KI-Funktionen von Projektmanagement-Tools: Wie sie deinen Workflow erleichtern

Projektmanagement und KI vereinen? Sounds like a Gamechanger! Auch wenn die beiden Komponenten auf den ersten Blick wie zwei verschiedene Welten erscheinen, eröffnet ihre Verschmelzung ein neues Kapitel in der Art und Weise, wie wir Projekte managen. KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools revolutionieren die Effizienz und Präzision, indem sie immer wiederkehrende Aufgaben automatisieren und fundierte Entscheidungen ermöglichen. Besonders dann, wenn große Teams anpacken und die Projekte komplizierter werden, ist eines nicht mehr wegzudenken: Ein funktionierender Workflow. Er bringt Ordnung ins Chaos und ist der Schlüssel zum Erfolg für jedes Unternehmen. 

Spätestens seit dem Launch von ChatGPT Ende 2022 beschäftigt Künstliche Intelligenz viele Menschen und Unternehmen. Der hilfsbereite Chatbot und die KI-Debatte haben uns schnell gezeigt: Wer jetzt nicht mitmacht, wird es später schwer haben. Das haben sich viele Software-Anbieter nicht zweimal sagen lassen und ihre Produkte um praktische KI-Funktionen oder -Integrationen erweitert – und das in einigen Fällen auch schon lange, bevor ChatGPT in aller Munde war. Die coolsten KI-Funktionen von Tools stellen wir dir in unserer Artikelreihe vor.

Lass uns deine Projekte auf Kurs bringen: In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit praktischen KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools eine Menge Zeit sparen und deine Projekte auf ein neues Level heben kannst. 

Was bedeutet KI für Projektmanagement-Tools?

Projektmanagement-Tools sind Softwareanwendungen oder Plattformen, die dir dabei helfen, die Organisation und Verwaltung deiner Projekte zu erleichtern. Mittlerweile sind sie für viele Teams unverzichtbar geworden. Generell kannst du mit Projektmanagement-Tools deine Ziele schneller erreichen und die Fehleranfälligkeit, im Vergleich zu manuellen oder veralteten Projektmanagement-Methoden, verringern. In unserem Software-Guide über Projektmanagement-Tools erfährst du noch mehr Infos und alles, was du über die praktischen Helfer wissen musst. 

In vielen Unternehmen ist Zeit eine immer knapper werdende Ressource. Hier erweisen sich KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools als wertvolles Werkzeug, um Projekte auf Kurs zu halten. Sie sind nicht nur eine Ergänzung, sondern ein wesentlicher Bestandteil moderner Projektmanagement-Strategien und sollten von Unternehmen in Betracht gezogen werden, die ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und ihre Effizienz maximieren möchten.

Die folgenden Beispiele von KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools wie poool, Quantive und Hive zeigen, wie vielfältig und nützlich KI in diesem Bereich sein kann. Von automatischer Belegerkennung über die Vorhersage der Unternehmensleistung bis hin zur Generierung von Inhalten: KI-Funktionen bieten eine breite Palette von Anwendungen, die die Arbeit von Projektmanager*innen und Teams erheblich erleichtern und optimieren können.

 

Projektmanagement-Tools und ihre KI-Funktionen

poool

Was ist poool? 

poool ist eine cloudbasierte Agentursoftware, speziell entwickelt für Agenturen, Ingenieurbüros und Designstudios. Diese Software bietet dir eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Organisation deiner Projekte und betrieblichen Abläufe. Mit poool behältst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen im Blick, vereinfachst via DATEV-Integration sowie die Schnittstellen zu Banking, SEPA und Personio deine Buchhaltung und verwaltest Mitarbeiterinformationen. Die Kunden- und Lieferantenverwaltung hilft dir außerdem dabei, den Überblick über deine Geschäftspartner*innen zu behalten. Mit poool kannst du deine Projekte nicht nur planen, sondern auch effektiv durchführen und im Anschluss auswerten. 

Welche KI-Funktionen hat poool? 

Mühsame Aufgaben von einer Maschine übernehmen lassen? Das kannst du mit den KI-Funktionen von poool. Das Softwareunternehmen hat eine Lösung entwickelt, um die automatische Belegerkennung nahtlos in die poool-Agentursoftware zu integrieren. Die poool BILLbox besteht aus zwei Hauptkomponenten: Die erste Komponente ermöglicht die automatische Erkennung von Belegen, während die zweite Komponente die poool-Inbox mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft.

Und so gehts: 

Per Drag-and-Drop kannst du eine Rechnung ins System hochladen. Daraufhin wird das Dokument verarbeitet und in deiner Inbox aufgelistet. Im Anschluss wird es automatisch gescannt und zerlegt und ist innerhalb kurzer Zeit bereit zur Übernahme. Die grün umrandeten Felder wurden automatisch erkannt. Rote Felder, wie auf dem Bild zu erkennen ist, weisen darauf hin, dass bestimmte Informationen noch fehlen. Pflichtfelder sind rot markiert und müssen ausgefüllt werden, um den Verarbeitungsvorgang abzuschließen. Auch wenn du bei den rot umrandeten Feldern manchmal nachhelfen musst, erspart dir die KI eine Menge manuellen Aufwand. 

Die erwähnte zweite Komponente vereinfacht den Workflow noch weiter: Wenn du deine bei poool hinterlegte Rechnungsadresse an deine Kund*innen als Rechnungskontakt weitergibst, landen alle Rechnungen automatisch in deiner Inbox, sodass du den Drag-and-Drop-Schritt gar nicht benötigst. 

Quantive

Was ist Quantive?

