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Marktsegment

E-Mail Marketing Software & Tools

Marketer*innen verwenden E-Mail-Marketing Software, um werbliche E-Mails oder Newsletter zu designen, zu personalisieren und an entsprechende Zielgruppen zu versenden. Während sich E-Mails mit Werbeinhalten meist an einzelne Personen und kleine Personengruppen richten, werden regelmäßige Newsletter oft an alle Kontakte oder bestimmte Kundensegmente geschickt. Da viele Kontakte sehr kostengünstig erreicht werden können, ist E-Mail Marketing ein sehr spannender Kanal, der weiterhin große Beliebtheit genießt.

Welche Funktionen E-Mail-Marketing-Softwares beinhalten, ist je nach Anbieter unterschiedlich. Grundsätzlich können Marketer*innen mithilfe von Newsletter-Softwares maßgeschneiderte E-Mails mittels HTML und CSS entwerfen und erstellen. In der Regel stellen die Anbieter der E-Mail-Marketing-Softwares aber auch einfach zu bedienende, visuelle Editoren bereit, mit denen E-Mails und Newsletter ohne weitere Vorkenntnisse im Scripting umgesetzt werden können. Beim Versand von Newslettern ist neben der Sicherheit auch die Rechtskonformität zu beachten. Daher ist es enorm wichtig, dass die E-Mail-Marketing-Tools über Funktionen verfügen, die die weitreichenden Datenschutzgesetze in bestimmten Ländern, wie die DSGVO in Deutschland, erfüllen. Dazu zählt beispielsweise, dass alle Empfänger*innen mit einem Double Opt-in dem Erhalt der E-Mails zugestimmt haben müssen. Neben der Erstellung und dem Versand der zielgerichteten Marketing-E-Mails, können über E-Mail-Marketing-Tools Empfänger*innen segmentiert, Newsletter-Abbestellungen verwaltet sowie Öffnungsraten, Verweildauer und Link-Klicks getrackt werden.

Oft werden E-Mail-Marketing-Tools mit CRM-Software integriert oder die Tools fungieren selbst als CRM-Systeme. So werden die meist ohnehin in E-Mail-Marketing-Softwares vorhandenen Funktionen zur Segmentierung erweitert und Adressat*innen können noch zielgerichteter angesprochen werden. Außerdem ist E-Mail-Marketing häufig eine entscheidende Komponente von Marketing-Automation-Software, weshalb eine Software ab und zu in beiden Kategorien auftaucht. Insgesamt umfasst die E-Mail-Marketing-Kategorie Produkte, die ihren Schwerpunkt oder ihren Ursprung im E-Mail-Marketing haben oder bei denen es sich um klare Einzellösungen für E-Mail-Marketing handelt.

Die Bewertungen und Erfahrungen zu E-Mail-Marketing-Software ermöglichen es Euch die Stärken und Schwächen der jeweiligen Software-Anbieter zu erkennen und das geeignete E-Mail-Marketing-Tool für Euer Unternehmen zu finden.

Wenn Ihr Euch im E-Mail-Marketing fortbilden und von Expert*innen lernen möchtet, dann ist der OMR Professionals Guide to E-Mail-Marketing genau das richtige für Euch! Darin erwarten Euch 107 Seiten geballtes Expertenwissen zum Thema E-Mail-Marketing. Und falls Ihr lieber in einem flexiblen E-Learning Format lernt, schaut doch mal im OMR E-Mail-Marketing Deep Dive Webinar und im OMR Academy E-Mail-Marketing Fundamentals E-Learning Kurs vorbei.

Mailchimp

Mailchimp ist das wohl am weitesten verbreitete Newsletter Tool für kleine Unternehmen. Neben dem Email Marketing ist die Plattform mittlerweile allerdings in fast allen Disziplinen des Marketing präsent und bietet so Produkte in den Bereichen Kundenanalyse, Social Media, Content Creation oder CRM an. Bei bis zu 2.000 Kontakten kann man Mailchimps Basisfunktionen kostenlos testen. Danach variieren die Preise stark je nachdem auf welche Funktionen Wert gelegt wird und wie viele verschiedene Kontakte und Zielgruppen angesprochen werden sollen.

HubSpot Marketing Hub

Das US-Unternehmen Hubspot hat sich das "Inbound Marketing" auf die Fahnen geschrieben. Mit den Hubspot-Tools sollen Unternehmen potenzielle Kunden durch Inhalte und personalisierte "Erlebnisse" anziehen und konvertieren können. Dafür bietet Hubspot Software in den vier Bereichen Marketing, CRM & Sales, Kundenservice und neuerdings auch CMS an. Die Tools sind jeweils modular aufgebaut; einige Basis-Elemente sind kostenfrei nutzbar. Mit dem Marketing Hub sollen die Nutzer ihren Website Traffic steigern, Leads konvertieren und den Return-on-Invest ihrer Aktivitäten messen können. Es umfasst Features rund um Websites & Landingpages, SEO, E-Mail, Social Media und Marketing Automation.

