Sendungsverfolgung Anbieter & Software Vergleich

Shipment-Tracking-Software-Definition: Was ist Sendungsverfolgung-Software?

Shipment-Tracking-Software – oder auf Deutsch Sendungsverfolgung-Software – tut genau das, was ihr Name vermuten lässt: Sie ermöglicht es, Lieferungen von verkauften bzw. gekauften Produkten zu verfolgen. Im Fokus solcher Programme stehen vor allem größere E-Commerce-Unternehmen. Aber auch kleinere Betriebe, die Waren im Internet anbieten und schließlich über einen oder mehrere Versanddienstleister an ihre Kund:innen verschicken, können profitieren. Die Tracking-Daten aller jeweils relevanten Zusteller laufen hier auf einer zentralen Plattform zusammen und werden dann an die jeweiligen Empfänger:innen weitergeleitet. Hauptziel ist es, letztere möglichst lückenlos auf dem Laufenden zu halten.

Exkurs: Der Unterschied zwischen Sendungsverfolgung-Software und Track-and-Trace-Software-Solutions

Die Funktionsweise bzw. die Grundintention von Shipment-Tracking-Software und Track-and-Trace-Software sind praktisch identisch. Beide bieten Betrieben die Chance, ihre Kund:innen (bestenfalls) kleinteilig über den Versandstatus einzelner Waren zu informieren.

Software für die Sendungsverfolgung richtet sich jedoch vornehmlich an B2C-Unternehmen. Wohingegen Track-and-Trace-Programme den B2B-Commerce fokussieren. Letztere bieten B2B-Kund:innen Transparenz entlang der gesamten Lieferkette - gegebenenfalls weltweit: von der Produktion und der Kommissionierung über die Verladung sowie Umschläge an Lagern, Häfen, Flugplätzen etc. bis hin zur Zustellung. Hier wird nicht nur der Versand, sondern der gesamte Lieferprozess (auch inhouse) getrackt.

Da die Prozesse ähnlich sind, werden die Begriffe „Shipment-Tracking-Software“ und „Track-and-Trace-Software“ häufig synonym verwendet. Wenn Verantwortliche, die nach einer B2C-Versand-Tracking-Lösung suchen, online „Track-and-Trace-Software“ eingeben, werden sie allerdings schnell merken, dass viele der Ergebnisse nicht ganz zu ihrem Anliegen passen.

Weshalb sollten Unternehmen Shipment-Tracking-Software einsetzen?

Das Angebot von Qualitätsprodukten ist für (E-)Commerce-Erfolge unerlässlich. In den letzten Jahren haben sich die Prioritäten typischer Kund:innen jedoch etwas verschoben. Hochwertige Waren nehmen immer noch eine besondere Stellung für den Umsatz ein. Das Gesamterlebnis beim Kauf ist inzwischen für viele Menschen aber ebenso wichtig wie das Produkt selbst. Rund 86 Prozent der Verbraucher:innen sind laut internationaler Studien bereit, mehr für einen Artikel von einem Unternehmen zu bezahlen, das ein hervorragendes Einkaufserlebnis bietet.

Die Kaufentscheidung oder vielmehr die Customer-Journey erstreckt sich dabei vom ersten Kontakt mit einer Marke über die Beratung durch Online-Content und den Kundenservice bis hin zum Versand und zur Lieferung. Letztere beiden Faktoren werden von vielen Betrieben nach wie vor eher stiefmütterlich behandelt. Das ist allerdings ein Fehler, denn sie können das Einkaufserlebnis tatsächlich erheblich beeinflussen. Eine Sendungsverfolgung vermittelt an dieser Stelle Transparenz, Vertrauen und Planungssicherheit.

