Newsletter rechtssicher versenden: darauf kommt es an

1. Das gehört in einen rechtssicheren Newsletter
2. 1. Einwilligung der Empfänger
3. 2. Impressumspflicht
4. 3. Abmeldemöglichkeit
5. 4. Nutzung von Inhalten Dritter
6. 5. Schutz der Empfängerdaten
7. 6. Preisangaben bei Produktwerbung
8. 7. Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)
9. Schritt-für-Schritt zum rechtssicheren Newsletter
10. Checkliste: So versendest du deinen Newsletter rechtssicher

Der Newsletter ist auch heute noch ein beliebtes Marketinginstrument durch das du mit deinen Interessent*innen in Kontakt treten kannst. Durch den gezielten Einsatz von E-Mails und Content, der deinen Kund*innen Mehrwert liefert, kannst du deine Umsätze steigern und deine Kundenbindung erhöhen. Dabei ist E-Mail-Marketing kostengünstig und effektiv.

Damit dabei alles korrekt abläuft, musst du einige rechtliche Vorgaben beachten, bevor du deinen Newsletter versendest. Einen großen Teil dieser Inhalte findest du in der Datenschutz-Grundverordnung, der DSGVO. Wir haben alle Vorgaben, die du umsetzen musst, um deinen Newsletter rechtssicher zu versenden für dich zusammengefasst und zeigen dir außerdem anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Content in die Postfächer deiner Kund*innen versendest.

Das gehört in einen rechtssicheren Newsletter

Wenn wir dir einen Tipp mit auf den Weg zu deinem rechtssicheren Newsletter geben müssten, würde dieser lauten: Beachte stets die DSGVO im E-Mail-Marketing. Aber was bedeutet das genau? Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet und hat seit 2018 Gültigkeit in der Europäischen Union, Island, Liechtenstein und Norwegen. Sie umfasst die Erhebung, Verarbeitung und den Austausch von Daten. Wer gegen die Regelungen der DSGVO verstößt, macht sich strafbar – im schlimmsten Fall können Bußgelder von bis zu 4 Prozent deines Jahresumsatzes erlassen werden. Damit dir dies nicht passiert, haben wir dir alle wichtigen Regeln zusammengefasst, sodass du deine Newsletter immer rechtssicher versendest.

1. Einwilligung der Empfänger

Um deine Newsletter rechtssicher zu versenden, ist die ausdrückliche Einwilligung der Empfänger*innen unerlässlich (§ 7 UWG, Art. 6 DSGVO). Das bewährte Double-Opt-In-Verfahren stellt sicher, dass die Anmeldung bewusst und aktiv erfolgt. Dabei meldet sich der oder die Nutzer*in zunächst auf deiner Website oder über ein Formular für den Newsletter an. Danach wird eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse versendet. Diese E-Mail enthält einen Link, den der Empfänger oder die Empfängerin aktivieren muss, um den Newsletter endgültig zu abonnieren. Erst nach dieser Bestätigung darfst du den Newsletter versenden. Dieses Verfahren schützt vor ungewollten Anmeldungen und Missbrauch.

Freiwillig, informiert und widerruflich

Die Einwilligung zur Newsletter-Anmeldung muss freiwillig, informiert und jederzeit widerruflich sein. Freiwillig bedeutet, dass der oder die Empfänger*in ohne Druck oder versteckte Kosten zustimmt. Informiert heißt, dass du klar und verständlich darüber informieren musst, welche Inhalte im Newsletter enthalten sind und welches Unternehmen hinter dem Versand steht. Diese Informationen dürfen nicht in komplizierten Vertragsklauseln versteckt werden, sondern müssen leicht zugänglich und verständlich sein. Der oder die Empfänger*in muss außerdem die Möglichkeit haben, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Dies kann beispielsweise durch einen Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-Ausgabe geschehen.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Hole eine eindeutige Einwilligung der Empfänger*innen ein.

• Nutze das Double-Opt-In-Verfahren.

• Achte darauf, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt.

• Informiere klar über Inhalte und Unternehmen.

• Biete jederzeit eine einfache Widerrufsmöglichkeit an.

