Die besten Cloud-Content-Collaboration-Plattformen & Tools

Cloud-Content-Collaboration-Software-Definition: Was sind Cloud-Collaboration-Tools?

Remote Work und Remote Collaboration bzw. dezentrales Arbeiten sind nicht erst seit Corona wichtige Themen für viele Unternehmen. Immer mehr alltägliche Prozesse der Teamarbeit müssen flexibel mit Mitarbeiter:innen an verschiedenen Unternehmensstandorten, im Homeoffice und/oder im Außendienst abgestimmt und gemeinsam durchgeführt werden. Das gilt ebenfalls im Content-Management.

Früher wurden für entsprechende Kollaborationen häufig Massen von E-Mails mit relevanten Dokumenten und Assets versendet. Erforderliche To-dos hat man langfristig schwer nachvollziehbar per Telefon kommuniziert. Die zu bearbeitenden Dateien sind schließlich in zahlreichen Versionen auf unterschiedlichen Rechnern abgelegt worden. Das Ergebnis: komplexe Workflows, Dateisilos, Mehrfachbearbeitung einzelner Tasks, Fehler, unzureichende Ergebnisse und unzufriedene Teammitglieder.

Das alles ist unter der richtigen Verwendung eines passenden Cloud-Content-Collaboration-Tools endgültig Geschichte. Eine Content-Collaboration-Platform in der Cloud ermöglicht es Mitarbeiter:innen, im digitalen Raum gemeinsam an Dokumenten und Assets zu arbeiten. Die Dateien und alle Features der Software sind außerhalb des Unternehmens an einem zentralen Ort gespeichert bzw. nutzbar.

Teammitglieder können cloud-basierte Kollaborationsplattformen verwenden, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, die Arbeitsschritte abzustimmen sowie Ergebnisse zu teilen und immer weiter zu verfeinern. Das alles geschieht in Echtzeit und an einer einzigen Dokumentenbasis. Letztere ist jedem Beteiligten zugänglich. Der Zugriff erfolgt über ein spezielles Web-Desktop-Interface bzw. eine App oder einfach über einen Browser.

Wie funktionieren Cloud-Content-Collaboration-Platforms?

Wie eine Cloud-Content-Collaboration-Software funktioniert bzw. was sie kann, hängt logischerweise erst einmal davon ab, welche Features sie mitbringt. Einen Überblick aller erdenklichen Anwendungsbereiche zu geben, ist selbstverständlich nicht möglich. Es gibt jedoch gewisse Standardoptionen, die so gut wie jedes Cloud-Collaboration-Tool gewährleistet oder bedient.

Durch eine Content-Collaboration-Plattform erhalten Unternehmen eine digitale Unterstützung bei der Erfüllung zweier wichtiger Ziele:

• Sie erleichtert die Kooperation zwischen allen an der Produktion von Content beteiligten Personen – auch über unterschiedliche Standorte hinweg.
• Sie stützt die Produktivität bei der Erstellung von Inhalten, indem sie viele typische Arbeitsabläufe rationalisiert.

Eine Cloud-Content-Collaboration-Platform ermöglicht es Content-Teams, gemeinsam Inhalte zu erstellen und entsprechende Dateien zu optimieren. Das geschieht unter anderem über spezifische Content-Creation-Tools, Kommentarfunktionen oder Freigabe-Features –sogar Live-Chats sind möglich. So können Beteiligte Assets im Team in Echtzeit bearbeiten, kommentieren und Entwürfe während des Freigabeprozesses mit Anmerkungen versehen.

Darüber hinaus gibt es in aller Regel eine Storage-Funktion mit entsprechenden Management-Werkzeugen. Mit solchen Funktionen für die Dokumentenverwaltung können Unternehmen nicht nur sämtliche Dateien an einem zentralen Ort ablegen, sondern diese auch für alle Beteiligten organisieren. Dadurch wird schließlich die Zeit reduziert, die die Teammitglieder für das Auffinden der jeweils relevanten Datei(-Version) aufwenden müssen. Dabei gibt es spezielle Sicherheitsfunktionen, mit denen Unbefugten der Zugriff auf einzelne Dateien verwehrt werden kann.

Schließlich bieten die meisten Cloud-Collaboration-Softwares Tools für das Projektmanagement oder immerhin Anwendungen zur Verwaltung und Zuweisung von Tasks. Diese helfen dabei, die Arbeiten rund um den zu erstellenden Content präzise zu planen. Bei einigen Lösungen sind mehr oder weniger einfache Aufgabenlisten nutzbar. Andere bieten dagegen umfangreichere Kanban-Board-Features oder ähnliches.

