VoIP Software & Tools im Vergleich
Voice-over-Internet-Protocol (VoIP) Software ermöglicht die Übertragung von Telefongesprächen über das IP-Netz, ohne dass eine Verbindung zu einem zusätzlichen Telefonnetz notwendig ist. Bei Voice-over-IP handelt es sich um eine moderne Form der Telefonanlage, auch amtlich Nebenstellenanlage (kurz NstAnl) oder Englisch Private Branch Exchange (kurz PBX) genannt, was ein privates Telefonnetzwerk in Unternehmen bezeichnet. VoIP-Anbieter bieten diverse Arten von Telefonanlage an, darunter gehostete PBX, virtuelle PBX und Cloud-PBX. Der Unterschied zwischen diesen VoIP-Lösungen ist minimal und bezieht sich primär auf die Höhe des Wartungsaufwandes, der für die Nutzung notwendig ist.
Die benötigte VoIP-Hardware kann je nach Lösungen variieren. Einige Voice-over-IP-Anbieter verlangen, dass Kundinnen und Kunden ein bestimmtes Telefonsystem verwenden, während andere mit jeder Art von proprietärem VoIP-Telefon funktionieren. Andere VoIP-Provider ermöglichen Nutzer*innen zusätzlich oder anstelle der herkömmlichen Telefonanlage über ihr persönliches Mobiltelefon zu telefonieren (Softphone).
Funktionen von VoIP können auch in anderen Arten von Kommunikationssoftware enthalten sein. Die So wird beispielsweise die Sprache in Videokonferenzsoftware mithilfe von VoIP bereitgestellt. Anders als Video-Conferencing-Tools, ermöglichen aber VoIP-Anbieter internetbasierte Anrufe, ohne dass Videokonferenzen oder Chat erforderlich sind. VoIP ist Haupbestandteil von Unified-Communication-as-a-Service (UCaaS) Software und Contact-Center-Infrastructure (CCI) Software. Viel UCaaS-Lösungen bieten sowohl Softphone- als auch PBX-Funktionalität.
Um sich als VoIP-Anbieter zu qualifizieren, muss die Lösung:
- VoIP-PBX-Systeme für Unternehmen und/oder eine VoIP-Softphone-Anwendung anbieten
- wenn nötig passende VoIP-Handware anbieten
- Funktionen bieten, um eingehende Anrufe zu koordinieren
Was ist satellite?
satellite ist ein Tool, das Unternehmen das dienstliche Telefonieren per App ermöglicht. Mit satellite kann jedes Teammitglied über die App auf dem eigenen Smartphone eine individuelle sowie eine geteilte Teamrufnummer erhalten. Alle Mitglieder des Teams können sich so gemeinsam um eingehende Anrufe kümmern. Auf der gemeinsamen Teamrufnummer können beliebig viele Gespräche parallel geführt werden. Das Tool bietet eine 14 tägige Testversion an. Anschließend beginnen verschiedene Angebote ab 24,99 € im Monat für ein 10-köpfiges Team.
Was ist sipgate?
Sipgate ist ein Voice-over-IP (VoIP)-Anbieter, der 2007 als einer der Ersten in Deutschland gegründet wurde. Seitdem hat das Unternehmen eine Reihe von VoIP-Produkten und -Services entwickelt, die es Kund:innen ermöglichen, durch Cloud-Telefonanlagen ortsunabhängig Telefonate über das Internet zu führen. Sipgate bietet drei verschiedene Pakete an: business S, M und L. Die jeweiligen Pakete bepreisen sich monatlich mit 9,95 € für S, 14,95 € für M und 19,95 € für L. All diese Pakete können 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
Was ist 3CX?
3CX ist ein weltweit agierender Anbieter für Business VoIP-Kommunikation. Durch die Nutzung des offenen SIP-Standards und WebRTC-Technologie hat 3CX sich zu einer kompletten Kommunikationsplattform weiterentwickelt, welche Kund:innen eine einfache, flexible und kostengünstige Lösung für Telefonie, Video und Live-Chat bietet. Mit 3CX können Unternehmen ihre Produktivität steigern, das Kundenerlebnis verbessern und gleichzeitig Kosten und Verwaltungsaufwand reduzieren.
Was ist CLINQ?