Knapp 25 Prozent aller Online-Einkäufer:innen geben an, dass sie mit hoher Wahrscheinlichkeit erneut bei einer Marke einkaufen, die ein gutes Shipment-Tracking bietet. Für viele Käufer:innen ist es demgemäß essenziell, nicht im Ungewissen gelassen zu werden, was mit ihren Waren auf dem Versandweg geschieht. Die Möglichkeiten, den Tag entsprechend zu planen, ohne Termine und Aufgaben zu verschieben, weil sie auf ihr Paket warten müssen, und zudem keine intransparenten Sendungsverluste mehr hinnehmen zu müssen, schätzen viele Kund:innen so sehr, dass sie mit erhöhter Wahrscheinlichkeit zu Wiederkäufer:innen werden.

Die Sendungsverfolgung ist somit ein zentrales Mittel für Euch, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Entsprechende Voraussetzungen zu gewährleisten, ist aber leichter gesagt als getan. Alleine der Fakt, dass viele Unternehmen verschiedene Versender für die (länderübergreifende) Logistik als Partner haben, erschwert die Sache massiv. Versanddienstleister von heute bieten zwar normalerweise schon von sich aus Tracking-Möglichkeiten. Diese zweckmäßig an Kund:innen zu vermitteln, ist jedoch eine Herausforderung. Nicht zuletzt sind die Sendungsverfolgungs-Lösungen von Paketdiensten und Speditionen oft nur wenig ansehnlich und nutzerfreundlich.

Hier kommt nun die Sendungsverfolgung-Software ins Spiel. Sie lässt Euch alle Tracking-Informationen der einzelnen Versender an einem zentralen Ort verwalten und weitergeben. Für die Übermittlung können individuell gestaltete und gebrandete E-Mails, SMS und/oder Webseiten verwendet werden. Der Prozess des Shipment-Trackings wird für alle Seiten effizienter und erhöht die Chancen für Euch, von oben genannten Benefits zu profitieren.

Wie funktioniert Software zum Tracking von Sendungen?

Shipment-Tracking-Software beginnt mit ihrer Arbeit, sobald eine Sendung auf den Weg gebracht wird. Das Produkt bzw. das entsprechende Paket wird vom zuständigen Versandunternehmen mit einer Referenznummer in Form eines Barcodes versehen. Dieser befindet sich normalerweise auf einem Etikett, das natürlich nicht unbedingt vom Versender selbst, sondern vom Unternehmen, welches die jeweilige Ware verkauft, aufgebracht wird.

Der Barcode und dessen Nummer machen es möglich, die Sendung auf ihrem gesamten Weg zu verfolgen. An bestimmten Logistikpunkten werden die Codes auf ihrer Reise gescannt. Die damit festgehaltenen Informationen zu Standort, Uhrzeit und Datum gelangen damit in eine Datenbank, die wiederum von den künftigen Empfänger:innen der Lieferungen mittels Tracking-Nummern direkt über den Versender bzw. normalerweise dessen Website abgefragt werden können. So wissen jene, wo die einzelnen Sendungen zu welchem Zeitpunkt sind. Es ist zudem möglich, dass Kund:innen automatisch Benachrichtigungen zu wichtigen Ereignissen während der Lieferung bekommen.

Als ungünstig erweist sich hier, dass jeder Zulieferer sein eigenes System mit eigenem Wording, eigener Usability und eigenem Design hat. Die Informationen zum Status und Verbleib der Sendungen werden ebenfalls auf unterschiedliche Weise übermittelt.

Eine Shipment-Tracking-Lösung ist nun mit den Systemen diverser Versanddienstleister verbunden. Sie kann alle Versandinformationen abfragen und ermöglicht ihren Nutzer:innen eine individuelle Weiterverarbeitung dieser. Es besteht zum Beispiel die Chancen, Updates auf einer speziellen, gebrandeten Webseite abzubilden oder eigene, persönliche Informations-E-Mails zu generieren sowie automatisiert auszuspielen. Die Maßnahmen sind stets im gleichen Stil auszurichten und markenbezogen aufzubauen – egal, welcher Versender die Lieferung übernimmt.

Welche Vor- und Nachteile bietet Shipment-Tracking-Software?

Sendungsverfolgung-Software vereinheitlicht Tracking-Prozesse über mehrere Versender hinweg, sorgt dabei für einen konsistenten Markenauftritt und lässt Euch die Usability des Trackings für ihre Kund:innen verbessern. Das sind zweifelsohne gewichtige Vorteile. Was vor deren Hintergrund noch für den Einsatz eines Shipment-Tracking-Tools spricht, ist im Folgenden zusammengefasst.

