Projektmanagement

Dies sind die 7 besten Agentursoftwares für Euer Business

Carolin Puls 04.02.2022

Ein Organisationsprofi für alle Agenturprozesse

Als Agentur bietet Ihr Euren Kund:innen eine Vielzahl an verschiedenen hochwertigen Services unter einem Dach an. Dies bietet Euren Kund:innen verschiedene Vorteile – Zeitersparnis, fachliche Expertise und geringer Personalaufwand sind nur einige davon. Mit einem umfangreichen Agenturportfolio gehen allerdings viele interne und externe Prozesse einher, die es zu organisieren und zu optimieren gilt. Hierbei kann eine Agentursoftware Gold wert sein.

In diesem Artikel erfahrt Ihr, was eine Agentursoftware ist und welche Funktionen sie Euch auf jeden Fall bieten sollte. Ihr lernt die Vor- und Nachteile eines solchen Tools kennen und was Euch die Nutzung kosten kann. Anschließend geben wir Euch einige Auswahlkriterien an die Hand, die Ihr zur Auswahl der zu Euch passenden Agentursoftware nutzen könnt – einen Vergleich der sieben besten Agentursoftwares stellen wir Euch natürlich auch zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Agentursoftware?

2. Dies sind die wichtigsten Funktionen von Agentursoftwares

3. Diese Vorteile hat eine Agentursoftware

4. Diese Nachteile kann eine Agentursoftware haben

5. Was kostet eine Agentursoftware?

6. Auf diese Kriterien solltet Ihr bei der Auswahl Eurer Agentursoftware achten

7. Dies sind die 7 besten Agentursoftwares

7. Eine Software, die Eure umfangreichen Leistungen vereint

 

1. Was ist eine Agentursoftware?

Wenn wir von einer Agentursoftware sprechen, sprechen wir von einem komplexen Programm, das alle betrieblichen und projektbezogenen Prozesse Eures Unternehmens ausführen kann. Sie schafft Transparenz, unterstützt Euch bei der Erledigung administrativer Aufgaben und kann für Euch durch die automatische Verknüpfung verschiedener Leistungsbereiche sowohl Zeit als auch Kosten sparen. Dadurch, dass Ihr alle Kundenkontakte in der Software hinterlegt, schafft Ihr ein besseres Kundenerlebnis und verbessert die Abstimmung mit Euren Kolleg:innen aus den verschiedensten Bereichen, die ebenfalls an Projekten für Eure Kund:innen arbeiten. Die meisten Agentursoftwares sind für MAC und Windows gleichermaßen einsetzbar. Eine solche Software eignet sich für Werbeagenturen jeder Größe, denn in jedem Betrieb fallen Verwaltungs- und Projektarbeiten an, die professionell erledigt werden müssen.

2. Dies sind die wichtigsten Funktionen von Agentursoftwares

Eine Werbeagentur-Software kann verschiedene Funktionen mit sich bringen. Die wichtigsten Funktionen, die in den meisten Tools enthalten sind, haben wir für Euch zusammengesucht:

  • Projektmanagement
  • Erstellung von Zeitplänen
  • Aufgabenmanagement und Delegation
  • Erstellung von Diagrammen und Auswertungen
  • Angebotserstellung
  • Auftragsabwicklung
  • Kalkulation
  • Controlling
  • Abwicklung der Buchhaltung
  • Erstellung der Abrechnung
  • Stundenerfassung
  • CRM
  • E-Mail-Anbindung
  • Kalenderfunktion
  • Kapazitätsplanung
  • Urlaubsplanung
  • Dokumentenmanagement

Ebenfalls können die folgenden Zusatzfunktionen, je nach Schwerpunkt Eurer Agentur, sinnvoll für Euch sein:

  • Event- und Veranstaltungsmanagement
  • Media Asset Management
  • Cloud-Anbindung
  • E-Mail Kampagnenmanagement
  • Telefonie-Anbindung

