digitale Archivieren deiner Eingangsrechnungen und weiterer Dokumente sowie verschiedene Automatisierungen durch die von dir gewählte Buchhaltungssoftware. Hierdurch vermeidest du die zuvor beschriebenen Papierberge auf deinen Schreibtischen, durch die du den Buchhaltungswald vor lauter Zetteln nicht mehr siehst. Oft werden die Chancen der Digitalisierungsprozesse in Unternehmen zunächst nur in der IT oder dem Marketing gesehen. Die Digitalisierung deiner Buchhaltung kann sich allerdings positiv auf viele Prozesse deines Unternehmens auswirken und hierdurch schnell bezahlt machen.

Dies sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung

Aber durch welche Eigenschaften macht sich die Digitalisierung von Belegen in einer Buchhaltungssoftware unverzichtbar in deinem Job? Der erste große und ersichtliche Vorteil ist, dass du Platz schaffst. Indem du die Belege mit einem Dokumentenscanner digitalisiert, schaffst du Raum auf deinen Schreibtischen, Schränken und Büros, den du nun sinnvoller nutzen kannst. Zwar kostet dich die Anschaffung eines „digitalen Buchhalters“ ein paar Euro pro Monat, mittelfristig wirst du die Kosten durch diese Investition allerdings senken können, da du weniger Geld in Kopierpapier, Drucker, Aktenschränke oder zusätzliche Räumlichkeiten stecken musst. Da deine Buchhaltungssoftware die definierte Prozesse automatisieren kann, sparst du dir zusätzlich Zeit, weil du Rechnungen nicht mehr manuell erfassen oder gearbeitete Stunden händisch übertragen musst. Zum einen sinkt durch die digitale Arbeit das Risiko von Übertragungsfehlern und zum anderen kannt du dich in der gewonnenen Zeit anderen Aufgaben zuwenden.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Verfügbarkeit der Daten. Deine Kolleg*innen können von überall auf Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Mahnungen oder andere Belege zugreifen und diese bearbeiten. Dies spart wiederum Zeit und Kosten, da du und dein Team zeitgleich an einer Aufgabe oder einem Projekt arbeiten könnt, ohne die Informationen duplizieren zu müssen, da sie an einem zentralen Ort abgelegt sind. Dadurch, dass die Informationen allen beteiligten Kolleg*innen stets transparent zur Verfügung stehen, lassen sich vorangegangene Arbeitsschritte nachvollziehen und bei Abwesenheit weiterbearbeiten. Dies kann nützlich sein, wenn z. B. eine Reklamation angemeldet wird, Kolleg*innen im Urlaub sind oder mobil arbeiten oder aber Rückfragen von Kund*innen entstehen sollten. Diese gesteigerte Reaktionszeit wird die Reputation bei den Geschäftspartner*innen und die Beziehung stärken.

Dein Buchhaltungssystem unterstützt dich außerdem dabei, alle technisch und steuerrechtlich wichtigen Buchhaltungsbestandteile aktuell zu halten. Die hierdurch entstehende Rechtssicherheit trägt zu einem verminderten Arbeitsaufwand für deine Kolleg*innen bei. Weiterhin kannst du Dritten, wie beispielsweise deinen Steuerberater*innen Zugriff auf das elektronische Buchhaltungssystem gewähren, um ihnen ebenfalls eine digitale Abarbeitung ihrer Aufträge zu ermöglichen, die ohne händischen Transfer von Daten direkt aus dem System gespeist wird.

Hat die digitale Buchhaltung auch Nachteile?

Wo Vorteile sind, müssen doch aber auch Nachteile sein, denkst du jetzt bestimmt. Im Bereich der Buchführung mit digitalen Belegen liegt der Nachteil im Zusatzaufwand, den du zu Beginn betreiben musst, um die digitale Buchführungssoftware zu implementieren. Du musst deine Kolleg*innen davon überzeugen, dass die neuen Prozesse besser sind als das, was du „schon immer so gemacht hast“. Dies kannst du schaffen, indem du im Vorfeld gemeinsam die neuen Prozesse definierst, um Kolleg*innen nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen und dann eventuell nicht abzuholen. Die Involvierung kann dabei helfen ihnen ihre Ängste zu nehmen. Außerdem könnt Ihr gemeinsam eine Anlernphase anpeilen, in der die Kolleg*innen sich mit dem neuen System vertraut machen können, bevor es „scharf“ geschaltet wird.

