Microsoft SharePoint

Aus meiner persönlichen Sicht hat SharePoint in unseren Projekten seit der Einführung von Microsoft Teams und vor allem der Stärkung des mobilen Arbeiten an Relevanz gewonnen. Immer mehr Partner und Kund:innen haben die technische Basis und Sharepoint-Zugriff. Vor allem wird die Ablagequalität höher und durch die Private Cloud sind auch die Rahmenbedingungen durch Datenschutz gewährleistet. Besonders gut ist, dass bei uns Teams und Sharepoint kombiniert funktionieren. Sharepoint ist die bessere Oberfläche, wenn wir viele Daten verwalten. Gerade große Präsentationen lassen sich direkt über den Sharepoint besser öffnen. Die Flexibilität ist ebenso klasse wie das User-Management innerhalb sowie außerhalb der eigenen Organisation.

Die Oberfläche von Sharepoint hat sich in den letzten Jahren verbessert. Es bleibt für mich aber auch technisch und könnte nutzerfreundlicher sein. Zugleich sollten die Einstellungen der Organisation zur Dateiverwaltung wohl überlegt sein und auch Nutzer:innen müssen ggf. darauf achten, dass sie die Struktur nicht nach persönlichem Geschmack verändern, sondern so aufbauen wie es intern definiert und abgestimmt ist. Insgesamt ist Sharepoint zusammen mit Microsoft Teams ein super Tool und ergänzt um vielen Funktionen aus dem Kern wofür das System ursprünglich entwickelt wurde.

Das kollaborative Arbeiten abseits der eigenen Serverstruktur mit verschiedenen Partnern. Es ist einfacher in die Sharepoint-Bereich Zugriff zu geben. Problematisch kann es werden, wenn die Zugriffsrechte aus Sharepoint auch erlauben neue Strukturen anzulegen wobei darauf geachtet werden muss, dass die Struktur auch auf Teams gespiegelt wird. Die Konnektivität basiert hier auch viel auf Nutzer:innen und Hygiene beim Arbeiten in Umgebungen. Perfekt ist, dass mit Sharepoint das Versenden von Versionen zwischen Agenturen vorbei ist und parallel - fast immer einwandfrei - gearbeitet werden kann. Greifen aber viele Nutzer zu, hat auch Sharepoint direkt in Dateien irgendwann Probleme. Das tritt aber bei jedem System auf.

Am Microsoft SharePoint gefällt mir am besten, dass man hier verschiedenste Kundendokumente ablegen kann und mit anderen Mitarbeitenden daran zusammenarbeiten kann. Die Dateien lassen sich einfach und schnell hochladen. Arbeiten verschiedene Mitarbeiter an einer Datei, kriegt man jegliche Updates nahezu in Echtzeit angezeigt in dem jeweiligen Dokument.

Wie bereits erwähnt bekommt man Updates von anderen Mitarbeitenden an einem Dokument nahezu in Echtzeit angezeigt. Nahezu in Echtzeit bedeutet allerdings dass es leichte Verzögerungen in dem Dokument gibt. Auch bei der Darstellung von Texten und Absätzen gibt es im SharePoint ab und an Probleme. Daher öffnet man die entsprechende Datei am besten in der jeweiligen Desktop App wie z.b. Excel Word oder weitere.

Wir nutzen in der Agentur den SharePoint um mit mehreren Mitarbeitern an verschiedensten Kundendokumenten zu arbeiten. Hierfür ist der SharePoint bestens ausgelegt und man bekommt alle Änderungen an einem Dokument direkt live mit. Auch Kommentare lassen sich problemlos einfügen und man kann diese abarbeiten.

Die zentrale Verwaltung verschiedener Unterlagen, die einfache Zusammenarbeit mehrere Mitarbeiter an einem Dokument. Gutes Filesharing ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit von Teams. Übersichtliche Struktur, einfache Anbindungen zu anderen Microsoft Produkten (Zugang zu allen 365 Produkten). Perfekt, wenn man sich eh in der Microsoftwelt bewegt.

Man wird teilweise mit den Möglichkeiten ein wenig erschlagen, nicht alles ist hilfreich und sinnvoll. Wenn man nur ein einfache Dokumentenverwaltung sucht, ist MS Sharepoint vielleicht überdimensioniert, da es mehr eine dynamische Plattform zur Teamzusammenarbeit darstellt. Auch die Administration könnte teilweise etwas übersichtlicher gestaltet sein.

