Buchhaltung

Mit diesen Softwares könnt Ihr Eure Buchhaltung digitalisieren

Carolin Puls 12.03.2022

Wir zeigen Euch, wie Ihr Schritt-für-Schritt Eure Buchhaltung digitalisieren könnt und welche Buchhaltungssoftwares Euch dabei unterstützen.

Die Belege der Dienstreise stapeln sich auf dem Schreibtisch, die Rechnung für die letzte große Marketingkampagne muss noch geprüft werden und die Rechnungen an Eure Kund:innen müssen auch noch geschrieben werden. In so einem Zettelchaos könnt Ihr schon mal schnell den Überblick verlieren. Die Digitalisierung Eurer Buchhaltung kann Euch dabei helfen, den Überblick zu behalten und verschiedene Prozesse zu automatisieren. Aber was bedeutet es, Eure Buchhaltung zu digitalisieren? Was sind die Vor – und Nachteile dieser Umstellung und welche Schritte müsst Ihr hierbei beachten? Gibt es steuerliche Vorgaben, die Ihr beim Digitalisieren beachten müsst? Und welche Softwares eignen sich als elektronisches Buchhaltungssystem? Die Antworten hierauf liefern wir Euch in diesem Beitrag.

 

Was bedeutet es, Eure Buchhaltung zu digitalisieren?

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet vor allem den Schritt von papierhaften hin zu papierlosen Prozessen. Dies betrifft die digitale Erstellung und den Versand Eurer Ausgangsrechnungen an Eure Kund:innen, das Scannen und digitale Archivieren Eurer Eingangsrechnungen und weiterer Dokumente sowie verschiedene Automatisierungen durch die von Euch gewählte Buchhaltungssoftware. Hierdurch vermeidet Ihr die zuvor beschriebenen Papierberge auf Euren Schreibtischen, durch die Ihr den Buchhaltungswald vor lauter Zetteln nicht mehr seht. Oft werden die Chancen der Digitalisierungsprozesse in Unternehmen zunächst nur in der IT oder dem Marketing gesehen. Die Digitalisierung Eurer Buchhaltung kann sich allerdings positiv auf viele Prozesse Eures Unternehmens auswirken und hierdurch schnell bezahlt machen.

Dies sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung

Aber durch welche Eigenschaften macht sich die Digitalisierung von Belegen in einer Buchhaltungssoftware unverzichtbar in Eurem Job? Der erste große und ersichtliche Vorteil ist, dass Ihr Platz schafft. Indem Ihr Eure Belege mit einem Dokumentenscanner digitalisiert, schafft Ihr Raum auf Euren Schreibtischen, Schränken und Büros, den Ihr nun sinnvoller nutzen könnt. Zwar kostet Euch die Anschaffung eines „digitalen Buchhalters“ ein paar Euro pro Monat, mittelfristig werdet Ihr Eure Kosten durch diese Investition allerdings senken können, da Ihr weniger Geld in Kopierpapier, Drucker, Aktenschränke oder zusätzliche Räumlichkeiten stecken müsst. Da Eure Buchhaltungssoftware definierte Prozesse automatisieren kann, spart Ihr zusätzlich Zeit, weil Ihr Rechnungen nicht mehr manuell erfassen oder gearbeitete Stunden händisch übertragen müsst. Zum einen sinkt durch die digitale Arbeit das Risiko von Übertragungsfehlern und zum anderen könnt Ihr Euch in der gewonnenen Zeit anderen Aufgaben zuwenden.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Verfügbarkeit der Daten. Eure Kolleg:innen können von überall auf Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Mahnungen oder andere Belege zugreifen und diese bearbeiten. Dies spart Euch wiederum Zeit und Kosten, da Ihr zeitgleich an einer Aufgabe oder einem Projekt arbeiten könnt, ohne die Informationen duplizieren zu müssen, da sie an einem zentralen Ort abgelegt sind. Dadurch, dass die Informationen allen beteiligten Kolleg:innen stets transparent zur Verfügung stehen, lassen sich vorangegangene Arbeitsschritte nachvollziehen und bei Abwesenheit weiterbearbeiten. Dies kann nützlich sein, wenn z. B. eine Reklamation angemeldet wird, Kolleg:innen im Urlaub sind oder mobil arbeiten oder aber Rückfragen von Kund:innen entstehen sollten. Diese gesteigerte Reaktionszeit wird Eure Reputation bei Euren Geschäftspartner:innen und Eure Beziehung stärken.