So funktioniert die digitale Buchhaltung: Deine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sicher scharst du nun bereits mit den Hufen und kannst es gar nicht erwarten, deine Buchhaltung zu digitalisieren. Wir haben für dich eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, die dich hierbei unterstützt.

Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick

Als erstes solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche papierhaften Prozesse es in deinem Unternehmen gibt und wie sie die Buchhaltung beeinträchtigen. Du musst die verschiedenen Arbeitsabläufe verstehen, um diese im Nachgang digital darstellen zu können, ohne die Arbeitsqualität negativ zu beeinträchtigen. Erstelle am besten eine Liste oder einen Ablaufplan, in dem du alle Abteilungen, Personen und Arbeitsschritte festhältst.

Schritt 2: Binde frühzeitig dein*e Steuerberater*in ein

Die Einbindung deiner Steuerberatung ist ein wichtiger Schritt bei der Umstellung auf digitale Belege. Schließlich sind dies die Fachleute, die genau wissen, wie du z. B. die Vorgaben der GoBD umsetzt und was du beim Umstieg beachten musst. Vielleicht hat dein*e Ansprechpartner*in sogar schon positive Erfahrungen mit verschiedenen Buchhaltungssoftwares für Freiberufler*innen, Kleinunternehmer*innen und größeren Unternehmen gemacht und kann dir eine solche empfehlen oder dich sogar in dieser schulen.

Schritt 3: Bindet die richtigen Leute ein

Um die Umstellung von papierhafter auf papierlose Buchhaltung zügig und verlässlich umzusetzen, solltest du auf digital affine Kolleg*innen setzen, die die Umstellung federführend betreuen. Dies müssen nicht die Fachleute aus der Buchhaltung sein – in diesem Arbeitsschritt geht es um die Restrukturierung der Prozesse. Die Verantwortlichen sollten sich aber auf jeden Fall mit den beteiligten Fachabteilungen kurzschließen, Feedback einholen und über den jeweils aktuellen Stand informieren. Diese Kolleg*innen sind auch für die Aufstellung und Einhaltung eines Zeitplans sowie die Abstimmung einer für dich passenden digitalen Ordnerstruktur zuständig.

Schritt 4: Schaff die notwendige Hardware an

Da du deine beleghaften Dokumente in digitale verwandeln möchtest, benötigst du hierfür das passende Werkzeug. Neben deinem Computer benötigst du auch einen Dokumentenscanner, mit dem du Rechnungen, Reisebelege oder andere Dokumente einscannen und in deiner zuvor definierten Ordnerstruktur ablegen kannst. Zeitgleich müssen bereits bestehende Belege online archiviert werden, um nicht doch wieder in den Aktenschränken nach Informationen suchen zu müssen.

Schritt 5: Entscheide dich für eine Buchhaltungssoftware

Dann ist auch schon die Auswahl und Installation deiner Buchhaltungssoftware an der Reihe. Welche sich hierfür eignen, liest du im nächsten Abschnitt. Außerdem haben wir für dich eine Übersicht der besten Buchhaltungssoftwares zusammengestellt.

Schritt 6: Richte Schnittstellen zu anderen Systemen ein

Wenn du bereits Softwares für deine Lohnbuchhaltung, dein Warenwirtschaftssystem, dein CRM oder zur Fakturierung nutzt, solltest du diese im nächsten Schritt mit deinem digitalen Buchhaltungssystem koppeln. Hierdurch sparst du dir manuelle Übertragungen und kannst eine fehlerfreie Übertragung ohne Informationsverluste gewährleisten.

Schritt 7: Beginn mit der Testphase

Damit alle Kolleg*innen von dem neuen System profitieren und dieses auch annehmen, solltest du bereits vor dem Umstellungstermin verschiedene Tests durchführen. Während dieser kannst du Erfahrungen sammeln und Prozesse noch einmal anpassen, so dass sie zum Unternehmen passen und du dich darauf freust, mit der digitalen Buchhaltung zu beginnen.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gelingt dir die Umstellung auf die digitale Buchhaltung

Diese steuerlichen Vorgaben musst du beachten

Wenn ein*e Finanzprüfe*in die Buchhaltung in deinem Unternehmen überprüfen will, wird dieser prüfen, ob die Buchhaltungssoftware die steuerlichen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD, erfüllt. Hierfür ist es wichtig, dass die digitalen Belege nicht mehr verändert werden können oder vorgenommene Änderungen protokolliert werden und somit nachvollziehbar sind. Die GoBD legt weiterhin Wert auf die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung der Buchhaltung sowie ihre Vollständigkeit und Richtigkeit. Beachtet, dass du deine Buchungen zeitgerecht durchführst und dokumentierst. Wenn du eine Buchhaltungssoftware auswählst, die diese Voraussetzungen gemäß den GoBD erfüllt, musst du dir bei einer Prüfung durch das Finanzamt keine Gedanken machen.

