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Marktsegment

Agentur Software & Tools im Vergleich

Mithilfe von Agentursoftware verwalten Agenturen alle betrieblichen und projektbezogenen Prozesse innerhalb eines Tools. Agenturmitarbeiter*innen können in diesen Softwares Projekte und Aufgaben verwalten und delegieren, Angebote erstellen und kalkulieren, Aufträge abwickeln, Zeitpläne und Kalendereinträge erstellen, Stunden erfassen, Controlling durchführen, Buchhaltung betreiben sowie Urlaube und Kapazitäten planen. Außerdem bieten viele Softwares für Agenturen Funktionen für Customer-Relationship-Management (CRM), für Dokumentenmanagement und eine E-Mail-Anbindung. Die meisten Agentursoftware-Lösungen sind cloudbasiert und können daher unabhängig vom Betriebssystem des Endgerätes eingesetzt werden.

Da verschiedenste Arten von Agenturen, wie Medienagenturen, Werbeagenturen, Presseagenturen, Designagenturen, Eventagenturen usw., diese Tools einsetzen, bieten einzelne Agentursoftwares Spezialfunktionen für beispielsweise Event-Management oder Media-Asset-Management.

Durch ihr großes Funktionsspektrum fungieren Agentursoftwares als Schweizer Taschenmesser im Agenturalltag, da sie größtenteils alle Prozesse innerhalb einer Agentur abbilden. Das vermeidet nicht nur den Einsatz weiterer Softwares, wie Buchhaltungssoftwares, Dokumentenmanagement-Systemen oder CRM-Systemen, sondern bietet den großen Vorteil einer einheitlichen Datenbasis. Zudem helfen Agentur-Tools dabei, die Transparenz und Kollaboration innerhalb einer Agentur zu verbessern.

Um sich als Agentursoftware zu qualifizieren, muss die Lösung:

  • alle Funktionen bieten, um einen Großteil der in einer Agentur anfallenden Aufgaben und Geschäftsprozesse abwickeln zu können
  • die Kollaboration innerhalb der Agentur ermöglichen

awork

Was ist awork?

awork kann am besten als das Orga-Tool für die "glückliche Zusammenarbeit" umschrieben werden. Das Tool - made in Hamburg - bietet eigenen Angaben zufolge alles, was man braucht, um Team und Projekte zu organisieren.

awork kombiniert die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender, um die Teamauslastung und Kapazitätsengpässe sichtbar zu machen. Die visuelle Aufgabenplanung macht laut awork für alle im Team transparent, wer woran arbeitet und wann Deadlines und Abwesenheiten anstehen. Als weitere Vorteile gibt awork die Zeiterfassung an, die direkt in die Team-Orga integriert ist.

Teams, die awork nutzen, schätzen laut eigener Aussage insbesondere, dass es einfach und intuitiv ist und DSGVO-konform in Deutschland gehostet wird.

Stackfield

Was ist Stackfield?

Stackfield - made & hosted in Germany - bezeichnet sich als All-in-One Collaboration Tool, das alle Funktionen kombiniert, die Teams für die Zusammenarbeit brauchen. Dazu zählen: Projektmanagement, Aufgaben- und Terminverwaltung, Team-Chat, Audio- und Videokonferenzen, Screen-Sharing, Wissensmanagement und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Die Funktionen können individuell zusammengestellt und angepasst werden, sodass die Benutzeroberfläche stets so übersichtlich und intuitiv wie möglich bleibt.

Die Plattform legt nach eigener Angabe besonders viel Wert auf den Datenschutz: Stackfield speichert alle Daten in Deutschland und stellt sicher, dass ein Zugriff außerhalb der EU nicht möglich ist. Neben der DSGVO-Konformität garantiert Stackfield umfassende Sicherheitsstandards und -features. Die Plattform verfügt u.a. über ein umfassendes Rechtemanagement und eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten. So kann niemand, nicht einmal die Mitarbeiter von Stackfield, die Inhalte der Chat-Nachrichten, Aufgaben oder Dateien einsehen.

Als weitere Vorteile gegenüber anderen Lösungen gibt Stackfield Funktionen wie die Projektportfolios, über die Nutzer:innen ihre Projekte steuern und monitoren können, und den persönlichen Support an. Neben einer kostenlosen 14-tägigen Testphase gibt es drei verschiedene Tarife. Der Business-Tarif kostet €11 je Nutzer/monatlich, der Premium-Tarif €16 je Nutzer/monatlich und der Enterprise-Tarif €24 je Nutzer/monatlich.