2. Impressumspflicht

Um deinen Newsletter rechtssicher zu versenden, musst du auch die Impressumspflicht gemäß dem Telemediengesetz (TMG) beachten. Ein vollständiges Impressum in deinem Newsletter ist unerlässlich. Es sollte alle relevanten Informationen über den Absender enthalten, einschließlich:

• Name des Unternehmens oder der verantwortlichen Person

• Adresse des Unternehmens

• Rechtsform des Unternehmens

• Kontaktinformationen wie Telefon, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Faxnummer

Dieses Impressum sollte idealerweise in der Fußzeile jeder Newsletter-Ausgabe platziert sein, um es für die Empfänger*innen leicht zugänglich zu machen. Ein ordnungsgemäßes Impressum trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern erhöht auch die Transparenz und Vertrauenswürdigkeit deines Unternehmens.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Füge ein vollständiges Impressum in deinen Newsletter ein.

• Gib den Namen des Unternehmens oder der verantwortlichen Person an.

• Nenne die Adresse des Unternehmens.

• Beschreibe die Rechtsform des Unternehmens.

• Stelle Kontaktinformationen wie Telefon und E-Mail bereit.

• Platziere das Impressum idealerweise in der Fußzeile.

3. Abmeldemöglichkeit

Um die rechtlichen Vorgaben für den Versand von Newslettern zu erfüllen, muss jeder Newsletter eine leicht zugängliche Abmeldemöglichkeit enthalten. Hierzu gehört insbesondere ein gut sichtbarer Abmeldelink, über den die Empfänger*innen ihre Zustimmung jederzeit und unkompliziert widerrufen können.

Der Abmeldelink sollte idealerweise am Ende jeder E-Mail platziert sein, sodass er für die Empfänger*innen schnell auffindbar ist. Durch einen Klick auf diesen Link sollte es möglich sein, die Newsletter-Anmeldung sofort und ohne zusätzliche Schritte oder Hürden zu beenden. Dies erhöht nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern sorgt auch dafür, dass du den gesetzlichen Anforderungen für den Widerruf der Einwilligung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprichst.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Füge einen leicht zugänglichen Abmeldelink in jede Newsletter-Ausgabe ein.

• Platziere den Abmeldelink idealerweise am Ende der E-Mail.

• Stelle sicher, dass der Widerruf der Zustimmung unkompliziert und ohne zusätzliche Hürden möglich ist.

4. Nutzung von Inhalten Dritter

Beim Versand von Newslettern ist es wichtig, die rechtlichen Vorgaben zur Nutzung von Inhalten zu beachten. Insbesondere für Bilder oder Texte, die von Dritten stammen, müssen entsprechende Nutzungsrechte vorliegen. Ohne diese Rechte verstößt du möglicherweise gegen das Urheberrecht, was schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Vor der Verwendung von Bildern, Texten oder anderen Materialien überprüfe, ob du die notwendigen Lizenzen oder Genehmigungen besitzt. Dies gilt auch für Materialien, die aus dem Internet heruntergeladen wurden. Der sicherste Weg ist es, nur Inhalte zu verwenden, für die du die ausdrückliche Erlaubnis erhalten hast oder die unter freien Lizenzen stehen, wie zum Beispiel Creative Commons. Achte dabei auf die genauen Lizenzbedingungen, wie Nennung des Urhebers oder Einschränkungen bei der kommerziellen Nutzung.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Stelle sicher, dass du die Nutzungsrechte für Bilder und Texte von Dritten besitzt.

• Überprüfe alle Inhalte auf Urheberrecht und vorhandene Lizenzen.

• Verwende nur Materialien, für die du ausdrückliche Erlaubnis hast oder die unter freien Lizenzen stehen.

• Berücksichtige die Lizenzbedingungen, wie Urhebernennung oder Einschränkungen bei der Nutzung.

5. Schutz der Empfängerdaten

Ein zentraler Aspekt des rechtssicheren Newsletter-Versands ist der Schutz der Empfängerdaten. Um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden, muss der Versand deiner Newsletter über eine DSGVO-konforme Software erfolgen. Diese Software sollte sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten der Empfänger*innen innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden.

Besonders wichtig ist dies seit dem Schrems-II-Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das die Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU, wie beispielsweise die USA, erheblich einschränkt. Achte darauf, dass dein Newsletter-Dienstleister technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz implementiert hat und Transparent über die Datenverarbeitung ist. In der Regel verfügen DSGVO-konforme Anbieter über entsprechende Zertifizierungen oder Datenschutz-Gütesiegel.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Wähle eine Newsletter-Software, die DSGVO-konform ist.