Die Zusammenarbeit mehrerer Kollegen an denselben Dokumenten und die Verwaltung von Dokumenten, sei es Rechnungen, Excel Listen, Bildmaterial oder Handbücher. Gerade in Zeiten von Homeoffice können so alle Mitarbeiter einfachen Zugriff auf dieselben Dokumente erhalten und unkompliziert zusammen daran arbeiten. Es schwirren nicht mehr 100 Versionen desselben Dokuments durch die Gegend.

Integration in Microsoft 365: SharePoint ist nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem integriert, was die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen wie Word, Excel und Outlook erleichtert. Zentrale Dateiablage: SharePoint bietet eine zentrale Plattform für die Speicherung, Organisation und Freigabe von Dateien, wodurch der Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen für das gesamte Team erleichtert wird. Zugriffssteuerung und Berechtigungen: Mit SharePoint kann ich den Zugriff auf Dokumente und Ordner gezielt steuern, indem ich individuelle Berechtigungen vergebe, was die Datensicherheit und -vertraulichkeit gewährleistet. Versionskontrolle und Nachverfolgung: SharePoint verfügt über eine integrierte Versionskontrolle und die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen, was die Zusammenarbeit und den Überblick über den Fortschritt von Projekten verbessert.

Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche von SharePoint kann für Neueinsteiger unübersichtlich und komplex sein, was die Einarbeitung und Akzeptanz im Team erschwert. Performance-Probleme: Bei einer großen Anzahl von Dateien oder Benutzern kann SharePoint manchmal langsam reagieren, was die Effizienz beeinträchtigt. Mobile-App-Funktionalität: Die SharePoint Mobile-App bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Desktop-Version und kann somit die Produktivität unterwegs einschränken.

Schnellerer Zugriff auf Informationen: Dank SharePoint habe ich und mein Team jederzeit Zugriff auf wichtige Dateien und Dokumente, wodurch Zeit gespart und die Projektarbeit beschleunigt wird. Verbesserte Zusammenarbeit: SharePoint fördert die Zusammenarbeit im Team durch gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die Nachverfolgung von Änderungen und die Versionskontrolle, was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt. Konsistente Datenhaltung: Durch die zentrale Dateiablage in SharePoint wird die Konsistenz der Daten sichergestellt, was dazu beiträgt, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind und gut informiert Entscheidungen treffen können.

Die nahtlose Integration in alle anderen Microsoft Tools ist super! Das erleichtert die Zusammenarbeit mit den Kollegen und ist für mich eine zentrale Anlaufstelle für meine Dokumente. Ich kann in SharePoint Dokumente erstellen oder hochladen, speichern und gemeinsam mit anderen nutzen. Meine Kollegen können kommentieren und Änderungen verfolgen. Auch die Versionierung ist eine hervorragende Funktionalität, mit der ich immer wieder auf alte Stände zurückgehen kann.

Leider ist MS SharePoint nicht ganz intuitiv, aber nachdem man sich mit der Struktur und dem Aufbau auseinandergesetzt hat, kommt man gut klar. Bei der Verarbeitung größerer Datenmengen braucht man etwas Geduld da es sie ziehen kann.

Ich kann Marketingmaterialien wie Präsentationen, Aufzeichnungen oder Bilder zentral speichern und gezielt freigeben. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgt dafür, dass alle immer Zugriff auf die aktuellste Version der Materialien haben. Die zentrale Dokumentenablage erleichtert mich das Auffinden von Dokumenten. Ich nutze auch meistens die Volltextsuche und komme so schneller an die richtige Datei.

Es ist ein simples Tool zum Ablegen von Dateien und Ordnern in eine Cloud. Microsoft erleichtert es unserem Team untereinander Dateien auszutauschen. Dank der einfachen Struktur können viele Ordner und Unterordner erstellt werden ohne, dass dabei die Übersicht verloren geht. SharePoint trägt dazu bei, dass auch vertrauliche Informationen in eine Cloud hochgeladen werden können, die man sonst eher lokal speichern würde. Es ist ein angenehm zu bedienendes Tool und von unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Die Synchronisierungsfunktion ist noch ausbaufähig. Immer wieder kommt es vor, dass über den Browser hochgeladene Dateien nicht in Echtzeit in den Ordnern der anderen Mitarbeiter angezeigt werden. Die Synchronisierung könnte schneller und einwandfreier ablaufen.

