Was ist ein Intranet?

1. Intranet: Definition
2. Das sind Hauptfunktionen des Intranets
3. Vor- und Nachteile des Intranets
4. Nachteile des Intranets
5. Die Rolle des Intranets im Zeitalter der Remote Work
6. Das sind die besten Intranet-Softwares
7. Intranet: Ein Ausblick

Mit der Digitalisierung und der Verlagerung vieler Arbeitsprozesse ins Homeoffice ist das Intranet wichtiger denn je. Es verbindet Mitarbeitende und erleichtert die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und das Wissensmanagement. Aber was genau ist ein Intranet und wie unterstützt es die moderne Arbeitswelt?

Intranet: Definition

Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das speziell für die Mitarbeitenden eines Unternehmens entwickelt wird. Es verschafft ihnen Zugang zu wichtigen Informationen und Anwendungen und erleichtert den internen Austausch. Im Gegensatz zum Internet, das öffentlich zugänglich ist, ist das Intranet jedoch nur für autorisierte Personen innerhalb einer Organisation offen.

Das Intranet wurde ursprünglich in den 1980er Jahren entwickelt, um die Kommunikation innerhalb von Unternehmen zu verbessern. Seither hat es an Bedeutung gewonnen und ist zu einer unverzichtbaren Plattform für den digitalen Arbeitsplatz geworden.

Besonders in Zeiten zunehmender Remote Work und hybrider Arbeitsmodelle ist das Intranet ein zentraler Baustein digitaler Arbeitsumgebungen. Es bindet alle Mitarbeiter*innen – unabhängig von Standort oder Endgerät – in die Arbeitsabläufe ein.

Das sind Hauptfunktionen des Intranets

Das Intranet unterstützt Unternehmen dabei, effizienter und vernetzter zu arbeiten. Im Folgenden findest du die wichtigsten Funktionen des Intranets:

​Kommunikation und Zusammenarbeit 

Das Intranet dient als zentrale Kommunikationsplattform, über die unternehmensinterne Nachrichten und Updates verbreitet werden. Mitarbeiter*innen können so jederzeit auf dem neuesten Stand bleiben und sich über Kommentar- oder Like-Funktionen austauschen. Diese Features erleichtern nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, sondern fördern auch den Teamgeist.

Ressourcenverwaltung

Das Intranet bietet Tools für das Dokumentenmanagement, in denen Unternehmensrichtlinien, Handbücher und Schulungsmaterialien zentral gespeichert werden. Dies reduziert den Aufwand bei der Suche nach wichtigen Informationen erheblich.

Wissensmanagement

Ein Intranet fungiert häufig als Wissensdatenbank. In einem internen Wiki können Mitarbeiter*innen ihr Fachwissen und bewährte Praktiken zentral erfassen und für die gesamte Organisation zugänglich machen. Dadurch geht wertvolles Wissen nicht verloren und steht der Organisation langfristig zur Verfügung.

Ein Intranet ist somit weit mehr als eine einfache Informationsplattform. Es optimiert Prozesse, fördert die Unternehmenskultur und ermöglicht eine personalisierte Nutzererfahrung. Diese vielseitigen Anwendungsbereiche machen das Intranet in modernen Arbeitsumgebungen unverzichtbar.

Vor- und Nachteile des Intranets

Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile eines modernen Intranets:

Vorteile des Intranets

• Effiziente Kommunikation: Ein Intranet bündelt alle wichtigen Nachrichten und Unternehmensinformationen, sodass Mitarbeiter*innen immer auf dem Laufenden bleiben. Durch personalisierte Feeds wird nur Relevantes angezeigt, was den Informationsüberfluss verringert​.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Dank digitaler Arbeitsräume, Projektmanagement-Tools und Chatfunktionen unterstützt ein Intranet die Teamarbeit unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden. Dies ist besonders für hybride oder Remote-Arbeitsumgebungen nützlich​.

• Wissensmanagement: Mit Tools wie internen Wikis wird das gesammelte Wissen einer Organisation für alle zugänglich gemacht. Das spart Zeit bei der Informationssuche und erleichtert das Erlernen der Best Practices​.

• Flexibilität und mobiler Zugang: Cloud-basierte Intranets sind jederzeit und überall zugänglich, oft auch über Apps. Dies erleichtert das Arbeiten für Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice und bietet eine geografische Unabhängigkeit​.

• Reduzierter IT-Aufwand: Moderne Intranet-Lösungen lassen sich oft ohne tiefere IT-Kenntnisse anpassen. Das reduziert die Abhängigkeit von der IT-Abteilung​.