CLINQ ist die kostenlose Telefonie-App für alle gängigen VoIP-Telefonanlagen. Mit Features wie der Integration von gängigen CRM-Systemen, wie Hubspot, MOCO, Pipedrive, Notizfunktion in der App und KI-unterstützten Call Prediction ist CLINQ die moderne Alternative zum in die Jahre gekommenen Tischtelefon. In der kostenlosen Version können User bereits ihre Kontakte mit CLINQ synchronisieren. Das funktioniert mit Google, Microsoft und den Kontakten von sipgate. Zusätzlich bietet CLINQ kostenlose Apps für Android und iOS und eine Chrome Extension für Anrufe per Klick (Click2Dial).
Was brauche ich für CLINQ?
User können die CLINQ Telefonie App mit jedem VoIP-Provider nutzen, der ihnen die SIP-Zugangsdaten zur Verfügung stellt. CLINQ Pro funktioniert mit vielen VoIP-Telefonanlagen wie zum Beispiel Placetel, sipgate und easybell.
Wie funktioniert die automatische Kontaktsynchronisation?
Wenn User CLINQ Pro mit einem CRM-System wie Hubspot oder MOCO verbinden, werden alle Kontakte automatisch synchronisiert. Durch diese Integration sind CRM und CLINQ immer auf demselben, neuesten Stand. Falls etwa ein:e Bestandskund:in mitteilt, dass sich die Telefonnummer geändert hat, werden Änderungen, die in CLINQ vorgenommen werden, automatisch mit CRM-Kontakten synchronisiert.
Wie telefoniere ich im CRM?
Mit CLINQ Pro telefonieren User zudem direkt in deinem CRM-System und können zusätzlich Kontakte in der CLINQ Telefonie-App nutzen. Dank dieser Integration sehen User immer, wer gerade anruft und können so – vor jedem Gespräch – wichtige vorhandene Informationen wie Notizen zu jeweiligen Kund:innen einsehen.
Was ist STARFACE NEON?
STARFACE NEON ist eine ‚made in Germany’- Software für Videomeetings von der STARFACE GmbH. Das Tool soll Nutzer:innen eine einfache Koordination und Planung für Einzel- oder Gruppenmeetings ermöglichen. Eingeladene Teilnehmer müssen das Tool nicht extra installieren, sondern können ohne Registrierung über ihren Browser teilnehmen. Über das Tool haben Nutzer:innen außerdem Zugriff auf folgende Funktionen: IP-Telefonie, Fax Funktion, Ruflisten und Datenübertragung. STARFACE NEON ist ein Basis-Feature des STARFACE Client‘, welches das Unternehmen als „Kommunikation-Cockpit“ für Unternehmen bei ihrem digitalen Arbeitsplatz bezeichnet.
Was ist Placetel?
Seit 2018 Teil von Cisco bietet Placetel eine Business-Kommunikationslösung für Unternehmen. Die einzelnen Funktionen können je nach Kommunikationsform kategorisiert werden. Features der ‚Cloud-Telefonanlage‘ bilden z.B. über 150 professionelle Telefonie-Funktionen, die automatisierte Anbindung von Endgeräten oder Kontaktverwaltung. Über ‚Team-Messaging‘ können Nutzer:innen in privaten oder Gruppenchats miteinander kommunizieren. Über ‚Online-Meetings‘ können Unternehmen mit bis zu 1.000 Teilnehmern sprechen, Bildschirme teilen oder eine Kalender-Integration einrichten. Über das Placetel Webportal soll die Einrichtung in 5 Minuten erfolgen, bestehende Rufnummern können mitgenommen werden und das Tool in bestehende Software integriert werden. Die Pakete sind monatlich kündbar. Das ‚Basic’- Paket kann für €4,90 pro Nutzer monatlich verwendet werden, ‚Business‘ für €7,90 pro Nutzer monatlich und ‚Enterprise‘ für €19,90 pro Nutzer monatlich.
Was ist Webex Calling?
Webex Calling ist ein cloudbasiertes Telefonsystem von Cisco, das für mittelständische Unternehmen ausgelegt ist. Die Software ermöglicht die wesentlichen Funktionen für geschäftliche Anrufe und bietet die Option, ein vorhandenes PBX-Netzwerk durch eine Cloud-Lösung zu ersetzen. Ziel des Tools ist es, dass sich Kund:innen keine Gedanken mehr über die Kosten und die Komplexität der Verwaltung einer Telefonsysteminfrastruktur machen müssen. Webex Calling lässt sich problemlos zu einer umfassenden Collaboration-Lösung erweitern, die Funktionen für Anrufe, Meetings, Messaging, Contact Center und integrierte Geräte umfasst.