Mit SharePoint können wir Ordner zu verschiedensten Projekten erstellen und in diesen wichtige Dateien ablegen, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten müssen. So erhalten alle Beteiligten Zugriff und sparen sich die Arbeit, einzelne Dateien an jeden einzelnen Mitarbeiter senden zu müssen. Wir nutzen SharePoint schon lange und haben es in unsere tägliche Arbeiten eingebunden.

Durch die Nutzung von SharePoint ist es mir möglich, Dokumente und Informationen sicher und effektiv zu teilen, zu organisieren und zu verwalten. Ich kann Dokumente, Dateien und Datenbanken zentral speichern und gemeinsam nutzen, was die Zusammenarbeit in Teams erleichtert und die Effizienz erhöht. Eine weitere sehr hilfreiche Funktion ist die Integration von SharePoint mit anderen Microsoft-Tools wie Office, Outlook und Teams. Durch diese nahtlose Integration können wir zwischen verschiedenen Anwendungen schnell und einfach wechseln und die Zusammenarbeit optimieren. Zudem bietet SharePoint hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, da verschiedene Funktionen und Optionen zur Erstellung von benutzerdefinierten Websites und Anwendungen zur Verfügung stehen, die den spezifischen Anforderungen unseres Unternehmens entsprechen.

Eine mögliche Verbesserung für SharePoint ist die Benutzerfreundlichkeit und die Einfachheit der Verwendung. Obwohl SharePoint viele Funktionen und Möglichkeiten bietet, kann es für Benutzer, insbesondere für neue Benutzer, eine steile Lernkurve und eine gewisse Komplexität geben. Eine weitere mögliche Verbesserung könnte die Performance sein, insbesondere bei der Arbeit mit großen Dokumenten oder Dateien, die manchmal zu längeren Ladezeiten führen können. Schließlich könnte eine verbesserte Integration mit Nicht-Microsoft-Tools und -Anwendungen ein weiterer Bereich sein, der für manche Benutzer nützlich sein könnte, um die Interoperabilität mit anderen Systemen zu erhöhen.

Eine gemeinsame, zentrale und vor allem von überall erreichbare Dokumentenablage wird durch Sharepoint gelöst. Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten inklusive der nahtlosen Protokollierung von Änderungen ist eine der besten Funktionen. Die Möglichkeit ausserhalb von Teams oder anderen Colloboration Tools kleine Informationsseiten aufzubauen und für alle zu teilen.

Das Hilfreichste bei der Nutzung von SharePoint ist die Möglichkeit, Dokumente und Informationen sicher und effektiv zu teilen, zu organisieren und zu verwalten. Mit SharePoint können Benutzer Dokumente, Dateien und Datenbanken zentral speichern und gemeinsam nutzen, was die Zusammenarbeit in Teams erleichtert und die Effizienz erhöht. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Integration mit anderen Microsoft-Tools wie Office, Outlook und Teams, die es den Benutzern ermöglicht, nahtlos zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln und die Zusammenarbeit zu verbessern. Darüber hinaus bietet SharePoint eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, indem es verschiedene Funktionen und Optionen zur Erstellung von benutzerdefinierten Websites und Anwendungen bietet, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens oder der Organisation entsprechen.

Das größte Verbesserungspotenzial von SharePoint liegt möglicherweise darin, dass die Plattform aufgrund ihrer umfangreichen Funktionen und Optionen für Benutzer, insbesondere für Anfänger, möglicherweise überwältigend sein kann. Die Navigation und Verwendung der Plattform kann komplex sein und erfordert eine umfassende Schulung, um alle Funktionen und Optionen effektiv nutzen zu können. Ein weiteres Verbesserungspotenzial könnte die Integration mit Nicht-Microsoft-Tools und -Anwendungen sein, da dies für einige Benutzer und Unternehmen möglicherweise von entscheidender Bedeutung ist. Schließlich könnte auch die Preisgestaltung von SharePoint für manche Unternehmen oder Organisationen ein Hindernis sein, da die Kosten je nach Nutzung und Abonnementmodell hoch sein können.

Das größte Problem der dezentralen Ablage und Bearbeitung von Dokumenten gehört seit Sharepoint der Vergangenheit an. Wir können alle mit der gleichen Version aller Dokumente arbeiten und sogar zeitgleich an ein und dem selbem Dokument arbeiten. Änderungen werden sauber dokumentiert und können perfekt nachvollzogen werden.