• Kundenerwartungen erfüllen: Eine gute Sendungsverfolgung-Software kann das Kundenerlebnis erheblich verbessern. Käufer:innen erhalten in Echtzeit einen Überblick darüber, wo sich ihre Pakete in der Vertriebskette befinden. Wenn beispielsweise Produkte international bestellt werden, kann das Verfolgungssystem Informationen über die Zollabfertigung, das Verlassen des Herkunftslands, das voraussichtliche Ankunftsdatum und den Status des Pakets zu jedem beliebigen Zeitpunkt liefern.

• Langfristige Kundenbeziehungen forcieren: Wenn sich Kund:innen darauf verlassen können, dass eine Plattform für die Sendungsverfolgung verlässlich korrekte Sendungsinformationen liefert, führt das dazu, dass sich jene gut betreut fühlen. Daraus ergibt sich wiederum eine erhöhte Chance, dass Käufer:innen zu Wiederkäufer:innen werden.

• Transparenz gewährleisten: Schnelle, sichere Lieferungen preisen heute alle Commerceler:innen an. Diese Versprechen zu halten, ist überaus wichtig. Dabei muss mittlerweile aber auch ein hohes Maß an Transparenz gegeben sein. Gerade bei teuren oder in anderer Hinsicht kritischen Waren ist dies ein wichtiger Trust-Faktor. Eine Sendungsverfolgung-Software schafft entsprechende Voraussetzungen.

• Den gesamten Versandprozess stützen: Logistische Abläufe sind komplex. Sie bestehen aus einer Auftragsabwicklung, der Lagerhaltung, der Verpackung, der Bestandsverwaltung, dem Versand und anderen Prozessen. Je mehr dieser Vorgänge zweckmäßig durch Software gestützt werden, desto effizienter und letztlich wirtschaftlicher gestalten sie sich. In Kombination mit einer automatisierten Versand-Software kann eine Technologie zur Sendungsverfolgung enorm zur Optimierung typischer Versandprozesse beitragen.

• Geringerer (Kommunikations-)Aufwand bei verlorenen Paketen: Eine Software zur Sendungsverfolgung kann den letzten dokumentierten Standort eines verlorenen Pakets klar ermitteln. Für Kund:innen ist dieser direkt einsehbar. Damit erübrigen sich lange Frage- und Auffindungsprozesse (zumindest kundenseitig). Die Empfänger:innen von nicht angekommenen Sendungen wissen, was passiert ist, und Verantwortliche können zielgenau nachforschen bzw. das Problem beheben.

Nach den zweifelsohne zahlreichen Vorteilen, die Unternehmen aus dem Einsatz von Shipment-Tracking-Software ziehen können, dürfen spezifische Nachteile nicht ungenannt bleiben. 

• Ungenauer Sendungsstatus: Die Sendungsverfolgung aller Anbieter beruht auf einem Drittanbieter-Ansatz. Das bedeutet, die Daten werden in der Regel zwischengespeichert und lediglich in bestimmten Abständen aktualisiert. Ist ein Teil der Lieferkette schneller, als diese Automatisierung annimmt, können Kund:innen dadurch erst verspätet ein vielleicht wichtiges Update erhalten. Manche Software zum Tracking (alle Anbieter aber noch nicht) liefert Echtzeitinformationen. Auf entsprechende Features oder zumindest auf eine häufige Aktualisierung der Daten sollten Interessierte immer achten.

• Fehlübersetzung von Statusmeldungen: Versanddienstleister formulieren Statusmeldungen mitunter kompliziert. Eine Sendungsverfolgung-Software kann solche Meldungen in einfachere Sprache umwandeln (lassen). Hier kann es allerdings zu Fehlinterpretationen und schließlich ungenauen oder sogar falschen Informationen kommen. Kund:innen ärgern sich so vielleicht über verspätete Lieferungen, ohne den Grund dafür zu kennen.