Was ist Aircall?
Aircall ist eine Voice-Over-IP-Telefon-Software (VoIP), die Anwender:innen in Unternehmen fokussiert. Insbesondere durch die Verknüpfbarkeit mit anderen Systemen kann Aircall ein wichtiger Teil eines Customer-Service-Systems sein. Per API lässt sich das System schnell mit Salesforce, Intercom, HubSpot, Zendesk, Help Scout, Zapier, Freshdesk, Slack und vielen anderen Tools verbinden. So stehen Usern bei Telefonaten alle im jeweiligen Kontext nützlichen Informationen und/oder zusätzliche Funktionen prompt zur Verfügung. Der Nutzen von Aircall kann dabei über Analytics-Funktionen stets im Blick behalten und entsprechend optimiert werden. Das französische Entwicklerunternehmen Aircall SAS bietet seine Lösung in zwei Standard-Bundles zwischen 30 und 50 Euro pro Nutzer:in sowie Monat an. Darüber hinaus gibt es Gelegenheit, sich ein individuelles Paket schnüren zu lassen. Ein kostenloser Test ist in jedem Fall möglich.
Telefonate
Telefonkonferenzen
plus 13 weitere
vio:networks bietet Cloud-Telefonanlagen für kleine und mittelständische Unternehmen an. Die Anrufe werden durch die Sicherheitsprotokolle SIPS und SRTP abhörsicher an die Telefonanlage übertragen. vio:networks ermöglicht unter anderem Funktionen, wie das E-Fax, Warteschleifen, IVR-Sprachmenü und CTI. Diese können in dem intuitiv bedienbaren Webinterface auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Angeboten wird die Telefonanlage in drei verschiedenen Paketen – Starter, Profi und Premium. Monatlich kostet Starter 4 €, Profi 12 € und Premium 18 € je Nutzer:in.
Was ist CloudTalk?
CloudTalk bietet ein vollautomatisches Call-Center- und VoIP-System an, welches es Unternehmen ermöglicht, mithilfe von virtuellen Anrufsystemen die Kommunikation mit Teams und Kund:innen zu rationalisieren. CloudTalk erlaubt Führungskräften, eingehende/ausgehende Anrufe zu verwalten, die Interaktionshistorie aus verschiedenen Quellen zu extrahieren und den Kund:innen personalisierten Support zu bieten. Zudem können Unternehmen die Wallboard nutzen, um einen Echtzeit-Überblick über die Aktivitäten der Mitarbeitenden zu erhalten. Außerdem stattet die Software das Unternehmen mit digitalen Telefonen und Nummern aus und setzt ein CallCenter für den Kundensupport und die Marketing- und Sales-Abteilung auf.
Was ist GoTo Connect?
GoToConnect ist ein Hosted-VoIP-Service von Jive und eignet sich für Unternehmen jeglicher Größe. Die Software vereint die Vorzüge der Cloud-VoIP-Telefonsysteme von Jive mit den Web-, Audio- und Videokonferenzen von GoToMeeting. Auf diese Weise erhalten die User eine flexible Lösung, die einfach zu handhaben und zuverlässig ist. Über Webbrowser, Desktop-Anwendung oder Telefon können Nutzer:innen miteinander callen, chatten, Textnachrichten austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten.
Was ist NFON Cloudya?
Cloudya von NFON ist eine Cloud-Kommunikations-Plattform, die dabei hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie kombiniert die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage mit allen notwendigen UC-Funktionen wie Voicemail, Warteschleifen für Anrufe, Bildschirmfreigabe oder CRM Connect. Mit einer Rufnummer und einem Posteingang können Mitarbeiter:innen überall und über alle Geräte hinweg in Verbindung bleiben. Die Lösung unterstützt die Zusammenarbeit zwischen internen Teams sowie zwischen Kund:innen und externen Lieferant:innen.
Was ist OpenPhone?
