Social Intranet Beispiele und Best Practices – Mehr Unterstützung für Remote Work

1. Was ist ein Social Intranet? 
2. Welche Vorteile bieten Social Intranets?
3. Was sind Best-Practice-Beispiele für den Einsatz von Social Intranet?
4. Content-Ideen für dein Social Intranet
5. 5 Softwares für dein Social Intranet
6. Fazit: Die richtige Vernetzung für dein Unternehmen

Die digitale Transformation, verstärkt durch die Herausforderungen und Förderer sozialer Distanz, machen uns leider einen Strich durch die Rechnung, wenn es um einen ungezwungenen Austausch zwischen Kolleg*innen geht. Auch viele Software-Anwendungen sind nicht vollständig im Remote-Modus einsetzbar, und ziehen uns die Handbremse im täglichen Doing. Genau hier setzen Social Intranets an.

In diesem Beitrag möchten wir über anhand konkreter Beispiele von Social Intranets zeigen, wie man die Probleme digitaler Entfremdung smart umgeht. Dazu liefern wir passende Softwares, die für effizientes Arbeiten im Homeoffice und abseits vom regulären PC-Arbeitsplatz sorgen.

Was ist ein Social Intranet? 

Ein Social Intranet ist eine Kommunikationsplattform innerhalb eines Unternehmens, die dem sozialen Aspekt, der internen Kommunikation und Kollaboration dient. Dabei geht es wenig prioritär um Top-Down-Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen. Viel eher steht die Plattform als zeitgemäßer Support von Side-to-Side- und Bottom-Up-Kommunikation und knüpft damit an die Vorteile von Social Media. Denn auf Instagram, Signal und Facebook gelingt uns der regelmäßige und ungezwungene Austausch ziemlich gut. Und das über Grenzen hinweg.

Ebenso dient das Social Intranet als zentrale Stelle für organisatorische Anwendungen. Dazu werden also nicht nur Mailing und Messaging-Elemente angebunden, sondern auch Schnittstellen zu den wichtigsten Programmen. Sei es für PC-Arbeitsplätze, Mobile Devices oder Screens und Terminals in Produktionsstätten. Alle Systeme, Updates, Arbeitsschritte, Erinnerungen etc. sind nur einen Klick entfernt. Genaueres darüber berichten wir gleich im Anschluss.

Quelle: Pixabay

Welche Vorteile bieten Social Intranets?

Schneller Austausch und bessere Vernetzung

Social Intranets beschleunigen die Kommunikation im Unternehmen erheblich. Informationen lassen sich über verschiedene Kanäle direkt übermitteln:

• Persönliche Videogespräche für Einzelabstimmungen
• Gruppen-Chats für Team-Kommunikation
• Wikis zur Dokumentation überarbeiteter Prozesse

Zentrales Wissensmanagement

Die Plattform fungiert als zentrale Anlaufstelle für Unternehmenswissen. Mitarbeiter*innen greifen aktiv auf vorhandenes Wissen zu und teilen neue Erkenntnisse. Das Ergebnis: Wissenssilos werden aufgelöst, die Effizienz steigt.

Digitalisierte Workflows

Standardprozesse wie Urlaubsanträge, Bestellungen oder Kundenaufträge laufen vollständig digital ab. Die Bearbeitung erfolgt zentral, in Echtzeit und unabhängig vom Standort der Beteiligten.

Stärkere Zusammenarbeit

Projektgruppen und transparente Abläufe fördern die Kollaboration. Mitarbeiter*innen tragen aktiv zur Problemlösung bei und werden Teil der Innovationskraft des Unternehmens. Der verstärkte Austausch stärkt zudem den Zusammenhalt – ein wichtiger Faktor gegen hohe Fluktuation in Zeiten des Fachkräftemangels.

Datenbasierte Einblicke

Social Intranets liefern aussagekräftige Statistiken:

• Welche Themen erzeugen gehäuft Rückfragen?
• Welche Abteilungen nutzen die Plattform besonders aktiv?
• Wie lange dauern Freigabeprozesse?
• Welche Intranet-Seiten werden am häufigsten aufgerufen?

Diese Daten helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und gezielte Verbesserungen umzusetzen.

Herausforderungen bei der Einführung

Nicht alle Altersgruppen gehen gleich mit Social Intranets um. Während Millennials und Gen Z sich schnell zurechtfinden, reagieren ältere Mitarbeiter*innen oft zurückhaltend. Sie bevorzugen häufig persönliche Kommunikation. Ein sanftes Integrationskonzept mit ausreichend Schulung ist hier entscheidend.

Mobile Nutzung und Datenschutz

Die Plattform muss auch Mitarbeiter*innen ohne festen PC-Arbeitsplatz zugänglich sein. Das erfordert mobile Anwendungen und – bei Bedarf – die Nutzung auf privaten Geräten. Dabei entstehen zwangsläufig Datenschutzfragen:

• Wie werden interne Informationen geschützt?
• Welche Regelungen gelten für BYOD (Bring Your Own Device)?
• Wie wird die Freiwilligkeit bei privater Gerätenutzung gewährleistet?