• Versteckte Paket-Liefervorgaben: Die heutige Möglichkeit, für Sendungen Abstellorte oder Liefertage festzulegen, wird gerade von Berufstätigen sehr gerne genutzt. Derartige Einstellungen funktionieren allerdings nach wie vor meistens nur auf der direkten Website des jeweiligen Paketdienstes. Nutzer:innen von Shipment-Tracking-Software können ihre Update-Seiten, Status-SMS etc. natürlich mit entsprechenden Links zum Original-Tracking ausstatten, dennoch ist hier eine Hürde vorhanden.

Wie wählt man die passende Sendungsverfolgung-Software aus?

Eine gute Shipment-Tracking-Software ist für viele Unternehmen ein wirtschaftlich sehr wichtiger Faktor. Aber woher wissen Verantwortliche bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen, welche die richtige ist? Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, solltet Ihr die nachfolgenden Kriterien bei Eurer Recherche zentral berücksichtigen.

Einsatzgebiet Viele Sendungsdienste haben eine bestimmte Reichweite, die sich nach ihrem und dem Standort ihrer verschiedenen Versandpartner richtet. Ein Shipment-Tracking-Anbieter kann durchaus mit mehr als 300 Partner:innen zusammenarbeiten, von denen dann jedoch keiner in dem Teil der Welt tätig ist, in dem sich das Unternehmen des für die Recherche Verantwortlichen befindet. 

Daher sollte ganz zu Beginn der Suche festgestellt werden, welche Softwares die regional besten bzw. die vielleicht bereits genutzten Versanddienste unterstützen. In diesem Zusammenhang gilt es ebenfalls zu hinterfragen, ob die einzelnen Tools das benötigte Auftragsvolumen bewältigen können.

Preise bzw. Tarife Es versteht sich von selbst, dass die Preise für Sendungsverfolgung-Software einen gewissen Einfluss auf den Ertrag des Unternehmens haben. Dennoch sind die niedrigsten Kosten natürlich auch nicht immer die besten.

Es ist zu berücksichtigen, welche Features in Anspruch genommen werden, welches Tracking-Volumen zu bearbeiten ist und wie sich das Verhältnis aus Aufwand und Aufwandserleichterung aus diesen beiden Faktoren für das eigene Unternehmen auszahlt. Ihr solltet also überlegen, welche Leistungen oder Erleichterungen innerhalb eines bestimmten Tarifs angeboten werden und ob sich die Kosten für die Nutzung dieser lohnen.

Multi-Versender-Unterstützung Ihr seid gut beraten, Euch für eine Sendungsverfolgung-Software zu entscheiden, die eine Vielzahl von Versanddienstleistern unterstützt. Mit entsprechend vielfältigen Optionen könnt Ihr gewährleisten, dass Eure Kundschaft wirklich in jedem Versandfall sicher auf dem Laufenden bleibt.

Käufer:innen erwarten heute zunehmend, mehrere Versandoptionen zu bekommen: von besonders günstigen Versandarten über die Lieferung zu Abholstationen bis hin zu Expresssendungen. Für diese und weitere Optionen sind mitunter verschiedene Versandpartner ins Boot zu holen. Nur so können besonders viele Käufer:innen glücklich gemacht werden. Wenn eine Shipment-Tracking-Software auch nur einen dieser Dienste nicht unterstützt, entstehen natürlich gewisse Nachteile.

Verfolgung in Echtzeit Dies ist zweifelsohne einer der wichtigsten Aspekte einer Versand-Tracking-Software: Zwar bieten viele Unternehmen durchaus funktionsstarke Sendungsverfolgung-All-in-one-Lösungen an, aber längst nicht alle ermöglichen dabei Live- oder Echtzeit-Updates. Aktuelle Meldungen können die Sendungsempfänger:innen damit deutlich zeitversetzt erreichen. So lassen sich die möglichen Potenziale der Sendungsverfolgung natürlich nicht voll ausnutzen. 