Komplexes User- und Zugriffsmanagement gut implementierbar. Kooperation an Dokumenten mit unterschiedlichen Zugriffsrechten gut umsetzbar. Software auch hervorragend für Intranet nutzbar. Single Source of Truth für Informationen gut aufsetzbar. Auch Projektarbeit direkt im Sharepoint möglich (Teamkalender, ToDo Listen, Abstimmungen, etc.). Alle Seiten individualisierbar.

Herausfordernde Verwaltung von Zugriffsrechten und allgemein komplexe Administration.

Intranet, Team-Kooperation, herausragende Nutzer- und Zugriffsverwaltung

SharePoint ermöglicht es Daten (egal ob Excel, PDF etc.) gemeinsam an einem Ort abzuspeichern und zu bearbeiten. Durch die Möglichkeiten Personen nur auf bestimme Ordner/Files zu autorisieren, ist die Datensicherheit ebenso gewährleistet und hilft somit sich im Dokumentenjungel zurecht zu finden. Auch das Versenden von Files mittels eines Links, erleichtert das gemeinsame Arbeiten.

Wenn Dateien auf dem SharePoint gespeichert werden und dann mit der gleichen Bezeichnung überschrieben werden, stellt es sich als sehr schwierig/teilweise unmöglich dar, die alte Version wiederherzustellen. Dies ist vor allem problematisch, wenn sehr viele Personen an einer Datei arbeiten und es zu Fehlern beim Upload kommt. Außerdem könnte das Design noch modernisiert werden.

SharePoint ermöglicht Dateien einfach zu teilen. Zum einen können die Nutzergruppen definiert bzw. nur einzelne Nutzer festgelegt werden. Außerdem können mit Links einfach Dateien geteilt und damit freigegeben werden. Somit wird eine gleichzeitige Bearbeiten von Dateien unglaublich erleichtert.

Shareponit erleichtert vor allem in Zeiten von Homeoffice die Arbeit im Team. Man kann als einzelne Person die Dokumente aufbereiten und mit allen Teammitglieder zur Weiterbearbeitung teilen. Zugriff jederzeit und von überall möglich - perfekt in Zeiten von Remotearbeit.

Die Nutzeroberfläche könnte meiner Meinung nach ein wenig moderner sein. Teilweise kommt es vor, dass man den Teammitgliedern den falschen Link zur Verfügung stellt und die Zugriffsberechtigungen zuerst angefragt werden müssen. Dies könnte man einfacher lösen.

Zum einen dient MS Sharepoint zur zentralen Ablage von Dokumenten, welche wir in unserem Team bearbeiten. Darüberhinaus teilen wir auch über die Teamgrenzen hinaus die verschiedensten Informationen & Daten, die für das Arbeiten bei uns im Unternehmen relevant sind. So sind die Daten jederzeit und für alle abrufbar und das unnötige versenden unzähliger E-Mails mit Anhang kann vermieden werden.

Auf den SharePoint können alle Kollegen weltweit zugreifen. So kann jeder von überall auf die geteilten Daten zugreifen. Seit der Einführung der online Version ist auch der Speicherplatz nicht mehr limitiert und der SharePoint kann stetig weiter wachsen.

Die Handhabung ist leider oft nicht intuitiv und einiges hat sich mit dem Update auf die online Version verändert. Außerdem werden jetzt alle Dokumente immer automatisch gespeichert, was oft zu Problemen führt wenn viele Kollegen auf eine Datei zugreifen und vergessen diese Funktion abzustellen. Falls ein Kollege einen Ordner auf seinen OneDrive synchronisiert hat und dann den Ordner löscht ohne die Synchron auszuschalten, löscht er den Ordner für alle auf dem SharePoint. Eventuell gibt es hier die Möglichkeit diese Funktionen zentral abzustellen, dies haben wir leider noch nicht gefunden.

Wir nutzen SharePoint vorallem um Daten zu teilen und zentrale Ablageorte zu schaffen. Weiter dient der SharePoint uns zur Datensammlung und deren Archivierung. Außerdem haben wir einen Kalender eingebettet den jeder SharePoint User mit seinem Outlook Kalender verknüpfen kann.