Diese Softwares eignen sich für die Digitalisierung deiner Buchhaltung

Um die digitale Buchhaltung in deinem Unternehmen zu etablieren, benötigst du die passende Buchhaltungssoftware. Auf OMR Reviews kannst du dir anhand von Nutzer*innen-Bewertungen das zu dir passende Accounting-Tool auswählen. Einige von ihnen stellen wir dir nachfolgend genauer vor. Wenn du anschließend noch mehr über kostenlose Buchhaltungstools und Enterprise -Accounting-Softwares wissen willst, schau doch einfach auf OMR Reviews vorbei.

GetMyInvoices.com

orgaMAX Buchhaltung

sevDesk

Lexoffice

Zervant

DATEV

Sage Lohnabrechnung

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 19.01.2024

1. GetMyInvoices

GetMyInvoices.com auf OMR Reviews

GetMyInvoices ist ein Rechnungsmanagement-Programm, in dem du deine Rechnungen und andere Dokumente sammeln und speichern kannst. Du kannst diese dann per Klick mit den Steuerberater*innen teilen, so dass sie die Belege für das Finanzamt aufbereiten können.

GetMyInvoices Kosten

Im Essential-Paket, das maximal zwei Nutzer*innen bedienen können, kannst du bis zu 5 Portalverbindungen und bis zu 50 Dokumente pro Monat hinterlegen. Du kannst auf ein zentrales Postfach und eine Scan-App für iOS und Android zugreifen. Die monatlichen Kosten liegen hierfür bei 11 €. Das Paket Small kostet 19 € pro Monat und kann von drei Nutzer*innen genutzt werden. Es verfügt über bis zu 10 Portalverbindungen und 150 Dokumente pro Monat. Du kannst drei weitere Konten mit der Small-Variante synchronisieren. GetMyInvoices Standard bietet Zugänge für fünf Nutzer*innen, 25 Portalverbindungen und bis zu 250 Dokumente pro Monat und verlangt hierfür 25 € monatlich. Du kannst fünf E-Mailkonten, drei Bankkonten und fünf Synchronisationskonten nutzen.

Mehr Informationen zu den Preisen von GetMyInvoices findest du auf OMR Reviews.

GetMyInvoices Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den GetMyInvoices-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

2. orgaMax

Eine weitere Software, die dich bei deiner digitalen Buchhaltung unterstützen kann, ist orgaMAX. Mit diesem Tool kannst du Angebote und Rechnungen schrieben, Bestellungen organisieren, deine Buchhaltung und Finanzen verwalten sowie deine Warenwirtschaft abbilden. orgaMAX verfügt auch über ein integrierts Lagermanagement und ein Kassensystem sowie eine E-Commerce-Anbindung.

orgaMAX Kosten

orgaMAX gibt es in verschiedenen Funktionsumfängen. Die Basic Version ist für 8,00 € monatlich erhältlich. Die weiteren Preismodelle umfassen unterschiedliche Funktionen und kosten bis zu 30,00 € im Monat.

Mehr Informationen zu den Preisen von orgaMAX findest du auf OMR Reviews.

orgaMAX Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den orgaMAX-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

3. sevDesk

sevDesk auf OMR Reviews

Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk kannst du Angebote und Rechnungen erstellen, Belege digitalisieren, Zeiten für Kund*innen-Projekte erfassen und die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt durchführen. Des Weiteren kannst du Stornos und Gutschriften verbuchen, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen und den Export für dein*e Steuerberater*in beanspruchen. Außerdem kannst du mit sevDesk deine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, Inventar führen und verschiedene Schnittstellen nutzen.

sevDesk Kosten

sevDesk unterteilt sich in die Pakete Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Das Rechnungs-Modul kostet 8,90 € pro Monat, das Buchhaltungs-Modul 17,90 € pro Monat und das Warenwirtschafts-Modul liegt bei 43,00 € pro Monat.