3. Diese Vorteile hat eine Agentursoftware

Nun denkt Ihr vielleicht, dass Ihr die verschiedenen administrativen Aufgaben und die einzelnen Projektteilschritte bisher ja vernünftig abwickeln konntet, ohne ein Agenturprogramm zu nutzen. Das ist natürlich vollkommen korrekt – Ihr könnt Eure internen und externen Projekte auch ohne ein Tool erfolgreich managen. Dennoch bietet Euch eine Agentursoftware verschiedene Vorteile:

  • Einheitliche Datenbasis: Wenn Ihr mit verschiedenen Kolleg:innen an einem Projekt arbeitet, solltet Ihr dafür sorgen, dass jede:r zu jedem Zeitpunkt alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat. Durch ein integriertes CRM und Projektmanagement haben alle Beteiligten stets im Blick, welche Anforderungen oder Veränderungen es gibt und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Die Vernetzung der unterschiedlichen Abteilungen Eures Unternehmens trägt zu einer höheren Effizienz Eurer Arbeit bei.
  • Übersichtliches Dokumentenmanagement: In einer Agentursoftware könnt Ihr alle per Post oder E-Mail eingehenden Rechnungen, erstellte und erhaltene Angebote sowie durch Euch erstellte Ausgangsrechnungen ablegen. Der Freigabeprozess wird ebenfalls im Tool selbst abgewickelt, sodass Ihr schneller und flexibler agieren könnt. Alle notwendigen Informationen sind digital hinterlegt und können bei Unklarheiten eingesehen werden. Durch den geringeren Arbeitsaufwand im Genehmigungsprozess spart Ihr wertvolle Zeit ein, die Ihr stattdessen in Eure Projekte investieren könnt.
  • Zusammenspiel der unterschiedlichen Module: Ein Agenturprogramm bietet Euch verschiedene Schnittstellen zu bestehenden Plattformen an, die Ihr möglicherweise bereits nutzt. Dies können z. B. DATEV, Teams oder Jira sein. Durch die Vernetzung spart Ihr zusätzliche Handgriffe bei der manuellen Übertragung von Daten, z. B. von Buchhaltungsdaten oder geleisteten Stunden in Euer Rechnungstool. Hierdurch vermeidet Ihr das Risiko von Übertragungsfehlern durch Eure Kolleg:innen. Dadurch, dass Ihr direkt alle wichtigen Daten vorliegen habt, könnt Ihr im Handumdrehen Rechnungen erstellen oder die Urlaubsplanung erledigen.
  • Flexibles Arbeiten: Da die meisten Agentursoftwares webbasiert sind oder Euch sogar mobile Apps anbieten, könnt Ihr von verschiedenen Standorten arbeiten und seid trotzdem stets miteinander vernetzt. So schafft Ihr mehr Flexibilität in Euren Arbeitsalltag, der sich wiederum positiv auf Eure Leistung auswirken kann.

4. Diese Nachteile kann eine Agentursoftware haben

Allerdings kann mit der Einführung einer Agentursoftware auch ein negativer Aspekt aufkommen. Die historisch gewachsenen Strukturen, die Eure Abläufe und Programmnutzung betreffen, müssen zunächst in das neue Tool übertragen werden. Diese Vorgänge können einige Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem müssen sich Eure Kolleg:innen erst einmal umgewöhnen und den eventuell vorherrschenden „Aber das haben wir schon immer so gemacht“-Gedanken ablegen, um sich mit der neuen Software anfreunden zu können.

Außerdem können die Anschaffungskosten einer Agentursoftware als Nachteil angesehen werden. Die Kosten können sich jedoch innerhalb kürzester Zeit amortisieren, da Ihr durch die Zeitersparnis mehr Zeit für Eure jetzigen und potenziellen Kund:innen übrig habt.

5. Was kostet ein Agentursoftware?

Wieviel eine Agentursoftware exakt kostet, hängt von der gewählten Variante und dem Umfang Eures Tools ab. Tendenziell könnt Ihr damit rechnen, dass Euer Paket mit der Steigerung des Leistungsumfanges teurer wird. Deshalb ist es ratsam, vor der Auswahl eines Agenturprogrammes eine Bestandsaufnahme in Eurem Unternehmen zu machen: Wieviel Zeit benötigt Ihr für bestimmte Prozesse? Was stört Euch an den derzeitigen Strukturen? Für welche Aufgaben habt Ihr momentan keine oder zu wenig Zeit? Anschließend könnt Ihr Eure Pain-Points, also die Punkte, die das Tool Eurer Wahl auf jeden Fall erfüllen muss, definieren.