OpenPhone ist eine Telefonie- und VoIP-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, Prozesse im Zusammenhang mit Kontaktmanagement, internationalen Anrufen und interner Kommunikation sowie anderen Vorgängen auf einer einheitlichen Plattform zu optimieren. Die Mitarbeiter:innen können team-, anwendungsfall- und standortspezifische lokale sowie gebührenfreie Telefonnummern erhalten und verwalten. Zudem ermöglicht OpenPhone gemeinsame Posteingänge und Rufnummern zu nutzen und an internen Chat-Themen zusammenarbeiten. OpenPhone ermöglicht die Integration mit Slack, Zapier und HubSpot.
Was ist Nextivia?
Nextiva ist ein Cloud-Kommunikationsunternehmen, das Unternehmen jeglicher Größe bei der Herstellung engerer Beziehungen zu ihren Kund:innen unterstützt. Die Software bietet einfach zu handhabende Lösungen für Geschäftsinhaber:innen, die sich flexibel an die Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen lassen. Neue Anwendungen, wie z.B. Tools für die Vertriebs- und Serviceproduktivität, können jederzeit hinzugefügt werden. Nextiva kombiniert hierfür Kommunikationskanäle, um Unternehmen jederzeit bei der Bereitstellung von Informationen zu unterstützen. Insgesamt unterstützt Nextivia mehr als 2 Milliarden Gespräche mit über 6 Milliarden Gesprächsminuten pro Jahr.
Was ist Dialpad Talk?
Dialpad Talk ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem, das die Zusammenarbeit von Teams mit Sprach- und Messaging-Funktionen sowie Integrationen über vorhandene Geräte hinweg erleichtert. Mit Dialpad Talk können Teams unabhängig von ihrem Arbeitsort in Verbindung bleiben - dank einer vollständig Cloud-basierten Plattform, die Sprache, Video, Kontakte in Echtzeit synchronisiert. Die Software enthält Voice-Intelligence-Funktionen wie Echtzeit-Transkription und lässt sich in andere geschäftskritische Cloud-Anwendungen wie G Suite, Salesforce und Zendesk integrieren.
Mehr über VoIP Software & Tools im Vergleich
VoIP-Software-Definition: Was ist Software für Voice-over-Internet-Protocol?
Die Abkürzung „VoIP“ steht für „Voice-over-Internet-Protocol“ (auch Voice-over-IP genannt). Sie betrifft die sprachliche Kommunikation über internetbasierte Netzwerke. VoIP bildet die technische Grundlage der modernen Telefonie. Die Begriffe „VoIP“, „IP-Telefonie“ und „Internettelefonie“ werden häufig synonym verwendet.
Tatsächlich kommen heute die meisten Telefonverbindungen in Deutschland per VoIP zustande. Die Telekommunikations-Provider haben bereits vor einigen Jahren damit begonnen, das klassische Telefonnetz über Kupferleitungen auf Verbindungen mittels Internetprotokollen umzustellen. Neben eines Kostenersparnis bietet dies auch neue Möglichkeiten. So sind der Aufbau von Mehrfachverbindungen oder die schnelle Integration von Videokonferenzen kein Problem. Die Kommunikation wird in Datenpakete umgewandelt, die dann auf ähnliche Weise zu übertragen sind wie E-Mails oder andere Internetkonversationen.
VoIP-Software ist wiederum ein Programm, das eine entsprechende Telefonie auf kompatiblen Endgeräten ermöglicht. Sie überträgt Telefon- und Videoanrufe (je nach Ausstattung) zwischen allen möglichen internetfähigen Geräten - oder alternativ von einem Online-Device zu einem Festnetzanschluss. Ein VoIP-Programm kann zum einen auf einer speziellen Telefonanlage installiert sein, zum anderen aber auch auf einem PC, Mac, Smartphone oder Tablet laufen. Letztere Varianten werden gemeinhin Softphones genannt.
Relativ häufig kann derartige VoIP-Telefonanlagen-Software als Freeware heruntergeladen werden. Free IP-Phone-Software bringt oft gute Basisfunktionen mit.
Weshalb sollten Unternehmen Software für VoIP einsetzen?
Es gibt tatsächlich sehr viele Gründe, die für den Einsatz von VoIP-Software in Unternehmen sprechen. Das gewichtigste Argument betrifft jedoch die heutigen Arbeitsbedingungen, die sich über die letzten Jahre in vielen Branchen stark verändert haben. Remote-Work und Homeoffice sind mittlerweile auch in der deutschen Business-Landschaft angekommen. Spätestens mit der Covid-19-Pandemie bekamen neue Arbeitsmodelle immer mehr Relevanz – und auch generell sind viele Tätigkeitsbereiche inzwischen deutlich flexibler ausgerichtet als noch vor zehn oder gar 20 Jahren.