CleverReach

Spezialisiert auf zielgruppenorientierte Marketingkampagnen unterstützt CleverReach® wirkungsvoll bei der erfolgreichen Umsetzung von E-Mail Marketing Kampagnen. Durch den intuitiven Drag & Drop Editor lassen sich innerhalb von wenigen Minuten responsive und zielgruppenrelevante Newsletter erstellen. Ein virtuelles Reißbrett ermöglicht die übersichtliche Erstellung automatisierter E-Mail-Strecken nach dem Baukastenprinzip. Es gibt Schnittstellen für alle relevanten E-Commerce-, CMR- und CMS-Systeme sowie diverse Analyse-Tools. Auch eine Google-Analytics-Integration ist möglich. Das Tool ist DSGVO konform und zeichnet sich zudem durch eine hohe Zustellbarkeit an die Empfänger aus. Der kostenfreie Start ist im Gratis-Basistarif mit eingeschränkten Funktionsumfang mit 250 Empfängern und 1000 Mails möglich, ab 9 Euro kann das Tool bereits im vollem Funktionsumfang genutzt werden.

GetResponse

GetResponse bezeichnet sich selbst als "leistungsstarkes, vereinfachtes Tool für den Versand von E-Mails, die Erstellung von Seiten und die Automatisierung des eigenen Marketings". Mit GetResponse lassen sich u.a. Leads generieren, Wissen bzw. Inhalte verkaufen, Kund*innen engagieren, Online-Verkäufe steigern und grundsätzlich - Business von Zuhause aus führen. Im Angebot sind eine Basic-, Plus- und Professional-Version (ab ca. 10 Euro/Monat mit einer Listengröße von 1.000).

Sendinblue

Bis 2020 hieß das Email-Marketing-Tool in Deutschland Newsletter2Go. Inzwischen wurden die Berliner Teil des französischen Digital-Marketing-Anbieters Sendinblue. Nun positioniert man sich als europäische Mailchimp-Alternative (Serverstandort Deutschland) für kleine und mittlere Unternehmen. Über die essentiellen Standard-Features wie Drag-and-Drop-Editor, CRM-Integration und Automatisierung hinaus, grenzt Sendblue sich durch eine Reihe von Zusatzfunktionen ab. So umfasst das Tool neben Email-Marketing auch SMS- und Chatfunktionen, Facebook-Ads lassen sich aus der Anwendung heraus schalten. Neben der kostenlosen Basisversion gibt es drei kostenpflichtige Pakete mit jeweils wachsendem Funktionsumfang.

Emarsys

Emarsys bezeichnet das eigene Produkt als "Omnichannel Customer Engagement Plattform". Das österreichische Unternehmen ist als E-Mail-Marketing-Tool gestartet, seitdem aber deutlich darüber hinaus gewachsen. Mittlerweile ermöglicht emarsys es den Unternehmen, ihre Kund*innen über eine Vielzahl von Kanälen automatisiert anzusprechen und ihr Kundenerlebnis zu personalisieren. Nach eigenen Angaben generiert emarsys im Auftrag seiner Kund*innen mehr als zehn Milliarden personalisierte Aktionen pro Monat. Emarsys bietet drei verschiedene Pakete und darüber hinaus zubuchbare Module.

Inxmail

Mit laut eigener Angabe 2.000 Kunden gehört Inxmail Professsional zu den Underdogs der Email-Marketing-Lösungen. Das Tool liefert Anbindungen zu Online-Shops, CMR und CMS-Systemen, Social-Media-Plattformen und Kampagnenmanagement-Software. Darüber hinaus betont der Anbieter die besonders einfache Erstellung von Newsletter-Templates durch den Kund*innen in dessen CI sowie praktische Features wie die Konfiguration von Zielgruppen, die mit individuellen Mailings oder Anhänge bemustert werden können. Oder Webformulare, über die Kund*innen dazu animiert werden, die Datenbasis durch Informationen wie ihr Geburtsdatum anzureichern und aktuell zu halten.

ActiveCampaign

ActiveCampaign bezeichnet sich selbst etwas kompliziert als “Customer Experience Automation Platform”, die es kleinen und mittelgroßen Unternehmen ermöglicht, Kontakte und Kund*innen zu segmentieren und diese über verschiedene Kanäle persönlich anzusprechen. Dabei kombiniert ActiveCampaign Email Marketing und Marketing Automation mit Elementen des CRM. Das kleinste Paket startet bei 9 US-Dollar pro Nutzer*in und Monat und beinhaltet alle Elemente des klassischen E-Mail Marketings und Automatisierungen für bis zu 500 Kontakte. Für mehr Kontakte, komplexere Automatisierungen und weitere Features, wie die CRM Funktion, muss man deutlich tiefer in die Tasche greifen.

Mailjet

Das 2010 in Frankreich gelaunchte Tool, das mittlerweile dem US-Anbieter Mailgun gehört, zählt zu den günstigsten Lösungen am Markt. Die kostenlose Version erlaubt den Versand von 6.000 Mails pro Monat (maximal 200 am Tag) an eine unbegrenzte Zahl von Kontakten – so großzügig ist keiner der Mitbewerber. Die Software liefert Vorlagen einen intuitiv zu bedienenden Drag-and-Drop-Editor sowie Statistiken. Ein Alleinstellungsmerkmal ist das Multi-User-Feature, das es erlaubt, dass Marketers und Developer*innen gleichzeitig eine Email bearbeiten können.

