Wie Ihr mit der OKR-Methode erfolgreich Ziele setzen könnt

Carolin Puls 17.6.2022

OKR-Methode als agile Zielsetzung mit hoher Ergebnisorientierung

Ihr habt lange darauf hingearbeitet, viele Stunden Zeit investiert und es endlich erreicht – das Ziel Eures Projektes. Herzlichen Glückwunsch! Allerdings sagt die Erreichung dieses Ziels nichts über Eure Effizienz innerhalb des Projektes aus. Hätte es schneller abgewickelt werden können, wenn Ihr Informationen früher bekommen hättet oder habt Ihr eventuell an Dingen gearbeitet, die gar nicht mehr benötigt wurden?

Zukünftig wird Euch das nicht mehr passieren, denn wir haben die Lösung aus dem Silicon Valley für Euch: Die OKR-Methode. Nachdem Ihr diesen Artikel gelesen habt, wisst Ihr, was die OKR-Methode ist, wie sie funktioniert und was ihre Vorteile sind. Ebenfalls wisst Ihr, wie Ihr die OKR-Methode in Eurem Unternehmen umsetzen könnt und welche Tools Euch hierbei unterstützen können. Also nichts wie los.

Was ist die OKR-Methode?

Schauen wir uns zuerst einmal die Abkürzung OKR an. Das O steht für Objectives, also Ziele. Das KR steht für Key Results, also Schlüsselergebnisse. Die Idee hinter dieser Methode ist, dass sich jedes Unternehmen, jede Abteilung und jede:r einzelne Mitarbeiter:in pro Quartal fünf Ziele vornimmt, mit jeweils vier Kernergebnissen. Sie dient demnach dafür, die Mitarbeiter:innen bei der Formulierung der Unternehmensziele einzubeziehen. 40 Prozent der Unternehmensziele werden durch Euer Management vorgegeben, die restlichen 60 Prozent werden durch die Mitarbeitenden festgelegt und an die Managementziele angepasst. Der Rahmen für Eure Zielsetzung und -messung bleibt hierbei flexibel und ihr könnt sie vierteljährlich an die aktuellen Gegebenheiten anpassen.

Objectives betiteln hierbei Ziele, die sehr motivierend und ambitioniert formuliert sind. Sie umschreiben einen in der Zukunft gewünschten Zustand, also welche Ziele Ihr erreichen wollt, und erzeugen Begeisterung bei denjenigen, die sie lesen. Objectives sind also emotional aktivierend und bildhaft. Ihr Fokus liegt auf Outcomes und Customer Value.

Key Results hingegen bilden den rationalen Teil der OKR-Methode, da sie die Indikatoren für die Erreichung Eurer Objectives sind. Jedes Objective wird mit zwei bis fünf eindeutig messbaren und abschließend bewertbaren Key Results versehen, die Euch problemlos aufzeigen, ob Ihr in dem, was Ihr Euch vorgenommen habt, erfolgreich wart. Sie zeigen demnach allen Mitarbeitenden in Eurem Unternehmen auf, was sie tun müssen, um Eure gesteckten Ziele zu erreichen.

Die agile Management-Methode, die Ihren Ursprung in den 1970er Jahren hat, wurde von einem der Mitbegründer von Intel, Andrew Grove, entwickelt. Dieser erkannte, dass es eine neue Methode brauchte, um dem stetigen Wachstum und steigenden Innovationsdrang gerecht zu werden. Ursprünglich nannte er sie „iMbO – Intel Management by Objectives“, eine Weiterentwicklung der Methode Management by Objectives. Grove adaptierte diese Bestandteile auf die Bedürfnisse der neuen Arbeitswelt. 1999 begann auch Google mit der OKR-Methode zu arbeiten, wodurch diese dann bekannt wurde.

So funktioniert die OKR-Methode

Ihr wollt Eure Zielsetzung verbessern und mehr Kolleg:innen dafür begeistern, die gesteckten Ziele innerhalb der festgelegten Parameter zu erreichen? Hierfür sollten die Kolleg:innen und Führungskräfte in Eurem Unternehmen zuerst einmal offen gegenüber dieser neuen Methode sein und sich darauf einlassen, die Zielentwicklung Eures Unternehmens in Zukunft mitgestalten zu können. Innerhalb der Arbeitszyklen werden die Ziele aller Mitarbeiter:innen und Abteilungen offengelegt. Diese Transparenz soll für ein besseres Verständnis sorgen und nicht der Überwachung dienen.

Diese positive Einstellung solltet Ihr vor der Entscheidung für die OKR-Methode deutlich vermitteln. Hierbei kann es auch wichtig sein, zu erwähnen, dass die OKRs Eure Kolleg:innen zwar dazu motivieren sollen, effizienter zu arbeiten und ihre Leistungen für das Unternehmen zu steigern, dass die neue Management-Methode aber nicht dafür genutzt wird, um sie zu beurteilen. Ansonsten könnt Ihr Gefahr laufen, dass die Zahlen aus Sorge vor einer schlechten Beurteilung manipuliert werden. Danach könnt Ihr Euch Schritt für Schritt an die Einführung der OKR-Methode herantasten.