• Stelle sicher, dass die Software die Daten innerhalb der EU speichert und verarbeitet.

• Achte auf technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen des Anbieters.

• Berücksichtige das Schrems-II-Urteil bei der Auswahl deines Dienstleisters.

6. Preisangaben bei Produktwerbung

Wenn du in deinem Newsletter Produkte bewirbst, musst du die Vorschriften der Preisangabenverordnung (PAngV) einhalten. Diese Vorschriften garantieren, dass Verbraucher*innen die Preise transparent und korrekt dargestellt bekommen.

Gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 PAngV musst du den Gesamtpreis eines Produkts inklusive aller Steuern und sonstiger Preisbestandteile angeben. Das bedeutet, dass der Preis, den die Verbraucher*innen im Newsletter sehen, bereits alle anfallenden Kosten wie die Mehrwertsteuer enthalten muss.

Falls zusätzlich Liefer- oder Versandkosten anfallen, musst du dies klar und deutlich kommunizieren. Die Höhe dieser Kosten sollte entweder konkret angegeben sein oder es muss zumindest ein deutlicher Hinweis vorhanden sein, dass solche Kosten entstehen können. Transparenz ist hier das Schlüsselwort.

Für Produkte, die nach Gewicht, Volumen oder Fläche verkauft werden, musst du den Grundpreis angeben. Das bedeutet, du solltest neben dem Endpreis auch den Preis pro Mengeneinheit (z. B. pro Liter oder Kilogramm) anführen. Dies ermöglicht den Verbraucher*innen einen einfachen Preisvergleich.

Wenn du in deinem Newsletter mit Rabatten wirbst, musst du gemäß § 11 PAngV den vorherigen niedrigsten Preis der letzten 30 Tage angeben. Dies soll sicherstellen, dass die Verbraucher*innen den tatsächlichen Wert der Preisermäßigung nachvollziehen können und nicht durch irreführende Rabatte getäuscht werden.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Gib den Endpreis inklusive aller Steuern und sonstiger Preisbestandteile an.

• Weise klar und deutlich auf zusätzliche Liefer- oder Versandkosten hin.

• Nenne den Grundpreis für Produkte, die nach Mengeneinheiten verkauft werden.

• Bei Rabatten, gib den niedrigsten Preis der letzten 30 Tage an.

7. Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist erforderlich, wenn ein externer Anbieter für den Versand deines Newsletters personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen verarbeitet. Gemäß Art. 28 DSGVO muss dieser Vertrag abgeschlossen werden, um sicherzustellen, dass der Dienstleister die Daten nur im Rahmen der vertraglichen Vorgaben nutzt und DSGVO-konform verarbeitet. Der AVV regelt unter anderem, welche Daten verarbeitet werden, wie lange diese gespeichert bleiben und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden.

Viele Newsletter-Anbieter wie Rapidmail oder Brevo bieten elektronische Vertragsabschlüsse direkt in ihren Systemen an, was den Prozess erheblich vereinfacht. Sollten Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, musst du zusätzliche Schutzmaßnahmen implementieren, wie zum Beispiel Standardvertragsklauseln, um den Schutz der Daten gemäß den Anforderungen der DSGVO sicherzustellen.

Auf diese Punkte musst du achten:

• Schließe einen AVV mit deinem externen Dienstleister ab.

• Stelle sicher, dass der Vertrag die Verarbeitung der Daten, Speicherfristen und Sicherheitsmaßnahmen regelt.

• Nutze die Möglichkeit zum elektronischen Vertragsabschluss, wenn dein Anbieter dies anbietet.

• Implementiere zusätzliche Schutzmaßnahmen für die Datenübertragung in Drittländer.

Schritt-für-Schritt zum rechtssicheren Newsletter

Am Beispiel von GetResponse zeigen wir dir nun, wie du deine Newsletter für deine Zielgruppe ansprechend gestaltest und rechtssicher versendest. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Europa und legt größten Wert auf die Sicherheit deiner Kundendaten.

