Social Intranet

Social Intranet Beispiele und Best Practices - Mehr Unterstützung für Remote Work

Was ist ein Social Intranet und warum braucht Euer Unternehmen es für Eure interne Kommunikation

Ein spontanes Schwätzchen in der Büro-Küche? Ein paar Worte darüber, warum der Projekt-Kick-off verschoben wurde? Die digitale Transformation, verstärkt durch die Herausforderungen und Förderer sozialer Distanz, machen uns leider einen Strich durch die Rechnung, wenn es um einen ungezwungenen Austausch zwischen Kolleg*innen geht. Auch viele Software-Anwendungen sind nicht vollständig im Remote-Modus einsetzbar, und ziehen uns die Handbremse im täglichen Doing. Lange Rede, ultimativer Sinn: Social Intranet ist die Lösung!

In diesem Beitrag möchten wir über konkrete Vorteile von Social Intranet plaudern, das die genannten Probleme smart umgeht. Dazu liefern wir passende Software-Beispiele, die für effizientes Arbeiten im Homeoffice und abseits vom regulären PC-Arbeitsplatz sorgen. In jedem Fall weckt Ihr damit die eingeschlafene Mitarbeiterkommunikation aus dem Dornröschenschlaf!

Was ist ein Social Intranet? 

Ein Social Intranet ist eine Kommunikationsplattform innerhalb eines Unternehmens, die dem sozialen Aspekt, der internen Kommunikation und Kollaboration dient. Dabei geht es wenig prioritär um Top-Down-Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Viel eher steht die Plattform als zeitgemäßer Support von Side-to-Side- und Bottom-Up-Kommunikation und knüpft damit an die Vorteile von Social Media. Denn auf Instagram, Signal und Facebook gelingt uns der regelmäßige und ungezwungene Austausch ziemlich gut. Und das über Grenzen hinweg.

Ebenso dient das Social Intranet als zentrale Stelle für organisatorische Anwendungen. Dazu werden also nicht nur Mailing und Messaging-Elemente angebunden, sondern auch Schnittstellen zu den wichtigsten Programmen. Sei es für PC-Arbeitsplätze, Mobile Devices oder Screens und Terminals in Produktionsstätten. Alle Systeme, Updates, Arbeitsschritte, Erinnerungen etc. sind nur einen Klick entfernt. Genaueres darüber berichten wir gleich im Anschluss.

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Quelle: Pixabay

 

Welche Vorteile bieten Social Intranets?

Schneller Austausch ohne komplizierte Hürden. Das ist mit Sicherheit ein klares Beispiel für einen eindeutigen Benefit von Social Intranet. Neue Erkenntnisse und wichtige Informationen können unmittelbar und durch vielfältige Komponenten übermittelt werden. Sei es durch ein persönliches Einzelgespräch mit Videoübertragung, durch einen Gruppen-Chat oder durch die Erstellung eines Wikis, um über einen überarbeiteten Geschäftsprozess zu informieren. 

Damit schneiden wir auch bereits den nächsten Nutzen an. Social Intranet dient hervorragend dazu, Euer zentrales Wissensmanagement nicht nur zu pflegen, sondern darauf als beliebte Quelle zum Wissensaustausch zuzugreifen. Mit einem Social Intranet gedeiht aktiver Wissensaustausch wunderbar und Ihr verhindert die Entstehung von Wissenssilos, bzw. könnt diese endlich konsequent auflösen.

Nicht nur der Kommunikation auf allen Ebenen wird ein Turbo verpasst. Auch die Bearbeitung Eurer Geschäftsprozesse wird vereinfacht und beschleunigt, indem Workflows digitalisiert und in der Plattform eingebunden werden. Standardprozesse wie ein Urlaubsantrag, eine Bestellung oder ein Kundenauftrag lassen sich wesentlich rascher durchwinken – nämlich zentral und in Echtzeit und zum Trotze physischer Distanzen.

Sind Mitarbeiter*innen daran gewöhnt, sich virtuell auszutauschen, werden diese nicht nur Klatsch und Tratsch miteinander teilen, sondern auch zur Problemlösung und zur positiven Arbeitsatmosphäre beitragen. Anhand von Projektgruppen und transparenten Workflows gebt Ihr außerdem Euren Mitarbeiter*innen ein Tool in die Hand, mit dem sie zum Unternehmenserfolg beitragen können und Teil Eurer Innovationskraft werden.