Deshalb solltet Ihr darauf achten, dass die Programme der engeren Wahl eine Live-Auftragsverfolgung und Echtzeit-Benachrichtigungen zum Auftragsstatus bieten. Nur so sind die Empfänger:innen wirklich optimal informiert – und nur so steigen die Chancen auf Wiederkäufe und langfristig ertragreiche Geschäftsbeziehungen.

Schnelle Inbetriebnahme und benutzerfreundliche Funktionen Die ideale Software für die Nachverfolgung von Sendungen ist nicht nur funktionsreich und bietet unmittelbare Updates – sie sollte dabei auch in kurzer Zeit implementiert werden können. Eine komplizierte Inbetriebnahme, die vielleicht nur über Programmierkenntnisse möglich ist, kommt für die meisten Unternehmen - alleine aufgrund fehlender Fachkräfte für derartige Tasks - nicht infrage. Am schnellsten und einfachsten geht es im Allgemeinen mit einer Cloud-Lösung.

Das gilt ebenfalls für die Benutzerfreundlichkeit. Online gehostete Sendungsverfolgungsprogramme können überwiegend unkompliziert über jedes internetfähige Gerät eingerichtet und benutzt werden. Sie sind normalerweise für Endanwender:innen gemacht, die nicht über Programmierkenntnisse und anderes tieferes technisches Know-how verfügen.

Software, die schnell zugänglich und leicht nutzbar ist, wird tendenziell intensiver genutzt. Die Funktionen sollten idealerweise in einem vereinfachten Format zur Verfügung gestellt werden, damit keine Probleme oder Verzögerungen auftreten. Ist eine Lösung für die jeweiligen Nutzer:innen zu komplex, wird ihr Potenzial wahrscheinlich nicht ausgenutzt.

Gebrandete Sendungsverfolgung Viele Softwares zur Sendungsverfolgung ermöglichen Update-Seiten und Statusnachrichten im Design des eigenen Unternehmens zu gestalten. Corporate-Farben und das Unternehmenslogo oder auch Links zur Website und zu sozialen Medien sind einzubringen.

Entsprechende Optionen geben Euch die Chance, Eure Kund:innen mit perfekt abgestimmten Updates zu versorgen und diesen gleichzeitig ein Marketing-Panel zu präsentieren. Denkbar ist sogar, Neuheiten, reduzierte Produkte und andere interessante Inhalte anzuzeigen. Mit der richtigen Marketing- und Branding-Strategie können sich solche Möglichkeiten zweifelsohne immens auszahlen.

Support  Ihr solltet bei ihrer Suche nach einer passenden Software zur Sendungsverfolgung unbedingt auch den Support im Auge haben. Die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Unterstützung zu bekommen, ist in jedem Fall wichtig. Denn selbst das beste Programm bereitet irgendwann einmal Probleme, die in Eigenregie nur schwer oder vielleicht gar nicht zu lösen sind.

Support-Dienstleistungen können von der Beantwortung einfacher Fragen über eine Implementierungshilfe für die Software oder die Einbindung neuer Spediteure bis hin zu strategischer Beratung reichen. Ihr solltet immer eine Support-Option einkalkulieren, dabei aber genau abwägen, was wirklich gebraucht wird. Denn erweiterter Kundenservice kann durchaus ein erheblicher Kostenfaktor sein.

Was kostet Shipment-Tracking-Software?

Die Kosten von Sendungsverfolgung-Software bemessen sich insbesondere am jeweiligen Tracking-Volumen, an den integrierten Versanddienstleistern, an der Anzahl der Nutzer:innen und am generellen Funktionsumfang.

So kann beispielsweise eine Lösung, die monatlich nicht mehr als 50 Lieferungen eines einzelnen Versenders verfolgen muss und keine Zusatz-Features bietet, durchaus vollkommen kostenlos genutzt werden.

Wohingegen ein Shipment-Tracking-Tool für größere E-Commerce-Betriebe mit mehreren Versandoptionen, tausenden Lieferungen pro Monat, differenzierten Update-Optionen und der Möglichkeit eines individuellen Brandings schnell zwischen 50 und 100 Euro monatlich kosten kann.