DSGVO im E-Mail-Marketing – so agierst du rechtssicher
Erfahre alles über die Anforderungen der DSGVO im E-Mail-Marketing und wie du sie mit Hilfe der passenden Software rechtssicher umsetzt
- Die zentralen Aspekte der DSGVO
- Wie wirkt sich die DSGVO aufs E-Mail-Marketing aus?
- Herausforderungen bei der Einhaltung der DSGVO
- So hilft dir rapidmail, die DSGVO im E-Mail-Marketing umzusetzen
- Fazit: DSGVO muss kein Pain Point sein!
Das Thema DSGVO ist im E-Mail-Marketing für viele Marketer*innen immer wieder eine Herausforderung. Abmahnungen und hohe Bußgelder können schnell drohen, wenn du die komplexen gesetzlichen Anforderungen nicht einhältst. Gleichzeitig möchtest du natürlich deine E-Mail-Kampagnen so effektiv wie möglich gestalten. In diesem Artikel zeigen wir dir deshalb die zentralen Aspekte der DSGVO, die für dein E-Mail-Marketing relevant sind. Außerdem erklären wir dir, wie du sie mit der passenden Software problemlos erfüllen kannst.
Wie immer bei juristischen Themen gilt: Dieser Artikel ersetzt keine fachliche Beratung, sondern dient als thematische Übersicht. Bei spezifischen Fragen solltest du Datenschutz-Expert*innen oder Anwält*innen hinzuziehen.
Die zentralen Aspekte der DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Regelung, die den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union sicherstellen soll. Sie regelt, wie Unternehmen Daten erheben, verarbeiten und speichern dürfen und gewährleistet, dass die Rechte der betroffenen Personen respektiert werden.
Kernpunkte der DSGVO
Einwilligung zur Datenverarbeitung: Vor der Verarbeitung personenbezogener Daten muss eine ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person vorliegen.
Transparenzpflicht: Unternehmen müssen klar und verständlich darüber informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck erheben.
Informationspflicht: Betroffene Personen müssen über ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung informiert werden.
Sicherheitsvorkehrungen: Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die Daten vor unbefugtem Zugang und Missbrauch zu schützen.
Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung: Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten zu erhalten, diese zu berichtigen oder löschen zu lassen.
Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie für den jeweiligen Zweck notwendig sind.
Zeitliche Begrenzung der Datenspeicherung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Seit wann gilt die DSGVO und für wen ist sie relevant?
Die DSGVO ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten und gilt in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie betrifft dadurch alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürger*innen verarbeiten, unabhängig davon, ob das Unternehmen seinen Sitz in der EU hat oder nicht. Das bedeutet, dass auch internationale Unternehmen, die Dienstleistungen oder Produkte in der EU anbieten, die Bestimmungen der DSGVO einhalten müssen.
Bezug zum E-Mail-Marketing
Selbstverständlich gelten die Vorgaben der DSGVO auch im E-Mail-Marketing. Hier kommen viele Aspekte der Verordnung zum Tragen, wie etwa die Einholung der Einwilligung für den Versand von Newslettern, die transparente Information über die Datenverarbeitung und die Sicherstellung der Rechte der Empfänger*innen. In den folgenden Abschnitten betrachten wir die wichtigsten Anforderungen der DSGVO speziell im Kontext des E-Mail-Marketings – damit du weißt, worauf du achten musst, um rechtssicher zu agieren.
Wie wirkt sich die DSGVO aufs E-Mail-Marketing aus?
Die DSGVO bringt eine Vielzahl von Anforderungen mit sich, die du im E-Mail-Marketing beachten musst. Die wichtigsten Berührungspunkte sind:
Notwendigkeit zur Einwilligung
Vor dem Versand von Newslettern musst du eine explizite Einwilligung der Empfänger*innen einholen. Das bedeutet, dass die Zustimmung aktiv erteilt werden muss (z. B. durch das Setzen eines Häkchens). Hier ist beispielsweise das Double-Opt-in-Verfahren (DOI) üblich, bei dem die E-Mail-Adresse zusätzlich über eine Bestätigungs-E-Mail verifiziert wird, und das viele Datenschutzbehörden empfehlen.
Datenschutzhinweise
Bereits bei der Anmeldung zu deinem Newsletter musst du deine Empfänger*innen umfassend darüber informieren, welche Daten du erhebst und wofür du sie nutzt. Diese Datenschutzhinweise müssen klar und verständlich gestaltet sein, sodass jede*r nachvollziehen kann, was mit den persönlichen Daten geschieht.