Klaviyo

Klavyio ist ein US-amerikanisches Marketing-Automation-Tool, das sich insbesondere an E-Commerce-Unternehmen wendet. Es ist mit gängigen Shop-System wie Shopify, Woo Commerce und Magento kompatibel. Klaviyo ermöglicht es den Nutzer*innen, ihre Kundendaten zu segmentieren und aus der Kundendatenbank heraus automatisiert E-Mails und SMS zu versenden, um den Umsatz pro Kund*in zu steigern. Dabei können die Nutzer*innen auch mehrstufige "E-Mail-Flows" bauen, mit Willkommens-Mails, Discounts oder Bewertungsaufforderungen. Außerdem kann die Datenbank an die Social-Advertising-Maßnahmen gekoppelt werden, um Custom oder Lookalike Audiences auf Facebook zu targeten.

Salesforce Email Studio

Das Email Studio von Salesforce nimmt eine Sonderstellung ein, da es kein eigenständiges Email-Marketing-Tool ist, nicht einmal Teil einer Digital-Marketing-Suite, sondern nur ein Baustein der extrem umfangreichen CRM-Lösung des SaaS-Anbieters. Doch gerade darin soll die Stärke des vergleichsweise simplen Drag-and-Drop-Editors stecken. Das Tool ist tief in die Marketing-Cloud von Salesforce integriert und arbeitet mit Unterstützung der unter dem Namen Einstein zusammengefassten KI-Services des Anbieters. So sollen sich laut Salesforce besonders präzise Zielgruppen erstellen lassen. Außerdem wird ein hoher Grad an Automatisierung der Kampagnen versprochen.

rapidmail

Der Anbieter aus Freiburg im Breisgau legt Wert auf einfache Bedienbarkeit und nützliche Funktionen für Einsteiger*innen. Kund*innen von Rapidmail können ihre Mailings per Drag-and-Drop unter Zugriff auf 250 kostenlose Templates und über 800.000 Gratis-Bilder erstellen. Darstellungstests simulieren die Ansicht auf unterschiedlichen Geräten. Auch wenn Rapidmail auf der Whitelist vieler Mailprovider steht, bietet man seinen Kund*innen zusätzlich ein „Spam-Scoring“ an, um Schwachstellen zu finden. Natürlich hat das Hauptsache-simpel-Prinzip seinen Preis: Die Automatisierungsfunktionen beschränken sich auf einfache Anwendungen wie Mailings zur Begrüßung von neuen Abonnent*innen oder zur Reaktivierung von Kund*innen.

Episerver Campaign

Episerver Campaign ist ein Marketing-Tool, mit dem sich automatisiert und personalisiert per Mail, SMS, Push-Nachricht und Print-Mailings mehrstufige Kampagnen an Bestandskund*innen ausspielen lassen. Zu Nutzungspreisen macht das Unternehmen keine öffentlichen Angaben. Das Tool ist ein Teil von Episervers modularer "Digital Experience Cloud", die laut Unternehmen "Content Management, E-Commerce, Kampagnen-Management und Personalisierung in einer Lösung vereint". Episerver ist ein schwedischstämmiges Unternehmen und seit 2018 im Besitz des Private-Equity-Unternehmens Insight Ventures. In Deutschland hat Episerver im Jahr 2016 den E-Mail-Marketing-Software-Anbieter Optivo aufgekauft.

Salesforce Pardot

Salesforce Pardot ist eine CRM- und Marketing-Automation-Lösung für das B2B-Segment. Über das Tool soll ein Sales-Team eine automatisierte Vertriebs-Pipeline aufbauen und pflegen können. Dafür lassen sich mit Pardot Landingpages und Formulare zur Lead-Generierung erstellen, Leads vorqualifizieren, anreichern und an passende Vertriebsmitarbeiter*innen zuteilen, personalisierte E-Mail-Kampagnen erstellen und Inhalte auf Websites und in E-Mails anpassen. Und zuguterletzt können Nutzer*innen den Erfolg dieser Maßnahmen messen und auswerten. Je nach genutztem Funktionsumfang liegen die Kosten zwischen 1.250 und 4.000 Euro monatlich.

Klick-Tipp

Klick-Tipp verspricht das Zielgruppen-Management zu erleichtern. Statt dieselbe Mailadresse in mehreren Listen zu führen, arbeitet Klick-Tipp mit Tags. Einzelne Empfänger*innen lassen sich mit Attributen wie „Newsletter“ oder „Kund*in“ versehen. Über Schnittstellen zu CMS, Zahlungsanbietern, Facebook und verschiedenen Shop-Systemen lässt sich die Kontakt-Datenbank zusätzlich befüllen. Es gibt Text- und HTML-Editoren, die sich auch für klassische Text-Mails eignen sowie mehr als 150 responsive E-Mai-Templates, die laufend eränzt werden. Das Alleinstellungsmerkmal: Laut eigener Angabe ist der Anbieter der einzige, der Split-Testing sowohl für Kampagnen als auch für Follow-Up-Mailings ermöglicht.

mailworx

mailworx ist eine professionelle E-Mail Marketing Software aus Österreich, die Nutzer*innen u.a. eine intuitive Benutzeroberfläche, künstliche Intelligenz zur Erreichung individueller Ziele (iRated® Technologie), klickstarke Vorlagen und einen zuverlässigen Datenschutz bietet. Erhältlich sind verschiedene Preispakete, darunter Professional und Enterprise. Das Tool kann nach einer Live-Demo 30 Tage lang kostenlos getestet werden. mailworx ist ein Angebot von eworx, IT-Dienstleister aus Rohrbach-Berg (AT).

