Dies sind die 7 besten Agentursoftwares für dein Business
Ein Organisationsprofi für alle Agenturprozesse
- Was ist eine Agentursoftware?
- Dies sind die wichtigsten Funktionen von Agentursoftwares
- Diese Vorteile hat eine Agentursoftware
- Diese Nachteile kann eine Agentursoftware haben
- Was kostet eine Agentursoftware?
- Auf diese Kriterien solltest du bei der Auswahl deiner Agentursoftware achten
- Dies sind die 7 besten Agentursoftwares
- Fazit: Die Qual der Wahl für Agenturen
Als Agentur bietest du deinen Kund*innen eine Vielzahl an verschiedenen hochwertigen Services unter einem Dach an. Dies bietet deinen Kund*innen verschiedene Vorteile – Zeitersparnis, fachliche Expertise und geringer Personalaufwand sind nur einige davon. Mit einem umfangreichen Agenturportfolio gehen allerdings viele interne und externe Prozesse einher, die es zu organisieren und zu optimieren gilt. Hierbei kann eine Agentursoftware Gold wert sein.
Was ist eine Agentursoftware?
Wenn wir von einer Agentursoftware sprechen, sprechen wir von einem komplexen Programm, das alle betrieblichen und projektbezogenen Prozesse deines Unternehmens ausführen kann. Sie schafft Transparenz, unterstützt dich bei der Erledigung administrativer Aufgaben und kann für dich durch die automatische Verknüpfung verschiedener Leistungsbereiche sowohl Zeit als auch Kosten sparen. Dadurch, dass du alle Kundenkontakte in der Software hinterlegst, schaffst du ein besseres Kundenerlebnis und verbesserst die Abstimmung mit deinen Kolleg*innen aus den verschiedensten Bereichen, die ebenfalls an Projekten für deine Kund*innen arbeiten. Die meisten Agentursoftwares sind für MAC und Windows gleichermaßen einsetzbar. Eine solche Software eignet sich für Werbeagenturen jeder Größe, denn in jedem Betrieb fallen Verwaltungs- und Projektarbeiten an, die professionell erledigt werden müssen.
Dies sind die wichtigsten Funktionen von Agentursoftwares
Eine Werbeagentur-Software kann verschiedene Funktionen mit sich bringen. Die wichtigsten Funktionen, die in den meisten Tools enthalten sind, haben wir für dich zusammengesucht:
- Projektmanagement
- Erstellung von Zeitplänen
- Aufgabenmanagement und Delegation
- Erstellung von Diagrammen und Auswertungen
- Angebotserstellung
- Auftragsabwicklung
- Kalkulation
- Controlling
- Abwicklung der Buchhaltung
- Erstellung der Abrechnung
- Stundenerfassung
- CRM
- E-Mail-Anbindung
- Kalenderfunktion
- Kapazitätsplanung
- Urlaubsplanung
- Dokumentenmanagement
Ebenfalls können die folgenden Zusatzfunktionen, je nach Schwerpunkt deiner Agentur, sinnvoll für dich sein:
- Event- und Veranstaltungsmanagement
- Media-Asset-Management
- Cloud-Anbindung
- E-Mail Kampagnenmanagement
- Telefonie-Anbindung
Diese Vorteile hat eine Agentursoftware
Nun denkst du vielleicht, dass du die verschiedenen administrativen Aufgaben und die einzelnen Projektteilschritte bisher ja vernünftig abwickeln konntest, ohne ein Agenturprogramm zu nutzen. Das ist natürlich vollkommen korrekt – du kannst deine internen und externen Projekte auch ohne ein Tool erfolgreich managen. Dennoch bietet dir eine Agentursoftware verschiedene Vorteile:
- Einheitliche Datenbasis: Wenn du mit verschiedenen Kolleg*innen an einem Projekt arbeitest, solltest du dafür sorgen, dass jede*r zu jedem Zeitpunkt alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat. Durch ein integriertes CRM und Projektmanagement haben alle Beteiligten stets im Blick, welche Anforderungen oder Veränderungen es gibt und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Die Vernetzung der unterschiedlichen Abteilungen deines Unternehmens trägt zu einer höheren Effizienz deiner Arbeit bei.