1. Schritt: Die Unternehmensvision bestimmen

Zunächst legt Ihr Eure Unternehmensvision fest. Dabei könnt Ihr Euch an den Fragen orientieren, welches relevante Problem Ihr lösen oder wofür Ihr stehen möchtet. In der Regel geschieht dies zunächst auf Führungsebene und durchläuft anschließend die einzelnen Abteilungen und Teams. Ein gemeinsames Verständnis der großen Vision ist wichtig, damit alle Beteiligten wissen, wohin die Reise geht und hierzu ihren individuellen Teil beitragen können.

2. Schritt: Objectives bestimmen

Dann geht es auch schon ans Eingemachte: Ihr legt die Objectives, also die Ziele, die Ihr erreichen wollt, fest. Das kann beispielsweise eine Umsatzsteigerung in Höhe von 20 Prozent innerhalb von drei Monaten sein. Dies geschieht auf Abteilungs- und Einzelebene, da die handelnden Personen selbst am besten wissen, was sie tun müssen, damit Euer Unternehmen seine Vision und seine Ziele erfüllen kann.

Eure Ziele könnt Ihr individuell für Euch, Eure Abteilung und Euer Unternehmen festlegen.

3. Schritt: Key Results definieren

Im nächsten Schritt haltet Ihr anhand von zwei bis fünf Key Results fest, wie Ihr die zuvor gesteckten Ziele erreicht. Hierzu können, je nach Produkt oder Dienstleistung, eine Ausweitung der Erreichbarkeit, eine Verbesserung der Leistungsdauer oder eine Verringerung der Wartezeiten zählen. Achtet darauf, dass Eure Team-OKRs jederzeit für alle Mitarbeiter:innen einsehbar sind, damit jede:r stets weiß, woran die anderen gerade arbeiten.

4. Schritt: OKR-Verantwortliche benennen

Der OKR-Prozess innerhalb Eurer Teams und des gesamten Unternehmens muss wirksam moderiert und begleitet werden, um Erfolge zu erzielen. Externe OKR-Coaches konzentrieren sich auf die Architektur der OKR-Methode in Eurer Firma, arbeitet also nicht nur an den Strukturen, sondern auch inhaltlich mit. Als internen Begleiter der Einführung solltet Ihr einen OKR Master benennen, der sich mit der Anwendung der Methodik gut auskennt und alle Fragen der Kolleg:innen und Führungskräfte hierzu beantwortet. Wichtig ist, dass dieser ausschließlich die Organisation und Moderation übernimmt, jedoch nicht inhaltlich mitarbeitet, um seine neutrale Stellung beizubehalten.

5. Schritt: OKR-Kadenz festlegen

Legt nun fest, für welchen Zeitraum Eure OKRs gelten sollen. Sinnvoll und üblich hierfür sind drei Monate. Zu Beginn eines Zyklus plant Ihr im OKR-Planning Eure OKRs, die Ihr innerhalb der einzelnen OKR-Meetings, die während des Zyklus ablaufen, kontrolliert und den aktuellen Stand besprecht.

6. Schritt: OKR-Meetings aufsetzen

Eure OKR-Meetings haltet Ihr in kurzen, iterativen Zyklen ab, um auf dem Laufenden zu bleiben und Veränderungen so schnell wie möglich in der Bearbeitung Eures Projektes berücksichtigen zu können. Sobald Euer OKR-Planning abgeschlossen ist, beginnen die Weekly OKRs. In diesen tauscht Ihr Euch einmal in der Woche für maximal 15 Minuten über Eure Fortschritte und Fragen aus. Der Zyklus endet in einem sogenannten OKR-Review, in welchem die Ziele der Mitarbeiter:innen, Abteilungen und des Unternehmens ausgewertet werden. Dabei steht der Zielerreichungsgrad im Fokus. Den Abschluss bildet die OKR-Retrospektive, in der Ihr gemeinsam analysiert, warum manche Ziele nicht erreicht wurden und welche Hindernisse Euch in den vergangenen Monaten begegnet sind. Hierdurch erlangt Ihr Informationen darüber, in welchen Punkten Ihr Euch noch weiter verbessern könnt.

So verläuft ein iterativer OKR-Zyklus.