Welche Vor- und Nachteile bieten Cloud-Content-Collaboration-Softwares?

Cloud-Content-Collaboration-Tools können stark dazu beitragen, den Arbeitsalltag von Content-Teams zu erleichtern. Von welchen Vorteilen jene und die betreffenden Unternehmen im Ganzen zentral profitieren, wird im Folgenden aufgeführt.

• Produktivität und Effizienz: Die Tatsache, dass Teammitglieder innerhalb einer Cloud-Content-Collaboration-Software jederzeit und von jedem Ort aus auf Content-Projekte zugreifen können, ist ein enormer Gewinn für die Produktivität. Mit Instant-Messaging, Videokonferenzen, gemeinsam genutzten Dokumenten, Kalendern und anderen Online-Tools können Teams selbst außerhalb des Büros in praktisch jeder Situation effizient zusammenarbeiten. Ganz gleich, ob Mitarbeiter:innen an einem nächtlichen Abgabetermin arbeiten oder einfach nur ihre To-do-Liste am frühen Morgen checken wollen – durch den stets gewährleisteten Zugriff kommen die Projekte immer bestens voran.

• Niedrigere Kosten: Nicht zuletzt durch Corona ist das Homeoffice-Modell mittlerweile auch in Deutschland einigermaßen etabliert. Die Zusammenarbeit in der Cloud erleichtert dies und kann sogar zu erheblichen Kosteneinsparungen bei den Büroausgaben führen. Darüber hinaus sind die Lizenz- und Verwaltungskosten für cloud-basierte Tools oft generell flexibler als bei On-Premise-Softwares.

• Expandierbarer Arbeitsbereich: Dank der unbegrenzten Skalierbarkeit ist in der Cloud immer Platz für weitere Mitarbeiter:innen. Verantwortliche können dem virtuellen Arbeitsplatz schnell zusätzliche Personen hinzufügen, indem sie jene zum Beispiel per E-Mail einladen. Dies kann nicht nur in internen Teams sehr nützlich sein, sondern ebenso, um erste Konzepte mit Partner:innen, Berater:innen und/oder Kund:innen zu teilen und abzustimmen. Ganz gleich, ob zusätzliche Teammitglieder oder Personen außerhalb des Unternehmens eingebunden werden sollen – die Integration erfolgt im Handumdrehen.

• Dokumente schützen: Ein weiterer großer Vorteil von Tools für die Content Collaboration besteht darin, dass Nutzer:innen entsprechende Dokumenten innerhalb der Systeme stärker schützen können. Häufig gibt es sensible Dateien, die lediglich von bestimmten Personen aufgerufen und bearbeitet werden dürfen – zum Beispiel bei Content zur Einführung eines neuen, innovativen Produkts. In einem guten Cloud-Collaboration-Tool sind spezielle Dateifreigabe-Features enthalten, mit denen Verantwortliche Dokumente nur die Personen zugänglich machen können, die auch wirklich berechtigt sind, diese zu nutzen. Wenn neue Mitarbeiter:innen Zugriff benötigen, können Manager:innen ihnen diesen schnellstens und sicher gewähren.

• Projektübersicht: Die Verwaltung eines Projekts umfasst in der Regel viele „bewegliche“ Aspekte. Die Versionskontrolle ist dabei immer ein schwieriges Thema. Es ist wichtig, genau zu wissen, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat und welcher Entwurf gerade aktuell ist. Cloud-Content-Plattformen zentralisieren alle Dokumentenbearbeitungen und -aktualisierungen, lassen Änderungen (in Echtzeit) verfolgen und bewahren einen Prüfpfad für die Bearbeitungshistorie jedes Teammitglieds auf. Sie sichern weiterhin Kopien aller früheren Versionen eines Dokuments, sodass niemand Inhalte verlieren oder dauerhaft überschreiben kann. Cloud-Collaboration-Tools speichern auch E-Mails und Chat-Aufzeichnungen zusammen mit allen Projektdokumenten sowie anderen relevanten, womöglich hochsensiblen Materialien.

Gibt es bei all den Vorteilen überhaupt Nachteile? Durchaus – wie bei praktisch jeder Software können auch bei Cloud-Content-Collaboration-Tools spezifische Schwierigkeiten auftreten. Ganz zentral sind folgende mögliche Probleme.

• Datenschutz: Das Hauptproblem bei Cloud-Lösungen zur Content-Collaboration liegt im Datenschutz. Um diese Plattformen zu nutzen, müssen Unternehmen ihre (teils sensiblen) Daten bzw. Dateien an den Anbieter der Lösung übergeben. Dies birgt immer gewisse Sicherheits- und Compliance-Risiken.