Euer Buchhaltungssystem unterstützt Euch außerdem dabei, alle technisch und steuerrechtlich wichtigen Buchhaltungsbestandteile aktuell zu halten. Die hierdurch entstehende Rechtssicherheit trägt zu einem verminderten Arbeitsaufwand für Eure Kolleg:innen bei. Weiterhin könnt Ihr Dritten, wie beispielsweise Euren Steuerberater:innen Zugriff auf Euer elektronisches Buchhaltungssystem gewähren, um ihnen ebenfalls eine digitale Abarbeitung ihrer Aufträge zu ermöglichen, die ohne händischen Transfer von Daten direkt aus Eurem System gespeist wird.

Hat die digitale Buchhaltung auch Nachteile?

Wo Vorteile sind, müssen doch aber auch Nachteile sein, denk Ihr jetzt bestimmt. Im Bereich der Buchführung mit digitalen Belegen liegt der Nachteil im Zusatzaufwand, den Ihr zu Beginn betreiben müsst, um Eure digitale Buchführungssoftware zu implementieren. Ihr müsst Eure Kolleg:innen davon überzeugen, dass die neuen Prozesse besser sind als das, was Ihr „schon immer so gemacht habt“. Dies könnt Ihr schaffen, indem Ihr im Vorfeld gemeinsam die neuen Prozesse definiert, um ältere Kolleg:innen nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen und dann eventuell nicht abzuholen. Die Involvierung kann dabei helfen ihnen ihre Ängste zu nehmen. Außerdem könnt Ihr eine Anlernphase anpeilen, in der Eure Kolleg:innen sich mit dem neuen System vertraut machen können, bevor es „scharf“ geschaltet wird.

So funktioniert die digitale Buchhaltung: Eure Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sicher schart Ihr nun bereits mit den Hufen und könnt es gar nicht erwarten, Eure Buchhaltung zu digitalisieren. Wir haben für Euch eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, die Euch hierbei unterstützt.

Schritt 1: Verschafft Euch einen Überblick

Als erstes solltet Ihr Euch einen Überblick darüber verschaffen, welche papierhaften Prozesse es in Eurem Unternehmen gibt und wie sie Eure Buchhaltung beeinträchtigen. Ihr müsst die verschiedenen Arbeitsabläufe verstehen, um diese im Nachgang digital darstellen zu können, ohne die Arbeitsqualität negativ zu beeinträchtigen. Erstellt Euch am besten eine Liste oder einen Ablaufplan, in dem Ihr alle Abteilungen, Personen und Arbeitsschritte festhaltet.

Schritt 2: Bindet frühzeitig Eure:n Steuerberater:in ein

Die Einbindung Eurer Steuerberatung ist ein wichtiger Schritt bei der Umstellung auf digitale Belege. Schließlich sind dies die Fachleute, die genau wissen, wie Ihr z. B. die Vorgaben der GoBD umsetzen und was Ihr beim Umstieg beachten müsste. Vielleicht hat Eure:r Ansprechpartner:in sogar schon positive Erfahrungen mit verschiedenen Buchhaltungssoftwares für Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und größeren Unternehmen gemacht und kann Euch eine solche empfehlen oder Euch sogar in dieser schulen.

Schritt 3: Bindet die richtigen Leute ein

Um die Umstellung von papierhafter auf papierlose Buchhaltung zügig und verlässlich umzusetzen, solltet Ihr auf digital affine Kolleg:innen setzen, die die Umstellung federführend betreuen. Dies müssen nicht die Fachleute aus der Buchhaltung sein – in diesem Arbeitsschritt geht es um die Restrukturierung der Prozesse. Die Verantwortlichen sollten sich aber auf jeden Fall mit den beteiligten Fachabteilungen kurzschließen, Feedback einholen und über den jeweils aktuellen Stand informieren. Diese Kolleg:innen sind auch für die Aufstellung und Einhaltung eines Zeitplans sowie die Abstimmung einer zu Euch passenden digitalen Ordnerstruktur zuständig.

Schritt 4: Schafft die notwendige Hardware an

Da Ihr Eure beleghaften Dokumente in digitale verwandeln möchtet, benötigt Ihr hierfür das passende Werkzeug. Neben Eurem Computer benötigt Ihr auch einen Dokumentenscanner, mit dem Ihr Rechnungen, Reisebelege oder andere Dokumente einscannen und in Eurer zuvor definierten Ordnerstruktur ablegen könnt. Zeitgleich müssen bereits bestehende Belege online archiviert werden, um nicht doch wieder in den Aktenschränken nach Informationen suchen zu müssen.