Selligent Marketing Cloud

Selligent bezeichnet die Selligent Marketing Cloud als B2C-Plattform für Marketing-Automatisierung. Mit der Software sollen Marketingmacher*innen ihre Bestandskund*innen personalisiert und automatisiert ansprechen können, auf der eigenen Website, per E-Mail, in Mobile (SMS, Push-Nachrichten und In-App-Messages), Social (Bestandskund*innen in den großen sozialen Netzwerken targeten) und Print (Mailings oder andere Drucksachen). Als Basis dient dabei eine eigene Customer Data Platform. Die Nutzungsgebühren hängen von der Datenbankgröße ab. Selligent stammt aus Belgien und hat nach eigenen Angaben zehn Niederlassungen in den USA und Europa.

Exponea

Exponea ist eine Customer Data & Experience Platform, die 2015 in der Slowakei gegründet wurde und mittlerweile ihren Hauptsitz in London hat. Von Gartner wurde Exponea 2020 zum "Cool Vendor" in Multichannel Marketing ernannt. Im Angebot sind insgesamt drei Pakete: CDP (Datensilos entfernen, Kundendaten vereinheitlichen etc.), Campaigns (Omnichannel-Marketing, personalisierte Nachrichten etc.) und CDXP (Nutzerverhalten verstehen, Einsatz von AI etc.). Die Lösung als solche ist skalierbar, sprich: Exponea-Nutzer*innen zahlen nur für das, was sie wirklich brauchen.

Evalanche

Evalanche bezeichnet sich selbst als "eine der modernsten, webbasierten Marketing Automation Plattformen auf dem europäischen Markt (Made in Germany)", mit der sich Marketing-und Vertriebsprozesse automatisieren lassen sollen. Eignen soll sich die Lösung besonders für mittelständische B2B-Unternehmen und Agenturen. Im Fokus: E-Mail-Automation, Marketing-Automation und Lead-Automation. Nach Angaben des Unternehmens sollen im Moment über 5.000 internationale Unternehmen und über 250 Agenturen auf das Tool vertrauen. Evalanche ist seit 20 Jahren auf dem Markt.

Maileon

Maileon bezeichnet sich selbst als "umfassendes E-Mail-Marketing-Tool". Dahinter steht die XQueue GmbH als Anbieter von Tools, Software und Systemen für professionelles E-Mail- und Newsletter-Marketing. Maileon, das Kernprodukt des Unternehmens, ist eine Enterprise-E-Mail-Marketing-Plattform, die speziell auf die Anforderungen anspruchsvoller Versender*innen und Agenturen zugeschnitten wurde und zeit- und ortsunabhängig auf jedem Endgerät genutzt werden kann. Funktionen, die das Tool bietet, sind u.a. AMP Mail, Kampagnen- und Kontaktmanagement, Automations, Optimierungen, Reportings und Analytics. Die Preise richten sich nach dem Volumen.

Mehr über E-Mail Marketing Software & Tools

Was ist E-Mail-Marketing?

E-Mail-Marketing gehört zum Direct Marketing und bezeichnet das Versenden einer Werbebotschaft via E-Mail. Die Empfänger*innen sind in der Regel Kundinnen und Kunden oder Leads eines Unternehmens und werden mithilfe von E-Mail-Marketing über Produkte, Dienstleistungen oder Neuigkeiten des Unternehmens informiert. Somit ist E-Mail Marketing in vielen Unternehmen und Organisationen auch Teil des Customer Relationship Management (CRM).

Was sind Newsletter?

E-Mails, die in diesem Kontext versendet werden, sind auch unter dem Synonym Newsletter bekannt. Newsletter, wortwörtlich übersetzt "Brief mit Neuigkeiten", sind ein E-Mail-Marketing Instrument und werden häufig wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich via E-Mail an einen Verteiler verschickt. Es gibt sowohl Newsletter von Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen, welche abonniert werden können. Ein Newsletter-Abbonnement hat den Vorteil, dass Abonnentinnen und Abonnenten bestimmte Informationen als erstes erhalten. Dazu zählen zum Beispiel Produktneuigkeiten, Angebote oder Rabattaktionen.

Vorteile von Newsletter- und E-Mail-Marketing auf einen Blick

  • Niedrige Kosten

  • Umfangreiches Tracking & Monitoring

  • Interaktive Kommunikation mit Empfänger*innen

  • Verweise auf Webseiten und Webshops

  • Optimierung durch Testen mithilfe von Methoden wie A/B-Tests

  • Pflege einer digitalen Kontaktdatenbank

  • Hoher ROI

Was ist E-Mail-Marketing-Software?