Vorgaben für Newsletter-Anmeldungen
Beim Anmeldeprozess für deinen Newsletter solltest du darauf achten, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt. Zudem muss die Anmeldung dokumentiert werden. Auch hier spielt das Double-Opt-in-Verfahren eine wichtige Rolle. Die Anmeldung selbst sollte zudem so gestaltet sein, dass das Kopplungsverbot beachtet wird. Das bedeutet, dass der Zugang zu anderen Leistungen nicht von der Newsletter-Anmeldung abhängig gemacht werden darf.
Unzulässigkeit von „Kopplungsgeschäften“
Das Kopplungsverbot besagt, dass der Erhalt eines Newsletters nicht an die Zustimmung zu anderen, nicht verwandten Dienstleistungen gekoppelt werden darf. Beispielsweise darfst du die Teilnahme an einem Gewinnspiel nicht davon abhängig machen, ob jemand deinen Newsletter abonniert.
Auftragsverarbeitungsverträge
Wenn du externe Dienstleister für dein E-Mail-Marketing nutzt, musst du mit diesen sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abschließen. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien im Hinblick auf den Datenschutz und stellt sicher, dass auch der Dienstleister die Vorgaben der DSGVO einhält.
Technische Vorgaben zur Datenspeicherung und -verarbeitung
Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden. Das bedeutet unter anderem, dass Server innerhalb der EU beziehungsweise in einem Land mit entsprechendem Datenschutzniveau stehen müssen. Achte also darauf, dass dein E-Mail-Marketing-Dienstleister diese Anforderungen ans DSGVO-konforme Hosting erfüllt.
Transparenz und Kommunikation
Du musst deine Empfänger*innen immer klar und transparent darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck gesammelt und wie diese verarbeitet werden. Diese Informationen sollten in deiner Datenschutzerklärung leicht zugänglich und verständlich formuliert sein.
Widerrufsrecht und Recht auf Vergessenwerden
Die Empfänger*innen deines Newsletters müssen jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zu widerrufen und sich von deinem Verteiler abzumelden. Zudem haben sie das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Vergessenwerden). Das bedeutet, dass du sicherstellen musst, dass Daten gelöscht oder anonymisiert werden, sobald du sie nicht mehr benötigst oder der*die Betroffene dies verlangt.
Herausforderungen bei der Einhaltung der DSGVO
Du siehst also: Bei der DSGVO gibt es einiges zu beachten. Und tatsächlich stellt die Einhaltung der Verordnung viele Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen:
Komplexität der gesetzlichen Anforderungen
Die DSGVO bringt eine Vielzahl von Regularien und Anforderungen mit sich, die es zu verstehen und korrekt umzusetzen gilt. Und wie es nun mal bei Gesetzestexten so ist, sind diese nicht immer für Laien verständlich formuliert. Dies bedeutet, dass sowohl rechtliches Fachwissen als auch spezifisches Know-how im Bereich Datenschutz erforderlich sind. Diese Komplexität kann gerade für kleinere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung eine große Hürde darstellen.
Technologische Herausforderungen
Die Integration notwendiger Datenschutzfunktionen in bestehende Systeme und Tools erfordert oft technische Anpassungen und Investitionen. Dies betrifft beispielsweise das Management von Einwilligungen, die Verschlüsselung von Daten und die sicheren Speichermöglichkeiten. Hier stoßen Unternehmen häufig auf technologische Barrieren, die nur mit entsprechendem IT-Know-how und Ressourcen überwunden werden können.
Ressourcenaufwand
Der Aufwand, der betrieben werden muss, um die DSGVO im E-Mail-Marketing vollständig umzusetzen, ist erheblich. Dies betrifft sowohl den Zeitaufwand für die Anpassungen als auch die finanziellen Mittel, die z. B. für die Anschaffung von Serverhardware benötigt werden, die den hohen Datenschutzanforderungen entspricht. Auch die Schulung von Mitarbeiter*innen stellt einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar.
Erfassung und Verwaltung von Einwilligungen
Ein zentrales Element der DSGVO ist die Nachweis- und Dokumentationspflicht von Einwilligungen zur Dateverarbeitung. Hierfür sind Systeme und Prozesse erforderlich, die diese Aufgaben zuverlässig übernehmen können, wie z. B. die Implementierung des Double-Opt-in-Verfahrens.
Kontinuierliche Anpassung
Die Datenschutzlandschaft ist dynamisch und Änderungen in der Gesetzgebung sind nicht selten. Dies bedeutet, dass Unternehmen kontinuierlich ihre Prozesse und Systeme anpassen müssen, um weiterhin DSGVO-konform zu agieren. Diese stetigen Anpassungen können sehr aufwändig sein und dazu führen, dass Prozesse regelmäßig überprüft und aktualisiert werden müssen.