Und noch ein Beispiel für einen Booster-Effekt bezüglich Kollaboration. Der geförderte Austausch auf Basis von Social Intranet wirkt sich nämlich auch auf den Zusammenhalt aus. Hohe Fluktuation kommt erst gar nicht auf und in Zeiten von Fachkräftemangel, habt Ihr somit eine Sorge weniger. In der Regel besitzt Ihr nämlich bereits kompetente und geschulte Mitarbeiter*innen und tragt dazu bei, dass sie sich gehört, geschätzt und gut aufgehoben fühlen.

Als transparenter Kanal geben Social Intranets auch aussagekräftige Rückschlüsse, in Form von Reports und Statistiken. Gibt es zu ein und demselben Thema gehäuft Fragen? Ist vielleicht eine Folgeschulung sinnvoll? Gibt es Abteilungen oder Projektgruppen in der Firma, die das Social Intranet mehr nutzen als andere? Welche Intranet-Seiten werden am häufigsten aufgerufen und wie lange benötigt ein bestimmter Freigabeprozess? Das sind nur einige Beispiele, die Eure Firma anhand von individuellen Statistiken ablesen kann. Probleme und Herausforderungen können damit behoben oder vorgebeugt werden und Ihr könnt einfach noch mehr für Eure Organisation tun.

Neben den Vorteilen möchten wir ebenso auf die Herausforderungen eingehen. Betrachten wir nämlich unterschiedliche Altersgruppen, dann sind es wahrscheinlich die Millenials und die Gen Z ohnehin, die sich sehr schnell im Social Intranet zurechtfinden und dieses sogar prägen. Ältere Mitarbeiter*innen hingegen, können durchaus mit Scheu reagieren, da sie face2face-Kommunikation einfach noch mehr leben, als jüngere Kolleg*innen. Verständnis dafür und ein sanftes Integrationskonzept helfen, um diese Hürden zu überwinden.

Ebenso darf ein Social Intranet nicht nur jenen Kolleg*innen vorbehalten sein, die über einen Computer-Arbeitsplatz verfügen. Die Plattform muss deshalb auch für mobile Anwendungen ausgelegt und bei Bedarf auch für private Geräte adaptierbar sein. Dadurch ergibt sich automatisch schon das nächste Problem: Datenschutz. Die erhöhte Reichweite Eurer Kommunikation und Informationen birgt natürlich auch die Gefahr, dass interne Informationen nach außen gelangen. Ein ausgeklügeltes Datenschutzkonzept, das auch BYOD (Bring Your Own Device) berücksichtigt, ist genauso unerlässlich wie der Fokus auf absolute Freiwilligkeit in Anbetracht der Nutzung auf privaten Geräten.

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Quelle: eigene Grafik

 

Was sind Best-Practice-Beispiele für den Einsatz von Social Intranet?

Was macht ein Social Intranet zu einem großartigen Tool? Nachdem wir die Vorteile bereits erfasst haben, möchten wir Euch hier noch einige Beispiele von Best Practices nennen. Also bedeutende Funktionen, die in der Praxis gut ankommen, aber vielleicht auch gewisse Grundvoraussetzungen benötigen.

Hohe Teilhabe: Das Social Intranet wird zum zentralen Kommunikationsmedium im gesamten Unternehmen. Das heißt: Auch Euer Führungsteam soll das Social Intranet nutzen, denn Partizipation erzeugt Partizipation.

Remote-Tool: Homeoffice ist beliebter denn je und jede Organisation sollte sich entsprechend ausstatten, um Entfernungen zu überbrücken. Instant Messaging, Video Calling, Newsfeeds, und zwar mobile friendly.

Keine Einbahnstraße: Ein Social Intranet ist die Autobahn Eurer Kommunikation. Täglich ist sie Plattform Dreh- und Angelpunkt Eurer Mitarbeiter*innen, die das System nutzen, pflegen und wiederum personifizierte Feeds erhalten. Genau das ist auch der Grund, warum herkömmliche Intranets im Vergleich dazu sehr blass aussehen und weitaus geringere Nutzung erfahren. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass die Gespräche, Kritiken und Diskussionen, die im Social Intranet stattfinden, ernst genommen werden müssen und auch Folgen haben dürfen.