Du beginnst die Erstellung deines Newsletters in einer E-Mail-Vorlage deiner Wahl oder gestaltest diese ganz einfach selbst. Um deinen Newsletter rechtssicher aufzubereiten, musst du deinen Abonnent*innen mit jeder E-Mail die Möglichkeit bieten, sich vom Erhalt deiner Mails abzumelden. Dazu verlinkst du am besten im Footer deiner Vorlage einen Hinweis in Form von „Von diesem Newsletter abmelden“ sowie zu deiner Datenschutzerklärung und deinem Impressum. Das zeigt deinen Kund*innen, dass du seriös und verantwortungsvoll mit ihren Daten und Wünschen umgehst und keine Bedenken hast, deine Richtlinien transparent zu kommunizieren. Dies schafft wiederum Vertrauen und kann sich positiv auf deine Kundenbindung auswirken.

Dein Impressum solltest du nach diesem Muster aufbauen:

IMPRESSUM

Maxi Musterhaft

Alte Musterstr. 28b

12345 Velbert

Telefon: +49 (0) 1234 5678

E-Mail: info@mustergueltig.de

USt-IdNr: DE123456789

Falls sich einmal Kund*innen von deiner Mailingliste abmelden sollten, ist es wichtig, dass sie auch keine weiteren E-Mails mehr von dir erhalten, da sie sich sonst nicht ernst genommen fühlen und dein Unternehmen als nicht vertrauenswürdig einstufen. GetResponse stellt durch eien konsequente Listenhygiene sicher, dass Abonnent*innen, die sich vom Erhalt deines Newsletters abgemeldet haben, auch keine Mailings mehr von dir erhalten. Dadurch minimiert die Software das Risiko, dass deine Mails als Spam gekennzeichnet werden. Das ist wichtig, da sich diese negative Kennzeichnung im Laufe der Zeit negativ auf die Zustellrate deines Newsletters auswirken würde. Im Reiter Listenhygiene kannst du einsehen, welche Empfänger*innen ihre Newsletter-Einstellungen angepasst oder sich komplett abgemeldet haben.

Im nächsten Schritt solltest du auch der Anmeldung zu deinem Newsletter Beachtung schenken. Damit du deinen Kund*innen Mails mit deinem Content schicken darfst, müssen sie sich aktiv dafür anmelden. Indem du das Double-Opt-In-Verfahren für deine Newsletter nutzt, erhöhst du die Rechtssicherheit deines Newsletterversandes. Damit ist gemeint, dass deine Abonnent*innen ihre Anmeldung nochmal per Klick auf einen Link bestätigen. Die Nutzung von Double-Opt In ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, zeigt aber, dass du gewissenhaft handelst und du Wert darauf legst, dass deine Kund*innen deine News auch wirklich erhalten möchten. Hierzu musst du lediglich in deinen Listeneinstellungen die Schaltfläche „Zusätzliche Bestätigungen erfordern“ anklicken.

Wenn du in einem Newsletter auf eine Landingpage verlinkst, auf der du zum Beispiel einen Download anbietest oder ein besonderes Angebot ankündigst, solltest du darauf achten, dass du dein Impressum, deine Datenschutzerklärung sowie deine AGB in Footer der Landing Pages verlinkst. So können deine Kund*innen diese auch einsehen, wenn sie sich nicht auf deiner normalen Website befinden. Die Links hierfür kannst du ganz einfach im Editor von GetResponse erstellen und jederzeit anpassen, wenn dies notwendig sein sollte.

Sicherlich hast du schon einmal vom nächsten Tipp für den rechtssicheren Versand von Newsletter gehört: Der Hinweis auf Cookies. Genauer gesagt solltest du auf deiner Website auf deine Cookie Policy hinweisen. Diese enthält den Zweck, für den du Cookies speicherst, zum Beispiel als Sammlung von Informationen zu Werbezwecken. Außerdem gibst du die Funktionsdauer der Cookies an, die sich beispielweise über eine Session, zwei Tage oder drei Wochen erstreckt. Zusätzlich muss deine Policy auf einen möglichen Zugriff Dritter auf die gesetzten Cookies, zum Beispiel von deinen Partner*innen im Werbenetzwerk, hinweisen. Ein rechtssicheres Cookie Banner kannst du schnell und einfach im GetResponse Editor erstellen und aktivieren.