7. Interne Kommunikation

Auch wenn die Methode Euch bei der besseren Zielsetzung und -erreichung unterstützen soll, stehen die Menschen in Eurem Unternehmen weiterhin im Mittelpunkt. Es ist wichtig, dass Ihr auf ihre Bedenken und Sorgen eingeht, um sie während des neuartigen und ungewohnten Prozesses nicht zu verlieren. Gebt Euren Kolleg:innen ein wenig Zeit, um sich auf die Veränderungen einzustellen. Sobald sie merken, dass die OKR-Methode Euch allen nützt, werden sie ihre Zweifel sicherlich schnell ablegen.

Dies sind die Vorteile der OKR-Methode

Die Verwendung der OKR-Methode in Eurem Unternehmen bietet Euch verschiedene Vorteile:

Ihr schafft mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens
Ihr arbeitet agiler
Erfolge werden messbar
Die Motivation, Zufriedenheit und Entscheidungsfreude der Mitarbeiter:innen wird gefördert
Ihr fokussiert Euch auf die unmittelbar wichtigen Ziele
Die OKR-Methode kann bei jeder Unternehmensgröße angewandt werden
Das Ergebnis steht im Fokus, nicht die Abfolge von Handlungen
Durch die klare Zielsetzung können Eure Kolleg:innen Aufgaben besser priorisieren
Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmensteilen verbessert sich

So könnt Ihr die OKR-Methode in Eurem Unternehmen umsetzen

Aber wie können nun Beispiele für die Festsetzung Eurer Ziele mit der OKR-Methode aussehen? Im folgenden Abschnitt haben wir Euch die OKR-Formel und einige hilfreiche Beispiele zusammengestellt. Beachtet aber, dass Ihr je OKR-Zyklus maximal fünf Objectives mit jeweils maximal vier Key Results festlegt - ansonsten verliert Ihr Euren Fokus.

Die OKR-Formel von John Doerr lautet: „We will [Objective] as measured by [set of Key Results].”

Hierbei wird deutlich, dass das Objective erst durch die Key Results zu einem echten Ziel wird, da Ihr es messbar macht.

Eure Objectives könnten beispielsweise lauten:

Wir haben durch eine umfangreiche Kundenbefragung neue wertvolle Insights bekommen.
Wir haben Maßnahmen für eine optimierte Kundeninteraktion durchgeführt.

Als Key Results hierfür könnten zum Beispiel folgende Faktoren passen:

Verbesserung des Net Promoter Scores (NPS) von -10 auf 20.
Wir haben über 20 A/B-Tests innerhalb des Bestellprozesses die Kundenbewertungen von 1,5 Sternen auf 4 Sterne gesteigert.

Jetzt seid Ihr dran – welche Ziele habt Ihr und wann wisst Ihr, dass Ihr diese messbar erreicht habt? Die Formulierung benötigt ein bisschen Übung, also nichts wie ran ans Werk, denn Übung macht die OKR-Meister:innen! Wenn Ihr Euch inspieren lassen möchtet, schaut Euch unbedingt ein paar OKR-Beispiele an.

Diese Tools unterstützen Euch bei der Umsetzung der OKR-Methode

Auch wenn Ihr vielleicht nur ein kleines Unternehmen oder ein kleines Projektteam seid, kann die Nutzung eines Objectives-and-Key-Results-Tools Eure Zusammenarbeit durch seine Strukturen und Funktionen dennoch optimieren. Die Softwares bieten Euch die Möglichkeiten, persönliche Ziele und Teamziele zu setzen, miteinander zu kommunizieren und den Fortschritt Eurer Ergebnisse festzuhalten. Mit ihnen verfügt Ihr über einen zentralen Ort, an dem Ihr Eure Zielerreichungen und Hindernisse dokumentieren könnt, welche Ihr kategorisieren und visualisieren könnt. Zudem verfügt ein OKR-Tool über die Funktion der Auswertung Eurer OKRs und des Aufgabenmanagements sowie von Feedbackmechanismen.

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Vielzahl an OKR-Softwares, die von unseren Nutzer:innen bewertet und mit ausführlichem Feedback zu ihren Vor- und Nachteilen belegt wurden. Die folgenden 16 Tools eignen sich besonders gut, um Euer Team bei der Erreichung seiner Ziele zu supporten:

OKR – Das moderne Führungsinstrument

Die Objectives-and-Key-Results-Methode ist ein mächtiges modernes Führungswerkzeug, mit dem Ihr Euren Kolleg:innen Freiheiten lasst und gleichzeitig eine ganz klare Priorisierung erzeugt. Dadurch, dass sie die Ziele Eures Unternehmens mitgestalten können, werden sie ihre Arbeit motivierter und zuverlässiger erledigen als zuvor. Von der ersten Idee bis zur ersten OKR-Retrospektive kann es schon einmal ein bisschen holprig werden. Lasst Euch davon nicht entmutigen, sondern behaltet Eure Ziele im Blick und behandelt Eure Mitmenschen wertschätzend – dann werden sich Eure Ziele schon fast von selbst erfüllen.

Agiles Management

Autor*In

Carolin Puls