E-Mail-Marketing-Software beziehungsweise Newsletter-Software wird verwendet, um das E-Mail Marketing eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Person umzusetzen. Es gibt sowohl einzelstehende Newsletter-Tools, aber auch Integrationen dieser in vollumfängliche CRM-Systeme. Welches Newsletter-Tool oder CRM-System mit E-Mail Marketing Funktion in Frage kommt, hängt stark davon ab, welche Features und Funktionen benötigt werden. Auch die monatlichen Kosten sind ein wichtiges Auswahlkriterium für das geeignete E-Mail-Marketing-Tool. Es lohnt sich daher die Vielfalt an Anbietern von E-Mail-Marketing-Lösungen zu vergleichen.

Das sind bekannte Anbieter von E-Mail-Marketing-Software:

Auf OMR Reviews könnt Ihr die E-Mail-Marketing-Tools und Anbieter nicht nur vergleichen, sondern Euch auch mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte und der Nutzer*innen aus der OMR Community auch die geeignete Software für Euer Unternehmen finden.

OMR Reviews Grid Übersicht mit den besten E-Mail-Marketing-Softwares (Q1 2021)

Grid Übersicht mit den besten E-Mail-Marketing-Softwares von OMR Reviewst

16 Tools haben sich in Q1 für die OMR Community durch die gewichtete Menge der über 500 abgegebenen Reviews für das E-Mail-Marketing-Grid im März 2021 qualifiziert. Unsere Grid-Übersicht sortiert die E-Mail-Marketing-Tools vertikal nach ihrer Relevanz und horizontal nach dem gewichteten Score. Wir haben dabei zum Zweck der besseren Differenzierung und Sichtbarkeit nur die Score-Ränge von 6–10 dargestellt.
Die in den meisten Fällen guten Bewertungen der Softwares zeigen, dass es derzeit eine Große Auswahl aus sehr soliden E-Mail-Marketing-Lösungen gibt.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Newsletter-Tools auf einen Blick:

  • Funktionen zur Personalisierung des Newsletters wie die Ansprache mit Vor- und/oder Nachnamen

  • Automationen wie ein Automatischer Newsletter Versand bei bestimmten Events wie dem Newsletter Sign-Up, ein automatischer Prozess für den Versand von Kaufbestätigungen oder die automatische Kategorisierung in Kund*innen-/Kontaktlisten

  • Schnittstellen zu anderen Tools wie CRM-Systemen, Analytics Tools oder Webshop Software

  • Layouts und Designs für professionell aussehende E-Mails und Newsletter mit einem einfach zu bedienenden Editor erstellen

  • Responsive Templates zur Gestaltung des Newsletters für Desktop, Mobile und Tablet 

  • Einfaches Verwalten von mehreren Kontaktlisten 

  • Funktionen zur Segmentierung der und Kontakte und Empfänger*innen

  • Zielgenau ausgerichtete E-Mails erhöhen die Effizienz bei der Kommunikation mit Kund*innen

  • Verbesserung der Wirksamkeit des E-Mail Marketings durch Tracking, Testen (z.B. A/B-Tests) sowie Reporting & Statistik Funktion im Newsletter-Tool

  • DSGVO-konformes E-Mail-Marketing-Tool ermöglicht Einhaltung der Datenschutzgesetze

Die beste E-Mail Marketing Software für Dein Unternehmen finden

Wenn Ihr erfolgreiches E-Mail Marketing betreiben möchtet, kommt Ihr um den Einsatz eines professionellen Newsletter-Tools nicht herum. Bei der Tool-Auswahl kommt es insbesondere darauf an, welche Anforderungen Ihr oder Eurer Unternehmen an das Tool stellt. Da jedes Tool andere Funktionen bietet, solltet Ihr diese auf jeden Fall vergleichen. Auf diese Faktoren solltet Ihr bei der Auswahl achten:

  1. User-Interface

  2. Funktionen und Schnittstellen bzw. native Integrationen (z.B. mit einem CRM)

  3. Hilfsmittel und Lerninhalte

  4. Kundenservice

  5. Kosten pro Monat oder im Jahr

  6. Nutzererfahrungen und Bewertungen

Wenn möglich empfiehlt es sich auch das Newsletter-Tool zu testen, um fehlende Funktionen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Warum sind E-Mail Marketing und Newsletter-Tools wichtig?

E-Mail-Marketing ist versatil einsetzbar und kommt deshalb im Marketing Mix häufig zum Einsatz. Neuste Untersuchungen belegen, dass derzeit innerhalb eines Tages ca. 2,3 Milliarden E-Mails potenzielle Leser*innen erreichen. Zudem ist die E-Mail für rund 95 Prozent der deutschen Webnutzer*innen ein alltägliches Medium. Und nicht zuletzt überzeugt E-Mail Marketing nach wie vor mit dem höchsten ROI (Return on Investment) aller digitalen Marketing-Maßnahmen.

Dennoch wird E-Mail Marketing immer wieder totgesagt. Stetig erstarkende soziale Netzwerke, Instant Messaging und andere moderne Marketing-Kanäle scheinen keinen Platz zu lassen für ein derart betagtes Medium. Tatsächlich sind Newsletter, Marketing E-Mails, Retargeting E-Mails und Co. heute jedoch nicht aus dem Marketing wegzudenken und erfolgsversprechender denn je.