Angesichts dieser zahlreichen Herausforderungen bei der Einhaltung der DSGVO stellt sich die berechtigte Frage: Wie kannst du all diese Hürden bewältigen, ohne dabei den Überblick zu verlieren und unnötig viele Ressourcen zu investieren? Die gute Nachricht ist, dass es ein Tool gibt, das dir all diese Aufgaben abnimmt und dein E-Mail-Marketing nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient macht.
So hilft dir rapidmail, die DSGVO im E-Mail-Marketing umzusetzen
rapidmail ist ein E-Mail-Marketing-Tool aus Deutschland, das Unternehmen bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern unterstützt. Das Besondere an rapidmail ist, dass sämtliche Funktionen und Prozesse vollständig DSGVO-konform gestaltet sind. So kannst du dich ganz auf dein E-Mail-Marketing konzentrieren, ohne dir Sorgen um die Richtlinien im Datenschutz machen zu müssen.
Zentrale Features von rapidmail
100 % DSGVO-konform: rapidmail legt großen Wert auf den Datenschutz und erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO. Dies bedeutet, dass alle Abläufe und Funktionen so gestaltet sind, dass sie automatisch die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Server in Deutschland: Die Speicherung aller Kontaktdaten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Dies gewährleistet nicht nur eine hohe Datensicherheit, sondern erfüllt auch die strengen Kriterien der DSGVO hinsichtlich des Serverstandorts.
Newsletter-Anmeldeformulare: Die Anmeldeformulare von rapidmail sind so gestaltet, dass sie automatisch das Double-Opt-in-Verfahren nutzen und alle nötigen Datenschutzhinweise enthalten. Dadurch ist sichergestellt, dass nur jene Interessent*innen deine Newsletter erhalten, die sich auch tatsächlich angemeldet haben.
Datenschutz-Hinweise sind mit rapidmail schnell erledigt.
Einfacher AV-Vertrag: Mit rapidmail kannst du den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag schnell und unkompliziert in deinem Nutzerkonto abschließen.
Der AVV ist in rapidmail mit wenigen Klicks abgeschlossen.
Automatischer Abmeldelink: Jeder mit rapidmail erstellte Newsletter enthält automatisch einen Abmeldelink. Das ermöglicht deinen Empfänger*innen, sich jederzeit unkompliziert vom Newsletter abzumelden, wodurch du automatisch die Vorgaben bezüglich des Widerrufsrechts erfüllst.
„Recht auf Vergessenwerden“-Funktion: Auf Wunsch der Empfänger*innen kannst du deren Kontaktdaten mit einem Klick DSGVO-konform löschen.
DSGVO-konform Empfänger*innen zu bearbeiten oder komplett zu vergessen ist mit rapidmail kein Problem.
Kein Versand an gekaufte E-Mail-Adressen: rapidmail erlaubt den Versand nur an E-Mail-Adressen, für die eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Neue Kundenkonten werden erst nach einer Prüfung der Empfängerlisten durch das Support-Team freigeschaltet.
Mit einer verifizierten Empfängerliste bist du immer auf der sicheren Seite.
Zusammenarbeit mit Datenschutz-Expert*innen: rapidmail arbeitet eng mit Datenschutz-Expert*innen von Keyed zusammen, um sicherzustellen, dass alle Technologien und Prozesse stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Kostenloser Mustertext für Datenschutzerklärung: rapidmail stellt dir einen kostenlosen Mustertext für die Datenschutzerklärung zur Verfügung. Diesen Text kannst du für die Anmeldeformulare verwenden, um dich direkt rechtlich abzusichern.
Durch diese Features bietet dir rapidmail ein umfassendes Paket, das dir dabei hilft, dein E-Mail-Marketing DSGVO-konform zu gestalten und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen.
Fazit: DSGVO muss kein Pain Point sein!
Die DSGVO im E-Mail-Marketing zu erfüllen, kann auf den ersten Blick wie eine große Herausforderung wirken. Doch mit dem richtigen Tool an deiner Seite – wie z. B. rapidmail – kannst du viele dieser Hürden mühelos meistern. Von der Einwilligungserfassung über die Speicherung der Daten in Deutschland bis hin zur automatischen Integration von Datenschutzhinweisen und Abmeldelinks – rapidmail unterstützt dich umfassend und hält dir den Rücken frei. So kannst du dich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren: rechtssicheres und erfolgreiches E-Mail-Marketing. Neugierig geworden? Noch mehr Informationen und Bewertungen von verifizierten Nutzer*innen findest du auf der Profilseite von rapidmail auf OMR Reviews!
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
