OKR-Einführung – So klappt der Start mit Objectives & Key Results
Wir zeigen Euch, wie Ihr die OKR-Methode erfolgreich umsetzt
- Warum ist es sinnvoll, OKRs einzuführen?
- OKRs als ganzheitliches Framework
- Welche Nutzen entstehen durch OKRs?
- Die idealen Voraussetzungen für eine OKR-Einführung
- Los gehts! Die OKR-Einführung
- OKR-Einführung
- OKR-Rollout
- Woran scheitert die Einführung von OKRs oft?
- Welche Tools können die OKR-Einführung unterstützen?
- Darum lohnt sich die OKR-Einführung
Im Silicon Valley entwickelt, durch Google berühmt geworden und heute in Unternehmen auf der ganzen Welt zu finden. Die OKR-Methode hat sich über die letzten Jahre wie ein Lauffeuer verbreitet. Heute findet man kaum noch ein Unternehmen, das sich nicht zumindest schon einmal mit Objectives & Key Results auseinandergesetzt hat.
Aus gutem Grund: Das OKR-Framework verspricht Agilität in die Unternehmensführung zu bringen und Teams und Mitarbeiter:innen stärker in den Prozess der Zielfindung einzubinden. Unternehmen erhoffen sich dadurch einen stärkeren Fokus auf die wichtigsten Ziele, besseres Alignment der Ressourcen und stärkeres Engagement der Mitarbeiter:innen.
Um all diese Vorteile wirklich herzustellen, erfordert die Umsetzung von OKRs – je nachdem, wo man startet – mehr oder weniger große Veränderungen in einer Organisation. In diesem Beitrag beschreibt unser Gastautor Korbinian Riedl seine Erfahrungen, häufige Fehler und Tipps für die erfolgreiche OKR-Einführung.
Warum ist es sinnvoll, OKRs einzuführen?
Das OKR-Framework kann – bei guter Umsetzung – viele Vorteile für eine Organisation bringen. Unternehmen fangen aus ganz unterschiedlichen Gründen damit an, sich mit OKRs zu beschäftigen. Hier ein paar typische Beispiele:
- Klarheit über das „Big Picture“ fehlt in der täglichen Arbeit
- Keine Traktion bei der Umsetzung von Strategien
- Wichtige Themen kommen nicht (schnell genug) voran
- Zickzack-Kurs und ständig neue Themen (-> Opportunitäten)
- Schlechtes Alignment zwischen Bereichen & Silo-Denken
- Mitarbeiter:innen sind zunehmend unzufrieden
Natürlich lösen OKRs diese Probleme nicht im Alleingang. Es bedarf einer ganzheitlichen Sichtweise des Frameworks. Erst dann stellen sich die vielen positiven Effekte ein, über die man überall in Verbindung mit dem OKR-Framework hört und liest.
OKRs als ganzheitliches Framework
Was also bedeutet es, OKRs als ganzheitliches Framework zu nutzen? In der Praxis sieht man viele unterschiedliche Interpretationen von OKR. Anders als beispielsweise bei Scrum gibt es keine zentrale OKR-Instanz und folglich auch keine einheitliche Definition des Frameworks.
Vielmehr haben sich über die Zeit unterschiedliche Interpretationen entwickelt, die sich in Teilen sogar gegenseitig widersprechen. Wenn Ihr schon mal versucht habt, Euch einen Überblick zu OKRs im Netz zu verschaffen, ist Euch das bestimmt an der ein oder anderen Stelle aufgefallen.
Dementsprechend wird die OKR-Methode manchmal nur in einzelnen Projekten genutzt, mal als Performance-Management-System und mal zur Steuerung von strategischen Initiativen. Das mag zwar im Kleinen auch schon erste Vorteile bringen, die großen Veränderungen bleiben aber aus. Dazu braucht es einen ganzheitlichen Blick.
Bei einer ganzheitlichen Implementierung wird das OKR-Framework zum zentralen Steuerungs- und Priorisierung-System für alle Themen in der Organisation. Über den OKR-Prozess werden aus allen möglichen Zielen die wichtigsten herausgearbeitet und mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang gebracht.