Damit musste - und muss - sich auch die Telekommunikation entwickeln. Gefragt ist eine erhöhte Flexibilität, die mit den heutigen – und kommenden – Voraussetzungen bzw. Anforderungen schritthalten kann. Die Lösung: VoIP-Telefonie und Software, die diese ermöglicht. Per VoIP-Phone-Software lässt sich praktisch jedes gängige internetfähige Endgerät, wie beispielsweise der Desktop-PC, das Notebook, das Tablet oder das Smartphone, zum Telefonieren über eine Unternehmensnummer einrichten.
Somit sind Mitarbeiter*innen, ganz egal, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen, unter ihrer üblichen Festnetznummer aus dem Büro oder auch ihrer Servicenummer erreichbar. Dabei bleiben sie in alle gewohnten Business-Kommunikationsabläufe eingebunden, wie zum Beispiel in Weiterleitungen, Ringrufe, Konferenzrufe oder in Anrufbeantworter-Rufannahmen.
Nicht zu vergessen: Mithilfe dieses Telefonie-Konzepts lässt sich außerdem eine Menge Geld sparen. Im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen können die Kosten mitunter um mehr als 50 Prozent reduziert werden. Herstellerspezifische und oft teure Anlagen sowie Systemtelefone entfallen. Alles kann – je nach Ausrichtung - über die Cloud geregelt werden. Derartige Cloud-Dienste sind nicht zuletzt deshalb recht günstig, da ihre Anbieter die sowieso in den Firmen vorhandenen Internetverbindungen für ihre Services nutzen können.
Somit sind die IP-Telefonie und Voice-over-IP-Programme zum einen ein wichtiger Faktor für die Funktion moderner Arbeitsmodelle sowie zur Aufrechterhaltung der Produktivität innerhalb dieser. Zum anderen können sie die Betriebskosten (langfristig) erheblich senken.
Wie funktioniert IP-Telefonie-Software?
Das Funktionsprinzip der VoIP-Telefonie ist immer dasselbe. Ganz egal, welche Technik bzw. Software verwendet wird, sie transformiert die menschliche Sprache mittels Analog-Digital-Wandlern in digitale Signale und schließlich in einzelne Datenpakete. Letztere werden daraufhin über das Netzwerk zum Austausch gebracht. Es gibt natürlich kleine Unterschiede – auch hinsichtlich der verschiedenen Endgeräten. Das Grundprinzip bleibt jedoch identisch.
Dabei kann Telefon-Software per VoIP vielfältige Features über die reine Telefonie hinaus mitbringen. Diese beeinflussen die Funktion in der Praxis selbstverständlich besonders. Die nachfolgend aufgeführten Elemente sind häufig zu finden. Übrigens kann selbst Telefonanlagen-Software, die kostenlos herunterzuladen ist, zahlreiche dieser Tools mitbringen.
Telefonanrufe: VoIP-Software ermöglicht ihren Benutzer*innen ganz an der Basis, über das Internet zu telefonieren. Dies führt zu einer kostenfreundlichen, zuverlässigen und mobilen Lösung für Unternehmen – gerade dann, wenn die Mitarbeiter*innen generell von verschiedenen Standorten aus telefonieren müssen.
Instant-Messaging: Manche VoIP-Software ermöglicht es, Sofortnachrichten über das Internet zu versenden. Diese Funktion kann sowohl für die interne Kommunikation als auch den Kundendienst genutzt werden.
Kollaboration: VoIP-Software ermöglicht manchmal die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen über das Internet. Hier besteht die Chance, Präsentationen zu teilen oder Brainstormings zu stützen, was für Remote-Worker*innen von großem Nutzen sein kann.
Anrufüberwachung: Eine der besonders nützlichen Funktionen von VoIP-Software ist die Möglichkeit, Anrufe zu überwachen, aufzuzeichnen und zu protokollieren. Dies kann Unternehmen vor allem dabei helfen, den Kundendienstprozess zu rationalisieren bzw. die Leistung zu verbessern.