- Übersichtliches Dokumentenmanagement: In einer Agentursoftware kannst du alle per Post oder E-Mail eingehenden Rechnungen, erstellte und erhaltene Angebote sowie durch dich erstellte Ausgangsrechnungen ablegen. Der Freigabeprozess wird ebenfalls im Tool selbst abgewickelt, sodass du schneller und flexibler agieren kannst. Alle notwendigen Informationen sind digital hinterlegt und können bei Unklarheiten eingesehen werden. Durch den geringeren Arbeitsaufwand im Genehmigungsprozess sparst du wertvolle Zeit ein, die du stattdessen in deine Projekte investieren kannst.
- Zusammenspiel der unterschiedlichen Module: Ein Agenturprogramm bietet dir verschiedene Schnittstellen zu bestehenden Plattformen an, die du möglicherweise bereits nutzt. Dies können z. B. awork , DATEV, Teams oder Jira sein. Durch die Vernetzung sparst du zusätzliche Handgriffe bei der manuellen Übertragung von Daten, z. B. von Buchhaltungsdaten oder geleisteten Stunden in deinem Rechnungstool. Hierdurch vermeidest du das Risiko von Übertragungsfehlern durch deine Kolleg*innen. Dadurch, dass du direkt alle wichtigen Daten vorliegen hast, kannst du im Handumdrehen Rechnungen erstellen oder die Urlaubsplanung erledigen.
- Flexibles Arbeiten: Da die meisten Agentursoftwares webbasiert sind oder dir sogar mobile Apps anbieten, kannst von verschiedenen Standorten arbeiten und bist trotzdem stets vernetzt. So schaffst du mehr Flexibilität in deinem Arbeitsalltag, der sich wiederum positiv auf deine Leistung auswirken kann.
Diese Nachteile kann eine Agentursoftware haben
Allerdings kann mit der Einführung einer Agentursoftware auch ein negativer Aspekt aufkommen. Die historisch gewachsenen Strukturen, die deine Abläufe und Programmnutzung betreffen, müssen zunächst in das neue Tool übertragen werden. Diese Vorgänge können einige Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem müssen sich deine Kolleg*innen erst einmal umgewöhnen und den eventuell vorherrschenden „Aber das haben wir schon immer so gemacht“-Gedanken ablegen, um sich mit der neuen Software anfreunden zu können.
Außerdem können die Anschaffungskosten einer Agentursoftware als Nachteil angesehen werden. Die Kosten können sich jedoch innerhalb kürzester Zeit amortisieren, da du durch die Zeitersparnis mehr Zeit für deine jetzigen und potenziellen Kund*innen übrig hast.
Was kostet eine Agentursoftware?
Wie viel eine Agentursoftware exakt kostet, hängt von der gewählten Variante und dem Umfang deines Tools ab. Tendenziell kannst du damit rechnen, dass dein Paket mit der Steigerung des Leistungsumfanges teurer wird. Deshalb ist es ratsam, vor der Auswahl eines Agenturprogrammes eine Bestandsaufnahme in deinem Unternehmen zu machen: Wie viel Zeit benötigst du für bestimmte Prozesse? Was stört dich an den derzeitigen Strukturen? Für welche Aufgaben hast du momentan keine oder zu wenig Zeit? Anschließend kannst du Pain-Points, also die Punkte, die das Tool deiner Wahl auf jeden Fall erfüllen muss, definieren.
Außerdem solltest du deiner Checkliste eine „Nice to have“ Spalte hinzufügen, in die du die Leistungen einträgst, die du außerdem gerne durch ein Tool abbilden willst, wenn der preisliche Rahmen es zulässt. Du kannst aber beruhigt sein – für jede Unternehmensgröße gibt es ein passendes Agenturprogramm, sowohl vom Umfang als auch vom Preis.
Auf diese Kriterien solltest du bei der Auswahl deiner Agentursoftware achten
Um herauszufinden, welche Software ideal zu deinem Unternehmen passt, kannst du einige der folgenden Kriterien zum Vergleich der Agentursoftwares heranziehen:
- Wie viele Projekte können in der Software bearbeitet werden?
- Wie viele Mitglieder können das Tool nutzen?
- Welche Schwachstellen, die du identifiziert hast, kannst du mit dem Problem beheben?
- Inwiefern können bestehende Workflows übernommen werden?
- Gibt es Besonderheiten bezüglich deiner Kund*innen und Lieferant*innen zu beachten?
- Welche Schnittstellen zu anderen Programmen benötigst du?
- Ist die Software für das MAC- oder Windows-Betriebssystem geeignet?