Noch mehr Engagement: Damit die Interaktion so richtig zum Leben kommt, sind hohes Engagement und ein gut geplanter und vielfältiger Redaktionsplan gefordert. Dazu könnte ein News-Mix aus Verkaufserfolgen, Produktankündigungen, CEO-Blogbeiträgen, Jobanzeigen, Umfragen oder ein Kalender für Jubiläen und Geburtstagen gehören.

Community-Champions: Wer sind die Influencer in Eurer Organisation? Wer kommuniziert am meisten? Diese Leute sind von hohem Wert für das Social Intranet und bringen auch andere Kolleg*innen dazu, einen Beitrag zu leisten oder die Teilhabe zu steigern. Es macht sich deshalb bezahlt, diese Leute zu finden und weiterhin zu fördern.

Angepasst an reale Bedürfnisse: Schaut Euch die Arbeitsprozesse Eurer Mitarbeiter*innen an und überlegt Euch konkret, an welchen Bereichen das Social Intranet helfen kann, um Aufgaben und Projekte abzuschließen, bzw. Ziele zu erreichen. Ein Social Intranet sollte exakt diese Bedürfnisse abdecken und so viele Workflows wie möglich unterstützen.

Einfache Bedienbarkeit: Ein Social Intranet, das gut ankommt, ist auf jeden Fall auch ein einfach zu bedienendes Tool. Achtet deshalb unbedingt auch auf eine gute UX, um die Erwartungshaltung Eurer Mitarbeiter*innen zu erfüllen.

Der erste Blick zählt: Wie immer entscheiden wir sehr rasch, ob uns etwas gefällt oder nicht. Gleiches gilt für die Startseite Eures Social Intranets. Ist diese kompakt gestaltet und gibt rasch Einblick über die wichtigsten Feeds, Unternehmensnachrichten und bevorstehenden Ereignisse? Moderne Plattformen verfügen außerdem über intelligente Startseiten, die auf einzelne User zugeschnitten sind.

Unternehmenskultur stärken: Die Plattform soll auch als Ort dienen, in dem Lob und Anerkennung ausgesprochen wird, Interessengruppen sich zusammentun können, Communities entstehen und das Gefühl der Verbindung und Zugehörigkeit gelebt wird.

All-in-one: Schließlich soll das Social Intranet als All-in-one-Plattform eine moderne Arbeitsumgebung fördern und damit auch ein zentrales Heim für die wichtigsten Apps, Dateien, News und Links bieten.

Content-Ideen für Euer Social Intranet

Ein stetiger Nachschub an interessantem und relevantem Content ist nicht nur für Euer Social-Media-Marketing wichtig, sondern auch für Eure Intranet-Plattform. Bereits im vorigen Abschnitt haben wir erwähnt, dass das nicht ohne einen durchdachten Redaktionsplan funktioniert. Genau in dieser Aufgabe möchten wir Euch unterstützen und liefern einige Inhalts-Beispiele:

  • Heißt neue Mitarbeiter*innen willkommen und nennt auch private Infos abseits des beruflichen Werdegangs

  • Ladet Eure Belegschaft dazu ein, neue Kolleg*innen ein persönliches Willkommen zu übermitteln

  • Sorgt für etwas mehr Social-Media-Flair und Platz für persönliche Geschichten zur Unterstützung Eurer Communities

  • Sorgt für Anerkennung bei besonderen Bemühungen, bei tollen Verkaufserfolgen oder treuen Teilnehmern von Online-Diskussionen

  • Postet Fotos, Infografiken und Illustrationen passend zu aktuellen Ereignissen

  • Macht Interviews mit Führungskräften, die ebenso nicht ausschließlich auf betriebliche Inhalte abzielen

  • Erfolgsstorys von Kunden, Meilensteinen und Jahrestage dürfen ebenso zu den Intranet-Klassikern gehören

  • Termine und Veranstaltungen sind zwar nichts Besonderes, gehören aber unbedingt in den Redaktionskalender

  • Publiziert Rückblicke nach einem Umbau oder Merge, bzw. nach dem Motto: So fing alles an

  • Auch HR-Services, Schulungen und Vergünstigungen für Mitarbeiter*innen sollten gelegentlich veröffentlicht werden

  • Neue Stellenausschreibungen dürfen ebenso nicht fehlen

  • Bei der Ideenfindung seid Ihr ebenso nicht in einer Einbahnstraße. Nutzt dazu die Umfrage-Funktion oder macht Auswertungen.