Für viele Unternehmen und auch zum Personal Branding bietet E-Mail Marketing einen guten Einstieg in das breite Feld des Marketings. Ein Selbstläufer ist es jedoch nicht. Maximale Erfolge sind ohne passende Tools kaum zu erreichen.

Gründe die für E-Mail Marketing sprechen:

  • Langfristige Erfolgschancen: Social Media und Kommunikation verändern sich. Nicht alle Kanäle sind und/oder werden zukünftig für dich und deine Zielgruppe relevant sein. Die Stichworte „MySpace“, „Vine“, „ICQ“ und sich logischerweise stetig weiterentwickelnde Nutzer*innenverhalten sowie damit verbundene Erwartungshaltungen verdeutlichen die Problematik ohne große Erklärungen. E-Mails werden auch langfristig Bestand in der digitalen Welt haben. Denn zum einen erweisen sie sich immer wieder als sehr praktisch und vielseitig und zum anderen sind sie absolut etabliert. Diese Kombination führt dazu, dass der E-Mail kein anderes digitales Medium das Wasser reichen kann.
  • Flexibilität: E-Mail Marketing kann sehr unterschiedlich ausgerichtet werden und bietet verschiedenste Benefits. Ihr könnt damit beispielsweise Leads generieren, Käufe forcieren oder Euren Expert*innenstatus ausbauen, womit Ihr die Chance auf langfristige starke Geschäftsbeziehungen erhöht. Für jede Anforderung gibt es die passenden E-Mail-Marketing-Tools. Die meisten Lösungen decken gleich mehrere wichtige Bereiche ab.
  • Einfache Umsetzung: E-Mail Marketing ist nicht automatisch von Erfolg gekrönt. Dennoch können nützliche Maßnahmen vergleichsweise einfach und ebenfalls kostengünstig realisiert werden. E-Mail-Marketing-Tools geben dir mitunter sogar Hinweise für den potenziell besten Weg. Die Umsetzung erfolgt dann in einfachen Schritten: Mit wenigen Klicks baust du Newsletter-Registrierungsformulare in deine Webpräsenzen ein und die Mails selbst erstellst du über nutzerfreundliche Editoren per Drag-and-Drop.

Es besteht kein Zweifel: E-Mail Marketing ist nicht von gestern und wird auch auf lange Sicht viele Vorteile verschaffen. E-Mail-Marketing-Software hat dabei mehr als eine Daseinsberechtigung. Sie ist in vielerlei Hinsicht stark erfolgsfördernd.

Für wen ist E-Mail-Marketing-Software sinnvoll?

Das schon zu Beginn dieses Abschnitts: Ein E-Mail-Marketing-Programm kann nicht nur in großen Unternehmen klare Vorteile verschaffen. Auch in KMUs, also kleinen und mittleren Unternehmen sowie Start-Ups, ermöglichen E-Mail-Marketing-Lösungen effizientere Prozesse beim Versenden von E-Mail-Kampagnen und Verwalten von Kontaktlisten.

Die gezielte Ansprache Eurer Kontakte mit dem passenden Programm ist deutlich effektiver als die manuelle Segmentierung und Kontaktaufnahme mit den Zielgruppen. Das liegt daran, dass viele Vorgänge in den Tools automatisiert ablaufen. Zudem geben viele Newsletter-Tools nützliche Tipps, wie Ihr Euer E-Mail-Marketing verbessern könnt. Insbesondere in Zeiten der DSGVO ist es überaus wichtig, dass Ihr rechtskonforme Newsletter versendet. Auch dafür bieten E-Mail-Marketing-Tools häufig bereits voreingestellt die idealen Voraussetzungen.

Für größere Unternehmen, die sehr viele Kontakte haben und entsprechend umfangreiches E-Mail Marketing planen, steht die hohe Relevanz einer E-Mail Marketing Software außer Frage. Das Management sowie die richtige Ansprache der hier oft zahlreichen Zielgruppen, das generell große Mail-Aufkommen und die langfristig vorteilhafte Ausrichtung der Aktivitäten sind ohne ein spezielles Tool faktisch unmöglich.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Newsletter-Software?

E-Mail-Marketing-Software bietet je nach Funktionsumpfang viele Vorzüge im Vergleich zum manuellen Versand von E-Mails. Um erfolgreich mit einem Newsletter-Tool im Marketing arbeiten zu können, müssen bestimmte Funktionen enthalten sein. Das sind die wichtigsten Features von Newsletter-Tools:

Personalisierung der Newsletter-Inhalte

Um Newsletter-Empfänger*innen mir Euren Inhalten zu erreichen, müssen diese Eure E-Mails erst einmal öffnen. Die Chancen, dass Euren Inhalten Aufmerksamkeit gewidmet wird, stehen besser, wenn sich die potenziellen Leser*innen persönlich angesprochen fühlen. Das erreicht Ihr durch Personalisierung. Mindestens solltet Ihr Eure Abonnent*innen mit Namen anreden. Ideal ist eine individuelle Ausrichtung des Newsletter-Contents. So profitiert Ihr von stark erhöhten Conversions. Eine moderne Newsletter-Software sollte entsprechende Personalisierungen mit wenig Aufwand ermöglichen.