Schritt 5: Entscheidet Euch für eine Buchhaltungssoftware

Dann ist auch schon die Auswahl und Installation Eurer Buchhaltungssoftware an der Reihe. Welche sich hierfür eignen, lest Ihr im nächsten Abschnitt. Außerdem haben wir für Euch eine Übersicht der besten Buchhaltungssoftwares zusammengestellt.

Schritt 6: Richtet Schnittstellen zu anderen Systemen ein

Wenn Ihr bereits Softwares für Eure Lohnbuchhaltung, Euer Warenwirtschaftssystem, Euer CRM oder zur Fakturierung nutzt, solltet Ihr diese im nächsten Schritt mit Eurem digitalen Buchhaltungssystem koppeln. Hierdurch spart Ihr Euch manuelle Übertragungen und könnt eine fehlerfreie Übertragung ohne Informationsverluste gewährleisten.

Schritt 7: Beginnt mit der Testphase

Damit alle Kolleg:innen von dem neuen System profitieren und dieses auch annehmen, solltet Ihr bereits vor dem Umstellungstermin verschiedene Tests durchführen. Während dieser könnt Ihr Erfahrungen sammeln und Prozesse noch einmal anpassen, so dass sie zu Euch passen und Ihr Euch darauf freut, mit der digitalen Buchhaltung zu beginnen.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gelingt Euch die Umstellung auf die digitale Buchhaltung

Diese steuerlichen Vorgaben müsst Ihr beachten

Wenn ein:e Finanzprüfer:in die Buchhaltung in Eurem Unternehmen überprüfen will, wird dieser prüfen, ob Eure Buchhaltungssoftware die steuerlichen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD, erfüllt. Hierfür ist es wichtig, dass Eure digitalen Belege nicht mehr verändert werden können oder vorgenommene Änderungen protokolliert werden und somit nachvollziehbar sind. Die GoBD legt weiterhin Wert auf die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung Eurer Buchhaltung sowie ihre Vollständigkeit und Richtigkeit. Beachtet, dass Ihr Eure Buchungen zeitgerecht durchführt und dokumentiert. Wenn Ihr eine Buchhaltungssoftware auswählt, die diese Voraussetzungen gemäß den GoBD erfüllt, müsst Ihr Euch bei einer Prüfung durch das Finanzamt keine Gedanken machen.

Diese Softwares eignen sich für die Digitalisierung Eurer Buchhaltung

Um die digitale Buchhaltung in Eurem Unternehmen zu etablieren, benötigt Ihr die passende Buchhaltungssoftware. Auf OMR Reviews könnt Ihr anhand von Nutzer:innen-Bewertungen das zu Euch passende Accounting-Tool auswählen. Einige von ihnen stellen wir Euch nachfolgend genauer vor. Wenn Ihr anschließend noch mehr über kostenlose Buchhaltungstools und Enterprise -Accounting-Softwares wissen wollt, schaut doch einfach auf OMR Reviews vorbei.

GetMyInvoices

GetMyInvoices Screenshot

 

GetMyInvoices auf OMR Reviews

 

GetMyInvoices ist ein Rechnungsmanagement-Programm, in dem Ihr Eure Rechnungen und andere Dokumente sammeln und speichern könnt. Ihr könnt diese dann per Klick mit Euren Steuerberater:innen teilen, so dass sie die Belege für das Finanzamt aufbereiten können.

GetMyInvoices Kosten

Im Essential-Paket, das maximal zwei Nutzer:innen bedienen können, könnt Ihr bis zu 5 Portalverbindungen und bis zu 50 Dokumente pro Monat hinterlegen. Ihr könnt auf ein zentrales Postfach und eine Scan-App für iOS und Android zugreifen. Die monatlichen Kosten liegen hierfür bei 11 €. Das Paket Small kostet 19 € pro Monat und kann von drei Nutzer:innen genutzt werden. Es verfügt über bis zu 10 Portalverbindungen und 150 Dokumente pro Monat. Ihr könnt drei weitere Konten mit der Small-Variante synchronisieren. GetMyInvoices Standard bietet Zugänge für fünf Nutzer:innen, 25 Portalverbindungen und bis zu 250 Dokumente pro Monat und verlangt hierfür 25 € monatlich. Ihr könnt fünf E-Mailkonten, drei Bankkonten und fünf Synchronisationskonten nutzen.