Stackfield spricht von “über 10.000 Unternehmen”, die aktuell auf das Tool vertrauen sollen.

MOCO

Was ist MOCO?

MOCO (Abkürzung für MObile COmpany) ist eine Cloud Software mit allen Funktionen, die fürs Projektbusiness benötigt werden. MOCO setzt für weitere individuelle Anforderungen auf Integrationen – über Erweiterungen, Zapier, Make und die API-Schnittstelle. Das Tool eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen. MOCO ist auf die DACH-Region spezialisiert und DSGVO-konform.

Kernfunktionen von MOCO sind:

  • Projekt-Controlling
  • Projekt-Zeiterfassung
  • Arbeitszeiterfassung
  • Abrechnung
  • Akquise (Angebote & Leads)
  • Digitaler Rechnungseingang
  • Personalverwaltung
  • Kapazitätsplanung
  • Kontaktverwaltung
  • Buchhaltungsanbindung
  • Diverse Berichte und Exporte
  • Umfangreiche, gut dokumentierte API
  • Integrationen

helloHQ

Was ist helloHQ?

Die Agentursoftware helloHQ ist eine Komplettlösung für sämtliche Unternehmensbereiche. Vom Angebot über das Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung bildet helloHQ den kompletten Agenturprozess an zentraler Stelle ab. Kein App-Chaos mehr, keine veralteten Tabellen. Nur noch ein einfacher, zusammenhängender Arbeitsfluss für ein produktiveres Team.

Dafür bietet helloHQ unter anderem Features für CRM und Angebote, Projekt-Tools samt Planung, Timings und Aufgabenpaketen, eine Zeiterfassung und Abrechnungsfunktionen. Darüber hinaus lässt sich helloHQ mit anderen Business-wichtigen Systemen per offener API und Schnittstellen zu Jira, DATEV und Exchange verbinden.

Entwickler ist die HQLabs GmbH, deren DSGVO-konforme Softwarelösung aus Hamburg schon über 700 Agenturen nutzen. Die Agentursoftware kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

easyJOB

Was ist easyJOB?

easyJOB ist ein All-in-One-Tool, das gängige Agenturprozesse mit Projektmanagement, Controlling und CRM auf einer Plattform vereint. Von der ersten Angebotsanfrage der Kund:innen, über den gesamten Einkaufsprozess, der internen Produktion, bis hin zur Ausgangsrechnung. Zusätzlich profitieren Nutzer:innen von weiteren Funktionen, wie der Zeiterfassung, E-Mail-Integration, Erfassen von Eingangsrechnungen und Reports. Weiterhin ist eine Überleitung der Belege in die Buchhaltung sowie das Nutzen von Bereichen für Personalmanagement und Ressourcenplanung möglich. Diverse Schnittstellen sorgen für eine individuelle Nutzung der Agentursoftware. easyJOB ist als kostenlose Demoversion verfügbar sowie in drei Preisvarianten. Die Preise starten bei 39 € pro User und pro Monat.

ProSonata Agentursoftware

Was ist ProSonata?

ProSonata ist eine Cloud Agentursoftware zur Projektverwaltung und Erstellung von Abrechnungen für Agenturen, Freelancer:innen und projektbasierten Dienstleistern. Das Tool bietet nützliche Funktionen, wie eine leicht zu bedienende Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung inkl. Kanban-Boards, eine Faktura (Angebote und Rechnungen) sowie optionale Erweiterungen. Weiterhin bietet ProSonata einen persönlichen Support an. Der Service wird in Deutschland gehostet. Die Preise sind nach Benutzerpaketen gestaffelt. Beispielsweise zahlen Nutzer:innen für einen User 8 € oder fünf User 25 € pro Monat.

deals&projects

Was ist deals &projects?

deals&projects ist nach eigenen Angaben die perfekte All-in-One für Agenturen jeder Branche und ideal für Teams von 3 bis 50 Mitarbeiter:innen. Mit deals&projects können Workflows integriert, Angebote erstellt und Ergebnisse ausgewertet werden. Angebote können automatisiert zu Projekten umgewandelt und per 1-Klick zeitlich erfasst werden. Laut Anbieterwebsite nutzen mehr als 350 Agenturen deals&projects bereits. Das Tool kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und ist für 29€ pro Monat und User nutzbar.