Dadurch könnt Ihr Ziel-Konflikte frühzeitig erkennen und über die Quartale ein immer besseres Gefühl dafür entwickeln, was in einem OKR-Zyklus überhaupt möglich ist. Abhängigkeiten zwischen Bereichen/Abteilungen/Teams werden schon transparent gemacht, bevor es an die Umsetzung geht. So könnt Ihr eine bewusste Entscheidung darüber treffen, welches die wirklich wichtigen Themen sind und welche dafür erst einmal warten müssen.
Welche Nutzen entstehen durch OKRs?
Eine OKR-Einführung hat also das Potenzial, die Art der Zielsetzung und der Zusammenarbeit in eurer Organisation grundlegend zu verändern. Der Prozess läuft sehr transparent ab und nimmt die Impulse der gesamten Organisation auf. Dadurch ergeben sich viele positive Effekte für die ganze Organisation und für die einzelnen Mitarbeiter:innen.
Zu den größten Nutzen durch die Anwendung von OKRs zählen:
- Klare Ausrichtung auf Vision, Strategien & Unternehmensziele
- Strukturierter Prozess für Entscheidungen über knappe Ressourcen
- Impuls vermeiden, Opportunitäten sofort wahrzunehmen
- Klare Entscheidungen, bevor das Quartal losgeht
- Ziele werden transparent erarbeitet und crossfunktional abgestimmt
- Es entsteht das Gefühl, gemeinsam an wichtigen Zielen zu arbeiten
- Stress und Überforderung werden reduziert
Die idealen Voraussetzungen für eine OKR-Einführung
Die initiale OKR-Umsetzung in einem Unternehmen kann ein komplexes Vorhaben sein. Je nach Eurer individuellen Ausgangssituation ergeben sich ganz unterschiedliche Herausforderungen. Für eine Standortbestimmung solltet Ihr einen Blick auf die folgenden Bereiche werfen und antizipieren, welche Herausforderungen auf Euch zukommen könnten.
Das Leitbild der OKR-Einführung
Das Unternehmensleitbild definiert den inhaltlichen Rahmen für sämtliche Ziele. Dieses sollte in der Organisation so klar formuliert, kommuniziert und verstanden sein, dass Mitarbeiter:innen und Teams in der Lage sind, die Ziele für ihre Verantwortungsbereiche selbstbestimmt zu entwickeln. Fehlt hier der inhaltliche Rahmen, wird sich das im OKR-Prozess zeigen: Anstatt Euch tiefgehend mit den wichtigsten Unternehmenszielen auseinanderzusetzen, habt Ihr alle Hände voll zu tun, die vielen losen Enden zusammenzuführen.
Diese Ebene solltet Ihr unbedingt auf den Prüfstand stellen. Vor allem Eure Strategien müssen einen klaren Weg in die Zukunft aufzeigen, der es den Teams erlaubt, Entscheidungen über den Einsatz ihrer Zeit und Energie zu treffen. Seht Ihr hier größere Defizite, lohnt es sich, zunächst auf dieser Ebene für Klarheit zu sorgen. Das hilft Euch nicht nur bei der Einführung von OKRs, sondern wirkt sich direkt positiv aus.
Die Unternehmenskultur
OKRs sind ein agiles Framework für die Unternehmenssteuerung. Dementsprechend erfordert das Arbeiten mit OKRs ein agiles Mindset. Denn obwohl es für Euch erst mal gut klingen mag, rennt Ihr mit Themen, wie radikaler Transparenz oder Bottom-Up-Zielen nicht überall offene Türen ein.
In Umfeldern wie z.B. Startups, wo alle Lust haben, Ihre eigenen Ziele zu entwickeln und an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitzuwirken, gibt es hier in der Regel keine größeren Herausforderungen.
Große und mittelständische Unternehmen mit über Jahre gewachsenen Strukturen stehen hier jedoch oft vor großen kulturellen Veränderungen und eine OKR-Einführung wird schnell zum Transformationsprozess.