• Flexibilität: Cloud-Content-Collaboration-Tools werden normalerweise in einem Software-as-a-Service-Modell bereitgestellt. Daraus ergeben sich erst einmal klare Vorteile. Vor allem kommt auf Kund:innen bei solchen Softwares kein technischer Verwaltungsaufwand zu und die Lösungen sind relativ günstig. Der Nachteil des Modells ist, dass Unternehmen hier weitgehend an die Features gebunden sind, die der Provider bereitstellt. Integrationen sind möglich, wenn es aber erforderlich ist, das Programm an sich an die eigenen Prozesse und Workflows anzupassen, wird es schwierig.

Wie wählt man die passende Cloud-Content-Collaboration-Software aus?

Wer heute auf der Suche nach einer passenden Cloud-Content-Collaboration-Software ist, hat eine recht große Auswahl. Um wirklich das perfekte Tool für die eigenen Anforderungen zu finden, sollten sich Interessierte vor allem fragen, welche Anforderungen es bedienen können muss. Dabei spielt der jeweilige Funktionsumfang selbstverständlich eine ganz wichtige Rolle. Die nachfolgenden Features sollten bei der Abwägung zumindest immer berücksichtigt werden.

• Synchronisierung: Da es sich bei einer Cloud-Content-Collaboration-Software um eine Plattform für die Zusammenarbeit im virtuellen Raum handelt, muss sie über ein gewisses Maß an Synchronisierung verfügen. Ganz gleich, ob es sich um die Zusammenarbeit mehrerer Dateien mit dem zentralen Collaboration-Server oder um die Verfolgung von Änderungen bei mehreren Teilnehmer:innen handelt. Dies ist ein unverzichtbares Merkmal jeder modernen Plattform für die Content-Zusammenarbeit. Diese Funktion ermöglicht ein höheres Produktivitätsniveau und weniger Fehler bei der Arbeit an Dateien. Durch eine gute Synchronisierung ist es nicht erforderlich, verschiedene Versionen derselben Datei einzeln zu übertragen oder die Versionskontrolle manuell zu verwalten. Die Reduzierung von Mehrfachdateien bedeutet nicht zuletzt auch für den Server eine geringere Belastung. Alle Beteiligten haben stets an einem zentralen Ort Zugriff auf die aktuellste Version.

• Integration: In vielen Unternehmen werden bereits Systeme zur Unterstützung von Content-Prozessen eingesetzt. Bei der Einführung einer neuen Lösung müssen Verantwortliche dann auf die Integrationsmöglichkeiten dieser Software achten. Je mehr kompatibler ein Cloud-Dienst ist, desto größer ist die Chance, dass er sich einfach in die bestehenden softwarebasierten Content-Arbeitsabläufe einfügen lässt. Dies verkürzt nicht nur die Bereitstellungszeit. Es macht idealerweise auch den kompletten Prozess des Content-Managements – von der Planung über die Generierung der Inhalte bis hin zu deren Ausspielung und langfristiger Organisation – ganzheitlicher und effizienter.

• Fernzugriff: Einer der größten Vorteile von Cloud-Content-Collaboration-Lösungen ist, dass sie nicht auf eine lokale Infrastruktur angewiesen sind. Aus diesem Grund sollten solche Softwares für alle betreffenden Personen auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks leicht zugänglich sein. So wird sichergestellt, dass sämtliche Inhalte auf der Plattform selbst dann bearbeitet oder aufgerufen werden können, wenn sich User nicht im Unternehmensnetzwerk befinden. Dadurch ist mehr Flexibilität bei Änderungen sowie bei der Arbeit an Neuen Medien oder ähnlichen Vorgängen gewährleistet. Moderne Verschlüsselungen und eine zeitgemäße Zugangskontrolle sollten integrierbare Bestandteile des Fernzugriffssystems sein. Gerade bei mobilen Zugriffen oder von Fremdrechnern sind die Angriffsmöglichkeiten auf sensible Informationen nicht zu unterschätzen.