Am besten an Sharepoint gefällt mir, dass meine Kollegen und ich zeitgleich in Dateien arbeiten können. Dabei werden mir die neusten Änderungen sofort angezeigt. Super finde ich auch die verschiedenen Möglichkeiten und Filter, Dateien und Dokumente schnell zu finden: Über den Kunden- oder Agentur-Filter, das Jahr sowie die “Geändert am”-Funktion, kann ich die Dateien sortieren und so die gesuchte Datei schnell finden. Zudem finde ich es sehr hilfreich, dass in SharePoint verschiedene Kacheln im Hauptmenü angelegt werden können. So können beispielsweise unterschiedliche Business Modelle voneinander abgegrenzt werden.

Schwierigkeiten habe ich mit der Wiederherstellung von Vorgängerversionen von Dateien. Oftmals schlägt das Wiederherstellen einer Vorgängerversion, insbesondere bei großen Dateien, fehlt. Hier würde ich mich noch Optimierung wünschen.

Das Sharen einer Datei mit Kollegen, das Versenden von Dateien an externe Partner, direktes Bearbeiten von Dateien im Browser

Was mir an Microsoft SharePoint am besten gefällt, ist, dass es mir durch seine Integrationsfähigkeit den größtmöglichen Komfort in meinem Arbeitsablauf ermöglicht. Die Integrationsfähigkeit erspart es mir, den Speicher meines Geräts mit verschiedenen Softwareprodukten zu füllen, da es mir ermöglicht, E-Mails zu versenden, Aufgaben zu organisieren und Dokumente zu erstellen, ohne dass ich zu einer anderen Software wechseln muss.Microsoft Sharepoint oder auch liebevoll „Share“ von uns genannt erleichtert mir meinen Arbeitsalltag enorm. Ich finde es besonders gut, dass man auch online direkt an den Dateien arbeiten kann, diese in Echtzeit auch bei allen anderen Nutzern geändert werden und man auch problemlos zu mehrt an ein und der selben Datei gleichzeitig arbeiten kann.

Manchmal gibt es Verbinungsprobleme und man muss den Sharepoint manuell aktualisieren, das kann etwas nervig sein zum einen, aber ist auch schwierig, wenn man das nicht bemerkt und dann an einer alten Version weiterarbeitet, weil diese nicht upgedated wurde. Dies kommt aber zum Glück nicht so oft vor und wenn es mal vorkommt, kann man die Dateien zusammenführen.

Wir nutzen den Sharepoint als Dokumentenablage in Zusammenarbeit mit Microsoft Teams zur revisionssicheren Dateiablage. So stellen wir jederzeit sicher, dass alle Mitarbeiter in unseren Abteilungen und Projekten nach dem nood-to-know-Prinzip Zufgriffe auf alle nötigen Dateien haben. Viele Mitarbeiter haben Sharepoint mit ihrem Windows-Explorer synchronisiert, sodass wie gewohnt mit den Unterlagen gearbeitet werden kann, Drag/ Drop funktioniert etc. und nicht auf die Weboberfläche zurückgegriffen werden muss. Gerade im Projektgeschäft in komplexen Projekten mit einer Vielzahl von Dokumenten hilft uns das, eine gute Dateiablage sicherzustellen.

Durch die Cloud Lösung kann man von überall auf die abgelegten Daten zugreifen. Die Dateien die z.B in Teams(Kanälen) geteilt werden landet automatisch und SharePoint, so dass man immer alles zentral abgelegt hat. Durch das einfache Teilen von Dateien kann man problemlos mit mehreren Personen gleichzeitig in Dateien arbeiten. SharePoint ist leicht zu bedienen, sehr intuitiv in der Handhabung und ermöglicht effiziente Zusammenarbeit.

Teilweise ist es etwas undurchsichtig wer auf welche Dateien Zugriff hat. Man muss beim teilen immer sehr darauf achten den richtigen Link zu nutzen, damit alle Personen auch vollen Zugriff drauf haben. Darüber hinaus kann SharePoint auch schnell unübersichtlich werden wenn die Dateien z.B. aus Teams direkt übertragen werden.

Die Zusammenarbeit mit mehreren Kolleg:innen und vor allem die Verwaltung von Dateien und Dokumenten, so dass jeder Zugriff drauf hat und Dateien einfach gefunden werden können. So wird vermieden, dass nicht mehrere Personen an Versionen arbeiten sondern alles zentralisiert wird.