Ein durchdachtes Datenschutzkonzept ist hier unverzichtbar.

Quelle: eigene Grafik

Was sind Best-Practice-Beispiele für den Einsatz von Social Intranet?

Ein erfolgreiches Social Intranet zeichnet sich durch konkrete Funktionen und Rahmenbedingungen aus. Diese Best Practices haben sich in der Praxis bewährt:

Führungsebene als Vorbild

Das Social Intranet muss zum zentralen Kommunikationsmedium für das gesamte Unternehmen werden. Entscheidend: Auch das Führungsteam nutzt die Plattform aktiv. Nur so entsteht die notwendige Teilhabe auf allen Ebenen.

Mobile Remote-Funktionen

Für verteilte Teams unverzichtbar:

• Instant Messaging für schnelle Absprachen
• Video Calling für persönlichen Austausch
• Newsfeeds für aktuelle Informationen
• Volle mobile Funktionalität

Echte Interaktion statt Einbahnstraße

Das Social Intranet unterscheidet sich fundamental von klassischen Intranets: Mitarbeiter*innen nutzen es täglich, pflegen Inhalte aktiv und erhalten personalisierte Feeds. Diese Dynamik erklärt die deutlich höhere Nutzungsrate im Vergleich zu herkömmlichen Systemen. Wichtig: Diskussionen und Kritik müssen ernst genommen werden und Konsequenzen haben dürfen.

Durchdachter Redaktionsplan

Hohes Engagement erfordert vielfältige, regelmäßige Inhalte:

• Verkaufserfolge und Produktankündigungen
• CEO-Blogbeiträge
• Jobanzeigen und Umfragen
• Kalender für Jubiläen und Geburtstage

Community-Champions identifizieren

Bestimmte Mitarbeiter*innen kommunizieren besonders aktiv und motivieren andere zur Teilnahme. Diese internen Influencer sind wertvoll für die Plattform-Akzeptanz und sollten gezielt gefördert werden.

Ausrichtung an realen Arbeitsprozessen

Das Social Intranet muss konkrete Arbeitsprozesse unterstützen. Analysiere, welche Aufgaben und Projekte durch die Plattform effizienter werden können, und richte die Funktionen daran aus.

Intuitive Bedienung

Eine gute User Experience ist erfolgsentscheidend. Die Plattform muss einfach zu bedienen sein und die Erwartungen der Mitarbeiter*innen an moderne Software erfüllen.

Aussagekräftige Startseite

Der erste Eindruck zählt. Die Startseite sollte kompakt die wichtigsten Informationen bieten:

• Relevante Feeds
• Aktuelle Unternehmensnachrichten
• Bevorstehende Ereignisse

Moderne Plattformen passen die Startseite individuell an jeden User an.

Unternehmenskultur fördern

Das Social Intranet dient nicht nur der Effizienz. Es schafft Raum für:

• Lob und Anerkennung
• Interessengruppen und Communities
• Verbindung und Zugehörigkeitsgefühl

Zentrale Arbeitsumgebung

Die Plattform sollte als All-in-one-Lösung fungieren und alle wichtigen Arbeitsmittel an einem Ort bündeln: Apps, Dateien, News und Links.

Content-Ideen für dein Social Intranet

Ein stetiger Nachschub an interessantem und relevantem Content ist nicht nur für dein Social-Media-Marketing wichtig, sondern auch für deine Intranet-Plattform. Bereits im vorigen Abschnitt haben wir erwähnt, dass das nicht ohne einen durchdachten Redaktionsplan funktioniert. Genau bei dieser Aufgabe möchten wir dich unterstützen und liefern einige Inhalts-Beispiele:

• Heiße neue Mitarbeiter*innen willkommen und nenne auch private Infos abseits des beruflichen Werdegangs.

• Lade deine Belegschaft dazu ein, neuen Kolleg*innen ein persönliches Willkommen zu übermitteln.

• Sorge für etwas mehr Social-Media-Flair und Platz für persönliche Geschichten zur Unterstützung deiner Communities.

• Sorge für Anerkennung bei besonderen Bemühungen, bei tollen Verkaufserfolgen oder treuen Teilnehmern von Online-Diskussionen.

• Poste Fotos, Infografiken und Illustrationen passend zu aktuellen Ereignissen.

• Mache Interviews mit Führungskräften, die ebenso nicht ausschließlich auf betriebliche Inhalte abzielen.

• Erfolgsstorys von Kunden, Meilensteinen und Jahrestage dürfen ebenso zu den Intranet-Klassikern gehören.

• Termine und Veranstaltungen sind zwar nichts Besonderes, gehören aber unbedingt in den Redaktionskalender.

• Publiziere Rückblicke nach einem Umbau oder Merge, bzw. nach dem Motto: So fing alles an.

• Auch HR-Services, Schulungen und Vergünstigungen für Mitarbeiter*innen sollten gelegentlich veröffentlicht werden.

• Neue Stellenausschreibungen dürfen ebenso nicht fehlen.

• Bei der Ideenfindung bist du ebenso nicht in einer Einbahnstraße. Nutze dazu die Umfrage-Funktion oder mache Auswertungen.

5 Softwares für dein Social Intranet