KBMpro

Was ist KBMpro?

KBMpro ist eine Agentursoftware, die alle grundlegenden Funktionen wie Projekt- und Job-Management, Zeiterfassung, Verwaltung von Dokumenten, Kalkulation sowie Abrechnung in sich vereint. Die Software ist individuell anpassbar und unterstützt Agenturen bei der übersichtlichen Organisation und Verwaltung von Prozessen. KBMpro ist mit Windows sowie Mac kompatibel. Die Software ist in drei Preispaketen verfügbar: Eco, Small Business und Enterprise. Die Preise richten sich nach der Anzahl und Benutzer und werden monatlich berechnet. Sie beginnen ab 19€. Über die Website des Anbieter kann KBMpro auch kostenlos getestet werden.

Die Agenturverwaltung

Was ist die Agenturverwaltung?

Die Agenturverwaltung ist eine cloudbasierte und kompakte Agentursoftware (SaaS), die durch Digitalisierung von kaufmännischen Unternehmensprozessen die Transparenz erhöht und den Einsatz von Ressourcen optimiert. Die Software richtet sich an Agenturen, Beratungsunternehmen sowie Film- und Produktionsstudios. Kernfunktionen sind Angebots- & Abrechnungsstellung, Zeit- & Belegerfassung mittels KI sowie Projektmanagement, Prozessdigitalisierung und Automation. Interessierte können zwischen dem Professional Paket für 19 € pro Monat je Nutzer:in und dem Enterprise Paket für 39 € pro Monat je Nutzer:in wählen.

QuoJob

Was ist QuoJob?

Die Agentur-Software QuoJob möchte die richtige Lösung für jedes Unternehmen bieten. Egal wie groß die Werbe-, Event- oder Mediaagentur ist – das Baukastensystem soll immer genau auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können. QuoJob gibt es dabei als Kauf- oder Cloud-Variante. Als Kernfunktionen stehen eine Terminverwaltung, eine Projektabrechnung, eine To-Do-Planung, ein Aufgabenverteilungs-Tool und eine Kontakt-Management-Funktion bereit. Das Unternehmen hinter QuoJob ist die QuoTec GmbH mit Sitz in Ratingen, Deutschland. Man bietet das System von dort aus in drei Bundles ab 28,00 Euro im Monat an. Die Preise richten sich primär nach den letztendlichen Nutzern*innen. Projektmanagement, Buchhaltung, Sprach-Features, Forecast und Add-ons sind nur in der Individualversion verfügbar.

Troi

Was ist Troi?

Troi ist eine Web-Lösung für Agenturen und Unternehmen, die laut eigenen Angaben mehr Effizienz in den Projekt-Alltag bringen soll. Die All-in-One Agenturensoftware vereinfacht und optimiert Unternehmensprozesse, schafft Transparenz und macht Daten greifbar. Das Tool integriert selbstlernende Algorithmen sorgen für eine optimale Projektkalkulation und detailliertes Echtzeit-Reportings zur Effizienzsteigerung. Nach eigenen Angaben nutzen bereits über 13.000 Nutzer:innen Troi. Eine kostenlose Demoversion kann über die Website des Anbieters getestet werden.

ConAktiv

Was ist ConAktiv?

ConAktiv ist eine Business-Software, die speziell zugeschnitten ist für Agenturen, Consultants, IT-Unternehmen sowie alle Dienstleister*innen mit Projektgeschäften. Die Business-Software bietet Funktionen wie CRM, Controlling, Zeiterfassung, Termin- und Ressourcenplanung, Neukundenakquise, Jobverwaltung oder Projektsteuerung. Dazu bietet ConAktiv, neben den branchenspezifischen Ausprägungen, auch weitere individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Auf der Website kann man sich kostenlos für eine Online-Demo anmelden. Preise starten bei 9,00 € monatlich.

PROAD

Was ist PROAD?

PROAD ist eine Remote-Work-Software und ermöglicht Nutzer:innen ihre Kund:innen, Projekte, Ressourcen und Aufgaben zentral zu steuern. Das Tool koordiniert das gesamte Prozessmanagement, von Verwaltungsaufgaben über Controlling bis hin zur Erstellung von Gantt-Diagrammme sowie individuellen Dashboards und Aufgabenplanern. Dabei verfügt PROAD über eine einfache Integration, hohe Sicherheit, individuelle Anpassungen und funktioniert cloudbasiert. Über die Website kann ein kostenloses Demo angefragt werden.