GetMyInvoices Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den GetMyInvoices Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Sevdesk

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Sevdesk auf OMR Reviews

 

Mit der Buchhaltungssoftware Sevdesk könnt Ihr Angebote und Rechnungen erstellen, Belege digitalisieren, Zeiten für Kund:innen-Projekte erfassen und Eure Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt durchführen. Des Weiteren könnt Ihr Stornos und Gutschriften verbuchen, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen und den Export für Eure:n Steuerberater:in beanspruchen. Außerdem könnt Ihr mit Sevdesk Eure Einnahmenüberschussrechnung erstellen, Inventar führen und verschiedene Schnittstellen nutzen.

Sevdesk Kosten

Sevdesk unterteilt sich in die Pakete Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Das Rechnungs-Modul kostet 8,90 € pro Monat, das Buchhaltungs-Modul 17,90 € pro Monat und das Warenwirtschafts-Modul liegt bei 43,00 € pro Monat.

Sevdesk Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Sevdesk Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Lexoffice

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Lexoffice auf OMR Reviews

 

Das Buchhaltungsprogramm Lexoffice vereint die Funktionen der Buchhaltung, des Rechnungsmanagements und des Bankings miteinander. Ihr könnt in der Software Einzel- und Serienrechnungen erstellen, Angebote schreiben, Kund:innen-Daten verwalten und Eure Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt machen. Ihr habt stets eine Übersicht über Eure Zahlungen und Geldeingänge und könnt Eure Belege schnell und einfach über die Lexoffice Scan App erfassen.

Lexoffice Kosten 

Eure Lexoffice-Software könnt Ihr Euch individuell zusammenstellen. Das Modul Lexoffice Rechnung & Finanzen kostet 7,90 € pro Monat, Lexoffice Buchhaltung & Berichte liegt bei 16,90 € monatlich und Lexoffice Buchhaltung & Lohn bei 26,80 € monatlich.

Lexoffice Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Lexoffice Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

DATEV

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Datev auf OMR Reviews

 

DATEV ist eine Buchführungssoftware, die Ihr für die Bereiche Lohn, Personal, Rechnungswesen und IT nutzen könnt. Ihr könnt diese an verschiedenen Arbeitsplätzen nutzen, Rechnungen und Angebote schreiben sowie Zahlungen anstoßen und Geldeingänge kontrollieren.

DATEV Kosten

Die DATEV-Komplettlösung für Eure Finanzbuchführung inklusive automatisierter Buchungsprozesse und Mahnwesen könnt Ihr ab 49,5 € pro Monat nutzen.

DATEV Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den DATEV Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

orgaMAX

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orgaMAX auf OMR Reviews

 

Eine weitere Software, die Euch bei Eurer digitalen Buchhaltung unterstützen kann, ist orgaMAX. Mit diesem Tool könnt Ihr Angebote und Rechnungen schrieben, Bestellungen organisieren, Eure Buchhaltung und Finanzen verwalten sowie Eure Warenwirtschaft abbilden. orgaMAX verfügt auch über ein integrierts Lagermanagement und ein Kassensystem sowie eine E-Commerce-Anbindung.

orgaMAX Kosten

orgaMAX gibt es in verschiedenen Funktionsumfängen. Startup ist eine Lizenz für eine Person, die im ersten halben Jahr kostenlos ist. Anschließend kostet sie 15,00 € pro Monat. Die Standardlizenz kostet ebenfalls bis zum 7. Monat nichts. Nach dieser Zeit kostet sie 30,00 € pro Monat. Das Business-Modell kostet ab dem 7. Monat 60 €.

orgaMAX Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den orgaMAX Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Zervant

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Zervant auf OMR Reviews

 

Das nächste Buchhaltungstool das wir Euch vorstellen möchten, ist Zervant. Es hilft Euch bei der Erstellung von Rechnungen, Belegen und Angeboten. Außerdem könnt Ihr Teil- und wiederkehrende Rechnungen anlegen sowie Zahlungserinnerungen versenden. Zervant verfügt über eine integrierte Kunden- und Produktdatenbank sowie eine Zeiterfassung für Kund:innen-Projekte.