Versucht also ein Gefühl dafür zu entwickeln, welche Widerstände es in Eurer Organisation geben könnte und überlegt Euch vorab, wie man diesen begegnen kann. Lasst Euch aber gleichzeitig nicht abschrecken! Der OKR-Prozess bietet eine gute Struktur, um sich hier Quartal für Quartal weiterzuentwickeln.
Die Strukturen bei der OKR-Einführung
Klare Strukturen sind eine wichtige Voraussetzung für die OKR-Einführung, denn danach richtet sich auch die Struktur der OKR-Sets von Abteilungen, Teams usw. Idealerweise ist Eure Struktur so aufgebaut, dass die einzelnen Einheiten ihre Ziele maßgeblich eigenständig erreichen können.
Abhängigkeiten wird es natürlich immer geben. Zu viele Abhängigkeiten erhöhen aber die Komplexität und den Abstimmungsaufwand. Ist Eure Struktur sehr komplex, fällt es schon bei der Planung schwer, die Abhängigkeiten unter einen Hut zu bringen. Während der Umsetzung wird es erfahrungsgemäß nicht besser.
Achtet also auf klare Teamzugehörigkeiten von Mitarbeiter:innen und prüft, ob Ihr systemimmanente Abhängigkeiten nicht strukturell auflösen könnt. Je klarer die Strukturen sind, desto einfacher wird die Abstimmung über den OKR-Prozess.
Je mehr Klarheit Ihr in den drei Bereichen schon vor dem Start der OKR-Umsetzung schaffen könnt, desto schneller werden sich die positiven Effekte der OKR-Einführung bemerkbar machen.
Gleichzeitig geht es hier nicht um Perfektion, sondern darum, möglichst viele der Defizite, die Ihr vorhersehen könnt, schon zu lösen, bevor es losgeht. Denn wenn der OKR-Prozess eins wirklich gut kann, dann ist es, Defizite immer wieder aufzuzeigen.
Los gehts! Die OKR-Einführung
Ihr habt Euch das Leitbild, die Unternehmenskultur und Eure Strukturen angeschaut. Jetzt seid Ihr zuversichtlich, dass diese genügend Orientierung und Klarheit liefern, um Ziele abzuleiten und abzustimmen? Dann hilft ab jetzt vor allem eins: Erfahrung sammeln.
Um Euch hier eine gute Übersicht zu geben, teilen wir die OKR-Implementierung in drei Phasen auf: Vorbereitung, Einführung und Rollout.
Vorbereitung der OKR-Einführung
Die Entscheidung für OKRs ist gefallen und Ihr müsst nun definieren, wie die OKR-Implementierung ablaufen soll. Dazu solltet Ihr unbedingt auf die folgenden Punkte achten:
- Klarheit über das OKR-Framework
- OKR-Schulung für die gesamte Organisation
- Ausbildung eines oder mehrerer OKR-Champions
- Digitale Heimat für OKRs schaffen
- Timings & Deadlines für den Start in das erste OKR-Quartal
Klarheit über das OKR-Framework
Wie oben schon erwähnt, gibt es unterschiedliche Interpretationen und Beispiele von OKRs. Damit es nicht zu Verwirrung kommt, ist es wichtig, dass Ihr Euch klar für ein Framework entscheidet und dieses als Grundlage für eure OKR-Einführung nutzt. Andernfalls kann es passieren, dass unterschiedliche Vorstellungen entstehen, die Ihr dann später wieder harmonisieren müsst.
OKR-Schulung für die gesamte Organisation
Einer der wichtigsten Faktoren für ein einheitliches Verständnis von OKRs ist die Schulung von Führungskräften und Mitarbeiter:innen. Hier eignet sich die Nutzung von Online-Kursen, um die Inhalte effizient und einheitlich zu vermitteln. In kleineren Organisationen könnt Ihr auch Live-Schulungen anbieten. Auch hier noch einmal der Hinweis, unbedingt darauf zu achten, dass Schulungen bzw. Kurse zu Eurem Framework passen. Ein OKR bei einem Unternehmen ist ggf. etwas anderes als ein OKR bei einem anderen Unternehmen.