TeamGrid

Was ist TeamGrid?

Teamgrid ist eine speziell für Werbeagenturen entwickelte PM Software.

Teamleader Orbit

Was ist Orbit?

Orbit ist eine Agentursoftware, die sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere Marketing- und Design-Agenturen sowie Beratungsfirmen, wendet. Mit dem Tool können Anwender:innen ihre Kundschaft verwalten, Projekte erfassen und Rechnungen erstellen. Auch ein Erfassungssystem, um die aufgewendete Zeit zu tracken, stellt die Software bereit. Über die Website kann eine kostenlose Demo-Version angefragt werden. Der Preis für das Tool liegt bei 50 € pro Nutzer:in und Monat, bei einem Minimum von 10 Usern.

Active.Agency

Was ist Active.Agency?

Active.Agency arbeitet mit Start-ups und Unternehmen zusammen, um digitale Produkte bereitzustellen. Das Tool bietet unter anderem Möglichkeiten für die Identifizierung, Priorisierung, Erstellung und Verwaltung an. Active.Agency legt seinen Schwerpunkt auf die Entdeckung, Technologie und das Produktmanagement für digitale Produkte. Enthalten dabei sind unter anderem KI / ML, Blockchain und Metaverse. Preise können über die Website von Metaverse angefragt werden.

poool

Was ist poool?

poool ist eine Agentursoftware. Zu den Funktionen gehören eine AI Unterstützung, Projektmanagement, Zeiterfassung und Ressourcenplanung sowie Bereiche für die Buchhaltung und Reportings. Poool ist in Europa gehostet und DSGVO-konform. Poool bietet ein all-inclusive Lizenzmodell, welches langfristige Investitions- und Planungssicherheit gewährleistet. Auf der Website steht eine Demoversion zu Verfügung. Preise starten in der Basislizenz für mind. drei User bei 49 €. Alle Pakete können kostenlos getestet werden.

TEAMBOX

Was ist TEAMBOX?

TEAMBOX ist eine Agentursoftware, mit der unter anderem agiles Projektmanagement, Zeiterfassung, kontextbezogene Kommunikation, individuelle Berechtigungen und umfassendes Controlling getätigt werden können. Zu den weiteren Funktionen gehören eine mobile WebApp, ein Admin-Bereich und Human Resources. Eine Testversion und Preise können auf der Website der Software angefordert werden.

Qualiant

Was ist Qualiant?

Qualiant ist eine Projektmanagement- und Ressourcenplanungs-Software. Die Software bietet Lösungen für Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeitaufzeichnung, Projektabrechnung, Projektcontrolling, Mediaplanung und Mediaeinkauf. Qualiant richtet sich sowohl an Werbeagenturen, Mediaagenturen und Digitalagenturen, als auch an PR-Agenturen, Designagenturen oder Live-Marketing-Agenturen. Qualiant ist cloudbasiert. Preise können auf der Website des Tools angefordert werden.

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Agentursoftware-Definition: Was ist ein Agenturprogramm?

Eine Agentursoftware ist für entsprechende Unternehmen sozusagen „die gute Fee“, „der Mann für besondere Aufgaben“, „das Mädchen für alles“ oder einfach ein universeller Organisationshelfer. Agentursoftware präsentiert sich in aller Regel als All-in-One-Lösung für die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Agenturen. Sie macht jeden Aspekt der Führung und Verwaltung eines Agenturgeschäfts einfacher, rationaler und skalierbarer.

Mit einem solchen Programm lassen sich viele typische Agenturprozesse, die klassischerweise umständlich und dezentral über (Excel-)Listen, E-Mails, Meetings, Whiteboards, Taschenrechner, Textprogramme etc. organisiert wurden, gebündelt an einem Ort verwalten. Dabei bietet ein Agenturprogramm natürlich nicht nur eine Management-Plattform, sondern zusätzlich zahlreiche Tools, mithilfe derer betreffende Vorgänge stark erleichtert und teilweise automatisiert werden.