Mehr Informationen zu den Preisen von sevDesk findest du auf OMR Reviews.

sevDesk Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Sevdesk-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

4. Lexoffice

Lexoffice auf OMR Reviews

Das Buchhaltungsprogramm Lexoffice vereint die Funktionen der Buchhaltung, des Rechnungsmanagements und des Bankings miteinander. Du kannst in der Software Einzel- und Serienrechnungen erstellen, Angebote schreiben, Kund*innen-Daten verwalten und deine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt machen. Du hast stets eine Übersicht über die Zahlungen und Geldeingänge und kannst deine Belege schnell und einfach über die Lexoffice Scan App erfassen.

Lexoffice Kosten 

Die Lexoffice-Software kannst du dir individuell zusammenstellen. Das kleine Paket kostet 6,90 € pro Monat, das M Paket liegt bei 11,90 € monatlich und das L Paket bei 19,90 € monatlich.

Mehr Informationen zu den Preisen von Lexoffice findest du auf OMR Reviews.

Lexoffice Alternativen

Auf OMR Reviews findet du eine Übersicht zu den Lexoffice-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

5. Zervant

Zervant auf OMR Reviews

Das nächste Buchhaltungstool das wir dir vorstellen möchten, ist Zervant. Es hilft dir bei der Erstellung von Rechnungen, Belegen und Angeboten. Außerdem kannst du Teil- und wiederkehrende Rechnungen anlegen sowie Zahlungserinnerungen versenden. Zervant verfügt über eine integrierte Kunden- und Produktdatenbank sowie eine Zeiterfassung für Kund*innen-Projekte.

Zervant Kosten

In der kostenlosen Zervant Version kannst du fünf Kund*innen anlegen und für diese unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen erstellen. Die Mobile App sowie die Zeiterfassung sind hierin inkludiert. Das Starter-Programm kostet 9 € monatlich und umfasst 30 Kund*innen. Mit diesem kannst du Mahnungen und Zahlungserinnerungen versenden. Die Pro-Version kostet 17 € pro Monat und die Wachstums-Version ist ab 40 € monatlich erhältlich.

Mehr Informationen zu den Preisen von Zervant findest du auf OMR Reviews.

Zervant Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Zervant-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

6. DATEV

DATEV auf OMR Reviews

DATEV ist eine Buchführungssoftware, die du für die Bereiche Lohn, Personal, Rechnungswesen und IT nutzen kannst. Du kannst diese an verschiedenen Arbeitsplätzen nutzen, Rechnungen und Angebote schreiben sowie Zahlungen anstoßen und Geldeingänge kontrollieren.

DATEV Kosten

DATEV kommuniziert Preise für die Software nicht öffentlich. Sollten dich die Kosten interessieren, kannst du direkt in Kontakt mit dem Anbieter treten.

DATEV Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den DATEV-Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

7. Sage Lohnabrechnung

Sage Lohnabrechnung auf OMR Reviews

Mit Sage Lohnabrechnung können Anwender*innen ohne Vorkenntnisse die Gehaltsabrechnungen fehlerfrei und bei Bedarf automatisiert erledigen. Alle notwendigen Dokumente für gesetzliche Meldungen werden auf Knopfdruck erstellt und an Finanzamt und Krankenkasse versendet. Die Online-Software ist immer aktuell und erfordert keine Installation oder kostenpflichtigen Updates.

Sage Lohnabrechnung Kosten

Sage Lohnabrechnung kann 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden, ohne dass Zahlungsdaten angegeben werden müssen. Darüber hinaus profitieren Neukund*innen von dem kostenlosen Kundenservice bei der Produkteinrichtung und den Meldeverfahren. Anschließende Pakete für dieses Tool gibt es schon ab 6 € pro Monat.

Sage Lohnabrechnung Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Sage Lohnrechnung Alternativen. Hier kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das Buchhaltungsstool entscheiden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt.

Schnell und einfach – digital buchen

Die Umstellung von Papier auf Digital hat für die Buchhaltung und dein Unternehmen viele Vorteile, die du nutzen solltest. Die Einführung wird zwar ein bisschen Geduld und Fingerspitzengefühl benötigen, um die digitale Buchhaltung zu lernen – dieses wird sich aber im Handumdrehen bezahlt machen.