Videoanrufe: VoIP-Software ermöglicht mitunter auch Videoanrufe über das Internet. Entsprechende Features können für Remote-Besprechungen überaus vorteilhaft sein. Indem die Mitarbeiter*innen „face-to-face“ kommunizieren, sind das Engagement und die Kollaborationseffektivität erheblich zu steigern.
Konferenzgespräche: VoIP-Software bietet Gelegenheit, mit wenig Aufwand Telefonkonferenzen abzuhalten, bei denen mehrere Benutzer*innen gleichzeitig über das Internet miteinander sprechen. Entsprechende Videoanrufe sind – je nach Programm - ebenfalls möglich. Dies optimiert abermals die Zusammenarbeit im Team und die Kommunikation mit externen Mitarbeiter*innen.
VoIP-Telefonnummer: Die VoIP-Telefonie kann über eine eindeutige Telefonnummer erfolgen, die wie gewohnt von allen möglichen Telefonen nutzbar ist. Spezielle-IP-Nummern sind ideal für Unternehmen, die keinen Festnetzanschluss haben.
Viele weitere Funktionen: VoIP-Software bzw. Anbieter derartiger Lösungen halten häufig viele weitere Features bereit – etwa Pairing-Funktionen, automatische Vermittlungsfunktionen, Browser-Erweiterungsfunktionen, Warteschleifenmusik-Funktionen, VoIP-Anrufbeantworter-Software und mehr.
Welche Vor- und Nachteile bietet VoIP-Telefonanlagen-Software?
Was im Großen und Ganzen besonders für den Einsatz von IP-Phone-Software spricht, wurde bis hierher bereits mehrfach dargelegt. An dieser Stelle werden die zentralen Benefits nun noch einmal im Detail herausgestellt.
Kostenersparnis: Ein wesentlicher Vorteil der VoIP-Softphone-Technologie sind die begrenzten Kosten für den Betrieb solcher Systeme. Unternehmen müssen im einfachsten Fall nicht einmal echte Telefone anschaffen. Eine eigene Telefon-Infrastruktur ist ebenfalls nicht erforderlich, da alles über die Internetleitung laufen kann.
Zuverlässigkeit: Festnetztelefone sind anfällig für wetter- oder baubedingte Ausfälle, deren Behebung oft Tage in Anspruch nimmt. VoIP-Systeme werden dagegen häufig von mehreren Rechenzentren aus verwaltet, was das Risiko von Ausfällen extrem schmälert. Selbst wenn ein Unternehmen Probleme mit seiner Internetbandbreite hat, können die Anrufe immer noch an mobile Geräte weitergeleitet werden. Daher funktionieren VoIP-Telefonsysteme auch dann noch, wenn der Strom oder die Internetverbindung ganz ausfällt.
Skalierbarkeit: Ein wesentlicher Vorteil von VoIP-Software ist die Flexibilität, mit der ein Unternehmen ein entsprechendes Telefonsystem skalieren kann. VoIP-Systeme bieten den Benutzer*innen die Möglichkeit, Telefonleitungen je nach Bedarf hinzuzufügen oder zu entfernen, was wesentlich einfacher zu handhaben ist als das An- und Abstellen von Standard-Tischtelefonen im klassischen Festnetzbetrieb. Im Gegensatz zu herkömmlichen Festnetz-Telefonanlagen erfordert das Reduzieren oder Erhöhen von VoIP-Telefonleitungen nur wenig Arbeit und Zeit.
Integration: Ein weiterer gewichtiger Vorteil von IP-Telefonsystemen besteht darin, dass sie sich problemlos in eine Vielzahl bestehender Geschäftsprogramme integrieren lassen. Viele VoIP-Lösungen bieten unter anderem eine CRM-Integration, die sowohl für große als auch für kleine Unternehmen nützlich ist. So können zum Beispiel Kund*innen direkt aus dem CRM kontaktiert werden. Bei Serviceanrufen sehen die Mitarbeiter*innen sofort alle wichtigen Käuferdaten.