Im Einzelnen kann Agentur-Management-Software Unterstützung bei den folgenden Aufgabenbereichen bieten:

  • Projektmanagement
  • Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen
  • Zeiterfassung
  • (Remote-)Kollaboration
  • Stammdatenpflege
  • Controlling
  • Buchhaltung
  • Angebotserstellung
  • CRM
  • Personalangelegenheiten
  • Dokumentenmanagement
  • Kundentransparenz durch Member-Bereiche

Weshalb sollten Agenturen Software zur Prozessverwaltung einsetzen?

In Agenturen fallen enorm viele tagtäglich wiederkehrende Tasks an, deren Bearbeitung mit einem großen Aufwand verbunden ist. Nicht selten halten diese To-dos Mitarbeiter*innen stark von ihren Kernaufgaben ab.

So sind Projektmanager*innen mitunter Stunden mit der Dokumentation einzelner Kampagnen beschäftigt, anstatt sich um die Anleitung von Projektbeteiligten und um die Kundenbetreuung kümmern zu können. Auch wenn sich Webdesigner*innen erst über Dritte (die vielleicht gar nicht genau Bescheid wissen) zu kommenden Projektschritten informieren und dann noch in verschiedenen Datenbanken nach benötigten Assets suchen müssen, bleibt viel Produktivzeit auf der Strecke. Oder gibt es vielleicht gar nicht genügend Personal für ein bereits angenommenes Projekt und das wird erst beim Start der Umsetzung erkannt?!

Kreative Prozesse und Maßnahmen für die Kundenzufriedenheit, die gute Agenturarbeit zu einem wesentlichen Teil ausmachen, haben im Tagesgeschäft mit seinen zahlreichen Standardaufgaben generell oft das Nachsehen. Damit können in Extremfällen ein Imageverlust und erhebliche Umsatzeinbußen einhergehen!

Agentursoftware kann die Arbeit an entsprechenden Tasks stark verkürzen bzw. erleichtern. Sie ist für Agenturen jeder Art und Größe und teilweise sogar für Freelancer interessant. Eine derartige Lösung lohnt sich besonders dann, wenn die Organisation des Agenturalltags mit klassischen Mitteln nicht mehr ausreicht.

Oder: Oft werden in Agenturen viele abgetrennte Insellösungen für die Prozessverwaltung eingesetzt. Das ist selbstverständlich ebenfalls nicht ideal. Zwar läuft so schon vieles flüssiger und sicherer als mit Excel-Tabellen, E-Mail und Co. Dennoch bestehen durch die unausweichlichen Medienbrüche schädliche Barrieren und eine erhöhte Anfälligkeit für Fehler sowie Mehrfachbearbeitungen. Eine Agentursoftware bietet effektiv Abhilfe.

Wie funktioniert Software für Agenturen?

Besonders häufig wird Agentursoftware in der Cloud bereitgestellt. Es handelt sich dann um Agentursoftware als SaaS (Software-as-a-Service). Solche Programme sind (bestenfalls) mit praktisch jedem internetfähigen Gerät nutzbar.

Neben solcher Agentursoftware, die online angeboten wird, gibt es aber nach wie vor auch On-Premise-Lösungen. Diese installiert man auf den eigenen Rechnern bzw. Servern.

Schließlich steht eine Vielzahl von spezialisierten Programmen für unterschiedliche Agenturtypen bereit. Diese Lösungen bedienen branchenspezifische Anforderungen. Abseits von Software für Werbeagenturen bietet der Markt Tools für Medienagenturen, Presseagenturen, Messeagenturen, Webagenturen, Designagenturen, Verlagsagenturen, Künstleragenturen, Versicherungsagenturen oder auch Handelsagenturen.

Alle spezifischen Features und Funktionsweisen hier aufzuführen, ist selbstverständlich nicht möglich. Nachfolgend aber ein typisches und allgemeingültiges Funktionsbeispiel:

In Agenturen mit vielen Angestellten und/oder mit größeren Projekten ist das Fehlerrisiko umso höher. Relativ häufig kommt es vor, dass Aufgaben nicht vollständig oder verspätet bearbeitet werden, Abläufe nicht perfekt zusammenpassen und wichtige Assets oder sogar Personal fehlen. Mithilfe einer Agentursoftware kann dem jedoch entgegengewirkt werden.