Ausbildung von OKR-Champions
Um den OKR-Prozess wirklich im Unternehmen zu etablieren, solltet Ihr – je nach Unternehmensgröße – einen oder mehrere OKR-Champions ausbilden. Als Faustregel kann man sagen, dass Ihr pro 100 Mitarbeiter:innen mindestens einen OKR-Champion haben solltet. Bei mehreren Standorten lohnt sich ein OKR-Champion pro Standort. Die OKR-Champions sind die zentralen Ansprechpartner:innen für alle Fragen rund um OKRs, sie moderieren die OKR-Workshops und coachen Führungskräfte und Teams bei der Formulierung und Anwendung von OKRs.
Digitale Heimat für OKRs schaffen
Macht Euch Gedanken, wie & wo Ihr Eure OKRs verwalten möchtet. Es gibt dafür viele unterschiedliche Möglichkeiten, vom einfachen Google-Sheet, über eine Lösung mit Tools wie Asana bis hin zur speziellen OKR-Software wie z.B. Workpath, Perdoo oder Mooncamp.
Einen Überblick gängiger OKR-Tools findet Ihr in der OKR-Kategorie auf OMR Reviews:
Timings & Deadlines bei der OKR-Einführung
Plant ausreichend Zeit für die Vorbereitung des ersten OKR-Quartals ein. Die Methode ist noch neu und zu Beginn herrscht vor allem bei der OKR-Formulierung viel Unsicherheit. Als Erstes solltet Ihr den Termin für den OKR-Workshop mit dem Leadership-Team definieren. Plant dafür zwei Tage ein, um ausreichend Zeit für die Definition und das Alignment der OKRs zu haben.
Vor und nach dem Workshop solltet Ihr jeweils eine Woche Zeit geben, damit der Workshop von dem Leadership-Team vorbereitet werden kann. Hinterher sollte ausreichend Zeit für das Herunterbrechen der Ziele auf weitere Ebenen vorhanden sein.
OKR-Einführung
Unter dem Punkt der OKR-Einführung betrachten wir hier das komplette erste OKR-Quartal. Hier geht es primär darum, die OKR-Prozesse in der Organisation ins Laufen zu bringen und sich als Organisation an das Arbeiten mit OKRs zu gewöhnen. Die wichtigsten Schritte sind in dieser Phase:
- Der erste OKR-Workshop
- OKRs herunterbrechen
- OKR-Meetings & Updates implementieren
- OKR-Review
- Planning des nächsten Zyklus
Der erste OKR-Workshop
Hier entwickelt Ihr das erste Mal OKRs für die Company und für die zweite Ebene Eurer Organisation. Dazu treffen sich die ersten beiden Führungsebenen (z.B. CEO & VPs), sodass die ganze Breite der Organisation vertreten ist. Ziel ist es, die OKR-Sets auf den obersten beiden Ebenen so abzustimmen, dass alle Abhängigkeiten geklärt sind. Dann könnt Ihr zuversichtlich sein, dass die Ziele zu erreichen sind.
OKRs herunterbrechen
Je nachdem, wie viele Ebenen Eure Organisation hat und wie viele Ebenen Ihr im ersten Quartal schon fest in den Prozess einbinden wollt, werden die Ergebnisse des OKR-Workshops noch weiter heruntergebrochen. Und zwar so, dass die Einheiten darunter auch eigene OKR-Sets formulieren. Nach diesem Schritt startet Ihr in die Umsetzung.
OKR-Meetings und Updates
Während des Quartals werden die OKR-Meetings zum zentralen Steuerungsinstrument. Hier solltet Ihr sicherstellen, dass es eine klare Kommunikationsstruktur gibt und die OKRs als Grundlage für den Austausch in den Regel-Meetings genutzt werden. Plant nicht zu viele zusätzliche Meetings, sondern versucht die bestehende Struktur zu nutzen.
Die Meeting-Struktur zum Laufen zu bringen, ist ein zentraler Erfolgsfaktor, um den Fokus während des Quartals auf den OKRs zu halten.