Mit Quantive wird das Handling von OKRs zum Kinderspiel! Du kannst ganz einfach festlegen, wie viele Objectives und Key Results pro Nutzer*in erlaubt sind, sodass es im Unternehmen keine endlosen Diskussionen darüber gibt. Aber das ist noch nicht alles:  Quantive bietet dir auch die Möglichkeit, Daten aus einer ganzen Bandbreite von Tools zu importieren und deine Key Results automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Von Twitter über Zendesk Sell bis hin zu Salesforce, Mailchimp, LinkedIn, Facebook, Pipedrive und Google Analytics – Quantive verbindet sie alle. Und wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest: Quantive erlaubt es dir, Daten über eine API in anderen Systemen zu verwenden – sogar in deinem ERP-System. Mit dem OKR-Dashboard und den verschiedenen Insightboards behält jedes Team den Überblick über alle Daten und KPIs.

Welche KI-Funktionen hat Quantive? 

Auch Quantive erweitert seine Software stetig und möchte Unternehmen mit den KI-basierten Funktionen eine noch erfolgreichere Strategieumsetzung bieten: 

• Bessere Einblicke mit Quantive Singularity:  Quantive Singularity nutzt domänenspezifisches maschinelles Lernen, um die Leistung deines Unternehmens vorherzusagen, um Erfolge zu antizipieren und Fehlschläge zu korrigieren. Du erhältst Einblicke, Prognosen und Informationen für eine optimale Transparenz in deinem Unternehmen. 

• Intelligente Unterstützung bei der Erstimplementierung der OKR-Methodik: Oftmals liegt die Herausforderung darin, Ziele abzuleiten, die mit der Unternehmensstrategie oder übergeordneten Zielen in Einklang stehen. Dank der integrierten KI-Funktionen von Quantive erhältst du Empfehlungen zur Verfeinerung deiner Ziele oder zur Identifizierung neuer und ergänzender Key Results. Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, To-dos zu koordinieren, um einen schnellen Start zu ermöglichen.

• Identifizierung von für die Zielerreichung erforderlichen Maßnahmen: Diese Funktion sorgt für Klarheit und Abstimmung innerhalb und zwischen den Teams. Manchmal geraten erforderliche Maßnahmen in den Hintergrund oder werden vergessen. Quantive bietet dir eine Lösung für dieses Problem. Das Tool identifiziert erforderliche Maßnahmen und priorisiert sie, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an auf dem Weg zum Erfolg sind. Zudem helfen dir KI-gestützte Analysen dabei, das Ausmaß der Risiken gewisser Ziele zu verstehen. 

Hive

Was ist Hive? 

Das Projektmanagement-Tool Hive ist zentraler Treffpunkt für dein Team und deine Projekte. In Hive kannst du alle Aufgaben, Projekte und Kampagnen deines Teams zusammenführen. Außerdem bietet dir das Tool die Möglichkeit, wichtige Initiativen mit vollständiger Transparenz für all deine Mitarbeitenden zu verfolgen und zu verwalten. Mit Hive bleibst du ständig auf dem Laufenden und die Gantt-Diagramme helfen dir dabei, Arbeitsabläufe zu visualisieren und zu verstehen. 

Welche KI-Funktionen hat Hive? 

HiveMind übernimmt den ersten Durchgang, egal ob Tagesordnung, Start-up-Businessplan oder Blogeintrag: Die KI in Hive greift dir beim Erstellen vielfältiger Inhalte unter die Arme, wodurch du viel Zeit sparen und in andere Aufgaben investieren kannst: 

• Artikelübersicht: Du gibst HiveMind ein Thema, eine Idee und einen Ton und es skizziert dir einen Artikel.  

• Blogeintrag: Ein Satz genügt, damit HiveMind einen vollständigen Blogeintrag kreiert. 

• Inhaltsübersicht: Du benötigst einen Ausgangspunkt für dein Schreibprojekt? HiveMind macht den Anfang und gibt dir einen Vorschlag zu deinem Thema. 

• Newsletter: Erstelle eine Newsletter-Kopie für deine Produkt-E-Mails. 

• Anleitung: Du bist nicht so gut im Erklären oder willst Zeit sparen? Das Tool schreibt dir eine Anleitung zu individuellen Themen. 

• Pressemitteilung: Du hast ein neues Produkt auf den Markt gebracht und brauchst eine herausragende Pressemitteilung? HiveMind kreiert ein Format/ eine Gliederung für deine individuelle Mitteilung. 

• Meta-Beschreibung: Diese Funktion eignet sich insbesondere für SEO-Spezialist*innen, die zusammen an Blogbeiträgen arbeiten. 

• Online-Anzeige: HiveMind schreibt dir Anzeigentexte für deine Marke.

• Arbeitsbeschreibung: Recruiting nimmt meist viel Zeit in Anspruch. HiveMind übernimmt auch hier den ersten Schritt, wenn du das Tool bittest, eine Stellenbeschreibung zu verfassen.

Fazit 

Der größte Vorteil von KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools liegt in ihrer Fähigkeit, Zeit zu sparen, Prozesse zu automatisieren, bessere Entscheidungen zu treffen und die Effizienz so insgesamt zu steigern. Sie ermöglichen dir eine schnellere Zielerreichung, eine bessere Zusammenarbeit innerhalb deines Teams und eine präzisere Überwachung von Projekten. Kurz gesagt: KI-Funktionen revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen Projekte managen, und tragen maßgeblich zu ihrem Erfolg bei. 

Du willst wissen, wie Künstliche Intelligenz dich in deinen anderen To-dos unterstützen kann? In unserer Artikelreihe über KI-Funktionen von Tools stellen wir dir die hilfreichsten KI-Features für die unterschiedlichsten Bereiche vor.