Newsletter rechtssicher versenden: darauf kommt es an

Der Newsletter ist auch heute noch ein beliebtes Marketinginstrument durch das du mit deinen Interessent*innen in Kontakt treten kannst. Durch den gezielten Einsatz von E-Mails und Content, der deinen Kund*innen Mehrwert liefert, kannst du deine Umsätze steigern und deine Kundenbindung erhöhen. Dabei ist E-Mail-Marketing kostengünstig und effektiv.

Damit dabei alles korrekt abläuft, musst du einige rechtliche Vorgaben beachten, bevor du deinen Newsletter versendest. Einen großen Teil dieser Inhalte findest du in der Datenschutz-Grundverordnung, der DSGVO. Wir haben alle Vorgaben, die du umsetzen musst, um deinen Newsletter rechtssicher zu versenden für dich zusammengefasst und zeigen dir außerdem anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Content in die Postfächer deiner Kund*innen versendest.

Wie du deinen Newsletter rechtssicher versendest

Wenn wir dir einen Tipp mit auf den Weg zu deinem rechtssicheren Newsletter geben müssten, würde dieser lauten: Beachte stets die DSGVO. Aber was bedeutet das genau? Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet und hat seit 2018 Gültigkeit in der Europäischen Union, Island, Liechtenstein und Norwegen. Sie umfasst die Erhebung, Verarbeitung und den Austausch von Daten. Wer gegen die Regelungen der DSGVO verstößt, macht sich strafbar – im schlimmsten Fall können Bußgelder von bis zu 4 Prozent deines Jahresumsatzes erlassen werden. Damit dir dies nicht passiert, haben wir dir alle wichtigen DSGVO-Regeln zusammengefasst, sodass du deine Newsletter immer rechtssicher versendest.

• Bau dein Formular rechtssicher auf: Der rechtssichere Versand deines Newsletters beginnt schon mit deinem Anmeldeformular. Hier gibt es ein paar Dinge zu beachten. Du kannst bei der Anmeldung alle möglichen Daten deiner Kund*innen abfragen. Das einzige Pflichtfeld sollte aber die E-Mail-Adresse sein, da du nur diese zwingend für den Versand benötigst. Alle anderen Eingaben sind freiwillig. Weise deine Kund*innen außerdem darauf hin, wozu du die gesammelten Daten nutzt. Dies kannst du zum Beispiel durch einen kurzen Satz „Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen den Newsletter für Firma XYZ zuzusenden“ erledigen. Im gleichen Zug solltest du die Häufigkeit des Mailversandes erwähnen und mit welcher Software der Versand erfolgt.

• Nutze einen klaren Absender: In deinem Anmeldeformular zum Newsletter solltest du klar zeigen, wer Absender*in der E-Mails ist. Hier genügt der Name deines Unternehmens. Wenn du möchtest, kannst du auch noch das Logo einbinden. Die Hauptsache ist, dass deine Kund*innen die Absenderadresse klar zuordnen können.

• Versende Newsletter nur nach Einwilligung: Da der Versand eines Newsletters als werbliche Kommunikation gilt, darfst du diesen ausschließlich nach der ausdrücklichen Einwilligung deiner Kund*innen versenden. Ansonsten verstößt du gegen § 7 Abs. 2 Nr. 3 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Zudem müssen sich deine Abonnentinnen aktiv und freiwillig für den Empfang entscheiden.

• Binde dein Impressum ein: Da es sich bei deinem Newsletter um ein eigenständiges Medium im Sinne des Telemediengesetzes handelt, greift für ihn auch die Impressumspflicht. Integriere es am besten direkt in deinen Newsletter. Es muss deinen Namen und Vornamen, die Rechtsform deines Unternehmens sowie dessen Adresse und die Handelsregisterangaben enthalten und sollte identisch zum Impressum deiner Website sein.