Sie bildet einen gemeinsamen Anlaufpunkt für alle Projektvorgänge. Hier laufen zentrale Dokumente, die Zeitplanung, Tasks, die Mitarbeiterkoordination, Notizen, Chats und sogar benötigte Assets zusammen. Jeder Beteiligte hat Zugriff auf die jeweils relevanten Informationen, Dateien oder Workflows. Projektleiter*innen und andere Verantwortliche können die einzelnen Stellen und Vorgänge mit wenig Aufwand über die Software steuern.

Alle bleiben schließlich sicher auf dem aktuellen Stand, arbeiten effizient zusammen und die Kommunikation kann erheblich verbessert werden.

Welche Vor- und Nachteile bietet Digital-, Marketing-, Event- oder Werbeagentur-Software?

Egal, ob für Werbeagenturen, Medienagenturen, Presseagenturen oder andere Agenturgeschäfte – spezialisierte Agentur-Tools verschaffen viele typübergreifende Vorteile. Einige davon wurden oben bereits herausgestellt. Hier nun eine Zusammenfassung der zentralen Benefits.

Tatsächlich bestehen aber noch sehr viele weitere Vorzüge. Denn jedes der zahlreichen Tools einer Agentursoftware – von den Projektmanagement-Werkzeugen bis hin zu Buchhaltungsanwendungen - bringt seine ganz eigenen Potenziale mit. Diese hier komplett aufzulisten, wäre aber kaum zielführend.

  • Einheitliche Basis: In Agenturen wird in aller Regel mit diversen Kolleg*innen an einem Projekt zusammengearbeitet. Somit sollte dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt genau die Informationen und Assets bekommen, die sie benötigen. Agentursoftware umfasst normalerweise Projekt- und Task-Management-Tools sowie Storage für unterschiedlichste Dokumente, Dateien etc. Über diese Werkzeuge können Verantwortliche Projektangehörigen stets mitteilen, wo die Umsetzung steht, was zu tun ist, was wann fertig sein muss, welche Assets, wo zu finden sind usw. Das trägt dazu bei, dass mehr Zeit für die Kernaufgaben gegeben ist und erhöht die allgemeine Arbeitseffizienz.

  • Dokumentenorganisation: Bei der Agenturarbeit fallen typischerweise enorm viele Dokumente an. Von Verträgen über Briefings bis hin zu Meeting-Protokollen und E-Mails gilt es zahlreiche Dokumentenformate zu organisieren und langfristig optimal nutzbar zu machen. Dafür geht bei einem händischen, womöglich analogen Management immer immens viel Zeit verloren. Ebenfalls sehr zeitraubend sind dokumentenbasierte Freigabeprozesse. In einer Software für Agenturen sind derartige Verwaltungsvorgänge an einem zentralen Ort gefasst und durch spezifische Tools sowie Automatisierungen sehr viel schneller abzuwickeln. Das Ergebnis sind (bestenfalls) stark optimierte bzw. flexiblere, zielführendere und sicherere Workflows. Es wird abermals sehr viel Zeit gespart, die dann für Wichtigeres aufzuwenden ist.

  • Optimales Zusammenspiel der genutzten Tools: Ein Agenturprogramm bietet selbst viele verschiedene Tools und zudem unterschiedliche Schnittstellen zu Plattformen, die typischerweise gemeinsam mit solchen Lösungen genutzt werden. Natürlich arbeiten die innerhalb einer Agentursoftware vereinten Werkzeuge optimal zusammen. Damit müssen Nutzer*innen hier keine unsauberen Prozesse oder Barrieren befürchten. Aber auch bei vorgefertigten APIs zu anderen Softwares läuft in der Regel alles reibungslos. Die jeweilige Agentursoftware ist beim Vorhandensein solcher Verbindungen in aller Regel bestens auf die Drittanbieter abgestimmt. Das Plus an Arbeitseffizienz, das gegenüber Insellösungen erzielt werden kann, ist enorm!

  • Flexibles Arbeiten: Die meisten heutigen Agentur-Tools sind Cloud-Lösungen (Agentursoftware webbasiert), die über einen Browser oder eine spezielle App genutzt werden können. Sie stehen somit betriebssystemübergreifend – also sowohl als Mac-Agentursoftware als auch für PCs – bereit. Immer mehr Anbieter haben zudem mobile Apps im Programm. Bei anderen steht eine praktische Web-App zur Verfügung. In jedem Fall können Anwender*innen sehr flexibel und mit unterschiedlichsten Geräten sowie von verschiedenen Standorten aus mit den Lösungen arbeiten. Das ist natürlich gerade hinsichtlich der auch im Agenturbereich immer weiter verbreiteten Remote-Arbeit sehr von Vorteil.