Außerdem kannst du dich bei befreundeten Unternehmer*innen erkundigen, welche Softwares sie für ihre Arbeit nutzen. Anhand ihrer Erfahrungen kannst du beurteilen, ob die Agentursoftware deinen Anforderungen entspricht.
Dies sind die 7 besten Agentursoftwares
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
Ab 5,00 € / User | 14 Tage | Kreative Teams & Agenturen | |
Ab 15,00 € / User | 30 Tage | Kleine bis mittlere Agenturen | |
Ab 15,00 € / User | 7 Tage | Agenturen mit Fokus auf Finanzen | |
Ab 27,00 € / User | 14 Tage | Agenturen, die eine All-in-One Lösung suchen | |
Ab 27,00 € / User | 30 Tage | Werbeagenturen jeder Größe | |
Ab 20,40 € / User | 14 Tage | Agenturen mit Bedarf an Jira-Integration | |
Auf Anfrage | 30 Tage | Agenturen mit tiefem Controlling-Bedarf |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. awork
awork ist eine Projektmanagement-Plattform, die speziell für den dynamischen Alltag von Agenturen und kreativen Teams entwickelt wurde. Sie verbindet komplexe Projektsteuerung und Ressourcenplanung mit einem intuitiven Design, das Spaß an der Nutzung verspricht und Hürden bei der Zeiterfassung abbaut.
Features:
- Visuelle Kapazitätsplanung und Workload-Übersicht für Teams
- Integrierte Zeiterfassung direkt auf Aufgaben und Projekte
- Kostenlose Einbindung von Kunden und Externen ("awork Connect")
- Automatisierungen für wiederkehrende Workflows
- Nahtlose Integrationen zu Tools wie MS Teams, Slack und DATEV
Geeignet für: Kreativagenturen, Beratungen und Teams, die Wert auf Design, Usability und moderne Workflows legen.
awork Preise: Der Einstieg beginnt mit dem "Basic"-Tarif ab 5,00 € pro User/Monat. Für erweiterte Funktionen wie Ressourcenplanung und Automatisierung empfiehlt sich der "Standard"-Tarif ab 11,00 € oder "Professional" ab 19,00 €.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr intuitives und modernes Design ("Excel 2.0") | Mobile App bietet weniger Funktionen als die Desktop-Version |
Einfache Verknüpfung von Projektmanagement und Zeiterfassung | Bei sehr vielen Projekten können Ladezeiten auftreten |
Schneller und kompetenter Support | Dashboards könnten noch individueller anpassbar sein |
"Awork gibt uns Struktur, Transparenz und Effizienz, ohne dabei trocken oder überladen zu sein." – Anna, Project Coordinator & Head of Communications
2. MOCO
MOCO ("Mobile Company") ist eine cloudbasierte Software, die den gesamten Agenturzyklus vom ersten Lead bis zur bezahlten Rechnung in einer kompakten Lösung abbildet. Das Tool setzt auf eine reduzierte, klare Oberfläche und verzichtet auf überflüssigen Schnickschnack, um die Administration so schlank wie möglich zu halten.
Features:
- Durchgängiger Prozess: Lead, Angebot, Projekt, Zeiterfassung, Rechnung
- "Card"-System für schnellen Überblick über Projektstatus und Budgets
- Flexible Abrechnung (Pauschal, nach Aufwand, Retainer) und XRechnung
- Integrierte Urlaubsplanung und Abwesenheitsmanagement
- Mobile App für schnelle Zeiterfassung und Spesen-Scan
Geeignet für: Kleine bis mittlere Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungen, die eine intuitive All-in-One-Lösung ohne lange Einarbeitungszeit suchen.
MOCO Preise: MOCO startet im "Core"-Tarif bei 15,00 € pro Nutzer/Monat. Der "Pro"-Tarif für 19,00 € ergänzt dies um Features wie Leads, Kapazitätsplanung und digitalen Rechnungseingang.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Extrem benutzerfreundlich und übersichtlich | Reporting-Möglichkeiten für sehr komplexe Anforderungen begrenzt |
Sehr reaktionsschneller und persönlicher Support | Keine Serienrechnungs-Funktion |
Faires Preismodell mit flexibler Nutzeranpassung | Mobile App ist primär auf Zeiterfassung fokussiert |
"MOCO bietet eine zentrale Platform um unseren gesamten Agenturprozess zu steuern." – André Schirmer, Gründer und Geschäftsführer
3. Die Agenturverwaltung
Die Agenturverwaltung ist eine kompakte SaaS-Lösung, die speziell für die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse in Agenturen und Produktionsstudios konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf hoher Kostentransparenz, effizienter Abrechnung und einer KI-gestützten Erfassung von Belegen und Zeiten.