Außerdem solltet Ihr Eurer Checkliste eine „Nice to have“ Spalte hinzufügen, in die Ihr die Leistungen eintragt, die Ihr außerdem gerne durch ein Tool abbilden wollt, wenn der preisliche Rahmen es zulässt. Ihr könnt aber beruhigt sein – für jede Unternehmensgröße gibt es ein passendes Agenturprogramm, sowohl vom Umfang als auch vom Preis.

6. Auf diese Kriterien solltet Ihr bei der Auswahl Eurer Agentursoftware achten

Um herauszufinden, welche Software ideal zu Eurem Unternehmen passt, könnt Ihr Einige der folgenden Kriterien zum Vergleich der Agentursoftwares heranziehen:

  • Wie viele Projekte können in der Software bearbeitet werden?
  • Wie viele Mitglieder können das Tool nutzen?
  • Welche Schwachstellen, die Ihr identifiziert habt, könnt Ihr mit dem Problem beheben?
  • Inwiefern können bestehende Workflows übernommen werden?
  • Gibt es Besonderheiten bezüglich Eurer Kund:innen und Lieferant:innen zu beachten?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Programmen benötigt Ihr?
  • Ist die Software für das MAC- oder Windows-Betriebssystem geeignet?

Außerdem könnt Ihr Euch bei befreundeten Unternehmer:innen erkundigen, welche Softwares sie für Ihre Arbeit nutzen. Anhand ihrer Erfahrungen könnt Ihr beurteilen, ob die Agentursoftware Euren Anforderungen entspricht.

6. Dies sind die 7 besten Agentursoftwares

Wir haben unsere Softwarekategorien auf OMR Reviews und das Internet durchforstet, um für Euch die sieben besten Agentursoftwares zusammenzustellen. Folgende Softwares stellen wir Euch im weiteren Artikel vor:

easyJOB

easyJOB Screenshot

 

easyJOB auf OMR Reviews

 

Das All-in-One-Tool easyJOB vereint gängige Agenturprozesse mit Projektmanagement, Controlling und CRM auf einer Plattform. Des Weiteren könnt Ihr Eure geleisteten Zeiten schnell und einfach erfassen, Eure Buchhaltung durch die Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorbereiten sowie Bereiche für Euer Personalmanagement und Eure Ressourcenplanung nutzen. Diverse Schnittstellen sorgen zudem für eine große Flexibilität der Agentursoftware.

easyJOB Kosten

Die Kosten für easyJOB richten sich nach der Größe Eurer Agentur und des gewünschten Tool-Umfangs. Eure individuelle Zusammenstellung könnt Ihr auf der Unternehmenswebsite anfragen.

easyJOB Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den easyJOB Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

Awork

awork Screenshot

 

awork auf OMR Reviews

 

Das Projektmanagement-Tool awork vereint viele Funktionen für Eure individuelle Projektplanung. Ihr könnt Eure Ressourcen planen, eigene Kanban-Boards erstellen, Taskmanagement nutzen und Eure Arbeitszeiten erfassen. Timelines und Listenübersichten helfen Euch dabei, den Überblick zu behalten.

Awork Kosten

Die Premium-Version von Awork kostet Euch 10 € pro Monat und User:in und die Enterprise-Variante 15 € pro Monat und User:in.

Awork Alternativen 

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Awork Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

KBMpro INTRO

KBMpro Screenshot

 

KBMpro auf OMR Reviews

 

KBMpro INTRO ist ein leistungsstarkes Projekt- und Jobmanagement-Tool, das bis zu 700 Module beinhaltet. Es bietet Euch eine zentrale Adressdatenbank und eine zugehörige Kontaktverwaltung, Wiedervorlagen für Eure Aufgaben, individuelle Anreden Eurer Kund:innen sowie die Möglichkeit Kundendokumente zu archivieren und Euren Etat zu überwachen. Mit KBMpro INTRO behaltet Ihr stets den Überblick über den Status Eures Zeitmanagements und könnt Eure Arbeitszeiten dokumentieren sowie die Rentabilität Eurer Jobs bewerten. Außerdem könnt Ihr Kalkulationen, Angebote und Rechnungen flexibel erstellen und Zahlungen verwalten.