Mit welchen Software-Beispielen kann man ein Social Intranet erstellen?

Ein Social Intranet verspricht mehr Effizienz im täglichen Business und fördert die Kommunikation in der gesamten Organisation. Um Euch die Qual der Wahl bei der Suche nach dem richtigen Social Intranet für Euer Unternehmen zu erleichtern, legen wir Euch unter OMR Reviews in der Kategorie Intranet-Software zu Füßen. Hier findet Ihr sowohl Features, Preisinfos als auch echte User-Bewertungen. Klickt Euch durch und findet das Tool, das Eure Herausforderungen meistert. Noch mehr zum Thema gibt’s außerdem in diesem Beitrag nachzulesen: Das sind die 7 besten Intranet-Softwares.

 

Auf Basis unserer Reviews können wir Euch folgende Social-Intranet-Systeme empfehlen:

Haiilo

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Grafik: Haiilo

 

Haiilo gehört zu den Top 5 Anbietern im Bereich Mitarbeiterkommunikation und Employee Engagement, der bereits mehr als 800 Unternehmen überzeugt hat. Darunter Amazon, die Deutsche Bahn, Coca-Cola und DHL. Dahinter steckt ein ebenso globales Team, das sich die Stützung einer modernen Arbeitswelt zum Ziel gemacht hat. 

Zu den markantesten Features von Haiilo gehört in jedem Fall die Mitarbeiter-App, als zentrale Kommunikationsschnittstelle für unterwegs, im Büro oder an Produktionsstätten. Ebenso bringt das System ein durchdachtes Intranetkonstrukt mit, das Kollegenlisten, Nutzerprofile und Expertensuchen rasch bereithält und schnelle Absprachen und Chats zulässt.

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Quelle: Haiilo

 

Microsoft SharePoint

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Quelle: Microsoft

 

Auch Microsoft hat eine Lösung parat, wenn es um das Teilen von Dateien, News und Ressourcen, sowie um eine zentrale Collaboration-Plattform für ortsunabhängiges Arbeiten geht. SharePoint liefert dazu dynamische Team-Websites, um Kolleg*innen an Ort und Stelle zu informieren und einzubinden. Arbeitsmaterialien und Anwendungen, sowie personalisierte News, werden zudem effizient verwaltet. 

Eine leistungsstarke Suchfunktion ist außerdem nur einen Klick entfernt und lässt dabei vielseitiges Content-Management zu. Auch die Digitalisierung von Workflows und Geschäftsprozessen bleibt nicht auf der Strecke. SharePoint schafft dazu ein digitales Arbeitsumfeld und stellt Formulare, Workflows und maßgeschneiderte Apps auf allen Devices bereit.

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Quelle: Microsoft

 

HUMANSTARSapp

Digitale Mitarbeiterkommunikation Made in Germany. Die Idee von HUMANSTARSapp wurde bereits 2002 geboren und entsprechend weiterentwickelt. Aktuell ist die Lösung in mehr als 750 Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen sowie in öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Gemeinden live. 

Die schlüsselfertige Enterprise-Lösung versorgt Euch mit unterschiedlichen Modulen, darunter ein Notification-Center, eine Blogging-Funktion, Newsfeeds, ein DSGVO-konformer Messenger sowie eine Chatapplikation. Selbstverständlich könnt Ihr mit der HUMANSTARSapp auch Workflows und Formularmanagement ansteuern. Und Kolleg*innen in Fertigung und Produktion können durch extra Module via Screens und TV angebunden werden.