Features:
- KI-gestützte Belegerfassung und Verarbeitung
- Umfangreiches Angebots- und Rechnungswesen inkl. Mahnwesen
- Detailliertes Projektcontrolling und Margen-Auswertung
- Fremdkostenmanagement und Lieferantenbeauftragung
- Datev-Schnittstelle zur Vorbereitung der Finanzbuchhaltung
Geeignet für: Agenturen, die ihre kaufmännischen Prozesse, von der Kalkulation bis zur Buchhaltungsvorbereitung, professionell und transparent abbilden wollen.
Die Agenturverwaltung Preise: Das "Basic"-Paket beginnt bei 15,00 € pro User/Monat. Mit dem "Cherry-Picker"-Modell (ab 25,00 €) oder dem "Premium"-Paket (45,00 €) lassen sich zusätzliche Module für Automation und Personalverwaltung freischalten.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Tiefes Verständnis für spezifische Agenturabläufe | Funktionsvielfalt erfordert anfangs etwas Einarbeitung |
Exzellenter Support mit persönlicher Betreuung | Kapazitätsplanung wird teilweise als zu wenig visuell empfunden |
Starke kaufmännische Funktionen und Kostentransparenz | Einstellungen für individuelle Rechnungsautomation könnten granularer sein |
"Eine großartige Software von Agenturlern für Agenturler!" – Carmelo, Geschäftsführer
4. poool
poool ist eine cloudbasierte ERP-Software aus Tirol, die Agenturen, Planungsbüros und Beratern hilft, sämtliche Unternehmensprozesse in nur einem Tool abzubilden. Das System passt sich durch verschiedene Lizenzmodelle intelligent an die Unternehmensgröße an und bietet ein modernes, aufgeräumtes Interface.
Features:
- Kombination aus Projektmanagement, CRM und Buchhaltung
- Individuelle User-Dashboards mit Widgets
- Automatisierte Belegerkennung und Banking-Schnittstelle
- Ticket-System und Ressourcenplanung integriert
- Umfangreiches Reporting und Liquiditätsauswertung
Geeignet für: Agenturen, die eine Komplettlösung suchen, die operative Projektarbeit nahtlos mit Finanzbuchhaltung und Banking verknüpft.
poool Preise: Das Preismodell besteht aus einer Basislizenz (kostenlos im Core, kostenpflichtig ab "Teams") plus Nutzergebühr. Der Einstieg liegt effektiv bei ca. 27,00 € pro User/Monat im Core-Modell.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
All-in-One-Ansatz verhindert Datensilos | Manche Workflows wirken etwas starr |
Übersichtliche Struktur trotz großem Funktionsumfang | Mobile Nutzung ist derzeit eingeschränkt |
Sehr hilfsbereiter Support | Startoberfläche und Navigation für manche User gewöhnungsbedürftig |
"Die Zeitersparnis durch poool ist das große Ding!" – Joana, Head of Finance Business Partnering
5. TEAMBOX
TEAMBOX positioniert sich als maßgeschneiderte Lösung für Agenturen jeder Größe, von der inhabergeführten Firma bis zum großen Network. Die Software legt einen starken Fokus auf Sicherheit, Zuverlässigkeit und ein mächtiges Controlling, das auch komplexe Agenturstrukturen und Mandanten abbilden kann.
Features:
- Umfassendes Job-Controlling, Budgetierung und Forecasting
- Multimandantenfähigkeit für Agenturnetzwerke
- Integrierte Ressourcenplanung und Kalender
- Verwaltung von Fremdkosten und Eingangsrechnungen
- Mobile Web App für Zeiterfassung und Spesen von unterwegs
Geeignet für: Werbe- und Kommunikationsagenturen, die eine skalierbare Lösung mit tiefem Controlling und stabilen Prozessen benötigen.