Flexibilität: Der wohl größte Vorteil (neben den geringen Kosten) betrifft die hohe Flexibilität bzw. Mobilität derartiger Lösungen. Herkömmliche Telefonsysteme können den Anforderungen moderner Arbeitsmodelle (Remote-Work und Homeoffice) kaum gerecht werden. Wenn sich die Kommunikationsbedürfnisse eines Unternehmens entsprechend ändern, kann es sehr arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein, Anpassungen an den Telefonleitungen vor Ort vorzunehmen. Sind ein Betrieb oder gewisse Mitarbeiter*innen von einem Standortwechsel betroffen, ist ein VoIP-Telefonsystem dagegen sehr einfach umzustellen. VoIP ermöglicht es, von jedem Ort aus und mit jedem internetfähigen Gerät zu telefonieren. Dies wird mit zunehmender Fernarbeit immer wichtiger.
Bei all diesen zweifelsohne starken Vorteilen gibt es tatsächlich auch einige Nachteile. Wobei es sich hier eher um mögliche Schwierigkeiten bei der Nutzung von VoIP-Software handelt, die durch eine gute Vorbereitung und die Wahl eines perfekt passenden Anbieters fast auszuschließen sind.
Netzwerkabhängigkeit: VoIP-Systeme sind auf ein Hochgeschwindigkeits-Internet angewiesen, um zu funktionieren. Das ist eine wichtige Information, die man bei der Recherche eines VoIP-Produkts im Auge behalten sollte. Wenn die Bandbreite zu schwach ist, leidet die Kommunikationsqualität – einige Features sind womöglich nicht mehr nutzbar. Fallen der Strom- oder die Internetverbindung an einem der Standorte des Unternehmens oder seiner Mitarbeiter*innen ganz aus, können Anrufe immerhin noch über Mobilgeräte entgegengenommen werden.
Anrufbeschränkungen: Eine weitere Überlegung, die frühzeitig angestellt werden sollte, bevor man sich für eine VoIP-Software entscheidet, bezieht sich auf typische Anrufeinschränkungen. Manche Produkte – vor allem dann, wenn VoIP-Software free genutzt wird - sind zum Beispiel für internationale Anrufe gesperrt. Das wäre natürlich überaus ärgerlich für ein Unternehmen mit Kund*innen oder Standorten im Ausland.
Vorlaufkosten: Bei der Auswahl von VoIP-Software sind mitunter einige Vorlaufkosten zu berücksichtigen - vor allem dann, wenn sie mit spezifischen Schreibtischtelefonen genutzt werden soll. Die Kosten derartiger Geräte können durchaus schnell in die Höhe schießen.
Wie wählt man die passende Software für IP-Phones aus?
Der Markt der VoIP-Programme ist riesig. Interessierte können VoIP-Software kostenlos oder kostenpflichtig nutzen. In puncto Preisen, Funktionen und Integrierbarkeit gibt es enorm viele Abstufungen. Unter diesen Voraussetzungen eine passende VoIP-Software im Vergleich zu finden, kann eine enorme Herausforderung darstellen. Leichter fällt die Auswahl unter der Berücksichtigung der folgenden Tipps. Auf die diese Dinge sollten Verantwortliche primär achten, wenn sie sich auf die Suche nach einer IP-Telefonie-Software machen.
Die Kosten
Welches Budget steht für ein VoIP-System zur Verfügung? Es gibt viele VoIP-Free-Softwares. Die meisten Business-Lösungen sind allerdings abonnementbasiert Bezahlprogramme. Das heißt, es wird eine bestimmte Gebühr pro Monat/Jahr fällig. Darüber hinaus sollten unbedingt die Kosten für möglicherweise benötigte Hardware und andere damit verbundene Gebühren einkalkuliert werden. Diese treiben den Aufwand häufig besonders in die Höhe.
Die beste VoIP-Lösung lässt sich in puncto Verbindungen, Funktionen etc. genau auf das jeweilige Budget abstimmen. Wenn ein großes Team per VoIP telefonieren soll, muss das Software-Paket auf höhere Kapazitäten und dementsprechende Zuverlässigkeit ausgerichtet sein. Für kleinere Betriebe oder Freelancer ist ein einfaches Free-VoIP häufig ausreichend. Eine kostenlose VoIP-Software kann aber meistens nicht viel mehr, als Telefonate vermitteln.
Die Funktionen
Welche Arten von Funktionen werden benötigt? Braucht das Unternehmen ein System, das Konferenzgespräche, Videoanrufe, flexible Weiterleitungen etc. ermöglicht? Oder reicht die Standardtelefonie, wie sie schon eine Free-VoIP-Software sehr gut umsetzen kann, aus?