OKR-Review
Einer der größten Benefits des OKR-Prozesses ist das kontinuierliche Lernen über die gesamte Organisation hinweg. Deshalb solltet Ihr immer – und im ersten Zyklus erst recht – dafür sorgen, dass auf Basis der OKR-Sets auch saubere Reviews gemacht werden. Dazu gehört die Bewertung der Ergebnisse und eine Retrospektive auf das erste OKR-Quartal. Die Erkenntnisse könnt Ihr direkt für die Planung des nächsten Quartals nutzen.
Planning des nächsten Zyklus
Am Ende der Einführungsphase steht der OKR-Workshop für das zweite Quartal an. Hier könnt Ihr all die Learnings und Erkenntnisse aus dem ersten Quartal einfließen lassen. Außerdem lass sich hier hoffentlich schon einige Punkte für das zweite OKR-Quartal lösen, die im ersten Zyklus nicht gut gelaufen sind.
OKR-Rollout
An diesem Punkt habt Ihr alle Phasen des OKR-Prozesses einmal durchlaufen und Ihr könnt anfangen, Eure Organisation mit OKRs kontinuierlich weiterzuentwickeln. Der OKR-Rollout bezieht sich daher vorwiegend auf zwei Dinge:
- Ausrollen und Optimierung des OKR-Prozesses
- OKRs nutzen, um die Organisation weiterzuentwickeln
Ausrollen und optimieren des OKR-Prozesses
Die wenigsten Unternehmen sind nach einem Quartal schon so weit, dass alles reibungslos läuft. Daher solltet Ihr den Fokus nach der OKR-Einführung auf die Verbesserung des OKR-Prozesses legen, sodass er langfristig in Fleisch und Blut übergeht.
OKRs nutzen, um die Organisation weiterzuentwickeln
Eine der großen Stärken von OKRs ist es, dass der Prozess viele andere Themen sichtbar macht. Schaut deshalb genau hin, wenn Ihr merkt, dass der Prozess an der ein oder anderen Stelle noch nicht so gut funktioniert. Fragt Euch, wo die Ursache dafür liegen könnte. So kann das OKR-Framework eine gute Hilfe für Transformationsprozesse werden und Euch langfristig erfolgreicher machen.
Woran scheitert die Einführung von OKRs oft?
Die Einführung von OKRs als ganzheitliches Steuerungssystem für das Unternehmen stellt durchaus eine Herausforderung dar. Deshalb wollen wir Euch hier ein paar Gründe an die Hand geben, die häufig dazu führen, dass die OKR-Einführung scheitert:
Keine Klarheit darüber, wo es langfristig hingehen soll
Ein klares Leitbild aus Vision, Werten und Strategien sind essenziell, um mit OKRs Wirkung in der richtigen Richtung zu erzielen.Alter Wein
Wer eigentlich genauso weitermachen möchte wie bisher und das jetzt über OKRs einfach „in neuen Schläuchen“ tun möchte, sollte sich und der Organisation den Aufwand der OKR-Einführung lieber sparen. Hier braucht Ihr vor allem das Commitment des Leadership-Teams, sich wirklich auf das Framework einzulassen.Parallele Zielsysteme neben OKRs
Sind neben OKRs noch weitere Zielsysteme wie z.B. ein Businessplan, Budgetpläne, oder individuelle Bonusvereinbarungen aktiv, entstehen früher oder später Zielkonflikte. Diese solltet Ihr dringend versuchen zu vermeiden.Unklare Strukturen und Teamzugehörigkeiten
Wenn die Zuordnung von Ressourcen zwischen Teams unklar ist, bzw. Mitarbeiter:innen mehreren Teams zugehörig sind, wird es beim Definieren der OKRs schwierig, den richtigen Match von Zielen und verfügbaren Ressourcen hinzubekommen.Tagesgeschäft wird nicht berücksichtigt
Einer der Top-Gründe, warum OKRs scheitern! Wenn Ihr das Tagesgeschäft nicht berücksichtigt, werden OKRs immer als „On-Top-Aufwand“ wahrgenommen. Das führt zu mehr Überforderung statt weniger, Ziele werden nicht erreicht und Mitarbeiter:innen fragen sich zu Recht, was das mit den OKRs eigentlich soll.