• Verlinke deine Datenschutzerklärung: Deine Abonnent*innen müssen bei der Anmeldung deinen Datenschutzbestimmungen zustimmen. Daher solltest du diese jederzeit transparent für sie zugänglich machen. Verlinke sie im Footer jedes Newsletters und auf deiner Website.

• Ermögliche immer eine Abmeldung: Wer sich einmal angemeldet hat, der muss bleiben – falsch! Du musst deinen Kund*innen die Möglichkeit geben, sich jederzeit von deinem Newsletter abzumelden. Darauf kannst du auch schon im Anmeldeformular zu deinem Newsletter hinweisen, sodass deine Kund*innen wissen, dass du deine E-Mails rechtssicher versendest.

• Nutze Double Opt-In: Bei der Zustimmung zum Newsletter gilt die Devise „Doppelt hält besser“. Mit dem Double Opt-In erhalten deine Abonnent*innen nach der Anmeldung über dein Anmeldeformular eine E-Mail. In dieser müssen sie einen Link anklicken und damit bestätigen, dass sie deine Nachrichten auch wirklich erhalten wollen.

• Sorge für einen Nachweis der erteilten Einwilligungen: Für den Fall, dass es zu Streitigkeiten kommen sollte, weil Kund*innen deinen Newsletter erhalten, musst du beweisen, dass sie sich aktiv für diesen eingetragen haben. Diese Beweislast ergibt sich aus § 7 UWG und Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Am besten kannst du die Einwilligung durch das Double Opt-In Verfahren dokumentieren.

• Beachte Nutzungsrechte: Wenn du Bilder in deinem Newsletter verwendest, um diesen aufzuwerten, musst du diese Nutzungsrechte legal erwerben. Nur wenn du eine entsprechende Lizenzgebühr gezahlt hast, darfst du die Bilder rechtssicher nutzen.

• Gib korrekte Preise an: Wenn du Produkte oder Dienstleistungen in deinen Newslettern bewirbst, musst du gemäß Preisangabenverordnung die korrekten Preise angeben und aufzeigen, wenn zusätzliche Liefer- und Versandkosten anfallen können. Ebenfalls muss für deine Kund*innen ersichtlich sein, ob der ausgewiesene Preis die MwSt. enthält.

• Schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab: Wenn du Leistungen an externe Dienstleister*innen auslagern solltest, musst du mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, da deine Partner*innen gegebenenfalls Trackingdienste nutzen und eine Weitergabe von Kundendaten an Dritte erfolgt.

Bei der Auswahl deiner E-Mail-Marketing-Software solltest du außerdem darauf achten, dass das vertreibende Unternehmen seinen Sitz in Europa hat, da dort dieselben Gesetze zum Tragen kommen. Hierunter fällt auch die DSGVO.

Eine Ausnahme von der Pflicht zu Einwilligung zum Newsletter-Empfang besteht, wenn die Bedingungen des § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sind. Dies ist der Fall, wenn dir Kund*innen ihre E-Mail-Adresse im Kontext eines Kaufes erteilt haben, du ihre Adresse bereits für ähnliche Werbezwecke versendest, sie der Verwendung nicht widersprochen haben und du schon bei der Erhebung der E-Mail-Adresse darauf hingewiesen hast, dass der Verwendung jederzeit widersprochen werden kann.

In diesen Schritten versendest du deinen Newsletter rechtssicher

Am Beispiel von GetResponse zeigen wir dir nun, wie du deine Newsletter für deine Zielgruppe ansprechend gestaltest und rechtssicher versendest. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Europa und legt größten Wert auf die Sicherheit deiner Kundendaten.