KBMpro INTRO Kosten

Die Agentursoftware kostet Euch 9 Euro pro User:in und Monat.

KBMpro INTRO Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den KBMpro INTRO Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

Troi

Troi Screenshot

 

Troi auf OMR Reviews

 

Das Agenturprogramm Troi vernetzt Eure Projektakquise mit dem Projektmanagement und verschiedenen Reportings. Hierdurch kann Euer Unternehmen seinen Ressourceneinsatz überprüfen und optimieren. Ihr könnt Jobs in verschiedene Projektaufgaben unterteilen, Kontakte anlegen und Kalendereinträge erstellen sowie Eure Stunden erfassen, Freigaben einholen und personelle Ressourcen planen. Außerdem könnt Ihr ohne großen Aufwand Eure Buchungsdaten exportieren und über eine Schnittstelle an DATEV koppeln.

Troi Kosten

Über die Unternehmenswebsite könnt Ihr Euch Euer individuelles Angebot erstellen lassen.

Troi Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Troi Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

deals&projects

deals&projects Screenshot

 

deals&projects auf OMR Reviews

 

Die Software deals&projects bietet Euch Automatisierungen für wiederkehrende Projekte und Rechnungen, anpassbare Vorlagen und eine einfache Zeiterfassung. In einem integrierten CRM ist die Kontakthistorie mit Euren Kund:innen abgelegt und jederzeit einsehbar. Außerdem könnt Ihr Eure Buchhaltung hierüber abwickeln und verschiedene Rabattgruppen festlegen oder eine der zahlreichen Schnittstellenfunktionen nutzen.

deals&projects Kosten

Die Agentursoftware kostet Euch 29 Euro pro Monat und User:in.

deals&projects Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den deals&projects Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

PROAD

PROAD Screenshot

 

PROAD auf OMR Reviews

 

Die Agentursoftware PROAD unterstützt Euch bei allen wichtigen Prozessen und Aufgaben, die im Agenturalltag anfallen. Sie kann cloud- oder serverbasiert arbeiten und wird in Deutschland gehostet. Außerdem bietet es Euch umfangreiche Funktionen aus den Bereichen Projektsteuerung, Controlling und Verwaltung. Hierzu gehören die Kapazitäts- und Urlaubsplanung ebenso wie die To-Do-Listen, Zeiterfassung und die Budgetierung.

PROAD Kosten

Auf der Unternehmenswebsite könnt Ihr Euch Euer individuelles PROAD-Paket zusammenschnüren.

PROAD Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den PROAD Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Marketing Analytics Software entscheiden.

Moco

Moco Screenshot

 

Moco auf OMR Reviews

 

Die cloudbasierte Software Moco bietet Euch umfangreiche Möglichkeiten für Euer Projektmanagement. Hierzu zählen die Generierung von Reports, Projektadministration, Erstellung von Abrechnungen sowie Zeiterfassung und die Nutzung der Kanban-Tools.

Moco Kosten

Moco kostet 9 Euro pro Monat und User:in. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als 50 User:innen könnt Ihr auf der Website die Anfrage nach einer Flatrate stellen.

Moco Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Moco Alternativen. So könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für Euch passende Agentursoftware entscheiden.

7. Eine Software, die Eure umfangreichen Leistungen vereint

Eine Agentursoftware kann Euch dabei unterstützen, Zeit und Geld einzusparen, indem Ihr Euch mehr auf Eure Kund:innen konzentrieren könnt. Egal wie groß Euer Unternehmen derzeit ist, ein Agenturprogramm kann jeder Firma bei der Optimierung ihrer Projekte helfen und Eure internen Prozesse verschlanken. Nach einer kleinen Umgewöhnungsphase werdet Ihr Eure Kolleg:innen von den Vorteilen der neuen Software für Eure Agentur überzeugen können.

Carolin Puls
Autor:In
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Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

Im Artikel erwähnte Softwares

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