Das beste VoIP-System umfasst alle Features, die von den Teams für ihre Kommunikation gebraucht werden und die diese idealerweise erheblich optimiert. Für kleinere Unternehmen kann eine VoIP-Freeware mit eingeschränktem Funktionsumfang ausreichen. Je größer die Abteilungen und das Kunden- bzw. Support-Aufkommen jedoch sind, desto differenzierter muss normalerweise auch kommuniziert werden.
In letzterem Fall sollten Verantwortliche alle Optionen, die VoIP-Anbieter bereithalten, zumindest in Erwägung ziehen: von automatischen Anrufweiterleitungen, Voicemail an E-Mail, Konferenzgesprächen, Videokonferenzen und anderen Servicefunktionen bis hin zu Instant-Messaging, Durchwahlen und vielem mehr. All diese Features erleichtern die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter*innen untereinander und mit den Kund*innen bestenfalls enorm.
Die Sicherheit
Der beste VoIP-Dienst sollte auch sicher und zuverlässig sein, damit Unternehmen gewährleisten können, dass alle Anrufe privat und geschützt bleiben. Telefonnummern sind kritische Daten und per VoIP-Software besprochene Business-Angelegenheiten können streng vertraulich sein.
Es gilt also auf VoIP-Anbieter mit zeitgemäßen Verschlüsselungen und anderen Sicherheitsmaßnahmen, wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, zu achten. Außerdem sollten – vor allem bei eventuellen Gesprächsaufzeichnungen – alle Datenschutzbedingungen eingehalten werden.
Die Integrierbarkeit
Es ist zudem wichtig, einen VoIP-Anbieter zu finden, der sich in die bestehenden Geschäftssysteme integrieren lässt - zum Beispiel in das CRM-Programm. So kann die Kommunikation überaus effizient und schließlich effektiv vonstattengehen.
Die Kombination von VoIP mit anderen Geschäftsanwendungen bietet primär die Chance, den Kundenservice stark zu verbessern und die Kommunikation mit (potenziellen) Kund*innen praktikabler zu verwalten.
Die Mobilfähigkeit
Schließlich ist es meistens angebracht, ein VoIP-System zu finden, das über eine funktionsreiche mobile Anwendung verfügt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit vielen externen Mitarbeiter*innen, die von mehreren Standorten und ebenso von unterwegs aus auf den VoIP-Dienst zugreifen müssen.
Zu achten ist dabei auf Funktionen, die auch mobil eine hohe Qualität und Funktionalität sicherstellen. Dazu zählen HD-Audio, Videokonferenzen, Anrufbeantworter-Rufannahmen, die Weiterleitung von Anrufen von unterwegs und – gerade bei Support-Teams - CRM-Unterstützung.
Was kostet VoIP-Telefon-Software?
Die meisten Anbieter stellen sowohl Free-VoIP-Software zum Download bereit als auch kostenpflichtige Versionen. Beide Varianten können im Business-Kontext zweckmäßig sein. Aber nicht für jedes Unternehmen ist es sinnvoll eine Voice-over-IP-Software free zu nutzen, da deren Funktionsumfang die jeweiligen Anforderungen vielleicht nicht erfüllt.
Kostenlose Tarife umfassen nämlich oft nur grundlegende Funktionen, wie die Einbindung einer Telefonnummer, Anrufweiterleitung und Anrufer-ID mit Voicemail. In einigen Fällen können zusätzliche Features wie Voicemail-to-E-Mail oder Videofunktionen inbegriffen sein. Größere Teams und Firmen mit höherem Telefonate-Aufkommen sind jedoch in der Regel mit einem Bezahlsystem besser beraten. Gute Lösungen gibt es schon für wenige Euro im Monat und pro Arbeitsplatz.
Geht es um die Anschaffung von VoIP-Telefonsystemen mit Hardware, muss schon deutlich tiefer in die Tasche gegriffen werden. Zwischen 100 und 500 Euro pro Telefon sind keine Seltenheit. Hinzu kommen laufende Kosten - einschließlich Wartungs- und Servicegebühren - zwischen zehn und 25 Euro.
Es gibt generell zwei Hauptfaktoren, die die Kosten einer VoIP-Telefonanlage oder VoIP-Software bestimmen. Der erste Kostenfaktor ist die Anzahl der Telefonstellen und der zweite betrifft die Anzahl der möglichen Verbindungen.