Du beginnst die Erstellung deines Newsletters in einer E-Mail-Vorlage deiner Wahl oder gestaltest diese ganz einfach selbst. Um deinen Newsletter rechtssicher aufzubereiten, musst du deinen Abonnent*innen mit jeder E-Mail die Möglichkeit bieten, sich vom Erhalt deiner Mails abzumelden. Dazu verlinkst du am besten im Footer deiner Vorlage einen Hinweis in Form von „Von diesem Newsletter abmelden“ sowie zu deiner Datenschutzerklärung und deinem Impressum. Das zeigt deinen Kund*innen, dass du seriös und verantwortungsvoll mit ihren Daten und Wünschen umgehst und keine Bedenken hast, deine Richtlinien transparent zu kommunizieren. Dies schafft wiederum Vertrauen und kann sich positiv auf deine Kundenbindung auswirken.

Dein Impressum solltest du nach diesem Muster aufbauen:

IMPRESSUM

Maxi Musterhaft

Alte Musterstr. 28b

12345 Velbert

Telefon: +49 (0) 1234 5678

E-Mail: info@mustergueltig.de

USt-IdNr: DE123456789

Falls sich einmal Kund*innen von deiner Mailingliste abmelden sollten, ist es wichtig, dass sie auch keine weiteren E-Mails mehr von dir erhalten, da sie sich sonst nicht ernst genommen fühlen und dein Unternehmen als nicht vertrauenswürdig einstufen. GetResponse stellt durch eien konsequente Listenhygiene sicher, dass Abonnent*innen, die sich vom Erhalt deines Newsletters abgemeldet haben, auch keine Mailings mehr von dir erhalten. Dadurch minimiert die Software das Risiko, dass deine Mails als Spam gekennzeichnet werden. Das ist wichtig, da sich diese negative Kennzeichnung im Laufe der Zeit negativ auf die Zustellrate deines Newsletters auswirken würde. Im Reiter Listenhygiene kannst du einsehen, welche Empfänger*innen ihre Newsletter-Einstellungen angepasst oder sich komplett abgemeldet haben.

Im nächsten Schritt solltest du auch der Anmeldung zu deinem Newsletter Beachtung schenken. Damit du deinen Kund*innen Mails mit deinem Content schicken darfst, müssen sie sich aktiv dafür anmelden. Indem du das Double-Opt-In-Verfahren für deine Newsletter nutzt, erhöhst du die Rechtssicherheit deines Newsletterversandes. Damit ist gemeint, dass deine Abonnent*innen ihre Anmeldung nochmal per Klick auf einen Link bestätigen. Die Nutzung von Double-Opt In ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, zeigt aber, dass du gewissenhaft handelst und du Wert darauf legst, dass deine Kund*innen deine News auch wirklich erhalten möchten. Hierzu musst du lediglich in deinen Listeneinstellungen die Schaltfläche „Zusätzliche Bestätigungen erfordern“ anklicken.

Wenn du in einem Newsletter auf eine Landingpage verlinkst, auf der du zum Beispiel einen Download anbietest oder ein besonderes Angebot ankündigst, solltest du darauf achten, dass du dein Impressum, deine Datenschutzerklärung sowie deine AGB in Footer der Landing Pages verlinkst. So können deine Kund*innen diese auch einsehen, wenn sie sich nicht auf deiner normalen Website befinden. Die Links hierfür kannst du ganz einfach im Editor von GetResponse erstellen und jederzeit anpassen, wenn dies notwendig sein sollte.

Sicherlich hast du schon einmal vom nächsten Tipp für den rechtssicheren Versand von Newsletter gehört: Der Hinweis auf Cookies. Genauer gesagt solltest du auf deiner Website auf deine Cookie Policy hinweisen. Diese enthält den Zweck, für den du Cookies speicherst, zum Beispiel als Sammlung von Informationen zu Werbezwecken. Außerdem gibst du die Funktionsdauer der Cookies an, die sich beispielweise über eine Session, zwei Tage oder drei Wochen erstreckt. Zusätzlich muss deine Policy auf einen möglichen Zugriff Dritter auf die gesetzten Cookies, zum Beispiel von deinen Partner*innen im Werbenetzwerk, hinweisen. Ein rechtssicheres Cookie Banner kannst du schnell und einfach im GetResponse Editor erstellen und aktivieren.