Der Einsatz einer Agentursoftware hat also viele Vorteile. Leider gibt es dabei aber auch einige Nachteile - oder zumindest mögliche Probleme. Diese dürfen nicht unerwähnt bleiben. Der nachfolgende Fall bedeutet besonders häufig eine erhebliche Herausforderung.

  • Etablierung: Eine moderne Agentursoftware liefert in aller Regel nicht nur ein Tool für einen bestimmten Anwendungsbereich. Im Regelfall umfasst sie unterschiedliche Module, die eine Vielzahl von - vielleicht teilweise fest verankerten - Workflows betreffen. Diese - womöglich über lange Jahre etablierten - Vorgänge werden durch die Lösung nicht selten komplett umgekrempelt. Dass es hierbei zu erheblichen Reibungen mit den Beteiligten kommen kann, muss nicht weiter ausgeführt werden. In diesem Zusammenhang, aber auch dann, wenn ganz neue digitale Prozesse hinzugefügt werden, kann die Einführung einer Agentursoftware ein regelrechter Kraftakt sein.

Beste Agentursoftware finden: Wie wählt man die passende Lösung aus dem Agentursoftware-Vergleich aus?

Eine passende Agentursoftware zu finden, ist alleine aufgrund der vielfältigen dort gefassten Tools eine echte Herausforderung. Zudem bietet der Markt eine sehr große Auswahl für unterschiedlichste Anwendungsbereiche bzw. Agenturtypen. Um hier effizient zur perfekten Tool-Sammlung zu gelangen, sollten Interessierte die folgenden Faktoren besonders berücksichtigen.

Spezialisierte Lösungen
Mittlerweile können für nicht wenige Agenturtypen speziell abgestimmte Lösungen erworben werden. PR-Agentur-Software, Künstleragentursoftware oder Promotionagentur-Software sind nur einige Beispiele. Klassische Werbeagentur-Anbieter sind besonders weitverbreitet. Sie stellen meistens breit einsetzbare All-in-One-Lösungen bereit.

Wenn es aber im eigenen Feld eine oder mehrere spezifische Agentursoftwares gibt, sollten diese vorrangig gesichtet werden. Denn durch die Berücksichtigung der betreffenden Branchenanforderungen kann mit derartigen Systemen normalerweise besonders effizient verfahren werden.

Anpassbare Arbeitsabläufe
Alle Kund*innen sind unterschiedlich. Das bedeutet, dass sich Agenturen und deren Verantwortliche bzw. Mitarbeiter*innen nicht auf eine einzelne Strategie stützen können. Sicher, es ist immer sinnvoll, Vorlagen und Muster zu verwalten, die dann jeweils angepasst werden. Dennoch wird ein gewisser Spielraum benötigt, um zu den einzelnen Kundenvoraussetzungen perfekte Abläufe zu schaffen. 

Die gewählte Agentursoftware sollte so flexibel sein, dass sie sich an verschiedene Kund*innen und ebenso die Prozesse im Teams anpassen lässt. Wenn mit einer Software verfahren wird, die Arbeitsabläufe zu strikt vorschreibt, wirkt sich das normalerweise negativ auf die Prozesseffizienz, die Kreativität und schließlich auf die Güte der Ergebnisse aus. Ein Agenturprogramm sollte immer für die Agentur und das Team arbeiten und nicht umgekehrt.

Nahtlose Kommunikation
Wenn es um die Beziehung zwischen Agenturen und Kund*innen geht, ist die Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren.

Die richtige Agentursoftware erhöht die Transparenz und das Vertrauen zwischen Agenturen und Kund*innen. Das geschieht zum einen, indem sie Auftraggeber*innen – beispielsweise in einem Member-Bereich - unmittelbare Einblicke in das Voranschreiten des Projekts gibt. Sie macht es somit allen leicht, Ideen auszutauschen, Feedback zu geben und die Arbeit zu besprechen.

Zum anderen lässt sich in Agenturprogrammen die gesamte Kommunikation verwalten und optimieren - Stichwort „CRM“. Somit können Projektmanger*innen vor oder während des Kundenkontakts sämtliche wichtigen Informationen überblicken. Sie sind über alle Eigenheiten der Projekte und Kund*innen im Bilde und haben stets die richtige Antwort.