• Zentrale Dokumentenverwaltung: Eine zentrale Dokumentenablage spart Zeit und ermöglicht es allen Mitarbeitenden, die neuesten Informationen direkt zu finden und in Echtzeit zu bearbeiten. Dies erhöht wiederum die Produktivität und Transparenz im Arbeitsalltag.​

Nachteile des Intranets

• Hohe Kosten und Aufwand bei der Einführung: Die Einführung eines Intranets bringt zu Beginn oft hohe Investitionen und einen großen Implementierungsaufwand mit sich. Unternehmen müssen Zeit und Ressourcen investieren, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten​.

• Sicherheitsrisiken: Obwohl Intranets hohe Sicherheitsstandards bieten, besteht immer ein Risiko durch mögliche Datenlecks. Das ist besonders der Fall, wenn Sicherheitsvorschriften unklar sind oder die User*innen nicht ausreichend geschult wurden. Ein klarer Intranet-Verhaltenskodex kann hier Abhilfe schaffen.

• Komplexität und Benutzerakzeptanz: Ein überladenes oder zu komplexes Intranet kann das Personal überfordern und die Akzeptanz senken. Zu viele Funktionen können hierbei unübersichtlich wirken und die Navigation erschweren​.

• Abhängigkeit von Software-Anbietern: Bei Standard-Intranet sind Unternehmen oft auf die vorgegebenen Funktionen des Anbieters angewiesen. Das System lässt sich dann nicht flexibel anpassen. Eine individuelle Lösung bietet hier mehr Freiheit, ist jedoch mit höheren Kosten und Wartungsaufwand verbunden​.
  

Die Rolle des Intranets im Zeitalter der Remote Work

Mit der zunehmenden Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice und der steigenden Bedeutung des hybriden Arbeitens ist das Intranet wichtiger denn je. Da Mitarbeiter*innen oft dezentral arbeiten und selten im Büro sind, bietet es eine Plattform, die alle Mitarbeitenden miteinander verknüpft. 

Das Intranet unterstützt den Austausch und die Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams, unabhängig von deren Standort. Funktionen wie Videoanrufe, Chats, digitale Whiteboards und Projektmanagement-Tools bieten eine virtuelle Umgebung, in der sich Mitarbeiter*innen genauso einbringen können, wie sie es im Büro tun würden. Und durch die Integration in den digitalen Arbeitsplatz, welcher Tools wie Microsoft Teams und Slack umfasst, kann das Intranet auch die Interaktion fördern.

Das sind die besten Intranet-Softwares

Herkömmliche Intranet-Lösungen lassen oftmals nur eine Einbahnkommunikation von der Führungsebene zu den Mitarbeitenden zu. Social-Intranet-Software schafft hingegen eine zentrale, interaktive Unternehmensplattform, die wie ein soziales Netzwerk fungiert. Sie vereint dabei die interne Kommunikation, ermöglicht einen ständigen Wissenstransfer und optimiert die Teamzusammenarbeit.

Nachfolgend findest du eine Auswahl der besten Social-Intranet-Plattformen auf dem Markt:

• Microsoft SharePoint

• Überblick

• HUMANSTARSapp

• Haiilo

• CORE smartwork

• Staffbase

• IK-up!

• medikit

• Just Social

• Workplace by Facebook

Intranet: Ein Ausblick

Die Bedeutung des Intranets wird in Zukunft weiter zunehmen. Der Fokus wird sich dabei insbesondere auf die soziale Vernetzung und die nahtlose Integration neuer Technologien verlagern. Moderne Intranets entwickeln sich zu „Social Intranets“, die interaktive Funktionen wie „Gefällt mir“-Buttons, Kommentare und themenbezogene Foren umfassen. Dies fördert den Austausch und schafft ein Gefühl der Gemeinschaft, das in dezentralen Arbeitsumgebungen oft verloren geht​.

Ein weiterer Trend ist die stärkere Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen in Intranet-Plattformen. Durch den Einsatz von KI können Intranets relevante Inhalte vorschlagen, Informationen automatisch organisieren und Routineaufgaben übernehmen. Dies kommt vor allem dem Support- und HR-Bereich zugute. 

Die Entwicklung hin zum „intelligenten Intranet“ verspricht, die Produktivität weiter zu steigern und die Mitarbeiter*innen zu entlasten. In Kombination mit mobilen Anwendungen und Cloud-Lösungen wird das Intranet zu einer flexiblen Lösung, die den modernen Arbeitsplatz vollständig digitalisiert.