Wenn sich deine Kund*innen für den Empfang deiner Newsletter anmelden, müssen sie dir eine DSGVO-Einwilligung erteilen. Damit du diese nicht jedes Mal neu schreiben musst, kannst du deine Einwilligungstexte einmal erstellen, abspeichern und anschließend immer wieder zu deinen Anmeldeformularen hinzufügen.

Eine ausführliche Bestätigungsmail könntest du zum Beispiel so formulieren:

„Sehr geehrte Nutzer*in,

auf unserer Seite http://www.example.com haben wir soeben (Datum, Uhrzeit) eine Bestellung für unseren Newsletter mit Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten. Wenn Sie von der X GmbH in wöchentlichen Abständen Informationen rund um das Thema E-Mailmarketing per E-Mail erhalten möchten und hierzu unseren Newsletter bestellt haben, bestätigen Sie Ihre Bestellung bitte durch Klick auf den untenstehenden Link. Erst danach werden Sie in unseren Newsletter-Verteiler aufgenommen. Sie können sich jederzeit von unserem Newsletter abmelden, indem Sie z. B. eine E-Mail an abmeldung@example.com senden oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink anklicken. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns erhalten Sie HIER [Link zur Datenschutzerklärung].

Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletteranmeldung durch Klick auf den folgenden Link: http://www.example.com/bestätigungslink

Sollte die genannte Bestellung unseres Newsletters nicht von Ihnen stammen, bitten wir Sie diese Mail zu ignorieren.“

Wenn du in deinen Newslettern eine Personalisierung nutzen möchtest, musst du dir hierfür ebenfalls die Einwilligung deiner Kund*innen einholen. Dafür kannst du zum Beispiel diesen Mustertext nutzen und auf dein Unternehmen anpassen:

„Ich willige in den Erhalt eines, entsprechend meiner Interessen personalisierten, wöchentlichen Newsletters der X GmbH per E-Mail ein, der mich über ihre aktuellen Angebote im Bereich Fashion informiert. Für die Personalisierung werden z. B. meine Klicks auf Links im Newsletter und Warenbestellungen berücksichtigt. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die X GmbH finde ich HIER [LINK zu deiner Datenschutzerklärung].“

Wenn sich deine Kund*innen von deinem Newsletter abmelden möchten, kannst du ihnen einen Opt-Out-Link zusenden, um sicherzustellen, dass sie sich nicht versehentlich ausgetragen haben. Bitte beachte, dass die Abmeldung nicht zwingend durch eine E-Mail bestätigt werden muss. Es reicht nämlich vollkommen aus, wenn die Bestätigung durch deine Abonnent*innen im Browser-Fenster erfolgt. Falls du dich dennoch dazu entschließen solltest, darf diese E-Mail keine Form von Werbung enthalten, da dir genau dafür vorher die Einwilligung entzogen wurde. Du kannst stattdessen folgenden Text für eine Opt-Out-Mail nutzen:

„Sie erhalten diesen Newsletter aufgrund ihrer hierzu erteilten Einwilligung. Wenn Sie unseren Newsletter in Zukunft nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte HIER.“

Newsletter, die beiden Seiten Freude machen

Auch wenn die Beachtung von datenschutzrechtlichen Vorgaben erst einmal wie eine unüberwindbare Hürde erscheinen mögen, so kannst du sie mit der richtigen E-Mail-Marketing-Software im Handumdrehen umsetzen. Sie unterstützt dich dabei, alle wichtigen Punkte für dein E-Mail-Marketing zu bedenken, sodass du dich auf den Content deiner Mails konzentrieren und echte Mehrwerte für deine Kund*innen schaffen kannst. So profitieren beide Seiten von gut aufbereiteten und rechtssicheren E-Mails und deine Kund*innen werden sich sicherlich schnell von deinen Angeboten begeistern lassen.