Transparenz, Kundennähe, offensichtliches Know-how und Kommunikationsstärke überzeugen, bilden ein positives Image und bringen idealerweise Weiterempfehlungen. Dementsprechend sollten Interessierte nach einer Lösung Ausschau halten, die ihre Kommunikation auf möglichst vielen Ebenen unterstützt.

Gemeinsame Bearbeitung
Der gemeinsame Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess kann für Agenturen eine große Hürde darstellen. Dateien wechseln ständig die Besitzer*innen, die Kommunikation ist eingeschränkt, bestimmte Teammitglieder werden mit veralteten Versionen zurückgelassen und wichtige Bearbeitungswünsche werden übersehen. Solche Vorgänge können unter anderem dazu führen, dass sich Kunden*innen ungehört und frustriert fühlen.

Das sind tatsächlich nur einige von vielen Negativbeispielen, die aus einer unzureichenden Kooperation resultieren. Daher sollten Interessierte nach einer Agentursoftware suchen, die auf möglichst allen Ebenen eine gute Zusammenarbeit stützt.

An der Basis stehen hier Tools, mit denen gemeinsam an Projektelementen gearbeitet werden kann oder zumindest Kommentare und Änderungsvorschläge zu einzelnen Projektabschnitten möglich sind. Wichtig ist generell, dass alle Beteiligten über die Vorgänge, die sie jeweils betreffen, bestens informiert sind.

Berichte
Selbst beim Einsatz der mächtigsten Agentursoftware ist die Prozessoptimierung ein wichtiges Thema. Natürlich erkennt man insgesamt großartige Arbeit an der Kundenzufriedenheit, einem erhöhten Absatz, Wiederaufträgen und Weiterempfehlungen. 

Dennoch kann es sein, dass sich im großen Ganzen gewisse Defizite verstecken, durch die es womöglich irgendwann zu einer signifikanteren Negativwirkung kommt. Vor allem bei Bearbeitungsverzögerungen passiert es leicht, dass diese sich mit der Zeit summieren und dann ein oder sogar mehrere Projekte in Verzug geraten.

Spezifische Analytics und Berichtfunktionen von Agentursoftware helfen dabei, solche oder ähnliche Effekte abzuwenden. Die gewählte Lösung sollte die Erstellung von Berichten aus Echtzeitdaten erleichtern.

Wie viele Projekte wickeln die Teams jeden Monat für unterschiedliche Kund*innen ab, wie viel Zeit verbringen sie mit bestimmten Anfragen und wo gab es in der Vergangenheit offensichtliche Probleme? Die Fähigkeit, Fragen wie diese schnell zu beantworten und harte Beweise in Reports festzuhalten, um entsprechende Antworten zu untermauern, hilft Verantwortlichen, Projektprozesse zu verbessern. 

Was kostet Software für Agenturen?

Der obige Agentursoftware-Vergleich zeigt, dass es eine sehr große Preisspanne bei derartigen Lösungen gibt. Günstige Lizenzen sind bereits zwischen rund 20 und 40 Euro monatlich erhältlich. Es können aber auch Aufwände von 100 oder mehreren hundert Euro pro Monate vorkommen. Teilweise werden die Preise individuell nach Bedarf kalkuliert.

Wie teuer ein Agenturprogramm ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend sind die Zahlungsintervalle, die Bereitstellungsmodelle, ein eventuell modularer Aufbau und natürlich der generelle Funktionsumfang. Wer nicht viel mehr als eine Projektmanagement-Software für Agenturen braucht, kommt relativ günstig weg. In aller Regel werden in einer Agentursoftware aber Projektmanagement und diverse andere Tools vereint. Dieser Zusammenschluss ist einer der Hauptanreize für den Kauf.  

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor betrifft die Anzahl der Benutzer*innen. Bevor sich Verantwortliche für eine Agentursoftware entscheiden, sollten sie unbedingt schauen, wie viele Lizenzen benötigt werden. Wahrscheinlich brauchen nicht alle Mitarbeiter*innen in der Agentur zwingend einen eigenen Zugang zum System.

Außerdem können hier und dort einmalige Zusatzkosten für die Implementierung, die Einrichtung und/oder weitere Services (zum Beispiel zur Übertragung von Stammdaten) anfallen. Je nach Umfang kann dies durchaus einmalige Zahlungen von mehreren tausend Euro bedeuten.

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