• Dokumenten-Repository: Eine der Hauptkriterien von Unternehmen, die ein System für die Zusammenarbeit an Content suchen, sollte auf die Bereitstellung eines zentralen Dokumenten-Repository sein. Dabei handelt es sich um ein Cloud-Dateisystem, das die einfache Speicherung und den Abruf von Inhalten ermöglicht. In der Regel muss das zentrale Dokumenten-Repository den Großteil der Funktionen eines Dateiverwaltungssystems enthalten. Auch hier sind spezifische Sicherheitsmaßnahmen und eine granulare Zugriffskontrolle für die Verwaltung sensibler Inhalte elementar. Ein zentrales Repository ist ein absolutes Muss, um das reibungslose Funktionieren und die einfache Nutzbarkeit der Cloud-Content-Collaboration-Plattform zu gewährleisten. Es stellt sicher, dass die beteiligten Mitarbeiter:innen effizient und ohne unnötige Software-Brüche auf alle Inhalte zugreifen können.

• KI-gestützte Anwendungen: Auch Cloud-Content-Collaboration-Plattforms können von den zunehmenden Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen bieten, profitieren. Hier stehen insbesondere nützliche Automatisierungsfunktionen im Fokus: Von der intelligenten Überprüfung grammatikalischer Fehler bis hin zur Analyse von Nutzungsmustern steigern KI-Funktionen die Effizienz der Mitarbeiter:innen, die mit der Plattform arbeiten. Es ist sogar möglich, mithilfe spezifischer Analysefunktionen intelligente Empfehlungen zu erhalten. Die ermöglichen es der richtigen Zielgruppe zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte zu übermittelt. Die Ausspielung erfolgt hier vollkommen automatisch.

• Zugriffsebenen für Dokumente: Die Festlegung von Berechtigungen für den Zugriff, die Bearbeitung und das Herunterladen von Dokumenten wurden in Teilen bereits angesprochen. Derartige Features sind nicht nur in puncto Sicherheit höchst relevant, sondern ebenso hinsichtlich der Gewährleistung maximaler Effizienz. Wenn alle nur genau die Dateien nutzen können, die auch wirklich wichtig für sie sind, erleichtert das den gesamten Lebenszyklus von Inhalten. Einige Cloud-Content-Collaboration-Softwares bieten darüber hinaus einen speziellen externen Zugriff für die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Partner:innen oder Kund:innen außerhalb des Unternehmens.

• Sicherheit: Jede Lösung, die für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wird, muss ein hohes Maß an Sicherheit bieten. Bei Cloud-Collaboration-Tools ist dies besonders wichtig, da solche Lösungen häufig für die Organisation von unternehmenskritischen Dateien verwendet werden. Neben entsprechenden Verschlüsselungen sollte ebenfalls gewährleistet sein, dass die Software personenbezogene Daten DSGVO-konform verwaltet. Das ist insbesondere dann relevant, wenn KI-Tools zur automatischen Ausspielung von Content an bestimmte Personengruppen integriert sind.

Was kosten Cloud-Content-Collaboration-Softwares?

Die Höhe der Kosten für eine Cloud-Content-Collaboration-Software hängt weitestgehend davon ab, welchen Funktionsumfang die jeweilige Lösung mitbringt. Einfache Systeme sind selbst für Unternehmen mit relativ geringem Budget problemlos erschwinglich. Aufwendigere Tools mit KI-Anwendungen können aber teuer werden – insbesondere dann, wenn sie für große Teams verfügbar sein müssen.

Grundsätzlich gibt es für Cloud-Content-Collaboration-Tools vier Hauptpreismodelle:

• kostenlose Trial-Versionen
• monatliche Abo-Zahlungen
• jährliche Abo-Zahlungen
• angebotsbasierte Pakete

Komplett kostenlose Bundles sind in aller Regel nicht erhältlich. Für einen ersten Cloud-Content-Collaboration-Software-Test gibt es allerdings sogenannte Trial-Varianten. Hier können Interessierte normalerweise alle Features einer Lösung über einen bestimmten Zeitraum gratis ausprobieren. Danach ist es dann möglich, monatliche und jährliche Zahlungspakete zu nutzen, die genauer auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Tools und Services beinhalten. Wie viel diese kosten, bemisst sich oftmals auch an der Anzahl der Mitarbeiter:innen, die sie schließlich nutzen sollen. Interessierte müssen für eine gut ausgestattete Anwendung pro Nutzer:in ca. zehn bis 20 Euro monatlich rechnen.

Wenn es um Enterprise-Content-Collaboration-Platforms geht, also solche für größere Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeiter:innen, wird häufig individuell kalkuliert. Verantwortliche stellen hier eine Anfrage und bekommen dann ein Angebot vom jeweiligen Provider, welches genau auf die Anforderungen der Firma bzw. deren Content-Mitarbeiter:innen ausgerichtet ist. Für solche Bundles können durchaus mehrere tausend Euro pro Jahr fällig werden.