 

Überblick

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Quelle: Überblick

 

Auch Überblick unterstützt großartig alle Bereiche der internen Zusammenarbeit. 2017 gegründet, wurde es speziell entwickelt, um Kolleg*innen im Büro und fernab vom PC-Arbeitsplatz zu vernetzen. Dazu stellt Überblick eine intuitive und leicht zu bedienende Lösung parat, die Aufgaben einfach erstellen, versenden und transparent nachverfolgen lassen. 

Eine unternehmenseigene DSGVO-konforme App für interne Kommunikation, ein digitales Schwarzes Brett, sowie ein ausgefeiltes Aufgabenmanagement stehen in der Unternehmens-App bereit. Überblick wurde ursprünglich für die Hotellerie entwickelt, befreit nun aber bereits mehr als zehn Branchen aus Zettelwirtschaft und dezentraler Kommunikationssysteme.

 

Workplace by Facebook

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Quelle: Workplace

 

Workplace unterstützt die Zusammenarbeit örtlich getrennter Mitarbeiter*innen durch ein bereits bekanntes Konzept. Oberfläche und Funktionalität wurden nämlich einfach von Facebook übernommen. Dadurch fallen gewisse initiale Hemmungen durch, die Nutzer*innen, ihre privaten Network-Habits in bekannter Umgebung einzusetzen wissen. 

Workplace unterstützt außerdem die Organisation von Gruppen, Chats, Live-Videos sowie die Integration gängiger Business Software wie Zoom, Office365, Webex und viele mehr. Ein tolles Feature ist außerdem die Knowledge Library, die alle wichtigen Dateien zentral gliedert, sammelt und natürlich auch für unterwegs bereithält.

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Quelle: Workplace

 

Staffbase

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Quelle: Staffbase

Ein weiteres Social Intranet-Beispiel für Eure Firma liefert Staffbase. Das Tool hält seinen Fokus auf die einfache Kommunikation. Mittels einer gebrandeten Mitarbeiter-App können Kollegen*innen im Büro, unterwegs und im Homeoffice zur gleichen Zeit kontaktiert und der Austausch erleichtert werden. Ebenso stellt Staffbase ein Front-Door-Intranet bereit, das alle wichtigen News und Infos an zentraler Stelle bereithält und endlich das Kanalwirrwarr beendet. Wichtige Prozesse, beispielsweise im IT-Service oder Onboarding, können ebenso digitalisiert und optimiert werden. 

Das in Deutschland gegründete Staffbase setzt zudem auf Einfachheit, Reichweite und Personalisierung und hat damit bereits 2000 Unternehmen überzeugt. So arbeiten bereits die Adidas Group, IKEA, Aldi und viele mehr mit der Anwendung.

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Quelle: Staffbase

 

Just Social

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Quelle: Just Social

 

Auch in St. Pauli hat man sich zusammengetan, um die organisatorische Kommunikation zu verbessern. Entstanden ist Just Social, als zentrale Newsheimat, welche standort- bzw. zielgruppengenau angesteuert werden kann. Dazu liefert der Hersteller eine bereits etablierte App-Struktur für Desktop und Mobile.

News, Chats, Umfragen, Veranstaltungen, Wikis, Dateien, Verzeichnisse und Reportings stehen bereit und lassen sich individuell personalisieren. Einfache Suche über Volltext, und zwar über alle Inhalte und Dateien, sowie KI-gestütztes maschine-learned Ranking können im Alltag wahre Wunderfeatures werden. Just Social betreibt zudem DSGVO-konformes Hosting in Deutschland.

 

Jive

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Quelle: Aurea

 

Jive fördert die Vernetzung von Mitarbeiter*innen, Wissen und Inhalten in einem einzigen Kollaborations- und Kommunikations-Hub. Dazu gehört ein auf Nutzer*innen ausgerichtetes Interface mit intelligenter Suchfunktion, das gegenseitige Anerkennung, Belohnungen, Analysen und detaillierte Profile zulässt. Jive verbindet außerdem alle Teile der IT-Infrastruktur, um die Nutzung über Systeme, Anwendungen und Geräte hinweg, sicherzustellen.

Zudem steht mithilfe der mobilen App Jive Daily der volle Leistungsumfang auch Device-unabhängig zur Verfügung. Jive ist Teil des Unternehmens Aurea Inc., das weltweit mit mehr als 2000 Mitarbeiter agiert, jeweils mit Hauptaugenmerk auf Software-Industrie und digitale Transformation.