Automation: Newsletter Systeme, die weitgehend eigenständig arbeiten

Durch Automationen könnt Ihr Eure Abonnent*innen vollautomatisch mit passenden Informationen versorgen. So können diese zu bestimmten Zeitpunkten oder Meilensteinen in der Kundenbeziehung kontaktiert werden. Nach dem Besuch einer Produktseite beispielsweise: Dies kann als Event definiert werden, um Interessent*innen weiterführende Informationen zu den Produkten zuzusenden. Somit erzielt ein gutes E-Mail Marketing Tool bestenfalls Conversions wie zum Beispiel Käufe.

Schnittstellen: Kontakte, Produkte und mehr einfach verwalten

Wenn Ihr zum Beispiel einen Onlineshop betreibt und über Euren Newsletter Produkte vertreiben möchtet, sollte eine passende Schnittstelle im Newsletter-Tool vorhanden sein. Mit der richtigen Anbindung platziert Ihr so schnell mit wenigen Mausklicks Produkt-Links mit Titeln, Beschreibungen und Bildern in Euren Mails. Des Weiteren sollte es möglich sein, Verknüpfungen zu anderen wichtigen Anwendungen, wie Eurem CRM und vielleicht verwendeten speziellen Analytics-Programmen, herzustellen. Je mehr Schnittstellen geboten werden, desto flexibler seid Ihr aufgestellt und desto effizienter könnt Ihr – unter der Voraussetzung der richtigen Nutzung – verfahren.

Responsive Templates und E-Mail-Editor: Professionelle Gestaltung für alle Endgeräte

Technische Fehler und damit zusammenhängende Design-Pannen sind Gift für Euer E-Mail Marketing. Eure Botschaft kommt in solchen Zusammenhängen entweder gar nicht an oder sie vermittelt nicht den zugedachten Mehrwert. Es drohen ausbleibende Klicks und ebenso Abbestellungen der Abonnent*innen. Professionelle responsive Templates, die auf allen erdenklichen Endgeräten eine optimale Darstellung liefern, schließen derartige Risiken aus und rücken deine Inhalte zugleich ins beste Licht. Gute E-Mail Marketing Anbieter stellen daher einfach zu bedienende Editoren mit Layout- und Design-Vorlagen bereit.

Empfängerverwaltung: Inhalte den richtigen Zielgruppen zuweisen

Egal, ob bei großen oder kleinen Kontaktlisten – die Empfänger*innen- bzw. Zielgruppenverwaltung kann schnell kompliziert werden. In nahezu jedem Unternehmen ergeben sich Personenkreise mit unterschiedlichen Voraussetzungen, die im E-Mail Marketing zu berücksichtigen sind. Ihr müsst Euren Newsletter also praktisch immer für verschiedene Zielgruppen anpassen. Eine flexible und leistungsstarke Empfängerverwaltung ist daher ein Muss. Nur über ein solches Feature kannst du deine Abonnent*innen zielgenau überzeugen.

Tracking, Testing und Reporting: Analyse von Öffnungsrate, Klickrate, Conversion-Rate und Co.

Einer der großen Vorteile des E-Mail Marketings ist die gegebene Möglichkeit eines genauen Trackings sowie einer Auswertung entsprechender Maßnahmen. Wer welche E-Mails öffnet, wer auf welche Links klickt und wer in welchem Zusammenhang was kauft: All das sind wertvolle Informationen, aus denen sich künftige Newsletter verbessern lassen. Überdies sind konkrete Wirkungstests verschiedener Inhalte auf spezielle Zielgruppen – A/B-Tests – hier sehr hilfreich. Über Reporting-Anwendungen werden die nackten Daten interpretiert und präsentiert. Eine Newsletter-Software sollte mindestens Öffnungsraten und Klicks erfassen.

Rechtssicherheit: DSGVO-konform Newsletter versenden

Manche Features sind empfehlenswert, um effektiv E-Mail Marketing betreiben zu können. Andere dagegen müssen vorhanden sein, um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen. Eine E-Mail Marketing Software hat bei einem Einsatz in Deutschland gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verfahren. So müssen Newsletter-Abonnent*innen zunächst eine hinreichende Aufklärung zur Verwendung ihrer Daten erhalten. Im Newsletter-Anmeldeformular sollte es Hinweise auf das Widerrufsrecht der Empfänger*innen und die allgemeinen Datenschutzbestimmungen geben. Ferner sollte eine nicht vorher angeklickte Checkbox vorhanden sein, über die Interessent*innen einwilligen, dass ihre Daten zu Werbezwecken verwendet werden dürfen. Des Weiteren ist ein Double Opt-in unbedingt erforderlich. Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Bestätigung der Anmeldung zu deinem Newsletter durch die Nutzer per E-Mail. Diese Voraussetzungen sollten innerhalb einer Newsletter Software mit wenig Aufwand zu schaffen sein.

Cloudbasierte Newsletter Tools und Newsletter Software: Welche Arten von E-Mail Marketing Programmen gibt es?