Wenn sich deine Kund*innen für den Empfang deiner Newsletter anmelden, müssen sie dir eine DSGVO-Einwilligung erteilen. Damit du diese nicht jedes Mal neu schreiben musst, kannst du deine Einwilligungstexte einmal erstellen, abspeichern und anschließend immer wieder zu deinen Anmeldeformularen hinzufügen.

Eine ausführliche Bestätigungsmail könntest du zum Beispiel so formulieren:

„Sehr geehrte Nutzer*in,

auf unserer Seite http://www.example.com haben wir soeben (Datum, Uhrzeit) eine Bestellung für unseren Newsletter mit Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten. Wenn Sie von der X GmbH in wöchentlichen Abständen Informationen rund um das Thema E-Mailmarketing per E-Mail erhalten möchten und hierzu unseren Newsletter bestellt haben, bestätigen Sie Ihre Bestellung bitte durch Klick auf den untenstehenden Link. Erst danach werden Sie in unseren Newsletter-Verteiler aufgenommen. Sie können sich jederzeit von unserem Newsletter abmelden, indem Sie z. B. eine E-Mail an abmeldung@example.com senden oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink anklicken. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns erhalten Sie HIER [Link zur Datenschutzerklärung].

Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletteranmeldung durch Klick auf den folgenden Link: http://www.example.com/bestätigungslink

Sollte die genannte Bestellung unseres Newsletters nicht von Ihnen stammen, bitten wir Sie diese Mail zu ignorieren.“

Wenn du in deinen Newslettern eine Personalisierung nutzen möchtest, musst du dir hierfür ebenfalls die Einwilligung deiner Kund*innen einholen. Dafür kannst du zum Beispiel diesen Mustertext nutzen und auf dein Unternehmen anpassen:

„Ich willige in den Erhalt eines, entsprechend meiner Interessen personalisierten, wöchentlichen Newsletters der X GmbH per E-Mail ein, der mich über ihre aktuellen Angebote im Bereich Fashion informiert. Für die Personalisierung werden z. B. meine Klicks auf Links im Newsletter und Warenbestellungen berücksichtigt. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die X GmbH finde ich HIER [LINK zu deiner Datenschutzerklärung].“

Wenn sich deine Kund*innen von deinem Newsletter abmelden möchten, kannst du ihnen einen Opt-Out-Link zusenden, um sicherzustellen, dass sie sich nicht versehentlich ausgetragen haben. Bitte beachte, dass die Abmeldung nicht zwingend durch eine E-Mail bestätigt werden muss. Es reicht nämlich vollkommen aus, wenn die Bestätigung durch deine Abonnent*innen im Browser-Fenster erfolgt. Falls du dich dennoch dazu entschließen solltest, darf diese E-Mail keine Form von Werbung enthalten, da dir genau dafür vorher die Einwilligung entzogen wurde. Du kannst stattdessen folgenden Text für eine Opt-Out-Mail nutzen:

„Sie erhalten diesen Newsletter aufgrund ihrer hierzu erteilten Einwilligung. Wenn Sie unseren Newsletter in Zukunft nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte HIER.“

 

Checkliste: So versendest du deinen Newsletter rechtssicher

Zum Abschluss fassen wir dir die wichtigsten Punkte noch einmal in einer kurzen Checkliste zusammen:

1. Hole die eindeutige Einwilligung der Empfänger*innen ein
2. Nutze das Double-Opt-In-Verfahren
3. Achte darauf, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt
4. Informiere klar über Inhalte und Unternehmen
5. Biete jederzeit eine einfache Widerrufsmöglichkeit an
6. Füge ein vollständiges Impressum ein
7. Gib den Namen und die Adresse des Unternehmens an
8. Beschreibe die Rechtsform und gebe Kontaktinformationen an
9. Platziere das Impressum in der Fußzeile
10. Füge einen leicht zugänglichen Abmeldelink in jede E-Mail ein
11. Stelle sicher, dass der Abmeldevorgang unkompliziert ist
12. Stelle sicher, dass du die Nutzungsrechte für alle verwendeten Inhalte hast
13. Überprüfe die Lizenzen und berücksichtige die Lizenzbedingungen
14. Nutze eine DSGVO-konforme Newsletter-Software
15. Speichere und verarbeite die Daten innerhalb der EU

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