Welche Tools können die OKR-Einführung unterstützen?
Damit Ihr Euch die ohnehin schon herausfordernde OKR-Implementierung nicht unnötig schwer macht, solltet Ihr auf jeden Fall darüber nachdenken, wie Ihr den OKR-Prozess mithilfe von Tools unterstützen könnt. Sinnvoll ist der Einsatz von Tools vor allem im OKR-Workshop und für die Verwaltung der OKRs während des Quartals.
Im OKR-Workshop werden in der Regel klassische Collaboration-Tools wie Miro, MURAL oder Conceptboard genutzt. Vor allem in virtuellen Workshops solltet Ihr nicht darauf verzichten. Auch in physischen OKR-Workshops setzen sich diese Lösungen immer mehr durch, weil die Dokumentation hinterher einfach um vieles besser ist, als z.B. auf Post-Its.
Die spannendere Tool-Frage dreht sich jedoch um die digitale Heimat der OKRs. Hier könnt Ihr je nach Unternehmensgröße, Tool-Affinität und auch Eurer bestehenden Tool-Landschaft aus unterschiedlichen Kategorien von Tools wählen. Die Tools lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien einteilen:
Basic Lösungen
Tools, in denen Ihr OKRs einfach abbilden könnt, jedoch ohne besondere Funktionalität. Zum Start sind sie oft eine gute Option, um erstmal Erfahrung zu sammeln, bevor man Geld und Zeit in die Einführung eines neuen Tools investiert. Achtet aber darauf, dass Ihr eine Cloud-Basierte Lösung nutzt, in denen Ihr parallel arbeiten könnt.
Typische Basic Lösungen sind z.B. Google Sheets oder Microsoft Excel 365.
Allround-Lösungen
Lösungen, die nicht eigens für OKRs entwickelt wurden, sich aber gut dafür eignen. Sie beinhalten Funktionen, die bei der Verwaltung von OKRs hilfreich sind. Oft sind diese schon im Unternehmen eingeführt, sodass keine zusätzlichen Aufwände anfallen.
Zu dieser Kategorie zählen z.B. Asana, Confluence, Notion oder Leapsome.
Spezifische OKR-Software
Diese Tools wurden speziell für die Verwaltung von OKRs entwickelt und beinhalten zum Beispiel OKR-spezifische Features für die Visualisierung von Abhängigkeiten, die Dokumentation von Check-Ins, sowie für die Erstellung von OKRs.
Zu den spezifischen OKR-Tools zählen z.B. Workpath, Perdoo, Ally.io oder Quantive.
Darum lohnt sich die OKR-Einführung
Mit OKRs zu arbeiten und zu steuern, kann viele der Herausforderungen lösen, vor denen Unternehmen heute stehen. Es hilft Euch bei der intensiven Auseinandersetzung mit den langfristigen Zielen und Strategien und bringt Traktion auf die richtigen Themen in der gesamten Organisation. Es gibt also viel zu gewinnen bei der OKR-Einführung.
Damit Ihr möglichst schnell von den positiven Effekten profitieren könnt, solltet Ihr Euch vor der Einführung intensiv mit der Methode und der eigenen Organisation auseinandersetzen. Wichtig ist vor allem, einen ganzheitlichen Blick zu entwickeln, bei dem Ihr sowohl die methodischen, die inhaltlichen und die menschlichen Aspekte der OKR-Einführung berücksichtigt.
Ab dann hilft Erfahrung durch die konsequente OKR-Umsetzung und sich nicht von Rückschlägen entmutigen zu lassen!
Mit Murakamy arbeitet Korbinian daran, einen ganzheitlichen Ansatz der Führung & Steuerung in Unternehmen zu etablieren, der zu mehr Klarheit und zu weniger Stress und Überforderung in Organisationen führen soll. Korbinian verantwortet neben der OKR Ausbildung, dem OKR-Seminar und dem OKR-Online-Kurs auch die Online-Aktivitäten von Murakamy und liebt es, neue Wege zu finden, Menschen von ganzheitlicher Führung zu begeistern.