Die "Basic"-Lizenz startet bei 27,00 € pro User/Monat und deckt Kernfunktionen ab. Der "Pro"-Plan für 35,00 € bietet zusätzlich Features wie konfigurierbare Freigabeprozesse und OCR-Belegerkennung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr detailliertes und verlässliches Controlling | Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich teils etwas veraltet |
Stabil und skalierbar auch für größere Teams | Mobile Ansicht ist funktional, aber ausbaufähig |
Guter Support und individuelle Anpassbarkeit | Ressourcenplanung könnte intuitiver (Drag & Drop) sein |
"Eine bewusste Entscheidung für das beste Produkt: Die Teambox" – Thomas, Geschäftsführender Gesellschafter
6. helloHQ
helloHQ ist eine moderne Agentursoftware aus Hamburg, die darauf abzielt, App-Chaos und veraltete Tabellen durch einen zusammenhängenden Arbeitsfluss zu ersetzen. Sie bietet eine zentrale Plattform für CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung und lässt sich über eine offene API flexibel anbinden.
Features:
- Anpassbare Dashboards für volle Übersicht
- Projektplanung mit Aufgaben, Timings und Kanban-Boards
- Integrierte Ressourcenplanung und Urlaubsverwaltung
- Automatisierter Rechnungslauf und Mahnwesen
- Schnittstellen zu Jira, DATEV, Exchange und mehr
Geeignet für: Agenturen, die eine moderne Oberfläche schätzen und Wert auf Integrationen zu anderen Tools wie Jira oder Personio legen.
helloHQ Preise: Der "Team"-Tarif startet bei 29,75 € pro User/Monat (im ersten Jahr). Für erweiterte Funktionen wie automatische Rechnungsläufe gibt es den "Pro"-Tarif.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Intuitive Benutzeroberfläche und anpassbare Dashboards | Ladezeiten können bei vielen Projekten zunehmen |
Deckt den gesamten Agenturprozess ab | Suchfunktion wird teilweise als verbesserungswürdig empfunden |
Kompetenter Support und gute Onboarding-Hilfe | Mobile Nutzung ist eingeschränkt |
"HQ bringt unsere Agentur auf ein neues Level, unsere All-in-1 Lösung" – Stefan, Project Operations Coordinator
7. PROAD
PROAD ist eine etablierte Softwarelösung, die Agenturen und Dienstleistern hilft, ihre Projekte, Ressourcen und Finanzen zentral zu steuern. Das Tool bietet sehr tiefe Funktionalitäten für das Prozessmanagement, von komplexen Gantt-Diagrammen bis hin zu individuellen Dashboards und umfangreichen Reporting-Optionen.
Features:
- Umfangreiches Projektmanagement inkl. Gantt-Charts
- Integrierte Buchhaltungsvorbereitung und Controlling
- HR-Management (Urlaub, Krankheit, Zeitkonten)
- Individuell konfigurierbare Dashboards und Widgets
- Browserbasiert und vollständig remote nutzbar
Geeignet für: Agenturen, die komplexe Projekte steuern müssen und Wert auf sehr detaillierte Auswertungs- und Anpassungsmöglichkeiten legen.
PROAD Preise: Der Anbieter kommuniziert keine öffentlichen Preise. Interessierte Agenturen können ein individuelles Angebot anfragen.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Enormer Funktionsumfang ("Alles in einem Programm") | Benutzeroberfläche nicht so modern wie bei Wettbewerbern |
Browserbasiert und ortsunabhängig nutzbar | Einarbeitung aufgrund der Komplexität erforderlich |
Starke Reporting-Funktionen | Teilweise längere Ladezeiten |
"Es gibt kein Problem, was wir nicht mit PROAD lösen konnten" – Gerald Huter, Aufsichtsratsvorsitzender
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Die Qual der Wahl für Agenturen
Der Markt für Agentursoftware bietet für jeden Bedarf die passende Lösung. Wer Wert auf Design, Usability und moderne Workflows legt, ist bei awork oder helloHQ bestens aufgehoben. Für kleinere Agenturen, die eine schlanke und intuitive "All-in-One"-Lösung suchen, ist MOCO oft der Favorit. Wer hingegen tiefe kaufmännische Prozesse, komplexes Controlling oder Multimandantenfähigkeit benötigt, sollte sich Die Agenturverwaltung, TEAMBOX oder PROAD genauer ansehen. poool bietet sich als spannende Alternative für alle an, die ihre Bankgeschäfte direkt in der Software erledigen wollen. Am Ende entscheidet oft der persönliche Testlauf – nutzen Sie also die kostenlosen Testphasen!
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