Zervant Kosten

In der kostenlosen Zervant Version könnt ihr fünf Kund:innen anlegen und für diese unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen erstellen. Die Mobile App sowie die Zeiterfassung sind hierin inkludiert. Das Starter-Programm kostet 10 € monatlich und umfasst 30 Kund:innen. Mit diesem könnt Ihr Mahnungen und Zahlungserinnerungen versenden. Die Pro-Version kostet 18 € pro Monat und die Wachstums-Version 42 € monatlich.

Zervant Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Zervant Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Moss

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Moss auf OMR Reviews

 

Die Finanzbuchhaltungssoftware Moss erleichtert Euch Euer digitales Rechnungsmanagement. Die bereits bestehenden Buchhaltungsstrukturen könnt Ihr entweder selbstständig oder durch Eure Steuerberater:innen nutzen. Eure Rechnungen und Belege könnt Ihr schnell und einfach erfassen, automatisiert vorkontieren und anstehende Zahlungen freigeben.

Moss Kosten

Der Preis für die Nutzung von Moss liegt bei 12 € pro Monat und Nutzer:in. Für größere Teams könnt Ihr Sonderkonditionen über die Unternehmenswebsite anfragen.

Moss Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Moss Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Easybill

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Easybill auf OMR Reviews

 

Easybill ist eine cloudbasierte Software mit einer Vielzahl von Funktionen. Hierzu gehört die Erstellung von Rechnungen und Angeboten, der Versand von Mahnungen und E-Mails sowie Schnittstellen zum Import und Export von Daten. Außerdem könnt Ihr in Easybill Eure Projekte verwalten, Zeiten erfassen und Automatisierungen per API nutzen.

Easybill Kosten

Das Basic Paket von Easybill kostet 9 € pro Monat, mit der Ihr bis zu 20 Kund:innen erfassen könnt. Das Plus-Paket kostet 19 € monatlich. Mit diesem könnt Ihr unbegrenzt viele Kund:innen erreichen. „Business“ kostet 39 € monatlich und beinhaltet zudem ein automatisiertes Mahnverfahren. Für das Paket Business 10K liegen die Kosten bei 49 € im Monat.

Easybill Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Easybill Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

FastBill

FastBill Screenshot

 

Fastbill auf OMR Reviews

 

FastBill ist eine Rechnungstool mit Buchhaltungsfunktion, mit dem Ihr Rechnungen, Mahnungen und Angebote erstellen, Belege sammeln und kategorisieren und Kund:innen verwalten könnt. Außerdem verfügt es über einen Bankingzugang mit Zahlungsabgleich, die Option, ein Produkt- und Leistungsverzeichnis zu hinterlegen, sowie einen Steuerberaterzugriff und die Möglichkeit der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt.

Fastbill Kosten

Die Starter-Version von Fastbill kostet Euch 9,99 € pro Monat. Das Pro-Modell liegt bei 29,99 € monatlich und die Premium-Variante bei 59,00 €.

Fastbill Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Fastbill Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Buchhaltungstool entscheiden.

Papierkram

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Papierkram auf OMR Reviews

 

Die Buchhaltungssoftware Papierkram erleichtert Euch ebenfalls Eure digitale Finanzbuchhaltung. Neben der Angebots- und Rechnungserstellung profitiert Ihr von der Abwicklung von Einnahmenüberschussrechnungen, Projektzeiterfassungen sowie der digitalen Belegorganisation. Papierkram hat ein integriertes CRM, Mahnwesen und eine mobile Zeiterfassung.

Papierkram Kosten

Ihr könnt eine kostenlose Version von Papierkram in Anspruch nehmen. Die Basis-Version kostet 8 € pro Monat bei einem verfügbaren Speicherplatz von 1.000 MB. Das Team-Modul mit 2.500 MB könnt Ihr für 20 € pro Monat nutzen. Die Business-Variante von Papierkram liegt bei 40 € im Monat kann von 20 Nutzer:innen beansprucht werden.

Papierkram Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Papierkram Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Rechnungstool entscheiden.

Schnell und einfach – digital buchen

Die Umstellung von Papier auf Digital hat für Eure Buchhaltung und Euer Unternehmen viele Vorteile, die Ihr nutzen solltet. Die Einführung wird zwar ein bisschen Geduld und Fingerspitzengefühl benötigen, um die digitale Buchhaltung zu lernen – dieses wird sich aber im Handumdrehen bezahlt machen und Eure Kolleg:innen werden Eure:n neue:n digitale:n Buchhaltungskolleg:in nicht mehr missen wollen.

Carolin Puls
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Carolin Puls
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Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

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