Oftmals wird nicht zwischen cloudbasierten E-Mail-Marketing-Tools und E-Mail-Marketing-Software unterschieden. Auch bei uns sind die Begriffe weitgehend synonym im Gebrauch. Die Varianten weisen jedoch Unterschiede auf, die es zu kennen gilt.

Die meisten E-Mail-Marketing-Programme im Netz sind cloudbasierte Newsletter-Tools. Sie werden nicht lokal auf Servern des Unternehmens installiert.

Vorteile von cloudbasierten E-Mail-Marketing-Tools

  • Jeder beliebige Rechner verschafft Zugang zum jeweiligen Newsletter-Tool.

  • Wenn Software-Updates erforderlich sind, werden diese unbemerkt im Hintergrund, automatisch aufgespielt – dadurch entsteht für Euch kein zusätzlicher Aufwand und Ihr habt keine Ausfälle zu befürchten.

  • Cloudbasierte E-Mail-Marketing-Anbieter vereinen in der Regel weitere Leistungen hinter der eigentlichen Software. Hier sind insbesondere der passende Webspace und eine entsprechende technische Wartung zu nennen.

  • Die Mailserver cloudbasierter Lösungen sind auf große E-Mail-Aufkommen bestens ausgelegt. Sie verfügen über Whitelistings und Zertifizierungen, wodurch die Zustellbarkeit steigt.

  • Meistens profitiert Ihr bei cloudbasierten Newsletter-Systemen von einem umfangreichen Support. Dieser wird Euch zumindest bei Open-Source-Programmen nicht zuteil.

Nachteile von cloudbasierten Newsletter-Tools

  • Cloudbasierte Systeme speichern die Empfänger*innenlisten normalerweise auf einem Server außerhalb Eures Unternehmens: Das muss in puncto Sicherheit und ebenso datenschutzrechtlich einwandfrei geregelt sein.

  • Außerdem ist ein cloudbasiertes E-Mail-Marketing-Tool im Regelfall teurer als eine lokal installierte E-Mail-Marketing-Software: Während für die Cloudlösung montliche Kosten für das Abonnement entstehen, muss ein lokales Tool nur einmalig gekauft werden.

Cloudbasierte Newsletter Tools sind in vielen Fällen trotz ihrer Nachteile die beste Lösung. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist der Wartungsaufwand einer im Haus installierten Software einfach zu groß. Die Kosten für ein System in der Cloud sind dagegen zumeist gut annehmbar. Es bleiben die Sicherheits- und Datenschutzbedenken: Aber auch hier kann Entwarnung gegeben werden. Denn die Anbieter*innen der Newsletter Tools achten aus Eigeninteresse penibel darauf, dass keine derartigen Risiken entstehen.

Was kostet E-Mail-Marketing-Software?

Was E-Mail-Marketing-Software kostet lässt sich pauschal gar nicht so einfach sagen. In der Regel werden monatliche oder jährliche Abonnements für Newsletter-Tools abgeschlossen. Es gibt aber auch Prepaid-Tools, die monatlich und nur wenn sie benötigt werden im Voraus bezahlt werden. 

Newsletter-Software Abonnements

Abonnements bieten günstigere Tarife als monatlich im Voraus bezahlte Prepaid-Tools. Sobald Ihr also ein oder mehrere Newsletter pro Monat versendet, lohnt sich ein solcher Abo-Tarif. Bei den meisten E-Mail-Marketing-Tools berechnen sich die Kosten pro Monat anhand der Anzahl an Kontakten bzw. Empfänger*innen in der Datenbank oder der Anzahl pro Mailings. Dafür ist es je nach Tool möglich eine unbegrenzte Anzahl an Mailings pro Monat zu versenden oder eine große Anzahl an Kontakten zu haben, die den Preis nicht weiter beeinflussen. In der Regel können diese Tools monatlich gekündigt werden.

Anbieter für Newsletter-Software Abonnements:

Prepaid Newsletter-Tools

Prepaid E-Mail-Marketing-Tools werden monatlich bezahlt und nur dann wenn sie auch verwendet werden. In der Regel sind diese Tools lohnenswert, wenn Ihr nur plant hin und wieder Massmailings zu versenden. Zudem gibt es keine Vertragsbindung und daher muss auch die Software auch nicht gekündigt werden. Sie wird quasi bei Bedarf einfach für einen Monat hinzugebucht, um Newsletter zu versenden.

Anbieter für Prepaid E-Mail-Marketing-Tools:

Kostenlose Newsletter-Tools

Es gibt auch kostenfreie E-Mail-Marketing Software. Zudem sind viele Tools bis zu einer geringen Anzahl an Kontakten bzw. Empfänger*innen oder E-Mails kostenlos. Dafür sind deren Funktionsumfang oft limitiert. Die meisten Anbieter stellen Ihre Tools für kostenfreie Testphasen zur Verfügung.

Anbieter von kostenfreien Newsletter-Tools

  • Mailchimp (bis zu 10.000 E-Mails pro Monat & an 2000 Empfänger*innen)

  • Sendinblue (bis zu 300 E-Mails an 300 Empfänger*innen täglich)

  • CleverReach (monatlich bis zu 1000 E-Mails & an 250 Empfänger*innen)

  • Mailjet (monatlich bis zu 6000 E-Mails bei einem Tageslimit von 250)