 

Beekeeper

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Quelle: Beekeeper

 

Die mobile Anwendung mit dem hübschen Namen unterstützt vor allem Frontline-Angestellte, die nicht am Schreibtisch sitzen, durch eine zentrale Kommunikationsplattform. Somit kommt das System vorrangig in Branchen wie Fertigung, Einzelhandel und Gastgewerbe zum Einsatz. Chat-Kampagnen und Umfragen, Data-Sharing und News-Streams unterstützen sowohl den virtuellen 1:1-Austausch, als auch die Kommunikation in Gruppen.

Beekeeper unterstützt ebenso die Automatisierung von Prozessen und Workflows quer durch organisatorische Systeme, was sich vor allem für IT-Updates, HR- und Onboarding-Tasks bewährt. Das in San Francisco beheimatete Unternehmen stellt für seine Anwendung außerdem modulare Erweiterungen bereit und lässt sich individuell anpassen.

 

Intrexx

Das Social Intranet von Intrexx richtet ihren Fokus auf die Optimierung individueller Business-Anwendungen, die sich mit wenigen Handgriffen - nach Low-Code-Logik - einfach an die Unternehmensstruktur anpassen lassen. Intrexx ist vor allem auf die Themen Analytics, Dokumentenmanagement, Content-Management und Social Collaboration ausgerichtet. 

Letzteres inkludiert Features wie File Sharing, Umfragen, Projekt- bzw. Aufgabenmanagement und Instant Messaging, um damit gemeinsames Arbeiten auch remote produktiv zu halten. Intrexx ist Teil der United Planet GmbH mit Sitz in Freiburg und wird bereits von mehr als 5000 Unternehmen und Organisationen genutzt. 

Noch mehr Social Intranet Beispiele?

Möchtet Ihr noch mehr Social-Intranet-Beispiele und Empfehlungen, dann klickt Euch gerne durch OMR Reviews mit noch weiteren Anbietern rund um das Thema organisatorische Collaboration & Communication. Aktuell liefern wir Euch 20 Software-Einblicke samt Preisinfos und praxisgeprüften Erfahrungsberichten.

 

Fazit über Social Intranet

Wer über die Zukunft des Arbeitsplatzes spricht, meint in jedem Fall auch ein digitales Zuhause für ein globales oder dezentrales Team. Ein Social Intranet ist dazu der richtige Begleiter, der Arbeiten remote wesentlich bequemer macht und die Idee der sozialen Zusammengehörigkeit wieder in den Vordergrund hievt. Mit Kolleg*innen zu reden oder um Rat zu fragen, Teammeetings zu organisieren und abzuhalten sind nur wenige Beispiele, die mit Social Intranet einfach besser laufen. 

Zu diesem Thema haben wir Euch deshalb Best Practices und top bewertete Social-Intranet-Software-Beispiele vorgestellt, die Arbeit und Zusammenarbeit effektiver machen. Für welchen Anbieter Ihr Euch letztlich entscheidet, hängt natürlich auch davon ab, welche Funktionen, in welcher Ausprägung, Ihr vordergründig nutzen möchtet. Ebenso spielt die bestehende Infrastruktur eine entscheidende Rolle. Individuelle Konstruierbarkeit oder ein modularer Aufbau des Social Intranets sind jedoch ein guter Ansatz, um die gegenwärtigen Herausforderungen gezielt zu meistern.

Margit Kustor-Neubauer
Autor*In
Margit Kustor-Neubauer
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Margit Kustor-Neubauer

Margit Kustor-Neubauer ist Texterin und Content-Managerin und sorgt täglich für ein World Wide Web aus besseren Texten. Dazu missioniert sie sämtliche Tunings von Software- und Plattformstrukturen und liebt es Neuentdeckungen für sich zu bezwingen. Sie verleiht außerdem Content-Erste-Hilfe-Sets für Digitale Immigranten und liefert frische Kommunikationskonzepte für alle, die anderes zu tun haben. In ihrer Freizeit sammelt sie Ideen für Geschichten oder erzählt sie ihren Kindern.

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